Αίθουσες εκδηλώσεων

Φανταστείτε το συνέδριο σαν κάποιου είδους κτήριο. Όπως είναι φυσικό, χρειαζόμαστε μέσα σε αυτό αίθουσες, στις οποίες θα μπορείτε να διοργανώσετε τις συναντήσεις και τις εκδηλώσεις σας. Δεδομένου ότι ο συντονισμός θα είναι σε κάθε περίπτωση κοινός, ίσως είναι αρκετή μόνο μία αίθουσα για πολύ μικρές συναντήσεις. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο να έχετε ξεχωριστούς (θεματικά) τομείς, ειδικά στην περίπτωση που θέλετε να διοργανώσετε παράλληλα πολλές εκδηλώσεις. Για παράδειγμα, οι αίθουσες θα μπορούσαν να χωριστούν σύμφωνα με τις ομάδες, με τα θέματα (εργασίας) ή τα ενδιαφέροντα. Στη συνέχεια, θα εξηγήσουμε τον τρόπο που μπορείτε να γεμίσετε το συνεδριακό κτήριο με αίθουσες.

Οι αίθουσες, από μόνες τους, δεν διαθέτουν λειτουργία βίντεο. Παρέχουν μόνο το απαραίτητο «πλαίσιο» για τις εκδηλώσεις που θα λάβουν χώρα εκεί. Αυτές με τη σειρά τους παρέχουν μια λειτουργία βίντεο, ανάλογα με το είδος της αίθουσας.

Παράδειγμα μιας αίθουσας workshop

Προσθήκη νέων αιθουσών

Για να προσθέσετε νέες αίθουσες, θα πρέπει να μεταβείτε αρχικά στη σελίδα διαχείρισης του συνεδρίου. Από εδώ, κάντε κλικ στην καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου». Στη δεξιά γωνία, θα βρείτε το πλήκτρο «Δημιουργία αίθουσας» και μια λίστα με τις αίθουσες που έχουν ήδη δημιουργηθεί. Όταν κάνετε κλικ στη «Δημιουργία αίθουσας», θα ανοίξει το μενού επιλογών για την νέα αίθουσα. Κάποιοι από τους όρους που θα συναντήσετε ενδέχεται να μην απαιτούν επεξήγηση. Παρ’ όλα αυτά, θα σας εξηγήσουμε εν συντομία παρακάτω ποιες ρυθμίσεις μπορείτε να κάνετε, όταν δημιουργείτε μια αίθουσα.

Ρυθμίσεις αίθουσας

Είδος αίθουσας

Κάθε αίθουσα εντός του συνεδρίου σας έχει μια συγκεκριμένη μορφή. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι διαθέτει έναν συγκεκριμένο εξοπλισμό. Γι’ αυτό, κάθε είδος αίθουσας παρέχει διαφορετικές δυνατότητες και πλεονεκτήματα, όπως φαίνεται και στον ακόλουθο πίνακα:

