קהילה של מעוניינים, משתתפים, תלמידים או חברים בעלי מוטיבציה הם חלק בלתי נפרד מכל אירוע, מפגש, התכנסות או ועידה. לכן, כדי להכין מפגש וירטואלי צריך גם לנהל ולהוסיף משתתפים. בפלטפורמת DINA הם מכונים "חברים".
למפגש וירטואלי ב-DINA תוכלו אפוא להוסיף משתמשים בפלטפורמה שכבר נרשמו, אבל גם להזמין משתתפים "מבחוץ" באמצעות כתובת המייל שלהם. נוסף כל כך, תוכלו להפיץ במיקרו-אתר טופס רישום עצמי למפגש שבאמצעותו יוכלו מעוניינים להירשם.
אך תחילה, נסקור את שלל בעלי התפקידים במפגש הווירטואלי. כל אחד מהתפקידים כרוך בהרשאות מסוימות המאפשרות לו מגוון דרכים ליחסי גומלין עם הפלטפורמה או בתוך ועידות הווידיאו.
למנהלי מערכת – או בכינוי המקוצר "אדמינים" – גישה לכל הגדרות המפגש. הם יכולים לשנות את מראה המפגש, ליצור, לערוך ולמחוק חדרים ואירועים וכן לנהל משתתפים. כמו כן, הם בעלי הרשאות מנחים מורחבות בכל ועידות הווידיאו.
רצוי לשמור על מספר מצומצם של אדמינים כדי למנוע שינויים בלתי רצויים מצדם של בעלי הרשאת אדמין.
אדמינים יכולים למנות מגישים בעת יצירה או עריכה של אירוע ספציפי. למגישים אלה יהיו הרשאות מנחים מורחבות שיהיו תקפות רק בוועידת הווידיאו באירוע הנבחר. בכל החדרים והאירועים האחרים ההרשאות שלהם יהיו כשל שאר המשתתפים מן המניין.
אם יהיה עליכם לתת למנחה הרשאות הנחיה ביותר מאשר באירוע אחד, יהיה עליכם למנותו בכל אירוע כמגיש.
למשתתפים אין הרשאות עריכה כלל. הם רשאים להיכנס לכל אחד מהחדרים ברשימת החדרים שבתצוגה ולהשתתף באירועים הנערכים בהם. כל אדם שיצורף למפגש יתחיל בהרשאת משתתף. אדמינים רשאים לקדם משתתפים לתפקיד מנהל מערכת או למנותם למגישים באירועים נבחרים.
מתורגמנים תומכים במפגש בתרגום סימולטני. מאחר שהם זקוקים לגישה להגדרות הטכניות, יש למנותם לאדמינים במפגש.
כדי להעלות את ניהול המשתתפים לחצו על הלשונית "חברים" בדף האדמין.
יש כמה שיטות להזמין למפגש. לשם כך, מבדילים בעיקר בין:
• מי שכבר רשום בפלטפורמה
• מי שמעוניין להשתתף במפגש כמשתתף חיצוני
עבור משתתפים חיצוניים אפשר לבקש פתיחת חשבון ב-DINA תוך כדי הרשמה למפגש, או שתתאפשר גישה זמנית לצורך המפגש בלבד – אפשרות שתהיה זמינה בקרוב.
לאפשרויות שיתוארו להלן יש שמות שונים, תלוי אם הפעלתם או לא הפעלתם את טופס ההרשמה בהגדרות המפגש. נתאר כאן את המצב כשטופס ההרשמה מושבת.
הזמנת משתתפים שכבר פעילים ב-DINA פשוט במיוחד. אם אתם כבר נמצאים בניהול משתתפים, ראו שם את האפשרות "הזמנת משתמשים רשומים" ולצדה מספר בסוגריים. המספר מראה כמה משתמשי פלטפורמה כבר הוזמנו ועדיין לא אישרו את ההזמנה. בתיבת הטקסט תוכלו כעת להזין את האותיות הראשונות של השם, ויוצגו לכם שמות לבחירה. כך אפשר להוסיף משתמשים בהדרגה. לבסוף עליכם לאשר את השמות בלחיצה על הכפתור "הזמן משתמשים".
