Spotkania w przestrzeni cyfrowej stwarzają wiele szans, ponieważ są niezależne od miejsca, mogą pokonywać granice, może w nich jednocześnie uczestniczyć wiele osób i… po prostu sprawiają frajdę!

Nie można jednak – podobnie jak w przypadku spotkań analogowych – z góry założyć, że dane wydarzenie będzie udane pod względem merytorycznym i dobrej atmosfery. W przypadku spotkań online trzeba zwrócić szczególną uwagę na kilka kwestii, które nie są aż tak intuicyjne.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy spotkaniach online?

• Społeczna interakcja nie następuje samoistnie. Kto nie zna następujących sytuacji? Dołączasz do wirtualnego spotkania i albo wszyscy milczą, albo dyskutują tak zawzięcie, że nie bardzo wiesz, jak się włączyć do rozmowy. W końcu podczas własnej wypowiedzi każdy na moment staje się „solistą”, co może być bardzo stresujące. W wirtualnym świecie powinno się zatem moderować nawet luźne pogawędki.

• W wirtualnej rzeczywistości zdolność do koncentracji jest znacznie mniejsza. Całodniowa konferencja w wersji stacjonarnej potrafi być męcząca, w wersji online jest praktycznie niewykonalna. Wirtualne spotkania nużą, mózg stale szuka sygnałów, które w wirtualnej rzeczywistości nie nadchodzą, a dzień bez naturalnych momentów ruchu związanych np. ze zmianą pomieszczenia, i tym samym scenerii, wydaje się trzy razy dłuższy. Program realizowany cyfrowo musi być zwarty (np. poprzez rezygnację z początkowo zaplanowanych punktów programu) lub rozciągnięty w czasie (np. rozłożony na kilka dni). Musi zawierać wystarczającą liczbę przerw, a zastosowanie krótkich rozgrzewek typu icebreaker co i rusz ma nam przypominać, że jesteśmy ludźmi, a nie robotami wpatrzonymi w ekrany.

Platforma internetowa DINA.international powstała jako wspólna inicjatywa instytucji i organizacji eksperckich wspierających europejską i międzynarodową wymianę młodzieży. Jej genezę można wyjaśnić w prosty sposób: dwie dwunarodowe organizacje młodzieżowe, trzy bilateralne biura koordynacji oraz niemieckie federalne Biuro ds. Międzynarodowej Pracy z Młodzieżą IJAB utworzyły w maju 2020 roku grupę roboczą w celu lepszego skoordynowania prac w zakresie digitalizacji i wdrażania wspólnych działań. Pierwszym wspólnym projektem stało się stworzenie platformy, która umożliwi wideokonferencje oraz zarządzanie projektami. Bazuje ona na doświadczeniach platform Projektwelt (Fundacji Niemiecko-Rosyjska Wymiana Młodzieży / Stiftung Deutsch-Russicher Jugendaustuasch, DRJA), TRIYOU (Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży, PNWM) oraz Tele-Tandem (Francusko-Niemieckiej Wymiany Młodzieży, Deutsch-Französisches Jugendwerk, DFJW), a do jej rozbudowy przyczyniły się doświadczenia zebrane w czasie pandemii. Platforma bezpłatnie udostępnia wirtualne pokoje (sale seminaryjne), bez reklam i zgodnie z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych. DINA.international ma zatem za zadanie wspierać działalność organizacji i instytucji eksperckich wspierających międzynarodową wymianę młodzieży, jak również szkół i organizacji pozaszkolnych w obszarze cyfrowej wymiany młodzieży. W tym celu platforma udostępnia szereg narzędzi. Korzystanie z nich umożliwia osobom organizującym spotkania tworzenie nowych sieci kontaktów, a także ułatwia współpracę między organizacjami partnerskimi, także z zagranicy. Może pomóc m.in. przy okazji analizy metod i doświadczeń, podczas wspólnego opracowywania tematów lub w poszukiwaniu osób uczestniczących oraz referentek i referentów. Platforma DINA.international jest dostępna z poziomu stron internetowych organizacji i instytucji zaangażowanych w międzynarodową wymianę młodzieży.

Na jakich rozwiązaniach technicznych oparta jest DINA.international? Co się za nimi kryje? DINA.international bazuje na narzędziu internetowym Berlińskiej Spółdzielni „Wechange”, otwartym oprogramowaniu (open source) „BigBlueButton” oraz komunikatorze do czatu „ROCKET-CHAT”. „Wechange”, a tym samym DINA.international, udostępnia pomieszczenia do pracy zespołowej. „Wechange” jest podmiotem reprezentującym zmiany ekologiczno-społeczne, udostępniającym oprogramowanie zlokalizowane na „ekologicznym serwerze”, sprawdzone pod kątem ochrony danych osobowych oraz transparencji finansowej (tzn. nie analizujece danych). Technikę tę wykorzystują m.in. Młodzieżowy Strajk Klimatyczny (Fridays for Future) oraz platformy ruchów obywatelskich, by ze sobą współpracować lub dzielić się swoimi poglądami i doświadczeniami.

W tym miejscu dziękujemy betterplace lab za przygotowanie pierwszej wersji podręcznika!

Życzymy wszystkim udanego korzystania z platformy DINA.international!

Zespół DINA.international

Jak może wyglądać wirtualna konferencja na platformie DINA?

Jeszcze nigdy nie uczestniczyłaś/uczestniczyłeś w wirtualnej konferencji na platformie DINA? Przejdź do następującego rozdziału i zapoznaj się z tą funkcją:

Jak rozpocząć wirtualną konferencję z DINĄ?

Czym jest wirtualna sala konferencyjna?

Wirtualny pokój przypomina trochę analogowe pomieszczenie: odbywa się w nim jakieś wydarzenie, które wymaga różnego wyposażenia. W przypadku DINY „pokój” to pomieszczenie zawierające wyposażenie potrzebne do realizacji konkretnego wydarzenia online. Twoja konferencja składa się więc z różnych pokoi, które mają własne podstrony. Tutaj dowiesz się, jak utworzyć pokoje:

Co to jest „wydarzenie”?

Wydarzeniem na DINIE jest to, co odbywa się w wybranym pokoju. W pokoju „Warsztaty” może to być wideokonferencja, w pokoju „Kawiarnia” – wirtualny stolik, a w pokoju „Scena” – transmisja z YouTube. W pokoju „Lobby” wyświetlana jest (jak na tablicy ogłoszeń) lista wszystkich wydarzeń odbywających się w pozostałych pokojach, czyli program konferencji. Tutaj znajdziesz informacje na temat tworzenia wydarzeń:

Jeszcze nigdy nie organizowałam/organizowałem dużego eventu, jak mogę zaktywizować i zachęcić osoby do uczestnictwa w nim?

Temu zagadnieniu poświęciliśmy cały rozdział i opisaliśmy w nim różne metody i inspirujące pomysły. Zajrzyj do niego:

Jak działają wideokonferencje w wirtualnym centrum konferencyjnym?

Wirtualne centrum konferencyjne DINA wykorzystuje internetowy system wideokonferencyjny BigBlueButton. Kilka jego najważniejszych funkcji zestawiliśmy w następującym rozdziale:

Jak mogę innym osobom zaprezentować swoją konferencję?

Na DINIE każda wirtualna konferencja posiada swoją tzw. mikrostronę. Możesz popuścić na niej wodze swojej kreatywności i zebrać na niej wszystkie informacje o Twojej konferencji. Poza tym to właśnie za pośrednictwem tej strony osoby zainteresowane będą mogły zgłosić chęć udziału w Twoim wydarzeniu.

Czy osoby uczestniczące w wirtualnych konferencjach muszą mieć własne konto na DINIE?

Obecnie wszystkie osoby uczestniczące w wirtualnych konferencjach muszą posiadać konto na platformie DINA. Jednakże pracujemy nad tym, by w przyszłości umożliwić dostęp do wirtualnych eventów bez konieczności posiadania konta. Wtedy osoby z zewnątrz otrzymają specjalny login i hasło umożliwiające im tymczasowy dostęp do danej konferencji. Jak tylko funkcja ta będzie dostępna, osoby administrujące konferencją zobaczą ją w ustawieniach konferencji.

Serdecznie witamy w cyfrowym podręczniku platformy DINA. Dowiesz się w nim (prawie) wszystkiego o możliwościach DINY w zakresie wirtualnej wymiany międzynarodowej!

Napisaliśmy ten podręcznik, by pomóc Ci w organizacji i przeprowadzeniu dobrych konferencji online, które w przypadku platformy DINA bazują na infrastrukturze opartej na wartościach. Podręcznik ten przeprowadzi Cię przez różne funkcjonalności platformy oraz wskaże Ci jej możliwości. Rozwiązania techniczne platformy DINA szczegółowo opisaliśmy w rozdziale „Funkcjonalności”, a ich hasłowe zestawienie znajdziesz w rozdziale „Najczęściej zadawane pytania” (FAQ).

Ponieważ wiemy, że dobre wyposażenie techniczne nie gwarantuje od razu sukcesu konferencji, w rozdziale „Formaty” zebraliśmy inspiracje dotyczące tego, jak spotykać się w wirtualnym świecie oraz jak tworzyć energiczne i wartościowe merytorycznie projekty wymian. Tekst pisany nie zastąpi oczywiście naturalnej lekkości moderacji. Potrzebna jest też odrobina odwagi do wypróbowywania nowych formatów w wirtualnym środowisku. Jednak dzięki otwartości na eksperymentowanie i właściwemu ukierunkowaniu osób uczestniczących na wspólne odkrywanie można stworzyć najważniejsze podstawy wirtualnych wydarzeń – reszta to już nauka w praktyce! Opisane w podręczniku formaty stanowią w większości wydarzenia przewidziane dla grupy do maksymalnie 40 osób uczestniczących. Ograniczenie to wynika z jednej strony z uwarunkowań technicznych, gdyż zastosowane na DINIE narzędzie do wideokonferencji – BigBlueButton – osiąga granice swoich możliwości przesyłowych przy maksymalnie 40 równocześnie włączonych kamerkach wideo. Z drugiej strony wiemy, że im większa konferencja, tym większy nakład pracy trzeba włożyć w jej zaplanowanie i nadzorowanie jej przebiegu. Wierzymy w aktywizujące formaty, które zachęcą wszystkie osoby uczestniczące do zaangażowania się we współkształtowanie danego spotkania. Spełnienie tej obietnicy wymaga dobrej moderacji oraz możliwości ciągłego przyjmowania informacji zwrotnej (za pomocą dźwięku/głosu lub czatu) – im większa grupa docelowa, tym bardziej skomplikowany to zabieg. W ten sposób dobrze zaplanowana konferencja może szybko przerodzić się w kompleksowe wydarzenie, podczas którego dużym wyzwaniem stanie się udostępnienie przestrzeni dla wszystkich osób uczestniczących. Tak więc, by nie obciążać zarówno zespołu prowadzącego, jak i uczestniczek i uczestników, zalecamy, by nie przekraczać liczby 40 osób uczestniczących w danym wydarzeniu. Jeśli planujesz większe imprezy, skorzystaj z profesjonalnej pomocy organizacji, które oferują doradztwo i pomoc w realizacji tego typu wydarzeń, np. think tanku betterplace lab (który stworzył niniejszy podręcznik) lub Fundacji Stiftung Bürgermut.

Podręcznik DINA objęty jest licencją Creative Commons: Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne-Na tych samych warunkach 4.0 Międzynarodowe (CC BY-NC-SA 4.0).

Konferencje stanowią świetną okazję do zebrania ogromu wiedzy, która zwykle jest rozsiana po wielu głowach! Trzeba z niej skorzystać! Chcąc pozyskać świeże impulsy, można zaprosić osoby z zewnątrz, które poszerzą lub odświeżą naszą wiedzę. Jednak przede wszystkim ogromnym źródłem wiedzy jest inteligencja drzemiąca w grupie, którą można uwolnić za pomocą właściwych metod. Podczas przekazywania wiedzy ważne jest, by zawsze pamiętać o kontekście, z którego wywodzą się osoby uczestniczące i stale zachęcać je do aktywnego włączania się w przebieg spotkania. Aktywizująca nauka daje satysfakcję i pozwala wypracować lepsze rezultaty.

Redakcja: Katja Jäger i Jan-Philipp Wagner (Betterplace Lab GmbH) Angelika Wall, Jannik Knaack, Benjamin Vergien i Benjamin Holm (Fundacja DRJA)

Grafika/Design: Björn Schmitz

Zdjęcia: Maik Lüdemann / Nashorn Filmhaus KG

Wydawca: STIFTUNG DRJA, MITTELWEG 117b, 20149 HAMBURG /info@stiftung-drja.de (dla partnerów portalu)

Finansowanie projektu: Niemieckie Federalne Ministerstwo ds. Rodziny, Seniorów, Kobiet i Młodzieży

Partnerzy portalu: ConAct – Centrum Koordynacji Izraelsko-Niemieckiej Wymiany Młodzieży IJAB – Biuro ds. Międzynarodowej Pracy z Młodzieżą Republiki Federalnej Niemiec OFAJ – Francusko-Niemiecka Współpraca Młodzieży PNWM – Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży DRJA – Rosyjsko-Niemiecka Wymiana Młodzieży Tandem – Centrum Koordynacji Czesko-Niemieckiej Wymiany Młodzieży

Wydanie: Wersja 1.0 20.03.2021

Podręcznik podlega licencji CC BY-NC-SA 4.0

Klasykiem wśród metod stosowanych podczas publicznych eventów online jest (mini)wykład (ang. keynote). Osoby uczestniczące przyjmują tu receptywną rolę, czyli słuchają. Przebieg takiego wykładu jest bardzo zbliżony do analogowego odpowiednika: treści są albo transmitowane, albo osoba wygłaszająca wykład otrzymuje określony czas na swoją wypowiedź.

