Pořádejte skvělá online setkání!

Setkání v online světě nabízí mnoho příležitostí. Tím, že nezávisí na místě konání, pomáhají překonávat hranice, může se na nich sejít mnoho lidí najednou a zároveň mohou být velice zábavná!

Stejně jako u fyzických setkání ale není úplně snadné zajistit, aby se akce vydařila, účastníky bavila a zároveň nadchla svým obsahem. Při virtuálních akcích je dobré věnovat pozornost některým věcem, které by člověka možná hned nenapadly:

Čemu je při online setkáních potřeba věnovat zvláštní pozornost?

• Sociální interakce nefunguje automaticky. Kdo by to neznal: Připojíte se k videokonferenci a ostatní jsou úplně potichu, nebo se v místnosti naopak už vášnivě debatuje a člověk úplně neví, jak se zapojit. Když pak máte přednést svůj příspěvek, soustředí se chvíli veškerá pozornost jenom na vás, což na vás může vytvořit docela velký tlak. Proto by při virtuálních setkáních měla být moderována i volná diskuze.

• V online prostředí se vydržíme soustředit kratší dobu. Celodenní akce jsou velmi náročné i v případě přímé interakce; pokud akce probíhá online, celodenní program téměř nelze zvládnout. Virtuální setkání jsou únavná, mozek neustále vyhledává signály, které v online světě nepřichází, a vzhledem k tomu, že se účastníci nepohybují mezi místnostmi a zůstávají neustále ve stejném prostředí, připadá jim den třikrát tak dlouhý. Program je proto zapotřebí zkrátit (např. vynecháním některých původně plánovaných bodů) nebo jej lépe rozložit (např. do více dnů). Zároveň musí obsahovat dostatek přestávek a pomocí krátkých „icebreakerů“ je potřeba znovu a znovu připomínat, že jsme lidé, a nikoliv pouze roboti zírající do obrazovek notebooků.

• Není snadné rozpoznat nebo vycítit náladu v místnosti. Při reálném setkání ji odhadnete poměrně snadno. Účastníci jsou potichu, nebo se naopak hlasitě baví, mají sklopené hlavy, nebo lehce přikyvují. Podle tělesných projevů poznáme, kolik mají energie. V digitálním světě jsou možnosti smyslového vnímání omezené a pozorovat tyto drobné signály je o dost těžší nebo dokonce nemožné. Abyste mohli zjistit, jakou mají účastníci náladu, a případně ji zlepšit, potřebujete příležitosti, kdy účastníci své rozpoložení aktivně projeví. K uvolnění atmosféry pomáhají například icebreakery. Můžete si také domluvit, že účastníci dají rukou znamení, když se budou chtít přihlásit o slovo nebo dát najevo, že by chtěli přestávku.

• Dobře moderovaný úvod je polovina úspěchu: Akademická čtvrthodina, která je na začátku fyzických setkání považována za přijatelné zpoždění, se v digitálním světě zatím neprosadila. Online setkání začínají zpravidla přesně načas. Příležitosti k volné diskuzi by měly být v programu předem vyznačeny (např. jako „virtuální snídaně“ nebo „online přestávka na kávu“) a měly by být moderovány. Na začátku oficiálního programu by mělo zaznít, jak se bude v průběhu akce komunikovat (prostřednictvím chatu, nebo zda se budou účastníci přímo hlásit o slovo atd.). Kromě toho by mělo být také řečeno, kolik vlastní iniciativy se od účastníků očekává. Kromě krátkých individuálních přestávek (mohu si kdykoliv v průběhu akce odskočit a uvařit čaj?) jde také o to, zda jsou účastníci jen posluchači, nebo se mají aktivně podílet na průběhu akce. Pokud chcete účastníky na začátku konference probrat, je dobré zahájit program bodem, který vyžaduje aktivní zapojení všech přítomných (např. improvizovaným networkingem).

Na následujících stránkách vám ukážeme, jak pomocí různých formátů můžete online konferenci uzpůsobit tak, aby byla zábavná, plná energie a umožnila co největší zapojení účastníků. Jednotlivé formáty jsou seřazeny podle zamýšlených cílů dané části programu – od předávání informací (sdílení znalostí) přes společné úsilí o dosažení výsledků (spolupráce) až po navazování kontaktů (networking) tady naleznete inspiraci a návody pro organizaci skvělých virtuálních setkání!