Классическим форматом мероприятия является лекция, также известная как основной доклад [keynote]. В этом случае участникам отводится роль слушателей. По своей процедуре этот формат достаточно близок к аналоговому сеттингу, в цифровом пространстве соответствующие контенты транслируются по стриму либо же выступающему в общем помещении отводится самая большая доля времени для выступления.

Настройки помещений и размер групп

Для основного доклада выбор помещения в конференц-центре определяется размером группы:

• Небольшие группы (<40 человек): все находятся в семинарском помещении. Микрофоны и, при необходимости, видеокамеры всех участников выключены, на экране видны только выступающие. Участники могут общаться друг с другом через Rocket-Chat или же – при желании – использовать функцию «поднять руку», чтобы заявиться на выступление и затем включить микрофоны через аудиотрек.

• Большие группы (>40 человек): создание сценического помещения, в которое транслируется стрим (видеопоток)

• . Участники находятся в этом сценическом помещении и могут общаться друг с другом и, при необходимости, с выступающим через Rocket Chat. Стрим выступающего транслируется из другого, создаваемого в этих целях семинарского помещения. Чтобы выступающий имел доступ к чату с участниками, он должен войти в их сценическое помещение на другой вкладке браузера или использовать приложение Rocket-Chat на смартфоне.

Реализация

Для старта мероприятия выступающий может показать презентационные слайды. Затем рекомендуется провести небольшой технический тест, чтобы убедиться в том, как слышно выступающего и видны ли его слайды, а участники могут дать обратную связь через чат. Перед лекцией следует кратко указать, как поступать с вопросами; отвечать на них рекомендуется, как и в реальном мире в конце выступления. Если выступающий и небольшое число участников находятся в общем семинарском помещении, то тогда группу можно попросить просигнализировать согласие с помощью сигнала «аплодисменты». Благодаря этому у выступающего не возникает впечатления, что он говорит в пустом помещении! Если же мы имеем дело со стримингом для больших групп, то тогда интерактив во время выступления не возможен. Вопросы, задаваемые в чате, читаются, как правило, только после выступления, так как выступающий в ходе лекции занят – он говорит.

Рекомендуемые технические настройки для основного доклада:

• Убедитесь, что выступающего видно и слышно (настройки микрофона/видео), что он наделен правом поделиться экран, чтобы он мог презентовать слайды.

• У всех участников, кроме выступающего, отключены микрофоны и видеокамеры, чтобы в центре внимания находился выступающий.

• Для возможной записи (по согласованию с выступающим): одновременно с началом основного доклада стартовать запись и прекратить ее непосредственно после доклада, чтобы сессия вопросов и ответов могла проходить в защищенном помещении.

Интерактивный минимум: вопросы и ответы (Q&A)

Особенно после фронтального основного доклада следует обеспечить возможность для вопросов, об чем следует объявить заранее. Сетап платформы DINA предусматривает следующие возможности для функции Q&A:

• Цифровой список заявившихся на выступление: BigBlueButton обеспечивает цифровое поднятие руки через символы статуса – в результате могут составляться списки заявившихся, которые зачитываются модератором. Опционально (при активации видеокамер) можно запросить физическую реакцию (поднятие руки перед экраном).

• Письменные вопросы/комментарии в чате: особенно в случае большой группы или в случае, когда не все участники могут использовать свои микрофоны/видеокамеры, рекомендуется задавать вопросы/давать комментарии через Rocket-Chat (в случае небольших групп также непосредственно в видео-чате). Выступающий или модератор могут прочитать сообщения вслух и затем отреагировать на них.

• Попкорн-стиль для небольших групп: попросите участников в зависимости от импульса включить микрофон в стиле «попкорн» и задать вопрос/дать комментарий в помещение.

Выбор формата Q&A – то есть позволить ли выступающему отвечать непосредственно на вопросы/комментарии по отдельности или же сначала собрать ряд комментариев от аудитории и ответить на них коллективно – является вопросом стиля.

Сложные темы требуют разных перспектив: в этих целях можно обеспечивать встречи экспертов, которые будут делиться своими знаниями между собой и с участниками. Но UX Fishbowl также позволяет интегрировать голоса участников и превращает их в активных архитекторов этого формата обмена!

Сетап помещений и размер групп

Для этого формата создается помещение BigBlueButton, где несколько человек могут ситуативно включать свои видеокамеры. Поэтому формат возможен только для групп до 40 участников – для еще больших групп формат UX Fishbowl все равно непригоден. Если готовится обмен между экспертами перед более масштабной аудиторией, то тогда, конечно, можно организовать «обычное панельное обсуждение», где приглашенные эксперты проведут дискуссию, которая будет транслироваться аудитории в другом помещении. Техническая реализация соответствует формату основного доклада, только с несколькими выступающими, образующими панель.

Реализация

Формат UX Fishbowl, основывающийся на аналоговом UX Fishbowl от Liberating Structures – это особый fishbowl [аквариум]: он предоставляет интерактивную возможность для быстрого и перманентного вовлечения участников в экспертную дискуссию. В отличие от классического fishbowl, где в аналоговом помещении один из стульев часто остается свободным, который участники могут занять спонтанно, чтобы присоединиться к дискуссии, в нашем случае происходит смена между панельной дискуссией и интеракцией участников. Эта смена должна объявляться модератором в начале формата, равно как и объявляется право модератора прерывать выступления монологового характера.

На первый взгляд этот формат может показаться сложным, но при правильном управлении – очень важно: участников дискуссии необходимо заранее проинструктировать о том, что это не классическая панельная дискуссия – он может обеспечить живой и аутентичный обмен. В этих целях рекомендуется сначала визуализировать внутренний круг (участники панельной дискуссии) и внешний круг (участники/гости) и объявить это в модерировании. Модератор всегда следит за временем. Время делится попеременно на время для выступлений со стороны внутреннего круга и на время для выступлений со стороны внешнего круга, причем по ходу мероприятия это время постоянно сокращается.

Для старта модератор задает вопрос (в идеальном случае вопрос, согласованный с панелистами), на который сначала реагируют панелисты – внутренний круг беседует, а все остальные слушают. В данной связи важно, чтобы время индивидуального выступления не превышало двух-трех минут – в цифровом мире монологи особенно изнурительны!

После того, как каждый панелист сформулировал свое вступительное заявление, активируется внешний круг: модератор объявляет, что сейчас все участники соберутся в составе малых групп в так называемых групповых помещениях; с помощью функции drag-and-drop можно назначать участникам соответствующие помещения. В этой связи важно разъяснить участникам, что они обязаны последовать приглашению в групповое помещение, основное помещение на данный момент пустует. Модератору рекомендуется выделить для участников панельной дискуссии отдельное помещение, где они могут беспрепятственно общаться между собой. Для панелистов в этом заключается особое преимущество – они могут беседовать в защищенном пространстве, и никто их не подслушивает.

Перед стартом групповых сессий модератор должен разъяснить, что примерно 4-5 человек (это число, при необходимости, можно скорректировать в зависимости от общего количества участников, программа обеспечивает создание до восьми групповых помещений) будут собраны в одно помещение для общения без модерирования. После дискуссий в малых группах соответствующие вопросы/комментарии доводятся до панелистов; рекомендуется назначить в малой группе одного участника, который затем озвучит их в основном помещении. Для группового обмена рекомендуется сформулировать ряд направляющих вопросов, например: «Обсудите на вашей малой группе то, что только что дискутировалось на панельной дискуссии: какой пункт был самым интересным? Чему вы удивились? Что нового вы услышали? Какие вопросы вам хотелось бы задать панелистам?» Направляющие вопросы можно, естественно, адаптировать к теме дискуссии.

Общение в малой группе должно длиться не менее 10, а в идеале 15 минут. Параллельно внешний круг (панелисты) общаются между собой.

После 10 или 15 минут необходимо закончить все малые группы и стартовать «набор голосов» в пленарном заседании: модератор просит малые группы озвучить вопросы/комментарии, после чего назначается еще одна дискуссия в составе внутреннего круга – модератор объявляет, что сначала комментарии будут собраны, а затем, после небольшого ряда выступлений со стороны аудитории, модератор зачитает все комментарии, после чего состоится следующий раунд обсуждения между панелистами.

Набирать голоса можно с помощью различных методов Q&A: попкорн-стиль, цифровой список выступающих, письменные вопросы/комментарии. Чтобы более глубоко ознакомиться с этими вариантами, посмотри описание Q&A в разделе «Основной доклад».

Затем модератор суммирует вопросы/комментарии внешнего круга и просит внутренний круг обсудить соответствующие пункты на дальнейшем дискуссионном раунде. В этих целях используется не классическая схема «вопрос-ответ»; панелисты вместе и вслух рефлексируют сказанное, в каковой связи также необходимо следить за временем (рекомендуются около 10 минут, в зависимости от накала дискуссии и побольше). Затем происходит очередная активизация внешнего круга в форме групповых помещений. В зависимости от желаемой продолжительности формата переходы между внутренним и внешним кругами можно совершать сколько угодно. Как минимум, внешний круг должен собираться два раза для внутреннего общения.

Технические рекомендации для цифрового fishbowl

• Оформление групповых помещений для внутреннего/внешнего круга: для того, чтобы панелисты во время активации аудитории могли общаться в защищенном помещении, необходимо назначить для них отдельное помещение. С помощью функции drag-and-drop все участники могут зачисляться в определенные помещения. Рекомендуется, чтобы это зачисление производил технический модератор, пока модератор разъясняет групповой обмен. Кроме того, можно использовать рандомизированную функцию, с помощью которой в дальнейшем панелисты перегруппировываются таким образом, что они попадают в свое собственное групповое помещение. Не рекомендуется использовать основное помещение для беспрепятственного общения панелистов, так как они там не одни – здесь все еще находятся модераторы и, кроме того, сюда также могут спонтанно войти участники мероприятия.

• Направляющие вопросы для активации внешнего круга: рекомендуется сформулировать эти вопросы в чате основного помещения, куда участники могут заглядывать, даже если они находятся в групповом помещении.

• Активация внешнего круга: внешний круг активируется несколько раз в форме дискуссий в малых группах в составе 4-5 участников. Следует учитывать, что максимальное число групповых помещений составляет восемь. Группы каждый раз формируются в другом составе, так что всегда необходимо предусмотреть одну-две минуты, чтобы участники могли кратко представиться перед тем, как вступить в тематическую дискуссию.