Konfiguracja przestrzeni i wielkość grupy

W przypadku wykładu należy zdecydować, z którego pokoju wirtualnego centrum konferencyjnego DINA skorzystać, biorąc pod uwagę liczebność grupy

• przy mniejszych grupach (<40 osób): wszyscy znajdują się w jednym pokoju „”. Osoby uczestniczące mają wyłączone mikrofony i ewentualnie także kamerki, widoczni są jedynie prelegenci lub prelegentki. Wszyscy mogą się ze sobą komunikować za pomocą Rocket.Chat lub – jeśli tak zostało ustalone – zgłaszać chęć zabrania głosu poprzez funkcję podnoszenia ręki, a następnie wypowiedzieć się, włączając mikrofon,

• przy większych grupach (>40 osób): zaleca się utworzenie pokoju „”, w którym będzie transmitowany wykład. W takiej sytuacji osoby uczestniczące znajdują się w pokoju „Scena” i mogą się ze sobą komunikować (ewentualnie także z prelegentem lub prelegentką) za pomocą Rocket.Chat, natomiast osoba wygłaszająca wykład transmituje swoją wypowiedź z innego pokoju („Warsztaty”), który został w tym celu utworzony. By prelegent lub prelegentka mieli dostęp do czatu z osobami uczestniczącymi muszą otworzyć pokój „Scena” w dodatkowym oknie przeglądarki lub korzystać z aplikacji Rocket.Chat na telefonie.

Realizacja

Osoba wygłaszająca wykład może od samego początku wystąpienia wizualizować swoją wypowiedź, wyświetlając slajdy prezentacji. Warto wówczas wcześniej przeprowadzić krótki test techniczny i upewnić się, że osoby uczestniczące dobrze słyszą oraz widzą slajdy (informację zwrotną mogą przekazać na czacie). Zanim rozpocznie się sam wykład należy krótko wyjaśnić, kiedy będzie możliwość zadawania pytań. Podobnie jak na analogowych spotkaniach zaleca się, by czas na pytania i odpowiedzi poświęcić po zakończeniu właściwego wykładu. Jeśli grupa jest mała i wszyscy znajdują się w jednym pokoju („Warsztaty”), można zachęcić osoby uczestniczące do wyrażania aprobaty sygnałem oklasków. Takie rozwiązanie sprawi, że prelegent lub prelegentka nie będzie mieć wrażenia, że mówi do pustej przestrzeni! Jeśli w przypadku dużych grup wybrano rozwiązanie z transmisją w pokoju „Scena”, wówczas interakcja z publicznością podczas wykładu nie jest możliwa. Pytania zadawane na czacie prelegent lub prelegentka zobaczy z reguły dopiero po zakończeniu wykładu.

Zalecane ustawienia techniczne w przypadku wykładów:

• Należy się upewnić, że dobrze widać i słychać osobę wygłaszającą wykład (ustawienia mikrofonu i wideo) oraz że posiada ona uprawnienia do udostępniania swojego ekranu, by móc wyświetlać slajdy.

• Wszystkie pozostałe osoby (poza prelegentem lub prelegentką) mają wyciszone mikrofony i wyłączone kamerki, tak by cała uwaga skupiała się na wykładzie.

• W przypadku ewentualnego nagrywania (za zgodą osoby wygłaszającej wykład) należy je rozpocząć równo z początkiem wykładu i zakończyć zaraz po nim, tak by runda pytań i odpowiedzi mogła odbywać się w bezpiecznej dla wszystkich przestrzeni – bez nagrywania.

Interaktywne minimum: pytania i odpowiedzi

Szczególnie po zakończeniu frontalnego wykładu należy umożliwić osobom uczestniczącym zadawanie pytań i wcześniej zapowiedzieć taką możliwość. Na DINIE dostępne są następujące rozwiązania pozwalające zorganizować rundę pytań i odpowiedzi:

• Wirtualna lista zgłoszeń

  BigBlueButton daje możliwość wirtualnego podniesienia ręki za pomocą symbolu statusu (emotikony). W ten sposób automatycznie tworzy się lista kolejności zabierania głosu, którą odczytuje osoba moderująca. Opcjonalnie (przy włączonych kamerkach) można zachęcić osoby uczestniczące do fizycznej reakcji poprzez podniesienie ręki przed ekranem.

• Pytania pisemne/komentarze na czacie

  Szczególnie w przypadku większych grup lub gdy nie wszyscy mogą korzystać z mikrofonu/wideo, dobrym rozwiązaniem jest zadawanie pytań i komentowanie omawianych treści na czacie Rocket.Chat (w mniejszych grupach nawet bezpośrednio na czacie wideo). Osoba wygłaszająca wykład (lub moderująca) może odczytać te wypowiedzi i się do nich odnieść.

• Spontaniczne zgłoszenia w małej grupie (popcorn)

  Osoby uczestniczące mogą cały czas spontanicznie włączać mikrofony i zadawać pytania (komentować) na plenum (jak pękające ziarenka kukurydzy).

Warto ustalić wcześniej, czy osoba prowadząca wykład chce odpowiadać na pytania od razu po ich zadaniu, czy raczej osoba moderująca w czasie wykładu zbierze wypowiedzi z chatu, a prelegent lub prelegentka odniesie się do nich zbiorczo.

World Café (rozmowy w kawiarence) to metoda pozwalająca omówić wybrany temat w zmieniających się grupach, co prowadzi do nowych wniosków. W analogowym formacie osoby uczestniczące zmieniają w określonych momentach stoły. W wirtualnej przestrzeni można je odzwierciedlić, tworząc pokoje tematyczne, które będą każdorazowo wyposażone w DINA-Pady, tak by można było udokumentować wypracowane rezultaty i by każda nowa grupa mogła zapoznać się z tym, co zostało wcześniej omówione.

Konfiguracja przestrzeni i wielkość grupy

Dla każdego tematu (aspektu) tworzone są osobne pokoje tematyczne („Pokoje pracy grupowej”), które otrzymują odpowiednie nazwy. Należy ustalić maksymalną liczbę osób w danym pokoju, aby przy każdym wirtualnym stoliku znalazła się taka sama liczba osób uczestniczących. Jeśli dany pokój się zapełni, kolejna osoba, która spróbuje do niego wejść, będzie musiała znaleźć inny pokój.

Realizacja

Na początku należy się zastanowić, jakie tematy lub aspekty jakich tematów zostaną poddane dyskusji, by ustalić, czego będą dotyczyć rozmowy w danych pokojach tematycznych. W każdym pokoju można umieścić osobę moderującą, jednak także niemoderowana rozmowa może być ciekawa. Dyskusje z poszczególnych pokoi powinny być dokumentowane na DINA-Padzie – najlepiej na początku każdej rundy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za protokołowanie.

Jeśli dyskusja nie będzie moderowana, warto wyznaczyć na początku – poza osobą odpowiedzialną za protokołowanie – także osobę, która będzie pilnować czasu (w przeciwnym razie odpowiada za to osoba moderująca).

Każda runda dyskusyjna w pokoju pracy grupowej trwa 15 do 20 minut. Jeśli założenie jest takie, że każda osoba uczestnicząca ma wziąć udział w dyskusji w każdym pokoju, należy utworzyć cztery pokoje – wtedy taki format będzie trwać 60 do 80 minut. Zanim osoby uczestniczące udadzą się do pokoi, warto krótko przedstawić poszczególne tematy (zagadnienia), które zostaną poddane pod dyskusję. By ułatwić rozpoczęcie dyskusji – szczególnie, jeśli nie będzie ona moderowana – można wcześniej przygotować kilka szczegółowych pytań dotyczących omawianych tematów (zagadnień) i również umieścić je na DINA-Padzie. Rozmowy w kawiarence rozpoczynają się w momencie przejścia wszystkich osób uczestniczących z głównego pokoju (plenum) do pokojów tematycznych. Tam następuje dyskusja, po której wszyscy wracają do pokoju głównego, skąd przechodzą do kolejnego pokoju tematycznego. Jeśli ktoś po upływie czasu wyznaczonego na rozmowę pozostanie w tym samym pokoju, to w kolejnej rundzie będzie mógł przynajmniej porozmawiać z nowymi osobami! Na zakończenie osoba moderująca może spojrzeć na udokumentowane rezultaty, podsumować je i ewentualnie ustalić następne kroki.

Kompleksowe tematy wymagają szerszej perspektywy. W tym celu można zaprosić ekspertki i ekspertów, którzy podzielą się swoją wiedzą z publicznością. Metoda User Experience Fishbowl (wirtualne akwarium doświadczeń) dopuszcza do głosu również osoby uczestniczące i czyni z nich osoby aktywnie współtworzące wymianę poglądów!

Konfiguracja przestrzeni i wielkość grupy

W celu realizacji tej metody należy utworzyć wydarzenie w BigBlueButton, podczas którego osoby uczestniczące będą mogły w zależności od sytuacji włączać swoje kamerki. Metodę Fishbowl można zatem zastosować przy grupach nie przekraczających 40 osób. Przy większych grupach metoda – także analogowo – nie zdaje egzaminu.

Chcąc przeprowadzić dyskusję ekspercką przed większą publicznością, można oczywiście zorganizować tradycyjną dyskusję panelową, podczas której zaproszone osoby będą ze sobą rozmawiać, a dyskusja będzie transmitowana dla publiczności w innym pokoju. Pod względem technicznym rozwiązanie to jest identyczne jak miniwykład (keynote), jednak z tą różnicą, że w tym przypadku mamy do czynienia z większą liczbą osób biorących udział w dyskusji eksperckiej.

Realizacja

Fishbowl to metoda oparta na jej analogowej wersji o tej samej nazwie, stworzona przez Liberating Structures. Umożliwia ona szybkie i ciągłe włączanie się osób uczestniczących w ekspercką dyskusję. W klasycznej (analogowej) metodzie, w kręgu stoi jedno puste krzesło, a osoby uczestniczące mogą spontanicznie na nim siadać, by przyłączyć się do dyskusji. Natomiast w wersji wirtualnej wprowadza się przejścia pomiędzy dyskusją panelową a interakcją z pozostałymi osobami uczestniczącymi. Przejścia te, jak również prawo osoby moderującej do przerywania wypowiedzi-monologów, należy wcześniej zapowiedzieć grupie.

Metoda fishbowl na pierwszy rzut oka może sprawiać wrażenie skomplikowanej, jednak po dobrym wprowadzeniu umożliwia żywą i autentyczną wymianę myśli i doświadczeń. Ważne jest jednak, by eksperci i ekspertki zostali wcześniej poinstruowani, że w metodzie tej nie chodzi o klasyczną dyskusję panelową. Osoby z grona eksperckiego tworzą wewnętrzny krąg, pozostałe osoby uczestniczące tworzą krąg zewnętrzny – taki obraz trzeba przedstawić grupie przed rozpoczęciem dyskusji. Osoba moderująca kontroluje czas. Jest on podzielony naprzemiennie na czas na wypowiedzi osób z wewnętrznego kręgu i czas dla osób znajdujących się w kręgu zewnętrznym. W trakcie dyskusji czas na poszczególne etapy staje się coraz krótszy.

Na początku osoba moderująca zadaje pytanie ustalone wcześniej z grupą ekspercką, którym w pierwszej kolejności zajmują się osoby z kręgu wewnętrznego, podejmując próbę sformułowania odpowiedzi. Osoby z kręgu zewnętrznego słuchają wypowiedzi ekspertów i ekspertek. Ważne jest, by czas wypowiedzi poszczególnych osób nie przekraczał 2-3 minut – monologi są męczące szczególnie podczas spotkań online!

Gdy poszczególne osoby z zespołu eksperckiego wygłoszą swoją pierwszą odpowiedź (tezę), do interakcji zaproszony zostaje krąg zewnętrzny. Osoba moderująca zapowiada przejście do małych grup, tzw. „Pokoi pracy grupowej”. Dzięki funkcji „Przeciągnij i upuść” (drag and drop) odbywa się przypisywanie poszczególnych osób do pokoi. Uwaga: osoby uczestniczące muszą zaakceptować zaproszenie do pokoi pracy grupowej. Plenum pozostaje na czas pracy grupowej puste. Grupa ekspercka również opuszcza plenum i zostaje przeniesiona przez osobę moderującą do innego pokoju, by mogła tam dalej swobodnie rozmawiać w swoim gronie. Tym samym udaje się jej zapewnić bezpieczną przestrzeń na dyskusję bez osób postronnych.

Ponieważ na DINIE można utworzyć maksymalnie osiem pokoi pracy grupowej, osoba moderująca dopasowuje do nich liczebność poszczególnych grup. Przed rozpoczęciem sesji grupowych wyjaśnia, że każdorazowo 4-5 osób trafi do osobnego pokoju, by móc w nim dalej rozmawiać. Dobrze jest przygotować parę konkretnych zagadnień do poruszenia w pokojach pracy grupowej, jak np.: „Porozmawiajcie o tym, co właśnie zostało umówione przez zespół ekspercki. Jaki aspekt był dla Was szczególnie interesujący? Czy coś Was zaskoczyło? Co było nowe? Czy macie jakieś pytania, które chcielibyście zadać panelistkom i panelistom?”. Pytania te można również dopasować do tematu dyskusji. Po dyskusjach w małych grupach ekspertkom i ekspertom należy przekazać pytania (komentarze, opinie), które pojawiły się w małych grupach. Pomocne może być tu wyznaczenie jednej osoby w każdej grupie, która przejmie to zadanie.

Wymiana myśli w małych grupach powinna trwać przynajmniej 10, optymalnie 15 minut. W tym czasie krąg wewnętrzny (panelistki i paneliści) rozmawiają w swoim gronie.

Po tych 10-15 minutach kończą się rozmowy w małych grupach i rozpoczyna runda podsumowująca. Osoba moderująca zaprasza póki co tylko przedstawicielki i przedstawicieli małych grup do zadawania pytań i wygłaszania komentarzy, do których potem nawiąże kolejna dyskusja w kręgu wewnętrznym. Wypowiedzi zostają zebrane i podsumowywane przez osobę moderującą, zanim osoby z kręgu wewnętrznego odniosą się do nich w kolejnej rundzie dyskusji.

Wypowiedzi można zebrać za pomocą różnych metod: spontanicznych zgłoszeń (popcorn), wirtualnego rankingu zgłoszeń, pisemnego komentowania na czacie. By dowiedzieć się więcej o tych możliwościach, zajrzyj do opisu pytań i odpowiedzi w rozdziale Wykład (keynote).

Następnie osoba moderująca podsumowuje pytania (komentarze) z zewnętrznego kręgu i prosi ekspertki i ekspertów z wewnętrznego kręgu o odniesienie się do nich podczas kolejnej dyskusji. Nie następuje jednak klasyczna rozmowa w stylu „pytanie – odpowiedź – pytanie”, tylko grupa ekspercka dokonuje wspólnej refleksji nad tym, co zostało powiedziane. Również tutaj należy pilnować czasu. Najlepiej zaplanować około 10 minut, jednak w zależności od poziomu energii w grupie, czas ten można nieco wydłużyć. Kolejnym krokiem jest ponowna aktywizacja osób z zewnętrznego kręgu – dyskusja w pokojach pracy grupowej.

Przejścia między dyskusjami w kręgu wewnętrznym i zewnętrznym można, w zależności od czasu zaplanowanego na całą metodę, organizować w dowolnej częstotliwości. W opcji minimum zewnętrzny krąg powinien mieć co najmniej dwukrotną możliwość do wymiany poglądów i wzbogacenia swoimi wypowiedziami dyskusji w wewnętrznym kręgu.

Wskazówki techniczne dotyczące metody fishbowl

• Organizacja pokoi dla kręgu wewnętrznego i zewnętrznego

  Aby zespół ekspercki podczas pracy osób uczestniczących w małych grupach mógł spotkać się w bezpiecznej przestrzeni, należy umieścić go w osobnym pokoju. Funkcja „Przeciągnij i upuść” umożliwia przypisywanie poszczególnych osób do konkretnych pokoi pracy grupowej. Zaleca się, by zadanie to przejęła osoba odpowiedzialna za kwestie techniczne, podczas gdy osoba moderująca wyjaśnia zasady pracy w grupach. Opcjonalnie można również skorzystać z funkcji losowego dobierania osób do pokoi, a następnie tak przeorganizować osoby z kręgu wewnętrznego, by znalazły się w osobnym pokoju. Nie zaleca się, by zespół ekspercki korzystał z głównego pokoju (plenum), ponieważ nie zapewnia on wyłączności – bądź co bądź cały czas znajduje się w nim osoba moderująca oraz mogą się w nim pojawić spontanicznie osoby uczestniczące.

• Pytania pomocnicze pozwalające zaktywizować zewnętrzny krąg

  Zaleca się zapisanie pytań dla małych grup na czacie w głównym pokoju (plenum), tak aby grupy mogły tam zaglądać podczas swoich rozmów.

• Aktywizacja zewnętrznego kręgu

  Zewnętrzny krąg jest wielokrotnie aktywizowany w formie dyskusji w małych grupach liczących 4-5 osób. Ważne, aby pamiętać, że można stworzyć maksymalnie osiem pokoi pracy grupowej. Grupy te są każdorazowo tworzone od nowa. Warto zatem zaplanować dodatkowy czas (maksymalnie 2 minuty na osobę), aby osoby uczestniczące mogły się krótko przedstawić zanim grupa przejdzie do merytorycznej dyskusji.

Organizując konferencje, możemy pochylić się nad różnymi tematami z wielu perspektyw oraz wypracować konkretne rezultaty. Szczególnie w sytuacji, kiedy rezultaty te mają stać się podstawą do dalszej pracy, ważne jest, by zabezpieczyć dokumentację (np. podpinając ją w pokoju „Rezultaty”). Jeśli grupa podczas pracy ma równocześnie robić notatki lub jeśli dokumentacja ma być wykorzystywana jako wizualne wsparcie pracy grupowej, wtedy można skorzystać z zespołowego narzędzia jakim jest DINA Projekt-Pad. Osoby uczestniczące mogą mieć do niego dostęp na żywo. Warto na początku danej sesji roboczej ustalić, w jaki sposób rezultaty mają zostać utrwalone (np. w postaci protokołu) i kto będzie za to zadanie odpowiedzialny. Reszta grupy może się wtedy całkowicie skupić na pracy. Osoba moderująca tworzy przestrzeń dla całej grupy i powinna zadbać o to, by wszyscy mogli zabrać głos. W zależności od bieżącego składu grupy osoby bardziej skryte mogą zabierać głos na czacie, jeśli nie chcą się wypowiadać przed całą grupą. Ponadto należy cały czas podkreślać, że każdy punkt widzenia jest cenny i wart wysłuchania!

Każda dobra konferencja zaczyna się od ludzi, którzy stanowią jej część i ją współtworzą. Na początku należy zachęcić osoby uczestniczące do tego, by się wzajemnie poznały i opowiedziały sobie wzajemnie o tym, co obecnie myślą lub czują. Tylko w ten sposób można wykształcić poczucie przynależności do grupy, a tym samym stworzyć dobrą podstawę do bezpośredniej rozmowy, opracowania kreatywnych pomysłów i wypracowania wspólnych rezultatów. Podczas metody Impromptu networking (improwizowanego sieciowania) osoby uczestniczące współpracują ze sobą w dobieranych losowo małych grupach.

Konfiguracja przestrzeni i wielkość grupy

Aby zrealizować tę metodę, należy utworzyć wydarzenie w pokoju „Warsztaty”, w którym – w zależności od sytuacji – wszyscy będą mogli włączyć swoje kamerki. Format ten nadaje się więc jedynie dla grup nieprzekraczających 40 osób – większe grupy należy podzielić na mniejsze i umieścić je w kilku pokojach, w których równocześnie odbywać się będą rundy zapoznawcze. Jeśli grupa wyraża takie życzenie, format można powtarzać wielokrotnie i uczestniczyć w kilku rundach.

Realizacja

W metodzie Impromptu networking osoby uczestniczące spotykają się w małych grupach (najlepiej w dwójkę) w kilku pokojach pracy grupowej, gdzie dzielą się swoimi myślami i doświadczeniami. Każda runda trwa ok. 5 minut. Jeśli nie uda się podzielić całej grupy na pary, można stworzyć jedną grupę trzyosobową lub ktoś z zespołu organizacyjnego przyjmuje rolę jokera i również weźmie udział w rozmowie.

Warto przygotować pytania pomocnicze, które ułatwią małym grupom rozpoczęcie rozmowy, np.:

• „Kim jesteś i co Cię tutaj sprowadza?”,

• „Kim jesteś i co ucieszyłoby Cię dziś najbardziej?” lub

• „Kim jesteś i co chciał(a)byś dziś wnieść do naszego spotkania

Pytania te powinny być na tyle proste, aby osoby uczestniczące mogły na nie spontanicznie odpowiedzieć. Chodzi tu przede wszystkim o to, by zainicjować dobrą rozmowę, a nie czynić od razu merytoryczne postępy. Jeśli grupa się już zna, a format ten jest wykorzystywany raczej do tematycznego sieciowania, to oczywiście można sformułować inne pytania, jak np.: „Na jakie pytanie chciał(a)byś dziś otrzymać odpowiedź?” lub „Jaki problem chciał(a)byś dziś omówić/rozwiązać?”.

Można wprowadzić pewne ramy czasowe, by równomiernie podzielić czas na poszczególne osoby w danej grupie. Przykładowo najpierw osoba nr 1 będzie mieć dwie minuty na swoją wypowiedź, potem osoba nr 2 kolejne dwie minuty, a następnie przez jedną minutę będzie trwać wspólna rozmowa. Ważne jest, by przed udaniem się do pokoi zwrócić uwagę osobom uczestniczącym na to, że w pokojach pracy grupowej nie będzie osoby moderującej i że będą tam same odpowiedzialne za przebieg rozmowy oraz za kontrolowanie czasu na poszczególne wypowiedzi. Najlepiej, by jedna osoba ustawiła stoper (np. na telefonie). Warto osobom uczestniczącym zawsze pozostawić możliwość powrotu do pokoju głównego (plenum), gdyby pojawiły się pytania lub problemy. Taka sytuacja powinna jednak mieć miejsce jedynie w nagłych przypadkach, gdyż wszyscy powinni mieć szansę uczestniczyć w rozmowach.

Spotkania stają się naprawdę dobre, gdy dochodzi do powstania relacji międzyludzkich. Zaufanie stanowi podstawę współpracy, a poczucie przynależności do grupy może wiele zdziałać, także poza ramami danego wydarzenia. Zanim podczas konferencji osoby uczestniczące zajmą się sprawami merytorycznymi, warto poświęcić nieco czasu na nieformalne, ale mimo wszystko ustrukturyzowane elementy zapoznania się grupy. Zastosowanie w trakcie konferencji ćwiczenia na rozluźnienie powinny przypominać o tym, że całe wydarzenie ma osobom w nim uczestniczącym sprawiać również frajdę i że obecna w grupie energia sprzyja interakcjom międzyludzkim.

Szczególnie w wirtualnej przestrzeni ważne jest, aby za każdym razem pamiętać, że jesteśmy ludźmi, a nie małymi kafelkami na ekranie komputera. Krótkie ćwiczenie na skupienie uwagi, które kończy się wyjątkowym momentem grupowym, może zdziałać cuda w kontekście poziomu energii w grupie i poczucia więzi, nawet ponad granicami fizyczności. Ćwiczenie Embodiment (ucieleśnienie) może być przeprowadzone na początku dnia lub w trakcie konferencji w celu rozluźnienia atmosfery – duże znaczenie dla sukcesu tego ćwiczenia ma spokojna i ostrożna moderacja.

Konfiguracja przestrzeni i wielkość grupy

Format ten najlepiej nadaje się dla grupy mogącej włączyć kamerki, czyli dla maksymalnie 40 osób. Wszyscy znajdują się w pokoju „Warsztaty” z wideokonferencją BigBlueButton. Podczas tego ćwiczenia mikrofony powinny być wyciszone, jedynie na zakończenie mogą zostać włączone w celu podzielenia się refleksją w grupie.

Realizacja

Przed rozpoczęciem tego ćwiczenia bardzo ważne jest, by dobrać właściwie słowa, zapraszając grupę do udziału. Jako że ćwiczenie to ma charakter medytacyjny, istotne jest, by wcześniej zwrócić uwagę na ewentualnie pojawiające się wewnętrzne opory i by zachęcić osoby uczestniczące do eksploracji. Użycie wyrażenia: „mały eksperyment” może pobudzić ciekawość grupy. Należy również podkreślić, że ćwiczenie to nie wymaga jakichkolwiek wcześniejszych doświadczeń. Trzeba zapewnić grupę, że osoba moderująca dobrze przeprowadzi ją przez to ćwiczenie, nawet jeśli momentami będzie panować cisza. Jeśli ktoś poczuje się nieswojo, może wyłączyć kamerkę.

Osoby uczestniczące mogą od tego momentu skupić się tylko na sobie i (dać) się zaskoczyć!

Ćwiczenie to może zostać przeprowadzone w następujący sposób (możliwe są oczywiście indywidualne modyfikacje). Polecenia powinny być wypowiadane spokojnym głosem, a pomiędzy poszczególnymi krokami należy zawsze chwilę odczekać (zaplanować moment ciszy).

1. Usiądź wygodnie.

2. Oddychaj spokojnie. Zrób dwa wdechy i wydechy.

3. Poczuj, jak siła grawitacji przyciąga do podłogi Twoje ciało, nogi, miednicę itd.

4. Teraz skup się na swojej głowie. Jakie myśli się w niej pojawiają? (Odczekaj przynajmniej 15 sekund.)

5. Co odczuwasz w okolicach Twojego brzucha? Czujesz tam podekscytowanie, spokój, napięcie, smutek, nadzieję? (Odczekaj przynajmniej 15 sekund.)

6. Ponownie zrób dwa głębokie wdechy i wydechy i poczuj przy tym całe swoje ciało.

7. Wróć ze swoją uwagą spokojnie z powrotem do pokoju i otwórz oczy.

8. Uświadom sobie, gdzie jesteś. Co najbardziej podobało Ci się w tym ćwiczeniu? Może coś Cię rozpraszało? (Poczekaj kilka sekund.)

9. Teraz skieruj swój wzrok na ekran i na wideo pozostałych osób. (Ewentualnie włącz kamerkę.) Spójrz na innych. Gdzie teraz są? Gdzie ty chciał(a)byś ewentualnie teraz być?

10. Wstań i ustaw się tak, byś był(a) pośrodku ekranu. Wyciągnij ręce w prawo i lewo. „Dotkniesz” wtedy rąk pozostałych osób.

11. Uściśnij najpierw prawą, potem lewą dłoń. Teraz trzymaj obie ręce mocno. (Można na chwilę pozostać w tej pozycji lub zapowiedzieć ruch falujący.)

12. Na zakończenie uściśnij jeszcze raz obie ręce i ciesz się z tego, że w tej grupie spędzisz wspólny czas. (Posiadając zgodę na fotografowanie, można w tym momencie zrobić zrzut ekranu, by móc go później udostępnić wszystkim osobom uczestniczącym.)

13. Teraz możesz znów usiąść.

Kolejno poproś osoby uczestniczące o krótkie wypowiedzenie się na plenum o tym, jak się czuły podczas tego ćwiczenia. Może się to odbywać w postaci spontanicznego zgłaszania się kolejnych osób, np. „Kto poczuje jakiś impuls, niech podzieli się nim z grupą”. Jeśli nikt nie będzie chciał się wypowiedzieć, to taka sytuacja też jest w porządku. Na zakończenie podziękuj wszystkim, że udali się z Tobą w tę podróż.

Metoda coachingu peer-to-peer (czyli każdy z każdym) pozwala na rozwiązanie problemu przy wykorzystaniu wiedzy całej grupy. Po kolei każda osoba uczestnicząca ma możliwość w ramach krótkich rundek dyskusyjnych poprosić o pomoc i od razu otrzymać poradę od dwóch innych osób. Coaching peer-to-peer pomaga znaleźć praktyczne rozwiązania oraz odświeżające, inspirujące pomysły. To prosty i efektywny sposób wsparcia pojedynczych osób i poszerzenia zakresu indywidualnego doradztwa w drodze formalnej komunikacji.

Konfiguracja przestrzeni i wielkość grupy

Aby zrealizować tę metodę należy umieścić grupę składającą się z przynajmniej trzech osób w jednym pokoju pracy grupowej (grupy czteroosobowe też są możliwe; najważniejsze, by w formacie tym wzięły udział więcej niż dwie osoby). Jeśli ma być omówionych kilka przypadków, dana grupa powinna pozostać w stałym składzie i jedynie wymieniać się rolami. I tak każda osoba z grupy w jednej rundzie poddaje swój problem (przypadek) pod dyskusję, a w kolejnych rundach doradza pozostałym.

Realizacja

Pierwsza osoba opisuje swój problem (przypadek), pozostałe osoby słuchają, dyskutują ze sobą i doradzają. Na koniec rozważań osoba przedstawiająca swój przypadek wyciąga z dyskusji wnioski i daje osobom doradzającym krótki feedback. Następnie dochodzi do zamiany ról: osoba prezentująca doradza, a osoba, która w pierwszej rundce doradzała, prezentuje swój przypadek. Przyjmując różne role (osoby potrzebującej porady i osoby doradzającej), można na zmianę omówić kilka przypadków oraz doświadczyć zmiany perspektywy – raz prosi się o radę, raz doradza się innym.

Omawianie jednego przypadku trwa ok. 25 minut i obejmuje cztery kroki:

1. Osoba potrzebująca rady opisuje swój przypadek osobom doradzającym. One w tym czasie mają wyłączone mikrofony, uważnie słuchają i w razie potrzeby robią sobie notatki (5 minut).

2. Osoby doradzające zadają pytania uzupełniające, na które odpowiada osoba potrzebująca rady (5 minut).

3. Osoba potrzebująca rady wyłącza mikrofon. Osoby doradzające rozmawiają ze sobą o swoich pomysłach na rozwiązanie przedstawionego przypadku. Osoba potrzebująca rady słucha uważnie i w razie potrzeby robi sobie notatki (10 minut).

4. Osoba potrzebująca rady włącza ponownie mikrofon, podsumowuje dyskusję i ustosunkowuje się do tego, co zostało powiedziane (5 minut).

DINA ma za zadanie wspierać międzynarodową wymianę młodzieży i z tego względu jest przystosowana do jej użytkowania w wielu językach. Jednak nie tylko sama platforma jest dostępna w wielu językach, lecz także ma wbudowane narzędzie do wielojęzycznych wideokonferencji BigBlueButton. Dostępna technologia sama w sobie nie jest wprawdzie jeszcze tak dalece rozwinięta, by umożliwiać automatyczne tłumaczenie języka mówionego, ale za to na BBB można w prosty sposób współpracować z tłumaczami i tłumaczkami konferencyjnymi. Poniżej dowiesz się, jak działa ta funkcja i jak możesz ją aktywować.

Ważne:

Przy konferencjach z tłumaczeniem miejcie na uwadze to, że takie wydarzenia na platformie DINA.international (tak samo jak podczas spotkań stacjonarnych) wymagają szczególnego przygotowania. Ze względu na specyfikę tej czynności zalecamy uprzednie sprawdzenie oraz zapoznanie się z funkcjami oraz narzędziami do tłumaczeń na BBB, by uniknąć późniejszych zakłóceń.

Można wyjść z założenia, że osoby uczestniczące w konferencji z pewnością będą sfrustrowane, jeśli nie będą słyszeć dźwięku, coś nie będzie działać, zostanie użyta niewłaściwa przeglądarka lub nie zostaną wcześniej przećwiczone poszczególne ustawienia…

• Zalecamy, by osoby tłumaczące korzystały z zestawu słuchawkowego, by uniknąć sprzężeń (tłumaczenie bez niego jest praktycznie niemożliwe).

• Połączenie internetowe powinno być stabilne (min. 10 MB, najlepiej 20 MB – należy uprzednio sprawdzić jego jakość) i zapewnione za pomocą kabla, a nie przez wi-fi. Korzystanie z wi-fi jest również możliwe, jednak bardziej podatne na wszelkie zakłócenia (np. spowodowane przez sąsiadów oglądających filmy).

• Zachęcamy do korzystania z wydajnych komputerów wyposażonych w dysk twardy przynajmniej 4 GB (najlepiej 8 GB).

• Osoby tłumaczące powinny wcześniej zapoznać się z ustawieniami i narzędziami do tłumaczenia dostępnymi na DINIE i je wypróbować.

• Osoba tłumacząca często chce mieć kontakt wzrokowy z drugą osobą tłumaczącą. Rozwiązanie takie jest możliwe poprzez utworzenie osobnego (ukrytego) pokoju z funkcją wideo, w którym obie osoby mają wyciszone mikrofony. Alternatywnie osoby tłumaczące mogą również korzystać z innych komunikatorów lub kanałów wideo.

Zasady działania funkcji tłumaczenia

Tłumaczenie na BBB działa w następujący sposób:

• osoba moderująca (lub tłumacząca) ustawia języki, które będą wykorzystywane podczas konferencji;

• każda osoba moderująca może teoretycznie przejąć tłumaczenie; w tym celu należy jedynie wybrać język, z którego i na który ma być dostępne tłumaczenie;

• osoby uczestniczące wybierają język, którego chcą słuchać; mogą także wybrać dźwięk oryginalny bez tłumaczenia (po dokonaniu wyboru języka, dana osoba będzie słyszeć tłumaczenie lub oryginalny dźwięk w wybranym języku);

• podczas tłumaczenia oryginalna wypowiedź jest wyciszona.

Aktywacja tłumaczenia

Za pomocą zakładki „Języki” osoba moderująca dodaje wszystkie języki wykorzystywane podczas wideokonferencji. Jeśli tłumaczenia wymaga tylko jeden język (bo np. połowa grupy posługuje się oboma językami), wtedy wystarczy wybrać tylko jeden. Po dokonaniu tego ustawienia, należy kliknąć na przycisk „Rozpocznij tłumaczenie” i… gotowe!

Dla osób tłumaczących: który język słyszę?

By dana osoba mogła w wideokonferencji BBB otrzymać uprawnienia do tłumaczenia, musi posiadać uprawnienia do moderacji. Mogą one zostać jej przyznane podczas wprowadzania ustawień wideokonferencji lub już w trakcie spotkania.

Na pasku zadań pod wideo BBB grupa widzi przycisk „Dostępne języki”. Tutaj można wybrać język, którego chce się słuchać. Osoby, które wybiorą „Dźwięk oryginalny”, słuchają dźwięku oryginalnego we wszystkich językach. Język można wybrać dopiero po aktywacji funkcji tłumaczenia.

Dla tłumaczących: na jaki język będę tłumaczyć?

Na początku wideokonferencji osoby tłumaczące muszą wybrać, na jaki język będą tłumaczyć, czyli w jakim języku same będą mówić. Mogą to ustawić poprzez naciśnięcie przycisku „Tłumacz język” (z prawej strony). Jeśli język, którego osoba tłumacząca będzie słuchać, został wcześniej ustawiony, wtedy nie jest on już dostępny w menu, to samo dotyczy odwrotnej sytuacji.

Dla osób tłumaczących: mówię!

Dla osób tłumaczących istnieje osobny przycisk (mikrofon), z którego korzystają wyłącznie podczas tłumaczenia. Jest on koloru fioletowego, tak samo jak przycisk „Tłumacz język”. Gdy mikrofon ten jest aktywny, głos osoby tłumaczącej słyszą tylko te osoby, które wybrały dany język. Aby wypowiedź osoby tłumaczącej usłyszeli wszyscy obecni na wideokonferencji, należy użyć zwykłego mikrofonu. W innym wypadku powinien on być wyciszony (czyli przekreślony). Również mikrofon do tłumaczenia powinien być wyciszony, gdy nie jest używany.

Słuchaczki i słuchacze

Sytuacja osób słuchających jest znacznie prostsza: muszą one jedynie wybrać język, którego chcą słuchać, klikając na niebieski przycisk z globusem.

Jak utworzę swoją pierwszą wirtualną konferencję?

Jak utworzę wirtualne pokoje w ramach mojej konferencji?

Jak utworzę wydarzenia w wirtualnych pokojach?

Jak zaproszę inne osoby na moją konferencję?

Jak mogę zaprezentować innym moją konferencję?

Jakie funkcje oferuje zintegrowane z platformą DINA narzędzie do wideokonferencji BigBlueButton?

Mikrostrona stanowi wizytówkę Twojej konferencji i może ją otworzyć każda osoba dysponująca linkiem. Jest ona więc swojego rodzaju wirtualnym szyldem reklamowym. Z tego względu powinna mieć głównie charakter informacyjny i wzbudzać zainteresowanie. Poza tym przez mikrostronę można zgłaszać chęć udziału w konferencji, dzięki czemu staje się ona narzędziem do zarządzania osobami uczestniczącymi.

Edycja mikrostrony

Ustawienia mikrostrony stanowią część ogólnych ustawień konferencji. Dlatego najprawdopodobniej sformatowałaś/sformatowałeś swoją mikrostronę już podczas zakładania konferencji, ale w dowolnym momencie możesz ją ponownie edytować. Do poziomu edycji mikrostrony można dotrzeć poprzez panel administracyjny, klikając w nim na zakładkę „Ustawienia”.

Struktura

To od Ciebie zależy „wygląd” Twojej wirtualnej konferencji. Jednak byś mogła/mógł sobie lepiej wyobrazić, jak zbudowane jest wirtualne centrum konferencyjne DINA, przytaczamy tutaj konkretny przykład. Dla swojej konferencji sam(a) możesz ustalać kolory, opisy oraz nazwy pokoi i wydarzeń. Przyciski ustawień pokazane na tym przykładzie, są widoczne jedynie dla osób administrujących daną konferencję.

1. Tytuł i opis konferencji

2. Pokoje

   2.1 Aktywny pokój

3. Powrót do ustawień / do panelu administracyjnego

4. Opis pokoju

5. Wydarzenia odbywające się w danym pokoju i opcje edycji

6. Okno czatu połączone z Rocket.Chat – wszystkie wiadomości, które tutaj wysyłasz i odbierasz, możesz odnaleźć wśród swoich konwersacji na czacie DINY

Pokój z wideokonferencją

Jeśli w pokoju „Warsztaty”, „Dyskusja” lub „Kawiarnia” klikniesz na dane wydarzenie, wtedy w pokoju tym otworzy się narzędzie wideokonferencyjne BigBlueButton. Jeśli w tej wideokonferencji będą uczestniczyć inne osoby z włączonymi kamerkami, będziecie mogli porozumieć się za pomocą dźwięku i obrazu. Więcej informacji o korzystaniu z BigBlueButton znajdziesz tutaj.

1. Nazwa wydarzenia

2. Wideokonferencja BigBlueButton

3. Otwieranie wideokonferencji w nowym oknie przeglądarki

4. Powiększenie widoku (jednocześnie znika lista pokoi widoczna po lewej stronie; akcję tę można cofnąć za pomocą tego samego przycisku)

Uruchamianie widoku konferencji

Do widoku konferencji można dostać się w dwojaki sposób:

• przez panel administracyjny konferencji lub

• przez menu DINY (symbol menu – 3 krótkie kreski umieszczone nad sobą)

Z poziomu panelu administracyjnego konferencji możesz w prosty sposób dostać się do widoku konferencji przez menu konferencji, a następnie przez zakładkę „Konferencja”.

Widok konferencji możesz również w każdej chwili uruchomić przez symbol menu DINY:

Pojęcia używane w wirtualnym centrum konferencyjnym

Chcesz stworzyć swój pierwszy event na DINIE? Dobrze trafiłaś/trafiłeś! Nawet jeśli na kolejnych stronach będziemy mówić o „konferencjach”, to Twój event może oczywiście być projektem wymiany, spotkaniem grup(y), dyskusją, serią wykładów lub czymś zupełnie innym.

Zasadniczo proces zakładania konferencji jest bardzo zbliżony do sposobu zakładania nowej grupy na DINIE. Jeśli już kiedyś to robiłaś/robiłeś, szybko odnajdziesz podobieństwa.

Tworzenie nowej konferencji

Aby rozpocząć proces tworzenia nowej konferencji, kliknij na pasku w prawym górnym rogu na symbol „+”, a następnie na kafelek „Konferencja”. System przeniesie Cię wtedy bezpośrednio na stronę konfiguracji, na której będziesz mogła/mógł wprowadzić wszystkie podstawowe ustawienia Twojego eventu. Z tego poziomu możesz także później uzupełniać mikrostronę oraz edytować ustawienia konferencji.

Ustawienia ogólne

Nazwa konferencji

Nazwa konferencji to obowiązkowa informacja, która jest widoczna dla osób uczestniczących w konferencji oraz dla osób trzecich odwiedzających mikrostronę. Wymyśl krótki i trafny tytuł, który będzie dobrze opisywać Twoją konferencję.

Czas rozpoczęcia i zakończenia konferencji

Czas rozpoczęcia i zakończenia konferencji będzie widoczny na mikrostronie oraz stanowi podstawę do ustawienia maili z przypomnieniami, jeśli takie utworzysz.

Sposób zgłoszenia uczestnictwa

Tutaj możesz ustalić, czy osoby zainteresowane Twoją konferencją mają wypełnić formularz zgłoszeniowy, który uprzednio stworzysz. Jeśli nie chcesz uruchamiać takiego formularza, wtedy nie aktywuj tego pola.

Możesz również tak ustawić Twoją konferencję, że każda osoba użytkująca portal będzie mogła do niej dołączyć. (Jako że takie podejście może doprowadzić do tego, że nieoczekiwanie duża grupa osób zdecyduje się wziąć udział w konferencji, zalecamy stosować te rozwiązanie jedynie w wyjątkowych sytuacjach.)

Ogłoszenia w projekcie lub kalendarzach grupowych (opcjonalnie)

Jeśli konferencja jest przypisana do konkretnej grupy na DINIE lub jest istotna dla określonych grup lub projektów, to możesz je tutaj podać. Wtedy konferencja ta pokaże się w kalendarzach odpowiednich grup i projektów. (Przykładowo warto zareklamować na Forum na DINIE konferencję, na którą szukasz jeszcze uczestniczek i uczestników lub gdy grupa docelowa powinna się zorganizować w określonej grupie.)

Opis i informacje

Opis konferencji ma istotne znaczenie dla jej prezentacji, gdyż stanowi pierwszą informację, którą osoby zainteresowane zobaczą na mikrostronie. Dlatego powinno się go starannie stworzyć i zawrzeć w nim wszystkie niezbędne informacje o danym wydarzeniu. Edytor opisu oparty jest na języku znaczników Markdown, który jest bardzo intuicyjny, jak tylko zrozumie się zasadę jego działania. Informacje na jego temat znajdziesz na przykład tutaj.

Dane kontaktowe (opcjonalnie)

Jak można skontaktować się z osobami odpowiedzialnymi za konferencję? W tym miejscu możesz umieścić zarówno linki, jak również informacje, takie jak: adresy, numery telefonów, profile w mediach społecznościowych itd. Uwaga: te informacje mogą przeczytać osoby postronne. Tutaj także działa składnia języka Markdown, na wypadek gdyby pojawiła się potrzeba podkreślenia czegoś.

Kolor konferencji (opcjonalnie)

W prosty sposób można wyznaczyć podstawowy kolor konferencji, korzystając z notacji w systemie szesnastkowym (heksadecymalnym). Przykłady znajdziesz na Wikipedii lub wpisując w wyszukiwarce hasło „color picker”, wyliczysz wybrany kolor (HEX).

Ikona (opcjonalnie)

Ikona jest swoistym logo konferencji. Będzie widoczna dla osób zainteresowanych na mikrostronie i w wyszukiwarce.

