Jak utworzyć pokój pracy grupowej?
Czasem w celu wykonania drobnych zadań, poznania się lub w ramach interaktywnych formatów warto wysłać osoby uczestniczące na osobne wideokonferencje. W wielu aktualnie używanych narzędziach do wideokonferencji te osobne wideopokoje nazywane są breakoutroomami. Możliwym rozwiązaniem byłoby ustawienie kilku wirtualnych stolików w pokoju „Kawiarnia” i poproszenie grupy o zabranie przy nich miejsc. Jego wadą jest jednak to, że osoby uczestniczące musiałyby wtedy opuścić trwającą wideokonferencję oraz samodzielnie podzielić się na stoliki (skądinąd jest to świetny sposób na spędzenie przerwy). BigBlueButton oferuje jednak zaimplementowaną już funkcję pokoi, które na DINIE nazywane są „pokojami pracy grupowej”. BBB umożliwia zarówno przypadkowy, jak i kontrolowany podział na mniejsze grupy. Osoby administrujące lub prezentujące mogą za pomocą kilku kliknięć utworzyć takie pokoje podczas trwającej wideokonferencji.
Chcąc utworzyć pokoje pracy grupowej, musisz najpierw maksymalnie powiększyć okno wideokonferencji (np. za pomocą krzyżyka ze strzałkami w prawym górnym rogu), aby zobaczyć wszystkie dostępne opcje. Obok listy osób uczestniczących otwórz menu (symbol koła zębatego) i wybierz „Utwórz pokoje pracy grupowej”.
Na kolejnym widoku wybierasz liczbę pokoi (maksymalnie osiem), czas pracy w pokojach (po jego upływie pokoje zamkną się automatycznie) oraz sposób przyporządkowania poszczególnych osób do poszczególnych pokoi: przypadkowy (losowy), zaplanowany lub samodzielny (osoby uczestniczące same wybierają pokój, do którego się udadzą). Dodatkowo za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” (drag and drop) możesz przenosić poszczególne osoby pomiędzy pokojami. Klikając na przycisk „Utwórz” otwierasz pokoje, naciskając na „Zamknij” przerywasz tę procedurę.
Wybór przypadkowego podziału powoduje równomierne rozłożenie wszystkich osób uczestniczących w dostępnych pokojach. Osoby moderujące nie są automatycznie przypisywane do pokoi, lecz muszą w razie potrzeby zostać tam przeniesione manualnie.
Po utworzeniu pokoi (podgrup) osoby uczestniczące otrzymują wiadomość, że mogą dołączyć do danego pokoju. W zależności od ustawień mają w tym momencie wybór lub go nie mają. Nikt nie jest jednak zmuszany do udania się do danego pokoju – wiadomość tę można zignorować, klikając na przycisk „Zamknij”.
Osoby, które odrzuciły wezwanie do dołączenia do pokoju pracy grupowej (podgrupy), mogą przenieść się do niego później, korzystając z bocznego menu. Osoby z uprawnieniami administracyjnymi oraz do prezentacji mogą w każdym momencie dołączyć do każdego pokoju, nawet jeśli zostały wcześniej przypisane do innego pokoju.
Gdy dana osoba kliknie na „Dołącz do podgrupy”, otworzy się u niej nowe okno przeglądarki z wideokonferencją BigBlueButton. Główna konferencja pozostanie otwarta w dotychczasowym oknie, będzie jednak wyciszona.
Nie powinno się zamykać okna z główną wideokonferencją, gdyż obejmuje ono także pokoje konferencyjne DINY. Jeśli jednak zaistnieje taka sytuacja, wtedy należy ponownie otworzyć DINĘ. Pokoje pracy grupowej można zaś zamykać w dowolnym momencie (patrz niżej).
W pokojach pracy grupowej można korzystać z większości zwykłych funkcji dostępnych na BigBlueButton. Największa różnica polega jednak na tym, że każda obecna w nich osoba może przyznać sobie samodzielnie uprawnienia do prezentacji i tym samym udostępnić innym swój ekran. Jest to praktyczne rozwiązanie, dzięki któremu nie zawsze w każdym pokoju musi być obecna osoba administrująca.
Osoby uczestniczące mogą w każdym momencie opuścić dany pokój (podgrupę). W tym celu należy jedynie zamknąć właściwe okno przeglądarki.
W ten sam sposób po zamknięciu okna przeglądarki można ponownie dołączyć do swojego pokoju, korzystając z zakładki „Pokoje pracy grupowej”.
Pokoje pracy grupowej zamykają się zasadniczo automatycznie po upływie wyznaczonego czasu. Osoba moderująca konferencję może jednak zakończyć pracę w pokojach wcześniej, klikając na przycisk „Zakończ pracę we wszystkich podgrupach” w zakładce „Podgrupy”.
Po utworzeniu podgrup nie można już zmienić czasu ich trwania.
Czat i notatki z pokoi pracy grupowej są automatycznie przejmowane do głównego pokoju, to samo dzieje się w drugą stronę.
Nie można nagrać tego, co dzieje się w pokojach pracy grupowej.
Wszystkie osoby w podgrupie mają uprawnienia do moderacji, przy czym pierwsza osoba, która dołącza do pokoju, automatycznie otrzymuje uprawnienia prelegenta (tzn. może udostępnić innym swój ekran). Rolę tę może w razie potrzeby przekazać innym osobom.
Nie ma możliwości przygotowania pokoi pracy grupowej przed rozpoczęciem wideokonferencji, ponieważ otwierają się one zaraz po ich utworzeniu. Proces ich tworzenia przebiega jednak bardzo szybko i jest nieskomplikowany. Zadanie to może zostać przejęte przez osoby odpowiedzialne za wsparcie techniczne.
