בית המפגשים הדיגיטליים של DINA משתמש בתוכנת הקוד הפתוח BigBlueButton כפתרון משולב של ועידות וידיאו, פתרון שמרבים להשתמש בו גם בבתי ספר ובאוניברסיטאות. היתרון של קוד פתוח נעוץ בעיקר ברמה הגבוהה של אבטחת נתונים, מאחר שמומחי טכנולוגיות מידע מכל העולם יוכלו לגשת לקוד ולערוך בו שיפורים. אמנם ל-BigBlueButton כבר זמינים באינטרנט מדריכים רבים שמתארים בהרחבה את האפשרויות שמציעה התוכנה, אך בכל זאת, בעמודים הבאים נתמקד בתכונות מסוימות הראויות לדגש מיוחד.

1. 1. שם האירוע

2. 2. ועידת וידיאו BigBlueButton

3. 3. פתח ועידת וידיאו בלשונית חדשה

4. 4. הגדל את תצוגת הווידיאו – מעלים את שאר חלקי תצוגת המפגש ומגדילים את חלון הווידיאו. אפשר לבטל באותו כפתור

לפעמים רצוי לשלוח משתתפים לוועידות וידיאו נפרדות לצורך משימות בצוותים קטנים, לסבבי היכרות או לפורמטים אינטראקטיביים. ברבים מפתרונות הוועידה מכונים חדרי הווידיאו הנפרדים האלה Breakout Rooms – חדרים נפרדים. אפשרות אחת היא ליצור חדר קפה ובו כמה שולחנות וירטואליים ולהנחות את המשתתפים להתפצל לשולחנות. אם כי החיסרון שבאפשרות זו הוא שהמשתתפים נאלצים לעזוב את ועידת הווידיאו הפעילה ולהתפצל עצמאית לשולחנות. לכן, זו אפשרות מעולה בהפסקות. עם זאת, BigBlueButton כוללת אפשרות פרישה מובנית שמוגדרת "חדרים פרטיים" לחלוקת המשתתפים אקראית או לפי בחירתם. אדמינים ומגישים יכולים ליצור חדרים קבוצתיים כאלה בעת ועידת וידיאו פעילה בכמה הקלקות קלות.

יצירת חדרים קבוצתיים

ליצירת חדר נפרד, תחילה עליכם להגדיל את חלון ועידת הווידיאו לגודל המרבי בלחיצה על ה-X בפינה הימנית העליונה, כדי לראות את כל האפשרויות. לאחר מכן, לחצו על סמל ההגדרות ליד רשימת המשתתפים ובחרו "צור חדרים פרטיים".

בתצוגה שלהלן בחרו את מספר החדרים שאתם מבקשים ליצור (עד 8), וכן את טווח הזמן עד לסגירת החדרים אוטומטית. הקצו את המשתתפים לחדרים או אפשרו להם לבחור חדר בעצמם. כמו כן באפשרותכם להעביר משתתפים מחדר לחדר באמצעות "גרור ושחרר" (לחצו וגררו בעת ובעונה אחת). לחצו על "צור" כדי לפתוח חדר, לחצו על "סגור" כדי לבטל את הפעולה.

הצטרפות לחדרים קבוצתיים

לאחר יצירת החדרים, תישלח לכל משתתף הודעה כי באפשרותו להצטרף לחדר. לפי ההגדרה שנבחרה, יתאפשר לכל אחד מהמשתתפים לבחור את החדר, אם כי אף משתתף אינו מחויב להצטרף לחדר מסוים, וכל אחד מהם רשאי להתעלם מההודעה בלחיצה על כפתור "סגור".

עם זאת, גם לאחר שסגרו את ההודעה הראשונה, יוכלו המשתתפים להצטרף לחדרים באמצעות התפריט הצדדי. אדמינים ומגישים רשאים להצטרף לכל החדר בכל עת, גם אם הוקצו תחילה לחדר אחר.

משתתף שלחץ על "כניסה לחדר", יועבר לחלון חדש בדפדפן עם ועידת וידיאו BigBlueButton. הוועידה הראשית תישאר פתוחה בחלון המקורי, אך הקול בה יושתק.

עבודה בחדר קבוצתי

בחדרים הקבוצתיים אפשר להשתמש במרבית הפונקציות הרגילות של BigBlueButton, אבל בהבדל אחד גדול: בחדר כזה כל אחד מהנוכחים יכול להפוך את עצמו למגיש ולפצל את המסך. זו אפשרות נוחה מאוד, מאחר שהיא מייתרת את הצורך באדמין בכל חדר.