Grafika na banerze (opcjonalnie)

Baner wyświetla się na mikrostronie nad nazwą grupy. Najlepiej wybrać szeroki format, tak by zdjęcie nie zostało obcięte (1140 x 240 pikseli).

Strona internetowa (opcjonalnie)

Czy Twoja konferencja ma także własną stroną internetową albo czy chcesz ustawić przekierowanie na inną stronę, która promuje Twój event? Jeśli tak, to możesz w tym miejscu wstawić link, który wyświetli się na mikrostronie.

Istotne tematy i hasła (opcjonalnie)

Tutaj możesz podać tematy, które będą poruszane podczas eventu, aby osoby zainteresowane określonymi zagadnieniami łatwiej odnalazły konferencję przez wyszukiwarkę, i aby od razu miały wyobrażenie o jej treściach. Hasła przewodnie pomogą Ci jeszcze dokładniej określić obszar tematyczny. Obie informacje wyświetlą się na mikrostronie.

Miejsce lub adres (opcjonalnie)

Jeśli konferencja jest związana z konkretnym miejscem (np. transmisję nadajesz z Berlina), wtedy możesz je tutaj wpisać. Miejsce to ukaże się na mikrostronie.

Pokrewne projekty/grupy (opcjonalnie)

W tym miejscu możesz zwrócić uwagę na „zaprzyjaźnione” projekty i grupy organizujące przedsięwzięcia o tej samej tematyce lub na inne własne projekty. Informacje te wyświetlą się na mikrostronie.

Partner portalu

Partnerem portalu DINA.international jest organizacja, która patronuje Twojej konferencji, np. jeśli przyznała Ci dotację na dwustronne spotkanie młodzieży online. W ten sposób powstaje swego rodzaju powiązanie z jednym z partnerów portalu.

Rozpoznawalność

Spraw, by Twoja konferencja była dostępna dla szerokiego grona odbiorczyń i odbiorców lub ogranicz jej widoczność tylko do określonych grup osób.

Klikając przycisk „Zapisz”, zapiszesz ustawienia Twojej konferencji. Jeśli chcesz, możesz teraz utworzyć jej mikrostronę, wracając na początek formularza i otwierając odpowiednią zakładkę. Możesz to jednak zrobić także później! W następnym kroku powinnaś/powinieneś utworzenia pokoi dla Twoje konferencji.

Jeśli wyobrazisz sobie konferencję jako swego rodzaju budynek, to będą Ci w nim potrzebne pomieszczenia, w których można się spotkać i zorganizować różne wydarzenia. Na bardzo małe spotkanie może wystarczyć tylko jedno pomieszczenie, skoro i tak wszystko ustalacie wspólnie. Jednak, gdy kilka wydarzeń ma się odbywać równolegle, wtedy warto skorzystać z kilku osobnych pokoi (tematycznych). Kluczem do podziału na pokoje mogą przykładowo być zespoły lub grupy, tematy lub zainteresowania. Poniżej wyjaśniamy, jak dodawać pokoje w wirtualnym centrum konferencyjnym DINA.

Dodawanie nowych pokoi

Chcąc dodać nowe pokoje, musisz najpierw przejść do panelu administracyjnego konferencji. Tam kliknij na zakładkę „Zarządzanie pokojami konferencyjnymi”. W rogu po prawej stronie znajduje się przycisk „Utwórz pokój konferencyjny” oraz lista już utworzonych pokoi. Po kliknięciu na „Utwórz pokój konferencyjny” otworzy się menu z opcjami dla nowych pokoi. Niektóre pojęcia może są oczywiste, jednak mimo wszystko pokażemy Ci, co trzeba zrobić, by utworzyć nowy pokój.

Ustawienia pokoi

Rodzaj pokoju

Każdy pokój ma swój charakter i swoje podstawowe wyposażenie. Każdy rodzaj pokoju dysponuje różnymi możliwościami i posiada zalety, które zebraliśmy w poniższej tabeli:

Tytuł (nazwa pokoju)

Tytuł to nazwa pokoju, która jest widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w konferencji. Może on mieć funkcję opisową, jak np. „Kawiarnia” lub „Audytorium” czy też mieć znaczenie symboliczne, jak np. „Kraina łakomczuchów” lub „Indiański namiot”. Popuść wodze fantazji!

Numer porządkowy

Numer porządkowy pokoju określa, w jakiej kolejności (od góry do dołu) pokoje są widoczne dla osób uczestniczących w konferencji. Chcąc, by pokoje ukazywały się w konkretnej kolejności, np. 1. Punkt informacyjny, 2. Plenum, 3. Kawiarnia, 4. Lista osób uczestniczących, musisz je odpowiednio ponumerować.

Opis (opcjonalnie)

Opis pokoju wyświetla się nad wydarzeniem odbywającym się w danym pokoju. Jeśli nazwa pokoju już sama w sobie wszystko wyjaśnia, możesz zrezygnować z dodawania opisu. Opis ten nadaje się jednak przykładowo do tego, by krótko przedstawić pojedyncze wydarzenia lub by już na wstępie ustanowić zasady komunikacji.

Widoczność pokoju i czatu

Na koniec możesz jeszcze określić, czy dany pokój ma być widoczny dla osób uczestniczących i czy ma być w nim dostępne okno czatu. Oba ustawienia możesz zmienić także później, czyli po tym jak utworzysz i zapiszesz dany pokój.

Jeśli wszystkie ustawienia są gotowe, to kliknij na „Zapisz”, by utworzyć dany pokój. Od tego momentu będzie on dostępny na stronie konferencji.

Edycja pokoi

stnieją dwie możliwości edycji już utworzonych pokoi. Pierwszy sposób prowadzi przez panel administracyjny, gdzie możesz edytować wszystkie ustawienia konferencji. Kliknij na „Zarządzane pokojami” i zaznacz wybrany pokój.

Drugi sposób dostępny jest bezpośrednio w widoku konferencji: osoby z uprawnieniami administracyjnymi, o ile znajdują się we właściwych pokojach, mogą bezpośrednio w nich wyświetlić opcję edycji lub też tworzyć w nich nowe wydarzenia oraz edytować już istniejące. Dodatkowo w dolnym lewym rogu widoku konferencji znajduje się przycisk „Edycja pokoi” prowadzący do zakładki zarządzania pokojami (p. wyżej). W zakładce „Edycja pokoi” można zmienić wszystkie wyżej opisane ustawienia, z wyjątkiem rodzaju pokoju. Wprowadzone zmiany pokażą się zaraz po ich zapisaniu.

Usuwanie pokoju

Usuwanie pokoju działa podobnie jak jego edycja. W panelu administracyjnym należy wybrać zakładkę „Pokoje konferencyjne” i otworzyć rozwijane menu pokoju, który ma zostać usunięty. Tam znajdziesz przycisk „Usuń”.

Jeśli jesteś akurat na poziomie widoku konferencji, to wejdź po prostu do wybranego pokoju i kliknij tam pod opisem pokoju na „Usuń pokój”.

Panel administracyjny możesz wyświetlić jedynie, jeśli posiadasz uprawnienia admina konferencji. Masz wtedy dostęp do wszystkich (technicznych) ustawień. Na początku uprawnienia administracyjne posiada wyłącznie osoba zakładająca konferencję, jednak później można wyznaczyć kolejne osoby administrujące, dzięki funkcji zarządzania osobami uczestniczącymi. Do panelu administracyjnego dotrzesz, klikając w widoku konferencji na przycisk „Edytuj konferencję”. Poniżej znajdziesz zestawienie różnych obszarów (zakładek) w panelu administracyjnym z przekierowaniami do dalszych informacji.

Menu konferencji

W menu konferencji znajdziesz pomocne linki, które częściowo zamieszczone są również poniżej menu konferencji (patrz niżej). Najważniejsze są linki do mikrostrony i widoku konferencji (konferencja).

Ustawienia

W zakładce Ustawienia możesz zmienić podstawowe opcje konferencji, np. jej nazwę, opis i grafikę/logo. Z tego poziomu możesz także edytować mikrostronę, którą odwiedzają osoby postronne oraz na której poprzez formularz zgłoszeniowy mogą się zapisać osoby zainteresowane wzięciem w niej udziału. Kolor tła dla całego otoczenia konferencji możesz dopasować indywidulanie.

Edycja warunków uczestnictwa

Warunki uczestnictwa to wszystkie dodatkowe informacje, które podają osoby wypełniające formularz zgłoszeniowy. Możesz na tym poziomie zdecydować, jakie informacje są Ci potrzebne.

Zarządzanie pokojami

W zakładce „Zarządzenie pokojami” możesz tworzyć nowe pokoje, edytować lub usuwać już utworzone pokoje oraz zakładać nowe wydarzenia w danym rodzaju pokoju.

Zarządzanie wydarzeniami

Na tym poziomie widoczna jest lista już zaplanowanych wydarzeń. Klikając na wybrane wydarzenie, możesz je edytować. Chcąc usunąć dane wydarzenie, należy wejść w rozwijane menu (klikając na strzałkę w dół). Nowe wydarzenia można dodawać w zakładce „Zarządzanie pokojami” lub bezpośrednio w „Widoku konferencji”.

Edycja zgłoszeń uczestnictwa

Na tym poziomie znajdziesz zgłoszenia przesłane przez osoby zainteresowane udziałem w konferencji. Możesz je zaakceptować, odrzucić lub wpisać na listę rezerwową.

Osoby uczestniczące

Z tego poziomu możesz zapraszać osoby uczestniczące, akceptować lub odrzucać zgłoszenia oraz przyznawać innym osobom uprawnienia administracyjne.

Maile z przypomnieniami

Na tym poziomie możesz utworzyć maile z przypomnieniami dla Twojej grupy. Zostaną one automatycznie wysłane w wyznaczonym przez Ciebie momencie.

Dezaktywacja konferencji

Jeśli dokonasz dezaktywacji konferencji, to nikt na DINIE nie będzie jej już w stanie ani znaleźć ani edytować. Będziesz mogła/mógł ją jednak reaktywować w Twoich ustawieniach profilowych (Profil -> Treści deaktywowane). Za pomocą tego linku przejdziesz bezpośrednio do strony reaktywacji.

Wielojęzyczność

W aktualnej wersji DINA.international swoje treści (czyli np. nazwy pokoi, opisy warsztatów) możesz opublikować w wielu językach, wpisując je obok siebie w tym samym polu tekstowym. Wkrótce ma zostać przeprowadzona aktualizacja portalu, która pozwoli zdefiniować, które treści (nazwa, opis) powinny być wyświetlane w danym języku. Jak tylko aktualizacja ta zostanie przeprowadzona, poinformujemy o tym wszystkich na platformie, jak również opiszemy tutaj nowe rozwiązanie.

Opuszczanie konferencji

Podczas tworzenia pokoju na potrzebę danego wydarzenia możesz wybrać opcję „Pokaż czat”. Jeśli to zrobisz, pokój ten zostanie połączony ze zintegrowanym na DINIE oprogramowaniem Rocket.Chat, za pomocą którego możesz się komunikować z innymi osobami aktywnymi na platformie DINA.international. Różnica w korzystaniu z tego czatu w ramach konferencji polega na tym, że wszystkie osoby uczestniczące – jeśli została włączona funkcja czatu w pokoju – automatycznie dołączają do grupowego czatu w danym pokoju. Czat ten ukaże się w danym pokoju po prawej stronie. Można go jednak także wyświetlić poza konferencją poprzez zwykłe menu, klikając na symbol koperty w prawym górnym rogu na pasku zadań DINY.

Czym byłoby wydarzenie, posiedzenie, spotkanie lub konferencja bez zaangażowanej społeczności osób zainteresowanych, uczestniczek i uczestników lub uczennic i uczniów? Do zadań związanym z przygotowaniem wirtualnej konferencji należy zatem też zarządzanie i dodawanie osób, których na naszej platformie nazywamy członkami i członkiniami.

Do wirtualnej konferencji na DINIE możesz dodać zarówno już zarejestrowane osoby użytkujące platformę DINA, jak i zaprosić nowe osoby z zewnątrz, podając ich adres e-mail. Na mikrostronie konferencji możesz udostępnić formularz, za pomocą którego osoby zainteresowane mogą się same na nią zgłosić.

Na kolejnych stronach prezentujemy zarys różnych ról podczas wirtualnych konferencji. Każda rola jest związana z określonymi uprawnieniami, które z kolei dają różne możliwości interakcji na platformie lub w ramach wideokonferencji.

Rola

Zapraszanie osób uczestniczących

By wyświetlić opcje zarządzania osobami uczestniczącymi, przejdź z panelu administracyjnego do zakładki „Członkinie i członkowie”.

Istnieje kilka sposobów na zaproszenie osób na konferencję. Przede wszystkim należy się zastanowić, czy mamy do czynienia:

• z osobą już zarejestrowaną na platformie;

• czy chce ona uczestniczyć w konferencji jako osoba z zewnątrz.

W przypadku osób z zewnątrz możliwe jest, by zaproszona osoba w drodze zgłoszenia założyła konto na DINIE albo (nad tym rozwiązaniem jeszcze pracujemy) by udzielić jej tymczasowego dostępu do danej konferencji.

Zapraszanie użytkowniczek i użytkowników platformy DINA

Zapraszanie osób, które są już zarejestrowane i aktywne na DINIE, jest bardzo proste. W zakładce „Zarządzanie osobami uczestniczącymi” znajduje się opcja „Zaproś osoby zarejestrowane…” z liczbą w nawiasie. Liczba ta mówi, ile osób użytkujących platformę zostało już zaproszonych i jeszcze nie zaakceptowało zaproszenia. W polu poniżej możesz wpisać początek imienia lub nazwiska i od razu otrzymasz sugestie, kogo jeszcze możesz zaprosić. W ten sposób można po kolei dodawać użytkowniczki i użytkowników. Wprowadzone dane musisz ostatecznie potwierdzić przez naciśnięcie przycisku „Zaproś użytkowniczkę/użytkownika”.

Zapraszanie osób z zewnątrz (z rejestracją na DINIE)

Poprzez opcję „Zaproś osoby niezarejestrowane” możesz zaprosić osoby z zewnątrz, które wraz z akceptacją zaproszenia powinny założyć konto na DINIE. Liczba w nawiasie mówi, ile osób z zewnątrz zostało już zaproszonych i nie zarejestrowało się jeszcze na DINIE. Następnie kliknij na przycisk „Zaproś osoby”.

