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Salles de la conférence
Si vous imaginez votre conférence comme une sorte de bâtiment, vous avez naturellement besoin de salles dans lesquelles se retrouver et organiser des événements. Une seule salle peut suffire pour les très petites réunions. En revanche, si plusieurs événements doivent se dérouler en même temps, il est utile de disposer de salles séparées (par thèmes). Par exemple, les salles pourraient être organisées en fonction des équipes ou des groupes, en fonction des thèmes (de travail) ou des intérêts. Nous vous expliquons dans ce qui suit comment remplir votre bâtiment de salles.
Les salles ne disposent pas de fonction vidéo en elles-mêmes. Elles ne sont que le « contexte » nécessaire aux événements qui y prennent place. Ceux-ci, en revanche, proposent une fonction vidéo selon le type de salle.
Exemple d’une salle d’atelier

Ajouter de nouvelles salles

Pour ajouter de nouvelles salles, rendez-vous sur la page d’administration de la conférence. Cliquez ensuite sur l’onglet « gestion des salles de conférence ». En haut à droite, vous trouverez le bouton « créer une salle » ainsi que la liste des salles déjà créées. Après avoir cliqué sur « créer une salle », un menu s’ouvre avec les options pour créer votre nouvelle salle. Certains des termes utilisés peuvent être explicites, mais nous allons tout de même vous présenter rapidement les réglages qui peuvent être effectués lors de la création d’une salle.

Paramètres de la salle

Type de salle

Pour chaque salle de la conférence il faut choisir un type de salle. On pourrait même parler d’une certaine configuration de base. Chaque type de salle apporte donc des possibilités et des avantages différents, qui sont présentés dans le tableau suivant :
Type de salle
Possibilités
Lobby
Le lobby est le point d’entrée des participantes et participants. On pourrait également le qualifier d’accueil ou de point d’information. Il est donc particulièrement adapté aux conseils et aux annonces. De plus, c’est ici que tous les événements de la conférence sont automatiquement répertoriés sous forme d’agenda. Idéalement, il ne doit y avoir qu’un seul lobby et il doit porter le numéro 1 afin d’être affiché en premier.
Scène
Une salle de type « scène » sert à diffuser une vidéo (par exemple YouTube ou Vimeo). De plus, vous pouvez afficher un chat de discussion sur le côté droit.
Il est également possible d’intégrer d’autres outils externes au moyen de code d’intégration (à condition que les prestataires tiers l’autorisent). Plus tard, vous devriez avoir la possibilité d’y diffuser des vidéos depuis d’autres salles. Ceci est particulièrement adapté aux présentations, qui doivent captiver toute l’attention.
Ateliers
Comme son nom l’indique, une salle d’atelier est toute indiquée pour le travail interactif et collaboratif. Chaque événement se déroulant dans une salle d’atelier dispose de sa propre visioconférence avec toutes les options proposées par BigBlueButton. Les événements sont affichés sous forme de cases.
Discussions
Les salles de discussion proposent les mêmes fonctionnalités que les salles d’atelier, mais les événements ne sont pas affichés sous forme de cases, mais sous forme de liste.
Table basse/Café
Le café doit permettre des échanges informels et rassembler les participantes et participants autour de tables de café virtuelles. Les événements organisés dans une salle de ce type peuvent être accompagnés d’une photo et servir de tables pour petits groupes.
Résultats
La salle « résultats » n’est pas vraiment une salle, mais plutôt un lien vers une page projet de la plateforme DINA (le projet est créé pour la conférence). Ce projet peut ainsi être modifié directement depuis la plateforme de la conférence sans avoir à ouvrir une nouvelle page Internet. C’est ici que vous regroupez les résultats, menez des sondages, répartissez les tâches, etc.
Liste des participant(e)s
La liste des participantes et participants n’est pas non plus une salle typique, mais intègre une liste des personnes participantes au tableau de bord de la conférence. En plus d’afficher les noms, les institutions et le pays d’origine, vous avez la possibilité d’envoyer des messages directs via Rocketchat (la possibilité d’étendre la liste est prévue). Liste des participantes et participants

Titre

Le titre est le nom de la salle que voient les participantes et participants pendant la conférence. Celui-ci peut être descriptif, comme « café » ou « auditorium », ou bien métaphorique comme « pays des gourmets » ou « tipi ». Votre imagination est votre seule limite.

Numéro (menu index de tri)

Le numéro d’une salle détermine sa position dans l’affichage aux participantes et participants, lu de haut en bas. Par exemple, si vous voulez que les salles soient affichées dans cet ordre : 1. Point d’information 2. Séance plénière 3. Café 4. Liste des participantes et participants, vous devez les numéroter en conséquence.
Vous pouvez également laisser des trous dans la numérotation si vous hésitez à rajouter une autre salle par la suite (par exemple 1, 2, 5, 6). Un lobby doit toujours avoir le numéro 1, pour être affiché en premier.

Description (facultatif)

La description d’une salle apparaît au-dessus des événements qui s’y déroulent. Si le nom de la salle est déjà explicite, vous pouvez omettre la description. Il est cependant utile, par exemple, de présenter brièvement les différents événements ou de définir à l’avance les règles de discussion.
L’éditeur de la description est un éditeur Markdown. À première vue, il a l’air plus compliqué que ce qu’il est vraiment. Par exemple, si vous voulez écrire du texte en gras, il suffit de l’encadrer de deux astérisques. Vous trouverez plus d’informations sur la syntaxe Markdown ici.
Syntaxe Markdown (extrait)

Visibilité de la salle et du chat

Enfin, vous pouvez choisir si la salle doit être affichée aux participantes et participants et si vous souhaitez que la fenêtre de chat de la salle soit disponible. Ces deux paramètres peuvent être modifiés ultérieurement, après avoir créé et enregistré la pièce.
Pour les rencontres de plusieurs jours, il peut être judicieux de cacher les salles qui ne seront utilisées que plus tard. Les choses seront ainsi plus claires pour les participantes et participants et personne ne se perdra.
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Une fois que vous aurez effectué tous les réglages, cliquez sur « enregistrer » pour créer la salle. Elle est immédiatement disponible sur la page de la conférence.

Modifier les salles

Il existe deux façons de modifier des salles existantes. La première est de vous rendre sur la page d’administration où vous pouvez modifier tous les paramètres de la conférence. Cliquez ensuite sur l’onglet « gestion des salles de réunion » et sélectionnez la salle de votre choix.
La seconde se fait directement depuis le tableau de bord de la conférence. Les administratrices et administrateurs peuvent, s’ils sont dans une salle, la modifier directement à partir de celle-ci ou créer/éditer de nouveaux événements dans cette salle. Sinon, le bouton « modifier les salles » situé tout en bas à gauche du tableau de bord de la conférence permet d’accéder à l’administration des salles (voir ci-dessus). Lors de la modification d’une salle, tous les paramètres décrits ci-dessus, à l’exception du type de salle, peuvent être modifiés et sont visibles immédiatement après la sauvegarde.

Supprimer les salles

La suppression d’une salle fonctionne comme la modification : sur la page d’administration, cliquez sur l’onglet « gérer les salles de conférence » et ouvrez le menu déroulant de la salle que vous souhaitez supprimer. Vous y trouverez le bouton de suppression.
Si vous êtes actuellement dans la « vue conférence », il suffit d’entrer dans la salle à supprimer et de cliquer sur le bouton « supprimer la salle » sous la description de la salle.
La suppression d’une salle supprime également tous les événements planifiés dans cette salle et la suppression ne peut être annulée.