Κατά τη δημιουργία μιας αίθουσας εκδηλώσεων, μπορείτε να διαλέξετε την επιλογή «Εμφάνιση Ζωντανής Συνομιλίας». Έτσι, η αίθουσα θα συνδεθεί με το λογισμικό ζωντανής συνομιλίας Rocket.Chat, το οποίο είναι ενσωματωμένο στην πλατφόρμα DINA, και μέσω του οποίου μπορείτε να επικοινωνήσετε με μεμονωμένα μέλη της πλατφόρμας DINA.international. H διαφορά κατά τη χρήση του εντός ενός συνεδρίου είναι ότι όλοι οι συμμετέχοντες του συνεδρίου – εάν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία ζωντανής συνομιλίας – μπορούν να συμμετάσχουν αυτόματα στην ομαδική ζωντανή συνομιλία κάποιας συγκεκριμένης αίθουσας. Στη συνέχεια, η ομαδική ζωντανή συνομιλία εμφανίζεται για τους συμμετέχοντες στα δεξιά της αντίστοιχης αίθουσας, αλλά μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση και μέσω του μενού κανονικών μηνυμάτων εκτός του συνεδρίου (το εικονίδιο αλληλογραφίας στο πάνω δεξί τμήμα της γραμμής μενού της DINA).

Φανταστείτε το συνέδριο σαν κάποιου είδους κτήριο. Όπως είναι φυσικό, χρειαζόμαστε μέσα σε αυτό αίθουσες, στις οποίες θα μπορείτε να διοργανώσετε τις συναντήσεις και τις εκδηλώσεις σας. Δεδομένου ότι ο συντονισμός θα είναι σε κάθε περίπτωση κοινός, ίσως είναι αρκετή μόνο μία αίθουσα για πολύ μικρές συναντήσεις. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο να έχετε ξεχωριστούς (θεματικά) τομείς, ειδικά στην περίπτωση που θέλετε να διοργανώσετε παράλληλα πολλές εκδηλώσεις. Για παράδειγμα, οι αίθουσες θα μπορούσαν να χωριστούν σύμφωνα με τις ομάδες, με τα θέματα (εργασίας) ή τα ενδιαφέροντα. Στη συνέχεια, θα εξηγήσουμε τον τρόπο που μπορείτε να γεμίσετε το συνεδριακό κτήριο με αίθουσες.

Προσθήκη νέων αιθουσών

Για να προσθέσετε νέες αίθουσες, θα πρέπει να μεταβείτε αρχικά στη σελίδα διαχείρισης του συνεδρίου. Από εδώ, κάντε κλικ στην καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου». Στη δεξιά γωνία, θα βρείτε το πλήκτρο «Δημιουργία αίθουσας» και μια λίστα με τις αίθουσες που έχουν ήδη δημιουργηθεί. Όταν κάνετε κλικ στη «Δημιουργία αίθουσας», θα ανοίξει το μενού επιλογών για την νέα αίθουσα. Κάποιοι από τους όρους που θα συναντήσετε ενδέχεται να μην απαιτούν επεξήγηση. Παρ’ όλα αυτά, θα σας εξηγήσουμε εν συντομία παρακάτω ποιες ρυθμίσεις μπορείτε να κάνετε, όταν δημιουργείτε μια αίθουσα.

Ρυθμίσεις αίθουσας

Είδος αίθουσας

Κάθε αίθουσα εντός του συνεδρίου σας έχει μια συγκεκριμένη μορφή. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι διαθέτει έναν συγκεκριμένο εξοπλισμό. Γι’ αυτό, κάθε είδος αίθουσας παρέχει διαφορετικές δυνατότητες και πλεονεκτήματα, όπως φαίνεται και στον ακόλουθο πίνακα:

Τίτλος

Ο τίτλος είναι το όνομα της αίθουσας, που εμφανίζεται στους συμμετέχοντες κατά τα διάρκεια του συνεδρίου. Μπορεί να είναι περιγραφικός, όπως Café ή Αμφιθέατρο, ή μεταφορικός, όπως Η Χώρα της Πανδαισίας ή Ινδιάνικο Τίπι. Εδώ, δεν υπάρχουν όρια στη φαντασία σας.

Αριθμός ταξινόμησης

Ο αριθμός ταξινόμησης μιας αίθουσας καθορίζει σε ποια θέση εμφανίζεται η αίθουσα για τους συμμετέχοντες, από πάνω προς τα κάτω. Για παράδειγμα, εάν επιθυμείτε να εμφανίζονται οι αίθουσες με την ακόλουθη σειρά: 1. Σημείο πληροφόρησης, 2. Ολομέλεια, 3. Café, 4. Λίστα συμμετεχόντων, θα πρέπει να αριθμήσετε τις αίθουσες αναλόγως.