Общение в цифровом пространстве открывает множество возможностей: встречи, не зависящие от местоположения, преодоление границ, общение со многими людьми одновременно, все это может доставлять настоящее удовольствие!

Вместе с тем, провести успешное мероприятие, где в равной мере обеспечены и содержание, и развлекательный фактор, отнюдь непросто – равно как и в реальном мире. Однако в цифровом пространстве есть несколько особых приёмов, которые требуют внимания / не могут использоваться чисто интуитивно:

Чему следует уделять особое внимание в цифровом пространстве?

• Социальное взаимодействие не срабатывает само собой. Наверняка, нам всем хорошо известна следующая ситуация: вот заходишь на цифровую встречу, а все присутствующие либо молчат, как будто воды в рот набрали, либо возбужденно переговариваются, и никто не знает, с чего начать в такой ситуации. Ведь ты, собирающийся сейчас выступить, на какое-то время оказываешься в роли конферансье-одиночки, а это может оказывать на тебя серьезное давление.

  Следовательно, в цифровом пространстве необходимо модерировать даже непринужденную беседу.

• В цифровом пространстве продолжительность концентрации внимания короче, чем в реальном мире. Мероприятие, которое проходит целый день, утомительно и в реальном пространстве, а в цифровом пространстве его практически невозможно реализовать. Цифровые встречи утомляют; мозг постоянно ищет "нецифровые" сигналы; без перемещения (передвижения взгляда), смены помещения (смены картинки) день начинает казаться в три раза длиннее. Поэтому программу в цифровом пространстве необходимо укорачивать (например, пропуская изначально запланированные пункты программы) или растягивать программу на несколько дней. Цифровая программа должна включать достаточное количество перерывов, а небольшие упражнения - «энерджайзеры» должны нам время от времени напоминать, что мы люди, а не роботы, уставившиеся на экраны.

  Понять/почувствовать настроение в помещении тоже непросто. В реальном мире оно воспринимается достаточно хорошо – то есть тихо ли в помещении или шумно, наклоняют ли участники головы или слегка кивают: физические сигналы дают нам знать, как распределяется энергия в помещении. В цифровом пространстве, где отсутствует восприятие на уровне чувств, эта субтильная интерпретация является гораздо более сложной или даже невозможной. Для того, чтобы выяснить, какое настроение царит в данный момент, или для того, чтобы обеспечить хорошую атмосферу, нужны определенные моменты, позволяющие это сделать. «Энерджайзеры» расслабляют атмосферу, а согласованные жесты рук могут использоваться для того, чтобы просигнализировать готовность выступить или же необходимость провести спонтанный перерыв.

• Качественное модерирование на начальном этапе цифрового мероприятия – залог его успеха: общепризнанные «академические пятнадцать минут», которые в реальном мире могут быть немного растянуты, в цифровом пространстве пока еще не устоялись. Цифровые встречи, как правило, начинаются пунктуально, возможность для неформальных бесед должна быть отмечена в программе (например, в виде «цифрового завтрака» или «цифрового кофе-брейка») и обязательно должна модерироваться. Официальная программа должна начинаться с соглашения о формате коммуникации в ходе мероприятия (например, через чат, через прямое запрос на выступление...?). Следует также объявить, какая ответственность будет отведена самим участникам мероприятия: наряду с вопросом о кратких «паузах» (например, могут ли участники в любое время отлучиться, чтобы взять очередную чашку чая), это также касается вопроса о том, являются ли участники только слушателями или активными участниками конференции. Если вы хотите начать конференцию активным способом, рекомендуется начать, например, с так называемого «спонтанного нетворкинга» Impromptu Networking).

В следующих текстах мы расскажем тебе на конкретных форматах, как обеспечивается интересная, энергичная и максимально интерактивная конференция. Форматы отсортированы в соответствии с желаемой целью соответствующего элемента программы: от передачи знаний (обмен знаниями) до совместного генерирования результатов (коллаборация) и формирования сетей (нетворкинг) они дадут тебе вдохновение и руководство для проведения успешного цифрового мероприятия!

Добро пожаловать в цифровое руководство платформы DINA. На следующих страницах ты можешь ознакомиться почти со всеми возможностями, которые платформа DINA предлагает тебе для цифрового общения!

Мы разработали это руководство, чтобы обеспечить проведение качественных конференций в цифровом пространстве, которые основываются на инфраструктуре платформы DINA, ориентированной на основные потребности. Цель настоящего руководства – познакомить тебя с функциональными возможностями платформы DINA и показать, что она умеет. Технические возможности платформы подробно описаны в главе «»; краткий обзор ты найдешь под заголовком «».

Но поскольку технологиям еще далеко до создания хорошей конференции, в разделе "" мы предлагаем тебе различные варианты работы и обмена между людьми в цифровом пространстве. Конечно, напечатанный текст не может полностью заменить навыки опытного модератора, и чтобы опробовать новые форматы в новой цифровой среде, потребуется, по меньшей мере, некоторая смелость. Если ты не боишься экспериментов, если ты можешь настроить участников на совместный поиск, тогда полдела уже сделано, а все остальное – это обучение в процессе!

Представленные здесь форматы в основном рассчитаны на размер группы не более 40 участников. С одной стороны, это обусловлено техническими причинами, так как система BigBlueButton (программа для , которая используется в конференц-залах платформы DINA) достигает пропускной способности при одновременной потоковой передаче (максимум) 40 видеосигналов. С другой стороны, мы знаем, что чем масштабнее конференция, тем больше приходится работать над планированием и обслуживанием в ходе ее проведения. Мы верим в интерактивные форматы, которые приглашают всех участников принять активное участие в конференции. Выполнение этого обещания требует качественной модерации, а также непрерывного цикла обратной связи в режиме реального времени (через аудиодорожку или чат) - все это становится сложнее реализовать по мере увеличения количества участников. В результате хорошо спланированная конференция быстро превращается в комплексное мероприятие, где очень сложно обеспечить качественную работу и взаимодействие различных групп людей. Чтобы не перегружать ни команду исполнителей, ни участников, мы рекомендуем приглашать на мероприятие не более 40 человек в целом. Если ты предполагаешь проводить более масштабные мероприятия, обратись за профессиональной помощью: к betterplace lab, где было разработано данное руководство, или к организации Stiftung Bürgermut (или в другие организации – наверняка, такие организации есть и в твоей стране), которые предлагают консультативную помощь и сопровождение в ходе проведения мероприятий.

Данное руководство платформы DINA лицензировано в соответствии с Creative Commons License: атрибуция – некоммерческая – передача при равных условиях 4.0 International ().

Редакция: Катя Ягер и Ян-Филипп Вагнер (Betterplace Lab GmbH); Ангелика Валл, Янник Кнаак, Беньямин Вергиен и Беньямин Хольм (Фонд «Германо-Российский Молодежный Обмен»)

Графика и дизайн: Бьорн Шмитц

Фотографии: Майк Людеманн / Nashorn Filmhaus KG

Издатель: STIFTUNG DRJA, MITTELWEG 117b, 20149 HAMBURG /info@stiftung-drja.de (для партнеров портала)

Финансовая поддержка: Федеральное министерство по делам семьи, пожилых людей, женщин и молодежи Германии

Партнеры портала: ConAct – Координационный центр Германо-Израильских молодежных обменов; Центр по международной работе с молодежью Федеративной Республики Германия; Германо-Французское координационное бюро по молодежным обменам; Германо-Польское координационное бюро по молодежным обменам; Фонд «Германо-Российский Молодежный Обмен»; Tandem – Координационный центр Германо-Чешских молодежных обменов

Издание: Версия 1.0 20 марта 2021 г.

Настоящий мануал лицензирован под CC BY-NC-SA 4.0 .

Новая интернет-платформа DINA.international является результатом совместной инициативы профильных и финансирующих организаций в области европейской и международной молодежной работы. Основная идея объясняется просто и быстро: в мае 2020 года две молодёжные организации, три двухсторонних координационных бюро и организация «Центр по международной работе с молодежью Федеративной Республики Германия» сформировали рабочую группу для более качественного согласования своей деятельности в области цифровизации и развития новых форм совместной работы. Первым совместным проектом является создание платформы для проведения видеоконференций и проектного планирования, которая опирается на опыт платформ Projektwelt (Stiftung DRJA), TRIYOU (Германо-Польское координационное бюро по молодежным обменам), Tele-Tandem (Германо-Французское координационное бюро по молодежным обменам) и обеспечивает ее дальнейшее развитие, в том числе с учетом опыта пандемии. Платформа предлагает бесплатно, без рекламы и в соответствии с требованиями о защите персональных данных цифровые помещения. Таким образом, платформа DINA.international должна способствовать эффективной поддержке цифровой деятельности профильных и финансирующих организаций, а также молодежных организаций и школ, участвующих в обмене. Для решения данных целей платформа предлагает целый ряд инструментов. В результате совместного использования этих различных инструментов формируется техническая предпосылка для более плотных контактов между участниками обмена, для совершенствования сотрудничества между ними или с зарубежными партнерами, например, в связи с анализом методов и опыта, совместной обработкой тем или поиском участников или докладчиков и т. д. Доступ к платформе DINA.international можно получить через различные целевые веб-сайты профильных и финансирующих организаций; он будет поэтапно предоставляться всем участникам обмена.

На какой технологии базируется платформа DINA.international? Что за ней скрывается? DINA.international базируется на веб-инструментах берлинской компании «Wechange», на программном обеспечении с открытым исходным кодом «BigBlueButton» и на мессенджерском чате «ROCKET-CHAT». «Wechange» и, таким образом, DINA.international обеспечивает помещения для совместной работы.

Берлинская компания «Wechange» является участником движения за экологическую и социальную трансформацию; он выкладывает свой софт на так называемых «зеленых серверах», с соблюдением требований о защите персональных данных, с прозрачным финансированием, то есть без анализа данных. В число пользователей этой технологии входят движение «Fridays for Future» и платформы гражданского участия, которые используют ее в целях совместной работы или обмена результатами такой работы.

Пользуясь случаем, мы хотели бы поблагодарить betterplace lab за разработку первой версии руководства!

Желаем всем вам хорошо поработать с помощью и на платформы DINA.international!

Ваша команда платформы DINA

Как может выглядеть цифровая конференция на платформе DINA?

Ты пока еще не участвовал в цифровой конференции на платформе DINA? Тогда мы в этой главе расскажем, как это делается:

Как стартовать цифровое мероприятие с помощью платформы DINA?

Что такое (цифровое) помещение для мероприятий?

