Автоматическая рассылка электронных писем-напоминаний участникам конференции
Тебе, наверное, знакома следующая ситуация: ты уже несколько недель тому назад заявился на крутое мероприятие, и вдруг понимаешь: «Черт, я забыл о нем!». Чтобы этого не случилось с твоими участниками и чтобы увеличить посещаемость, платформа DINA предлагает тебе возможность рассылать автоматические письма-напоминания по электронной почте. Ты можешь предварительно сформулировать до трех писем-напоминаний, которые будут направлены участникам за неделю, за один день или за один час до начала мероприятия. Настройки для этого можно найти под вкладкой «Электронные письма с напоминанием» на странице администратора.
На скриншоте сверху можно увидеть так называемые ярлыки (переменные). [[имя]], например, в электронном письме будет автоматически заменено названием конференции. Но ты также можешь просто выписать соответствующее название. Эти ярлыки практичны, если ты хочешь изменить, например, название конференции или время ее проведения.
Форма заявки, в которой запрашивается дополнительная информация у лиц, заинтересованных в участии в конференции
Для более масштабных мероприятий, где ты не знаешь всех участников или где тебе нужна определенная информация от участников, советуем активировать форму заявки в настройках конференции. Интересенты конференции должны заполнить ее, как только они зарегистрируются на конференцию через микросайт. После активации формы заявки и сохранения настроек на странице администратора появляются две новые вкладки:
Редактировать условия участия
Редактировать заявки (управлять заявками на участие)
За вкладкой «Редактировать условия участия» прячутся настройки формы заявки, которую участники конференции должны заполнить при регистрации.
Если ты укажешь здесь определенный период времени, то участники могут зарегистрироваться на конференцию только в течение этого периода. Ты в любое время можешь вернуться к настройкам и сократить или продлить этот период.
Ты можешь отобразить максимальное количество участников, которое будет указано на микросайте рядом с числом уже принятых участников.
Если максимальное количество участников превышено, то дальнейшие заявки не будут автоматически помещаться в список ожидания. Это ты можешь сделать вручную под опцией «Редактировать заявки на участие».
У тебя есть возможность запросить от заявителей мотивационный текст. Соответствующее текстовое поле ты можешь использовать, например, для формулировки вопросов в адрес заявителей, на которые они затем должны ответить.
Здесь можно предлагать дополнительные опции, которые могут выбрать участники. Этот вариант особенно целесообразен для конференций, где участники физически присутствуют на ней. Например, в этой рубрике можно указать, что необходимо вегетарианское питание или проживание.
Если ты поставишь галочку на «Выбор воркшопа», участникам будет показан список всех мероприятий, уже созданных в семинарских помещениях (воркшопах). Участники могут выбрать те из них, которые их интересуют. Эта опция имеет значение только для организаторов, чтобы лучше планировать размер групп, участвующих в семинарах.
В качестве последнего шага ты можешь определить условия участия, с которыми должны согласиться все участники перед тем, как отправить заявку.
Под вкладкой «Редактировать заявки на участие» собираются все заявки, которые уже поступили от участников конференции. Здесь ты можешь ознакомиться с индивидуальной информацией заявителей и принять или отклонить заявки либо занести их в список ожидания. Однако соответствующие решения можно в любое время отменить, так что тебе не надо беспокоиться о том, что ты кого-то окончательно исключил.
Список ожидания не является автоматическим самоуправляемым списком, а, скорее статусом. В случае, если кто-то отказывается от участия в конференции, ты должен изменить статус другого лица со «Списка ожидания» на «Принять».
Предполагается, что в будущем появится возможность зачислять участников на определенные мероприятия в семинарских или дискуссионных помещениях. Однако на сегодня эта функция еще не работает и зачисления (пока еще) не имеют эффекта.
Чем бы были мероприятие, встреча или конференция без активного сообщества участников, школьников или членов? Поэтому подготовка виртуальной конференции также включает управление участниками и добавление участников, которых мы на нашей платформе называем членами.
На виртуальную конференцию на платформе DINA ты можешь как добавить уже зарегистрированных пользователей платформы, так и пригласить внешних участников через их электронные адреса. Кроме того, через микросайт конференции можно активировать простую форму, с помощью которой интересенты могут зарегистрироваться самостоятельно.
Но сначала мы познакомим тебя с различными ролями, которые присутствуют на виртуальной конференции. Каждая роль связана с определенными правами, которые обеспечивают различные возможности для интеракции с платформой или в рамках видеоконференций.
Администраторы имеют доступ ко всем настройкам конференции. Они могут изменять внешний вид конференции, создавать, редактировать и удалять помещения и мероприятия, управлять участниками; на всех видеоконференциях они наделены расширенными правами модераторов.
