Szczególnie w wirtualnej przestrzeni ważne jest, aby za każdym razem pamiętać, że jesteśmy ludźmi, a nie małymi kafelkami na ekranie komputera. Krótkie ćwiczenie na skupienie uwagi, które kończy się wyjątkowym momentem grupowym, może zdziałać cuda w kontekście poziomu energii w grupie i poczucia więzi, nawet ponad granicami fizyczności. Ćwiczenie Embodiment (ucieleśnienie) może być przeprowadzone na początku dnia lub w trakcie konferencji w celu rozluźnienia atmosfery – duże znaczenie dla sukcesu tego ćwiczenia ma spokojna i ostrożna moderacja.
Format ten najlepiej nadaje się dla grupy mogącej włączyć kamerki, czyli dla maksymalnie 40 osób. Wszyscy znajdują się w pokoju „Warsztaty” z wideokonferencją BigBlueButton. Podczas tego ćwiczenia mikrofony powinny być wyciszone, jedynie na zakończenie mogą zostać włączone w celu podzielenia się refleksją w grupie.
Przed rozpoczęciem tego ćwiczenia bardzo ważne jest, by dobrać właściwie słowa, zapraszając grupę do udziału. Jako że ćwiczenie to ma charakter medytacyjny, istotne jest, by wcześniej zwrócić uwagę na ewentualnie pojawiające się wewnętrzne opory i by zachęcić osoby uczestniczące do eksploracji. Użycie wyrażenia: „mały eksperyment” może pobudzić ciekawość grupy. Należy również podkreślić, że ćwiczenie to nie wymaga jakichkolwiek wcześniejszych doświadczeń. Trzeba zapewnić grupę, że osoba moderująca dobrze przeprowadzi ją przez to ćwiczenie, nawet jeśli momentami będzie panować cisza. Jeśli ktoś poczuje się nieswojo, może wyłączyć kamerkę.
Osoby uczestniczące mogą od tego momentu skupić się tylko na sobie i (dać) się zaskoczyć!
Ćwiczenie to może zostać przeprowadzone w następujący sposób (możliwe są oczywiście indywidualne modyfikacje). Polecenia powinny być wypowiadane spokojnym głosem, a pomiędzy poszczególnymi krokami należy zawsze chwilę odczekać (zaplanować moment ciszy).
1. Usiądź wygodnie.
2. Oddychaj spokojnie. Zrób dwa wdechy i wydechy.
3. Poczuj, jak siła grawitacji przyciąga do podłogi Twoje ciało, nogi, miednicę itd.
4. Teraz skup się na swojej głowie. Jakie myśli się w niej pojawiają? (Odczekaj przynajmniej 15 sekund.)
5. Co odczuwasz w okolicach Twojego brzucha? Czujesz tam podekscytowanie, spokój, napięcie, smutek, nadzieję? (Odczekaj przynajmniej 15 sekund.)
6. Ponownie zrób dwa głębokie wdechy i wydechy i poczuj przy tym całe swoje ciało.
7. Wróć ze swoją uwagą spokojnie z powrotem do pokoju i otwórz oczy.
8. Uświadom sobie, gdzie jesteś. Co najbardziej podobało Ci się w tym ćwiczeniu? Może coś Cię rozpraszało? (Poczekaj kilka sekund.)
9. Teraz skieruj swój wzrok na ekran i na wideo pozostałych osób. (Ewentualnie włącz kamerkę.) Spójrz na innych. Gdzie teraz są? Gdzie ty chciał(a)byś ewentualnie teraz być?
10. Wstań i ustaw się tak, byś był(a) pośrodku ekranu. Wyciągnij ręce w prawo i lewo. „Dotkniesz” wtedy rąk pozostałych osób.
11. Uściśnij najpierw prawą, potem lewą dłoń. Teraz trzymaj obie ręce mocno. (Można na chwilę pozostać w tej pozycji lub zapowiedzieć ruch falujący.)
12. Na zakończenie uściśnij jeszcze raz obie ręce i ciesz się z tego, że w tej grupie spędzisz wspólny czas. (Posiadając zgodę na fotografowanie, można w tym momencie zrobić zrzut ekranu, by móc go później udostępnić wszystkim osobom uczestniczącym.)
13. Teraz możesz znów usiąść.
Kolejno poproś osoby uczestniczące o krótkie wypowiedzenie się na plenum o tym, jak się czuły podczas tego ćwiczenia. Może się to odbywać w postaci spontanicznego zgłaszania się kolejnych osób, np. „Kto poczuje jakiś impuls, niech podzieli się nim z grupą”. Jeśli nikt nie będzie chciał się wypowiedzieć, to taka sytuacja też jest w porządku. Na zakończenie podziękuj wszystkim, że udali się z Tobą w tę podróż.
