מפגשים הם הזדמנות נפלאה לצבור המון ידע, שמפוזר בדרך כלל בין ראשים שונים. אם רוצים להיחשף להשראה חיצונית, אפשר להזמין גם דוברים מעוררי השראה מבחוץ שמשלימים או מרעננים את הידע שכבר קיים בקבוצה. אם כי דווקא האינטליגנציה של הקבוצה היא משאב אדיר, שעשוי לבוא לידי ביטוי בעזרת הפורמטים הנכונים. בשיתוף ידע, חשוב לזכור תמיד את ההקשר של המשתתפים ולעודד אותם בהתמדה להביע את עצמם. מתברר כי חוויית הלמידה מתוך אינטראקציה פעילה בין המשתתפים היא עוצמתית יותר ותוצאותיה טובות יותר!

הכירו את פלטפורמת המפגשים הדיגיטליים DINA.international. המדריך הדיגיטלי לפלטפורמת DINA מלווה אתכם צעד אחר צעד במרחבי האפשרויות שמציעה לכם DINA לחילופים דיגיטליים מוצלחים.

המדריך מיועד למתעניינים בחוויית מפגשים משופרת במרחב הדיגיטלי, בסביבת פלטפורמת DINA – מפגשים המבוססים על תשתית בעלת אוריינטציה ערכית ייעודית. נכיר לכם את כל מה שחשוב לדעת על האפשרויות העדכניות של פלטפורמת DINA ונדגים את שלל הפונקציות ואת מה שאפשר לחולל באמצעותן. האפשרויות הטכניות של פלטפורמת DINA מפורטות בפרק "פונקציות", והפרק "שאלות נפוצות" מספק סקירה תמציתית של אפשרויות אלה.

מאחר שהטכנולוגיה לבדה אינה יכולה להפוך מפגש למוצלח, בפרק "פורמטים" תוכלו למצוא טיפים מעוררי השראה בכל הקשור לשאלה כיצד לחבר בין בני אדם במישור הדיגיטלי ולייצר מפגשים משמעותיים, הן בתוכן המפגש והן בכימיה ובאנרגיות שביניהם. מעבר לטקסטים הכתובים, אין ספק שנדרש גם כישרון מסוים בהנחיית מפגשים כאלה, ולא פחות חשוב – פתיחוּת ואומץ לנסות פורמטים חדשים בסביבה דיגיטלית חדשה. הנכונות להתנסות, וכמובן הכנת המשתתפים לקראת חוויה של התנסות משותפת, הן המפתח החשוב ביותר לעיצוב מפגשים דיגיטליים – כל השאר הוא לימוד מתוך התנסות!

אמנם כדי לאפשר חוויית משתתף מהנה ומועילה דרושים מנחים טובים, אך עם זאת – עיקרון מנחה חשוב ששימש אותנו בפיתוח התוכנה הוא שפורמטים אינטראקטיביים יעילים הם אלה המאפשרים לכל המשתתפים להיות מעורבים ופעילים, להשתתף בעיצוב המפגש או להפעיל את הקבוצה כראוי. לפיכך, הפורמטים של DINA מיועדים ברובם לקבוצות של עד 40 משתתפים. קבוצה המונה עשרות רבות של משתתפים לא זו בלבד שדורשת השקעה מרובה יותר בתכנון ובליווי המפגש עצמו, אלא שבמצבים כאלה, גם אם המפגש מתוכנן היטב – הוא עלול לגלוש לאירוע מורכב שמאתגר את האפשרות לספק מקום ראוי לכל משתתף בקבוצה. גם האפשרות הטכנית של לולאת משוב רציף, קולי או בצ'אט, בזמן אמת נעשית מסורבלת ככל שהקבוצה גדולה יותר. הפתרון לוועידות וידיאו המשמש את בית המפגשים של DINA – BigBlueButton – תואם אף הוא עיקרון זה, ומעבד עד 40 זרמי וידיאו בו-זמנית. לסיכום, כדי שהן הצוות המנהל והן המשתתפים יוכלו לעמוד במשימה – הגבלנו את הקבוצות ל-40 משתתפים. לפתרונות המיועדים למפגשים גדולים יותר, מומלץ להיוועץ בגורמים מקצועיים. betterplace lab, שהם מחברי המדריך שלפניכם, או ב-Stiftung Bürgermut (אם כי ייתכן שתרגישו נוח יותר להשתמש בשירותי ייעוץ דומים בישראל). השימוש במדריך DINA הוא במסגרת רישיון "קריאייטיב קומונס" – גרסה 4.0 בין-לאומית (CC BY-NC-SA 4.0). השימוש בשם וההפצה הם לצרכים שאינם מסחריים בלבד.

<!-- /

במפגשים אפשר לדון בעולמות תוכן במבחר היבטים ולהפיק תוצאות מוחשיות. בייחוד כשצריך לעבד תוצאות אלה, חשוב לוודא את תיעוד התוצאות. אפשר לעשות זאת, לדוגמה, באמצעות פרויקט DINA מקושר בחדר תוצאות. במפגשים שבהם הקבוצה צריכה לרשום תוך כדי תהליך העבודה, או אם התיעוד אמור לשמש לעזר ויזואלי בתהליך, אפשר לעשות זאת בכלי שיתופי כגון פד-פרויקט של DINA שאליו יכולים המשתתפים לגשת בזמן אמת. לקראת ישיבת העבודה מומלץ למנות אחד מחברי הקבוצה כאחראי לרישום התוצאות, כדי ששאר חברי הקבוצה יוכלו להתמסר לעבודה עצמה. המנחה מחזיק בחדר עבור הקבוצה, ורצוי שיוודא כי כל המשתתפים מתבטאים. בהתאם למסגרת, אפשר לעודד משתתפים שקטים יותר, שאינם מעוניינים להתבטא אל מול הקבוצה הגדולה, להשתתף בצ'אט. הבהירו תמיד שכל פרספקטיבה חשובה, ולכן ראויה להישמע!

איך נראה המפגש הדיגיטלי ב-DINA?

הסבר על רעיון המפגש הדיגיטלי מובא כאן:

איך יוזמים מפגש דיגיטלי ב-DINA?

תחילה מבצעים תהליך קצרצר ליצירת המערך הבסיסי. מכאן יש אפשרות להתחיל וללמוד הכול מהיסוד, או לדלג ישירות ליצירת מפגש, ולהתחיל כאן:

מהו חדר אירועים דיגיטלי?

עקרונית, מדובר בחדר וירטואלי שנועד לספק למשתמשים הרגשה של חדר מפגשים אמיתי. הפלטפורמה מאפשרת התאמה של חדרים וציוד לפי סוגי האירועים הדיגיטליים המיועדים להתקיים. עבור כל חדר יש דף אינטרנטי המשויך למפגש מסוים. להסבר על יצירת חדרי אירועים, ראו כאן:

כיצד מגדירים אירוע בפלטפורמת DINA?

אירוע הוא כל פעילות וירטואלית מוגדרת בחדר מסוים. לדוגמה, שיחת ועידה בווידיאו בחדר סדנאות, שולחן קפה דיגיטלי בחדר קפה או זרם יוטיוב בחדר הבמות. לעומת זאת, בלובי תמצאו רשימה המרכזת את כל האירועים לסדר יום. ברשימה זו מוצג לוח הזמנים של כל האירועים הנערכים בחדרים האחרים באותו יום. להסבר כיצד ליצור אירוע, ראו כאן:

מעולם לא ארגנתי אירוע גדול. כיצד אוכל להפעיל ולהלהיב את המשתתפים?

בית המפגשים הדיגיטלי של DINA משתמש בטכנולוגיית הווידיאו של BigBlueButton. לפונקציות שימושיות נבחרות בטכנולוגיה זו, ראו כאן:

כיצד פועלות שיחות ועידה בווידיאו בבית המפגשים הדיגיטלי?

בית המפגשים הדיגיטלי של DINA משתמש בטכנולוגיית הווידיאו של BigBlueButton. לפונקציות שימושיות נבחרות בטכנולוגיה זו, ראו כאן:

כיצד נציג את האירוע שלנו כלפי חוץ?

לכל מפגש דיגיטלי ב-DINA יש מיקרו-אתר (Microsite), שבו נרשמים לאירוע, ושם גם המקום לביטוי יצירתי לרוח האירוע שלכם ולהצגת מידע רלוונטי על האירוע עבור מצטרפים פוטנציאליים. ראו כאן:

האם פתיחת חשבון ב-DINA היא תנאי להשתתפות במפגש הדיגיטלי?

ההשתתפות במפגש דיגיטלי בפלטפורמת DINA מותנית לעת עתה בפתיחת חשבון משתמש. בעתיד מתוכננת אפשרות גישה לאירועים דיגיטליים גם בלי חשבון משתמש. משתמש חיצוני יקבל הרשאה זמנית לגישה למפגש מסוים באמצעות שם משתמש וסיסמה בלבד. כאשר הפונקציה תהיה זמינה, יוכל מנהל המפגש לאפשר גישה כזאת.

שיטת World Café פותחה לצורך דיון בנושאים מוגדרים בקבוצות שהרכבן מתחלף, מתוך מטרה להגיע לתובנות חדשות. בעוד שבפורמט בלתי אמצעי יעברו המשתתפים בנקודות זמן מסוימות בין השולחנות, במרחב הדיגיטלי ניתן לדמות זאת באמצעות "חדרי נושאים" שכל אחד מהם מצויד ב-DINA פד-פרויקט המאפשר להעלות על הכתב את עיקרי הדיון, כדי שהקבוצה הבאה תוכל לעיין בנאמר קודם לכן.

מבנה החדר וגודל קבוצה

לכל נושא או היבט לדיון יוקם "חדר נושא", באפשרות "חדרי קבוצה", ויינתן לו שם בהתאם. כדי לאפשר מספר משתתפים זהה ככל האפשר לכל חדר נושא, רצוי להגביל את מספר המשתתפים בכל חדר. לאחר שהחדר יתמלא, יפנו המשתתפים האחרים לחדרים אחרים, כך שגם אם משתתף בוחר להישאר באותו חדר נושא, ואינו עובר הלאה לחדר אחר – בני-שיחו יהיו אחרים.

איך זה עובד?

תחילה, כדאי לחשוב על בחירת הנושאים וההיבטים לדיון כדי לקבוע אילו נושאים יידונו בכל אחד מחדרי הנושאים. יש אפשרות להתקנת הנחיה בכל חדר, אם כי גם דיון בלי הנחיה עשוי להיות מרתק. רצוי לתעד את הדיון בכל חדר נושא באמצעות הפד-פרויקט של DINA. לשם כך, כדאי למנות את אחד המשתתפים להיות רושם הפרוטוקול.

במקרה של דיון בלי הנחיה, רצוי למנות משתתף שתפקידו יהיה לפקח על לוח הזמנים, כסוג של תפקיד הנחיה.

לכל דיון בחדר נושא רצוי להקצות 15–20 דקות, בהתאם למתוכנן: אם התכנון הוא שכל אחד מהמשתתפים ישתתף בכל חדר נושא, רצוי להקים ארבעה חדרי נושא. במקרה זה, הפורמט כולו אורך 60–80 דקות. לפני שהמשתתפים נכנסים לחדרי הנושא אפשר להציג בקצרה את הנושאים העומדים לדיון. כדי לקדם את הדיון, בייחוד כשאין מנחה, כדאי לגבש תחילה שאלות מנחות אחדות ולהציגן גם בפד שיוכן מראש. פורמט הדיון יחל כשכל המשתתפים יעברו מהחדר המרכזי לחדר נושא. שם הם ידונו ביניהם, ולאחר מכן ישובו לחדר הראשי כדי לעבור שוב לחדר נושא אחר. בתום התהליך, המנחה יוכל לסכם את תוצאות הדיונים ו/או להצביע על צעדי ההמשך.

הדיון הקבוצתי הוא שיטה המאפשרת טיפול בשאלה או בבעיה שמעלה כל אחד מחברי הקבוצה בתורו. כל משתתף מוזמן להתייעץ עם חברי הקבוצה בסבבי התייעצות מהירים, ולקבל עצות משני חברים אחרים בו במקום. שיטת הקואצ'ינג "עמית לעמית" תורמת למציאת פתרונות ישימים בשגרה ולגילוי גישות אחרות ודפוסים מעניינים. זו דרך פשוטה ופעילה להרחבת העזרה בייעוץ לפרט, מעבר לדרכי התקשורת הפורמליות

מבנה החדר וגודל קבוצה

לצורך הדיון הקבוצתי בסוגיות רצוי לקבץ לפחות שלושה משתתפים בחדר קבוצתי (אפשרי גם 4, בכל מקרה, לא פחות מ-2). אם חברי הקבוצה מעוניינים לדון ביותר מבעיה אחת – הקבוצה תישאר יחד. כך, כל אחד מחברי הקבוצה יוכל להעלות להתייעצות בעיה או שאלה משלו או לייעץ לחבריו בתורו.

איך זה עובד?

