Przypominanie osobom uczestniczącym o konferencji za pomocą automatycznie rozsyłanych maili
Pewnie też zdarzają Ci się takie sytuacje. Przed kilkoma tygodniami zgłosiłaś/zgłosiłeś się na świetne wirtualne wydarzenie, po czym po jakimś czasie zauważasz, że je przegapiłaś/przegapiłeś. By uchronić Twoją grupę przed takim zdarzeniem, a tym samym podnieść frekwencję konferencji, DINA umożliwia tworzenie automatycznych maili z przypomnieniami. Możesz przygotować do trzech takich maili, które zostaną wysłane do osób zgłoszonych na konferencję na tydzień, dzień lub godzinę przed rozpoczęciem pierwszego wydarzenia. Ustawienia te znajdziesz w zakładce „Maile z przypomnieniami” (E-Mails to conference participians) w panelu administracyjnym.
Na powyższym wycinku z DINY możesz zobaczyć tzw. shortcodes (zmienne). Przykładowo [[name]] zostanie w mailu automatycznie zastąpione nazwą konferencji (możesz ją także wpisać ręcznie). Shortcodes są jednak praktycznym rozwiązaniem w sytuacji, w której trzeba zmienić np. nazwę konferencji lub godzinę rozpoczęcia.
Czym byłoby wydarzenie, posiedzenie, spotkanie lub konferencja bez zaangażowanej społeczności osób zainteresowanych, uczestniczek i uczestników lub uczennic i uczniów? Do zadań związanym z przygotowaniem wirtualnej konferencji należy zatem też zarządzanie i dodawanie osób, których na naszej platformie nazywamy członkami i członkiniami.
Do wirtualnej konferencji na DINIE możesz dodać zarówno już zarejestrowane osoby użytkujące platformę DINA, jak i zaprosić nowe osoby z zewnątrz, podając ich adres e-mail. Na mikrostronie konferencji możesz udostępnić formularz, za pomocą którego osoby zainteresowane mogą się same na nią zgłosić.
Na kolejnych stronach prezentujemy zarys różnych ról podczas wirtualnych konferencji. Każda rola jest związana z określonymi uprawnieniami, które z kolei dają różne możliwości interakcji na platformie lub w ramach wideokonferencji.
Osoby administrujące mają dostęp do wszystkich ustawień konferencji. Mogą zmieniać jej wygląd, tworzyć, edytować oraz usuwać pokoje i wydarzenia, zarządzać osobami uczestniczącymi oraz posiadają we wszystkich wideokonferencjach rozszerzone uprawienia moderacji.
Liczba osób posiadających uprawnienia administracyjne powinna w idealnym przypadku być ograniczona do kilku osób, by uniknąć niepożądanych zmian.
Prezenterki i prezenterzy (lub osoby moderujące) mogą otrzymać tę rolę od osób administrujących w trakcie tworzenia lub edytowania konkretnego wydarzenia. W ten sposób dysponują rozszerzonymi uprawieniami podczas wideokonferencji w ramach wybranego wydarzenia. We wszystkich pozostałych pokojach lub wydarzeniach mają nadal zwykłe uprawienia osób uczestniczących.
Jeśli dana osoba ma otrzymać uprawienia do moderowania podczas kilku wydarzeń, należy nadać jej uprawnienia do prezentacji przy każdym wydarzeniu z osobna.
Osoby uczestniczące nie mają uprawnień do edytowania. Mogą wejść do wszystkich (wyświetlających się) pokoi i uczestniczyć w odbywających się w nich wydarzeniach. Każda osoba, która zostaje dodana do danej konferencji rozpoczyna ją posiadając uprawnienia uczestniczki/uczestnika. Osoby administrujące mogą przyznawać innym uprawnienia administracyjne lub na wybrane wydarzenia mianować kogoś prezenterką lub prezenterem.
Osoby tłumaczące zapewniają tłumaczenie symultaniczne podczas danej konferencji. Muszą one mieć dostęp do ustawień technicznych, w związku z czym należy im przyznać uprawnienia osoby administrującej.