Цифровое помещение очень похоже на реальное помещение: в нем что-то происходит, оно может быть по-разному оборудовано (тип помещения). В контексте платформы DINA это – цифровые мероприятия, которые могут отличаться в зависимости от типа помещения. В рамках твоей конференции у каждого помещения есть собственный (веб-) сайт. Здесь объясняется, как создаются помещения:

Что вы понимаете под мероприятиями?

Для нас мероприятия – это всегда то, что происходит в помещении. В семинарском помещении это может быть видеоконференция, в помещении-кафетерии – цифровой столик, а в сценическом помещении – стрим канал YouТube. В помещении-лобби, в свою очередь, просто выкладывается информация о мероприятиях, которые проходят в других помещениях, то есть формируется программа. Под этой ссылкой ты можешь узнать, как создавать мероприятия:

Я пока еще не проводил масштабных мероприятий – как мне можно активировать и вдохновить участников?

Мы посвятили этой теме целую главу – посмотри ее:

Как работают видеоконференции в цифровом конференц-центре?

В цифровом конференц-центре платформы DINA используется видеотехнология «BigBlueButton». В этой главе мы собрали для тебя ряд наиболее важных функций:

Как мне презентовать мое мероприятие внешним пользователям?

Каждая цифровая конференция на платформе DINA имеет так называемый микросайт. На этом сайте у тебя есть возможность творчески проявить себя и предоставить всю информацию о твоем мероприятии. Кроме того, через микросайт на твое мероприятие могут зарегистрироваться все те, кто проявляет к нему интерес.

Нужен ли участникам цифровой конференции аккаунт на платформе DINA?

Пока еще участникам цифровой конференции на платформе DINA требуется аккаунт пользователя. Однако мы работаем над обеспечением доступа к цифровым мероприятиям без аккаунта. В будущем внешний пользователь, имеющий логин и пароль, будет получать временный доступ к конференции. Как только эта функция будет доступна, администратор конференции получит уведомление об этом.

Результативные встречи невозможны без открытого диалога. Доверительные отношения образуют основу качественного сотрудничества, чувство группы может генерировать результаты далеко за пределами конкретного мероприятия. Перед тем как приступить к контентной работе в рамках конференции, рекомендуется предусмотреть некоторое время для неформального, но структурированного знакомства; по ходу конференции следует использовать разминочные форматы, которые должны напоминать участникам о том, что работа доставляет удовольствие, что в ее интересах должна использоваться энергия межчеловеческой интеракции.

Коллективное обсуждение кейсов обеспечивает рассмотрение конкретного вопроса/конкретной проблемы («кейса») с использованием знаний всей группы. Поочередно каждому участнику предоставляется возможность обратиться к другим за помощью, для чего используются быстрые консультативные раунды, где два других участника незамедлительно реагируют на его вопрос. Пиринговый коучинг помогает находить пригодные для повседневной жизни решения, выявлять интересные паттерны и свежие подходы. Он является простым и эффективным способом, чтобы оказывать участникам дополнительную поддержку за рамками формализованных каналов коммуникации.

Сетап помещений и размеры групп

Для коллективного обсуждения кейсов группа в составе не менее трех участников должна находиться в групповом помещении (группа может состоять из четырех, но не меньше, чем из двух участников). Если предполагается обсудить несколько кейсов, то тогда группа должна оставаться вместе для смены ролей. В результате каждый участник попеременно выступает в роли докладчика по кейсу и в роли консультанта.

Реализация

Один из участников в качестве докладчика по кейсу излагает вопрос/проблему, другие участники выслушивают «кейс» и обсуждают его. В конце сессии докладчик делает контентные выводы и доводит их до консультантов. Затем роли меняются – докладчик выступает в роли консультанта, предыдущий консультант берет на себя роль докладчика и так далее. Попеременное подразделение участников на докладчиков и консультантов обеспечивает обсуждение нескольких кейсов и смену точек зрения – в одном случае участник просит совета, а в другом он помогает другим.

На обсуждение кейса отводится около 25 минут; процедура обсуждения состоит из четырех шагов:

1. Докладчик излагает кейс консультантам. Консультанты выключают микрофоны, внимательно слушают, и при необходимости, делают заметки. 5 минут

2. Консультанты задают уточняющие вопросы, на которые отвечает докладчик. 5 минут

3. Докладчик выключает микрофон. Консультанты обмениваются своими соображениями по данному кейсу. Докладчик внимательно слушает и, при необходимости, делает заметки. 10 минут

4. Докладчик опять включает микрофон, подводит итоги и реагирует на высказывания консультантов. 5 минут

Особенно в цифровом пространстве важно, чтобы мы постоянно помнили о том, что мы – люди, но не маленькие плитки на экране. Краткое упражнение на внимательность, которое заканчивается групповым моментом, способно творить чудеса в части уровня энергии в помещении и чувства взаимосвязанности, преодолевающего даже физические границы. Упражнение на embodiment может проводиться для старта дня или использоваться для разминки по ходу конференции; для успеха упражнения необходимо спокойное и аккуратное модерирование.

Сетап помещений и размеры группы

Этот формат лучше всего подходит для группы, которая может включать видеокамеры, то есть максимально для 40 участников. Все они находятся в семинарском помещении с видеоконференцией. Во время упражнения микрофоны следует выключить, в конце упражнения их можно опять включить для разбивки группы.

Реализация

Прежде чем приступить к упражнению, крайне важно адресовать участникам положительный посыл. Так как упражнение носит медитативный характер, необходимо четко тематизировать потенциальное внутреннее сопротивление и взять участников с собой в экспедицию: словосочетание «маленький эксперимент» может пробудить любопытство. Не менее важно подчеркнуть, что это упражнение не требует какого-либо предшествующего опыта. Участников следует заверить в том, что модератор хорошо проведет их через это упражнение, даже если временами все просто будут молчать. Если кто-то будет чувствовать себя дискомфортно, то тогда он может выключить видеокамеру. Сейчас участники могут полностью сосредоточиться на себе и ждать сюрпризов!

Упражнением можно управлять следующим образом; возможны собственные варианты. «Указания» рекомендуется произносить спокойным, ровным голосом, между отдельными шагами необходимо делать паузы продолжительностью в несколько секунд, во время которых просто царит тишина.

1. Пожалуйста, сядь поудобней

2. Сделай глубокий вдох и выдох. (2 раза)

3. Почувствуй, как сила тяжести тянет вниз твое тело, ноги, таз и т. д.

4. Теперь перенеси свое внимание в голову. Какие мысли у тебя возникают? (Подождать не менее 15 секунд)

5. Что ты чувствуешь в своем животе? Волнение, покой, напряжение, грусть, надежду? (Подождать не менее 15 секунд)

6. Еще раз сделай глубокий вдох и выдох и почувствуй все свое тело. (2 раза)

7. Спокойно перенеси свое внимание в помещение и открой глаза.

8. Посмотри, где ты находишься. Что тебе больше всего нравится в твоем окружении? Что может тебя отвлечь? (Подождать несколько секунд)

9. Теперь направь свой взгляд на экран и видеоизображения других участников (включи камеру, если необходимо). Посмотри, где находятся остальные участники. Где бы ты хотел сейчас быть?

10. Поднимись и встань перед камерой. Протяни руки влево и вправо. Ты касаешься рук других участников.

11. Сначала пожми правую руку, затем левую. Теперь все держатся за обе стороны. (Здесь можно сделать паузу или попросить участников произвести волнообразное движение).

12. В заключение все участники снова пожимают обе стороны одновременно и радуются тому, что мы проведем день вместе в этой группе (если есть согласие на фотосъемку, можно сделать скриншот, чтобы потом поделиться им).

13. Все снова присаживаются. Затем необходимо попросить участников коротко рассказать в пленуме о чувствах, которые у них вызвало упражнение. Это можно сделать в расслабленном формате «попкорн»: тот, кто ощущает какой-либо импульс, делится им с группой. Если никто ничем не хочет делиться, то это тоже нормально. В заключение поблагодари всех, кто принял участие в этой экспедиции!

World Café представляет собой метод поочередного обсуждения темы в группах в целях получения новых познаний. В аналоговом мире участники в установленное время совершают ротацию вокруг столов, в цифровом пространстве в этих целях могут создаваться «тематические помещения», каждое из которых оснащено проектным блокнотом DINA, который позволяет фиксировать дискуссию, чтобы новая группа тоже могла отрефлексировать результаты этой работы.

Настройка помещений и размеры групп

Для каждой темы/каждого аспекта, подлежащих обсуждению, создается отдельное «тематическое помещение» (функция «Групповые помещения»), которому присваивается соответствующее название. Для того, чтобы в тематических помещениях было более-менее равное количество участников, необходимо ограничить максимальное количество участников в помещениях – если группа переполнена, то тогда соответствующий участник должен зайти в другое тематическое помещение. Если же участник остается в одном и том же тематическом помещении, то тогда он, тем не менее, будет общаться с новыми собеседниками!

Реализация

Сначала следует подумать о том, какие темы или аспекты конкретной темы предполагается обсудить, чтобы определить, что будет обсуждаться в каждом тематическом помещении. Для каждого помещения можно назначить модератора, но и без модерирования дискуссия может быть интересной. Рекомендуется фиксировать все дискуссии в тематических помещениях в проектном блокноте DINA, предварительно назначив участника, который будет вести протокол.

Если обсуждение происходит без модерирования, то тогда наряду с протоколистом необходимо назначить участника, который будет следить за временем, в противном случае это является задачей модератора.

Для каждого тематического помещения должно отводиться не менее 15 минут – или 20, если это допускается графиком – на дискуссию. Если предполагается, что каждый участник должен принять участие в каждом тематическом помещении, то тогда необходимо создать четыре тематических помещения, в результате чего формат будет продолжаться 60-80 минут. Перед тем, как участники разойдутся по тематическим помещениям, эти помещения можно кратко представить, чтобы все были в курсе, какие темы/аспекты будут обсуждаться. Для того, чтобы обеспечить хорошую дискуссию, в частности, если она будет проходить без модерирования, рекомендуется заранее сформулировать по каждой теме/каждому аспекту ряд направляющих вопросов и зафиксировать их в проектном блокноте. Формат начинается с того, что все участники перемещаются из основного помещения в тематическое, где проводится обсуждение, после этого возвращаются в основное помещение, а затем снова переходят в новое тематическое помещение. В конце модератор может озвучить задокументированные результаты, сделать резюме и/или наметить последующие шаги.

Как мне создать первую цифровую конференцию?

Как мне создать виртуальные помещения в рамках конференции?

Как мне создавать мероприятиях в виртуальных помещениях?

Как мне пригласить участников на мою конференцию?

Как мне презентоваться «вовне»?

Какие функции предлагает интегрированная видеоконференция от DINA (BigBlueButton)?

На конференциях можно рассматривать темы с разных точек зрения и генерировать конкретные результаты. Если предполагается дальнейшая работа с результатами, то тогда необходимо обеспечить их документирование (например, через спаренный проект DINA в помещении результатов). Если предполагается, что параллельно с рабочим процессом группа будет вести записи, или что документация будет использоваться для визуальной поддержки процесса, то тогда можно использовать соответствующий коллаборативный инструмент, например, проектный блокнот DINA, который доступен участникам в режиме реального времени. До начала рабочей сессии рекомендуется определить и назначить участника, который будет протоколировать результаты, чтобы остальные члены группы могли полностью сосредоточиться на работу. Лучше всего определить до начала рабочей сессии, кто будет регистрировать результаты, и назначить ответственного за это лицо. Остальные члены группы могут затем полностью включиться в работу. Модератору рекомендуется обеспечить, чтобы все участники получили возможность высказаться – в зависимости от сеттинга можно попросить более тихих участников работать через чат, если они не желают выступать перед большой группой. Всегда подчеркивайте, что каждая точка зрения ценна и должна быть услышана!

Конференции являются прекрасной возможностью, чтобы собрать множество знаний, которые обычно распределены по разным головам, и эту возможность необходимо использовать! Для свежих импульсов можно пригласить больше экспертов, которые могут расширить или освежить наши собственные знания. Вместе с тем, интеллект участников мероприятия представляет собой огромный ресурс, который осваивается с помощью различных форматов форматов. При обмене знаниями важно всегда учитывать контекст участников и постоянно призывать их к активному участию. Активное обучение доставляет больше удовольствия и обеспечивает более высокие результаты!

Микросайт – это внешняя презентация твоей конференции. Он доступен любому через ссылку на конференцию, и является, так сказать, твоей большой цифровой вывеской. Поэтому он должен носить прежде всего информационный характер и стимулировать интерес к конференции/мероприятию. Кроме того, заинтересованные лица могут зарегистрироваться на конференцию через микросайт, в результате чего он также является элементом .

Редактирование микросайта

Страница администратора доступна только тебе как администратору конференции, она содержит все необходимые (технические) настройки. Изначально администратором является только создатель конференции, но через можно назначать дополнительных администраторов. На страницу администратора ты выходишь, кликнув на кнопку «Управлять конференцией» в окне просмотра конференции (справа). Ниже приведен краткий обзор различных секторов (вкладок) страницы администратора с ссылками на дополнительную информацию.

Меню конференции

В меню конференции находятся полезные ссылки, но, некоторые из них расположены под стрелкой "Страница конференции" (см. ниже).

Настройки

В разделе «Настройки» можно изменить основные настройки конференции. Например, название, описание и изображение/логотип мероприятия. Здесь также можно оформить микросайт, который отображается для лиц, не являющихся членами или участниками конференции, и которые, если они заинтересуются, могут зарегистрироваться с помощью соответствующей формы. Здесь также можно индивидуально настроить цвет фона конференции.

Редактирование условий участия

Условия участия - это вся дополнительная информация, которая запрашивается у участников в процессе заполнения заявки. Здесь ты определяешь, какая информация тебе необходима.

Управление конференц-помещениями

С помощью вкладки «Управление комнатой конференции» создаются новые помещения, редактируются или удаляются ранее созданные помещения, а также создаются новые мероприятия в специфических помещениях.

Управление мероприятиями конференции

В этом секторе отображается список уже запланированных мероприятий. Кликнув на желаемое мероприятие, ты можешь его редактировать. Если открыть выпадающее меню через стрелку вниз, здесь также можно удалить какое-либо мероприятие. Новые мероприятия можно добавлять через закладку «Управление комнатой конференции» или непосредственно из окна просмотра конференции.

Редактирование заявок на участие

Здесь находятся все заявки, уже поступившие от участников, которые ты можешь принимать, отклонять или помещать их в список ожидания.

Члены

В этом разделе ты можешь приглашать участников, принимать или отклонять заявки и назначать новых администраторов.

Электронные письма с напоминанием

Здесь ты можешь создавать для своих участников электронные письма-напоминания, которые будут им автоматически отправляться в определенное время перед мероприятием.

Деактивация конференции

Деактивированная конференция исчезает с платформы DINA. Тем не менее, ты можешь в любое время реактивировать ее в настройках своего профиля (Мой профиль --> Защищенный контент). Через эту ссылку ты выходишь прямо на страницу реактивации.

Реализация многоязычия

В актуальной версии DINA.international ты можешь отображать соответствующий контент (например, названия помещений, описания семинаров) на нескольких языках путем его ввода на нескольких языках подряд в одно и то же поле ввода. В ближайшее время планируется апдейт, который позволит дополнительно определять языковую версию для отображения соответствующего контента (названия, описания). Как только этот апдейт будет доступен, мы объявим об этом на платформе и опишем его здесь.

Выход

Каждая качественная конференция начинается с людей, которые являются ее участниками и, таким образом, ее архитекторами. В начале конференции рекомендуется пригласить участников познакомиться и рассказать друг другу о том, чем они в данный момент живут. Это необходимо для того, чтобы почувствовать группу, чтобы заложить основу для открытого разговора, генерирования идей и совместных результатов. В формате ImpromptuNetworking участники распределяются на рандомизированные небольшие группы для доверительного начала работы.

Сетап помещений и размеры групп

Для этого формата создается видеопомещение (например, мероприятие в семинарском помещении), в котором несколько участников могут ситуативно включать свои видеокамеры. Поэтому данный формат возможен только для групп численностью до 40 участников; если участников больше, то тогда группу необходимо разбить и отправить на несколько одновременных раундов знакомства. Когда группа возвращается со спонтанного общения в основное помещение, формат можно повторить и дополнить дальнейшими раундами общения.

Реализация

В формате ImpromptuNetworking участники могут собираться несколько раз подряд в разных групповых помещениях для спонтанного общения. Участники могут находиться в малых группах около 5 минут – желательно парами. Если количество групп не складывается, то тогда можно собрать три человека – или кто-то из организационной команды может принять участие в формате в качестве «джокера».

Рекомендуется начать с направляющего вопроса в адрес участников, чтобы завязать разговор, например:

• «Кто ты и что привело тебя сюда?» или

• «Кто ты и чего интересного ты ожидаешь от сегодняшнего дня?» или

• «Кто ты и что ты можешь/хочешь сделать сегодня?»

Такие вопросы всегда должны предусматривать простые и спонтанные ответы, потому что их цель – обеспечение хорошего диалога, но не контентного прогресса. Если в группе все уже знают друг друга и формат должен скорее использоваться для контентного нетворкинга, то тогда можно сформулировать другие вопросы, например: «На какой вопрос ты надеешься получить сегодня ответ?» или «Какую ключевую проблему ты хочешь сегодня тематизировать/решить?».

Чтобы время для выступлений внутри малой группы было распределено равномерно, рекомендуется структурировать поток беседы по времени: модератор может объявить, что сначала участнику № 1 отводится две минуты на выступление, потом участнику № 2 тоже две минуты, а затем они в течение одной минуты общаются друг с другом. Участникам перед стартом работы в брейкаут-помещениях необходимо разъяснить, что их сейчас рандомизированно распределят по малым помещениям без модератора, где они сами будут отвечать за диалог между собой. Участники должны сами организовать смену диалога, в этих целях рекомендуется, чтобы один из участников группы установил таймер мобильного телефона на звук. В случае проблем участники всегда должны иметь возможность вернуться в основное помещение, но только, если налицо действительно экстренная ситуация; в этом формате должны участвовать все!

Базовая структура

Ты можешь самостоятельно определить внешний вид твоей цифровой конференции, но чтобы ты получил представление о том, как устроен конференц-центр, мы покажем тебе это на примере. Цвета, тексты-описания, названия для помещений и мероприятий в рамках твоей собственной конференции ты определяешь по своему усмотрению. Кнопки настройки, которые можно увидеть в этом примере, изображаются только для администраторов конференции.

1. Название и описание конференции

2. Помещения

   2.1 Активное помещение

3. К настройкам / К странице администратора

4. Описание помещения

5. Мероприятия в активном помещении и опции

6. Окно чата (связанное с RocketChat – все сообщения, которыми ты здесь обмениваешься, также находятся в твоих диалогах через чат DINA).

Помещение с видеомероприятием

Если ты щелкнешь в семинарском помещении (воркшоп), дискуссионном помещении или помещении-кафетерии на конкретное мероприятие, то тогда в этом помещении открывается BigBlueButton. Если на этой видеоконференции присутствуют другие участники с активированной камерой, ты можешь общаться с ними при помощи аудио- и видео- связи. Дополнительную информацию об использовании BigBlueButton можно получить здесь.

1. Название мероприятия

2. Видеоконференция BigBlueButton

3. Открыть видеоконференцию в новой вкладке браузера

4. Увеличение видеоизображения (помещения на левой стороне удаляются с экрана, но могут быть восстановлены с помощью той же кнопки)

Кроме видеопомещений, здесь есть еще несколько других типов помещений – просто немного поиграй и разберись.

Открыть окно просмотра конференции

Существует два способа, чтобы открыть окно просмотра конференции:

• через страницу администратора конференции или

• через трехстрочное меню DINA.

Со страницы администратора через меню конференции и затем через закладку «Конференция» можно просто перейти к окну просмотра конференции.

В любое время также можно использовать трехстрочное меню DINA, чтобы открыть окно просмотра конференции:

Понятия, используемые в конференц-центре

Ты хочешь создать свое первое мероприятие с помощью платформы DINA? Тогда ты попал туда, куда надо! Даже если мы на следующих страницах будем говорить о конференции, твое мероприятие, конечно, может быть обменом, групповой встречей, конференцией, циклом лекций или чем-то совершенно другим.

В принципе этот процесс очень похож на создание группы на платформе DINA. Если ты это уже делал, то некоторые моменты покажутся тебе знакомыми.

