Veranstaltungen

Damit in einem Veranstaltungsraum auch etwas stattfinden kann, braucht es Veranstaltungen. Veranstaltungen können in verschiedenen Räumen, aber auch in ein und demselben Raum parallel passieren. Zum Beispiel können in einem Café-Raum mehrere virtuelle Cafétische stehen oder in einem Workshopraum zwei Workshops gleichzeitig stattfinden. Durch unsere virtuelle Schallmauern stört ihr euch gegenseitig nicht, versprochen😉.

Veranstaltungen sind normalerweise mit einer Videofunktion verbunden. Allerdings lassen sich nicht in jedem Raumtyp Veranstaltungen erstellen, schließlich passiert auf der Teilnehmerliste und im Ergebnisprojekt nicht allzu viel. In der Lobby lassen sich zwar Veranstaltungen erstellen, allerdings dienen diese nur als Lückenfüller für die Agenda und haben keine Videofunktion, z.B. wenn Du eine allgemeine Pause einplanen möchtest.

Neue Veranstaltungen hinzufügen

Um Veranstaltungen anlegen zu können, musst du bereits Räume erstellt haben.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Veranstaltung zu erstellen. Bist Du gerade dabei, die Tagung grundsätzlich anzulegen, dann befindest Du dich wahrscheinlich bereits auf der Admin Seite. Von hier navigierst Du zum Reiter "Tagungsräume verwalten". Dort siehst du rechts die Liste deiner erstellten Räume in der Reihenfolge ihrer Nummerierung. Jeder Eintrag lässt sich rechts durch den Pfeil nach unten aufklappen. In diesem Aufklappmenü findest du nun, neben "Bearbeiten" und "Löschen", die Option zum Anlegen einer neuen Veranstaltung.

Die zweite Möglichkeit ergibt sich aus der Tagungsansicht. Befindest Du dich als Admin in einem Veranstaltungsraum, dann wird dir unter der Raumbeschreibung ein Button zum Hinzufügen von neuen Veranstaltungen angezeigt. Außerdem kannst du von hier auch bestehende Veranstaltungen bearbeiten und löschen. Im Folgenden beschreiben wir kurz, welche Einstellungen beim Hinzufügen von neuen Veranstaltungen vorgenommen werden können. Genau wie bei Räumen können sämtliche Einstellungen nachträglich verändert werden.

Veranstaltungseinstellungen

Titel

Der Titel einer Veranstaltung sollte möglichst aussagekräftig ihren Inhalt widerspiegeln - zumindest wenn es sich um Veranstaltungen in Workshopräumen handelt. In einem Caféraum kannst Du die "Tische" natürlich ganz frei benennen. So könnte eine Veranstaltung zum Beispiel Vortrag von Dr. Musterfrau zum Thema deutsch-russische Beziehungen heißen oder auch Gruppendiskussion über digitale Demokratie, etc. Deiner Freiheit sind keine Grenzen gesetzt.

Veranstaltung als Pause festlegen (optional)

Du kannst die Veranstaltung auch als Pause festlegen. In diesem Fall hat sie keine Videofunktion und dient nur als Lückenfüller. Es ergibt Sinn, sie dann entsprechend als (Mittags-/Frühstücks-)Pause zu betiteln.

Datum und Uhrzeit

Hier weist Du der Veranstaltung einen Zeitpunkt zu. Je nach Datum und Zeit werden die Veranstaltungen dann im Tagungshaus sortiert und tageweise in Reitern zusammengefasst. Aktuell stattfindende Veranstaltung werden für die Teilnehmenden hervorgehoben.

Beschreibung (optional)

In der Veranstaltungsbeschreibung kann kurz der Inhalt der Veranstaltung zusammengefasst werden. Diese wird dann in der Agenda und neben der Veranstaltung im entsprechenden Raum angezeigt. Besser eignet sich hierfür jedoch die Raumbeschreibung, da in der Veranstaltungsübersicht wenig Platz für längere Texte vorhanden ist.

Präsentierende / Referent*innen / Moderator*innen (optional)

Bei Veranstaltungen gibt es häufig einen oder mehrere Präsentierende bzw. Moderator*innen. Diese brauchen unter Umständen erweiterte Rechte in einer Videokonferenz, z.B. um ihren Bildschirm teilen zu können, Teilnehmende zu verwalten, Breakout Rooms zu erstellen oder Umfragen zu starten. Über die Veranstaltungsoptionen kannst Du sehr leicht Teilnehmende einer Tagung mit erweiterten Rechten für die entsprechende Veranstaltung ausstatten. Gib dafür den Namen der Person(en) in das Eingabefeld und wähle sie aus der Dropdown-Liste aus.

Die erweiterten Rechte der ausgewählten Personen gelten ausschließlich für die BigBlueButton Videokonferenz der entsprechenden Veranstaltung. Möchtest Du weitere Administrator*innen für die gesamte Tagung benennen, ist das über das Teilnehmendenmanagement möglich. Tagungsadministrator*innen haben automatisch erweiterte Rechte in jeder Videokonferenz.

Präsentation hochladen (optional)

DINA bietet die praktische Option, bereits im Vorfeld einer Veranstaltung eine Präsentation hochzuladen, welche den Teilnehmenden in der Videokonferenz angezeigt wird und auch auf Wunsch heruntergeladen werden kann. Als Formate werden PDF, Bilder und Office Dateien akzeptiert. Präsentationen können allerdings auch während einer laufenden Videokonferenz von Präsentierenden oder Administrator*innen hochgeladen werden.

Zum Anzeigen konvertiert BigBlueButton hochgeladene Dokumente in PDF. Deshalb verlieren PowerPoint Präsentationen ihre Animationen und Übergänge. Aber kein Problem, eine animierte PowerPoint Präsentation kann über die Bildschirm-teilen Funktion gezeigt werden😊.

Hast du alle verpflichtenden Felder ausgefüllt, kannst du die Veranstaltung abspeichern. Sie wird sofort in der Tagungsansicht im entsprechenden Raum angezeigt.

Veranstaltung bearbeiten

Willst Du nachträglich eine der Veranstaltungseinstellungen, z.B. den Titel, die Uhrzeit oder die präsentierende(n) Personen(n) ändern, dann ist dies problemlos möglich. Es gibt dazu wieder zwei Wege:

Aus der Tagungsansicht heraus betrittst Du den entsprechenden Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet (oder auch stattgefunden hat bzw. wird). In der rechten Ecke der Veranstaltung siehst Du ein kleines Stift-Symbol, über das sich die Bearbeitungsseite öffnen lässt.

Bist Du auf der Admin Seite, dann navigiere zunächst zum Reiter "Tagungsveranstaltungen verwalten". Hier reicht es, auf die entsprechende Veranstaltung zu klicken, um die Bearbeitungsseite aufzurufen.

Veranstaltung löschen

Das Löschen einer Veranstaltung läuft ähnlich wie die Bearbeitung:

Aus der Tagungsansicht heraus betrittst Du den entsprechenden Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet (oder auch stattgefunden hat bzw. wird). In der rechten Ecke der Veranstaltung siehst Du ein kleines Mülleimer-Symbol, über das sich die Veranstaltung löschen lässt.

Bist Du auf der Admin Seite, dann navigiere zunächst zum Reiter "Tagungsveranstaltungen verwalten". Hier musst du nur noch das Aufklappmenü neben der zu löschenden Veranstaltung öffnen, um den Button zu sehen.

Das Löschen einer Veranstaltung kann nicht rückgängig gemacht werden. Überlege Dir deshalb gut, ob es nicht reicht, die Veranstaltung zu überarbeiten.