By wyświetlić opcje zarządzania osobami uczestniczącymi, przejdź z panelu administracyjnego do zakładki „Członkinie i członkowie”.
Istnieje kilka sposobów na zaproszenie osób na konferencję. Przede wszystkim należy się zastanowić, czy mamy do czynienia:
z osobą już zarejestrowaną na platformie;
czy chce ona uczestniczyć w konferencji jako osoba z zewnątrz.
W przypadku osób z zewnątrz możliwe jest, by zaproszona osoba w drodze zgłoszenia założyła konto na DINIE albo (nad tym rozwiązaniem jeszcze pracujemy) by udzielić jej tymczasowego dostępu do danej konferencji.
W zależności od tego, czy w ustawieniach konferencji został włączony lub wyłączony formularz zgłoszeniowy, inaczej nazywamy poniższe opcje. Opisujemy tutaj sytuację z wyłączonym formularzem zgłoszeniowym.
Zapraszanie osób, które są już zarejestrowane i aktywne na DINIE, jest bardzo proste. W zakładce „Zarządzanie osobami uczestniczącymi” znajduje się opcja „Zaproś osoby zarejestrowane…” z liczbą w nawiasie. Liczba ta mówi, ile osób użytkujących platformę zostało już zaproszonych i jeszcze nie zaakceptowało zaproszenia. W polu poniżej możesz wpisać początek imienia lub nazwiska i od razu otrzymasz sugestie, kogo jeszcze możesz zaprosić. W ten sposób można po kolei dodawać użytkowniczki i użytkowników. Wprowadzone dane musisz ostatecznie potwierdzić przez naciśnięcie przycisku „Zaproś użytkowniczkę/użytkownika”.
Wskazówka: jak tylko na pierwszym miejscu listy ukaże się właściwe imię/nazwisko, możesz nacisnąć „Enter” i od razu wpisać kolejne imię/nazwisko. W ten sposób szybciej wybierzesz dane kilku osób i równocześnie je zaprosisz.
Poprzez opcję „Zaproś osoby niezarejestrowane” możesz zaprosić osoby z zewnątrz, które wraz z akceptacją zaproszenia powinny założyć konto na DINIE. Liczba w nawiasie mówi, ile osób z zewnątrz zostało już zaproszonych i nie zarejestrowało się jeszcze na DINIE. Następnie kliknij na przycisk „Zaproś osoby”.
W kolejnym widoku możesz w odpowiednim polu wpisać jeden lub kilka adresów mailowych. Wpisując kilka, oddziel je przecinkiem lub użyj każdorazowo jednej linijki na jeden adres. Do zaproszenia dodaj (opcjonalnie) osobistą wiadomość. Po tym jak zatwierdzisz dane za pomocą przycisku „Zaproś”, wszystkie zaproszone osoby otrzymają maila z linkiem do rejestracji na DINIE. Po dokończeniu rejestracji zostaną bezpośrednio przypisane do konferencji jako osoby uczestniczące.
To rozwiązanie nie zostało jeszcze wdrożone.
Jeśli osoby zainteresowane wysłały swoje zgłoszenia na daną konferencję przez mikrostronę konferencji, wtedy możesz je zobaczyć w zakładce „Zgłoszenia osób uczestniczących”. Z tego poziomu mogą one zostać zaakceptowane lub odrzucone przez osoby administrujące konferencję. Po podjęciu tej decyzji wszystkie osoby otrzymają powiadomienie, które pokaże się pod symbolem dzwonka w prawym górnym rogu platformy DINA oraz (jeśli ustawiono tę opcję) zostanie im wysłane także mailem. Zaakceptowane uczestniczki i uczestnicy mogą wziąć udziału w konferencji.
W zakładce „Aktualne osoby uczestniczące“ możesz zobaczyć wszystkie zaakceptowane zgłoszenia. W lewej części ekranu po prawej stronie imienia/nazwiska znajduje się symbol e-mail, za pomocą którego możesz przez platformę DINA uruchomić Rocket.Chat z wybraną osobą. Obok symbolu e-mail zapisana jest rola, jaką spełnia dana osoba, czyli albo „osoba administrująca”, albo „osoba uczestnicząca”.