Περιγραφή (προαιρετικό)

Η περιγραφή μιας αίθουσας εμφανίζεται πάνω από τις εκδηλώσεις, που λαμβάνουν χώρα στην αίθουσα. Εάν το όνομα της αίθουσας δεν χρειάζεται περαιτέρω εξηγήσεις, μπορείτε να παραλείψετε την περιγραφή. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο, για παράδειγμα, να παρουσιάσετε εν συντομία τις μεμονωμένες εκδηλώσεις ή να ορίσετε εκ των προτέρων τους κανόνες της συζήτησης.

Ορατότητα της αίθουσας και της ζωντανής συνομιλίας

Επιτέλους, μπορείτε να ορίσετε εάν η αίθουσα θα είναι ορατή στους συμμετέχοντες και εάν θα είναι διαθέσιμο το παράθυρο της ζωντανής συνομιλίας της αίθουσας. Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις και των δύο και αφού δημιουργήσετε και αποθηκεύσετε την αίθουσα.

Αφού κάνετε όλες τις ρυθμίσεις, η αίθουσα δημιουργείται κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Αποθήκευση», το οποίο είναι διαθέσιμο τώρα στη σελίδα του συνεδρίου.

Επεξεργασία αιθουσών

Υπάρχουν δύο τρόποι να επεξεργαστείτε τις ήδη υπάρχουσες αίθουσες. Ο πρώτος είναι μέσω της σελίδας διαχείρισης, από όπου μπορείτε να αναπροσαρμόσετε όλες τις ρυθμίσεις του συνεδρίου. Εκεί, κάντε κλικ στην καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου» και επιλέξτε την επιθυμητή αίθουσα.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη δεύτερη επιλογή απευθείας από τη θεώρηση του συνεδρίου: οι διαχειριστές μπορούν να ανοίξουν απευθείας από εκεί την επεξεργασία της αίθουσας, με την προϋπόθεση ότι βρίσκονται στη συγκεκριμένη αίθουσα, και μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ή να επεξεργαστούν τις νέες εκδηλώσεις στην εν λόγω αίθουσα. Επιπλέον, στο κάτω αριστερό τμήμα της θεώρησης του συνεδρίου μπορείτε να βρείτε το πλήκτρο «Επεξεργασία αιθουσών», το οποίο οδηγεί στη διαχείριση της αίθουσας (βλέπε πάνω). Στην επεξεργασία αιθουσών, μπορείτε να τροποποιήσετε όλες τις ρυθμίσεις, που περιγράφονται παραπάνω, εκτός από το είδος της αίθουσας. Οι εν λόγω ρυθμίσεις είναι ορατές αμέσως μετά την αποθήκευση.

Διαγραφή αιθουσών

Η διαγραφή μιας αίθουσας γίνεται με παρόμοιο τρόπο με την επεξεργασία της: Από τη σελίδα διαχείρισης, μπορείτε να επιλέξετε την καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου» και να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού της αίθουσας, για να την διαγράψετε. Εκεί, θα βρείτε το πλήκτρο Διαγραφή.

Εάν βρίσκεστε στη θεώρηση του συνεδρίου, μπορείτε απλώς να εισέλθετε στην αίθουσα και να επιλέξετε το πλήκτρο «Διαγραφή αίθουσας» κάτω από την περιγραφή της αίθουσας.

Η αίθουσα αποτελεσμάτων, όπως και η αίθουσα συμμετεχόντων, δεν είναι μια πραγματική αίθουσα. Αυτό συμβαίνει γιατί εδώ δεν μπορείτε να δημιουργήσετε εκδηλώσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αίθουσα αποτελεσμάτων, για να συνδέσετε κάποιο (νέο) πρόγραμμα στην πλατφόρμα DINA με το συνέδριό σας, έτσι ώστε να έχουν όλοι οι συμμετέχοντες πρόσβαση. Καθώς εμφανίζεται στη , όπως οι υπόλοιπες αίθουσες, οι συμμετέχοντες μπορούν να επεξεργαστούν συλλογικά τα έγγραφα, να μεταφορτώσουν αρχεία στο cloud, να δημιουργήσουν δημοσκοπήσεις ή να γεμίσουν το ημερολόγιο του προγράμματος απευθείας από το περιβάλλον του συνεδρίου. Εδώ, παρατίθεται ένα σύντομο παράδειγμα για το πώς μοιάζει ένα ενσωματωμένο πρόγραμμα στο περιβάλλον του συνεδρίου: