Der Klassiker unter den Veranstaltungsformaten ist der Vortrag, gerne auch Keynote genannt. Teilnehmende sind dabei in der rezeptiven Rolle, sie hören zu. Vom Ablauf her ist dieses Format recht nah dran am analogen Setting, die Inhalte werden im Digitalen entweder gestreamt oder in einem gemeinsamen Raum erhält die vortragende Person den größten Redeanteil.
Für eine Keynote sollte je nach Gruppengröße entschieden werden, welcher Veranstaltungsraum des Tagungshauses genutzt wird:
Bei kleinen Gruppen (<40 Personen): Alle befinden sich in einem Workshop-Raum. Alle Teilnehmenden haben ihre Mikrofone und ggf. auch Kameras aus, nur die Vortragenden sind zu sehen. Teilnehmende können per Rocket-Chat miteinander kommunizieren, oder – wenn gewünscht – über die Hand heben-Funktion eine Wortmeldung ankündigen und sich dann über ihre Mikrofone über die Tonspur einschalten.
Bei großen Gruppen (>40 Personen): Einrichtung eines Bühnenraumes, in den hineingestreamt wird. Die Teilnehmenden befinden sich in diesem Bühnenraum und können über Rocket-Chat miteinander und gff. auch mit der vortragenden Person chatten. Die vortragende Person wiederum streamt aus einem anderen Workshop-Raum, der dafür angelegt wird. Damit die vortragende Person Zugriff auf den Chat mit den Teilnehmenden hat, muss sie deren Bühnenraum in einem weiteren Browser-Tab ebenfalls betreten oder die Rocket-Chat-App per Smartphone nutzen.
Die vortragende Person kann zum Start Präsentationsfolien einblenden. Zu empfehlen ist dann ein kurzer Technik-Check, bei dem sie sich rückversichert, dass sie gut zu verstehen und die Folien zu sehen sind – die Teilnehmenden können dies per Chat rückmelden. Vor dem eigentlichen Vortrag sollte kurz darauf hingewiesen werden, wie mit Fragen umgegangen wird – wie im analogen Raum auch ist empfehlenswert, diese im Anschluss an den Vortrag zu behandeln. Sind Sprecher*in und Teilnehmende in kleinerer Runde in einem gemeinsamen Workshop-Raum, kann man die Gruppe auch ermutigen, Zustimmung mit einem Applaus-Signal zu signalisieren. Das gibt der der Sprecher*in das Gefühl, nicht in den leeren Raum zu sprechen! Hat man das Streaming-Setting bei großen Gruppen gewählt, ist Interaktion während des Vortrags nicht möglich. Fragen im Chat werden in der Regel erst nach dem Vortrag gesehen, schließlich ist die Vortragende ja mit Sprechen beschäftigt.
Keynotes sind in der Regel kurze Formate, gerade im digitalen Raum sollte die reine Sprechzeit 15 Minuten nicht übersteigen. Der Vorteil einer digitalen Keynote ist, dass diese ohne großen technischen Aufwand aufgezeichnet werden und im Nachgang einem breiteren Publikum zuteil werden kann – immer nach Absprache versteht sich!
Sicherstellen, dass die vortragende Person sicht- und hörbar ist (Mikro-/Video-Einstellungen) und die Rechte besitzt, ihren Bildschirm zu teilen, um Folien einzuspielen.
Alle anderen Personen außer der vortragende Person sind auf stumm geschaltet und machen ihre Kameras aus, damit die vortragende Person im Fokus bleibt.
Für eine etwaige Aufzeichnung (in Absprache mit der vortragende Person): Zur Keynote das Aufzeichnen starten und direkt nach dem Input wieder stoppen, sodass die anschließende Fragerunde im geschützten Raum stattfinden kann.
Gerade im Anschluss an einen frontalen Input sollte die Möglichkeit für Fragen gegeben werden, und dies auch im Vorhinein so angekündigt. Im DINA-Setup hat man folgende Möglichkeiten, das Q&A umzusetzen:
Digitale Redeliste: BigBlueButton erlaubt das digitale Handheben über die Status-Symbole – hiermit lassen sich Redelisten erstellen, die von der Moderation verlesen wird. Wahlweise kann man (bei Aktivierung der Videos) auch eine physische Reaktion (Hand heben vor dem Bildschirm) erbitten.
Vorsicht: Bei einer großen Gruppe werden nicht alle Videos auf einmal angezeigt – die Moderation muss dann ein besonderes Augenmerk darauf legen, dass alle Stimmen gehört werden.
Geschriebene Fragen/Anmerkungen im Chat: gerade in einer großen Gruppe oder wenn nicht alle ihre Mikros/Videos nutzen können, bietet sich das Fragenstellen/Kommentieren über Rocket-Chat an (bei kleineren Gruppen auch direkt im Videochat). Die vortragende Person oder eine Moderation kann die Meldungen laut verlesen und dann darauf eingehen.
Popcorn-Stil in kleinerer Runde: Man bittet die Teilnehmenden, je nach Impuls “popcornartig” ihr Mikrofon anzustellen und eine Frage/einen Kommentar in den Raum zu geben.
Vorsicht Technik: Bei einem partizipativen Q&A bitte sicherstellen, dass die Teilnehmer*innen eigenständig ihre Mikros laut machen können, ggf. kann eine Tech-Moderation unterstützen.
Eine Stilfrage ist, ob man die vortragende Person direkt einzeln auf die Fragen/Kommentare eingehen lässt, oder zunächst einige Anmerkungen aus dem Publikum sammelt und die vortragende Person gesammelt antwortet.
Tagungen sind eine tolle Chance, ganz viel Wissen zusammenzubringen, das üblicherweise in verschiedenen Köpfen verteilt ist – die will genutzt werden! Für frische Impulse kann man für mehr externe Inputgeber*innen einladen, die das eigene Wissen erweitern oder auffrischen. Doch gerade die bestehende Intelligenz der Runde ist eine riesen Ressource, die mit den richtigen Formaten freigesetzt wird. Wichtig beim Teilen von Wissen ist, immer den Kontext der Teilnehmenden im Blick zu halten und diese immer wieder einzuladen, sich einzubringen. Aktivierendes Lernen macht mehr Spaß und führt zu besseren Ergebnissen!
Komplexe Themen erfordern mehrere Perspektiven: Dazu kann man Expertinnen zusammenbringen, die ihr Wissen miteinander und mit den Teilnehmenden teilen. Doch die UX-Fishbowl lässt auch die Stimmen der Teilnehmenden mit einfließen und macht sie zu aktiven Mitgestalter*innen dieses Austauschformtats!
Für dieses Format legt man einen BigBlueButton-Raum an, in dem mehrere Menschen situativ ihre Videos anschalten können. Das Format ist also nur für Gruppengrößen bis zu max. 40 Teilnehmende umsetzbar – für noch größere Gruppen ist das Format der UX-Fishbowl ohnehin ungeeignet. Sollte man einen Expert*innen-Austausch vor einem größeren Publikum abhalten wollen, kann man natürlich ein “normales Panel” organisieren, bei dem eingeladene Expert*innen ein Gespräch führen und dieses dem Publikum in einen weiteren Raum gestreamt wird. Technisch ist dieses dann umzusetzen wie die Keynote, nur mit mehreren “Vortragenden”, die das Panel bilden.
Die UX-Fishbowl – angelehnt an die analoge UX-Fishowl der Liberating Structures – ist eine besondere Fishbowl: Sie bietet eine interaktive Möglichkeit, die Teilnehmenden schnell und fortlaufend in eine Expert*innen-Diskussion mit einzubeziehen. Im Gegensatz zu einer klassischen Fishbowl, bei der im analogen Raum gerne ein Stuhl unbesetzt bleibt, den die Teilnehmenden spontan besetzen können, um sich zwischenzeitlich in die Diskussion einzuklinken, wird hier zwischen Panel-Diskussion und Teilnehmenden-Interaktion gewechselt. Dieser Wechsel sollte von einer Moderation zu Beginn des Formats angekündigt werden, ebenso wie die Moderations-Freiheit, monologisierende Redebeiträge zu unterbrechen.
Das Format mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, doch mit der richtigen Anleitung – ganz wichtig: die Panelist*innen sollten vorher instruiert werden, dass dies kein klassisches Panel ist – kann das Format einen lebhaften, authentischen Austausch ermöglichen. Es hilft, sich zunächst das Bild des Innenkreises (Panelist*innen) und des Außenkreises (Teilnehmende/Gäste) zu vergegenwärtigen und dieses zu Beginn auch so anzumoderieren. Die Moderation hält stets die Zeit. Diese ist abwechselnd in Redezeit für den Innenkreis und Redezeit für den Außenkreis strukturiert. Dabei wird die Redezeit im Verlauf immer kürzer.
Zum Start gibt die Moderation eine Fragestellung in den Raum (im Idealfall mit den Panelist*innen abgesprochen), die zunächst die Panelist*innen beantworten: jede*r Panelist*in formuliert einen ersten Impuls – der Innenkreis unterhält sich, die anderen hören zu. Wichtig ist hier, dass die einzelne Redezeit 2-3 Minuten nicht übersteigen sollte – Monologe sind besonders im Digitalen anstrengend!
Tipp: die Moderatorin kann ankündigen, einen Handy-Timer laut klingeln zu lassen, sodass alle mitbekommen, wann diese Zeit vorbei ist.
Hat jede*r Panelist*in ein Eingangsstatement formuliert, wird der Außenkreis aktiviert: Die Moderatorin kündigt an, nun alle in Kleingruppen in sog. Gruppenräumen zusammenzubringen, über die Funktionalität Drag-and-Drop kann man Personen Räumen zuweisen. Wichtig hier: Den Teilnehmenden kommunizieren, dass sie der Einladung in den Gruppen-Raum folgen müssen, der Hauptraum verbleibt für den Moment still. Das Panel sollte am besten von der Moderation in einen gesonderten Raum gebracht werden, damit es sich dort ungestört untereinander austauschen kann. Für die Panelist*innen liegt hierin eine besondere Qualität, denn sie können sich im geschützten Raum untereinander austauschen und niemand von außen hört zu.
Die Moderatorin sollte vor dem Start der Gruppen-Sessions klarmachen, dass ca. 4-5 Personen (ggf. nach Gruppengröße anpassen, es können max. 8 Gruppen-Räume erstellt werden) in einem Raum zusammengewürfelt werden, um sich dort unmoderiert auszutauschen. Nach der Kleingruppen-Diskussion sollen dem Panel aufkommende Fragen/Kommentare mitgeteilt werden, es kann hilfreich sein, in der Kleingruppe eine Person zu bestimmen, die diese anschließend in den Hauptraum tragen soll. Am besten gibt man für den Gruppenaustausch ein paar Leitfragen an die Hand wie: “Tauscht Euch in Eurer Kleingruppe dazu aus, was eben im Panel besprochen wurde: Welcher Punkt war besonders spannend? War was überraschend für Euch? Was war neu? Welche Fragen habt Ihr, die Ihr gleich dem Panel stellen wollt?”. Die Leitfragen kann man auch auf das Thema der Diskussion anpassen.
Tipp: Eine Entscheidungshilfe wie “Die Person mit den längsten Haaren beginnt” kann die anfängliche Stille brechen – sobald man im Gespräch ist, kann die Gruppe sich selbst organisieren.
Der Austausch in der Kleingruppe sollte mindestens 10, optimalerweise 15 Minuten betragen. Parallel spricht der Außenkreis (das Panel) unter sich.