Создать новую конференцию

Чтобы начать процесс создания конференции, кликни на символ плюса в правом верхнем углу панели меню DINA, выбери плитку "Конференция" и кликни на "Создать событие". Теперь ты будешь перенаправлен на страницу конфигурации, где ты можешь выполнить все основные настройки для твоего мероприятия. В дополнение к базовым настройкам отсюда можно напрямую заполнить микросайт конференции, но это также возможно будет сделать и позднее (так же как и редактирование настроек конференции).

Общие настройки

Название конференции

Заполнение названия конференции является обязательным, название видно всем участникам конференции и внешним пользователям через микросайт. Придумайте короткое и лаконичное название, которое как можно лучше опишет твою конференцию.

Время начала и окончания конференции

Время начала и окончания твоей конференции будет отображаться на микросайте и является основой для отправки напоминаний по электронной почте, если ты создал эту возможность.

Тип заявки на участие в конференции

Здесь ты можешь определить, необходимо ли лицам, заинтересовавшимся в твоей конференции, заполнять заявку на участие. Форму заявки ты можешь предварительно подготовить. Если ты считаешь, что заявка не нужна, то тогда не выбирай это поле.

Кроме того, ты можешь настроить конференцию таким образом, чтобы любой пользователь портала мог просто присоединиться к конференции. (Так как в результате этого неожиданно могут возникать большие группы, которые спонтанно желают принять участие в твоей конференции, мы рекомендуем делать это только в определенных случаях).

Отображения в календарях проекта или группах (необязательно)

Если конференция принадлежит к группе на платформе DINA или имеет отношение к определенным группам или проектам, ты можешь указать это здесь. Конференция будет отображаться в календарях соответствующих групп и проектов (например, возможен вариант, что ты выкладываешь конференцию, для которой ты пока еще ищешь участников, в форуме на DINA, или, например, если целевая группа организовалась или должна организоваться в определенной группе).

Описание и информация

Описание конференции очень важно для внешней презентации, потому что это первое, что увидят заинтересованные лица на микросайте. Поэтому тебе следует тщательного его оформить и предоставить всю необходимую о твоем мероприятии. Редактор описаний основан на языке разметки Markdown, которым ты будешь пользоваться очень интуитивно, как только ты попробуешь его использовать один раз, и поймешь, как с ним работать. Соответствующую информацию можно найти, например, здесь.

Контактная информация (необязательно)

Как можно связаться с ответственными за конференцию лицами? В этом поле можно внести ссылки, а также другую информацию, например, адрес, номер телефона, социальные сети и т. д. Внимание: эту информацию смогут читать посторонние лица. И в этом случае ты можешь использовать синтаксис Markdown, если тебе необходимо что-то особо выделить.

Цвет конференции (необязательно)

Ты можешь легко задать основной цвет твоей конференции в формате HTML. Например, ряд цветов в формате HTML можно найти на Википедии; или ты можешь просо выполнить поиск в Google по запросу «цвета html коды» и преобразовать нужный цвет.

Иконка (необязательно)

Иконка является, так сказать, логотипом твоей конференции и будет отображаться на микросайте и в поиске.

Изображение баннера (необязательно)

Баннер отображается на микросайте над названием группы. Поэтому рекомендуется выбрать широкий формат, чтобы изображение не обрезалось (1140 x 240 пикселей).

Веб-сайт (необязательно)

Возможно, у твоей конференции дополнительно есть собственный веб-сайт или, может быть, ты хочешь выложить ссылку на веб-сайт, где размещено объявление об этом мероприятии? Тогда ты можешь здесь разместить соответствующую ссылку, которая будет отображаться на микросайте.

Важные темы и ключевые слова (необязательно)

Здесь ты указываешь, какие общественные темы играют важную роль на твоем мероприятии, чтобы люди, интересующиеся определенными темами, могли проще найти конференцию в поиске и получить представление о ее содержании. С помощью ключевых слов можно сузить соответствующую тему. И темы, и ключевые слова отображаются на микросайте.

Место проведения конференции или адрес (необязательно)

Если конференцию можно соотнести с определенным местом (например, ты ведешь трансляцию из Берлина), то тогда это место можно указать здесь, а затем оно будет отображено на микросайте.

Смежные проекты/группы (необязательно)

Может быть, ты хочешь указать на дружественные проекты или группы, которые работают по аналогичной тематике, или же на свои собственные проекты и группы. Соответствующая информация будет отображаться на микросайте.

Партнер портала

Партнером портала является та организация на портале DINA, к которой «примерно» принадлежит твоя конференция, например, если конференция поддерживается определенным координационным бюро или, например, если она находится в определенном двустороннем контексте, то тогда ты указываешь на связь с этим партнером.

Видимость

Обеспечь видимость твоей конференции для общественности или только для определенных групп людей.

Теперь кликнув на значок «Сохранить» вы создадите конференцию. При желании до этого можно создать микросайт для конференции, прокрутив до верхней части формы и нажав на вкладку Микросайт. Но это также можно сделать и в последующем! В качестве следующего шага необходимо создать помещения для конференции.

Помещение результатов, как и помещение участников, не является помещением в прямом смысле слова. Поэтому здесь невозможно создавать мероприятия. Через помещение результатов можно связать (новый) проект на DINA с твоей конференцией, чтобы все участники имели доступ к нему. Так как это помещение, равно как и другие помещения, отображается в окне просмотра конференции, участники могут совместно работать над документами, загружать файлы в облако, создавать опросы или заполнять календарь проектов непосредственно из окружения конференции. Вот небольшой пример того, как может выглядеть интегрированный проект в окружении конференции:

Тебе, наверное, знакома следующая ситуация: ты уже несколько недель тому назад заявился на крутое мероприятие, и вдруг понимаешь: «Черт, я забыл о нем!». Чтобы этого не случилось с твоими участниками и чтобы увеличить посещаемость, платформа DINA предлагает тебе возможность рассылать автоматические письма-напоминания по электронной почте. Ты можешь предварительно сформулировать до трех писем-напоминаний, которые будут направлены участникам за неделю, за один день или за один час до начала мероприятия. Настройки для этого можно найти под вкладкой «Электронные письма с напоминанием» на странице администратора.

Для более масштабных мероприятий, где ты не знаешь всех участников или где тебе нужна определенная информация от участников, советуем активировать форму заявки в настройках конференции. Интересенты конференции должны заполнить ее, как только они зарегистрируются на конференцию через микросайт. После активации формы заявки и сохранения настроек на странице администратора появляются две новые вкладки:

• Редактировать условия участия

• Редактировать заявки (управлять заявками на участие)

Редактирование условий участия

За вкладкой «Редактировать условия участия» прячутся настройки формы заявки, которую участники конференции должны заполнить при регистрации.

Срок регистрации

Если ты укажешь здесь определенный период времени, то участники могут зарегистрироваться на конференцию только в течение этого периода. Ты в любое время можешь вернуться к настройкам и сократить или продлить этот период.

Максимальное число участников (не обязательно)

Ты можешь отобразить максимальное количество участников, которое будет указано на микросайте рядом с числом уже принятых участников.

Мотивационный текст для заявителей (опционально)

У тебя есть возможность запросить от заявителей мотивационный текст. Соответствующее текстовое поле ты можешь использовать, например, для формулировки вопросов в адрес заявителей, на которые они затем должны ответить.

Варианты участия (не обязательно)

Здесь можно предлагать дополнительные опции, которые могут выбрать участники. Этот вариант особенно целесообразен для конференций, где участники физически присутствуют на ней. Например, в этой рубрике можно указать, что необходимо вегетарианское питание или проживание.

Выбор семинара (не обязательно)

Если ты поставишь галочку на «Выбор воркшопа», участникам будет показан список всех мероприятий, уже созданных в семинарских помещениях (воркшопах). Участники могут выбрать те из них, которые их интересуют. Эта опция имеет значение только для организаторов, чтобы лучше планировать размер групп, участвующих в семинарах.

Условия участия

В качестве последнего шага ты можешь определить условия участия, с которыми должны согласиться все участники перед тем, как отправить заявку.

Редактирование заявок на участие

Под вкладкой «Редактировать заявки на участие» собираются все заявки, которые уже поступили от участников конференции. Здесь ты можешь ознакомиться с индивидуальной информацией заявителей и принять или отклонить заявки либо занести их в список ожидания. Однако соответствующие решения можно в любое время отменить, так что тебе не надо беспокоиться о том, что ты кого-то окончательно исключил.

Зачисление на семинары

Предполагается, что в будущем появится возможность зачислять участников на определенные мероприятия в семинарских или дискуссионных помещениях. Однако на сегодня эта функция еще не работает и зачисления (пока еще) не имеют эффекта.

Чем бы были мероприятие, встреча или конференция без активного сообщества участников, школьников или членов? Поэтому подготовка виртуальной конференции также включает управление участниками и добавление участников, которых мы на нашей платформе называем членами.

На виртуальную конференцию на платформе DINA ты можешь как добавить уже зарегистрированных пользователей платформы, так и пригласить внешних участников через их электронные адреса. Кроме того, через микросайт конференции можно активировать простую форму, с помощью которой интересенты могут зарегистрироваться самостоятельно.

Но сначала мы познакомим тебя с различными ролями, которые присутствуют на виртуальной конференции. Каждая роль связана с определенными правами, которые обеспечивают различные возможности для интеракции с платформой или в рамках видеоконференций.

Роли

Приглашение участников

Для доступа к управлению участниками необходимо перейти со страницы администратора на вкладку «Участники».

Для приглашения участников на конференцию существует несколько вариантов. В этой связи мы в основном различаем:

• Соответствующее лицо уже зарегистрировалось на платформе или же

• оно хочет участвовать в конференции как внешнее лицо?

В последнем случае, с одной стороны, в процессе регистрации можно создать аккаунт DINA или же – над этим вариантом мы пока еще работаем – предоставить соответствующему лицу только временный доступ в рамках конференции.

Приглашение пользователей платформы

Рассылка приглашений для тех, кто уже активно работает на платформе DINA, осуществляется очень просто. Если ты находишься в управлении участниками, то ты видишь там опцию «Пригласить зарегистрированных пользователей...» и число в скобках. Это число указывает на то, сколько пользователей платформы уже были приглашены, но пока не приняли приглашение. Теперь ты просто вводишь начало какого-нибудь имени в поле ввода и сразу же получишь предложения. Таким образом можно добавлять участников одного за другим. Соответствующая запись подтверждается нажатием на кнопку «Пригласить пользователей».