הרעיון מבוסס על חילופי תפקידים: אחד מחברי הקבוצה מעלה שאלה או בעיה, בעוד שאר חברי הקבוצה מקשיבים, דנים בבעיה ומתייעצים ביניהם. בתום הסבב, המשתתף שהעלה את הסוגיה מסכם את תוכן הדיון ומספק משוב קצר למייעצים. לאחר מכן מחליפים תפקידים – המשתתף שהעלה את הבעיה לדיון מצטרף ליועצים, ואילו אחד היועצים מהסבב הקודם מעלה להתייעצות סוגיה משלו.

סבב אחד של טיפול בסוגיה אורך כ-25 דקות, בארבעה שלבים:

1. 1. המתייעץ מציג את הבעיה בפני היועצים. אלה קשובים אליו, ורושמים לעצמם הערות לפי הצורך. בשלב זה המיקרופונים שלהם מושתקים – 5 דקות.

2. 2. היועצים שואלים את המתייעץ שאלות הבהרה לפי הצורך – 5 דקות.

3. 3. היועצים מחליפים ביניהם דעות לצורך פתרון הבעיה. מציג הבעיה משתיק את המיקרופון שלו, מקשיב רוב קשב ורושם לעצמו הערות לפי הצורך – 10 דקות.

4. 4. המתייעץ מפעיל את המיקרופון שלו, מסכם את הדיון ומספק משוב לייעוץ שקיבל – 5 דקות.

הרצאת אורח היא הפורמט הרוֹוח ביותר באירועים – בדומה לזה המתקיים במערך הבלתי אמצעי. בפורמט הדיגיטלי התכנים מועברים בסטרימינג או שהמרצה האורח מרצה בחדר משותף ומקבל את הבמה רוב הזמן. בהרצאות אלה המשתתפים הם קולטי הידע.

מבנה החדר וגודל קבוצה

לצורך הרצאת אורח כדאי להחליט לפי גודל הקבוצה באיזה חדר אירועים להשתמש בבית המפגשים:

• • בקבוצות קטנות (פחות מ-40 איש): כל המשתתפים נוכחים בחדר סדנה. המיקרופונים וגם המצלמות של המשתתפים סגורים, כך שעל גבי מסכי המשתמשים ייראה רק המרצה. המשתתפים יכולים לתקשר ביניהם באמצעות Rocket.Chat, או – אם הוסכם מראש – משתתף יכול לסמן באמצעות פונקציית ההצבעה כי הוא מבקש לומר משהו, ואז לעלות על פס הקול באמצעות המיקרופון שלו.

• • בקבוצות גדולות (מעל 40 איש): יוכן חדר במה שלתוכו ישודר סטרים. המשתתפים נוכחים בחדר במה זה ויכולים לתקשר ביניהם ואף עם המרצה, לפי הצורך. המרצה מעביר סטרים מחדר סדנה אחר שיוקם לצורך זה. כדי שלמרצה תהיה גישה לצ'אט עם המשתתפים, עליו להצטרף לחדר הבמה שלהם בלשונית נוספת של הדפדפן או להשתמש ביישומון Rocket.Chat.

איך זה עובד?

המרצה יכול להקרין תחילה שקופיות של מצגת, ואז מומלץ לבצע בדיקה טכנית קצרה כדי לוודא ששומעים היטב, ושהשקופיות נראות היטב. המשתתפים יכולים לאשר זאת באמצעות הצ'אט. לפני ההרצאה עצמה כדאי גם להסביר את נוהל השאלות. בדומה לנהוג בהרצאה בפורום בלתי אמצעי, מומלץ לקבוע שהשאלות יידונו בתום ההרצאה. במקרים שהדובר והמשתתפים בהרכב מצומצם יחסית באותו חדר סדנה, אפשר אף לעודד את הקבוצה לסמן הסכמה באמצעות אות של מחיאת כף. אפשרות כזו תספק לדובר את התחושה שמקשיבים לו, ושהוא אינו מרצה בחלל הריק. אם תיבחר תצורת הסטרימינג בקבוצות גדולות, אין אפשרות לאינטראקציה במהלך ההרצאה. המרצה בדרך כלל לא יראה את השאלות שיועלו בצ'אט אלא בתום ההרצאה, מאחר שהוא עסוק בהרצאה עצמה.

הגדרות טכניות מומלצות להרצאת אורח:

• • רצוי לוודא שהמרצה נראה ונשמע (הגדרות וידיאו ומיקרופון), והוקצתה לו הרשאה לפצל את המסך כדי להציג שקופיות.

• • למעט המרצה, כולם ישתיקו את המיקרופון ויכבו את המצלמה, כדי שהמרצה כדובר היחיד יישאר במרכז הבמה.

• • במקרה של הקלטה, בתיאום עם המרצה: יש להתחיל בהקלטה בתחילת ההרצאה ולהפסיק את ההקלטה מיד עם גמר דבריו, כדי שסבב השאלות שלאחר ההרצאה ייערך בחדר מאובטח.

המינימום האינטראקטיבי: שאלות ותשובות (Q&A)

בייחוד בתום הרצאת דברים פרונטלית, רצוי לאפשר הצגת שאלות, ובלבד שהדבר יסוכם מראש. בתצורת DINA יש כמה אפשרויות לביצוע סבב שאלות ותשובות:

• • רשימת דוברים דיגיטלית: BigBlueButton מאפשרת הצבעה דיגיטלית באמצעות צלמיות מצב – כך אפשר ליצור רשימת דוברים שתוקרא בידי מנחי המפגש. לחלופין, אפשר לבקש שתינתן התרעה פיזית לפני הפעלת הווידיאו, כגון הרמת יד מול המסך.

• • שאלות כתובות / הערות בצ'אט: בייחוד בקבוצה גדולה, או אם לא כולם יכולים להשתמש במיקרופונים ובווידיאו שלהם, ניתן להשתמש ב-Rocket.Chat כדי לשאול ולהעיר. בקבוצות קטנות הדבר אפשרי גם ישירות בצ'אט בווידיאו. המרצה או המנחה יוכלו להקריא את ההודעות ואז להתייחס אליהן.

• • הצגת שאלות / הערות "קופצות" בקבוצה מצומצמת: המשתתפים מתבקשים להדליק את המיקרופון שלהם לסירוגין ולהציג שאלה / הערה בחדר.

לגבי השאלה אם לאפשר למרצה להגיב לכל שאלה / הערה בנפרד, או לחלופין לאסוף עבורו תחילה כמה שאלות / הערות, ורק אחר כך להציג אותן להתייחסותו במרוכז – תשובתנו היא כי שתי האפשרויות קבילות, והבחירה היא עניין של סגנון.

המפגש הדיגיטלי הוא כר נרחב להזדמנויות חדשות. מדובר במפגשים פורצי גבולות שאינם תלויים במיקום פיזי ומאפשרים צירוף משתתפים רבים בעת ובעונה אחת. זאת עשויה להיות חוויה מעשירה ומהנה, אם כי סוד ההצלחה – הן מבחינת תכניו של האירוע והן מבחינת איכות החוויה – תלוי בכמה גורמים. המפגש הדיגיטלי אמנם אינו שונה במהותו ממפגש אנלוגי, אך עם זאת הוא מתאפיין באיכויות המיוחדות לו ובתכונות הדורשות התייחסות ייחודית מאחר שהן פחות אינטואיטיביות.

אילו תכונות המאפיינות את המפגש הדיגיטלי מצריכות התייחסות מיוחדת?

• • האינטראקציה בין המשתתפים אינה מובנת מאליה, והתופעה מוכרת למנוסים במפגשים מהסוג הווירטואלי. נכנסים למפגש, ואז נתקלים בשני מצבים טיפוסיים: או שכל האחרים שותקים כמוכם או שכבר מתקיימת שיחה ערה בין הנוכחים במפגש, והמצטרפים הטריים לא כל כך יודעים איך להצטרף לשיחה – הרי כל דובר מקבל לרגע את הבמה הווירטואלית כולה, וזה יכול להיות מלחיץ למדי. המסקנה היא שגם בפורום הדיגיטלי רצוי וכדאי שיהיה מנחה, אפילו בשלב השיחות הבלתי פורמליות שמתנהלות עד לתחילתו הרשמית של המפגש.

• • טווח הריכוז בפורום דיגיטלי קצר יותר מאשר במפגש בלתי אמצעי. גם יום אירועים שלם במציאות הוא מעייף, וכשהוא מתרחש במרחב הווירטואלי – זה כמעט בלתי אפשרי. מפגשים דיגיטליים מתישים מאוד, שכן המוח מחפש אינסטינקטיבית בלי הרף אחר אותות שאינם מועברים באמצעים דיגיטליים, ומנסה להשלים את הפערים. בלי רגעי התנועה שהאדם חווה אוטומטית, כגון שינויי מקום וכך גם שינויי זירה, התחושה המתישה המתקבלת היא שיום האירועים מתארך פי שלושה. לכן מומלץ שתוכנית מפגשים דיגיטלית תהיה במתכונת מצומצמת, לדוגמה על ידי השמטת חלקים שתוכננו מלכתחילה או על ידי ריווח התוכנית, למשל באמצעות פריסתה על פני כמה ימים. מכל מקום, רצוי לדאוג להפסקות בתדירות גבוהה יותר בהשוואה להפסקות במפגשים בלתי אמצעיים, ויתרה מכך רצוי לשלב מפעם לפעם "שוברי קרח" שתפקידם לגבש מעט בין המשתתפים, ולהזכיר לנו שלפני הכול – כולנו בני אדם, גם אם כל אחד מאתנו יושב במקום אחר ומביט באחרים דרך מסך.

• • הנוכחים בחדר וירטואלי יתקשו לקלוט ולחוש את האווירה שמסביבם. במפגש בלתי אמצעי גוף האדם משדר אותות שמבהירים לו מה האווירה בחדר בכל רגע נתון – שקט או רועש, אנשים שמטים את ראשם הצידה או מהנהנים קלות – ניתוח אותות דקים כאלה ורבים אחרים הוא משימה קשה עד בלתי אפשרית בפורום דיגיטלי שנעדר מטיבו אפשרות לקליטה חושית. כדי לברר את מצב האווירה ברגע מסוים וכדי לייצר אווירה חיובית דרושים רגעים של ביטוי פעיל ליוזמות כאלה. אפשר להשתמש ב"שוברי הקרח" ובסימני יד שיוסכמו מלכתחילה בתחילת המפגש כדי לאותת על רצון לומר משהו בדיון או כדי לבקש הפסקה ספונטנית.

• • אם הצלחתם להניע את המפגש בהנחיה מוצלחת, כבר עשיתם חצי מהמלאכה, אך כמה כללי אצבע בכל זאת לא יזיקו: (1) רבע שעת האיחור "האקדמית" הקבילה ומוכרת מאירועים בלתי אמצעיים אינה חלק מ"כללי המשחק" במפגש דיגיטלי. פורומים דיגיטליים נוטים להתחיל בדיוק בזמן; (2) רצוי לסמן בתוכנית בצורה ברורה הזדמנויות לשיח בלתי פורמלי. לדוגמה, "ארוחת בוקר דיגיטלית" או "הפסקת קפה דיגיטלית", ואף להנחות אותן. בתחילת התוכנית הרשמית רצוי לסכם כיצד תתנהל התקשורת בין המשתתפים (באמצעות צ'אט, בפניה ישירה...?). כמו-כן, רצוי להכריז מראש באיזו מידה המפגש יהיה גם באחריותם של המשתתפים עצמם בכל הקשור למחויבותם לנוכחות בחדר המפגש. מעבר ל"היעדרויות טבעיות", לדוגמה כדי להביא עוד כוס תה, משמעותה של האחריות מתבטאת גם במחויבות הן של המשתתפים והן של המנחים להימצא בתוך המפגש בפועל. אם מארגני המפגש מעוניינים לפתוח את המפגש באופן שיעורר השתתפות פעילה של חברי הקבוצה, כדאי להתחיל את המפגש בסבב של אינטראקציה פעילה של המשתתפים, לדוגמה באמצעות נטוורקינג מאולתר.

להלן נציג על סמך מבחר פורמטים כיצד אפשר לעצב מפגש דיגיטלי מהנה ואנרגטי, מתוך שיתוף פעיל ככל האפשר של המשתתפים. הפורמטים ממוינים לפי מטרתם של פריטי התוכנית למיניהם: החל מהקניית ידע (שיתוף ידע), עבור דרך עבודה משותפת לשם השגת תוצאות (שיתוף פעולה) וכלה בנטוורקינג (רשתות). הפורמטים יספקו לכם כלים והשראה לאירוע דיגיטלי מוצלח.

נושאים מורכבים דורשים פרספקטיבות מרובות. לשם כך רצוי להפגיש מומחים כדי שיחלקו את הידע שלהם ביניהם ועם המשתתפים. UX-Fishbowl הוא פורמט דיגיטלי המאפשר לשמוע גם את קולותיהם של המשתתפים והופך אותם לשותפים פעילים בעיצוב פורמט חילופין זה.

מבנה החדר וגודל קבוצה

לפורמט זה יוצרים חדר BigBlueButton שבו כמה משתתפים יכולים להפעיל את אפשרות הווידיאו שלהם במצבים מסוימים. מכאן שפורמט זה מתאים לקבוצות של עד 40 משתתפים. בקבוצות גדולות פורמט UX-Fishbowl ממילא אינו מתאים. אם רוצים לקיים דיון של מומחים בפני קהל גדול יותר, אפשר כמובן לארגן "פאנל רגיל" שבו המומחים המוזמנים מנהלים דיון שמועבר לקהל בחדר נוסף בסטרימינג. טכנית, מדובר ביישום הזהה לזה של הרצאת אורח, פרט לעובדה שיש בו כמה "מרצים" המרכיבים את הפאנל.

