Zorganizuj dobre wirtualne spotkanie!
Last updated
Last updated
Spotkania w przestrzeni cyfrowej stwarzają wiele szans, ponieważ są niezależne od miejsca, mogą pokonywać granice, może w nich jednocześnie uczestniczyć wiele osób i… po prostu sprawiają frajdę!
Nie można jednak – podobnie jak w przypadku spotkań analogowych – z góry założyć, że dane wydarzenie będzie udane pod względem merytorycznym i dobrej atmosfery. W przypadku spotkań online trzeba zwrócić szczególną uwagę na kilka kwestii, które nie są aż tak intuicyjne.
Społeczna interakcja nie następuje samoistnie. Kto nie zna następujących sytuacji? Dołączasz do wirtualnego spotkania i albo wszyscy milczą, albo dyskutują tak zawzięcie, że nie bardzo wiesz, jak się włączyć do rozmowy. W końcu podczas własnej wypowiedzi każdy na moment staje się „solistą”, co może być bardzo stresujące. W wirtualnym świecie powinno się zatem moderować nawet luźne pogawędki.
W wirtualnej rzeczywistości zdolność do koncentracji jest znacznie mniejsza. Całodniowa konferencja w wersji stacjonarnej potrafi być męcząca, w wersji online jest praktycznie niewykonalna. Wirtualne spotkania nużą, mózg stale szuka sygnałów, które w wirtualnej rzeczywistości nie nadchodzą, a dzień bez naturalnych momentów ruchu związanych np. ze zmianą pomieszczenia, i tym samym scenerii, wydaje się trzy razy dłuższy. Program realizowany cyfrowo musi być zwarty (np. poprzez rezygnację z początkowo zaplanowanych punktów programu) lub rozciągnięty w czasie (np. rozłożony na kilka dni). Musi zawierać wystarczającą liczbę przerw, a zastosowanie krótkich rozgrzewek typu icebreaker co i rusz ma nam przypominać, że jesteśmy ludźmi, a nie robotami wpatrzonymi w ekrany.
Trudno jest poczuć nastrój panujący w wirtualnym pokoju. Podczas analogowego spotkania można bardzo dobrze uchwycić atmosferę panującą w grupie. Czy jest cicho czy głośno, czy ludzie kręcą się lub lekko przytakują głowami – sygnały (werbalne i niewerbalne) wysyłane przez osoby uczestniczące pozwalają prowadzącym poczuć energię płynącą z grupy. W cyfrowym świecie odbiór rzeczywistości bez użycia wszystkich zmysłów znacznie utrudnia (lub wręcz uniemożliwia) interpretację zachowań i emocji. Aby się dowiedzieć, jakie nastroje panują w danym momencie w grupie lub by zadbać o dobrą atmosferę, potrzebne są momenty, w których można jasno wyrazić swoje emocje. Zabawy typu icebreaker rozluźniają atmosferę, a ustalone wcześniej znaki (np. ) mogą posłużyć do zasygnalizowania chęci wypowiedzenia się lub potrzebę spontanicznej przerwy.
Dobrze przeprowadzony (moderowany) wstęp to połowa sukcesu: akademicki kwadrans, który pozwala rozpocząć analogowe wydarzenia z akceptowanym opóźnieniem, do tej pory nie przyjął się w świecie online. Spotkania online rozpoczynają się zatem z reguły punktualnie, a czas na pogaduszki powinien być odpowiednio oznaczony w programie (np. jako „wirtualne śniadanie” lub „wirtualna przerwa na kawę”) i moderowany. Na początku oficjalnego programu powinno się ustalić, jak będzie przebiegać wspólna komunikacja podczas spotkania (za pomocą czatu, poprzez bezpośrednie zabranie głosu itp.). Poza tym należy zapowiedzieć, na ile „samodzielności” mogą sobie pozwolić osoby uczestniczące w spotkaniu. Czy „przerwy fizjologiczne” (np. krótkie opuszczenie konferencji w wybranym momencie, by zrobić sobie kolejną herbatę) są akceptowalne, czy osoby uczestniczące przyjmują wyłącznie rolę słuchaczy czy również współprowadzących konferencję? Jeśli na samym początku chce się zaktywizować osoby uczestniczące, wówczas należy zaplanować partycypacyjny punkt programu (np. ).
W kolejnych rozdziałach pokażemy Ci w konkretny sposób, jak możesz zorganizować zabawną, energetyczną i możliwie partycypacyjną konferencję. Przykłady podzieliliśmy na trzy kategorie zgodnie z zamierzonymi celami danego punktu programu: przekazywanie wiedzy (), wspólne wypracowywanie rezultatów () i sieciowanie (). Niech będą one dla Ciebie inspiracją i swoistą instrukcją tworzenia owocnych wirtualnych eventów!