יציאה מחדר קבוצתי

בכל עת משתתף יכול להחליט לצאת מחדר קבוצתי. לשם כך, די בסגירת את החלון הרלוונטי.

סגירת חדרים פרטיים / קבוצתיים

ככלל, תוקפם של חדרים צדדיים יפוג לאחר הזמן שנקבע, אם כי מנחים יוכלו לסגור את החדרים ביוזמתם בלחיצה על הכפתור "סגור את כל החדרים הקבוצתיים" בלשונית "חדרים קבוצתיים".

הערות

ועידת וידיאו ניזונה מיחסי הגומלין בין המשתתפים כולם. לפיכך, חשוב שיהיו אפשרויות ביטוי ותקשורת בדיוק כמו במפגש פרונטלי. BigBlueButton מציעה כלים אחדים שבשימוש בהם כראוי עשויים לתרום לשיח אינטראקטיבי פורה.

צ'אט

ב-BigBlueButton יש שני סוגי צ'אט, ציבורי ופרטי:

הצ'אט הציבורי זמין מתחילתה של ועידת הווידיאו, וכל המשתתפים יכולים לצפות ולהשתמש בו. הוא נועד בעיקר להעלאת שאלות כלליות ולשליחת מידע לכל המשתתפים.

הצ'אט הפרטי – נפתח רק בלחיצה על שם ברשימת המשתתפים ובחירת האפשרות "התחל שיחה פרטית". הצ'אטים הפרטיים נצפים בידי הצדדים המעורבים בלבד, והם מתאימים בעיקר לתיאומים מהירים בין מנחים.

סטטוסים

סטטוסים מאפשרים ביטוי מנעד של רגשות בדרכים בלתי מילוליות וכן תקשורת עם משתתפים אחרים בוועידת הווידיאו. החליפו סטטוס בלחיצה על שמם ברשימת המשתתפים בלשונית "משתתפים" ובחרו סטטוס. הסטטוס יחליף את התמונה הקטנה, וכולם יוכלו לראות אותו.

פנקס משותף

הפנקס המשותף נגיש לכל המשתתפים לצפייה ולעריכה, בדומה לצ'אט הציבורי. ההבדל נעוץ בכך שאין אפשרות לשייך הערות לכותבים מסוימים וניתן לערוך את הערות בעורך HTML פשוט. הדבר מאפשר לסדר את ההערות בדרך משופרת ולערוך אותן סגנונית. הפנקס המשותף מתאים כפרוטוקול וכדי להעלות על הכתב מחשבות ורעיונות.

סקרים / משאלים

BigBlueButton כוללת אפשרות לביצוע סקרים או חידונים פשוטים. אפשרות זו מוגבלת לשאלה אחת בו-זמנית (שאלת חד-ברירה). יש כמה סקרים מוגדרים מראש לבחירה, והמשתמשים יכולים גם להגדיר בעצמם סקר שבו עבור כל שאלה יוכלו לנסח עד חמש אפשרויות לתשובה. עם סיום הסקר ופרסום תוצאותיו, יכולים המשתתפים לעיין בהן.

פלטפורמת DINA אמורה לקדם חילופי נוער בין-לאומיים, ולכן נועדה לשימוש בריבוי של שפות. אבל לא רק הפלטפורמה עצמה תומכת בריבוי שפות, כי אם גם ה-BigBlueButton (BBB) – פתרון ועידת הווידיאו המוטמע בה. אמנם אין עדיין טכנולוגיה שתאפשר תרגום אוטומטי של טקסט בעל-פה, אך באפשרותכם לשלב בקלות מתורגמנים משלכם. להלן נסביר כיצד פועלת הפונקציה וכיצד להפעיל אותה.

הערה מקדימה: חשוב לזכור שמפגש ב-DINA.international המלווה בתרגום סימולטני דורש הכנות מיוחדות, כמו בחיים האמיתיים. מומלץ למתורגמנים להכיר תחילה את הפונקציות ואת ממשק התוכנה ולבדוק את תפקודם כדי להימנע מתקלות. יהיה מתסכל במיוחד אם משתתפים לא ישמעו את התרגום או אם משהו לא יתפקד כראוי בגלל דפדפן שאינו מתאים. תקלות כאלה ואחרות אפשר למנוע על ידי ניסוי כלים מקדים.

• • מומלץ ביותר שהמתורגמנים ירכיבו אוזניות כדי למנוע היזונים חוזרים – למעשה, כמעט בלתי אפשרי בלי אוזניות.

• • חשוב מאוד לבדוק מראש ולוודא הספק גבוה של החיבור לאינטרנט – 20 מ"ב (10 מ"ב לפחות). רצוי חיבור חוטי, מאחר שחיבור אלחוטי חשוף יותר להפרעות ולהאטה בתעבורת הנתונים.

• • כדאי להשתמש במחשב בעל זיכרון של 8 ג'יגה בייט (4 ג'יגה בייט לפחות).

• • רצוי שהמתורגמנים יעיינו בהגדרות הוועידה בפלטפורמת DINA וינסו את הפונקציות.

• • לעיתים קרובות, מתורגמנים מעוניינים בקשר עין עם עמיתיהם. הדבר אפשרי באמצעות חדר וידיאו סמוי ונפרד המושתק משני הצדדים. לחלופין, אפשר להפעיל ערוץ זה גם באפליקציות מסרים או בערוצי וידיאו אחרים.

פונקציית התרגום בעל-פה

כיצד פועל התרגום בעל-פה ב-BBB?

• • מנחה, או המתורגמן עצמו, מכוון לשפה שמדברים בה, וכן את שפות התרגום.

• • תיאורטית, כל מנחה יכול לקבל עליו את תפקיד המתורגמן ב-DINA. כל שעליו לעשות לשם כך הוא לבחור את שפת היעד לתרגום.

• • המשתתפים יבחרו את שפת התרגום שהם מעוניינים לשמוע. לחלופין, הם יכולים לבחור את שפת המקור, בלי תרגום. כשבוחרים בשפה, שומעים את התרגום בשפה הנבחרת וכן את המקור ברקע.

• • בעת התרגום הסימולטני, עוצמת השמע של שפת המקור תוחלש.

הפעלת התרגום

בלשונית "שפות" מנחים יכולים להוסיף את כל השפות שידוברו בוועידת הווידיאו. אם יש צורך בתרגום שפה אחת בלבד, לדוגמה במצב שמחצית חברי הקבוצה הם דוברי שתי השפות – די בהוספת שפה אחת. לאחר הוספת השפה לוחצים על כפתור "התחל בתרגום", והכול מוכן.

למתורגמנים: איזו שפה אני שומע?

כדי להיות מתורגמן במפגשים של DINA.international נדרשת הרשאת מנחה בוועידת וידיאו BBB. אפשר להקצות הרשאות אלה כבר בעת יצירת האירוע או במהלך המפגש:

בסרגל האפשרויות שמתחת לחלונות הווידיאו יופיע עבור כל המנחים וגם עבור המשתתפים הכפתור "שפות זמינות". כפתור זה מאפשר לבחור את השפה שמעוניינים לשמוע. אם בוחרים בשפת המקור, יושמע הקול המקורי בכל השפות. כפתור בחירת שפה יאופשר רק לאחר הפעלה של אופציית התרגום. עד אז, הכפתור ייראה ברקע, כאפשרות שאינה פעילה.

למתורגמנים: לאיזו שפה יש לתרגם?

כעת על המתורגמנים לבחור את שפת התרגום – השפה שידברו בה. לוחצים על הכפתור "תרגם לשפה" בצד ימין. אם השפה הנשמעת נקבעה קודם לכן, היא אינה ניתנת עוד לבחירה בתפריט זה, וכך גם להפך.

למתורגמנים: דיבור

למתורגמנים שמור כפתור מיקרופון שנועד לשימושם בעת התרגום בפועל. בדומה לכפתור "תרגם שפה", גם כפתור המיקרופון סגול. כשהמיקרופון מופעל, ישמעו המשתתפים שבחרו בשפה מסוימת את התרגום הסימולטני בקולו של המתורגמן. רצוי להשאיר את המיקרופון הרגיל מושתק, אלא אם כן מעוניינים לומר דברים שנועדו לאוזניהם של כל הנוכחים במליאה. במצב מושתק יופיע קו אלכסוני על גבי הכפתור. גם את מיקרופון המתורגמן רצוי להשתיק כשאינו בשימוש.

המאזינים

המאזינים רק צריכים לבחור את השפה שהם מעוניינים לשמוע. בדומה למנחים, גם המאזינים יוכלו לעשות זאת באמצעות לחיצה על הכפתור הגלובוס הכחול.

הקלטת וידיאו

פונקציה זו עדיין אינה זמינה.

שמירת צ'אט והערות

BigBlueButton מאפשרת לשמור הן את הצ'אט הציבורי והן את ההערות ששותפו. בצ'אט הציבורי פונקציה זו זמינה דרך התפריט המשולש הממוקם בפינה השמאלית למעלה בחלון הצ'אט, ומכיל שלוש אופציות: שמור, העתק, נקה

אפשר להוריד את ההערות ששותפו בפורמטים שונים (לדוגמה, PDF, וורד, ODF, HTML) בלחיצה על סמל ההורדה.

שמירה של רשימת המשתמשים

קיימת אפשרות גם להורדה לקובץ טקסט של רשימת המשתמשים בכל רגע נתון, בתפריט ההגדרות שליד רשימת המשתתפים.

למנחים ב-BigBlueButton (BBB) יש הרשאות מיוחדות המבדילות אותם משאר המשתתפים. אפשרויות אלה מקנות להם את היכולת לנהל את ועידת הווידיאו וגם את המשתתפים.

יש שלוש אפשרויות להפוך למנחה-BBB בבית המפגשים הדיגיטליים:

• • כל האדמינים במפגש מתמנים אוטומטית גם כמנחים בכל ועידות הווידיאו

• • אדמינים יכולים למנות משתתפים מסוימים למנחים של אירועים מוגדרים בעת יצירת האירועים.

• • בעת ועידת וידיאו פעילה יכולים מנחים למנות משתתפים אחרים למנחים. המינוי יהיה תקף לאותה ועידת וידיאו פעילה בלבד.

אפשרויות ההגדרה העומדות לרשותם של המנחים בוועידת וידיאו פעילה:

ניהול משתתפים

ככלל, יש שתי אפשרויות לניהול משתתפים. האחת מתייחסת למשתתף מסוים, והאחרת חלה על כל המשתתפים בוועידת הווידיאו.

אפשרות ראשונה: בלחיצה על שמו של משתתף מסוים ברשימת המשתתפים

ייפתח תפריט ובו אפשרויות אלה:

1. 1. להתחיל בצ'אט פרטי

2. 2. למנות את המשתתף למגיש / מציג (למשתתף תהיה הרשאה לפצל את המסך)

3. 3. לקדם את המשתתף לתפקיד מנחה (הרשאותיו של המשתתף יהיו זהות לאלה של המנחה).

4. 4. להוציא את המשתתף מוועידת הווידיאו

אפשרות שנייה: פתיחת תפריט ההגדרות שליד רשימת המשתתפים.

כאן אפשר:

1. 1. לאפס את הסטטוסים של כל המשתתפים והמנחים

2. 2. להשתיק את המיקרופונים של כל המשתתפים

3. 3. להשתיק את המיקרופונים של כל המשתתפים חוץ מזה של המגיש

4. 4. להוריד את שמות כל המשתתפים כקובץ טקסט (.txt) (לפי שם פרטי או לפי שם משפחה)

5. 5. להגביל את הרשאות המשתתפים (ראו להלן; לא חל על מנחים).

ניהול ועידת וידיאו

בתפריט המשולש בצד שמאל למעלה אפשר לקבוע הגדרות כלליות לוועידת הווידיאו וכן לסיים את הוועידה, אם כי ב-DINA אין לכך השפעה ממושכת, שכן הוועידה תותחל מחדש כשמשתתף יבקש להצטרף.

בהגדרות הכלליות של ועידת BigBlueButton נכללות בעיקר אפשרויות המקלות על המנחים ועל האינטראקציה. בקבוצות גדולות יחסית ובסבבי שאלות מומלץ להפעיל את ההתרעות הקופצות, לפחות בעת קבלת הודעות חדשות בצ'אט ובהצטרפות של משתתפים חדשים. הדבר מקל על הסדר ומסייע בליווי הקבוצה.

נוסף על כך, בלשונית "חיסכון בנתונים" יש האפשרות לחסום את מצלמות הרשת ואת פתיחת המסך לכל משך הוועידה. בדרך כלל, רצוי שלא לשנות הגדרות אלה, אם כי הדבר עשוי להועיל במקרה של קשיי התחברות.

הרשאות מגיש / מציג לפתיחת מסכים

BigBlueButton מבדילה לא רק בין משתתפים לבין מנחים, היא משתמשת גם בקטגוריית מגיש / מציג. בכל זמן נתון, אדם אחד בלבד יכול להגיש. סמל המקרן הכחול בתמונת המשתתף מסמן את בעל הרשאה זו באותה נקודת זמן. מנחים יכולים להעניק לעצמם את הרשאת המגיש בלחיצה על סמל הפלוס בחלון הווידיאו. כמו כן באפשרותם להעניק הרשאה זו למשתתפים מן המניין בבחירת שם מתוך רשימת במשתתפים.

המגיש רשאי לפצל את המסך ואף ליצור סקרים ולנתחם

מודול הסטרימינג יאפשר שידור מתוך ועידת וידיאו BigBlueButton לערוצים חיצוניים, כגון יוטיוב או פייסבוק, וגם לחדרים אחרים בתוך בית המפגשים של DINA). מודול זה מצוי עדיין בשלבי הכנה.