איך זה עובד?

ה-UX-Fishbowl – המתבסס על ה-UX-Fishbowl האנלוגי של – הוא "אקווריום" מיוחד, המספק אפשרות אינטראקטיבית לשלב את המשתתפים בקצב מהיר ובאופן רציף בדיון המומחים. בניגוד ל- UX-Fishbowlהקלאסי בחדר אנלוגי, שבו משאירים לעיתים כיסא פנוי בפאנל כדי שמשתתפים מתוך הקהל יוכלו להתיישב בו ולהשתתף בדיון לסירוגין, ב-UX-Fishbowl הדיגיטלי עוברים בין הדיון בפאנל לבין האינטראקציה בין המשתתפים. רצוי שבתחילת יישום הפורמט המנחה יודיע שיהיה מעבר כזה, וכן יבהיר מראש כי ייתכן שיקטע את דבריהם של משתתפים הנוטים להאריך בדברים.

במבט ראשון, הפורמט עלול להיראות מסובך, אבל בהינתן ההסברים הנכונים – הוא עשוי לאפשר דיון ער וחיוני. בהקשר זה, חשוב מאוד שמשתתפי הפאנל יידעו מראש שאין זה פאנל קלאסי. יש להמחיש זאת גם בתחילת הדיון ולהסביר כי עליהם לדמיין את הפאנליסטים כמעגל פנימי ואת המשתתפים / האורחים כמעגל חיצוני. המנחה מנהל את זמן הדיבור ומחלק אותו בין המעגל הפנימי לחיצוני, וזמן הדיבור המוקצב הולך ומתקצר עם התקדמות הדיון.

תחילה, המנחה מעלה שאלה לדיון – במצב מיטבי, בתיאום עם חברי הפאנל – וחברי הפאנל משיבים עליה: כל חבר פאנל מספק אינפוט ראשון, מתקיים דיון במעגל הפנימי, והאחרים מקשיבים. בהקשר זה חשוב להקפיד שזמן הדיבור של כל דובר לא יחרוג מ-3-2 דקות. מונולוגים בדיגיטל מעייפים במיוחד!

לאחר שכל פאנליסט יציג את האינפוט הפותח שלו, יופעל המעגל החיצוני: המנחה יודיע לקבוצה כי היא תחולק ל לדיון בלי מנחה. הקצאת משתתפים לחדרים תיעשה באמצעות האפשרות "גרור ושחרר". חשוב: רצוי לציין בפני המשתתפים כי עליהם להיענות להזמנה לחדר קבוצתי, וכי בינתיים, החדר הראשי יישאר שקט. רצוי שהמנחים יעבירו את הפאנל לחדר נפרד, שבו יוכלו לערוך דיון בלי הפרעות. יש לכך יתרון מיוחד מבחינת חברי הפאנל, שכן כך יוכלו לערוך ביניהם שיח בלי מאזינים מבחוץ.

המנחים יבהירו לפני תחילת הדיונים הקבוצתיים שלכל חדר יוקצו אקראית כ-5-4 משתתפים (אפשר ליצור עד 8 חדרים קבוצתיים, בהתאם לגודל הקבוצה הראשית). לאחר הדיון בקבוצות הקטנות, יוצגו שאלות והערות לפאנל. רצוי שכל קבוצה תְמנה את אחד מחבריה להציג את השאלות וההערות בחדר הראשי. כדאי להכין רשימת שאלות מנחות לדיון בקבוצות הקטנות, כגון: דונו בחדר קבוצתי על הדברים שהובאו בפאנל: איזו נקודה הייתה מרתקת במיוחד? מה הפתיע אתכם? מה היה מבחינתכם חידוש? האם תרצו להפנות שאלות לפאנל? רצוי להתאים את השאלות המנחות גם לנושא הדיון.

משך הזמן המיטבי לדיון בקבוצה הוא 15 דקות (10 דקות לפחות). בה בעת, כאמור, המעגל הפנימי (הפאנל) מקיים דיון בינו לבין עצמו.

כעבור 10–15 דקות רצוי לסיים את הדיונים בקבוצות הקטנות ולהתחיל בקליטת השאלות במליאה: המנחים יבקשו מהקבוצות הקטנות להציג את שאלותיהן ו/או הערותיהן, ובעקבות זאת ייערך שוב דיון במעגל הפנימי. המנחים יידעו את המשתתפים בסדר הדברים: תחילה הם יאספו את כל ההערות, ולאחר שיוצגו שאלות אחדות מהקהל, יקראו המנחים את ההערות במרוכז. בתום קריאת ההערות כאמור יקיימו חברי הפאנל סבב דיונים נוסף במעגל הפנימי. אפשר לקלוט את ההערות בכמה שיטות של "שאלות ותשובות": בשיטת השאלות "הקופצות", בהכנה של רשימת דוברים ובהצגת שאלות / הערות בכתב. לפרטים על שיטות אלה, ראו בתיאור ה"שאלות ותשובות" בפרק על . לאחר שהמנחים יסכמו את השאלות וההערות שהתקבלו מהמעגל החיצוני, הם יבקשו מהמעגל הפנימי לדון בנקודות בסבב דיונים פנימי נוסף. בסבב זה יקיימו חברי הפאנל ביניהם דיון חופשי על השאלות ועל ההערות שהתקבלו מהמעגל החיצוני. גם כאן רצוי להקפיד על מסגרת זמן ראויה של כ-10 דקות, ולעיתים מעט יותר, לפי האנרגיה המאפיינת את הדיון. בהמשך יופעל שוב המעגל החיצוני על ידי פיצול לחדרי קבוצות. ניתן לחזור על המעבר בין המעגל הפנימי לחיצוני ובחזרה לפי הצורך פעמים אחדות, אך רצוי שיהיו שני סבבי דיון לפחות במעגל החיצוני כדי לאסוף שאלות והערות ולהעשיר את הדיון במעגל הפנימי.

טיפים טכניים לפישבול הדיגיטלי

• • הפעלת המעגל החיצוני: המעגל החיצוני מופעל כמה פעמים בצורה של דיונים בקבוצות קטנות של כ-4–5 משתתפים בכל קבוצה, ואפשר ליצור עד שמונה חדרים קבוצתיים. הקבוצות מורכבות בכל פעם מחדש, ורצוי להביא בחשבון בכל סבב דיון כזה גם 1–2 דקות לסבב היכרות בטרם יחל הדיון בקבוצה.

עריכה: קטיה יגר ויאן-פיליפ ואגנר (Betterplace Lab GmbH)

אנגליקה ואל, יאניק קנאק, בנימין ורגיאן, בנימין הולם (קרן DRJA)

גרפיקה ועיצוב: ביורן שמיץ

צילומים: מייק לודרמן / נזהורן פילמהאוז, שותפות מוגבלת

המוציאה לאור: קרן DRJA, מיטלווג 117ב, המבורג 20149 / info@stiftung-drja.de (לשותפי הפורטל)

תמיכה: בתמיכת המיניסטריון הפדרלי הגרמני לענייני משפחה, בני הגיל השלישי, נשים ונוער

שותפים לפורטל: קוןאקט – מרכז התיאום לחילופי נוער גרמניה–ישראל IJAB – המרכז לעבודת נוער בין-לאומית של הרפובליקה הפדרלית של גרמניה מפעל הנוער בין גרמניה לצרפת מפעל הנוער בין גרמניה לפולין הקרן לחילופי נוער בין גרמניה לרוסיה טנדם – מרכז התיאום לחילופי נוער גרמניה–צ'כיה

המהדורה: גרסה 1.0 20/3/2021

מדריך זה פועל ברישיון ; סוג הרישיון

במרחב הדיגיטלי חשוב שבעתיים להדגיש את הפן האנושי של כל אחד מאתנו, מעבר לפסיפס המשבצות הקטנות של פנים ושמות על גבי המסך. כך, אפשר להתחיל את היום בתרגיל אמבודימנט קצר להגברת המודעות ולהפגת המתח. תרגיל זה עשוי לחולל פלאים בכל הקשור לאנרגיה בחדר ולתחושת השותפות החוצה גבולות פיזיים, ואפשר לעשות אותו גם בהפוגה בפעילות כדי להתרענן. בכל מקרה, כדי שהתרגיל יצליח חשוב להנחות אותו בצורה שקטה ורגועה.

מבנה החדר וגודל הקבוצה

פורמט זה נועד בעיקר לקבוצה שחבריה יכולים להפעיל את המצלמות, כלומר עד 40 משתתפים – רצוי שהמיקרופונים יהיו כבויים במשך כל התרגיל. על המשתתפים להימצא בחדר סדנה, שם יתקיים האירוע בווידיאו. לקראת סוף התרגיל יוכלו המתרגלים להפעיל שוב את המיקרופון, לצורך שיתוף בקבוצה.

איך זה עובד?

לפני תחילת התרגיל חשוב מאוד לנסח הזמנה אטרקטיבית למשתתפים. מאחר שהתרגיל הוא בעל אופי מדיטטיבי, חשוב לדבר על התנגדויות פנימיות, אם יש כאלה, ולגרות את סקרנותם של המשתתפים: בחירת המילים "ניסוי קטן" עשויה לעורר סקרנות כזאת. שקלו אף להדגיש שהתרגיל אינו מצריך שום ניסיון קודם. בעת התרגיל, רצוי להבטיח למשתתפים ליווי של המנחים במשך כל התרגיל, גם אם יהיו רגעים של שקט. מי שלא ירגיש בנוח, יכול כמובן לכבות את המצלמה. המשתתפים רשאים עתה להתרכז בעצמם ולהפתיע את עצמם, לתת לרשמים להשפיע עליהם.

מומלץ לפתוח את התרגיל בדברי ההנחיה שלהלן, מתוך התאמות לפי המתבקש. ההנחיות יינתנו בקול רגוע ואיטי. חשוב שתהיה פאוזה בין סעיפי ההנחיה.

1. שבו בנוח.

2. נִשמו עמוק (פעמיים).

3. הרגישו איך הגרביטציה מושכת את גופכם למטה: הרגליים, האגן, הבטן, בית החזה, הצוואר, הפנים, הראש.

4. כעת התרכזו במה שקורה בראש. אילו מחשבות עוברות בראש? (להמתין 15 שניות לפחות).

5. מה אתם מרגישים בבטן? התרגשות, שקט, מתח, עצב, תקווה? (להמתין 15 שניות לפחות

6. שוב נִשמו עמוק והרגישו את הגוף כולו (פעמיים).

7. חִזרו לחדר כשאתם מרוכזים ורגועים ופִקחו העיניים.

8. נסו לקלוט איפה אתם. מה מוצא חן בעיניכם בסביבה שלכם? מה מסיט את תשומת לבכם? (להמתין כמה שניות).

9. צפו עכשיו במסך ובמסכי הווידיאו של המשתתפים האחרים, הפעילו את המצלמה, אם היא כבויה. התרשמו מהסביבה שלהם. איפה הייתם רוצים להיות?

10. קומו ועִמדו מול המצלמה, במרכז התמונה. מִתחו את יד שמאל שמאלה ואת ימין ימינה כדי "לפגוש" את הידיים של המשתתפים האחרים.

11. לִחצו יד ימין, ואז שמאל. כעת כולם מחזיקים ידיים (ניתן לשהות רגע במצב זה או אף ליזום תנועה גלית).

12. בתום התהליך, שוב כולם לוחצים ידיים בשני הצדדים ומביעים את שמחתם על שיעברו את היום יחד כקבוצה (אם יש הרשאה מספקת, אפשרי לעשות צילום מסך לשיתוף בהמשך).

13. המשתתפים חוזרים לשבת. כעת נבקשם לספר במליאה על חווייתם בתרגיל. זה יכול לקרות בפורמט הבלתי פורמלי של הודעות קופצות. מי שמעוניין להתבטא, משתף את הקבוצה, אם כי ייתכן שלא יהיו כלל הערות של המשתתפים, וזה בהחלט מקובל. בסוף הפורמט מודים לכל הנוכחים על הסכמתם להשתתף במסע הזה.

מפגשים בין בני אדם נעשים טובים כשמתחילים להכיר זה את זה, וכשנוצר אמון שהוא הבסיס לשיתוף פעולה חיובי. לכן, לפני שמתמקדים בתכנים שבמפגש, כדאי להקצות פרק זמן מסוים להיכרות שתהיה אמנם בלתי פורמלית, אך בכל זאת מובנית. במשך המפגש ישולבו גם פורמטים לשחרור האווירה. כל זאת, כדי להזכיר לכל המשתתפים שהתהליך הוא גם חווייתי ושכדאי למנף את האנרגיות הטמונות במפגש הבין-אישי.