W kolejnym widoku możesz w odpowiednim polu wpisać jeden lub kilka adresów mailowych. Wpisując kilka, oddziel je przecinkiem lub użyj każdorazowo jednej linijki na jeden adres. Do zaproszenia dodaj (opcjonalnie) osobistą wiadomość. Po tym jak zatwierdzisz dane za pomocą przycisku „Zaproś”, wszystkie zaproszone osoby otrzymają maila z linkiem do rejestracji na DINIE. Po dokończeniu rejestracji zostaną bezpośrednio przypisane do konferencji jako osoby uczestniczące.

Zapraszanie osób z zewnątrz (bez rejestracji na DINIE)

To rozwiązanie nie zostało jeszcze wdrożone.

Zarządzanie zgłoszeniami osób uczestniczących

Jeśli osoby zainteresowane wysłały swoje zgłoszenia na daną konferencję przez mikrostronę konferencji, wtedy możesz je zobaczyć w zakładce „Zgłoszenia osób uczestniczących”. Z tego poziomu mogą one zostać zaakceptowane lub odrzucone przez osoby administrujące konferencję. Po podjęciu tej decyzji wszystkie osoby otrzymają powiadomienie, które pokaże się pod symbolem dzwonka w prawym górnym rogu platformy DINA oraz (jeśli ustawiono tę opcję) zostanie im wysłane także mailem. Zaakceptowane uczestniczki i uczestnicy mogą wziąć udziału w konferencji.

Zarządzanie aktualnymi osobami uczestniczącymi

W zakładce „Aktualne osoby uczestniczące“ możesz zobaczyć wszystkie zaakceptowane zgłoszenia. W lewej części ekranu po prawej stronie imienia/nazwiska znajduje się symbol e-mail, za pomocą którego możesz przez platformę DINA uruchomić Rocket.Chat z wybraną osobą. Obok symbolu e-mail zapisana jest rola, jaką spełnia dana osoba, czyli albo „osoba administrująca”, albo „osoba uczestnicząca”.

Otwierając rozwijane menu przy danej osobie, masz trzy możliwości:

• zgłosić nieprzyzwoite treści: jeśli ktoś naruszył zasady obowiązujące na DINIE, możesz nam to zgłosić, a my podejmiemy odpowiednie kroki;

• zmienić rolę: wybierając „jako osoba uczestnicząca” lub „jako osoba administrująca” możesz zmienić rolę danej osoby na konferencji;

• usunąć osobę: w ten sposób możesz usunąć osobę z konferencji (nie będzie ona mogła już w niej uczestniczyć, chyba że wyśle nowe zgłoszenie).

Czasem w celu wykonania drobnych zadań, poznania się lub w ramach interaktywnych formatów warto wysłać osoby uczestniczące na osobne wideokonferencje. W wielu aktualnie używanych narzędziach do wideokonferencji te osobne wideopokoje nazywane są breakoutroomami. Możliwym rozwiązaniem byłoby ustawienie kilku wirtualnych stolików w pokoju „Kawiarnia” i poproszenie grupy o zabranie przy nich miejsc. Jego wadą jest jednak to, że osoby uczestniczące musiałyby wtedy opuścić trwającą wideokonferencję oraz samodzielnie podzielić się na stoliki (skądinąd jest to świetny sposób na spędzenie przerwy). BigBlueButton oferuje jednak zaimplementowaną już funkcję pokoi, które na DINIE nazywane są „pokojami pracy grupowej”. BBB umożliwia zarówno przypadkowy, jak i kontrolowany podział na mniejsze grupy. Osoby administrujące lub prezentujące mogą za pomocą kilku kliknięć utworzyć takie pokoje podczas trwającej wideokonferencji.

Tworzenie pokoi pracy grupowej

Chcąc utworzyć pokoje pracy grupowej, musisz najpierw maksymalnie powiększyć okno wideokonferencji (np. za pomocą krzyżyka ze strzałkami w prawym górnym rogu), aby zobaczyć wszystkie dostępne opcje. Obok listy osób uczestniczących otwórz menu (symbol koła zębatego) i wybierz „Utwórz pokoje pracy grupowej”.

Na kolejnym widoku wybierasz liczbę pokoi (maksymalnie osiem), czas pracy w pokojach (po jego upływie pokoje zamkną się automatycznie) oraz sposób przyporządkowania poszczególnych osób do poszczególnych pokoi: przypadkowy (losowy), zaplanowany lub samodzielny (osoby uczestniczące same wybierają pokój, do którego się udadzą). Dodatkowo za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” (drag and drop) możesz przenosić poszczególne osoby pomiędzy pokojami. Klikając na przycisk „Utwórz” otwierasz pokoje, naciskając na „Zamknij” przerywasz tę procedurę.

Dołączanie do pokoi pracy grupowej (podgrupy)

Po utworzeniu pokoi (podgrup) osoby uczestniczące otrzymują wiadomość, że mogą dołączyć do danego pokoju. W zależności od ustawień mają w tym momencie wybór lub go nie mają. Nikt nie jest jednak zmuszany do udania się do danego pokoju – wiadomość tę można zignorować, klikając na przycisk „Zamknij”.

Osoby, które odrzuciły wezwanie do dołączenia do pokoju pracy grupowej (podgrupy), mogą przenieść się do niego później, korzystając z bocznego menu. Osoby z uprawnieniami administracyjnymi oraz do prezentacji mogą w każdym momencie dołączyć do każdego pokoju, nawet jeśli zostały wcześniej przypisane do innego pokoju.

Gdy dana osoba kliknie na „Dołącz do podgrupy”, otworzy się u niej nowe okno przeglądarki z wideokonferencją BigBlueButton. Główna konferencja pozostanie otwarta w dotychczasowym oknie, będzie jednak wyciszona.

Praca w pokojach pracy grupowej (podgrupach)

W pokojach pracy grupowej można korzystać z większości zwykłych funkcji dostępnych na BigBlueButton. Największa różnica polega jednak na tym, że każda obecna w nich osoba może przyznać sobie samodzielnie uprawnienia do prezentacji i tym samym udostępnić innym swój ekran. Jest to praktyczne rozwiązanie, dzięki któremu nie zawsze w każdym pokoju musi być obecna osoba administrująca.

Opuszczanie pokoi pracy grupowej (podgrup)

Osoby uczestniczące mogą w każdym momencie opuścić dany pokój (podgrupę). W tym celu należy jedynie zamknąć właściwe okno przeglądarki.

Zamykanie podgrup

Pokoje pracy grupowej zamykają się zasadniczo automatycznie po upływie wyznaczonego czasu. Osoba moderująca konferencję może jednak zakończyć pracę w pokojach wcześniej, klikając na przycisk „Zakończ pracę we wszystkich podgrupach” w zakładce „Podgrupy”.

Wskazówki

Przy większych wydarzeniach, na których nie znasz wszystkich osób uczestniczących lub jeśli potrzebujesz od nich konkretnych informacji, radzimy w ustawieniach konferencji uruchomić formularz zgłoszeniowy. Formularz ten będzie musiała wypełnić każda osoba zainteresowana udziałem w konferencji, chcąca zgłosić się przez mikrostronę. Aktywując formularz zgłoszeniowy i zapisując te ustawienia, w panelu administracyjnym ukażą się dwie nowe zakładki:

• Edycja warunków uczestnictwa

• Edycja zgłoszeń

Edycja warunków uczestnictwa

W zakładce „Edycja warunków uczestnictwa” znajdziesz ustawienia dotyczące wyglądu formularza zgłoszeniowego, który muszą wypełnić osoby zainteresowane udziałem w danej konferencji.

Motywacja osób wysyłających zgłoszenie (opcjonalnie)

Możesz poprosić osoby zgłaszające się na Twoją konferencję o napisanie listu motywacyjnego. To pole tekstowe możesz przykładowo wykorzystać do wpisania kilku pytań, na które powinny odpowiedzieć osoby zainteresowane.

Możliwości uczestnictwa (opcjonalnie)

Tutaj można zaproponować dodatkowe opcje do wyboru dla osób zainteresowanych udziałem w konferencji. Opcja ta ma przede wszystkim sens w przypadku konferencji odbywających się także stacjonarnie. Można tutaj przykładowo podać informacje dotyczące chęci otrzymania posiłków wegetariańskich lub konieczności skorzystania z noclegu.

Wybór warsztatów (opcjonalnie)

Jeśli zaznaczysz tę opcję, to osobom uczestniczącym ukaże się lista wszystkich już utworzonych wydarzeń w pokojach „Warsztaty”. Będę one mogły zaznaczyć wszystkie te wydarzenia, w których chcą wziąć udział. Opcja ta ma znaczenie wyłącznie dla organizatorek i organizatorów, by mogli lepiej zaplanować wielkość grup warsztatowych.

Warunki uczestnictwa

Na koniec możesz jeszcze ustalić warunki uczestnictwa, na które muszą się zgodzić osoby zainteresowane, zanim wyślą swoje zgłoszenie.

Edycja zgłoszeń

W zakładce „Edycja zgłoszeń” widnieją wszystkie już wysłane zgłoszenia od osób zainteresowanych udziałem w konferencji. W tym miejscu masz wgląd do indywidualnych informacji podanych w zgłoszeniach, jak również możliwość zaakceptowania, odrzucenia lub przesunięcia zgłoszeń na listę rezerwową. Każdą decyzję możesz w każdej chwili cofnąć, także nie musisz się martwić, że kogoś definitywnie wykluczysz.

Przyporządkowanie do warsztatów

W przyszłości ma się pojawić możliwość przypisywania osób uczestniczących do konkretnych wydarzeń w pokojach „Warsztaty” lub „Dyskusje”. Funkcja ta nie została jednak jeszcze zaimplementowana, dlatego póki co nie działa opcja przypisywania.

Pokój „Rezultaty” podobnie jak pokój z listą osób uczestniczących, nie jest typowym pokojem. Dlatego nie można w nim tworzyć wydarzeń. Dzięki niemu możesz jednak połączyć (nowy) projekt na DINIE z Twoją konferencją, tak by wszystkie osoby uczestniczące miały do niego dostęp. Jako, że jest on tak samo jak inne pokoje widoczny w widoku konferencji, osoby uczestniczące mogą tu wspólnie pracować nad dokumentami, zapisywać pliki w chmurze, tworzyć ankiety lub uzupełniać kalendarz projektu. Poniżej znajdziesz przykład tego, jak zintegrowany projekt może wyglądać w otoczeniu konferencyjnym.

Jeśli w danym pokoju „coś” się odbywa, to mówimy o „wydarzeniach”. Wydarzenia mogą odbywać się w jednym pokoju lub w różnych pokojach równolegle. Przykładowo w pokoju „Kawiarnia” można ustawić kilka wirtualnych stolików, a w pokoju „Warsztaty” mogą równocześnie odbywać się dwa spotkania. Obiecujemy, że dzięki wirtualnej dźwiękoszczelnej ścianie nie będziecie sobie wzajemnie przeszkadzać. 😉

Wydarzenia zwykle są powiązane z funkcją wideo. Jednak nie w każdym rodzaju pokoju można tworzyć wydarzenia. Przykładowo w pokoju „Lista osób uczestniczących” czy w pokoju „Rezultaty” nie dzieje się zbyt wiele. W pokoju „Lobby” można wprawdzie tworzyć wydarzenia, jednakże są one swoistym wypełniaczem na potrzebę zaprezentowania programu i nie dysponują one funkcją wideo. Ten pokój można odwiedzić np. w czasie zaplanowanej przerwy.

Dodawanie nowych wydarzeń

Istnieją dwie możliwości tworzenia nowych wydarzeń. Jeśli jesteś akurat na etapie tworzenia konferencji jako takiej, to zapewne znajdujesz się już w panelu administracyjnym. Wejdź w zakładkę „Zarządzanie pokojami konferencyjnymi”. Tam po prawej stronie zobaczysz listę utworzonych przez Ciebie pokoi w kolejności ich numeracji. Każdy wpis możesz rozwinąć w dół, klikając na strzałkę po prawej stronie. W rozwiniętym menu znajdziesz obok przycisków „Edytuj” i „Usuń” także możliwość tworzenia nowych wydarzeń.

Druga możliwość jest dostępna z poziomu widoku konferencji. Jeśli jako osoba administrująca znajdujesz się obecnie w pokoju konferencyjnym, to pod opisem pokoju zobaczysz przycisk pozwalający dodawać nowe wydarzenia. Z tego poziomu możesz również edytować i usuwać istniejące już wydarzenia. Poniżej krótko opisujemy, jakie ustawienia należy poczynić podczas dodawania nowych wydarzeń. Podobnie jak w przypadku pokoi, wszelkie ustawienia możesz edytować także później.

Ustawienia wydarzeń

Tytuł (wydarzenia)

Tytuł wydarzenia powinien możliwie przekonująco oddawać jego treści – przede wszystkim, jeśli chodzi o wydarzenia odbywające się w pokojach typu „Warsztaty”. W pokoju „Kawiarnia” poszczególne „stoliki” możesz oczywiście dowolnie nazwać. I tak dane wydarzenie może się przykładowo nazywać Wykład prof. Kowalskiego na temat stosunków polsko-niemieckich lub Dyskusje w grupach o demokracji cyfrowej. Popuść wodze fantazji!

Tworzenie wydarzeń jako przerw (opcjonalnie)

Możesz również tworzyć wydarzenia, które posłużą jako przerwa. W takiej sytuacji nie będą one dysponować funkcją wideo i będą „wypełniaczem” programu. Sprawdza się nadanie im odpowiednich nazw, np. przerwa obiadowa lub śniadaniowa.

Data i godzina

W tym miejscu ustalasz konkretne ramy czasowe planowanego wydarzenia. Twoje wydarzenia zostaną ułożone w wirtualnym centrum konferencyjnym DINA w poszczególnych zakładkach według ich daty i godziny oraz według dni. Aktualnie odbywające się wydarzenia będą wyróżnione.

Opis (opcjonalnie)

W opisie wydarzenia możesz krótko podsumować omawiane podczas niego treści. Opis ten wyświetli się później w programie i obok wydarzenia w danym pokoju. Do tego celu jednak lepiej nadaje się opis pokoju, gdyż na stronie wydarzenia jest zbyt mało miejsca na dłuższe teksty.

Prezenterki i prezenterzy / referentki i referenci / moderatorki i moderatorzy (opcjonalnie)

Podczas wydarzeń mamy często do czynienia z jedną lub kilkoma osobami prezentującymi lub moderującymi. W niektórych sytuacjach mogą one potrzebować rozszerzonych uprawnień w wideokonferencjach, by np. móc udostępnić swój ekran, zarządzać grupą, tworzyć pokoje lub przeprowadzać ankiety. Dzięki opcji zarządzania możesz w prosty sposób przekazać poszczególnym osobom rozszerzone uprawnienia dla odpowiednich wydarzeń. W tym celu wpisz w wolnym polu imię/nazwisko danej osoby i wyszukaj ją na rozwijającej się liście.

