Ανταλλαγή ειδικών: Το UX-Fishbowl

Τα σύνθετα ζητήματα απαιτούν περισσότερες οπτικές: Γι’ αυτόν τον σκοπό, θα ήταν χρήσιμο να μαζευτούν ειδικοί, οι οποίοι θα μοιραστούν τις γνώσεις τους μεταξύ τους και με τους συμμετέχοντες. Ωστόσο, το UX-Fishbowl επιτρέπει και στους συμμετέχοντες να ακουστούν και να γίνουν ενεργοί συνδημιουργοί σε αυτή τη μορφή ανταλλαγής!

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Σε αυτή τη μορφή, δημιουργείται μια αίθουσα BigBlueButton, στην οποία μπορούν αρκετά άτομα να ενεργοποιήσουν τις κάμερές τους ανάλογα με την κατάσταση. Κατά συνέπεια, η εν λόγω μορφή μπορεί να εφαρμοστεί μόνο σε ομάδες 40 συμμετεχόντων το μέγιστο – ούτως ή άλλως η μορφή UX-fishbowl είναι ακατάλληλη για μεγαλύτερες ομάδες. Εάν επιθυμείτε να διοργανώσετε κάποια ανταλλαγή ειδικών ενώπιον μεγαλύτερου κοινού, μπορείτε να οργανώσετε ένα «τυπικό πάνελ», στο οποίο οι ειδικοί, που έχετε προσκαλέσει, μπορούν να κάνουν μια συζήτηση, η οποία θα αναμεταδίδεται ζωντανά στο κοινό σε κάποια άλλη αίθουσα. Τεχνικά, η υλοποίηση μοιάζει με της κεντρικής εισήγησης, μόνο που σε αυτή την περίπτωση το πάνελ απαρτίζεται από περισσότερους «εισηγητές».

Υλοποίηση

Το UX-Fishbowl, το οποίο βασίζεται στο αναλογικό UX-Fishbowl του Liberating Structures, είναι ένα εξειδικευμένο είδος fishbowl: Παρέχει στους συμμετέχοντες τη διαδραστική δυνατότητα να συμμετάσχουν γρήγορα και διαρκώς σε μια συζήτηση ειδικών. Σε αντίθεση με το κλασικό Fishbowl, στο οποίο κάποια καρέκλα μένει συχνά κενή στον αναλογικό χώρο, και οι συμμετέχοντες μπορούν να κάτσουν αυθόρμητα, για να συμμετάσχουν στη συζήτηση, εδώ υπάρχει η δυνατότητα εναλλαγής μεταξύ της συζήτησης στο πάνελ και της διάδρασης των συμμετεχόντων. Αυτή η εναλλαγή θα πρέπει να ανακοινώνεται από κάποιον συντονιστή κατά την έναρξη, ενώ ο συντονιστής έχει και την ελευθερία να διακόπτει σε περίπτωση που κάποιος μονοπωλεί τη συζήτηση.

Αρχικά, αυτή η μορφή μπορεί να μοιάζει περίπλοκη, όμως με την κατάλληλη καθοδήγηση – και αυτό είναι πολύ σημαντικό: Τα μέλη του πάνελ θα πρέπει να ενημερωθούν εξαρχής ότι αυτό δεν είναι ένα τυπικό πάνελ – μπορεί να οδηγήσει σε μια ζωντανή και γνήσια ανταλλαγή. Φανταστείτε αρχικά τον εσωτερικό κύκλο (μέλη του πάνελ) και τον εξωτερικό κύκλο (συμμετέχοντες/καλεσμένοι) και παρουσιάστε το κατά την έναρξη. Ο συντονιστής κρατάει πάντα τον χρόνο. Ο χρόνος ομιλίας είναι δομημένος, έτσι ώστε να εναλλάσσεται μεταξύ του εσωτερικού και του εξωτερικού κύκλου. Γι’ αυτό, ο χρόνος ομιλίας θα πρέπει να γίνεται προοδευτικά πιο σύντομος κατά τη διάρκεια της συζήτησης.

Ο συντονιστής θα θέσει ένα εισαγωγικό ερώτημα (ιδανικά, κατόπιν συνεννόησης με τα μέλη του πάνελ), το οποίο θα απαντηθεί αρχικά από τα μέλη του πάνελ: κάθε μέλος του πάνελ θα διατυπώσει μια πρώτη ιδέα – ο εσωτερικός κύκλος θα συζητήσει και οι υπόλοιποι θα ακούν. Είναι σημαντικό ο ατομικός χρόνος ομιλίας να μην ξεπερνά τα 2-3 λεπτά – οι μονόλογοι είναι κουραστικοί ιδιαίτερα στον ψηφιακό κόσμο!