מונחים מרכזיים המשמשים את בית המפגשים

--> פלטפורמת החלה ביוזמה משותפת של הגופים המתמחים והמקדמים עבודת נוער אירופית ובין-לאומית. שני מפעלי הנוער הקיימים, שלושה משרדי תיאום דו-צדדיים והמרכז לעבודת נוער בין-לאומית של הרפובליקה הפדרלית של גרמניה (IJAB) הקימו במאי 2020 קבוצת עבודה שנועדה לשיפור התיאום בין הגופים בתחום הדיגיטציה ולפיתוח פעילות משותפת. היא למעשה הפרויקט המשותף הראשון – פלטפורמה שפותחה במשותף לווידיאו ולתכנון פרויקטים על בסיס הניסיון שנצבר בפלטפורמות "פרויקטוולט" (קרן ), (DPJW) ו"" (DFJW) – ועל כל זה נוסף הניסיון שנצבר בתקופת המגפה העולמית. מאפשרת שימוש בחדרים דיגיטליים בלי עלות, בלי פרסומות ותוך שמירה על פרטיות המשתמשים. בדרך זו תומכת הפלטפורמה בפעילותם הדיגיטלית הן של הגופים המתמחים בעבודת נוער והן של המארגנים ושל בתי הספר בחילופים. לשם כך מעמידה הפלטפורמה לרשות המשתמשים שלל כלים. השימוש המשותף בכלים אלה מניח את התשתית הטכנית לערוץ תקשורת נוסף בין שחקני החילופין, ובתוך כך מייעל את האפשרויות לשיתוף פעולה ביניהם וכן בינם לבין שותפיהם שמנגד – לדוגמה, בעת ניתוח שיטות והתנסויות, בעיבוד משותף של נושאים ובחיפוש משתתפים ומרצים. נגישה דרך מבחר דפי הנחיתה של הגופים המתמחים בעבודת נוער, ותועמד בהדרגה לרשות כל המעורבים בחילופין.

הטכנולוגיה של : פלטפורמה זו מבוססת על ארגז כלי רשת של האגודה השיתופית הברלינאית Wechange ועל תוכנת הקוד הפתוח BigBlueButton, וכן על יישומון המסרים Rocket.Chat. Wechange, ובאמצעותה גם , מעמידות לרשות המשתמשים חדרים לעבודה משותפת. Wechange היא שחקן בתנועה למען שינוי סוציאלי-אקולוגי ומנגישה את התוכנה שלה למשתמשים על גבי "שרתים ירוקים" העומדים בדרישות שמירת הפרטיות וממומנים בשקיפוּת, כלומר בלי שייעשה בהם ניתוח נתונים של המשתמשים. בין שאר, משתמשות בטכנולוגיה זו תנועת Fridays for Future וכן פלטפורמות של שיתוף אזרחי שנועדו לשיתופי פעולה ולשיתוף מידע.

מאחלים לכם חוויית משתמש מהנה ב-DINA.international.

שלכם,

צוות DINA

המיקרו-אתר מייצג את המפגש שלכם כלפי חוץ, והוא נגיש לכל מי שברשותו קישור למפגש. זהו מעין כרטיס ביקור דיגיטלי שלכם. לכן, כדאי שיהיה בעיקר בעל אופי אינפורמטיבי ושייצור עניין במפגש / באירוע. כמו כן יוכלו המתעניינים להירשם למפגש באמצעות המיקרו-אתר, וכך גם תוכלו לנהל את המשתתפים שלכם.

עריכת המיקרו-אתר

הגדרות המיקרו-אתר הן חלק מהגדרות המפגש הכלליות. לפיכך, ייתכן שכבר עיצבתם את המיקרו-אתר בעת יצירת המפגש. עם זאת, באפשרותכם לעצב אותו גם בדיעבד, בכל עת. לעריכת המיקרו-אתר בחרו בלשונית "הגדרות" בדף האדמין.

חדר התוצאות, כמו חדר המשתתפים, למעשה אינו מוגדר חדר, במובן שלא תוכלו למקם בו אירועים. באמצעות חדר התוצאות תוכלו לקשר פרויקט חדש ב-DINA עם המפגש שלכם, ולאפשר גישה אליו לכל המשתתפים. מאחר שחדר זה יוצג בתצוגת החדרים כשאר החדרים האחרים, משתתפים יוכלו לעבוד בו-זמנית על מסמכים, להעלות קבצים לענן, ליצור סקרים או לרשום פריטים ביומן המפגש, ישירות מתוך סביבת המפגש. להלן מודגם מראה של פרויקט מקושר בתוך סביבת המפגש:

דמיינו את המפגש כמעין מבנה, שיש בו חדרים שאפשר להיפגש בהם ולערוך בהם אירועים. אם מדובר במפגש מצומצם מאוד ייתכן שחדר אחד יספיק, אבל אם אמורים להתקיים כמה אירועים בעת ובעונה אחת, כדאי ליצור חלוקות. כך לדוגמה, אפשר ליצור חדרים לפי צוותים או לפי קבוצות, לפי נושאי עבודה או לפי תחומי עניין. להלן נסביר איך למלא את מבנה הוועידה בחדרים.

הוספת חדרים חדשים

כדי להוסיף חדרים חדשים, יש להיכנס תחילה לדף האדמין של המפגש. לחצו על הלשונית "נהל/י חדר". בפינה בצד ימין תמצאו את הכפתור "צור/י חדר", ורשימה של החדרים שכבר קיימים. בלחיצה על "צור/י חדר" ייפתח תפריט האפשרויות לחדר החדש. ייתכן שכמה מהמונחים שם מובנים מאליהם, אך נסקור בכל זאת את ההגדרות ליצירת חדר.

הגדרות החדר

סוג החדר

כל חדר במפגש שלכם הוא מסוג מסוים, כלומר מצויד בציוד בסיסי מסוג מסוים. לפיכך, לכל סוג של חדר יש אפשרויות שונות ויתרונות משלו, כפי שיוצג בטבלה שלהלן:

כותרת

הכותרת היא שם החדר שיוצג למשתתפים בעת קיומה של ועידת הווידיאו. הכותרת יכולה להיות בעלת אופי תיאורי, כגון בית קפה או אודיטוריום, או מטאפורי, כיד הדמיון, דוגמת "ארץ גורמה" או "אוהל אינדיאני".

מספר סידורי

המספר הסידורי של חדר קובע את מיקומו של ברשימה שתוצג למשתתפים, בסדר עולה מלמעלה למטה. לדוגמה, אם תרצו שהחדרים יוצגו בסדר זה: 1. לובי/מודיעין, 2. מליאה, 3. בית קפה, 4. רשימת משתתפים – מספרו את החדרים בהתאם.

תיאור (אופציונלי)

תיאור החדר יופיע מעל האירועים שייערכו בו, והוא עשוי לשמש לסקירה קצרה של האירועים או לקביעה מראש של כללי השיח. במקרים ששם החדר מדבר בעד עצמו, אפשר לשקול לוותר על תיאור החדר.

נראות החדרים והצ'אט

לבסוף, באפשרותכם גם להגדיר אם החדר יוצג למשתתפים, ואם יתאפשר להם להשתמש בחלון הצ'אט הספציפי לאותו חדר. תוכלו לשנות שתי הגדרות אלה בהמשך, לאחר יצירת החדר ושמירתו.

אם סיימתם להכין את כל ההגדרות, לחצו על "שמירה" כדי ליצור את החדר. כעת, החדר מוכן לשימוש ישירות בדף הוועידה.

עריכת חדרים

יש שתי דרכים לערוך חדרים קיימים. הראשונה היא דרך דף האדמין, שם אפשר לשנות את כל הגדרות הוועידה. בדף האדמין לחצו על הלשונית "ערוך חדר ועידה" ובחרו בחדר הרצוי.

יש שתי דרכים לערוך חדרים קיימים. הראשונה היא דרך דף האדמין, שם אפשר לשנות את כל הגדרות הוועידה. בדף האדמין לחצו על הלשונית "ערוך חדר ועידה" ובחרו בחדר הרצוי.

האפשרות השנייה נגזרת ישירות מתצוגת המפגש: אדמינים יכולים לגשת ישירות לעריכת החדר, אם הם נמצאים באותו חדר, וכן ליצור אירועים חדשים או לערוך אירועים קיימים באותו חדר. נוסף על כך, למטה בצד שמאל בתצוגת המפגש מופיע הכפתור "ערוך חדר", שדרכו אפשר להגיע לניהול החדרים (ראו למעלה). בעריכת החדרים אפשר לשנות את כל ההגדרות המתוארות לעיל, למעט סוג החדר, והשינויים יוצגו מיד לאחר שמירתם.

מחיקת חדרים

אפשר למחוק חדרים באופן דומה לעריכת חדרים. בדף האדמין בחרו את הלשונית "ערוך חדר ועידה" ופתחו את התפריט הנפתח של החדר שברצונכם למחוק. שם תמצאו את הכפתור למחיקה.

אפשר גם למחוק חדר מתוך תצוגת המפגש. פשוט כנסו לאותו חדר ובחרו שם בתיאור החדר את הכפתור "מחק חדר".

כל מפגש מוצלח מתחיל במשתתפיו, שכן הם המשפיעים על עיצובו. לכן תחילה רצוי להזמין את המשתתפים לסבב היכרות שבו יספרו מה מעסיק אותם ואיך הם מרגישים. זו הדרך לפתח רגשות כלפי הקבוצה ולהניח בסיס לשיח ישיר ליצירת חוויות משותפות ורעיונות בפתיחות מחשבתית. בנטוורקינג הספונטני משתתפים משויכים לקבוצות קטנות באקראי כדי להתחבר יחד וליצור אמון.

מבנה החדר וגודל קבוצה

לצורך פורמט זה יוצרים חדר וידיאו, לדוגמה בחדר סדנה, ובו עד 40 משתתפים יוכלו להפעיל את המצלמה שלהם לפי המצב. אם הקבוצה מונה יותר מ-40 משתתפים, יש לפצל אותה תחילה לכמה מעגלי היכרות מקבילים. כשהקבוצה מתכנסת משיח הספונטני לחדר הראשי, אפשר לבצע סבב נוסף של אותו פורמט ולהוסיף כמה מעגלי שיח בהמשך.

איך זה עובד?

במסגרת הנטוורקינג הספונטני מפגישים את המשתתפים בכמה ח, ואף כמה פעמים ברצף, לפי הצורך, כדי לאפשר שיח ספונטני. המשתתפים ישהו בקבוצות הקטנות כ-5 דקות, רצוי שני משתתפים בכל קבוצה. אם מספר המשתתפים אינו זוגי, אפשר גם ליצור קבוצה המונה שלושה משתתפים, או שמישהו מהצוות המארגן ישלים מניין.

מומלץ לצייד את המשתתפים בשאלה מנחה שתקל על הנעת השיחה. להלן כמה דוגמאות:

• • ספר מעט, מי אתה, ומה מביא אותך לכאן.

• • נשמח לדעת מי את, ולמה את מצפה היום יותר מכל דבר אחר.

• • מי אתה, ואם תוכל לשתף אותנו, במה אתה מעוניין לתרום היום?"

זכרו ששאלות כגון אלה נועדו בעיקר כדי להניע את השיחה ופחות לצורך בירור התכנים עצמם. לכן רצוי שהן יהיו כאלה שהתשובה עליהן קלה וספונטנית. אם המשתתפים כבר מכירים זה את זה, אפשר כמובן להשתמש בפורמט לנטוורקינג בדגש על התכנים ולנסח שאלות אחרות, כגון: "על איזו שאלה את מצפה היום לקבל תשובה?", או: "מהו האתגר המרכזי שהצבת לך למטרה להתגבר עליו?".

כדי שמשך הזמן המוקצב לכל דובר יהיה שווה בתוך הקבוצה הקטנה, כדאי לקבוע כללים מראש. לדוגמה, להסכים מלכתחילה שלכל דובר מוקצבות שתי דקות, ולאחר מכן תוקצה דקה אחת לדיון במשותף. חשוב להודיע למשתתפים שכל אחד מהם עומד להיות מופנה באקראי לחדר פרטי, ושהמשתתפים יהיו אחראים לפיתוח שיח משותף בחדרים אלה, בלי הנחיה. באחריות המשתתפים לדאוג גם לארגון סדר הדוברים. כדאי למנות אחד מהמשתתפים שיפעיל טיימר עם צליל בטלפון שלו. בפורמט זה חובה על כולם להשתתף. קיימת אמנם אופציה לאפשר למשתתפים לחזור לחדר הראשי במקרה של בעיות, אך כדאי לשמור אותה ל"מקרי חירום" בלבד.

מעוניינים ליצור את האירוע הראשון שלכם באמצעות DINA? מצוין, הגעתם למקום הנכון! גם אם נדבר בעמודים הבאים על "מפגש", כמובן שהאירוע שלכם יכול להיות גם חילופין, מפגש קבוצתי, ועידה, סדרת הרצאות או משהו אחר לגמרי.

ככלל, התהליך דומה מאוד ליצירת קבוצה ב-DINA, ואם עשיתם את זה פעם, אז תיזכרו כאן בכמה דברים.

יצירת מפגש חדש / ועידה חדשה

כדי להתחיל בתהליך היצירה, לחצו בצד ימין למעלה בשורת התפריטים של DINA על סמל הפלוס ועל על האפשרות ועידה, ותועברו ישירות לעמוד ההגדרות, שם תוכלו לבצע את ההגדרות הכלליות של המפגש שלכם, וכן למלא בתוכן את המיקרו-אתר של המפגש, אם כי תוכלו לעשות זאת, ואף לבצע את הגדרות המפגש, גם בהמשך.

