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World Café

Le World Café est une méthode permettant de débattre en groupes autour d’un sujet et de parvenir à de nouvelles conclusions. Habituellement, les participantes et participants passent de table en table à intervalles réguliers. Au format numérique, il est possible de recréer cela au moyen de « salles thématiques », chacune équipée d’un pad DINA afin de noter ce qui se dit et permettre au prochain groupe de rebondir là-dessus.

Configuration de la salle et nombre de participants

Une « salle thématique » est créée pour chaque sujet/aspect à aborder (fonctionnalité salles de groupe) et nommée en conséquence. Pour que chaque salle thématique accueille à peu près le même nombre de personnes, il est conseillé de limiter leur capacité d’accueil maximum. Si une salle est complète, la personne doit chercher une salle portant sur un autre thème. Si quelqu’un reste dans la même salle, il peut échanger avec de nouvelles personnes à chaque fois !
Pour l’instant, BigBlueButton ne permet pas de limiter le nombre de personnes par salle de groupe (quand il est possible de choisir soi-même sa salle). Vous devrez donc y veiller vous-même.

Mise en œuvre

Dans un premier temps, vous devez réfléchir aux sujets ou aux aspects d’un même thème que vous voulez aborder afin de créer les salles thématiques. Vous pouvez prévoir une modératrice ou un modérateur par salle, mais les discussions libres peuvent également être passionnantes. Il est recommandé de noter ce qui se dit dans chaque salle sur un bloc-notes de projet DINA. L’idéal est de désigner dès le début la personne qui prendra les notes.
Les liens vers les documents dédiés à la prise de notes (soit un pad plus long pour tout le projet, soit un pad séparé pour chaque sujet) doivent être envoyés à l’avance afin que tout le monde les ait à disposition.
Si la discussion se déroule librement, il convient de désigner, outre la personne chargée de la prise de notes, celle qui gardera un œil sur le temps. Autrement, cette tâche incombe à la modération.
Chaque salle thématique doit se voir accorder au moins 15 minutes de discussion, voire 20 si le programme le permet. Si chaque participante ou participant doit participer à chaque salle, vous devez créer quatre salles. Dans ce cas, le format durera 60 à 80 minutes. Avant que les membres de la réunion ne rejoignent les différentes salles, vous pouvez rapidement les leur présenter afin qu’ils sachent quels sujets seront abordés. Afin de lancer la discussion (surtout si elle se déroule librement), il est conseillé de réfléchir à l’avance à quelques questions directrices pour chaque sujet et de les noter dans le bloc-notes mis à disposition. Au début de ce format, les participantes et participants quittent la salle principale pour rejoindre une salle thématique. Ils y discutent, puis reviennent dans la salle principale avant de rejoindre une autre salle thématique. À la fin, la personne chargée de la modération peut consulter les notes et en dresser un résumé et/ou indiquer les prochaines étapes.