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Mise en réseau informelle : Impromptu Networking

Toute conférence réussie commence par les personnes qui en font partie et contribuent à son déroulement. Au début, il est bienvenu d’inviter les personnes présentes à faire connaissance et à se dire comment elles se sentent mentalement ou émotionnellement. Il s’agit de la seule façon de développer un esprit de groupe et de créer une base pour le dialogue, le libre développement des idées et la création de résultats de groupe. Dans le cadre de l’Impromptu Networking, les participantes et participants sont répartis en petits groupes aléatoires pour échanger en toute confiance.

Configuration de la salle et nombre de participants

Pour ce format, créez une salle vidéo (par exemple, un événement dans une salle d’atelier), dans laquelle les personnes peuvent allumer leur caméra au gré des situations. Ce format n’est donc possible que pour les groupes de 40 personnes maximum. Pour des groupes plus conséquents, le groupe doit être divisé au préalable et réparti dans plusieurs salles en même temps pour faire connaissance. Lorsque le groupe revient dans la salle principale après ces échanges spontanés, vous pouvez répéter ce format si vous le souhaitez et enchaîner plusieurs échanges de groupe.

Mise en œuvre

Dans le cadre de l’Impromptu Networking, les membres du groupe peuvent être réunis plusieurs fois de suite dans différentes salles de groupe pour échanger de manière spontanée. Ils peuvent rester en groupe pour 5 minutes environ, idéalement à deux. Si le nombre de personnes ne correspond pas, il est possible de se réunir par trois ou qu’un membre de l’équipe organisatrice serve de « joker » pour ce format.
Attention : Gardez à l’esprit que BigBlueButton n’autorise la création que de 8 salles de groupe en même temps, vous devrez donc adapter le format en conséquence à partir d’un certain nombre de personnes. Par exemple, vous pouvez utiliser des salles de café au lieu de salles de groupe (et en créer autant que vous le souhaitez).
La meilleure solution est de proposer aux personnes participantes une question directrice pour lancer la conversation, dont voici quelques exemples :
  • « Qui êtes-vous et pourquoi êtes-vous ici ? ou bien
  • « Qui êtes-vous et qu’attendez-vous le plus de cette journée ? » ou
  • « Qui êtes-vous et que pouvez/aimeriez-vous apporter à cette journée ? ».
Il faut toujours pouvoir répondre facilement et spontanément à ces questions, car il s’agit plus d’entamer une véritable conversation que de se concentrer sur le contenu. Si les membres du groupe se connaissent déjà et que vous préférez utiliser ce format pour une mise en réseau autour du contenu, vous pouvez bien sûr formuler d’autres questions, par exemple : « À quelle question espérez-vous trouver une réponse aujourd’hui ? » ou « Quel défi majeur souhaitez-vous aborder/résoudre aujourd’hui ? ».
Pour vous assurer que le temps de parole est réparti équitablement au sein du petit groupe, vous pouvez structurer la conversation en termes de temps : vous pouvez décider que la personne 1 a deux minutes pour parler en premier, la personne 2 a ensuite deux minutes pour s’exprimer, puis elles discutent ensemble pendant une minute. Avant la répartition dans les différentes salles, il est important de bien expliquer aux participantes et participants qu’ils vont être placés dans une petite salle sans modération et qu’ils seront responsables de mener leur conversation. Les deux personnes doivent veiller elles-mêmes à respecter les temps de parole (idéalement, l’une d’elles fait sonner un timer de téléphone). Vous pouvez laisser la possibilité de retourner dans la salle principale en cas de problème, mais cela ne doit être fait qu’en cas d’urgence, tout le monde doit participer à ce format !