טיפ קטן: כשיופיע השם הנכון, לחצו על מקש enter והקלידו את השם הבא. כך תוכלו להזין כמה שמות בזה אחר זה בדרך מהירה ולהזמין אותם בבת אחת.
האופציה "הזמנת משתמשים לא רשומים" תאפשר לכם להזמין משתמשים חיצוניים. באישור ההזמנה הם יתבקשו לפתוח חשבון ב-DINA. המספר שבסוגריים הוא מספר המשתמשים הלא-רשומים שהוזמנו ועדיין לא נרשמו ב-DINA. כעת לחצו על הכפתור "הזמן משתמשים לא רשומים".
בתצוגה הבאה תוכלו להזין כתובת דוא"ל אחת או כמה כתובות דוא"ל בתיבה המתאימה. הפרידו בין הכתובות באמצעות פסיק או כתבו כל כתובת בשורה נפרדת. יש אפשרות להוסיף למייל ההזמנה גם הודעה אישית. לאחר שתלחצו על "הזמן", יקבלו כל המוזמנים הודעת מייל בצירוף קישור לרישום עצמי ב-DINA. לאחר שיירשמו הם יוספו אוטומטית כמשתתפים במפגש.
אופציה זו עדיין אינה מיושמת.
שמות המגישים "בקשת חברות" שהגישו במקביל גם בקשת הרשמה באמצעות המיקרו-אתר של המפגש יופיעו בלשונית "בקשות חברות". האדמין של המפגש יוכל לאשר או לדחות את הבקשה . לאחר קבלת ההחלטה, יקבלו המועמדים הודעה שתופיע מעל הפעמון בצד ימין למעלה בפלטפורמת DINA, וגם מייל – אם פונקציית ההודעות במייל מופעלת. משתתפים שהתקבלו, יוכלו כעת להצטרף למפגש.
בלשונית "חברים פעילים" תופיע רשימת המשתתפים שכבר אושרו למפגש. מימין לשם בצד שמאל יופיע סמל דוא"ל שפותח (רוקט) צ'אט עם אותו אדם בפלטפורמת DINA. צמוד לסמל הדוא"ל כתוב התפקיד – אדמין או חבר.
אם תפתחו את התפריט הנפתח של חבר, יוצגו לפניכם שלוש אפשרויות:
• הודעה על תוכן בלתי הולם: אם מישהו יפר את כללי DINA, שם תוכלו להתריע על כך, וננקוט צעדים בהתאם.
• שינוי תפקיד: תוכלו לשנות את תפקיד האיש כ"חבר" או כ"אדמין" של המפגש.
• הסרה: כאן תוכלו להסיר משתתף מהמפגש. הוא לא יוכל להשתתף עוד, אך יוכל להגיש בקשת הצטרפות חדשה.
טופס בקשה למילוי פרטים נוספים עבור השתתפות במפגש
באירועים גדולים יחסית שאינכם מכירים את כל המשתתפים בהם או שאתם זקוקים לפרטים מסוימים על המשתתפים, מומלץ להפעיל את טופס הבקשה בהגדרות המפגש. המעוניינים להשתתף במפגש ימלאו את הטופס בעת הרשמתם למפגש במיקרו-אתר. לאחר שתפעילו את טופס הבקשה ותשמרו את ההגדרות, יופיעו שני פריטים חדשים בתפריט בדף האדמין:
• עריכת תנאי השתתפות
• נהל בקשות השתתפות
בלשונית "עריכת תנאי השתתפות" מצויות הגדרות טופס הבקשה שעל המעוניינים להירשם למפגש למלא בעת ההרשמה.
