Αξιοποιήστε στο έπακρο τις ψηφιακές σας συναντήσεις!

Η συνάντηση στον ψηφιακό κόσμο προσφέρει πολλές ευκαιρίες: Οι συναντήσεις, που δεν πραγματοποιούνται σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, μπορούν να υπερβούν τους περιορισμούς, μπορούν να συμπεριλάβουν πολλά άτομα ταυτόχρονα και όλο αυτό μπορεί να γίνει πολύ διασκεδαστικό!

Ωστόσο, όπως και στον αναλογικό κόσμο, η επιτυχία μιας εκδήλωσης, το περιεχόμενό της καθώς και ο παράγοντας της διασκέδασης δεν είναι δεδομένα. Υπάρχουν κάποια συγκεκριμένα τρικ στον ψηφιακό κόσμο, που απαιτούν προσοχή / δεν εξελίσσονται ενστικτωδώς:

Ποιες διαστάσεις του ψηφιακού κόσμου απαιτούν ειδική προσοχή;

• Η κοινωνική διάδραση καθ’ αυτή δεν λειτουργεί από μόνη της. Όλοι έχουμε ξαναβρεθεί σε αυτή τη θέση: Εισέρχεστε σε μια ψηφιακή συνάντηση και είτε όλοι παραμένουν το ίδιο σιωπηλοί με εσάς, όταν εισέρχονται στον εικονικό χώρο είτε μιλούν με ενθουσιασμό και εσείς δεν ξέρετε πώς να ξεκινήσετε. Στην τελική, είστε ο μοναδικός ομιλητής για μια στιγμή και αυτό ενδέχεται να σας προκαλέσει πίεση. Στον ψηφιακό κόσμο, ακόμα και η απλή κουβέντα απαιτεί μέτρο.

• Η χρονική διάρκεια συγκέντρωσης στον ψηφιακό χώρο είναι μικρότερη. Μια ολόκληρη ημέρα εκδηλώσεων με φυσική παρουσία είναι τρομερά εξαντλητική, στο ψηφιακό κόσμο όμως είναι σχεδόν αδύνατον να υλοποιηθεί. Οι ψηφιακές συναντήσεις είναι εξαντλητικές, ο εγκέφαλος αναζητά διαρκώς σήματα, που δεν διατίθενται ψηφιακά, και απουσία αυτόματων στιγμών κίνησης, όπως αλλαγή χώρου και σκηνικού, η μέρα μοιάζει τρεις φορές μεγαλύτερη. Γι’ αυτό, το πρόγραμμα στον ψηφιακό κόσμο πρέπει να συμπτυχθεί (π.χ. παραλείποντας τα αρχικά σημεία του προγράμματος) ή να παραταθεί (π.χ. να διαρκέσει περισσότερες ημέρες). Το ψηφιακό πρόγραμμα πρέπει να διαθέτει επαρκή διαλείμματα και σύντομες συζητήσεις, για να σπάσει ο πάγος και να μας υπενθυμίζουν διαρκώς ότι είμαστε άνθρωποι και όχι ρομπότ που κοιτούν την οθόνη ενός λάπτοπ.

• Η ατμόσφαιρα στον χώρο δεν μπορεί να είναι αυτομάτως εμφανής/αισθητή. Στον αναλογικό κόσμο, η ατμόσφαιρα στον χώρο είναι πολύ εύκολα εμφανής. Έχει ησυχία, φασαρία, έχουν οι άνθρωποι το κεφάλι τους πλάγια ή γνέφουν ελαφρώς; Η γλώσσα του σώματος δείχνει τα επίπεδα ενέργειας στον χώρο ανά πάσα στιγμή. Αυτή η εύστοχη ερμηνεία είναι ιδιαίτερα δύσκολη ή ακόμα και ακατόρθωτη στον ψηφιακό κόσμο, όπου δεν υφίσταται αισθητηριακή αντίληψη. Για να ανακαλύψουμε την περιρρέουσα διάθεση ή για να δημιουργήσουμε μια ευχάριστη ατμόσφαιρα, απαιτείται χρόνος, κατά τον οποίο οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να εκφραστούν ενεργά. Η ατμόσφαιρα μπορεί να ελαφρύνει με συζητήσεις που σπάνε τον πάγο, ενώ μπορούν να χρησιμοποιηθούν και χειρονομίες που θα υποδεικνύουν ότι κάποιος επιθυμεί να πάρει τον λόγο ή χρειάζεται κάποιο έκτακτο διάλειμμα.

• Μια καλά συντονισμένη εισαγωγή είναι το ήμισυ του παντός: Το ακαδημαϊκό τέταρτο, που έχει καθιερωθεί στον αναλογικό κόσμο ως μια κοινώς αποδεκτή καθυστέρηση, δεν έχει καθιερωθεί ακόμη στον ψηφιακό κόσμο. Συνήθως, οι ψηφιακές συναντήσεις ξεκινούν στην ώρα τους, οι ευκαιρίες για συζήτηση πρέπει να επισημαίνονται στο πρόγραμμα (π.χ. ως «ψηφιακό πρωινό» ή «ψηφιακό διάλειμμα για καφέ») και να συντονίζονται. Στην αρχή του επίσημου προγράμματος θα πρέπει να συμφωνηθεί ο τρόπος επικοινωνίας κατά τη διάρκεια της συνεδρίας (μέσω ζωντανών μηνυμάτων, ζητώντας άμεσα τον λόγο…;). Επιπλέον, θα πρέπει να ανακοινωθεί πόση προσωπική ελευθερία θα δοθεί στους συμμετέχοντες στην εκδήλωση: Πέρα από τη διαχείριση των διαλειμμάτων για την ικανοποίηση βιολογικών αναγκών (μπορεί να φύγει κάποιος από τη συνάντηση, για να πιει ακόμη ένα φλιτζάνι τσάι;), αυτό σημαίνει και: Οι συμμετέχοντες είναι ακροατές ή συνδημιουργοί στης συνάντησης; Εάν επιθυμείτε να ξεκινήσετε το συνέδριο με ενεργό τρόπο, συστήνουμε να ξεκινήσετε με κάποιο συμμετοχικό σημείο του προγράμματος (π.χ. αυθόρμητη δικτύωση).

Στα ακόλουθα κείμενα, θα σας παρουσιάσουμε κάποιες συγκεκριμένες μορφές, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, για να κάνετε το ψηφιακό συνέδριό σας διασκεδαστικό, γεμάτο ενέργεια και όσο το δυνατόν πιο συμμετοχικό. Οι μορφές ομαδοποιούνται ανάλογα με τον επιθυμητό στόχο του αντίστοιχου σημείου του προγράμματος: από τη μεταφορά γνώσης (Διάδοση Γνώσης) έως την κοινή επεξεργασία των αποτελεσμάτων (Συνεργασία) και τη δικτύωση (Δικτύωση), σας παρέχουν έμπνευση και καθοδήγηση για μια επιτυχή ψηφιακή εκδήλωση!