Wspólne opracowywanie i dokumentowanie wyników konferencji
Pokój „Rezultaty” podobnie jak pokój z listą osób uczestniczących, nie jest typowym pokojem. Dlatego nie można w nim tworzyć wydarzeń. Dzięki niemu możesz jednak połączyć (nowy) projekt na DINIE z Twoją konferencją, tak by wszystkie osoby uczestniczące miały do niego dostęp. Jako, że jest on tak samo jak inne pokoje widoczny w widoku konferencji, osoby uczestniczące mogą tu wspólnie pracować nad dokumentami, zapisywać pliki w chmurze, tworzyć ankiety lub uzupełniać kalendarz projektu. Poniżej znajdziesz przykład tego, jak zintegrowany projekt może wyglądać w otoczeniu konferencyjnym.
Chcąc podczas swojej konferencji korzystać z pokoju „Rezultaty”, utwórz go, zanim zaprosisz kolejne osoby uczestniczące do korzystania z niego. Tylko te osoby, które zostały dodane po jego zintegrowaniu z pokojem, otrzymają dostęp do powiązanego projektu.
Jeśli wyobrazisz sobie konferencję jako swego rodzaju budynek, to będą Ci w nim potrzebne pomieszczenia, w których można się spotkać i zorganizować różne wydarzenia. Na bardzo małe spotkanie może wystarczyć tylko jedno pomieszczenie, skoro i tak wszystko ustalacie wspólnie. Jednak, gdy kilka wydarzeń ma się odbywać równolegle, wtedy warto skorzystać z kilku osobnych pokoi (tematycznych). Kluczem do podziału na pokoje mogą przykładowo być zespoły lub grupy, tematy lub zainteresowania. Poniżej wyjaśniamy, jak dodawać pokoje w wirtualnym centrum konferencyjnym DINA.
Pokoje same w sobie nie posiadają funkcji transmisji wideo. Stanowią jedynie „kontekst” niezbędny dla wydarzeń, które się w nich odbywają. Te zaś, w zależności do rodzaju pokoju, dysponują funkcją transmisji wideo.
Chcąc dodać nowe pokoje, musisz najpierw przejść do panelu administracyjnego konferencji. Tam kliknij na zakładkę „Zarządzanie pokojami konferencyjnymi”. W rogu po prawej stronie znajduje się przycisk „Utwórz pokój konferencyjny” oraz lista już utworzonych pokoi. Po kliknięciu na „Utwórz pokój konferencyjny” otworzy się menu z opcjami dla nowych pokoi. Niektóre pojęcia może są oczywiste, jednak mimo wszystko pokażemy Ci, co trzeba zrobić, by utworzyć nowy pokój.
Każdy pokój ma swój charakter i swoje podstawowe wyposażenie. Każdy rodzaj pokoju dysponuje różnymi możliwościami i posiada zalety, które zebraliśmy w poniższej tabeli:
Tytuł to nazwa pokoju, która jest widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w konferencji. Może on mieć funkcję opisową, jak np. „Kawiarnia” lub „Audytorium” czy też mieć znaczenie symboliczne, jak np. „Kraina łakomczuchów” lub „Indiański namiot”. Popuść wodze fantazji!
Numer porządkowy pokoju określa, w jakiej kolejności (od góry do dołu) pokoje są widoczne dla osób uczestniczących w konferencji. Chcąc, by pokoje ukazywały się w konkretnej kolejności, np. 1. Punkt informacyjny, 2. Plenum, 3. Kawiarnia, 4. Lista osób uczestniczących, musisz je odpowiednio ponumerować.
Możesz też zostawić wolne numery (cyfry) pomiędzy pokojami, jeśli nie masz pewności, czy później nie będziesz jeszcze potrzebować dodatkowych pokoi (np. 1, 2, 5, 6). Lobby powinno posiadać numer porządkowy 1, by zawsze wyświetlało się na pierwszym miejscu.
Opis pokoju wyświetla się nad wydarzeniem odbywającym się w danym pokoju. Jeśli nazwa pokoju już sama w sobie wszystko wyjaśnia, możesz zrezygnować z dodawania opisu. Opis ten nadaje się jednak przykładowo do tego, by krótko przedstawić pojedyncze wydarzenia lub by już na wstępie ustanowić zasady komunikacji.
Opisy możesz edytować w edytorze Markdown. Na pierwszy rzut oka wygląda on na bardziej skomplikowany niż w rzeczywistości jest. Jeśli np. chcesz wytłuścić jakiś tekst, musisz przed nim i po nim wstawić po dwie gwiazdki. Więcej informacji o składni języka Markdown znajdziesz tutaj.
Na koniec możesz jeszcze określić, czy dany pokój ma być widoczny dla osób uczestniczących i czy ma być w nim dostępne okno czatu. Oba ustawienia możesz zmienić także później, czyli po tym jak utworzysz i zapiszesz dany pokój.
W przypadku kilkudniowych spotkań warto przemyśleć ukrycie pokoi, z których grupa będzie korzystać później. Poprawi to przejrzystość i dzięki temu nikt nigdzie nie zabłądzi.
Jeśli wszystkie ustawienia są gotowe, to kliknij na „Zapisz”, by utworzyć dany pokój. Od tego momentu będzie on dostępny na stronie konferencji.
stnieją dwie możliwości edycji już utworzonych pokoi. Pierwszy sposób prowadzi przez panel administracyjny, gdzie możesz edytować wszystkie ustawienia konferencji. Kliknij na „Zarządzane pokojami” i zaznacz wybrany pokój.
