במפגשים אפשר לדון בעולמות תוכן במבחר היבטים ולהפיק תוצאות מוחשיות. בייחוד כשצריך לעבד תוצאות אלה, חשוב לוודא את תיעוד התוצאות. אפשר לעשות זאת, לדוגמה, באמצעות פרויקט DINA מקושר בחדר תוצאות. במפגשים שבהם הקבוצה צריכה לרשום תוך כדי תהליך העבודה, או אם התיעוד אמור לשמש לעזר ויזואלי בתהליך, אפשר לעשות זאת בכלי שיתופי כגון פד-פרויקט של DINA שאליו יכולים המשתתפים לגשת בזמן אמת. לקראת ישיבת העבודה מומלץ למנות אחד מחברי הקבוצה כאחראי לרישום התוצאות, כדי ששאר חברי הקבוצה יוכלו להתמסר לעבודה עצמה. המנחה מחזיק בחדר עבור הקבוצה, ורצוי שיוודא כי כל המשתתפים מתבטאים. בהתאם למסגרת, אפשר לעודד משתתפים שקטים יותר, שאינם מעוניינים להתבטא אל מול הקבוצה הגדולה, להשתתף בצ'אט. הבהירו תמיד שכל פרספקטיבה חשובה, ולכן ראויה להישמע!
הדיון הקבוצתי הוא שיטה המאפשרת טיפול בשאלה או בבעיה שמעלה כל אחד מחברי הקבוצה בתורו. כל משתתף מוזמן להתייעץ עם חברי הקבוצה בסבבי התייעצות מהירים, ולקבל עצות משני חברים אחרים בו במקום. שיטת הקואצ'ינג "עמית לעמית" תורמת למציאת פתרונות ישימים בשגרה ולגילוי גישות אחרות ודפוסים מעניינים. זו דרך פשוטה ופעילה להרחבת העזרה בייעוץ לפרט, מעבר לדרכי התקשורת הפורמליות
לצורך הדיון הקבוצתי בסוגיות רצוי לקבץ לפחות שלושה משתתפים בחדר קבוצתי (אפשרי גם 4, בכל מקרה, לא פחות מ-2). אם חברי הקבוצה מעוניינים לדון ביותר מבעיה אחת – הקבוצה תישאר יחד. כך, כל אחד מחברי הקבוצה יוכל להעלות להתייעצות בעיה או שאלה משלו או לייעץ לחבריו בתורו.
הרעיון מבוסס על חילופי תפקידים: אחד מחברי הקבוצה מעלה שאלה או בעיה, בעוד שאר חברי הקבוצה מקשיבים, דנים בבעיה ומתייעצים ביניהם. בתום הסבב, המשתתף שהעלה את הסוגיה מסכם את תוכן הדיון ומספק משוב קצר למייעצים. לאחר מכן מחליפים תפקידים – המשתתף שהעלה את הבעיה לדיון מצטרף ליועצים, ואילו אחד היועצים מהסבב הקודם מעלה להתייעצות סוגיה משלו.
סבב אחד של טיפול בסוגיה אורך כ-25 דקות, בארבעה שלבים:
1. המתייעץ מציג את הבעיה בפני היועצים. אלה קשובים אליו, ורושמים לעצמם הערות לפי הצורך. בשלב זה המיקרופונים שלהם מושתקים – 5 דקות.
2. היועצים שואלים את המתייעץ שאלות הבהרה לפי הצורך – 5 דקות.
3. היועצים מחליפים ביניהם דעות לצורך פתרון הבעיה. מציג הבעיה משתיק את המיקרופון שלו, מקשיב רוב קשב ורושם לעצמו הערות לפי הצורך – 10 דקות.
4. המתייעץ מפעיל את המיקרופון שלו, מסכם את הדיון ומספק משוב לייעוץ שקיבל – 5 דקות.
הערות: יש למנות משתתף שתפקידו לפקח על לוח הזמנים ולוודא באמצעות שעון עצר שאין חריגות מהזמן המוקצה לכל שלב (רצוי לתעד את השלבים במסמך באופן ויזואלי ולשתפו).
שיטת World Café פותחה לצורך דיון בנושאים מוגדרים בקבוצות שהרכבן מתחלף, מתוך מטרה להגיע לתובנות חדשות. בעוד שבפורמט בלתי אמצעי יעברו המשתתפים בנקודות זמן מסוימות בין השולחנות, במרחב הדיגיטלי ניתן לדמות זאת באמצעות "חדרי נושאים" שכל אחד מהם מצויד ב-DINA פד-פרויקט המאפשר להעלות על הכתב את עיקרי הדיון, כדי שהקבוצה הבאה תוכל לעיין בנאמר קודם לכן.
לכל נושא או היבט לדיון יוקם "חדר נושא", באפשרות "חדרי קבוצה", ויינתן לו שם בהתאם. כדי לאפשר מספר משתתפים זהה ככל האפשר לכל חדר נושא, רצוי להגביל את מספר המשתתפים בכל חדר. לאחר שהחדר יתמלא, יפנו המשתתפים האחרים לחדרים אחרים, כך שגם אם משתתף בוחר להישאר באותו חדר נושא, ואינו עובר הלאה לחדר אחר – בני-שיחו יהיו אחרים.
BigBlueButton אינה מאפשרת לעת עתה להגביל טכנית את מספר המשתתפים בחדרי נושאים (כאשר המשתתפים רשאים לבחור בעצמם את החדר שהם מעוניינים להיות בו). לפיכך, המנחה הוא שיכריז ויזכיר כי מספר המשתתפים לחדר נושא מוגבל.
תחילה, כדאי לחשוב על בחירת הנושאים וההיבטים לדיון כדי לקבוע אילו נושאים יידונו בכל אחד מחדרי הנושאים. יש אפשרות להתקנת הנחיה בכל חדר, אם כי גם דיון בלי הנחיה עשוי להיות מרתק. רצוי לתעד את הדיון בכל חדר נושא באמצעות הפד-פרויקט של DINA. לשם כך, כדאי למנות את אחד המשתתפים להיות רושם הפרוטוקול.
כדי לוודא את זמינות הקישור לכל הנמענים, רצוי להפיץ מראש את הקישורים לתיעוד תוצאות הדיונים. התיעוד יכול להיות בפד-פרויקט DINA ארוך או בפד-פרויקט נפרד לכל היבט של נושא הדיון.
במקרה של דיון בלי הנחיה, רצוי למנות משתתף שתפקידו יהיה לפקח על לוח הזמנים, כסוג של תפקיד הנחיה.
לכל דיון בחדר נושא רצוי להקצות 15–20 דקות, בהתאם למתוכנן: אם התכנון הוא שכל אחד מהמשתתפים ישתתף בכל חדר נושא, רצוי להקים ארבעה חדרי נושא. במקרה זה, הפורמט כולו אורך 60–80 דקות. לפני שהמשתתפים נכנסים לחדרי הנושא אפשר להציג בקצרה את הנושאים העומדים לדיון. כדי לקדם את הדיון, בייחוד כשאין מנחה, כדאי לגבש תחילה שאלות מנחות אחדות ולהציגן גם בפד שיוכן מראש. פורמט הדיון יחל כשכל המשתתפים יעברו מהחדר המרכזי לחדר נושא. שם הם ידונו ביניהם, ולאחר מכן ישובו לחדר הראשי כדי לעבור שוב לחדר נושא אחר. בתום התהליך, המנחה יוכל לסכם את תוצאות הדיונים ו/או להצביע על צעדי ההמשך.