Załadowanie prezentacji (opcjonalne)

DINA oferuje praktyczną możliwość wgrywania (ładowania) prezentacji dla grupy przed rozpoczęciem wydarzenia. Prezentacje można albo tylko pokazać albo także udostępnić osobom uczestniczącym do pobrania. Preferowane formaty to PDF, zdjęcia i pliki Office. Istnieje także możliwość załadowania prezentacji podczas trwającej już konferencji.

Jeśli wszystkie obowiązkowe pola zostały wypełnione, możesz zapisać wydarzenie. Będzie ono od razu widoczne w widoku konferencji w odpowiednim pokoju.

Edycja wydarzeń

Jeśli chcesz w późniejszym czasie zmienić ustawienia wydarzenia, np. tytuł, godzinę lub dane prezentujących osób, możesz to uczynić bez żadnych problemów. Są na to dwa sposoby.

Z widoku konferencji możesz przejść do odpowiedniego pokoju, w którym odbywa się dane wydarzenie (już się odbyło lub dopiero się odbędzie). W prawym rogu wydarzenia zobaczysz symbol długopisu, za pomocą którego możesz otworzyć stronę edycji.

Będąc w panelu administracyjnym, udaj się najpierw do zakładki „Zarządzanie wydarzeniami”. Wystarczy kliknąć na odpowiednie wydarzenie, aby otworzyć stronę edycji.

Usuwanie wydarzenia

Usuwanie wydarzenia wygląda podobnie jak jego edytowanie. W widoku konferencji przejdź do odpowiedniego pokoju, w którym odbywa się wydarzenie (już się odbyło lub dopiero się odbędzie). W prawym rogu wydarzenia zobaczysz symbol kosza na śmieci, za pomocą którego usuniesz wydarzenie.

Będąc w panelu administracyjnym, udaj się najpierw do zakładki „Zarządzanie wydarzeniami”. By zobaczyć właściwy przycisk, otwórz rozwijane menu znajdujące się obok wydarzenia do usunięcia.

Podczas międzynarodowych konferencji ważna jest nie tylko dobra moderacja, ale także to, by była ona zrozumiała w różnych językach. W tym celu DINA oferuje funkcję tłumaczenia, która oczywiście musi być obsługiwana przez osoby tłumaczące. Poniżej przekazujemy kilka wskazówek pomocnych w przygotowaniu tłumaczek i tłumaczy:

• Zaloguj się za pomocą możliwie najbardziej wydajnego komputera lub laptopa (zalecana pamięć RAM powinna wynosić min. 4, a najlepiej 8 GB).

• Korzystaj ze stabilnego połączenia internetowego o przepustowości min. 20 Mbit (jeśli to możliwe, to korzystaj z lokalnej sieci komputerowej za pomocą kabla, a nie wi-fi).

• Korzystaj najlepiej z przeglądarki Firefox lub Chrome, każdorazowo z najnowszej wersji. Aktualnie nie można korzystać z kabiny do tłumaczenia poprzez przeglądarkę Safari.

• Korzystaj z dobrego zestawu słuchawkowego. Zwróć uwagę na to, by mikrofon nie był ustawiony bezpośrednio na wydychane powietrze.

• Przed konferencją należy zrobić test z wszystkimi osobami tłumaczącymi, by mogły poznać otoczenie DINY i przećwiczyć awaryjne rozwiązania.

• Obok głównego pokoju tłumaczeń można otworzyć kolejne pomieszczenie, w którym osoby tłumaczące będą mieć włączone kamerki (przy wyłączonych mikrofonach!), by mieć kontakt wzrokowy z innymi osobami tłumaczącymi i móc sobie przekazywać informacje/wskazówki.

• Pilnuj tego, abyś podczas trwającej konferencji tylko wtedy miała/miał włączony mikrofon, gdy faktycznie mówisz. W pozostałych momentach musisz konsekwentnie wyciszać mikrofon, by unikać zakłóceń.

Jako osoba organizująca konferencję musisz sporo zaplanować – masz pomysł, opracowujesz koncepcję, przygotowujesz program, wyznaczasz grupę docelową i… Jako że zamierzasz przeprowadzić swoją konferencję na DINIE, chcielibyśmy Cię w tym miejscu chociaż trochę odciążyć i przekazać Ci poniższą checklistę. Zawiera ona ważne punkty, które powinny zostać załatwione przed rozpoczęciem konferencji.

• Załóż swoją konferencję, dokonaj jej edycji i dodaj do niej np. projekt z wynikami. Zadbaj o swoją mikrostronę, by Twoja konferencja była atrakcyjna dla osób uczestniczących lub by projekt spotkał się z zainteresowaniem osób z zewnątrz.

• Zdecyduj, jak osoby uczestniczące mają zgłaszać się na Twoją konferencję – za pomocą uproszczonego lub szczegółowego formularza zgłoszeniowego. (Jeśli będzie Ci potrzebny bardziej kompleksowy formularz, to oczywiście możesz skorzystać także z innych narzędzi, jak np. pretix.eu lub innego usługodawcy).

• Krótko przybliż osobom uczestniczącym w Twojej konferencji, czym jest DINA, by mogły się one szybko na niej odnaleźć. Przejrzyj w tym celu Checklistę dla osób uczestniczących.

• Zarezerwuj za darmo najpóźniej na tydzień przed konferencją konieczną przepustowość na serwerze.

• Wyznacz jedną lub kilka osób w Twoim zespole jako osoby do wsparcia technicznego, które będą dostępne na czacie lub po telefonem. Nie zapomnij ich o tym poinformować!

Na potrzeby Twojego wydarzenia (Twojej konferencji) w ramach międzynarodowej wymiany szkolnej i pozaszkolnej DINA.international udostępnia wystarczającą przepustowość, którą można w prosty sposób zarezerwować za pomocą formularza. Będzie on obowiązywać do momentu opublikowania swoistego automatu przyjmującego zamówienia – narzędzia umożliwiającego dodanie formularza do widoku panelu administratora konferencji na DINA.international.

Podczas zakładania i testowania funkcji DINA.international Twoja konferencja pozostaje w trybie próbnym, co oznacza, że możesz z małym zespołem bez ograniczeń przetestować wszystkie narzędzia dostępne na platformie. Jak tylko konkretnie zaplanujesz datę i godzinę swojej konferencji, będziesz musiała/musiał najpóźniej na tydzień przed jej rozpoczęciem zarezerwować dla niej przepustowość. Tylko w takiej sytuacji będziemy mogli zapewnić odpowiednią przepustowość dla większych grup.

Partnerzy portalu ustalą między sobą, na ile możliwe jest sfinansowanie zamówionej konferencji. Jeśli miałoby się coś w tym zakresie zmienić, poinformujemy o tym wszystkie osoby użytkujące DINA.international z odpowiednim wyprzedzeniem.

Powód:

Osadzona na https://DINA.international technika do wideokonferencji wymaga przepustowości na serwerze, która musi zostać zeskalowana przez zarządców platformy w zależności od ilości osób uczestniczących w konferencji i jej długości. Inaczej niż w przypadku komercyjnych usługodawców, którzy udostępniają tego rodzaju usługi pozornie za darmo, na DINIE nie wykorzystuje się komercyjnie danych użytkowniczek i użytkowników (np. w celach reklamowych lub podobnych).

By móc transmitować dane wydarzenia realizowane w ramach konferencji, potrzebne będzie Ci oprogramowanie do transmisji (streamingu), np. Youtube, Vimeo, Twitch, MyVideo itp. oraz trwająca konferencja na DINIE. Nie zapomnij, że transmisja jest dostępna wyłącznie dla „Konferencji premium”. Więcej na temat konferencji premium oraz tego, jak możesz zrobić upgrade swojego wydarzenia, tutaj: https://dina.international/cms/hinweis-tagungsressourcen/

Zakładanie i zastosowanie

Transmisja wydarzenia wymaga kilku specyficznych ustawień.

Na samym dole wśród opcji zakładania lub edycji znajduje się pole „Transmituj wydarzenie”, które można rozwinąć.

Wszystkie tu dostępne pola muszą zostać wypełnione w celu zapewnienia transmisji.

Na początku aktywuj tę funkcję poprzez zaznaczenie punktu „Transmituj wydarzenie na BBB”. W ten sposób wyrażasz zgodę na to, by „Bot streamingowy DINY” mógł przyłączyć się do Twojej konferencji. Bot ten umożliwi transmisję konferencji na zewnątrz. Ważne jednak jest, by wiedział, gdzie ma dostarczyć dane. W tym celu należy wypełnić następujące dwa pola i przekazać mu potrzebne informacje.

Informacje te uzyskasz na tych platformach, na których ma się pojawić transmisja. Dla przykładu posłużymy się platformą YouTube. Po zalogowaniu się na swoim kanale na YouTube, kliknij w prawym górnym rogu na symbol kamery i „+“ . Kolejno wybierz funkcję „Transmituj na żywo“.

Youtube oferuje kilka ustawień w tym zakresie. Początkowo nie zmieniaj jednak niczego, jedynie skopiuj „URL transmisji” za pomocą guzika „Kopiuj” i wstaw go w ustawieniach swojego wydarzenia w pole „URL transmisji (opcjonalne)”. W ten sam sposób skopiuj „Klucz do transmisji” z YouTube i wstaw w pole „Klucz do transmisji (opcjonalne)”.

Następnie zapisz wydarzenie i uruchom je na krótko przed rozpoczęciem. Bardzo ważne jest, by przygotowania do transmisji konferencji, która ma się rozpocząć o godz. 10:00, rozpocząć przed godz. 10:00. Jest to aktualnie wymóg bota, nad którym będziemy jeszcze w przyszłości pracować. W celu obejścia tego wymogu, możesz swoje wydarzenie sztucznie zaplanować (ustawić) na kilka minut później (najlepiej 15 czy nawet 30). Przed rozpoczęciem wydarzenia „Bot transmisji DINY” dołączy do spotkania i po chwili zobaczysz na swoim kanale na YouTube, jak transmisja uruchomi się automatycznie. Proces ten powinien trwać około 5-10 minut. Jeśli po upływie tego czasu, bot transmisji nie przyłączy się do konferencji, to będzie to oznaczać, że coś poszło nie tak, jak powinno.

Teraz wszystko jest gotowe, by rozpocząć transmisję konferencji. Nie zapomnij zmienić ustawień transmisji na platformie streamingowej z „prywatnej” na np. „publiczną” oraz udostępnić osobom oglądającym link do transmisji.

Wskazówka

Jeśli planujesz transmisję swojej konferencji, to koniecznie zaplanuj więcej czasu na przygotowanie. Funkcja ta musi jeszcze zostać dopracowana oraz dostosowana do potrzeb osób użytkujących. Osoby uczestniczące w Twojej konferencji jedynie za pomocą transmisji nie mogą wziąć w niej aktywnego udziału (np. za pomocą czatu lub wypowiedzi na BBB). Najróżniejsze platformy podmiotów trzecich często oferują swój własny czat oraz inne funkcje, które również można wziąć pod uwagę.

Funkcja transmisji w celu zwiększenia liczby odbiorców

Jeśli będziesz w sytuacji, w której w Twojej konferencji będzie brać udział wiele słuchaczek i wielu słuchaczy, ale za to jedynie kilka osób będzie coś referować, wtedy, dbając o stabilność Twojej wideokonferencji, możesz wykorzystać funkcję transmisji, by poniekąd „outsourcować” osoby oglądające. By uniknąć konieczności udawania się na strony internetowe podmiotów trzecich, transmisja ta może być również wyświetlona bezpośrednio w Twojej konferencji.

Rozwiązanie to będzie także możliwe w przypadku, w którym w ramach Twojej konferencji założysz nowe wydarzenie ze sceną. Większość platform umożliwiających transmisje na żywo oferuje kody do umieszczania, za pomocą których możesz w prosty sposób osadzić swoją transmisję w wydarzeniu na scenie. Dzięki temu nikt nie będzie musiał w międzyczasie opuszczać konferencji oraz zostanie zachowana ciągłość cyfrowej agendy.

Wideokonferencja zyskuje żywy charakter dzięki interakcjom międzyludzkim. Dlatego ważne jest, by podobnie jak podczas spotkań na żywo, stwarzać dla osób uczestniczących możliwości wypowiadania się i nawiązania kontaktu z innymi. BigBlueButton dysponuje kilkoma narzędziami, które (o ile są prawidłowo użyte) mogą przyczynić się do interaktywnej wymiany myśli i doświadczeń.

Czat

W BigBlueButton istnieją dwa rodzaje czatu: publiczny i prywatny.

Czat publiczny jest dostępny i widoczny od samego początku wideokonferencji. Może być wykorzystywany przez wszystkie osoby uczestniczące w wydarzeniu. Nadaje się przede wszystkim do zadawania pytań natury ogólnej lub do przesyłania wiadomości do całej grupy.

Natomiast prywatny czat otwiera się po kliknięciu na ikonkę danej osoby na liście i wybraniu opcji „Rozpocznij prywatny czat”. Prywatny czat widoczny jest wyłącznie dla dwóch osób, których on dotyczy, i nadaje się szczególnie do szybkich ustaleń, np. pomiędzy osobami moderującymi.

Symbole statusu

Za pomocą symbolu statusu możesz w niewerbalny sposób wyrażać różne emocje lub komunikować się z innymi osobami podczas wideokonferencji. Status możesz zmienić, klikając na własne imię/nazwisko w zakładce „Osoba uczestnicząca” a następnie na „Ustaw status”. Twoja ikona zostanie zastąpiona/uzupełniona przez odpowiedni widoczny dla wszystkich symbol statusu.

Udostępnione notatki

Udostępnione notatki – podobnie jak publiczny czat – są widoczne dla wszystkich i mogą być przez wszystkich edytowane. Różnica polega jednak na tym, że pojawiających się tam treści nie można przypisać do konkretnych osób. Do dyspozycji jest prosty edytor HTML. Dzięki tej funkcji możesz lepiej strukturyzować informacje i dokonywać stylistycznych zmian w notatkach. Udostępniane notatki bardzo dobrze nadają się do sporządzania wspólnych protokołów lub do utrwalania myśli i pomysłów.