Во избежание нежелательных изменений рекомендуется ограничивать количество администраторов.
В процессе создания или редактирования конкретного мероприятия администраторы могут назначать презентующих. В результате презентующие обладают на видеоконференции соответствующего мероприятия расширенными правами модераторов. Во всех остальных помещениях и на всех остальных мероприятиях они наделены только обычными правами участников.
Если ты предполагаешь наделить одно лицо правами модератора для нескольких мероприятий, то тогда необходимо назначить его презентующим для каждого мероприятия в отдельности.
Участники не наделены правами на редактирование. Они могут заходить во все (отображаемые) помещения и участвовать в проводимых в них мероприятиях. Каждое лицо, добавляемое к конференции, сначала наделяется только правами участника. Администраторы могут повышать участников до статуса администраторов или назначать их на избранных мероприятиях презентующими.
Переводчики обеспечивают синхронный перевод на конференции. Так как им необходим доступ к технике, они должны назначаться на соответствующей конференции администраторами.
Для доступа к управлению участниками необходимо перейти со страницы администратора на вкладку «Участники».
Для приглашения участников на конференцию существует несколько вариантов. В этой связи мы в основном различаем:
Соответствующее лицо уже зарегистрировалось на платформе или же
оно хочет участвовать в конференции как внешнее лицо?
В последнем случае, с одной стороны, в процессе регистрации можно создать аккаунт DINA или же – над этим вариантом мы пока еще работаем – предоставить соответствующему лицу только временный доступ в рамках конференции.
В зависимости от того, включил ты или выключил форму заявки для участников в настройках конференции, опции, описанные ниже, носят разные названия. Мы сейчас опишем ситуацию с выключенной формой заявки.
Рассылка приглашений для тех, кто уже активно работает на платформе DINA, осуществляется очень просто. Если ты находишься в управлении участниками, то ты видишь там опцию «Пригласить зарегистрированных пользователей...» и число в скобках. Это число указывает на то, сколько пользователей платформы уже были приглашены, но пока не приняли приглашение. Теперь ты просто вводишь начало какого-нибудь имени в поле ввода и сразу же получишь предложения. Таким образом можно добавлять участников одного за другим. Соответствующая запись подтверждается нажатием на кнопку «Пригласить пользователей».
Небольшой совет: как только на первом месте отображается правильное имя, ты можешь нажать на клавишу Enter и сразу же ввести следующее имя. Это позволяет быстро вводить имена нескольких лиц и одновременно приглашать их на конференцию.
С помощью опции «Пригласить незарегистрированных пользователей» ты можешь приглашать внешних участников, которые в случае принятия приглашения должны непосредственно создать аккаунт DINA. Цифра в скобках указывает на то, сколько внешних пользователей уже были приглашены, но пока еще не зарегистрировались на DINA. Теперь кликни на кнопку «Пригласить людей».
В следующем окне просмотра ты можешь ввести в соответствующее поле один или несколько адресов электронной почты. Если их несколько, то тогда просто раздели их через запятую или используй для каждого из них отдельную строку. Пригласительное электронное письмо опционально можно дополнить личным сообщением. После подтверждения нажатием на кнопку «Пригласить» все приглашаемые лица получат электронное письмо с ссылкой для регистрации на DINA. После регистрации они сразу же будут добавлены к конференции в качестве участников.
Эта опция пока еще не работает.
Если интересенты подали «заявку на членство» или, другими словами, заявку на участие через микросайт соответствующей конференции, то тогда они появляются под закладкой «Заявки на членство». Здесь один из администраторов конференции может их принять или отклонить. После соответствующего решения все лица получают оповещение через колокольчик в правом верхнем углу платформы DINA и, если выбраны соответствующие настройки оповещения, также по электронной почте. Теперь принятые участники могут зайти на конференцию.
Под закладкой «Актуальные участники» отображаются все актуально принятые участники конференции. Рядом с именем на левой стороне находится символ электронной почты, которым открывается (Rocket)Chat с соответствующим участником через платформу DINA. Рядом с символом электронной почты указана роль соответствующего лица – администратор или член.
Если ты открываешь выпадающее меню какого-либо лица, то тогда налицо три опции:
Сообщить об оскорбительном контенте: если кто-то нарушил правила DINA, ты можешь нам об этом сообщить, а мы примем соответствующие меры.
Изменить роль: с помощью опций «В качестве члена» или «В качестве администратора» ты назначаешь соответствующее лицо членом или администратором конференции.
Удалить: с помощью этой опции лицо удаляется из конференции. Без новой заявки на участие оно не сможет участвовать в конференции.