הגדרות כלליות

שם המפגש

שם המפגש הוא שדה חובה ומידע גלוי לכל המשתתפים במפגש ולכל משתמש דרך המיקרו-אתר. חִשבו על שם קצר וקולע שמתאר במדויק את המפגש שלכם.

מועד תחילת המפגש ומועד סיומו

מועד ההתחלה ומועד הסיום של המפגש שלכם יוצגו במיקרו-אתר וישמשו בסיס להודעות תזכורת, אם הכנתם כאלה.

סוג הבקשה להשתתפות במפגש

כאן תוכלו לקבוע אם המעוניינים להשתתף במפגש יתבקשו למלא טופס, שאותו תוכלו ליצור מראש. אם אינכם מעוניינים שבטופס כזה כשלב מקדים, אל תסמנו אפשרות זו. תוכלו גם לבחור אפשרות שכל משתמש בפורטל יוכל להיכנס למפגש כאוות נפשו, אם כי מאחר שהדבר עלול ליצור קבוצות גדולות מהמצופה שישתתפו במפגש שלכם ספונטנית, מומלץ להשתמש באפשרות זו רק במקרים מסוימים.

תצוגה בפרויקט או בלוחות שנה של הקבוצות (אופציונלי)

אם המפגש שייך לקבוצה ב-DINA או אם הוא רלוונטי לקבוצות או לפרויקטים מסוימים, תוכלו למנות אותם כאן. כך, המפגש יופיע בלוחות השנה של הקבוצות ושל הפרויקטים האלה. לדוגמה, אם עדיין חסרים לכם משתתפים רבים, או אם קהל היעד מאורגן בקבוצה מסוימת או אמור להתארגן בקבוצה מסוימת – תוכלו להציג מפגש בפורום ב-DINA.

תיאור ומידע

תיאור המפגש הוא חיוני לפרסום כלפי חוץ, משום שמדובר במידע הראשון שהמתעניינים נחשפים אליו במיקרו-אתר בנוגע למפגש שלכם. לפיכך, רצוי להקפיד על התיאור ולכלול בו את כל המידע הרלוונטי. כלי העריכה של התיאור מבוסס על שפת הסימון Markdown, שהשימוש בה אינטואיטיבי מאוד לאחר שתבינו אותה. למידע נוסף בעניין זה, ראו להלן.

מידע להתקשרות (אופציונלי)

כיצד מגיעים לאחראי המפגש? בתיבה זו תוכלו להזין הן קישורים והן פרטי מידע, כגון כתובת, מספר טלפון, כתובות ברשתות החברתית ועוד. שימו לב: מידע זה חשוף לכל המשתמשים. גם כאן תוכלו להשתמש בשפת הסימון של Markdown, לדוגמה, אם תרצו להדגיש משהו.

צבע המפגש (אופציונלי)

תוכלו לציין גם את הצבע העיקרי של המפגש שלכם בפורמט השימושי הקס (Hex). בוויקיפדיה תמצאו כמה צבעים בפורמט הקס. לחלופין, הזינו "color picker" בחיפוש בגוגל, בחרו צבע, ומתחתיו יופיע ערך ההקס שלו.

צלמית (אופציונלי)

הצלמית היא מעין לוגו של המפגש שלכם, והיא תוצג למעוניינים במיקרו-אתר ובחיפוש

תמונת באנר (אופציונלי)

הבאנר יופיע באתר המיקרו מעל שם הקבוצה. לפיכך, כדאי לבחור בפורמט רחב מאוד כדי ששום חלק לא ייחתך (1140x240 פיקסלים).

אתר אינטרנט (אופציונלי)

האם למפגש שלכם יש גם אתר אינטרנט משלו או שברצונכם להפנות לאתר אינטרנט מסוים שמופיעה בו הודעה על האירוע הצפוי? במקרה זה תוכלו לשתול כאן קישור שיוצג במיקרו-אתר.

נושאים ומילות מפתח רלוונטיים (אופציונלי)

כאן תוכלו למנות את הנושאים החברתיים הרלוונטיים לאירוע שלכם כדי להקל על המתעניינים בנושאים מסוימים במציאת המפגש המתאים וכדי לספק להם מושג לגבי התכנים. נוסף על כך, עשויות מילות מפתח לתחום את הנושא בדרך מדויקת יותר. הנושאים ומילות המפתח יוצגו במיקרו-אתר.

שם המקום או כתובת (אופציונלי)

אם המפגש ייערך במקום מוגדר, לדוגמה, אם אתם עושים סטרימינג מברלין, אפשר לציין את המיקום כאן, והוא יופיע במיקרו-אתר.

פרויקטים דומים / קבוצות דומות (אופציונלי)

ייתכן שתרצו להפנות לפרויקטים או לקבוצות קרובות המציעים תכנים באותו נושא או אף לתכנים שלכם. הפניות אלה יוצגו במיקרו-אתר.

שותף הפורטל

שותף הפורטל הוא הארגון ב-DINA שאליו אפשר לשייך את המפגש שלכם באופן "גס". לדוגמה, אם המפגש שלכם ייתמך מטעם משרד תיאום מסוים או אם המפגש שייך להקשר דו-צדדי, דאגו להציג את הקשר הזה לאותו שותף.

נראוּת

הפכו את המפגש שלכם לנגיש לכול או לקבוצות מוגדרות בלבד.

תוכלו כעת ללחוץ על "שמור" כדי ליצור את המפגש. לפני השמירה תוכלו, אם תרצו, גם לעצב את המיקרו-אתר: גוללו מעלה לתחילת הטופס ובחרו את הלשונית "מיקרו-אתר". באפשרותכם לעשות זאת גם בדיעבד. בשלב הבא רצוי ליצור חדרי מפגש.

קהילה של מעוניינים, משתתפים, תלמידים או חברים בעלי מוטיבציה הם חלק בלתי נפרד מכל אירוע, מפגש, התכנסות או ועידה. לכן, כדי להכין מפגש וירטואלי צריך גם לנהל ולהוסיף משתתפים. בפלטפורמת DINA הם מכונים "חברים".

למפגש וירטואלי ב-DINA תוכלו אפוא להוסיף משתמשים בפלטפורמה שכבר נרשמו, אבל גם להזמין משתתפים "מבחוץ" באמצעות כתובת המייל שלהם. נוסף כל כך, תוכלו להפיץ במיקרו-אתר טופס רישום עצמי למפגש שבאמצעותו יוכלו מעוניינים להירשם.

אך תחילה, נסקור את שלל בעלי התפקידים במפגש הווירטואלי. כל אחד מהתפקידים כרוך בהרשאות מסוימות המאפשרות לו מגוון דרכים ליחסי גומלין עם הפלטפורמה או בתוך ועידות הווידיאו.

תפקידים

הזמנת משתתפים

כדי להעלות את ניהול המשתתפים לחצו על הלשונית "חברים" בדף האדמין.

יש כמה שיטות להזמין למפגש. לשם כך, מבדילים בעיקר בין:

• • מי שכבר רשום בפלטפורמה

• • מי שמעוניין להשתתף במפגש כמשתתף חיצוני

עבור משתתפים חיצוניים אפשר לבקש פתיחת חשבון ב-DINA תוך כדי הרשמה למפגש, או שתתאפשר גישה זמנית לצורך המפגש בלבד – אפשרות שתהיה זמינה בקרוב.

הזמנת משתמשי פלטפורמה

הזמנת משתתפים שכבר פעילים ב-DINA פשוט במיוחד. אם אתם כבר נמצאים בניהול משתתפים, ראו שם את האפשרות "הזמנת משתמשים רשומים" ולצדה מספר בסוגריים. המספר מראה כמה משתמשי פלטפורמה כבר הוזמנו ועדיין לא אישרו את ההזמנה. בתיבת הטקסט תוכלו כעת להזין את האותיות הראשונות של השם, ויוצגו לכם שמות לבחירה. כך אפשר להוסיף משתמשים בהדרגה. לבסוף עליכם לאשר את השמות בלחיצה על הכפתור "הזמן משתמשים".

הזמנת משתמשים חיצוניים (כולל הרשמה ל-DINA)

האופציה "הזמנת משתמשים לא רשומים" תאפשר לכם להזמין משתמשים חיצוניים. באישור ההזמנה הם יתבקשו לפתוח חשבון ב-DINA. המספר שבסוגריים הוא מספר המשתמשים הלא-רשומים שהוזמנו ועדיין לא נרשמו ב-DINA. כעת לחצו על הכפתור "הזמן משתמשים לא רשומים".

בתצוגה הבאה תוכלו להזין כתובת דוא"ל אחת או כמה כתובות דוא"ל בתיבה המתאימה. הפרידו בין הכתובות באמצעות פסיק או כתבו כל כתובת בשורה נפרדת. יש אפשרות להוסיף למייל ההזמנה גם הודעה אישית. לאחר שתלחצו על "הזמן", יקבלו כל המוזמנים הודעת מייל בצירוף קישור לרישום עצמי ב-DINA. לאחר שיירשמו הם יוספו אוטומטית כמשתתפים במפגש.

הזמנת משתמשים חיצוניים (בלי הרשמה ב-DINA)

אופציה זו עדיין אינה מיושמת.

ניהול בקשות חברות

שמות המגישים "בקשת חברות" שהגישו במקביל גם בקשת הרשמה באמצעות המיקרו-אתר של המפגש יופיעו בלשונית "בקשות חברות". האדמין של המפגש יוכל לאשר או לדחות את הבקשה . לאחר קבלת ההחלטה, יקבלו המועמדים הודעה שתופיע מעל הפעמון בצד ימין למעלה בפלטפורמת DINA, וגם מייל – אם פונקציית ההודעות במייל מופעלת. משתתפים שהתקבלו, יוכלו כעת להצטרף למפגש.

ניהול חברים פעילים

בלשונית "חברים פעילים" תופיע רשימת המשתתפים שכבר אושרו למפגש. מימין לשם בצד שמאל יופיע סמל דוא"ל שפותח (רוקט) צ'אט עם אותו אדם בפלטפורמת DINA. צמוד לסמל הדוא"ל כתוב התפקיד – אדמין או חבר.

אם תפתחו את התפריט הנפתח של חבר, יוצגו לפניכם שלוש אפשרויות:

• • הודעה על תוכן בלתי הולם: אם מישהו יפר את כללי DINA, שם תוכלו להתריע על כך, וננקוט צעדים בהתאם.

• • שינוי תפקיד: תוכלו לשנות את תפקיד האיש כ"חבר" או כ"אדמין" של המפגש.

• • הסרה: כאן תוכלו להסיר משתתף מהמפגש. הוא לא יוכל להשתתף עוד, אך יוכל להגיש בקשת הצטרפות חדשה.

מבנה כללי

באפשרותכם לעצב את המפגש הדיגיטלי שלכם בעצמכם. נציג כאן דוגמה להמחשת מבנה בית המפגשים. באירוע שלכם תוכלו לבחור הן את הצבעים והן את התיאורים המלווים ואת שמות החדרים והאירועים. כפתורי הכוונונים המוצגים בדוגמה זו יוצגו לאדמינים בלבד.

1. 1. כותרת ותיאור המפגש

2. 2. חדרים

   2.1 חדר פעיל

3. 3. להגדרות / לדף האדמין

4. 4. תיאור החדר

5. 5. אירועים בחדר הפעיל ואפשרויות

6. צ'אט – מקושר עם רוקט צ'אט. כל ההודעות שאתם מחליפים כאן נמצאות גם בצ'אטים שלכם בפונקציית הצ'אט של DINA

חדר לאירוע וידיאו

אם תקליקו בחדר סדנה, בחדר דיון או בחדר קפה על אירוע, ייפתח חדר זה ב-BigBlueButton. אם יימצאו משתתפים אחרים שהמצלמה שלהם מופעלת באותה ועידת וידיאו, תוכלו לתקשר עמם בקול ובתמונה. מידע נוסף על השימוש ב-BigBlueButton תמצאו כאן:

1. 1. שם האירוע

2. 2. ועידת וידיאו באמצעות BigBlueButton

3. 3. פתח ועידת וידיאו בלשונית חדשה בדפדפן

4. 4. הגדל את תצוגת הווידיאו: החדרים בצד שמאל יוחשכו. פעולה זו ניתנת לביטול באמצעות אותו כפתור.

לצד חדרי הווידיאו יש גם סוגים אחרים של חדרים. פשוט תתנסו קצת .

בחירה של תצוגת המפגש

יש שתי דרכים להגיע לתצוגת המפגש:

• • דרך דף האדמין של המפגש

• • דרך תפריט שלושת הפסים של DINA

אפשר להגיע מדף האדמין לתצוגת המפגש בדרך פשוטה מתפריט המפגש והלשונית "מפגש".