Είδος αίθουσας	Δυνατότητες
Λόμπι	Το λόμπι θα πρέπει να είναι το σημείο εισόδου για τους συμμετέχοντες. Θα μπορούσε να ονομαστεί και αίθουσα υποδοχής ή σημείο πληροφόρησης. Γι’ αυτό, είναι κατάλληλο για οδηγίες και ανακοινώσεις. Επιπλέον, εδώ εμφανίζονται αυτομάτως οι σύνδεσμοι για όλες τις εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια του συνεδρίου ως πρόγραμμα. Ιδανικά, το λόμπι θα πρέπει να υφίσταται μόνο μία φορά και να έχει τον αριθμό ταξινόμησης 1, έτσι ώστε να εμφανίζεται ως η πρώτη αίθουσα.
Σκηνή	Στην αίθουσα της σκηνής είναι ενσωματωμένη μια ζωντανή αναμετάδοση μέσω βίντεο (π.χ. Youtube ή Vimeo). Επιπλέον, μπορεί να εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά η ζωντανή συζήτηση, έτσι ώστε να συζητήσετε. Μπορούν να ενσωματωθούν και άλλα εξωτερικά εργαλεία μέσω της «ενσωμάτωσης κώδικα» (δεδομένου ότι οι τρίτοι πάροχοι το επιτρέπουν). Αργότερα, θα υπάρχει η δυνατότητα ζωντανής αναμετάδοσης από άλλες αίθουσες στη σκηνή. Αυτή η επιλογή είναι κατάλληλη για εκδηλώσεις με επίκεντρο την παρουσίαση).
Workshop	Όπως δείχνει και το όνομα, η αίθουσα workshop είναι κατάλληλη για διαδραστικές συλλογικές εργασίες. Κάθε εκδήλωση στη αίθουσα workshop έχει τη δική της τηλεδιάσκεψη με όλες τις επιλογές που παρέχει το BigBlueButton. Οι εκδηλώσεις εμφανίζονται ως εικονίδια.
Συζητήσεις	Οι αίθουσες συζήτησης έχουν τις ίδιες λειτουργίες με τις αίθουσες workshop, εκτός από το γεγονός ότι οι εκδηλώσεις εμφανίζονται ως μια λίστα και όχι ως εικονίδια.
Café	Το café σχεδιάστηκε για να διευκολύνει τις ανεπίσημες ανταλλαγές και να φέρει κοντά τους συμμετέχοντες σε ψηφιακά τραπέζια café. Οι εκδηλώσεις σε μια αίθουσα café μπορεί να διαθέτουν μια εικόνα και εξυπηρετούν τις δραστηριότητες μικρών ομαδικών τραπεζιών.
Αποτελέσματα	Η αίθουσα αποτελεσμάτων δεν είναι πραγματική αίθουσα. Είναι ένας σύνδεσμος για κάποιο πρόγραμμα στην πλατφόρμα DINA (το πρόγραμμα έχει δημιουργηθεί συγκεκριμένα για το συνέδριο). Το εν λόγω πρόγραμμα μπορεί να υποστεί απευθείας επεξεργασία μέσω της πλατφόρμας του συνεδρίου χωρίς να ανοίξετε νέα σελίδα στο πρόγραμμα περιήγησης. Εδώ, μπορείτε να συλλέξετε αποτελέσματα, να διενεργήσετε δημοσκοπήσεις, να κατανείμετε τα καθήκοντα, κ.ο.κ.
Λίστα συμμετεχόντων	Και η λίστα των συμμετεχόντων δεν είναι μια τυπική αίθουσα, αλλά ενσωματώνει μια λίστα συμμετεχόντων στη θεώρηση του συνεδρίου. Πέρα από την εμφάνιση του ονόματος, του ιδρύματος και της χώρας προέλευσης μπορείτε να στείλετε ο ένας στον άλλον απευθείας μηνύματα μέσω του Rocket.Chat. (προγραμματίζεται επιλογή επέκτασης της λίστας.)

Τίτλος

Ο τίτλος είναι το όνομα της αίθουσας, που εμφανίζεται στους συμμετέχοντες κατά τα διάρκεια του συνεδρίου. Μπορεί να είναι περιγραφικός, όπως Café ή Αμφιθέατρο, ή μεταφορικός, όπως Η Χώρα της Πανδαισίας ή Ινδιάνικο Τίπι. Εδώ, δεν υπάρχουν όρια στη φαντασία σας.

Αριθμός ταξινόμησης

Ο αριθμός ταξινόμησης μιας αίθουσας καθορίζει σε ποια θέση εμφανίζεται η αίθουσα για τους συμμετέχοντες, από πάνω προς τα κάτω. Για παράδειγμα, εάν επιθυμείτε να εμφανίζονται οι αίθουσες με την ακόλουθη σειρά: 1. Σημείο πληροφόρησης, 2. Ολομέλεια, 3. Café, 4. Λίστα συμμετεχόντων, θα πρέπει να αριθμήσετε τις αίθουσες αναλόγως.

Μπορείτε να αφήσετε κενά στην αρίθμηση, εάν δεν είστε σίγουρος/η εάν θα χρειαστείτε αργότερα επιπλέον αίθουσες (π.χ. 1, 2, 5, 6). Μια αίθουσα λόμπι θα πρέπει να έχει τον αριθμό ταξινόμησης 1, έτσι ώστε να εμφανίζεται στην πρώτη θέση.