Συμβουλή: Ο συντονιστής μπορεί να ανακοινώσει ότι το χρονόμετρο του κινητού θα χτυπήσει δυνατά, έτσι ώστε να καταλάβουν όλοι ότι τελείωσε ο χρόνος.

Όταν διατυπώσει κάθε μέλος του πάνελ την αρχική του δήλωση, ενεργοποιείται ο εξωτερικός κύκλος: Ο συντονιστής ανακοινώνει ότι τώρα θα μαζευτούν όλοι σε μικρές ομάδες, στις επονομαζόμενες ομαδικές αίθουσες. Τα άτομα μπορούν να μοιραστούν σε διαφορετικές αίθουσες, χρησιμοποιώντας απλώς τη λειτουργία Μεταφορά και Απόθεση. Σημαντική σημείωση: Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι πρέπει να ακολουθήσουν την πρόσκληση στην ομαδική αίθουσα και ότι η κεντρική αίθουσα θα παραμείνει σιωπηλή προς το παρόν. Ιδανικά, ο συντονιστής θα μεταφέρει το πάνελ σε ξεχωριστή αίθουσα, έτσι ώστε να μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους χωρίς διακοπή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τα μέλη του πάνελ, διότι μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους σε έναν ασφαλή χώρο χωρίς να ακούγονται εκτός.

Πριν από την έναρξη των ομαδικών συνεδριών, ο συντονιστής θα πρέπει να διευκρινίσει ότι περ. 4-5 άτομα (αν κρίνεται απαραίτητο, προσαρμόστε ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας, μπορούν να δημιουργηθούν έως 8 ομαδικές αίθουσες το μέγιστο) θα συγκεντρωθούν σε μια αίθουσα για να ανταλλάξουν ιδέες χωρίς συντονισμό. Μετά τη συζήτηση της μικρής ομάδας, όποια ερωτήματα/σχόλια προκύψουν, θα μεταφερθούν στο πάνελ. Θα ήταν χρήσιμο να ορίσετε κάποιο άτομο από τη μικρή ομάδα, το οποίο θα μεταφέρει στη συνέχεια αυτά τα ερωτήματα/σχόλια στην κεντρική αίθουσα. Ιδανικά, μπορείτε να παρέχετε κάποιες κατευθυντήριες ερωτήσεις για την ομαδική ανταλλαγή, όπως για παράδειγμα: «Μοιραστείτε με τη μικρή σας ομάδα αυτά που συζητήθηκαν στο πάνελ: Ποιο ήταν το πιο συναρπαστικό σημείο; Σας προκάλεσε κάτι έκπληξη; Τι σας φάνηκε καινούριο; Ποια ερωτήματα θα θέλατε να θέσετε τώρα στο πάνελ; Οι κατευθυντήριες ερωτήσεις μπορούν να προσαρμοστούν στο θέμα συζήτησης.

Συμβουλή: Κάποιο εργαλείο λήψης αποφάσεων όπως «Θα ξεκινήσει το άτομο με τα πιο μακριά μαλλιά» μπορεί να σπάσει την αρχική σιωπή – αφού ξεκινήσει η συζήτηση, η ομάδα θα καταφέρει να οργανωθεί μόνη της.

Η ανταλλαγή στη μικρή ομάδα θα πρέπει να διαρκέσει το λιγότερο 10, και ιδανικά 15 λεπτά. Στο μεταξύ, τα μέλη του εξωτερικού κύκλου (πάνελ) θα συζητούν μεταξύ τους.