ואפשר להגיע לתצוגת המפגש גם דרך התפריט המשולש של DINA:

בעת יצירת חדר אירועים, תוכלו לבחור באפשרות "הצג צ'אט", ואז יחובר החדר עם תוכנת הצ'אטים Rocket.Chat המשולבת ב-DINA. תוכנה זו מאפשרת גם צ'אטים בין חברים בפלטפורמת DINA.international. ההבדל בעת השימוש בצ'אט במסגרת מפגש הוא שכל משתתפי המפגש מצורפים אוטומטית לצ'אט הקבוצתי, אם הוא יופעל באותו חדר. הצ'אט הקבוצתי יוצג למשתתפים בצד ימין בחדר הרלוונטי, אם כי אפשרי לגשת אליו גם דרך תפריט ההודעות הרגיל מחוץ למפגש, באמצעות סמל המעטפה למעלה בצד ימין, בסרגל התפריט של DINA.

באירועים גדולים יחסית שאינכם מכירים את כל המשתתפים בהם או שאתם זקוקים לפרטים מסוימים על המשתתפים, מומלץ להפעיל את טופס הבקשה בהגדרות המפגש. המעוניינים להשתתף במפגש ימלאו את הטופס בעת הרשמתם למפגש במיקרו-אתר. לאחר שתפעילו את טופס הבקשה ותשמרו את ההגדרות, יופיעו שני פריטים חדשים בתפריט בדף האדמין:

• • עריכת תנאי השתתפות

• • נהל בקשות השתתפות

עריכת תנאי ההשתתפות

בלשונית "עריכת תנאי השתתפות" מצויות הגדרות טופס הבקשה שעל המעוניינים להירשם למפגש למלא בעת ההרשמה.

תקופת ההרשמה

אם תגדירו כאן תקופה, ההרשמה למפגש תהיה פתוחה בתקופה זו בלבד. תוכלו לחזור להגדרות אלה בכל עת ולקצר או להאריך את התקופה.

מספר משתתפים מרבי (אופציונלי)

תוכלו להציג את מספר המשתתפים המרבי, לידיעת המתעניינים בהשתתפות במפגש. המספר יוצג במיקרו-אתר ליד מספר הנרשמים שהשתתפותם כבר אושרה.

מלל על מטרותיהם של המועמדים (אופציונלי)

באפשרותכם לבקש מהמועמדים לכתוב על מטרותיהם או על הגורמים שהביאו אותם להתעניין בהשתתפות במפגש. תוכלו להשתמש בתיבת הטקסט, לדוגמה כדי לנסח שאלות למועמדים.

אפשרויות ההשתתפות (אופציונלי)

כאן תוכלו להציג אפשרויות נוספות לבחירה. אופציה זו נועדה בעיקר למפגשים שנערכים גם פרונטלית, לדוגמה כדי לאפשר בקשות מיוחדות כגון לארוחות צמחוניות או לינה במקום.

בחירת סדנה (אופציונלי)

אם תסמנו וי בבחירת הסדנה, תוצג למשתתפים רשימה של כל האירועים שכבר נוצרו בחדרי הסדנאות. כך הם יוכלו לבחור את הסדנאות שהם מעוניינים להשתתף בהן. אפשרות זו רלוונטית למארגנים בלבד, כדי שיוכלו לתכנן טוב יותר את גודל הקבוצות.

תנאי השתתפות

לבסוף תוכלו לקבוע את תנאי ההשתתפות שכל המשתתפים יידרשו להסכים להם לפני הגשת המועמדות.

עיבוד הבקשות להשתתפות

בלשונית "עבד בקשות להשתתפות" ירוכזו כל הבקשות שהגישו מועמדים להשתתפות במפגש. שם תוכלו לצפות בפרטים שמסרו המועמדים, ותוכלו לאשר / לדחות מועמדים או להעבירם לרשימת המתנה. תוכלו לשנות את החלטתכם בכל עת, ולכן אל דאגה – אם דחיתם מישהו, תוכלו לאשר את השתתפותו בדיעבד.

הפניות לסדנה

בעתיד כנראה תתאפשר הפניית משתתפים לסדנאות או לחדרי דיונים מסוימים. אפשרות זו עדיין לא יושמה, וההפניות (עדיין) אינן פעילות.

בית המפגשים הדיגיטליים של DINA משתמש בתוכנת הקוד הפתוח BigBlueButton כפתרון משולב של ועידות וידיאו, פתרון שמרבים להשתמש בו גם בבתי ספר ובאוניברסיטאות. היתרון של קוד פתוח נעוץ בעיקר ברמה הגבוהה של אבטחת נתונים, מאחר שמומחי טכנולוגיות מידע מכל העולם יוכלו לגשת לקוד ולערוך בו שיפורים. אמנם ל-BigBlueButton כבר זמינים באינטרנט מדריכים רבים שמתארים בהרחבה את האפשרויות שמציעה התוכנה, אך בכל זאת, בעמודים הבאים נתמקד בתכונות מסוימות הראויות לדגש מיוחד.

1. 1. שם האירוע

2. 2. ועידת וידיאו BigBlueButton

3. 3. פתח ועידת וידיאו בלשונית חדשה

4. 4. הגדל את תצוגת הווידיאו – מעלים את שאר חלקי תצוגת המפגש ומגדילים את חלון הווידיאו. אפשר לבטל באותו כפתור

דף האדמין זמין רק לכם כאדמין במפגש, והוא כולל את כל ההגדרות הטכניות. תחילה, רק יוצר המפגש ישמש גם כאדמין שלו. לאחר מכן הוא יוכל למנות אדמינים נוספים באמצעות ניהול ההשתתפות. כדי להגיע לדף האדמין, לחצו על "ערוך ועידה" בתצוגת המפגש. להלן סקירה קצרה של הלשוניות בדף האדמין, המייצגות תחומים, וכן קישורים למידע נוסף.

תפריט המפגש – "תפריט ועידה"

בתפריט המפגש תמצאו קישורים מועילים שכמה מהם מוצגים גם מתחת לתפריט המפגש (ראו להלן). הקישורים החשובים ביותר הם אלה המפנים למיקרו-אתר ולתצוגת המפגש (למפגש).

הגדרות

בתחום ההגדרות אפשר לשנות אופציות בסיסיות של המפגש. לדוגמה, שם המפגש, תיאורו ואת התמונה או הלוגו של המפגש. יש אפשרות לעצב משם גם את המיקרו-אתר שיוצג למי שאינו חבר או למי שאינו משתתף, ושם יוכלו מעוניינים להירשם באמצעות טופס. אפשר גם להתאים את צבע הרקע של סביבת המפגש.

עריכת תנאי ההשתתפות

כל המידע הנוסף שיידרש מהמעוניינים במפגש במילוי הטופס יהווה תנאי להשתתפות. באפשרותכם לבחור כאן איזה מידע דרוש לכם.

ניהול חדרי מפגש

בלשונית "נהל/י חדרים" אפשר ליצור חדרים חדשים, לערוך ולמחוק חדרים קיימים וליצור אירועים חדשים בחדרים מסוימים.

ניהול אירועי מפגש

באזור זה תוצג רשימה של האירועים המתוכננים. בלחיצה על האירוע המבוקש, תוכלו לערוך אותו. אם תפתחו את התפריט הנפתח באמצעות החץ הפונה מטה, תוכלו למחוק את האירוע גם כאן. אפשר להוסיף אירועים חדשים בלשונית "ניהול חדר ועידה" או ישירות מתוך תצוגת המפגש..

טיפול בבקשות השתתפות

כאן תמצאו את כל בקשות ההצטרפות שכבר הוגשו למפגש שלכם. תוכלו לקבלן, לדחותן או להעבירן לרשימת המתנה.

חברים

מכאן תוכלו להזמין משתתפים, לקבל הרשמות או לדחותן ולמנות אדמינים נוספים.

הודעות תזכורת במייל

כאן תוכלו להכין הודעות תזכורת למשתתפים. ההודעות יישלחו אוטומטית במייל ובזמנים מוגדרים מראש לפני האירוע.

נטרול מפגש

לאחר נטרול המפגש, לא תהיה אפשרות למוצאו או לערוך אותו בפלטפורמת DINA. עם זאת, תוכלו להפעיל אותו מחדש בהגדרות הפרופיל שלכם: "הפרופיל שלי" >> "התכנים המנוטרלים שלי". קישור זה יוביל אתכם ישירות לעמוד ההפעלה מחדש.

מימוש הרב-לשוניות

בגרסה הנוכחית של DINA.international באפשרותכם להציג את התכנים שלכם, כלומר את שם החדר ואת תיאור הסדנאות, בכמה שפות על ידי הזנת התוכן בשפות הנבחרות בזו אחר זו באותה תיבה. בקרוב אמור לצאת עדכון שיאפשר להגדיר אילו תכנים (כותרות, תיאורים) יוצגו באיזו שפה. כשהעדכון יהיה זמין, נודיע על כך בפלטפורמה ונציג אותו כאן.

עזיבה

ועידת וידיאו ניזונה מיחסי הגומלין בין המשתתפים כולם. לפיכך, חשוב שיהיו אפשרויות ביטוי ותקשורת בדיוק כמו במפגש פרונטלי. BigBlueButton מציעה כלים אחדים שבשימוש בהם כראוי עשויים לתרום לשיח אינטראקטיבי פורה.

צ'אט

ב-BigBlueButton יש שני סוגי צ'אט, ציבורי ופרטי:

הצ'אט הציבורי זמין מתחילתה של ועידת הווידיאו, וכל המשתתפים יכולים לצפות ולהשתמש בו. הוא נועד בעיקר להעלאת שאלות כלליות ולשליחת מידע לכל המשתתפים.

הצ'אט הפרטי – נפתח רק בלחיצה על שם ברשימת המשתתפים ובחירת האפשרות "התחל שיחה פרטית". הצ'אטים הפרטיים נצפים בידי הצדדים המעורבים בלבד, והם מתאימים בעיקר לתיאומים מהירים בין מנחים.

סטטוסים

סטטוסים מאפשרים ביטוי מנעד של רגשות בדרכים בלתי מילוליות וכן תקשורת עם משתתפים אחרים בוועידת הווידיאו. החליפו סטטוס בלחיצה על שמם ברשימת המשתתפים בלשונית "משתתפים" ובחרו סטטוס. הסטטוס יחליף את התמונה הקטנה, וכולם יוכלו לראות אותו.

פנקס משותף

הפנקס המשותף נגיש לכל המשתתפים לצפייה ולעריכה, בדומה לצ'אט הציבורי. ההבדל נעוץ בכך שאין אפשרות לשייך הערות לכותבים מסוימים וניתן לערוך את הערות בעורך HTML פשוט. הדבר מאפשר לסדר את ההערות בדרך משופרת ולערוך אותן סגנונית. הפנקס המשותף מתאים כפרוטוקול וכדי להעלות על הכתב מחשבות ורעיונות.

סקרים / משאלים

BigBlueButton כוללת אפשרות לביצוע סקרים או חידונים פשוטים. אפשרות זו מוגבלת לשאלה אחת בו-זמנית (שאלת חד-ברירה). יש כמה סקרים מוגדרים מראש לבחירה, והמשתמשים יכולים גם להגדיר בעצמם סקר שבו עבור כל שאלה יוכלו לנסח עד חמש אפשרויות לתשובה. עם סיום הסקר ופרסום תוצאותיו, יכולים המשתתפים לעיין בהן.

למנחים ב-BigBlueButton (BBB) יש הרשאות מיוחדות המבדילות אותם משאר המשתתפים. אפשרויות אלה מקנות להם את היכולת לנהל את ועידת הווידיאו וגם את המשתתפים.

יש שלוש אפשרויות להפוך למנחה-BBB בבית המפגשים הדיגיטליים:

• • כל האדמינים במפגש מתמנים אוטומטית גם כמנחים בכל ועידות הווידיאו

• • אדמינים יכולים למנות משתתפים מסוימים למנחים של אירועים מוגדרים בעת יצירת האירועים.

• • בעת ועידת וידיאו פעילה יכולים מנחים למנות משתתפים אחרים למנחים. המינוי יהיה תקף לאותה ועידת וידיאו פעילה בלבד.

אפשרויות ההגדרה העומדות לרשותם של המנחים בוועידת וידיאו פעילה:

ניהול משתתפים

ככלל, יש שתי אפשרויות לניהול משתתפים. האחת מתייחסת למשתתף מסוים, והאחרת חלה על כל המשתתפים בוועידת הווידיאו.

אפשרות ראשונה: בלחיצה על שמו של משתתף מסוים ברשימת המשתתפים

ייפתח תפריט ובו אפשרויות אלה:

1. 1. להתחיל בצ'אט פרטי

2. 2. למנות את המשתתף למגיש / מציג (למשתתף תהיה הרשאה לפצל את המסך)

3. 3. לקדם את המשתתף לתפקיד מנחה (הרשאותיו של המשתתף יהיו זהות לאלה של המנחה).

4. 4. להוציא את המשתתף מוועידת הווידיאו

אפשרות שנייה: פתיחת תפריט ההגדרות שליד רשימת המשתתפים.

כאן אפשר:

1. 1. לאפס את הסטטוסים של כל המשתתפים והמנחים

2. 2. להשתיק את המיקרופונים של כל המשתתפים

3. 3. להשתיק את המיקרופונים של כל המשתתפים חוץ מזה של המגיש

4. 4. להוריד את שמות כל המשתתפים כקובץ טקסט (.txt) (לפי שם פרטי או לפי שם משפחה)

5. 5. להגביל את הרשאות המשתתפים (ראו להלן; לא חל על מנחים).