Nach den 10 respektive 15 Minuten sollten alle Kleingruppen beendet werden und der Stimmenfang im Plenum startet: Die Moderation bittet nun die Kleingruppen, Fragen/Kommentare vorzutragen, auf die im Anschluss eine erneute Innenkreis-Diskussion anberaumt wird – die Moderation kündigt an, dass die Anmerkungen zunächst gesammelt und nach einigen Redebeiträgen aus dem Publikum von der Moderation geclustert verlesen werden, bevor der Innenkreis die nächste Runde des Austauschs unter den Panelist*innen startet. Der Stimmenfang kann mit den unterschiedlichen Methoden einer Q&A gelingen: Popcorn-Stil, Digitale Rednerliste, Geschriebene Fragen/Anmerkungen. Zum Nachlese dieser Möglichkeiten schau in die Beschreibung des Q&As in der Keynote. Danach fasst die Moderation die Fragen/Kommentare des Außenkreises zusammen und bittet den Innenkreis, die Punkte einer weiteren Diskussionsrunde untereinander zu besprechen. Dies erfolgt nicht im klassischen Frage-Antwort-Stil, sondern die Panelist*innen reflektieren vielmehr laut miteinander über das Gesagte – auch hier ist auf die Zeit zu achten (ca. 10 Minuten sind angebracht, je nach Energie der Diskussion auch etwas länger). Im Anschluss erfolgt eine erneute Aktivierung des Außenkreises in Form von Gruppen-Räumen. Der Wechsel zwischen Innen- und Außenkreis kann je nach gewünschter Länge des Formats beliebig oft durchgeführt werden. Minimal sollte der Außenkreis zwei Mal zum Austausch untereinander kommen und die Möglichkeit, durch die Impulse im Stimmenfang die Diskussion des Innenkreises zu bereichern.
Charmant ist es, den Innenkreis zum Ende hin eine kurze Schlussperspektive formulieren zu lassen, bevor das Format offiziell endet.
Gestaltung der Gruppenräume Innenkreis/Außenkreis: Damit die Panelist*innen während der Publikums-Aktivierung in einem geschützten Raum unter sich sprechen können, sollten diese in einen gesonderten Raum sortiert werden. Über die Drag&Drop-Funktionalität bei der Raumerstellung lassen sie alle Teilnehmenden bestimmten Räumen zuordnen. Es ist ratsam, dies von einer Technik-Moderation durchführen zu lassen, während die Moderation den Gruppenaustausch erklärt. Wahlweise kann man auch die randomisierte Funktion wählen, in der man nachträglich die Panelist*innen so umsortiert, dass sie in einem eigenen Gruppen-Raum landen. Den Hauptraum für den ungestörten Panel-Austausch zu nutzen ist nicht ratsam, da die Panelist*innen dort nicht unter sich sind - immerhin ist die Moderator*innen noch anwesend und spontan dazukommende Teilnehmenden können ebenso auftauchen.
Leitfragen für die Aktivierung des Außenkreises: Am besten schreibt man die Leitfragen kurz in den Chat des Hauptraums, in den die Teilnehmenden weiterhin spicken können, auch wenn sie in einem Gruppenraum sind.
Aktivierung des Außenkreises: Der Außenkreis wird mehrmals in Form von Kleingruppen-Diskussionen á ca. 4-5 Personen aktiviert. Wichtig ist zu beachten, dass max. 8 Gruppen-Räume erstellt werden können. Die Gruppen werden hier jeweils neu zusammengestellt, sodass man für jede Gruppen-Runde stets 1-2 Minuten einplanen sollte, damit die Teilnehmenden sich kurz vorstellen können, bevor sie in die thematische Diskussion gehen.
Wichtig: Der Innenkreis bleibt in diesem Format während der Aktivierung des Außenkreises stets unter sich in einem eigenen Gruppenraum!