אם תגדירו כאן תקופה, ההרשמה למפגש תהיה פתוחה בתקופה זו בלבד. תוכלו לחזור להגדרות אלה בכל עת ולקצר או להאריך את התקופה.
תוכלו להציג את מספר המשתתפים המרבי, לידיעת המתעניינים בהשתתפות במפגש. המספר יוצג במיקרו-אתר ליד מספר הנרשמים שהשתתפותם כבר אושרה.
במקרה שאישרתם את השתתפותם של יותר משתתפים מאשר מספר המשתתפים המרבי שהגדרתם מלכתחילה, נרשמים נוספים לא יועברו לרשימת המתנה כברירת מחדל, אם כי אופציה זו קיימת, ועליכם להגדירה ידנית ב"עריכת בקשות להשתתפות"
באפשרותכם לבקש מהמועמדים לכתוב על מטרותיהם או על הגורמים שהביאו אותם להתעניין בהשתתפות במפגש. תוכלו להשתמש בתיבת הטקסט, לדוגמה כדי לנסח שאלות למועמדים.
כאן תוכלו להציג אפשרויות נוספות לבחירה. אופציה זו נועדה בעיקר למפגשים שנערכים גם פרונטלית, לדוגמה כדי לאפשר בקשות מיוחדות כגון לארוחות צמחוניות או לינה במקום.
אם תסמנו וי בבחירת הסדנה, תוצג למשתתפים רשימה של כל האירועים שכבר נוצרו בחדרי הסדנאות. כך הם יוכלו לבחור את הסדנאות שהם מעוניינים להשתתף בהן. אפשרות זו רלוונטית למארגנים בלבד, כדי שיוכלו לתכנן טוב יותר את גודל הקבוצות.
לבסוף תוכלו לקבוע את תנאי ההשתתפות שכל המשתתפים יידרשו להסכים להם לפני הגשת המועמדות.
בלשונית "עבד בקשות להשתתפות" ירוכזו כל הבקשות שהגישו מועמדים להשתתפות במפגש. שם תוכלו לצפות בפרטים שמסרו המועמדים, ותוכלו לאשר / לדחות מועמדים או להעבירם לרשימת המתנה. תוכלו לשנות את החלטתכם בכל עת, ולכן אל דאגה – אם דחיתם מישהו, תוכלו לאשר את השתתפותו בדיעבד.
רשימת ההמתנה אינה מתפעלת את עצמה אוטומטית, אלא מציגה סטטוס בלבד. מכאן שאם משתתף מעדכן כי הוא מוותר על השתתפותו, עליכם לשנות את הסטטוס של אחד המועמדים מ"רשימת המתנה" ל"אשר".
בעתיד כנראה תתאפשר הפניית משתתפים לסדנאות או לחדרי דיונים מסוימים. אפשרות זו עדיין לא יושמה, וההפניות (עדיין) אינן פעילות.
הודעות תזכורת אוטומטיות במייל כדי להזכיר למשתתפים את המפגש
זה בטח מוכר לכם: לפני כמה שבועות נרשמתם לאירוע מבטיח, ואז פתאום אתם מגלים: "מה, איך קרה? שכחנו לגמרי, החמצנו את זה!". כדי שזה לא יקרה למשתתפים שלכם, וכדי להבטיח שיעור נוכחות מרבי, DINA מאפשרת לכם לנסח הודעות תזכורת אוטומטיות. תוכלו לנסח מראש שלוש הודעות תזכורת במייל שיישלחו למשתתפים שבוע, יום ושעה מראש. ההגדרות מצויות בלשונית "תזכורות לוועידה" באזור האדמין.
בצילום המסך שלעיל אפשר לראות את הגדרת השדות של המשתנים (Shortcodes). לדוגמה, [[name]] יוחלף במייל אוטומטית בשם המפגש, אם כי יש גם אפשרות לכתוב את השם המלא בעצמכם. השימוש ב- Shortcodesנוח במקרים שתרצו לשנות, לדוגמה, את שם המפגש או את השעות.
