Mit automatischen Erinnerungsmails Teilnehmende auf die Tagung hinweisen
Wahrscheinlich kennst Du das auch: Du hast dich vor Wochen bei einem coolen Event angemeldet und dann stellst Du fest: "Mist, ich habs verpasst!". Um Deine Teilnehmenden davor zu bewahren und die Anwesenheitsquote zu erhöhen, bietet Dir DINA die Möglichkeit, automatische Erinnerungsmails zu formulieren. Du kannst bis zu 3 Erinnerungsmails vorformulieren, die eine Woche, einen Tag oder eine Stunde vorher an die Teilnehmenden verschickt werden. Du findest die Einstellungen dazu unter dem Reiter Erinnerungsmails im Admin Bereich.
Auf dem Screenshot oben siehst Du sogenannte Shortcodes (Variablen). [[name]] z.B. wird in der Email automatisch durch den Namen der Tagung ersetzt. Du kannst den Namen aber auch einfach ausschreiben. Praktisch sind die Shortcodes jedoch, wenn du beispielsweise den Namen der Tagung oder die Uhrzeit ändern solltest.
Ein Antragsformular, welches weiterführende Informationen von Tagungsinteressierten abfragt
Bei größeren Veranstaltungen, bei der Du nicht alle Teilnehmenden kennst oder du bestimmte Informationen von den Teilnehmenden benötigst, empfehlen wir Dir, das Antragsformular in den Tagungseinstellungen freizuschalten. Dieses müssen Tagungsinteressierte ausfüllen, sobald sie sich über die Microsite für die Tagung anmelden. Sobald Du das Antragsformular aktiviert und die Einstellungen gespeichert hast, erscheinen auf der Admin Seite zwei neue Reiter:
Teilnahmebedingungen bearbeiten
Teilnahmeanträge bearbeiten (verwalten)
Hinter dem Reiter Teilnahmebedingungen bearbeiten verstecken sich die Einstellungen zum Erscheinungsbild des Antragsformulars, welches Tagungsinteressierte bei Anmeldung ausfüllen müssen.
Wenn Du hier einen Zeitraum angibst, dann können sich Interessierte nur innerhalb dieses Zeitraums für die Tagung anmelden. Du kannst jederzeit zu den Einstellungen zurückkehren und den Zeitraum verkürzen oder verlängern.
Du kannst als Orientierung die maximale Anzahl an Teilnehmenden bekanntgeben. Diese wird dann auf der Microsite neben der Anzahl der bereits akzeptierten Teilnehmenden angezeigt.
Falls die maximale Anzahl an Teilnehmenden bereits überschritten ist, werden weitere Anmeldungen nicht automatisch auf eine Warteliste gesetzt. Das kannst du manuell unter Teilnahmeanträge bearbeiten tun.
Du hast die Möglichkeit, einen Motivationstext von Antragsteller*innen zu verlangen. Das Textfeld kannst Du beispielsweise dafür verwenden, um Fragen an die Antragstellenden zu formulieren, die diese dann beantworten sollen.
Hier lassen sich zusätzliche Optionen anbieten, welche Interessierte anwählen können. Diese Option ist vor allem für Tagungen sinnvoll, die zusätzlich auch in Präsenz stattfinden. Es können hier beispielsweise Angaben wie der Wunsch nach vegetarischem Essen oder die Notwendigkeit einer Übernachtungsmöglichkeit gemacht werden.
Setzt Du das Häkchen bei Workshopauswahl, dann wird den Teilnehmenden eine Liste aller bereits angelegten Veranstaltungen in Workshopräumen angezeigt. Sie können dann alle anwählen, für die sie sich interessieren. Diese Option ist nur für Organisator*innen von belang, damit die Gruppengröße der Workshops besser geplant werden kann.
Als Letztes kannst du noch Teilnahmebedingungen festlegen, denen alle Teilnehmenden zustimmen müssen, bevor sie ihren Antrag abschicken können.