Otwierając rozwijane menu przy danej osobie, masz trzy możliwości:
zgłosić nieprzyzwoite treści: jeśli ktoś naruszył zasady obowiązujące na DINIE, możesz nam to zgłosić, a my podejmiemy odpowiednie kroki;
zmienić rolę: wybierając „jako osoba uczestnicząca” lub „jako osoba administrująca” możesz zmienić rolę danej osoby na konferencji;
usunąć osobę: w ten sposób możesz usunąć osobę z konferencji (nie będzie ona mogła już w niej uczestniczyć, chyba że wyśle nowe zgłoszenie).
Formularz zgłoszeniowy zawierający rozszerzone informacje o osobach zainteresowanych danym wydarzeniem
Przy większych wydarzeniach, na których nie znasz wszystkich osób uczestniczących lub jeśli potrzebujesz od nich konkretnych informacji, radzimy w ustawieniach konferencji uruchomić formularz zgłoszeniowy. Formularz ten będzie musiała wypełnić każda osoba zainteresowana udziałem w konferencji, chcąca zgłosić się przez mikrostronę. Aktywując formularz zgłoszeniowy i zapisując te ustawienia, w panelu administracyjnym ukażą się dwie nowe zakładki:
Edycja warunków uczestnictwa
Edycja zgłoszeń
W zakładce „Edycja warunków uczestnictwa” znajdziesz ustawienia dotyczące wyglądu formularza zgłoszeniowego, który muszą wypełnić osoby zainteresowane udziałem w danej konferencji.
Możesz poprosić osoby zgłaszające się na Twoją konferencję o napisanie listu motywacyjnego. To pole tekstowe możesz przykładowo wykorzystać do wpisania kilku pytań, na które powinny odpowiedzieć osoby zainteresowane.
Tutaj można zaproponować dodatkowe opcje do wyboru dla osób zainteresowanych udziałem w konferencji. Opcja ta ma przede wszystkim sens w przypadku konferencji odbywających się także stacjonarnie. Można tutaj przykładowo podać informacje dotyczące chęci otrzymania posiłków wegetariańskich lub konieczności skorzystania z noclegu.
Jeśli zaznaczysz tę opcję, to osobom uczestniczącym ukaże się lista wszystkich już utworzonych wydarzeń w pokojach „Warsztaty”. Będę one mogły zaznaczyć wszystkie te wydarzenia, w których chcą wziąć udział. Opcja ta ma znaczenie wyłącznie dla organizatorek i organizatorów, by mogli lepiej zaplanować wielkość grup warsztatowych.
Na koniec możesz jeszcze ustalić warunki uczestnictwa, na które muszą się zgodzić osoby zainteresowane, zanim wyślą swoje zgłoszenie.
W zakładce „Edycja zgłoszeń” widnieją wszystkie już wysłane zgłoszenia od osób zainteresowanych udziałem w konferencji. W tym miejscu masz wgląd do indywidualnych informacji podanych w zgłoszeniach, jak również możliwość zaakceptowania, odrzucenia lub przesunięcia zgłoszeń na listę rezerwową. Każdą decyzję możesz w każdej chwili cofnąć, także nie musisz się martwić, że kogoś definitywnie wykluczysz.
Lista rezerwowa nie jest listą tworzącą się automatycznie i samozarządzającą się, tylko pewnego rodzaju statusem. Jeśli ktoś zrezygnuje z udziału, wtedy musisz manualnie zmienić status innej osoby z „Lista rezerwowa” na „Osoba zaakceptowana”.
W przyszłości ma się pojawić możliwość przypisywania osób uczestniczących do konkretnych wydarzeń w pokojach „Warsztaty” lub „Dyskusje”. Funkcja ta nie została jednak jeszcze zaimplementowana, dlatego póki co nie działa opcja przypisywania.