Każda dobra konferencja zaczyna się od ludzi, którzy stanowią jej część i ją współtworzą. Na początku należy zachęcić osoby uczestniczące do tego, by się wzajemnie poznały i opowiedziały sobie wzajemnie o tym, co obecnie myślą lub czują. Tylko w ten sposób można wykształcić poczucie przynależności do grupy, a tym samym stworzyć dobrą podstawę do bezpośredniej rozmowy, opracowania kreatywnych pomysłów i wypracowania wspólnych rezultatów. Podczas metody Impromptu networking (improwizowanego sieciowania) osoby uczestniczące współpracują ze sobą w dobieranych losowo małych grupach.
Aby zrealizować tę metodę, należy utworzyć wydarzenie w pokoju „Warsztaty”, w którym – w zależności od sytuacji – wszyscy będą mogli włączyć swoje kamerki. Format ten nadaje się więc jedynie dla grup nieprzekraczających 40 osób – większe grupy należy podzielić na mniejsze i umieścić je w kilku pokojach, w których równocześnie odbywać się będą rundy zapoznawcze. Jeśli grupa wyraża takie życzenie, format można powtarzać wielokrotnie i uczestniczyć w kilku rundach.
W metodzie Impromptu networking osoby uczestniczące spotykają się w małych grupach (najlepiej w dwójkę) w kilku pokojach pracy grupowej, gdzie dzielą się swoimi myślami i doświadczeniami. Każda runda trwa ok. 5 minut. Jeśli nie uda się podzielić całej grupy na pary, można stworzyć jedną grupę trzyosobową lub ktoś z zespołu organizacyjnego przyjmuje rolę jokera i również weźmie udział w rozmowie.
Uwaga: Należy pamiętać, że BigBlueButton pozwala na równoległe utworzenie jedynie 8 pokoi pracy grupowej – format ten musi być zatem odpowiednio dostosowany do wielkości konkretnej grupy. W ramach alternatywy można utworzyć dowolną ilość pokoi „Kawiarni”.
Warto przygotować pytania pomocnicze, które ułatwią małym grupom rozpoczęcie rozmowy, np.:
„Kim jesteś i co Cię tutaj sprowadza?”,
„Kim jesteś i co ucieszyłoby Cię dziś najbardziej?” lub
„Kim jesteś i co chciał(a)byś dziś wnieść do naszego spotkania
Pytania te powinny być na tyle proste, aby osoby uczestniczące mogły na nie spontanicznie odpowiedzieć. Chodzi tu przede wszystkim o to, by zainicjować dobrą rozmowę, a nie czynić od razu merytoryczne postępy. Jeśli grupa się już zna, a format ten jest wykorzystywany raczej do tematycznego sieciowania, to oczywiście można sformułować inne pytania, jak np.: „Na jakie pytanie chciał(a)byś dziś otrzymać odpowiedź?” lub „Jaki problem chciał(a)byś dziś omówić/rozwiązać?”.
Można wprowadzić pewne ramy czasowe, by równomiernie podzielić czas na poszczególne osoby w danej grupie. Przykładowo najpierw osoba nr 1 będzie mieć dwie minuty na swoją wypowiedź, potem osoba nr 2 kolejne dwie minuty, a następnie przez jedną minutę będzie trwać wspólna rozmowa. Ważne jest, by przed udaniem się do pokoi zwrócić uwagę osobom uczestniczącym na to, że w pokojach pracy grupowej nie będzie osoby moderującej i że będą tam same odpowiedzialne za przebieg rozmowy oraz za kontrolowanie czasu na poszczególne wypowiedzi. Najlepiej, by jedna osoba ustawiła stoper (np. na telefonie). Warto osobom uczestniczącym zawsze pozostawić możliwość powrotu do pokoju głównego (plenum), gdyby pojawiły się pytania lub problemy. Taka sytuacja powinna jednak mieć miejsce jedynie w nagłych przypadkach, gdyż wszyscy powinni mieć szansę uczestniczyć w rozmowach.
Poznawanie się, nieformalna wymiana
Spotkania stają się naprawdę dobre, gdy dochodzi do powstania relacji międzyludzkich. Zaufanie stanowi podstawę współpracy, a poczucie przynależności do grupy może wiele zdziałać, także poza ramami danego wydarzenia. Zanim podczas konferencji osoby uczestniczące zajmą się sprawami merytorycznymi, warto poświęcić nieco czasu na nieformalne, ale mimo wszystko ustrukturyzowane elementy zapoznania się grupy. Zastosowanie w trakcie konferencji ćwiczenia na rozluźnienie powinny przypominać o tym, że całe wydarzenie ma osobom w nim uczestniczącym sprawiać również frajdę i że obecna w grupie energia sprzyja interakcjom międzyludzkim.