Приглашение внешних пользователей (с регистрацией на платформе DINA)

С помощью опции «Пригласить незарегистрированных пользователей» ты можешь приглашать внешних участников, которые в случае принятия приглашения должны непосредственно создать аккаунт DINA. Цифра в скобках указывает на то, сколько внешних пользователей уже были приглашены, но пока еще не зарегистрировались на DINA. Теперь кликни на кнопку «Пригласить людей».

В следующем окне просмотра ты можешь ввести в соответствующее поле один или несколько адресов электронной почты. Если их несколько, то тогда просто раздели их через запятую или используй для каждого из них отдельную строку. Пригласительное электронное письмо опционально можно дополнить личным сообщением. После подтверждения нажатием на кнопку «Пригласить» все приглашаемые лица получат электронное письмо с ссылкой для регистрации на DINA. После регистрации они сразу же будут добавлены к конференции в качестве участников.

Приглашение внешних пользователей (без регистрации на платформе DINA)

Эта опция пока еще не работает.

Управление заявками на членство

Если интересенты подали «заявку на членство» или, другими словами, заявку на участие через микросайт соответствующей конференции, то тогда они появляются под закладкой «Заявки на членство». Здесь один из администраторов конференции может их принять или отклонить. После соответствующего решения все лица получают оповещение через колокольчик в правом верхнем углу платформы DINA и, если выбраны соответствующие настройки оповещения, также по электронной почте. Теперь принятые участники могут зайти на конференцию.

Управление актуальными членами

Под закладкой «Актуальные участники» отображаются все актуально принятые участники конференции. Рядом с именем на левой стороне находится символ электронной почты, которым открывается (Rocket)Chat с соответствующим участником через платформу DINA. Рядом с символом электронной почты указана роль соответствующего лица – администратор или член.

Если ты открываешь выпадающее меню какого-либо лица, то тогда налицо три опции:

• Сообщить об оскорбительном контенте: если кто-то нарушил правила DINA, ты можешь нам об этом сообщить, а мы примем соответствующие меры.

• Изменить роль: с помощью опций «В качестве члена» или «В качестве администратора» ты назначаешь соответствующее лицо членом или администратором конференции.

• Удалить: с помощью этой опции лицо удаляется из конференции. Без новой заявки на участие оно не сможет участвовать в конференции.

Так называемые модераторы наделены в BigBlueButton особыми правами, которые отличают их от обычных участников. С помощью этих опций они могут управлять видеоконференцией и ее участниками.

В цифровом конференц-центре есть три способа, чтобы стать/быть модератором BBB:

• Все администраторы конференции автоматически являются модераторами всех видеоконференций.

• При создании мероприятий администраторы могут назначать отдельных участников модераторами конкретного мероприятия.

• Во время текущей видеоконференции модераторы могут назначать других участников модераторами (но только на время текущей видеоконференции).

В последующем мы кратко объясним, какими возможностями (для настроек) обладают модераторы на текущей видеоконференции.

Управление участниками

Принципиально существуют два способа управления участниками: первый касается конкретного человека, а второй имеет последствия для всех участников видеоконференции.

Первый вариант: кликнуть на участника в списке участников.

Открывается меню, в котором можно:

1. Начать приватный чат;

2. Сделать участника ведущим (участник вправе демонстрировать свой экран);

3. Повысить участника до статуса модератора (участник наделяется теми же правами, что и модератор);

4. Удалить участника из видеоконференции.

Второй вариант: открыть меню настройки рядом со списком участников.

Здесь можно:

1. сбрасывать иконки статуса всех участников и модераторов;

2. выключать микрофоны всех участников;

3. выключать микрофоны всех участников, кроме микрофона презентующего;

4. скачивать имена всех участников в виде текстового файла (.txt) (отсортированного как по имени, так и по фамилии);

5. ограничивать права участников (см. ниже, это не распространяется на модераторов).

Управление видеоконференцией

Три точки в правом верхнем углу - это меню, которое позволяет произвести общие настройки для видеоконференции и завершить конференцию (что, однако, не имеет устойчивого эффекта на платформе DINA, так как она вновь начнется, если кто-то желает присоединиться к конференции).

В глобальных настройках конференции BigBlueButton находятся прежде всего опции, облегчающие модерирование и управление. В случае крупных групп или сессий вопросов и ответов мы рекомендуем активировать хотя бы функцию «Всплывающие уведомления» для новых сообщений в чате и подключения участников конференции. Это позволяет сохранять ориентацию и помогает в работе с группой.

Во вкладке «Режим экономии данных» также предусмотрена возможность деактивации видеокамер и режима разделения экрана для всей конференции. Обычно эти настройки рекомендуется не использовать, но они могут быть полезными в случае проблем со связью.

Презентующий / Права на разблокировку экрана

BigBlueButton различает обычных участников, модераторов и презентующих. Проводить презентацию всегда может только одно лицо. Лицо, актуально наделенное этим правом, указывается с помощью маленького синего символа проектора на изображении соответствующего лица в списке участников. Одновременно модераторы могут самостоятельно наделять себя правом презентующего, кликнув на символ плюса в видеоокне. Этим правом они также могут наделять обычных участников, выбирая имя соответствующего лица в списке участников.

Презентующий имеет право разделить экран, а также создавать и анализировать опросы.

Для того, чтобы в конференц-помещении что-то происходило, нужны мероприятия. Мероприятия могут проводиться в разных помещениях или параллельно в одном и том же помещении. Например, в помещении-кафетерии могут находиться несколько виртуальных столиков – или же в одном семинарском помещении могут одновременно проводиться два семинара. Благодаря нашим виртуальным звуковым стенам вы не будете мешать друг другу, этого мы вам обещаем.

Мероприятия, как правило, связаны с функцией видеосвязи. Вместе с тем, не в каждом типе помещения можно создавать мероприятия, ведь в списке участников и в помещении результатов почти ничего не происходит. В лобби можно создавать мероприятия, но они служат только для заполнения пробелов в агенде и не имеют функции видеосвязи, например, если ты хочешь запланировать общий перерыв.

Добавление новых мероприятий

Для этого есть два способа. Если ты работаешь над созданием конференции как таковой, то тогда ты, скорее всего, уже находишься на странице администратора. Отсюда необходимо перейти на вкладку «Управление конференц-помещениями». Там ты увидишь справа перечень созданных помещений в последовательности присвоенных им порядковых номеров. Каждую запись можно развернуть справа с помощью стрелки вниз. В этом выпадающем меню, рядом с кнопками «Редактировать» и «Удалить», находится опция для создания нового мероприятия.

Во втором варианте используется окно просмотра конференции. Если ты находишься в конференц-помещении в качестве администратора, то тогда под описанием помещения ты увидишь кнопку для добавления новых мероприятий. Отсюда ты также можешь редактировать и удалять существующие мероприятия. В дальнейшем мы кратко опишем, какие настройки можно произвести при добавлении новых мероприятий. Как и в случае с помещениями, все настройки в последующем могут быть изменены.

Настройки мероприятий

Название

Название мероприятия должно отражать его содержание как можно более четко – по крайней мере тогда, когда речь идет о мероприятиях в семинарских помещениях. В помещении-кафетерии «столики», конечно, можно называть как заблагорассудится. Так, например, мероприятие можно назвать Лекция доктора Ивановой на тему российско-германских отношений или Групповая дискуссия о цифровой демократии и т. д. Твоя свобода безгранична.

Определить мероприятие как перерыв (опционально)

Ты также можешь определить мероприятие как перерыв. В этом случае оно не имеет функции видеосвязи и служит только для заполнения пробелов. Целесообразно присвоить ему соответственно название перерыв (на завтрак/обед).

Дата и время

Здесь ты определяешь время для проведения мероприятия. В зависимости от даты и времени мероприятия сортируются в конференц-центре и группируются по дням во вкладках. Мероприятия, проводимые актуально, специально выделяются для участников.

Описание (опционально)

В описании мероприятия можно кратко изложить его содержание, которое затем отображается в агенде и рядом с мероприятием в соответствующем помещении. Вместе с тем, лучше использовать опцию «Описание помещения», так как в обзоре мероприятий мало места для более длинных текстов.

Презентующие / Выступающие / Модераторы (опционально)

На мероприятиях часто присутствуют один или несколько презентующих или модераторов. Им могут понадобиться расширенные права на видеоконференции, например, возможность разделить экран, управлять участниками, создавать брейкаут-помещения или стартовать опросы. Через опции мероприятия ты можешь просто наделить участников конференции расширенными правами на соответствующее мероприятие. Для этого введи имя лица (имена лиц) в поле ввода и выберите его (их) из выпадающего списка.

Загрузка презентации (опционально)

Платформа DINA предлагает практическую опцию загрузки презентации перед мероприятием, которая демонстрируется участникам видеоконференции и которую по желанию также можно скачать. В качестве форматов могут использоваться PDF, изображения и файлы Office. Кроме того, презентующие или администраторы могут загружать презентации в ходе текущей видеоконференции.

После заполнения всех обязательных полей ты можешь сохранить мероприятие. Оно будет немедленно отображено в окне просмотра конференции в соответствующем помещении.

Редактирование мероприятия

Если ты хочешь в последующем изменить одну из настроек мероприятия, например, название, время или презентующего/презентующих, то и это можно сделать без проблем. Для этого есть два способа:

Из окна просмотра конференции ты заходишь в соответствующее помещение, где проводится (или уже состоялось либо состоится) мероприятие. В правом углу мероприятия ты увидишь небольшой символ карандаша, с помощью которого можно открыть страницу редактирования.

Если ты находишься на странице администратора, то сначала перейди на вкладку «Управление мероприятиями конференции». Здесь достаточно кликнуть на соответствующее мероприятие, чтобы открыть страницу редактирования.

Удаление мероприятия

Удаление мероприятия производится по аналогии с редактированием:

Из окна просмотра конференции ты заходишь в соответствующее помещение, где проводится (или уже состоялось либо состоится) мероприятие. В правом углу мероприятия ты увидишь небольшой символ мусорной корзины, с помощью которого можно удалить мероприятие.

Если ты находишься на странице администратора, то сначала перейди на вкладку «Управление мероприятиями конференции». Здесь достаточно открыть выпадающее меню рядом с событием, которое ты хочешь удалить, чтобы увидеть соответствующую кнопку.

Если представить себе конференцию в виде здания, то естественно, в нем должны быть помещения, где можно встречаться и проводить мероприятия. Для маленьких встреч, возможно, хватит и одного помещения, потому что вы и так находитесь в постоянном контакте. Однако, если вы хотите провести ряд параллельных мероприятий, то тогда, конечно, нужно создать (тематически) раздельные сектора. Например, можно создать, помещения для отдельных команд или групп, для (рабочих) тем или интересов. В дальнейшем мы тебе разъясним, как это "здание" наполнить помещениями.

