Faire de vos rencontres numériques de vrais succès !
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Les réunions numériques offrent despossibilités variées : elles dépassent les frontières et permettent de communiquer avec de nombreuses personnes en même temps, le tout en s’amusant !
Un événement réussi qui convainc par son contenu et son côté divertissant n’est pas toujours évident à organiser. Cependant, il existe quelques astuces pour le numérique auxquelles vous devriez prêter attention et qui ne sont pas si intuitives :
Les interactions sociales ne se font pas d’elles-mêmes. Qui n’a jamais connu cette situation : vous arrivez dans une réunion numérique et soit tout le monde est aussi silencieux que vous, soit la discussion est déjà lancée et vous ne savez pas comment prendre la parole. Et ensuite, une fois que vous vous lancez, vous êtes la seule personne à parler pendant un moment, ce qui peut être intimidant. C’est pourquoi, même les bavardages informels doivent être modérés lors de réunions en ligne.
La capacité d’attention est plus faible. Une journée de conférence est fatigante en présentiel, mais presque impossible en distanciel. Les réunions virtuelles sont épuisantes, le cerveau est constamment à la recherche de signaux qui ne se produisent pas dans ce format, et sans les moments de déplacement tels que les changements de salle ou de scène, une journée peut rapidement sembler trois fois plus longue. Le programme doit donc être condensé (par exemple en omettant des points du programme initialement prévus) ou mieux réparti (par exemple en l’étendant sur plusieurs jours). Le programme doit aussi inclure suffisamment de pauses et nous rappeler régulièrement, par le biais d’activités brise-glace, que nous sommes des êtres humains et non des robots rivés à leur ordinateur portable.
L’ambiance de la salle est difficile à percevoir. Lors d’une réunion en présentiel, il est facile de ressentir l’atmosphère d’une salle. La réunion est-elle silencieuse, bruyante, les gens penchent-ils la tête ou la hochent-ils légèrement ? Les signaux corporels nous permettent d’évaluer l’énergie d’une salle. En distanciel, sans perception sensorielle, cette interprétation subtile est bien plus difficile, voire impossible. Pour savoir quelle est l’humeur du moment ou pour assurer une bonne ambiance, il est nécessaire de prévoir des moments où chacun peut s’exprimer activement. Les brise-glace détendent l’atmosphère et des signes de main convenus peuvent être employés pour signaler une demande de parole ou même la nécessité de faire une pause spontanée.
Une bonne introduction fait déjà la moitié du travail. Le quart d’heure de politesse, qui permet habituellement de faire démarrer les événements avec un retard communément accepté, n’existe pas encore à distance. Les réunions numériques commencent généralement à l’heure, les possibilités de bavardages doivent être signalées dans le programme (par exemple lors d’un « petit-déjeuner numérique » ou d’une « pause-café numérique ») et être encadrées. Il est recommandé, lors de l’introduction, de se mettre d’accord sur la manière de communiquer pendant la conférence (par chat, par prise de parole ?). Il convient également d’annoncer le degré de responsabilité des participantes et participants. Outre la question des petites pauses nécessaires (peut-on quitter la réunion pour aller chercher un thé ?), il faut aussi se demander si les participantes et participants ne sont là que pour écouter, ou s’ils doivent participer activement à la réunion. Si l’on souhaite lancer la conférence de manière active, il est conseillé de commencer le programme par un sujet participatif (par exemple, l’Impromptu Networking).
Nous vous expliquons ci-après plus concrètement comment rendre une conférence numérique divertissante, dynamique et aussi participative que possible à l’aide de différents formats. Les formats sont classés en fonction de l’objectif souhaité pour chaque point du programme : de la transmission du savoir (partage de connaissances) au travail en équipe (collaboration) en passant par la mise en réseau (réseautage), ils vous fournissent l’inspiration et les conseils nécessaires pour réussir votre événement numérique !