Drugi sposób dostępny jest bezpośrednio w widoku konferencji: osoby z uprawnieniami administracyjnymi, o ile znajdują się we właściwych pokojach, mogą bezpośrednio w nich wyświetlić opcję edycji lub też tworzyć w nich nowe wydarzenia oraz edytować już istniejące. Dodatkowo w dolnym lewym rogu widoku konferencji znajduje się przycisk „Edycja pokoi” prowadzący do zakładki zarządzania pokojami (p. wyżej). W zakładce „Edycja pokoi” można zmienić wszystkie wyżej opisane ustawienia, z wyjątkiem rodzaju pokoju. Wprowadzone zmiany pokażą się zaraz po ich zapisaniu.
Usuwanie pokoju działa podobnie jak jego edycja. W panelu administracyjnym należy wybrać zakładkę „Pokoje konferencyjne” i otworzyć rozwijane menu pokoju, który ma zostać usunięty. Tam znajdziesz przycisk „Usuń”.
Jeśli jesteś akurat na poziomie widoku konferencji, to wejdź po prostu do wybranego pokoju i kliknij tam pod opisem pokoju na „Usuń pokój”.
Usunięcie pokoju powoduje również usunięcie wszystkich zaplanowanych w nim wydarzeń. Czynności tej nie można cofnąć.
Podczas tworzenia pokoju na potrzebę danego wydarzenia możesz wybrać opcję „Pokaż czat”. Jeśli to zrobisz, pokój ten zostanie połączony ze zintegrowanym na DINIE oprogramowaniem Rocket.Chat, za pomocą którego możesz się komunikować z innymi osobami aktywnymi na platformie DINA.international. Różnica w korzystaniu z tego czatu w ramach konferencji polega na tym, że wszystkie osoby uczestniczące – jeśli została włączona funkcja czatu w pokoju – automatycznie dołączają do grupowego czatu w danym pokoju. Czat ten ukaże się w danym pokoju po prawej stronie. Można go jednak także wyświetlić poza konferencją poprzez zwykłe menu, klikając na symbol koperty w prawym górnym rogu na pasku zadań DINY.
Grupowy czat w pokoju bardzo dobrze nadaje się do odpowiadania na pytania dotyczące wydarzeń, które się w nim odbywają. By móc odpowiadać na takie pytania, przynajmniej jedna osoba powinna być odpowiedzialna za monitorowanie czatu.
Wskazówka: Rocket.Chat jest dostępny także jako Aplikacja na komórkę lub komputer. Jeśli chcesz się na nim zalogować, potrzebny Ci będzie adres serwera DINY (chat.dina.interational) i Twoje osobiste dane dostępu do DINY.
| Rodzaj pokoju | Możliwości |
|---|---|
Lobby
Pokój „Lobby” to pomieszczenie, do którego „przybywają” osoby uczestniczące. Można je też nazwać recepcją lub punktem informacyjnym. Pokój ten dobrze nadaje się do umieszczenia w nim wskazówek i ogłoszeń organizacyjnych. W miejscu tym automatycznie pojawia się lista (agenda) z wszystkimi zlinkowanymi wydarzeniami danej konferencji. Lobby powinno być tylko jedno i posiadać numer porządkowy 1, tak by zawsze wyświetlało się jako pierwszy pokój.
Scena
Pokój „Scena” umożliwia podpięcie transmisji wideo (np. z YouTube lub Vimeo). Dodatkowo po prawej stronie można uruchomić czat do prowadzenia dyskusji. Pokój „Scena” nadaje się przede wszystkim do prezentacji wykładów, podczas których wszyscy powinni się skupić na wypowiedzi prelegenta lub prelegentki.
Istnieje w nim także możliwość podpięcia kolejnych zewnętrznych narzędzi za pomocą osadzenia kodu (o ile taką opcję dopuszcza oferujący je podmiot trzeci). W późniejszym czasie ma się również pojawić możliwość organizacji transmisji z innych pokoi.
Warsztaty
Jak sama nazwa mówi, pokój „Warsztaty” najlepiej nadaje się do interaktywnej pracy zespołowej. Każde wydarzenie w tym pokoju dysponuje swoją wideokonferencją ze wszystkimi funkcjonalnościami narzędzia BigBlueButton. Poszczególne wydarzenia wyświetlają się w formie kafelków.
Dyskusje
Pokój „Dyskusje” spełnia taką samą funkcję jak pokój „Warsztaty”, jednakże poszczególne wydarzenia wyświetlają się tu nie w postaci kafelków, lecz jako lista.
Kawiarnia
Pokój „Kawiarnia” ma umożliwić nieformalną wymianę poglądów i doświadczeń oraz pozwolić osobom uczestniczącym na spotkanie przy wirtualnym kawiarnianym stoliku. Wydarzenia w tym pokoju mogą być opatrzone grafiką i spełniają zadanie stolików dla małych grup.
Rezultaty
Pokój „Rezultaty” nie jest de facto pokojem, lecz linkiem do projektu na platformie DINA (projekt ten jest zakładany od nowa na potrzeby konferencji). Dzięki takiemu rozwiązaniu projekt ten może być bezpośrednio edytowany na platformie konferencji, bez konieczności otwierania nowej strony w przeglądarce. Pokój „Rezultaty” umożliwia zebranie dokumentów wypracowanych na spotkaniu w jednym miejscu, przeprowadzenie ankiet, rozdzielenie zadania itd.
Listy osób uczestniczących
Lista uczestniczek i uczestników również nie jest typowym pokojem, a miejscem podpięcia listy osób uczestniczących z widoku konferencji. Oprócz funkcji wyświetlania danych takich jak imię/nazwisko, instytucja i kraj pochodzenia, pokój ten umożliwia przesyłanie bezpośrednich wiadomości za pomocą Rocket.Chat. (W planach jest rozszerzenie tej listy.)