Μετά από αυτά τα 10 ή 15 λεπτά, όλες αυτές οι μικρές ομάδες θα ολοκληρωθούν και θα ξεκινήσει η συνεδρία όλων των μελών: Ο συντονιστής θα ζητήσει από τις μικρές ομάδες να παρουσιάσουν τα ερωτήματα/σχόλια και στη συνέχεια θα ακολουθήσει ξανά συζήτηση εντός του εσωτερικού κύκλου. Ο συντονιστής θα ανακοινώσει ότι θα συλλέξει σε πρώτη φάση τα σχόλια, και μετά από κάποιες ομιλίες του κοινού, θα τα διαβάσει ομαδοποιημένα, πριν ξεκινήσει ο εσωτερικός κύκλος τον επόμενο γύρο ανταλλαγής μεταξύ των μελών του πάνελ. Η συλλογή των απόψεων του κοινού μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας τις διαφορετικές μεθόδους των συνεδριών ερωταπαντήσεων: Σε στυλ popcorn, ψηφιακή λίστα εισηγητών, γραπτές ερωτήσεις/σημειώσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εν λόγω δυνατότητες, ανατρέξτε στην περιγραφή των ερωταπαντήσεων στην Κεντρική Εισήγηση. Στη συνέχεια, ο συντονιστής θα συνοψίσει τα ερωτήματα/σχόλια του εξωτερικού κύκλου και θα ζητήσει από τον εσωτερικό κύκλο να συζητήσει τα σημεία κάποιου άλλου γύρου συζήτησης. Αυτό δεν θα πραγματοποιηθεί με την τυπική μορφή ερωταπαντήσεων, αλλά τα μέλη του πάνελ θα εξετάσουν μεταξύ τους αυτά που ειπώθηκαν – δώστε, ξανά, προσοχή στον χρόνο (αρκούν περίπου 10 λεπτά ή και λίγο περισσότερο, ανάλογα με την ενέργεια της συζήτησης). Έπειτα, θα ενεργοποιηθεί ξανά ο εξωτερικός κύκλος με τη μορφή ομαδικών αιθουσών. Η εναλλαγή μεταξύ εσωτερικού και εξωτερικού κύκλου μπορεί να πραγματοποιηθεί όσες φορές επιθυμείτε, ανάλογα με τη διάρκεια της μορφής. Ο εξωτερικός κύκλος θα πρέπει να έχει τουλάχιστον δύο ευκαιρίες για ανταλλαγή καθώς και τη δυνατότητα να εμπλουτίσει τη συζήτηση του εσωτερικού κύκλου με τις ιδέες του.

Ένας ενδιαφέρων τρόπος να ολοκληρώσετε αυτή τη μορφή είναι να ζητήσετε από τα μέλη του εσωτερικού κύκλου να διατυπώσουν μια σύντομη τελική δήλωση πριν την επίσημη λήξη.

Τεχνικές συμβουλές για το ψηφιακό Fishbowl

• Σχεδιασμός των ομαδικών αιθουσών του εσωτερικού/εξωτερικού κύκλου: Τα μέλη του πάνελ θα πρέπει να μεταφερθούν σε ξεχωριστή αίθουσα, έτσι ώστε να μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους σε έναν ασφαλή χώρο κατά τη διάρκεια ενεργοποίησης του κοινού. Όταν δημιουργήσετε την αίθουσα, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Μεταφορά και Απόθεση, για να μεταφέρετε όλους τους συμμετέχοντες σε συγκεκριμένες αίθουσες. Συστήνουμε να έχετε στη διάθεσή σας κάποιον τεχνικό συντονιστή, ο οποίος θα αναλάβει την εν λόγω εργασία, ενώ ο συντονιστής θα εξηγεί την ομαδική ανταλλαγή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία τυχαίας επιλογής, για να μεταφέρετε εκ νέου τα μέλη του πάνελ στη δική τους ομαδική αίθουσα. Συστήνεται να χρησιμοποιήσετε την κεντρική αίθουσα για την απρόσκοπτη ανταλλαγή εντός του πάνελ, καθώς τα μέλη του δεν θα βρίσκονται εκεί μόνα τους – ούτως ή άλλως ο συντονιστής θα συνεχίσει να είναι παρών, και ενδέχεται να εμφανιστούν και οι συμμετέχοντες που έρχονται αυθόρμητα.

• Κατευθυντήριες ερωτήσεις για την ενεργοποίηση του εξωτερικού κύκλου: Ο καλύτερος τρόπος είναι να γράψετε εν συντομία τις κατευθυντήριες ερωτήσεις στη ζωντανή συνομιλία της κεντρικής αίθουσας, έτσι ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να τις βλέπουν οι συμμετέχοντες, ακόμα και όταν θα βρίσκονται σε κάποια ομαδική αίθουσα.

• Ενεργοποίηση του εξωτερικού κύκλου: Ο εξωτερικός κύκλος ενεργοποιείται αρκετές φορές με τη μορφή συζητήσεων σε μικρές ομάδες των 4-5 ατόμων περ. Θα πρέπει να λάβετε υπόψιν ότι μπορείτε να δημιουργήσετε 8 ομαδικές αίθουσες το μέγιστο. Οι ομάδες ανασυντίθενται κάθε φορά, επομένως θα πρέπει να υπολογίζετε 1-2 λεπτά για κάθε γύρο, έτσι ώστε να έχουν οι συμμετέχοντες τη δυνατότητα να συστηθούν εν συντομία, πριν ξεκινήσουν να συζητούν κάποιο ζήτημα.

Σημαντικό: Σε αυτή τη μορφή, ο εσωτερικός κύκλος παραμένει πάντα στη δική του ομαδική αίθουσα κατά την ενεργοποίηση του εξωτερικού κύκλου!