Správa účastníků

K čemu by nám byly události, konference a setkání bez komunity angažovaných účastníků, zájemců, žáků, studentů? K přípravě virtuální konference proto patří i správa a přidávání účastníků, kterým na naší platformě říkáme členové.

K online akci u nás můžete přidávat registrované uživatele platformy DINA a stejně tak můžete pozvánku poslat e-mailem externím účastníkům. Na microsite konference můžete navíc umístit jednoduchý formulář, přes který se zájemci mohou na akci sami přihlašovat.

Nejdříve bychom vám ale chtěli poskytnout přehled rolí v rámci virtuálních konferencí. Každá z nich je spojená s určitými právy, která vám dávají různé možnosti v rámci celé platformy i jednotlivých videokonferencí.

Role

Správce

Správci (administrátoři) mají přístup ke všem nastavením konference. Mohou měnit její podobu, vytvářet, upravovat a mazat místnosti a události, spravovat účastníky a při videokonferencích mají rozšířená práva moderátorů.

Počet správců by měl být v ideálním případě omezen na několik málo osob, aby nedocházelo k nechtěným úpravám.

Přednášející

Osoby přednášejících mohou určit správci při vytváření nebo úpravách konkrétních událostí. Přednášející pak mají v rámci dané videokonference (události) rozšířená moderátorská práva. Ve všech ostatních místnostech a událostech mají nadále stejná práva jako normální účastníci.

Pokud chcete někomu přidělit moderátorská práva pro více událostí, musíte z něho udělat přednášejícího pro každou událost zvlášť.

Účastník

Účastníci nemají právo provádět žádné úpravy. Mohou ale vstupovat do viditelných místností a účastnit se událostí v nich probíhajících. Každá osoba, kterou na konferenci přijmete, má na začátku automaticky účastnická práva. Správci mohou z jakéhokoliv účastníka udělat správce akce nebo jej pro účely vybrané události určit jako přednášejícího.

Tlumočník

Tlumočníci zajišťují při akci simultánní tlumočení. Vzhledem k tomu, že potřebují mít přístup k technickým funkcím, musí mít v rámci konference status správce.

Pozvání účastníků

Do správy účastníků se ze správcovské stránky dostanete přes záložku Členové.

Na konferenci můžete účastníky pozvat několika způsoby. Rozlišujeme zde hlavně to, zda osoba, kterou chcete pozvat:

• je již na platformě registrována nebo

• se chce konference zúčastnit jako externí účastník.

V druhém případě lze v rámci registrace vytvořit účet na platformě DINA. Zároveň ještě pracujeme na tom, aby bylo možné udělit dočasný přístup pro účely konkrétní konference.

Podle toho, zda jste v nastavení konference pro účastníky aktivovali přihlašovací formulář, mají níže popsané možnosti různá označení. Níže popisujeme situaci, kdy přihlašovací formulář aktivován není.

Pozvání uživatelů platformy

Pozvat osoby, které jsou na platformě DINA již registrované, je úplně snadné. Ve správě účastníků uvidíte možnost „Pozvat registrované uživatele“ s číslem v závorce. To uvádí, kolik uživatelů platformy již bylo pozváno, ale pozvání ještě nepřijalo. Když do zadávacího pole začněte psát jméno, zobrazí se vám konkrétní návrhy. Tak můžete postupně přidávat jednotlivé uživatele. Zadání pak musíte potvrdit tlačítkem „Pozvat uživatele“.

Malý tip: Jakmile se vám požadované jméno zobrazí na prvním místě, stačí stisknout enter a můžete začít zadávat další jméno. Takto můžete rychle po sobě zadat více osob a všechny pak pozvat současně.

Pozvání externích uživatelů (s registrací na platformě DINA)

Pomocí volby „Pozvat neregistrované uživatele“ můžete pozvat externí účastníky, kteří by si měli při přijetí pozvánky rovnou vytvořit uživatelský účet na platformě DINA. Číslo v závorce ukazuje, kolik externích účastníků již bylo pozváno, ale ještě si nevytvořilo účet. Nyní klikněte na tlačítko „Pozvat účastníky“.

V následujícím rozhraní můžete do příslušného políčka zadat jednu nebo více e-mailových adres. Adresy oddělujte jednoduše čárkou, nebo je pište vždy na novou řádku. K pozvánce můžete připojit také osobní zprávu. Kliknutím na tlačítko „Pozvat“ bude všem rozeslán e-mail s odkazem na registraci na platformě DINA. Po registraci budou pozvaní automaticky přiřazeni k akci jako účastníci.

Pozvání externích uživatelů (bez registrace)

Tato možnost zatím není k dispozici.

Správa žádostí o členství

Pokud zájemci podali „Žádost o členství“ (tedy žádost o účast) přes microsite, tyto žádosti se zobrazí v záložce Žádosti o členství. Zde je správci akce mohou přijmout nebo odmítnout. Následně všichni žadatelé obdrží zprávu přes platformu DINA (zobrazí se pod symbolem zvonku vpravo na horní liště) a v případně také e-mailové upozornění, pokud jste jejich rozsílání nastavili. Přijatí účastníci mají od této chvíle přístup na akci.

Správa stávajících členů

Všichni účastníci, kteří již byli na konferenci přijati, se zobrazují pod záložkou Současní členové. U lišty se jménem člena najdete na pravé straně tlačítko se symbolem e-mailu, kterým můžete s danou osobou zahájit konverzaci prostřednictvím Rocket.Chatu. Vpravo od jména je uvedena také role, tedy správce nebo člen.

V rozbalovacím menu dané osoby se vám zobrazí tři možnosti:

• Nahlásit nevhodný obsah: Pokud někdo jedná v rozporu s pravidly platformy DINA, můžete nám to nahlásit a my přijmeme odpovídající opatření.

• Změnit roli: Pomocí možnosti „Změnit na člena“ nebo „Změnit na správce“ upravíte roli dané osoby v rámci konference.

• Odebrat: Odeberete osobu z konference, takže se nebude moci účastnit, dokud nepodá novou žádost o přijetí.