Unter dem Reiter Teilnahmeanträge bearbeiten laufen alle bereits abgeschickten Anträge von Tagungsinteressierten auf. An dieser Stelle hast Du Einsicht in die individuellen Angaben der Antragstellenden und kannst die Anträge annehmen, ablehnen oder auf die Warteliste setzen. Die Entscheidungen können jedoch jederzeit rückgängig gemacht werden, sodass Du keine Sorge haben musst, jemanden endgültig auszuschließen.
Die Warteliste ist keine automatische, selbstverwaltete Liste, sondern im Grunde ein Status. Sollte jemand absagen, dann musst Du den Status einer anderen Person von "Warteliste" auf "Akzeptieren" setzen.
Es soll in der Zukunft möglich sein, Teilnehmende bestimmten Veranstaltungen in Workshop oder Diskussionsräumen zuzuweisen. Diese Funktion ist allerdings noch nicht implementiert und die Zuweisungen zeigen (noch) keinen Effekt.
Was wäre eine Veranstaltung, Tagung, Treffen, oder Konferenz ohne eine engagierte Community aus Interessierten, Teilnehmenden, Schüler*innen oder Mitgliedern? Zur Vorbereitung einer virtuellen Tagung gehört deshalb auch das Verwalten und Hinzufügen von Teilnehmenden, die wir auf unserer Plattform Mitglieder nennen.
Zu einer virtuellen Tagung auf DINA kannst Du sowohl bereits registrierte Nutzer*innen der Plattform hinzufügen, als auch externe Teilnehmende mit ihren E-Mail Adressen einladen. Über die Microsite der Tagung lässt sich zudem ein einfaches Formular freischalten, über das sich interessierte Menschen selbst anmelden können.
Zunächst möchten wir Dir aber einen Überblick über die verschiedenen Rollen auf einer virtuellen Tagung geben. Jede Rolle ist mit bestimmten Rechten verbunden, die ihr verschiedene Möglichkeiten der Interaktion mit der Plattform oder innerhalb von Videokonferenzen geben.
Administrator*innen - oder kurz: Admins - haben Zugriff auf sämtliche Einstellungen der Tagung. Sie können das Erscheinungsbild der Tagung verändern, Räume und Veranstaltungen erstellen, bearbeiten und löschen, Teilnehmende verwalten und haben in allen Videokonferenzen erweiterte Moderator*innen Rechte.
Die Anzahl der Administrator*innen sollte im Idealfall auf wenige Personen begrenzt sein, um ungewollte Änderungen zu verhindern.
Präsentierende können von Admins beim Erstellen oder Bearbeiten einer spezifischen Veranstaltung benannt werden. Sie besitzen daraufhin erweiterte Moderator*innen Rechte in der Videokonferenz der gewählten Veranstaltung. In allen anderen Räumen und Veranstaltungen haben sie nur die normalen Teilnehmenden Rechte.
Falls eine Person bei mehreren Veranstaltungen Moderationsrechte erhalten soll, dann musst Du sie bei jeder Veranstaltung als Präsentierende*n einstellen.
Teilnehmende haben keinerlei Bearbeitungsrechte. Sie können alle (eingeblendeten) Räume betreten und an den darin stattfindenden Veranstaltungen teilnehmen. Jede Person, die einer Tagung hinzugefügt wird, beginnt mit Teilnehmenden Rechten. Admins können Teilnehmende zu Administratoren befördern oder in ausgewählten Veranstaltungen zu Präsentierenden berufen.
Dolmetschende unterstützen die Tagung durch Simultandolmetschen. Da Sie Zugriff auf die Technik brauchen, müssen sie in der Tagung als Administratoren benannt werden.
Um das Teilnehmendenmanagement aufzurufen navigiere bitte zunächst von der Admin Seite zum Reiter "Mitglieder".
Es gibt mehrere Methoden, Personen zu einer Tagung einzuladen. Wir unterscheiden hier vor allem, ob:
jemand bereits auf der Plattform angemeldet ist oder
als Externe*r an einer Tagung teilnehmen will
In letztem Fall ist es einerseits möglich, im Zuge der Anmeldung einen DINA Account anlegen zu lassen oder - daran arbeiten wir noch - ausschließlich einen temporären Zugang im Rahmen einer Tagung zu vergeben.