ניהול ועידת וידיאו

בתפריט המשולש בצד שמאל למעלה אפשר לקבוע הגדרות כלליות לוועידת הווידיאו וכן לסיים את הוועידה, אם כי ב-DINA אין לכך השפעה ממושכת, שכן הוועידה תותחל מחדש כשמשתתף יבקש להצטרף.

בהגדרות הכלליות של ועידת BigBlueButton נכללות בעיקר אפשרויות המקלות על המנחים ועל האינטראקציה. בקבוצות גדולות יחסית ובסבבי שאלות מומלץ להפעיל את ההתרעות הקופצות, לפחות בעת קבלת הודעות חדשות בצ'אט ובהצטרפות של משתתפים חדשים. הדבר מקל על הסדר ומסייע בליווי הקבוצה.

נוסף על כך, בלשונית "חיסכון בנתונים" יש האפשרות לחסום את מצלמות הרשת ואת פתיחת המסך לכל משך הוועידה. בדרך כלל, רצוי שלא לשנות הגדרות אלה, אם כי הדבר עשוי להועיל במקרה של קשיי התחברות.

הרשאות מגיש / מציג לפתיחת מסכים

BigBlueButton מבדילה לא רק בין משתתפים לבין מנחים, היא משתמשת גם בקטגוריית מגיש / מציג. בכל זמן נתון, אדם אחד בלבד יכול להגיש. סמל המקרן הכחול בתמונת המשתתף מסמן את בעל הרשאה זו באותה נקודת זמן. מנחים יכולים להעניק לעצמם את הרשאת המגיש בלחיצה על סמל הפלוס בחלון הווידיאו. כמו כן באפשרותם להעניק הרשאה זו למשתתפים מן המניין בבחירת שם מתוך רשימת במשתתפים.

המגיש רשאי לפצל את המסך ואף ליצור סקרים ולנתחם

מודול הסטרימינג יאפשר שידור מתוך ועידת וידיאו BigBlueButton לערוצים חיצוניים, כגון יוטיוב או פייסבוק, וגם לחדרים אחרים בתוך בית המפגשים של DINA). מודול זה מצוי עדיין בשלבי הכנה.

מפגשים בין-לאומיים תלויים לא רק בהנחיה טובה, כי אם גם במידת ההצלחה של כל אחד ממשתתפי המפגש להבין את דבריהם של שאר המשתתפים שהם דוברי שפות אחרות. לשם כך מציעה DINA פונקציית תרגום בעל פה, המופעלת בידי מתורגמנים. להלן מבחר טיפים להכנה של עבודת התרגום:

• התחברו באמצעות מחשב PC או מחשב נייד משודרגים ככל האפשר – רצוי זיכרון של 8 ג'יגה בייט, ו-4 ג'יגה בייט לכל הפחות.

• השתמשו בחיבור אינטרנט יציב, ברוחב פס של 20 מגה בייט לפחות. עדיף חיבור קווי מאשר Wi-Fi.

• השתמשו בגרסה עדכנית של פיירפוקס או כרום. לעת עתה, דפדפן ספארי עדיין אינו נתמך ב"קבינט התרגום".

• השתמשו באוזניות איכותיות, והקפידו להרחיק את המיקרופון מהנשימה שלכם.

• עשו ניסוי עם כל המתורגמנים לפני המפגש כדי להכיר את סביבת DINA ולתרגל את העבודה.

• בסמוך לחדר הראשי שבו אתם מתרגמים, שקלו לפתוח חדר צדדי כדי שתוכלו לראות את עמיתיכם ושתוכלו לתת טיפים זה לזה. הדליקו בו את המצלמות שלכם, והשתיקו את המיקרופונים.

• כדי למנוע רעשי רקע בזמן המפגש, הקפידו להדליק את המיקרופון רק כשאתם מדברים ולהשאירו מושתק בשאר הזמן.

להלן רשימת טיפים טכניים להשתתפות מוצלחת במפגשים בפלטפורמת DINA.international:

• התחברו באמצעות המחשב האישי (PC) או מחשב נייד (אם אפשר), ולא עם הטלפון הנייד או הטבלט.

• השתמשו בחיבור אינטרנט יציב – רצוי להשתמש בחיבור קווי, ולהימנע משימוש ב-Wi-Fi.

• לעת עתה, DINA.international פועלת באופן מיטבי עם הדפדפנים פיירפוקס וכרום. בגלישה באמצעות ספארי צצות תקלות לעיתים קרובות, ומומלץ להשתמש בגרסה עדכנית של הדפדפן. מכל מקום, אם המפגש יכלול תרגום סימולטני – אין אפשרות להשתמש בספארי בכלל.

• לאיכות קול מיטבית וכדי למנוע משובים אקוסטיים – השתמשו באוזניות, עדיף כאלה המשולבות עם מיקרופון.

• הירשמו בהקדם כדי להכיר את הפלטפורמה ואת הפונקציות שלה. מומלץ מאוד לערוך ניסוי מוקדם, בייחוד אם אתם משתמשים ב-DINA בעבודה ואפשרויותיכם לשנות הגדרות במחשב ובדפדפן מוגבלות.

• הפלטפורמה דורשת הסכמה לשימוש בקו ובתמונת מצלמה. ייפתח חלון הסכמה ברקע, לפי הגדרות הדפדפן שלכם. אם לא יופיעו קול או וידיאו בפלטפורמה, ייתכן שנפתח חלון כזה ברקע. בדקו ואשרו את תנאי השימוש.

• השתמשו באפשרות הבדיקה הטכנית בתחילת המפגש – אם תוצע כזאת – כדי לזהות ולפתור מבעוד מועד בעיות בשימוש ב-DINA.international.

כמארגני המפגש, יש לכם רעיון, אתם מפתחים קונספט ותוכנית, אתם מגדירים את קהל היעד שלכם וכו'. תהליך אינטנסיבי זה מחייב אתכם לתכנון מוקדם. אם החלטתם לערוך את המפגש שלכם ב-DINA, אנחנו כאן כדי לסייע להצלחת המפגש בצ'קליסט שימושי הממפה את מה שחשוב להסדיר לקראת המפגש:

• צרו את המפגש, עצבו אותו והוסיפו פרויקט תוצאות, לפי הצורך. חשוב: טפחו את המיקרו-אתר שלכם כדי שהמפגש שלכם ייראה אטרקטיבי בעיני המשתתפים ויעורר עניין בפרויקט שלכם מבחוץ.

• קבעו את אופן ההרשמה למפגש שלכם – באמצעות הגשת בקשה פשוטה או מפורטת. אם תזדקקו לטופס מורכב, תוכלו כמובן להשתמש גם בכלים אחרים, כגון מחולל הטפסים pretix.eu או אחר.

• תדרכו את המשתתפים במפגש ועזרו להם להתמצא ב-DINA בהקדם. בהקשר זה, ראו גם את הצ'קליסט למשתתפים בהמשך.

• תדרכו את המתורגמנים במפגש להתמצאות ב-DINA בהקדם האפשרי. בהקשר זה, ראו גם את הצ'קליסט למתורגמנים בהמשך.

• שבוע לכל הפחות לפני המפגש הזמינו את משאבי השרת הדרושים – בלי עלות.

• מנו אחד או כמה מחברי הצוות שלכם כאנשי קשר טכניים שיהיו זמינים בצ'אט או בטלפון בעת המפגש ועדכנו אותם מראש, בהתאם.

DINA.international מעמידה לרשותכם משאבי שרת המספיקים למפגשים / לוועידות הווידיאו שלכם במסגרת חילופי הנוער והתלמידים, בהזמנה פשוטה מראש באמצעות טופס. בהמשך תוטמע מערכת הזמנות אוטומטית, כלי שישלב את הטופס בתצוגת האדמין שלכם במפגש ב-DINA.international.

בעת הכנת המפגש, באפשרותכם לצרף ולבדוק את כל הפונקציות של DINA.international במוד בדיקה. כך תוכלו לבדוק בצוות קטן את תפקודם של כל הכלים של הפלטפורמה, בלי הגבלה. כדי שנוכל להעמיד לרשותכם את המשאבים הדרושים לקבוצות גדולות, הזמינו את המשאבים מראש – שבוע לפחות לפני מועד המפגש. עשו זאת בהקדם, מיד לאחר שקבעתם תאריכים וזמנים למפגש שלכם.

שותפי הפורטל יבדקו ברקע באיזו מידה קיים המימון למפגשים המבוקשים. אם יחול שינוי בעניין זה מסיבה כלשהי, נודיע על כך לכל משתמשי DINA.international בהקדם.

הרקע: טכנולוגיית הווידיאו המוטמעת ב-https://DINA.international דורשת משאבי שרת מסוימים, ועל מפעילי הפורטל להתאימם למספר המשתתפים ולמשך האירוע. בשונה מספקים מסחריים, המעמידים שירות זה לצרכן לכאורה "בלי תשלום", ב-DINA אין שימוש מסחרי בנתוני המשתמשים, לצרכים שיווקיים או אחרים של חברות מסחריות.

כדי שיוכל להתרחש משהו בחדר האירועים, דרושים אירועים. אירועים שונים יכולים להתרחש בחדרים שונים או גם באותו חדר, בעת ובעונה אחת. לדוגמה, בחדר קפה אפשר להציב כמה שולחנות קפה וירטואליים, ובחדר סדנה יכולות להיערך שתי סדנאות בד בבד. בזכות הקירות האקוסטיים הווירטואליים שלנו לא תפריעו אלה לאלה, מבטיחים.

בדרך כלל, אירועים כוללים אפשרות וידיאו, אבל לא בכל סוג של חדר אפשר ליצור אירועים. כך לדוגמה, ברשימת המשתתפים או בחדר תוצאות אין הרבה התרחשות. בלובי אמנם אפשר ליצור אירועים, אך אלה משמשים רק כ"פילרים" בלוח הזמנים, ואינם כוללים אפשרות וידיאו, לדוגמה אם תרצו לשלב בתוכנית הפסקה כללית.

הוספת אירועים חדשים

ליצירת אירוע חדש יש שתי אפשרויות: האחת היא, אם אתם בשלב קביעת האפיונים הכלליים של המפגש – אתם כנראה בדף האדמין. משם תוכלו לעבור ללשונית "ערוך חדר ועידה". בלשונית זו, בצד ימין, מוצגת רשימת החדרים שיצרתם לפי הספרור שקבעתם להם. תוכלו לפתוח כל פריט בלחיצה על החץ. בתפריט שייפתח, מלבד "ערוך" ו"מחק" תוצג גם האפשרות "יצירת אירוע חדש".

האפשרות השנייה ליצירת אירוע חדש היא מתצוגת המפגש. אם כאדמין אתם בחדר אירועים, יוצג מתחת לתיאור החדר כפתור להוספת אירועים חדשים. משם תוכלו גם לערוך או למחוק אירועים קיימים. להלן נתאר בקצרה את ההגדרות האפשריות בעת הוספת אירועים חדשים. נדגיש כי בדומה להוספת חדרים – גם בהוספת אירועים אפשר לשנות הגדרות גם בדיעבד.

הגדרות האירועים

כותרת

רצוי שהכותרת תשקף את תוכן האירוע באופן מיטבי, בייחוד כשמדובר באירועים בחדרי סדנה. גם את ה"שולחנות" בחדר קפה תוכלו כמובן לשיים כאוות נפשכם. לדוגמה, אירוע יכול לשאת את הכותרת "הרצאה מאת ד"ר כהן בנושא יחסי גרמניה–ישראל" או "דיון קבוצתי על הדמוקרטיה הדיגיטלית". בחרו שם כיד הדמיון הטובה עליכם.

הגדרת אירוע כהפסקה (אופציונלי)

אם הגדרתם אירוע כהפסקה, לא תהיה לאירוע זה אפשרות וידיאו, והוא יהווה פילר בלבד. ליתר פירוט, כדאי להגדיר את אירוע כזה כהפסקת צהריים או כהפסקת בוקר.

תאריך ושעה

באפשרות זו הגדירו את לוח הזמנים של האירוע. האירוע ימוין בבית המפגשים לפי התאריך והתזמון שקבעתם, ויוצג בתפריט לפי ימים. אירוע שנערך באותה עת יוצג למשתתפים בהדגשה.

תיאור (אופציונלי)

בתיאור האירוע ניתן לסכם את תוכן האירוע בקצרה. התיאור יופיע במקום המיועד בלוח הזמנים ליד אותו אירוע. עם זאת, עדיף להשתמש במקום המיועד לתיאור החדר לצורך זה, שכן בסקירת האירוע אין הרבה מקום לטקסט.

מגישים / מרצים / מנחים (אופציונלי)

באירועים יש לעיתים קרובות מגיש או מנחה או כמה מגישים או מנחים. הם עשויים להיות זקוקים להרשאות מורחבות בוועידת וידיאו, לדוגמה כדי לפצל את המסך, לנהל את המשתתפים, ליצור חדרים פרטיים או ליזום סקרים. באמצעות אפשרויות הניהול תוכלו בקלות להעניק למשתתפים מסוימים במפגש הרשאות מורחבות לצורך אותו אירוע. לשם כך, הזינו את השם או השמות בתיבת הטקסט ובחרו אותם ברשימה הנפתחת.

העלאת מצגת (אופציונלי)

DDINA מאפשרת אופציה נוחה להעלאת מצגות לפני האירוע שיוצגו למשתתפים במשך ועידת הווידיאו. המצגות גם ניתנות להורדה על פי בקשה. האופציה תומכת בפורמטים PDF, קובצי תמונה ואופיס. מגישים או אדמינים יוכלו להעלות מצגות גם תוך כדי ועידת הווידיאו.

אם מילאתם את כל שדות החובה, תוכלו לשמור את האירוע, והוא יופיע מיד בתצוגת המפגש בחדר המתאים.

עריכת אירועים

שינוי הגדרה כלשהי מהגדרות האירוע בשלב מאוחר יותר – לדוגמה את הכותרת, השעה או את שם המגיש או שמות המגישים – אפשרי בקלות בשתי דרכים לבחירתכם:

מתצוגת המפגש היכנסו לחדר של האירוע הרלוונטי. בפינה הימנית של האירוע מופיע סמל קטן של עיפרון שבלחיצה עליו אפשר לפתוח את עמוד העריכה.

לחלופין, אם אתם נמצאים בדף האדמין, לחצו על הלשונית "עריכת אירועי המפגש". שם לחצו על האירועים הרלוונטיים כדי להעלות את עמוד העריכה.

מחיקת אירוע

אפשר למחוק אירועים בדומה לעריכת אירועים:

בתצוגת המפגש כנסו לחדר של האירוע הרלוונטי. בפינה הימנית של האירוע מופיע סמל קטן של פח אשפה, שבאמצעותו אפשר למחוק את האירוע.

אם אתם נמצאים בדף האדמין, בחרו את הלשונית "ניהול אירוע מפגש". שם פתחו את תפריט האירוע שברצונכם למחוק כדי להגיע לכפתור.

פלטפורמת DINA אמורה לקדם חילופי נוער בין-לאומיים, ולכן נועדה לשימוש בריבוי של שפות. אבל לא רק הפלטפורמה עצמה תומכת בריבוי שפות, כי אם גם ה-BigBlueButton (BBB) – פתרון ועידת הווידיאו המוטמע בה. אמנם אין עדיין טכנולוגיה שתאפשר תרגום אוטומטי של טקסט בעל-פה, אך באפשרותכם לשלב בקלות מתורגמנים משלכם. להלן נסביר כיצד פועלת הפונקציה וכיצד להפעיל אותה.

הערה מקדימה: חשוב לזכור שמפגש ב-DINA.international המלווה בתרגום סימולטני דורש הכנות מיוחדות, כמו בחיים האמיתיים. מומלץ למתורגמנים להכיר תחילה את הפונקציות ואת ממשק התוכנה ולבדוק את תפקודם כדי להימנע מתקלות. יהיה מתסכל במיוחד אם משתתפים לא ישמעו את התרגום או אם משהו לא יתפקד כראוי בגלל דפדפן שאינו מתאים. תקלות כאלה ואחרות אפשר למנוע על ידי ניסוי כלים מקדים.

• • מומלץ ביותר שהמתורגמנים ירכיבו אוזניות כדי למנוע היזונים חוזרים – למעשה, כמעט בלתי אפשרי בלי אוזניות.

• • חשוב מאוד לבדוק מראש ולוודא הספק גבוה של החיבור לאינטרנט – 20 מ"ב (10 מ"ב לפחות). רצוי חיבור חוטי, מאחר שחיבור אלחוטי חשוף יותר להפרעות ולהאטה בתעבורת הנתונים.

• • כדאי להשתמש במחשב בעל זיכרון של 8 ג'יגה בייט (4 ג'יגה בייט לפחות).

• • רצוי שהמתורגמנים יעיינו בהגדרות הוועידה בפלטפורמת DINA וינסו את הפונקציות.

• • לעיתים קרובות, מתורגמנים מעוניינים בקשר עין עם עמיתיהם. הדבר אפשרי באמצעות חדר וידיאו סמוי ונפרד המושתק משני הצדדים. לחלופין, אפשר להפעיל ערוץ זה גם באפליקציות מסרים או בערוצי וידיאו אחרים.

פונקציית התרגום בעל-פה

כיצד פועל התרגום בעל-פה ב-BBB?

• • מנחה, או המתורגמן עצמו, מכוון לשפה שמדברים בה, וכן את שפות התרגום.

• • תיאורטית, כל מנחה יכול לקבל עליו את תפקיד המתורגמן ב-DINA. כל שעליו לעשות לשם כך הוא לבחור את שפת היעד לתרגום.

• • המשתתפים יבחרו את שפת התרגום שהם מעוניינים לשמוע. לחלופין, הם יכולים לבחור את שפת המקור, בלי תרגום. כשבוחרים בשפה, שומעים את התרגום בשפה הנבחרת וכן את המקור ברקע.

• • בעת התרגום הסימולטני, עוצמת השמע של שפת המקור תוחלש.

הפעלת התרגום

בלשונית "שפות" מנחים יכולים להוסיף את כל השפות שידוברו בוועידת הווידיאו. אם יש צורך בתרגום שפה אחת בלבד, לדוגמה במצב שמחצית חברי הקבוצה הם דוברי שתי השפות – די בהוספת שפה אחת. לאחר הוספת השפה לוחצים על כפתור "התחל בתרגום", והכול מוכן.

למתורגמנים: איזו שפה אני שומע?

כדי להיות מתורגמן במפגשים של DINA.international נדרשת הרשאת מנחה בוועידת וידיאו BBB. אפשר להקצות הרשאות אלה כבר בעת יצירת האירוע או במהלך המפגש:

בסרגל האפשרויות שמתחת לחלונות הווידיאו יופיע עבור כל המנחים וגם עבור המשתתפים הכפתור "שפות זמינות". כפתור זה מאפשר לבחור את השפה שמעוניינים לשמוע. אם בוחרים בשפת המקור, יושמע הקול המקורי בכל השפות. כפתור בחירת שפה יאופשר רק לאחר הפעלה של אופציית התרגום. עד אז, הכפתור ייראה ברקע, כאפשרות שאינה פעילה.

למתורגמנים: לאיזו שפה יש לתרגם?

כעת על המתורגמנים לבחור את שפת התרגום – השפה שידברו בה. לוחצים על הכפתור "תרגם לשפה" בצד ימין. אם השפה הנשמעת נקבעה קודם לכן, היא אינה ניתנת עוד לבחירה בתפריט זה, וכך גם להפך.

למתורגמנים: דיבור

למתורגמנים שמור כפתור מיקרופון שנועד לשימושם בעת התרגום בפועל. בדומה לכפתור "תרגם שפה", גם כפתור המיקרופון סגול. כשהמיקרופון מופעל, ישמעו המשתתפים שבחרו בשפה מסוימת את התרגום הסימולטני בקולו של המתורגמן. רצוי להשאיר את המיקרופון הרגיל מושתק, אלא אם כן מעוניינים לומר דברים שנועדו לאוזניהם של כל הנוכחים במליאה. במצב מושתק יופיע קו אלכסוני על גבי הכפתור. גם את מיקרופון המתורגמן רצוי להשתיק כשאינו בשימוש.

המאזינים

המאזינים רק צריכים לבחור את השפה שהם מעוניינים לשמוע. בדומה למנחים, גם המאזינים יוכלו לעשות זאת באמצעות לחיצה על הכפתור הגלובוס הכחול.

לפעמים רצוי לשלוח משתתפים לוועידות וידיאו נפרדות לצורך משימות בצוותים קטנים, לסבבי היכרות או לפורמטים אינטראקטיביים. ברבים מפתרונות הוועידה מכונים חדרי הווידיאו הנפרדים האלה Breakout Rooms – חדרים נפרדים. אפשרות אחת היא ליצור חדר קפה ובו כמה שולחנות וירטואליים ולהנחות את המשתתפים להתפצל לשולחנות. אם כי החיסרון שבאפשרות זו הוא שהמשתתפים נאלצים לעזוב את ועידת הווידיאו הפעילה ולהתפצל עצמאית לשולחנות. לכן, זו אפשרות מעולה בהפסקות. עם זאת, BigBlueButton כוללת אפשרות פרישה מובנית שמוגדרת "חדרים פרטיים" לחלוקת המשתתפים אקראית או לפי בחירתם. אדמינים ומגישים יכולים ליצור חדרים קבוצתיים כאלה בעת ועידת וידיאו פעילה בכמה הקלקות קלות.

יצירת חדרים קבוצתיים

ליצירת חדר נפרד, תחילה עליכם להגדיל את חלון ועידת הווידיאו לגודל המרבי בלחיצה על ה-X בפינה הימנית העליונה, כדי לראות את כל האפשרויות. לאחר מכן, לחצו על סמל ההגדרות ליד רשימת המשתתפים ובחרו "צור חדרים פרטיים".

בתצוגה שלהלן בחרו את מספר החדרים שאתם מבקשים ליצור (עד 8), וכן את טווח הזמן עד לסגירת החדרים אוטומטית. הקצו את המשתתפים לחדרים או אפשרו להם לבחור חדר בעצמם. כמו כן באפשרותכם להעביר משתתפים מחדר לחדר באמצעות "גרור ושחרר" (לחצו וגררו בעת ובעונה אחת). לחצו על "צור" כדי לפתוח חדר, לחצו על "סגור" כדי לבטל את הפעולה.

הצטרפות לחדרים קבוצתיים

לאחר יצירת החדרים, תישלח לכל משתתף הודעה כי באפשרותו להצטרף לחדר. לפי ההגדרה שנבחרה, יתאפשר לכל אחד מהמשתתפים לבחור את החדר, אם כי אף משתתף אינו מחויב להצטרף לחדר מסוים, וכל אחד מהם רשאי להתעלם מההודעה בלחיצה על כפתור "סגור".

עם זאת, גם לאחר שסגרו את ההודעה הראשונה, יוכלו המשתתפים להצטרף לחדרים באמצעות התפריט הצדדי. אדמינים ומגישים רשאים להצטרף לכל החדר בכל עת, גם אם הוקצו תחילה לחדר אחר.

משתתף שלחץ על "כניסה לחדר", יועבר לחלון חדש בדפדפן עם ועידת וידיאו BigBlueButton. הוועידה הראשית תישאר פתוחה בחלון המקורי, אך הקול בה יושתק.

עבודה בחדר קבוצתי

בחדרים הקבוצתיים אפשר להשתמש במרבית הפונקציות הרגילות של BigBlueButton, אבל בהבדל אחד גדול: בחדר כזה כל אחד מהנוכחים יכול להפוך את עצמו למגיש ולפצל את המסך. זו אפשרות נוחה מאוד, מאחר שהיא מייתרת את הצורך באדמין בכל חדר.

יציאה מחדר קבוצתי

בכל עת משתתף יכול להחליט לצאת מחדר קבוצתי. לשם כך, די בסגירת את החלון הרלוונטי.

סגירת חדרים פרטיים / קבוצתיים

ככלל, תוקפם של חדרים צדדיים יפוג לאחר הזמן שנקבע, אם כי מנחים יוכלו לסגור את החדרים ביוזמתם בלחיצה על הכפתור "סגור את כל החדרים הקבוצתיים" בלשונית "חדרים קבוצתיים".

הערות

זה בטח מוכר לכם: לפני כמה שבועות נרשמתם לאירוע מבטיח, ואז פתאום אתם מגלים: "מה, איך קרה? שכחנו לגמרי, החמצנו את זה!". כדי שזה לא יקרה למשתתפים שלכם, וכדי להבטיח שיעור נוכחות מרבי, DINA מאפשרת לכם לנסח הודעות תזכורת אוטומטיות. תוכלו לנסח מראש שלוש הודעות תזכורת במייל שיישלחו למשתתפים שבוע, יום ושעה מראש. ההגדרות מצויות בלשונית "תזכורות לוועידה" באזור האדמין.

כיצד ניצור את המפגש הדיגיטלי הראשון שלנו?

כיצד ניצור חדרים וירטואליים במסגרת מפגש?

כיצד ניצור אירועים בחדרים הווירטואליים?

כיצד נזמין אחרים למפגש?

כיצד נציג את עצמנו כלפי חוץ?

אילו אפשרויות מציעה ועידת הווידיאו המשולבת של DINA (BigBlueButton)?

הקלטת וידיאו

פונקציה זו עדיין אינה זמינה.

שמירת צ'אט והערות

BigBlueButton מאפשרת לשמור הן את הצ'אט הציבורי והן את ההערות ששותפו. בצ'אט הציבורי פונקציה זו זמינה דרך התפריט המשולש הממוקם בפינה השמאלית למעלה בחלון הצ'אט, ומכיל שלוש אופציות: שמור, העתק, נקה

אפשר להוריד את ההערות ששותפו בפורמטים שונים (לדוגמה, PDF, וורד, ODF, HTML) בלחיצה על סמל ההורדה.

שמירה של רשימת המשתמשים

קיימת אפשרות גם להורדה לקובץ טקסט של רשימת המשתמשים בכל רגע נתון, בתפריט ההגדרות שליד רשימת המשתתפים.