Événements
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Pour que quelque chose puisse se passer dans une salle, vous avez bien sûr besoin d’événements. Les événements peuvent se dérouler dans plusieurs salles différentes, mais aussi dans une seule et même salle. Par exemple, plusieurs tables virtuelles peuvent être créées dans une salle « café », ou bien deux ateliers peuvent avoir lieu dans une seule salle d’atelier. Grâce à nos murs virtuels, vous ne vous dérangez pas les uns les autres, c’est promis !😉.
Les événements sont normalement reliés à une fonction vidéo. Cependant, il n’est pas possible de créer des événements dans tous les types de salles. En effet, il ne se passe pas grand-chose dans une liste de participantes et participants et dans une salle de résultats. Il est possible de créer des événements dans le lobby (par exemple si vous souhaitez programmer une pause générale), mais ils ne servent qu’à combler l’agenda et n’ont aucune fonction vidéo.
Pour pouvoir créer des événements, vous devez déjà avoir créé des salles.
Il existe deux façons de créer un nouvel événement. Si vous êtes en train de créer la conférence, vous êtes probablement déjà sur la page d’administration. De là, cliquez sur l’onglet « gestion des salles de conférence ». Vous y verrez la liste de vos salles créées sur la droite dans l’ordre de leur numérotation. Chaque élément peut être consulté sur la droite en cliquant sur la flèche pointant vers le bas. Dans ce menu déroulant, vous trouverez l’option « créer un événement » à côté de « modifier » et « supprimer ».
La seconde façon se fait depuis la « vue conférence » directement dans la salle concernée. Si vous êtes administratrice ou administrateur, vous y verrez un bouton pour ajouter de nouveaux événements sous la description de la salle. Vous pouvez également modifier et supprimer des événements existants à partir d’ici. Dans ce qui suit, nous présentons rapidement les réglages qui peuvent être effectués lors de la création de nouveaux événements. Comme pour les salles, tous les paramètres peuvent être modifiés ultérieurement.
Le titre d’un événement doit refléter le plus fidèlement possible son contenu, du moins lorsque les événements se déroulent dans des salles d’atelier. Dans une salle de café, vous pouvez bien sûr nommer les « tables » comme vous le souhaitez. Par exemple, un événement pourrait s’appeler conférence du Dr Untel sur le thème des relations germano-russes ou discussion de groupe sur la démocratie numérique, etc. Votre liberté n’a pas de limites.
Vous pouvez également définir un événement en tant que pause. Dans ce cas, il ne dispose pas de fonction vidéo et ne sert qu’à combler les vides. Il peut donc être judicieux de leur donner le titre de pause (déjeuner/petit-déjeuner).
Ici, vous attribuez une heure à votre événement. Les événements sont ensuite triés selon leur date et heure et regroupés par jour dans des onglets. Les événements en cours sont mis en évidence pour les participantes et participants.
La description de l’événement peut résumer brièvement le contenu de votre événement. Celle-ci s’affiche ensuite dans l’agenda et à côté de l’événement dans la salle concernée. Cependant, la description de la salle est plus adaptée, car l’aperçu de l’événement ne laisse que peu de place aux longs textes.
Les événements impliquent souvent une ou plusieurs personne(s) chargée(s) de la présentation et de la modération. Celles-ci peuvent avoir besoin de droits supplémentaires lors d’une visioconférence, par exemple pour pouvoir partager leur écran, gérer les participantes et participants, créer des salles de groupe ou réaliser des sondages. Grâce aux options de l’événement, vous pouvez facilement attribuer des droits supplémentaires aux participantes et participants d’une conférence pour l’événement en question. Pour ce faire, saisissez le nom de la ou des personnes dans le champ et sélectionnez-les dans la liste déroulante.
Les droits supplémentaires des personnes sélectionnées s’appliquent exclusivement à la visioconférence BigBlueButton de l’événement concerné. Si vous souhaitez nommer d’autres administratrices ou administrateurs pour l’ensemble de la conférence, vous pouvez le faire depuis la gestion des membres de la conférence. Les administratrices et administrateurs de la conférence ont automatiquement des droits supplémentaires dans toutes les visioconférences.
DINA offre la possibilité de télécharger une présentation en amont d’un événement, qui sera diffusée aux participantes et participants de la visioconférence et pourra être téléchargée si nécessaire. Les formats PDF, les images et les fichiers Office sont acceptés. Toutefois, les présentations peuvent aussi être téléchargées par les présentatrices et présentateurs ou les administratrices et administrateurs au cours d’une visioconférence.
BigBlueButton convertit les documents téléchargés en PDF pour faciliter leur consultation. C’est pourquoi les présentations PowerPoint perdent leurs animations et transitions. Mais pas de panique, vous pouvez utiliser la fonction d’écran partagé pour diffuser une présentation PowerPoint animée.😊.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, vous pouvez enregistrer l’événement. Il apparaîtra immédiatement dans la « vue conférence » dans la salle correspondante.
Si vous souhaitez modifier ultérieurement l’un des paramètres de l’événement, par exemple le titre, l’heure ou les personnes qui interviennent, vous pouvez le faire sans problème. Il existe deux façons de le faire :
À partir de la « vue conférence », entrez dans la salle dans laquelle l’événement se déroule (ou s’est déroulé/se déroulera). Dans le coin droit de l’événement, vous verrez une petite icône en forme de crayon, qui permet d’ouvrir la page d’édition.
Si vous êtes sur la page d’administration, cliquez sur l’onglet « gestion des événements de la conférence ». Ici, il suffit de cliquer sur l’événement concerné pour ouvrir la page d’édition.
La suppression d’un événement fonctionne de la même manière que l’édition :
À partir de la « vue conférence », entrez dans la salle dans laquelle l’événement se déroule (ou s’est déroulé/devait se dérouler). Dans le coin droit de l’événement, vous verrez une petite icône en forme de poubelle, qui permet de supprimer l’événement.
Si vous êtes sur la page d’administration, cliquez sur l’onglet « gestion des événements de la conférence ». Ici, il suffit de dérouler le menu à côté de l’événement à supprimer pour pouvoir accéder au bouton.
La suppression d’un événement ne peut pas être annulée. Demandez-vous donc s’il ne suffit pas de modifier l’événement plutôt que de le supprimer.