Добавление новых помещений

Чтобы добавить новые помещения, сначала нужно перейти на страницу администратора конференции. После этого ты нажимаешь на вкладку «Управлять конференцией», далее необходимо нажать на «Страница конференции» далее «Управление комнатой конференции». В правом углу находится кнопка «Создать помещение» и список уже созданных помещений. После клика на «Создать» открывается меню опций для нового помещения. Некоторые из используемых в этом меню понятий, вероятнее всего не нуждаются в пояснениях, но, тем не менее, мы коротко продемонстрируем тебе, какие настройки можно производить при создании помещения.

Настройки помещения

Тип помещения

Каждое помещение на твоей конференции относится к определенному типу. Иными словами, оно имеет определенную базовую конфигурацию. Таким образом, каждому типу помещения присущи различные возможности и преимущества, которые показаны в следующей таблице:

Заголовок

Под заголовком понимается название помещения, которое будет отображаться для участников во время конференции. Оно может быть описательным, например, «Кафе» или «Аудитория», или метафорическим, например, «Пир на весь мир» или «Шалаш». Все зависит от твоего воображения.

Порядковый номер (Сортировка по индексам)

Сортировка по индексам - это порядковый номер помещения. Он определяет, где помещение отображается для участников, если считывать сверху вниз. Например, если ты хочешь, чтобы помещения изображались в последовательности: 1. информационный пункт, 2. пленум, 3. кафетерий, 4. список участников, то тогда помещения необходимо соответственно пронумеровать.

Описание (не обязательно)

Описание помещения появляется над мероприятиями, которые проводятся в помещении. Если название помещения уже само по себе понятно, то тогда от описания можно отказаться. Но описание можно использовать, например, для того, чтобы кратко представить отдельные мероприятия или заранее определить правила для дискуссии.

Видимость помещения и чата

И, в заключении, ты можешь определить, будет ли помещение отображаться для участников и будет ли находиться в их распоряжении окно чата, специфическое для данного помещения. Обе настройки можно изменить и после того, как ты создал и сохранил помещение.

После выполнения всех настроек помещение создается нажатием на кнопку «Сохранить». Теперь оно доступно непосредственно на странице конференции.

Редактирование помещений

Есть два способа редактирования существующих помещений. Первый способ заключается в использовании страницы администратора, где могут редактироваться все настройки конференции. Там необходимо кликнуть на закладку «Управление комнатой конференции» и выбрать нужное.

Во втором варианте используется окно просмотра конференции: администраторы могут, если они находятся в определенном помещении, напрямую редактировать помещения либо же создавать или редактировать новые мероприятия в этом же помещении. Кроме того, в самом нижнем левом углу окна просмотра конференции находится кнопка «Редакционная комната», с помощью которой можно выйти на управление помещениями (см. выше). В управлении помещениями можно вносить изменения во все вышеуказанные настройки, за исключением типа помещения. Они отображаются сразу же после сохранения.

Удаление помещений

Удаление помещения производится аналогично редактированию: на странице администратора необходимо выбрать вкладку «Управление комнатой конференции» и открыть выпадающее меню удаляемого помещения. Там находится кнопка для удаления.

Если ты в данный момент находишься в окне просмотра конференции, тогда просто зайди в соответствующее помещение и выбери в описании помещения кнопку «Удаленная комната».

Для ваших конференций/видеоконференций в рамках международного молодежного и школьного обмена платформа DINA.international предоставляет достаточное количество серверных ресурсов, которые можно легко забронировать с помощью формы. Это действует до тех пор, пока не будет опубликован автомат бронирования – инструмент, с помощью которого форма будет интегрирована в вашу страницу администратора в окне просмотра конференции на платформе DINA.international.

При создании и тестировании функций платформы DINA.international ваша конференция находится в пробном режиме, это значит, что небольшая команда с вашей стороны без каких-либо ограничений сможет протестировать все ее инструменты. Как только вы конкретно запланируете время проведения конференции, вам необходимо забронировать ресурсы для этой конференции как минимум за неделю до ее начала. Только в этом случае мы сможем обеспечить необходимые ресурсы для крупных групп.

Партнеры портала проверят, насколько возможно финансирование заявляемых конференций. Если в связи с этим вопросом наступят какие-либо изменения, то тогда мы своевременно проинформируем об этом всех пользователей платформы DINA.international.

Примечание: Видеотехнология, интегрированная на https:/ DINA.international, требует серверной мощности, которую операторы портала должны масштабировать в зависимости от количества участников и продолжительности конференции. В отличие от коммерческих провайдеров, которые предлагают эту услугу якобы «бесплатно», DINA не использует данные пользователей в коммерческих целях (например, для рекламы или чего-то подобного).

Модуль стриминга пока еще находится на стадии разработки, но предполагается, что он будет обеспечивать возможность внешней трансляции из видеоконференции BigBlueButton (например, на YouТube или Facebook, а также в другие помещения в конференц-центре платформы DINA).

Вам как организаторам конференции предстоит многое спланировать – у вас есть идея, вы готовите концепцию и программу, определяете вашу целевую группу и, и, и… Так как вы предполагаете провести свою конференцию на платформе DINA, мы хотим вам немного помочь, для этого мы разработали вот этот чек-лист. Он содержит важные пункты, которые вам необходимо проработать до начала конференции:

• Создай свою конференцию, спроектируй ее и, при необходимости, добавь ожидаемый результат. Важно: тщательно работай над микросайтом конференции, чтобы конференция была привлекательной для участников или могла вызвать интерес к проекту со стороны.

• Определи порядок регистрации участников на конференцию – с помощью простой или подробной формы заявки. Если тебе требуется более сложная регистрационная форма, то тогда ты, естественно, можешь использовать другие инструменты (например, от pretix.eu или другого провайдера форм).

• Проведи брифинг с участниками конференции, чтобы они без проблем ориентировались на платформе DINA. Дополнительную информацию см. под пунктом «Чек-лист для участников».

• Проведи брифинг с переводчиками, чтобы они без проблем ориентировались на платформе DINA. Дополнительную информацию см. под пунктом «Чек-лист для переводчиков».

• Забронируй необходимый объем серверных ресурсов бесплатно не менее чем за одну неделю до начала конференции.

• Назначь одно или несколько лиц из твоей команды техническим контактным лицом, с которыми во время конференции можно будет связаться в чате или по телефону, и заранее проинструктируй его.

На международных конференциях важно обеспечить не только качественное модерирование, но и перевод на разные языки, чтобы все понимали то, что произносится на разных языках. В этих целях платформа DINA предлагает функцию устного последовательного перевода, для которой, естественно, нужны переводчики. Вот несколько полезных советов для подготовки переводчиков:

• Для подключения к конференции используйте как можно более мощный персональный компьютер или ноутбук (с оперативной памятью не менее 4 GB, рекомендуется 8 GB).

• Используйте стабильное интернет-соединение со скоростью не менее 20 Mbit / сек (если возможно, подключитесь к локальной сети через кабель, вместо WiFi).

• Рекомендуем использовать последние версии бразуеров Firefox или Chrome. На данный момент кабина переводчика не может использоваться через браузер Safari.

• Используйте высококачественные гарнитуры.

• Перед конференцией проведите тест со всеми переводчикам, чтобы ознакомиться с условиями работы на платформе DINA и отрепетировать режим реальной работы.

• При необходимости откройте рядом с основным веб-помещением, где осуществляется перевод, дополнительное веб-помещение, где вы включите камеры, но держите микрофоны выключенными, чтобы вы могли видеть ваших коллег и общаться с ними.

• Во время текущей конференции необходимо обращать внимание, чтобы микрофон включался только тогда, когда вы хотите что-либо сказать. Во всех остальных случаях – во избежание фоновых шумов – ваш микрофон должен постоянно находиться в выключенном состоянии.

Платформа DINA призвана содействовать международным молодежным обменам и, следовательно, может использоваться на нескольких языках. Однако не только сама платформа поддерживает несколько языков – это также делает интегрированное решение для видеоконференций BigBlueButton (BBB). Правда, на сегодняшний день технология недостаточно развита, чтобы обеспечивать автоматический перевод устной речи, но ты можешь совсем просто работать с собственными переводчиками. В следующем разделе мы расскажем, как работает этот компонент и как он активируется.

Важное примечание: На конференциях, где будет работать устный перевод, важно иметь в виду, что их на платформе DINA.international (как и в реальной жизни) необходимо специально подготовить: Именно в отношении переводчиков мы рекомендуем заранее проверить и ознакомиться с функциями и интерфейсом программного обеспечения, чтобы избежать сбоев. Также нужно быть готовым к большей растерянности участников, , если они, например, не слышат звука или что-то не ладится, потому что используются не те браузеры или не были опробованы элементы управления…

• Настоятельно рекомендуется, чтобы переводчики во избежание шумов на заднем фоне использовали гарнитуру (без гарнитуры, собственно, работать невозможно).

• Не менее настоятельно рекомендуется иметь мощный интернет (желательно проводной, но не WiFi, мощность не менее 10 Mbit, лучше 20 Mbit, что тоже следует проверить заранее). Доступ через WiFi может работать, но он чувствителен к помехам, например, если соседи смотрят фильмы.

• Настоятельно рекомендуется использовать мощный компьютер с оперативной памятью не менее 4 GB, но лучше 8 GB.

• Переводчики должны быть знакомы с установками конференций на платформе DINA и протестировать соответствующие функции.

• Переводчики предпочитают иметь зрительный контакт со своими коллегами. Это возможно с помощью (скрытого, отдельного) видеопомещения, которое приглушено с обеих сторон. Альтернативно этот канал можно использовать и на других мессенджерах или видеоканалах.

Принцип функции перевода

Перевод на BBB работает таким образом:

• Модератор (или сами переводчики) устанавливает используемые для перевода языки.

• Работать переводчиком на платформе DINA может теоретически любой модератор. Для этого всего лишь необходимо выбрать целевой язык, на который будет осуществляться перевод.

• Участники могут выбрать язык, который они хотят слушать. Они также могут выбрать язык оригинала (Floor) без перевода (в случае выбора языка слышен звук перевода или звук оригинала на выбранном языке).

• Когда говорит переводчик, звук оригинала приглушается.

