Contribution d’experts : la présentation (keynote)

Le format de conférence le plus classique est la présentation. Le rôle des personnes qui y assistent est simplement d’écouter. Dans son fonctionnement, ce format est très proche des conférences habituelles. Le contenu est soit diffusé en ligne, soit dans une salle dédiée où l’oratrice ou l’orateur occupe la plus grande partie du temps de parole.

Configuration de la salle et nombre de participants

Pour une présentation, vous devez décider de la salle à utiliser en fonction du nombre de personnes qui y participent :

• Pour les petits groupes (< 40 personnes) : tout le monde se trouve dans une salle d’atelier. Les micros et webcams des participantes et participants sont éteints, et seuls les orateurs ou oratrices sont visibles. Les personnes présentes peuvent communiquer au moyen du Rocket-Chat, ou, si elles le souhaitent, demander la parole grâce à la fonction « lever la main » puis intervenir en activant leur micro.

• Pour les grands groupes (> 40 personnes) : installation d’un salle de type "scène" dans lequel sera diffusée la présentation. Les participantes et participants se retrouvent dans la salle et peuvent communiquer par Rocket-Chat et, le cas échéant, avec l’oratrice ou l’orateur. Cette personne diffuse sa présentation depuis une autre salle d’atelier qui a été aménagée en conséquence. Pour qu’elle puisse également avoir accès au chat, celle-ci doit entrer dans la salle de type "scène" dans un autre onglet ou utiliser l’application Rocket-Chat sur son smartphone.

Mise en œuvre

L’oratrice ou l’orateur peut commencer sa présentation à l’aide de diapositives. Il est ensuite recommandé de procéder à un bref test technique afin de s’assurer que le son fonctionne et que les diapositives apparaissent. Les participantes et participants peuvent le confirmer sur le chat. Avant la présentation proprement dite, il est important de préciser brièvement de quelle manière les questions seront traitées. Comme c’est souvent le cas, il est conseillé d’y répondre après la présentation. Si l’oratrice ou l’orateur et les personnes qui l’écoutent sont en petit groupe dans une même salle d’atelier, il est également possible d’encourager le groupe à exprimer leur accord grâce à l’option applaudissements. Cela donne à l’oratrice ou l’orateur l’impression de ne pas parler à une salle vide ! Si vous avez choisi l’option de diffusion pour les grands groupes, il n’est pas possible d’interagir pendant la présentation. Les questions posées dans le chat sont généralement vues à la fin de la présentation, car après tout, la personne est déjà occupée à parler.

Les présentations sont en général des formats courts. Il vaut mieux ne pas dépasser les 15 minutes de parole, surtout en ligne. L’avantage d’une présentation numérique est qu’elle peut être enregistrée sans trop d’efforts techniques et ensuite diffusée à un plus large public (après accord, bien entendu).

Réglages techniques recommandés pour la présentation :

• Assurez-vous que l’oratrice ou l’orateur est visible et audible (réglages micro/vidéo) et qu’elle ou il dispose des droits nécessaires pour partager son écran et afficher des diapositives.

• Toutes les autres personnes présentes éteignent leur micro et leur caméra pour que l’oratrice ou l’orateur puisse se concentrer.

• En ce qui concerne un potentiel enregistrement (avec l’accord de la personne concernée) : lancez l’enregistrement pour le début de la présentation et arrêtez-le immédiatement après, afin que la session de questions/réponses qui suit puisse se dérouler en toute sécurité.

L’interaction minimum : questions/réponses (Q&A)

Il est important, surtout après une présentation, de donner la possibilité de poser des questions, et de l’annoncer à l’avance. Sur DINA, vous avez les possibilités suivantes concernant les questions/réponses :

• Liste de prises de parole : BigBlueButton permet de lever la main grâce à une icône. Cette option génère des listes de prises de parole, qui seront ensuite lues par la modératrice ou le modérateur. Au choix, vous pouvez également (lorsque les caméras sont activées) demander une réaction physique (lever la main devant l’écran).

Attention : dans le cas d’un grand groupe, toutes les vidéos ne sont pas affichées en même temps, la personne chargée de la modération doit alors veiller à ce que toutes les voix soient entendues.

• Questions/commentaires écrits dans le chat : en présence d’un grand groupe ou si tout le monde ne peut pas utiliser son micro/sa vidéo, il est possible de poser des questions ou de faire des commentaires par le biais du Rocket-Chat (pour les petits groupes, il est également possible d’utiliser le chat vidéo). La personne chargée de la présentation ou celle de la modération peut lire les messages à haute voix, puis y répondre.

• Style popcorn pour les plus petits groupes : demandez aux personnes présentes d’activer leur micro dès que nécessaire pour poser leur question ou faire un commentaire.

Précaution technique : dans le cadre d’une session de questions/réponses participative, veuillez vous assurer que les personnes présentes savent activer leur micro par elles-mêmes. Si nécessaire, l’équipe technique peut les aider.

La question est de savoir si la présentatrice ou le présentateur doit répondre directement aux questions/commentaires au fur et à mesure, ou si elle ou il doit d’abord recueillir l’intégralité des commentaires et y répondre collectivement.