Ankiety

BigBlueButton udostępnia funkcję ankiety pozwalającą dokonać prostych ustaleń lub przeprowadzić proste quizy. Jednakże można dzięki niej zadać tylko jedno pytanie (jednokrotnego wyboru). Możesz również skorzystać z kilka wstępnie zdefiniowanych ankiet albo przygotować własną ankietę zawierającą do pięciu odpowiedzi do wyboru. Ankieta kończy się w momencie jej opublikowania, a wyniki widoczne są dla wszystkich osób biorących udział w wideokonferencji.

Wirtualne centrum konferencyjne DINA korzysta z otwartego oprogramowania (open-source software) BigBlueButton jako zintegrowanego narzędzia do wideokonferencji, które jest często wykorzystywane przez niemieckie szkoły lub uczelnie. Zaleta otwartego oprogramowania polega przede wszystkim na jego bezpieczeństwie (w zakresie ochrony danych osobowych), jako że osoby specjalizujące się w międzynarodowej branży IT mają wgląd do kodu programu i mową go optymalizować. W Internecie można znaleźć wiele różnych podręczników poświęconych BBB obszernie opisujących jego funkcje. Niemniej jednak na kolejnych stronach opisujemy kilka funkcjonalności tego narzędzia, które zasługują na szczególną uwagę.

1. Nazwa wydarzenia

2. Wideokonferencja BigBlueButton

3. Otwórz wideokonferencję w nowym oknie.

4. Maksymalizuj widok wideo. (Ukryj widok konferencji i powiększ okno transmisji wideo. Wszystkie ustawienia możesz cofnąć za pomocą tego samego przycisku.)

Osoby moderujące dysponują w BigBlueButton szczególnymi uprawnieniami, które różnią się od uprawnień osób po prostu uczestniczących w konferencji. Dzięki opcjom moderacji mają one możliwość zarządzania zarówno wideokonferencją, jak i grupą.

W wirtualnym centrum konferencyjnym istnieją trzy możliwości, by uzyskać uprawnienia do moderacji wideokonferencji na BBB:

• Wszystkie osoby administrujące konferencją mogą automatycznie moderować wszystkie wideokonferencje;

• osoby administrujące mogą podczas tworzenia wydarzeń przyznawać uprawnienia moderacji poszczególnym osobom;

• podczas trwającej wideokonferencji osoby moderujące mogą przyznawać uprawnienia moderacji innym osobom biorącym udział w wydarzeniu.

Poniżej po krótce wyjaśnimy, jakimi uprawnieniami dysponują osoby moderujące podczas trwających wideokonferencji.

Zarządzanie osobami uczestniczącymi

Zasadniczo istnieją dwie możliwości zarządzania grupą, przy czym pierwszy sposób odnosi się do określonej osoby, a drugi ma wpływ na wszystkie osoby uczestniczące w wideokonferencji.

Pierwsza możliwość: Należy kliknąć na konkretne imię/nazwisko na liście.

Otworzy się menu, w którym możesz:

1. rozpocząć prywatny czat;

2. przyznać osobie uczestniczącej uprawnienia do prezentacji (osoba ta może wtedy udostępnić swój ekran);

3. przyznać osobie uczestniczącej uprawnienia do moderacji (osoba ta otrzymuje te same uprawienia co osoba moderująca);

4. usunąć osobę uczestniczącą z wideokonferencji.

Druga możliwość: otwórz menu koła zębatego obok listy uczestników.

Tutaj możesz:

1. wyciszyć wszystkie osoby uczestniczące

2. ograniczyć uprawnienia osób uczestniczących (patrz niżej, rozwiązanie to nie ma zastosowania dla osób moderujących).

3. zmienić ustawienia gości

4. pobrać imiona i nazwiska osób uczestniczących jako plik tekstowy .txt (ułożone według imion i nazwisk);

5. cofnąć status u wszystkich osób uczestniczących i moderujących;

Blokowanie osób uczestniczących

Opcja ta umożliwia ograniczenie danych uprawnień osób uczestniczących

Zarządzanie wideokonferencjami

Za pomocą menu (symbol trzech punktów) w prawym górnym rogu można wprowadzać wszelkie ustawienia dla wideokonferencji oraz ją zakończyć (takie działanie nie ma na DINIE jednak trwałego skutku, gdyż daną konferencję można ponownie rozpocząć, jak tylko ktoś będzie chciał do niej dołączyć).

W ogólnych ustawieniach konferencji BigBlueButton można przede wszystkim znaleźć ułatwienia związane z moderacją i interakcją. Zalecamy, by pracując z większymi grupami lub podczas rundy pytań, włączyć powiadomienia pop-up o pojawieniu się nowych wiadomości na czacie oraz o dołączeniu nowych osób. Pozwalają one zachować ogląd sytuacji oraz pomagają w opiece nad grupą.

W zakładce „Ograniczenie wykorzystania połączenia internetowego” istnieje także możliwość dezaktywacji kamerek internetowych i funkcji udostępniania ekranu na czas całej konferencji. W normalnych sytuacjach nie należy zmieniać tych ustawień, jednak w przypadku trudności z połączeniem mogą się one okazać pomocne.

Osoba prezentująca / Uprawnienia do udostępniania ekranu

BigBlueButton poza zwykłymi osobami uczestniczącymi i moderującymi rozróżnia jeszcze osoby prezentujące. W danym momencie prezentować może tylko jedna osoba. Za pomocą małego niebieskiego symbolu projektora na ikonie z inicjałami danej osoby (na liście osób uczestniczących) można rozpoznać, kto aktualnie posiada te uprawnienia. Osoby moderujące mogą sobie same przydzielić uprawnienia do prezentacji, klikając na symbol „+” w oknie konferencji. Także zwykłym osobom uczestniczącym mogą zostać udzielone takie uprawnienia – w tym celu należy wybrać imię/nazwisko odpowiedniej osoby na liście.

Osoba prezentująca może z jednej strony udostępniać innym swój ekran, z drugiej zaś tworzyć i analizować ankiety.

DINA oferuje również możliwość oznaczenia siebie jako trenerki/trenera, tłumaczki/tłumacza lub animatorki/animatora. Jeśli oznaczysz się w ten sposób, inne osoby użytkujące platformę będą mogły Cię lepiej znaleźć i się z Tobą skontaktować. Możesz opisać swoje umiejętności i w razie czego wykorzystać je podczas zaproponowanego Ci wydarzenia. Za pomocą tej funkcji masz też możliwość znalezienia idealnego wsparcia przy Twojej następnej konferencji na DINIE.

Mój profil

Wpisane przez Ciebie dane (cechy) znajdziesz także na swoim profilu w zakładce „O mnie” pod hasłem „Oferty warsztatów i seminariów.”

Promocja siebie jako trenerki/trenera

By zarejestrować się jako trenerkę/trenera, tłumaczkę/tłumacza lub animatorkę/animatora wymiany, musisz wprowadzić odpowiednie zmiany w ustawieniach swojego profilu.

W ustawieniach profilu znajdziesz obszar „Oferty warsztatów i seminariów”. Możesz tam zaznaczyć, w jakiej roli chcesz pojawić się w Bazie trenerek i trenerów. Jeśli przykładowo zaznaczysz „trenerka/trener”, to automatycznie otworzą się ustawienia dotyczące różnych treści, które możesz zaoferować innym jako trenerka/trener.

Większość treści wybierasz z listy dostępnych informacji, ale pola „Wiedza regionalna / Kraje, z którymi mam doświadczenie” oraz „Czy są jeszcze jakieś informacje, które nie zostały tutaj ujęte?” są polami do wpisania własnego wielojęzycznego tekstu, w których możesz siebie dowolnie opisać oraz wspomnieć o kwalifikacjach, które nie zostały zawarte wyżej.

Funkcja wyszukiwania

By wyszukać trenerkę/trenera, tłumaczkę/tłumacza lub animatorkę/animatora, musisz udać się do mapy DINY, kliknąć na zakładkę wyszukiwarki „Wyszukaj nazwę, temat, miejsce…” i kliknąć na niebieski link „Szukaj trenerki/trenera, animatorki/animatora wymiany, tłumaczki/tłumacza”.

Alternatywnie można bezpośrednio udostępnić stronę wyszukiwarki za pomocą tego linku lub ze strony startowej udać się do punktu menu „Baza trenerek i trenerów”.

Na koniec otworzy się „hub” umożliwiający wyszukiwanie informacji w Bazie trenerek i trenerów. To pierwszy krok pozwalający wybrać rodzaj wsparcia, które jest potrzebne.

W kolejnych polach zawęzisz zakres swoich poszukiwań.

W polu „Hasło” możesz przykładowo wpisać nazwisko danej osoby. Wyświetlą się wtedy także wszystkie wpisy, które zostały dodane w polu „O mnie”. Tym samym pierwsze pole wyszukiwarki jest najbardziej ogólne, a pozostałe służą do specyficznego wyszukiwania. Po owocnym zakończeniu wyszukiwania pod wyszukiwarką wyświetli się lista znalezionych osób. Tutaj znajdziesz ich profile i opcje podjęcia kontaktu.

Pewnie też zdarzają Ci się takie sytuacje. Przed kilkoma tygodniami zgłosiłaś/zgłosiłeś się na świetne wirtualne wydarzenie, po czym po jakimś czasie zauważasz, że je przegapiłaś/przegapiłeś. By uchronić Twoją grupę przed takim zdarzeniem, a tym samym podnieść frekwencję konferencji, DINA umożliwia tworzenie automatycznych maili z przypomnieniami. Możesz przygotować do trzech takich maili, które zostaną wysłane do osób zgłoszonych na konferencję na tydzień, dzień lub godzinę przed rozpoczęciem pierwszego wydarzenia. Ustawienia te znajdziesz w zakładce „Maile z przypomnieniami” (E-Mails to conference participians) w panelu administracyjnym.

Nagrywanie wideo i treści konferencji

By móc nagrać daną konferencję, musisz ją przeprowadzić w pokoju BBB. Pamiętaj, że nagrywanie jest dostępne jedynie w przypadku „Konferencji premium”. Więcej informacji o wydarzeniach premium oraz o tym, jak można „upgradować” konferencję możesz znaleźć tutaj: https://dina.international/cms/hinweis-tagungsressourcen/

Może podczas swojej konferencji premium już zauważyłaś/zauważyłeś zapytanie o zgodę na nagrywanie?

W ustawieniach wydarzenia znajdziesz zakładkę „Opcje wideokonferencji BBB”. Tam zostały także umieszczone ustawienia dotyczące aktywacji funkcji nagrywania. Obecnie domyślnym ustawieniem jest opcja „Wyraź zgodę na nagrywanie”. Ty jednak decydujesz i możesz dowolnie zezwolić lub zakazać nagrywania.

By podczas konferencji uruchomić funkcje nagrywania, w obszarze BBB kliknij po prostu na przycisk „Rozpocznij nagrywanie”, który znajduje się na górze ekranu.

Włączoną funkcję nagrywania rozpoznasz po czerwonym symbolu nagrywania i wyświetlanym obok czasie nagrywania. Nagrywanie można wstrzymać, klikając ponownie na czerwony symbol nagrywania, i ponownie uruchomić w późniejszym momencie. Tak w prosty sposób ominiesz poszczególne punkty programu, przykładowo przerwy.

Nagrania zapisują się automatycznie. Ważne są jednak dwa kryteria: Wszystkie osoby uczestniczące w konferencji muszą ją opuścić lub konferencja została przez Ciebie zakończona poprzez kliknięcie w menu (symbol koła zębatego) na „Zakończ konferencję”. Zapisywanie trwa kilka minut, dlatego może się okazać, że nie bezpośrednio po zakończeniu konferencji nie znajdziesz nigdzie nagrania.

Gdzie można odnaleźć zapisane nagrania? W tym celu należy otworzyć w lewym pasku zadań w zakładce „Edytuj konferencję” ustawienia konferencji.

Tam widoczna będzie się zakładka „Nagrane spotkania” służąca do zarządzania zapisanymi nagraniami. W tym miejscu możesz skasować swoje nagrania lub klikając na nazwę nagrania, je odtworzyć (obejrzeć).

Odtwarzając, możesz przeklikać się przez całe nagranie, dopasować prędkość jego odtwarzania lub przejrzeć czat spotkania, czy udostępnione notatki.

Zabezpieczenie (zapis) czatu i notatek

BigBlueButton stwarza możliwość zabezpieczenia (zapisania) zarówno publicznego czatu, jak i wspólnych notatek. Publiczny czat można pobrać poprzez menu (symbol trzech punktów) w prawym górnym rogu okna czatu.

Wspólne notatki można pobrać w różnych formatach (np. PDF, Word, ODF, HTML), klikając na symbol dwóch strzałek.

Zabezpieczanie (zapis) list uczestniczek/ków

Jako plik tekstowy można również pobrać listę (aktualnie obecnych) osób uczestniczących, klikając na menu (symbol koła zębatego) dostępne obok listy.

By udział w konferencji na DINIE okazał się owocny, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy. Poniżej prezentujemy pomocne wskazówki, które pozwolą stworzyć najlepsze warunki do sprawnego przeprowadzenia konferencji.

• Zaloguj się (jeśli to możliwe) za pomocą komputera lub laptopa (nie smartfona lub tableta).

• Korzystaj ze stabilnego łącza internetowego (jeśli to możliwe to z lokalnej sieci komputerowej poprzez kabel, a nie przez wi-fi).

• Aktualnie DINA.international najlepiej działa na przeglądarkach Firefox i Chrome. W przypadku Safari pojawiają się różne problemy (aktualnie nie działa funkcja tłumaczenia na tej przeglądarce). Zalecamy, by każdorazowo korzystać z najnowszej wersji przeglądarki.

• Korzystaj ze słuchawek lub najlepiej z zestawu słuchawkowego, by mieć najlepszą jakość dźwięku oraz by unikać sprzężeń.

• Zaloguj się odpowiednio wcześnie, by poznać platformę i jej funkcje. Szczególnie jeśli korzystasz z DINY w pracy i masz ograniczone możliwości zmiany ustawień na komputerze i w przeglądarce, warto zalogować się wcześniej na spotkanie.

• Platforma wymaga zgody na korzystanie z głośników i kamery. W zależności od ustawień przeglądarki okno otworzy się w tle. Sprawdź, czy okno to otworzyło się w tle, jeśli nie możesz wyrazić zgody na korzystanie z dźwięku i wideo.

• Skorzystaj z testu technicznego na początku konferencji (jeśli taka opcja jest oferowana), by możliwie wcześnie rozpoznać i rozwiązać wszelkie problemy przy korzystaniu z DINA.international.