Περιγραφή (προαιρετικό)

Η περιγραφή μιας αίθουσας εμφανίζεται πάνω από τις εκδηλώσεις, που λαμβάνουν χώρα στην αίθουσα. Εάν το όνομα της αίθουσας δεν χρειάζεται περαιτέρω εξηγήσεις, μπορείτε να παραλείψετε την περιγραφή. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο, για παράδειγμα, να παρουσιάσετε εν συντομία τις μεμονωμένες εκδηλώσεις ή να ορίσετε εκ των προτέρων τους κανόνες της συζήτησης.

Το πρόγραμμα επεξεργασίας της περιγραφής είναι το Markdown. Με μια πρώτη ματιά, μπορεί να μοιάζει πιο περίπλοκο από ότι είναι. Εάν, για παράδειγμα, θέλετε να γράψετε το κείμενο σε έντονη γραφή, μπορείτε απλώς να το πλαισιώσετε με δύο αστερίσκους από την αρχή έως το τέλος. Εδώ, μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες για τη σύνταξη Markdown.

Σύνταξη Markdown (απόσπασμα)

Ορατότητα της αίθουσας και της ζωντανής συνομιλίας

Επιτέλους, μπορείτε να ορίσετε εάν η αίθουσα θα είναι ορατή στους συμμετέχοντες και εάν θα είναι διαθέσιμο το παράθυρο της ζωντανής συνομιλίας της αίθουσας. Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις και των δύο και αφού δημιουργήσετε και αποθηκεύσετε την αίθουσα.

Για συναντήσεις, οι οποίες διαρκούν περισσότερες ημέρες, θα ήταν χρήσιμο να αποκρύψετε τις αίθουσες που θα σου χρειαστούν αργότερα. Αυτό θα διευκολύνει τους συμμετέχοντες να βρουν τον δρόμο και να μην χαθούν κατά λάθος 😉.

Αφού κάνετε όλες τις ρυθμίσεις, η αίθουσα δημιουργείται κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Αποθήκευση», το οποίο είναι διαθέσιμο τώρα στη σελίδα του συνεδρίου.

Επεξεργασία αιθουσών

Υπάρχουν δύο τρόποι να επεξεργαστείτε τις ήδη υπάρχουσες αίθουσες. Ο πρώτος είναι μέσω της σελίδας διαχείρισης, από όπου μπορείτε να αναπροσαρμόσετε όλες τις ρυθμίσεις του συνεδρίου. Εκεί, κάντε κλικ στην καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου» και επιλέξτε την επιθυμητή αίθουσα.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη δεύτερη επιλογή απευθείας από τη θεώρηση του συνεδρίου: οι διαχειριστές μπορούν να ανοίξουν απευθείας από εκεί την επεξεργασία της αίθουσας, με την προϋπόθεση ότι βρίσκονται στη συγκεκριμένη αίθουσα, και μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ή να επεξεργαστούν τις νέες εκδηλώσεις στην εν λόγω αίθουσα. Επιπλέον, στο κάτω αριστερό τμήμα της θεώρησης του συνεδρίου μπορείτε να βρείτε το πλήκτρο «Επεξεργασία αιθουσών», το οποίο οδηγεί στη διαχείριση της αίθουσας (βλέπε πάνω). Στην επεξεργασία αιθουσών, μπορείτε να τροποποιήσετε όλες τις ρυθμίσεις, που περιγράφονται παραπάνω, εκτός από το είδος της αίθουσας. Οι εν λόγω ρυθμίσεις είναι ορατές αμέσως μετά την αποθήκευση.

Διαγραφή αιθουσών

Η διαγραφή μιας αίθουσας γίνεται με παρόμοιο τρόπο με την επεξεργασία της: Από τη σελίδα διαχείρισης, μπορείτε να επιλέξετε την καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου» και να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού της αίθουσας, για να την διαγράψετε. Εκεί, θα βρείτε το πλήκτρο Διαγραφή.

Εάν βρίσκεστε στη θεώρηση του συνεδρίου, μπορείτε απλώς να εισέλθετε στην αίθουσα και να επιλέξετε το πλήκτρο «Διαγραφή αίθουσας» κάτω από την περιγραφή της αίθουσας.

Η διαγραφή μιας αίθουσας συνεπάγεται και τη διαγραφή όλων των προγραμματισμένων εκδηλώσεων και δεν μπορεί να αναιρεθεί.