Активировать перевод

Через вкладку «Languages» модераторы могут добавить все языки, используемые на видеоконференции. Если требуется перевод только на один язык (например, потому что половина группы говорит на обоих языках), то достаточно выбрать один язык. Затем остается только нажать на кнопку «Start Translation», и все готово.

Для переводчиков: Какой язык я слышу?

Для того, чтобы работать переводчиком, соответствующее лицо должно обладать правами модератора на видеоконференции ВВВ. Оно может наделяться этими правами уже при создании мероприятия или же во время текущего мероприятия.

На панели опций под видеоизображениями все модераторы и участники видят кнопку «Доступные языки» ("Available Languages"). Здесь можно выбрать необходимый язык. Если выбирается язык оригинала, то тогда воспроизводится звук оригинала со всеми языками. Выбор языка возможен только после активации функции перевода, сами кнопки видны даже тогда, когда эта функция деактивирована.

Для переводчиков: на какой язык надо переводить?

Переводчики еще должны выбрать, на какой язык они должны переводить, то есть на каком языке они сами будут говорить. Это делается с помощью кнопки «Переводить на» (Interpret to) в правом углу. Если до этого уже был выбран прослушиваемый язык, то тогда он в этом меню отсутствует, равно как и наоборот.

Переводчики: говорить

У переводчиков есть собственная кнопка микрофона, которую они используют только тогда, когда они актуально переводят. Кнопка окрашена, равно как и кнопка «Переводить на» (Interpret to), она фиолетового цвета. Если этот микрофон активирован, то тогда голос переводчика слышен только для тех участников, которые выбрали соответствующий язык. Обычный микрофон может использоваться для того, чтобы говорящего могли слышать все участники пленума, в остальном он должен быть выключенным (выключенный микрофон = зачеркнутый микрофон). Микрофон переводчика также должен быть выключен, если он не используется.

Слушатели

Для слушателей все предельно просто: им нужно выбрать только тот язык, который они хотят слушать. Они могут сделать это, как и модераторы, с помощью синей кнопки «Глобус».

Видеозапись

В настоящее время функция видеозаписи еще не работает.

Сохранить чат и заметки

BigBlueButton предлагает возможность сохранить как общий чат, так и общие заметки. В публичном чате это делается через трехстрочное меню в правом верхнем углу окна чата.

Общие заметки можно скачать в различных форматах (например, PDF, Word, ODF, HTML) с помощью функции «Download».

Сохранить список участников

Список актуально присутствующих участников также можно скачать в текстовом файле. Это можно очень просто сделать через меню шестеренки рядом со списком участников.

Цифровой конференц-центр платформы DINA в качестве интегрированного решения для видеоконференций использует программу с открытым исходным кодом BigBlueButton, которая часто используется в школьном и университетском контекстах. Преимущество открытого исходного кода заключается, в частности, в его безопасности (прежде всего в части защиты персональных данных), так как он может быть открыто просмотрен и оптимизирован международными IT-специалистами. В интернете уже выложен целый ряд руководств по BigBlueButton, где всесторонне описаны его функции. Тем не менее, мы хотим рассказать на следующих страницах о некоторых фишках, которые заслуживают особого внимания.

1. Название мероприятия

2. Видеоконференция BigBlueButton

3. Открыть видеоконференцию в новой вкладке

4. Развернуть окно просмотра видеоизображения (оставшаяся часть окна просмотра конференции скрывается, видеоокно увеличивается. Эту функцию можно отменить с помощью той же кнопки)

Иногда есть необходимость отправить участников на отдельные видеоконференции для выполнения небольших командных задач, для знакомства или работы в интерактивных форматах. В целом ряде современных решений для проведения конференций эти отдельные видеопомещения называются брейкаут-помещениями. В качестве варианта представляется возможным создать помещение-кафетерий с несколькими виртуальными столиками и попросить участников распределиться по этим столикам. Недостаток данного варианта, однако, заключается в том, что участникам в этих целях придется покинуть текущую видеоконференцию и самостоятельно распределиться по столикам (вместе с тем, это отличный вариант для перерыва). Однако BigBlueButton уже предлагает встроенную функцию брейкаута, которая называется групповыми помещениями. Она обеспечивает как рандомное распределение, так и самостоятельное группирование участников. Администраторы и презентующие могут создавать такие групповые помещения в ходе текущей видеоконференции всего несколькими кликами мыши.

Создать групповые помещения

Чтобы создать брейкаут-помещение, тебе, при необходимости, следует сначала максимизировать видеоконференцию с помощью крестика со стрелкой в правом верхнем углу, чтобы увидеть все опции. Рядом со списком участников ты открываешь меню шестеренки и выбираешь опцию «Создать групповые помещения».

В следующем окне просмотра ты выбираешь количество помещений (до восьми) и период времени, по истечении которого помещения будут автоматически закрыты. Ты можешь распределить участников по помещениям рандомно или предоставить им возможность выбрать помещение самостоятельно. Кроме того, с помощью функции drag-and-drop (кликнуть, держать и передвигать) ты можешь перемещать участников между помещениями. Кликом на кнопку «Создать» помещения создаются, а с помощью кнопки «Закрыть» процесс прекращается.

Зайти в групповые помещения

После создания помещений все участники получают сообщение о том, что они могут зайти в помещение. В зависимости от настроек у них может быть или отсутствовать возможность выбора. Вместе с тем, никто не принуждается зайти в помещение, соответствующее сообщение можно проигнорировать через кнопку «Закрыть».

Но и после завершения первого призыва участники могут в последующем зайти в помещения через боковое меню. Администраторы или презентующие в любое время могут заходить во все помещения, даже если они были зачислены в определенное помещение.

Как только участник нажимает на кнопку «Присоединиться к комнате», открывается новое окно браузера с видеоконференцией BigBlueButton. Основная конференция остается открытой в первоначальном окне, но с выключенным звуком.

Работа в групповых помещениях

В групповых помещениях можно использовать большинство обычных функций BigBlueButton. Самое большое отличие, однако, состоит в том, что каждый присутствующий может присвоить себе статус презентующего и, таким образом, разделить экран. Это очень удобно, так как не в каждом групповом помещении требуется присутствие администратора.

Выход из групповых помещений

Участники могут в любое время принять решение о выходе из группового помещения. Для этого всего лишь необходимо закрыть соответствующее окно браузера.

Закрыть брейкаут-помещения / групповые помещения

Как правило, брейкаут-помещения закрываются по истечении настроенного времени. Однако модераторы могут закрывать помещения в принудительном порядке, нажав на кнопку «Завершить групповую работу во всех комнатах» на закладке «Комнаты для групповой работы».

Примечания

В процессе создания конференц-помещения ты можешь выбрать опцию «Показать чат». Если ты это сделаешь, помещение подключится к интегрированному в DINA программному обеспечению RocketChat, через которое ты можешь общаться с отдельными членами платформы DINA.international. Разница при его использовании в рамках конференции заключается в том, что все участники конференции – если в помещении включена функция чата – автоматически присоединяются к групповому чату конкретного помещения. Этот групповой чат затем отображается для участников справа в соответствующем помещении, но его также можно открыть через обычное меню сообщений вне конференции (символ письма в верхнем правом углу в строке меню DINA).

Успех видеоконференции зависит от взаимодействия всех участников. Поэтому, как и в случае очных мероприятий, важно обеспечивать возможности для выражения и коммуникации. BigBlueButton предлагает ряд инструментов, которые при правильном использовании могут способствовать интерактивному обмену.

Чат

BigBlueButton предлагает два вида чата: публичный и индивидуальный.

Публичный чат доступен уже в начале видеоконференции и может просматриваться и использоваться всеми участниками. Его можно использовать для того, чтобы задавать общие вопросы или направлять информацию всем участникам.

Индивидуальный чат открывается только после клика на одного из участников в списке участников и выбора опции «Начать приватный чат». Индивидуальные чаты могут читаться двумя участвующими сторонами; их можно использовать для быстрого согласования, например, между модераторами.

Символы статуса

Символы статуса могут использоваться для выражения различных эмоций в невербальной форме или при общении с другими участниками видеоконференции. Статус изменяется кликом сначала на собственное имя на вкладке «Участники», а затем кликом на кнопку «Установить статус». Изображение заменяется соответствующим статусом, который виден всем.

Общие заметки

Как публичный чат, так и общие заметки могут просматриваться и редактироваться всеми участниками. Отличие состоит в том, что отдельные заметки не могут соотноситься с конкретными лицами; для заметок используется простой HTML-редактор. С его помощью заметки можно лучше структурировать и стилистически модифицировать. Общие заметки хороши для совместного протокола или для фиксирования соображений и идей.

Опросы

Для простых голосований или тестов BigBlueButton имеет функцию опроса. Однако он позволяет задавать всегда только один вопрос одновременно (single-choice). BigBlueButton содержит ряд подготовленных опросов, кроме того, возможен и опрос с пятью самостоятельно выбранными ответами. После публикации опрос завершается, и все участники могут просмотреть его результаты.

Чтобы успешно принять участие в конференции на платформе DINA, мы предлагаем несколько полезных советов, которые помогут вам обеспечить оптимальные условия для участия в мероприятии:

• Подключитесь к конференции (если это возможно) с помощью персонального компьютера или ноутбука (не рекомендуется использовать смартфон или планшет).

• Используйте стабильное интернет-соединение (если возможно, подключитесь к локальной сети через кабель, вместо WiF).

• В настоящее время платформа DINA.international лучше всего работает с браузерами Firefox и Chrome, при использовании браузера Safari могут возникнуть проблемы (если в рамках конференция предусмотрен синхронный переводится, то в браузере Safari эта функция не работает на данный момент). Всегда рекомендуется использовать последнюю версию браузера.

• Используйте наушники или, желательно, гарнитуру, чтобы обеспечить наилучшее качество звука и избегать шумовых эффектов.

• Зарегистрируйтесь заранее, чтобы ознакомиться с платформой и ее функциями. В случае, если вы используете платформу DINA на своем рабочем месте, где ваши возможности для совершения настроек на компьютере и браузере ограничены, настоятельно рекомендуется провести заблаговременный тест всех функций.

• Платформа требует согласия на использование микрофона и видеокамеры. В зависимости от настроек браузера соответствующее окно может открываться в фоновом режиме. Поэтому проверьте, не открылось ли окно в фоновом режиме, если вы не можете разблокировать микрофон или видеокамеру.

• Используйте технический чекап в начале встречи, если таковой предлагается, для заблаговременного выявления и решения возможных проблем при использовании платформы DINA.international.