Je nachdem, ob Du das Antragsformular für Teilnehmende in den Tagungseinstellungen ein oder ausgeschaltet hast, heißen die im Folgenden beschriebenen Optionen anders. Wir beschreiben hier die Situation bei ausgeschaltetem Antragsformular.
Das Einladen von Personen, die bereits auf DINA aktiv sind, ist besonders einfach. Sofern Du dich bereits im Teilnehmendenmanagement befindest, siehst Du hier die Option "Registrierte Benutzer*innen einladen..." mit einer Zahl in Klammern. Diese Zahl sagt aus, wie viele Plattformbenutzer*innen bereits eingeladen wurden und ihre Einladung noch nicht angenommen haben. In das Eingabefeld kannst Du nun einfach den Anfang eines Namens eintippen und erhältst bereits Vorschläge. So lassen sich nach und nach Nutzer*innen hinzufügen. Die Eingabe musst Du schließlich noch über den Button "Benutzer*innen einladen" bestätigen.
Kleiner Tipp: Sobald Dir der richtige Name an erster Stelle angezeigt wirst, kannst Du Enter drücken und direkt den nächsten Namen eingeben. So lassen sich mehrere Personen schnell nacheinander eingeben und gleichzeitig einladen.
Über die Option "Nicht registrierte Benutzer*innen einladen" kannst Du externe Teilnehmende einladen, die sich bei Annahme der Einladung direkt einen DINA Account anlegen sollen. Die Zahl in Klammern sagt aus, wie viele Externe bereits eingeladen wurden und sich noch nicht bei DINA registriert haben. Klicke nun auf den Button "Leute einladen".
In der folgenden Ansicht kannst Du eine oder mehrere E-Mail Adressen in das entsprechende Feld einfügen. Mehrere trennst Du einfach mit einem Komma oder verwendest jeweils eine eigene Zeile. Füge der Einladungsmail optional noch eine persönliche Nachricht hinzu. Nachdem Du mit dem Button "Einladen" bestätigt hast, bekommen alle eingeladenen Personen eine E-Mail mit einem Link, um sich bei DINA zu registrieren. Nach der Registrierung werden sie direkt der Tagung als Teilnehmende hinzugefügt.
Diese Option ist noch nicht implementiert.
Haben Interessierte einen "Mitgliedsantrag" bzw. synonym einen Aufnahmeantrag über die Microsite der Tagung gestellt, dann erscheinen sie unter dem Reiter "Mitglieder Anträge". Hier können sie von eine*r Tagungsadministrator*in angenommen oder abgelehnt werden. Nach der Entscheidung erhalten alle Personen eine Benachrichtigung über die Glocke oben rechts der DINA Plattform und - bei entsprechenden Benachrichtigungseinstellungen - auch per Email. Angenommene Teilnehmende können jetzt die Tagung betreten.
Unter dem Reiter "Aktuelle Mitglieder" werden Dir alle bereits angenommenen Teilnehmenden der Tagung angezeigt. Neben dem Namen auf der linken Seite findet sich rechts ein E-Mail Symbol, welches einen (Rocket-)Chat mit der betreffenden Person über die DINA Plattform eröffnet. Neben dem E-Mail Symbol steht die Rolle, diese kann entweder Admin oder Mitglied lauten.
Öffnest Du das Aufklappmenü einer Person, dann hast du drei Optionen:
Einen anstößigen Inhalt melden: Hat sich jemand gegen die Regeln von DINA verhalten, dann kannst Du ihn/sie uns melden. Wir ergreifen dann angemessene Maßnahmen.
Rolle ändern: Mit "Als Mitglied" oder "Als Admin" änderst Du die Rolle der Person zum Mitglied oder Admin der Tagung.
Entfernen: Entfernt die Person aus der Tagung. Sie kann dann nicht mehr teilnehmen, solange sie keinen neuen Aufnahmeantrag stellt.
