Uvolněné navazování kontaktů: improvizovaný networking

Každá dobrá konference začíná u účastníků. Ti jsou její součástí a zároveň ji pomáhají utvářet. Na začátku byste měli účastníky vyzvat, aby se seznámili a vzájemně si sdělili, kde se právě pohybují jejich myšlenky a emoce. Jen takto lze vytvořit skupinový pocit a položit základ pro přímé rozhovory, otevřené rozvíjení nápadů a dosahování společných výsledků. V případě improvizovaného networkingu se účastníci náhodně rozdělí do malých skupin, ve kterých se mohou blíže seznámit.

Nastavení místnosti a velikost skupiny

Pro tento formát založte místnost s videem (tzn. například událost v seminární místnosti), ve které si účastníci mohou podle potřeby zapínat kameru. Formát tedy lze realizovat ve skupinách o maximální velikosti 40 účastníků. U větší skupiny by bylo nutné účastníky nejdříve rozdělit a představování uskutečnit ve více skupinách současně. Když se účastníci po svých spontánních rozhovorech vrátí zpět do hlavní místnosti, lze formát podle potřeby zopakovat a uskutečnit další kola seznamování.

Realizace

U improvizovaného networkingu se účastníci setkávají (dle potřeby vícekrát za sebou) v různých skupinových místnostech a volně se baví. Účastníci mohou ve skupinkách zůstat asi 5 minut – v ideálním případě po dvou. Pokud to podle počtu skupin nevychází, mohou být ve skupince i tři účastnici, případně se jako „žolík“ zúčastní někdo z organizačního týmu.

Nezapomeňte ale, že BigBlueButton umožňuje vytvořit pouze 8 skupinových místností současně. Od určitého počtu účastníků musíte tedy formát tomuto omezení přizpůsobit. Místo skupinových místností můžete například využít místnosti typu kavárna, kterých lze založit neomezený počet.

Nejlepší je účastníkům poskytnout návodnou otázku, která usnadní zahájení konverzace. Zde je několik příkladů:

• „Kdo jsi a co tě sem přivedlo?“

• „Kdo jsi a na co se dnes nejvíc těšíš?“

• „Kdo jsi a čím můžeš/chceš dnes přispět?“

Otázky by měly být naformulovány tak, aby na ně bylo snadné spontánně odpovědět. Jde totiž spíš o to navázat konverzaci než získat podrobné informace. Pokud se skupina již zná a chcete formát využít spíše k navazování kontaktů kvůli konkrétním tématům, lze připravit samozřejmě i jiné otázky jako například: „Na jakou otázku dnes doufáš, že dostaneš odpověď?“ nebo „Jakou hlavní výzvu chceš dnes diskutovat/vyřešit?“

V zájmu spravedlivého rozdělení lze konverzaci ve skupinkách rozčlenit na časové úseky: Moderátor může stanovit, že první osoba bude mít na představení 2 minuty, druhá pak také 2 minuty a následně bude k dispozici 1 minuta na společný rozhovor. Důležité je účastníkům před odchodem do skupinových místností vysvětlit, že budou diskutovat bez moderátora a rozhovor bude jen na nich. Střídání si musí dohodnout také sami. V ideálním případě jeden z nich pustí na mobilu odpočítávání času, po kterém zazní zvukový signál. Účastníkům můžete také nabídnout, aby se v případě problémů vrátili do hlavní místnosti. Tuto možnost by ale měli využít jen v krajním případě, protože cílem formátu je, aby se všichni aktivně zapojili.