Τα συνέδρια αποτελούν την ιδανική ευκαιρία για τη συγκέντρωση γνώσης, η οποία διαδίδεται συνήθως σε διαφορετικά άτομα – Και αυτή η ευκαιρία δεν πρέπει να μείνει ανεκμετάλλευτη! Για νέες ιδέες μπορείτε να προσκαλέσετε εξωτερικούς παρόχους, που μπορούν να διευρύνουν ή να ανανεώσουν τις δικές σας γνώσεις. Ωστόσο, οι υπάρχουσες νοητικές δυνατότητες της ομάδας είναι αυτές που αποτελούν τη μεγαλύτερη πηγή, η οποία μπορεί να απελευθερωθεί με τη χρήση των κατάλληλων μορφών. Όταν μεταδίδεται τη γνώση, θα πρέπει να έχετε πάντα στο μυαλό σας το πλαίσιο των συμμετεχόντων καθώς και να τους καλείτε να συμμετάσχουν ξανά και ξανά. Η ενεργή μάθηση είναι πιο διασκεδαστική και επιφέρει καλύτερα αποτελέσματα!

Καλώς ήρθατε στο ψηφιακό εγχειρίδιο χρήσης της πλατφόρμας DINA. Στις ακόλουθες σελίδες θα μάθετε (σχεδόν) τα πάντα για τις δυνατότητες που παρέχει η DINA στον τομέα της ψηφιακής ανταλλαγής!

Δημιουργήσαμε το εν λόγω εγχειρίδιο χρήσης, για να διευκολύνουμε την οργάνωση αξιόπιστων συνεδρίων στον ψηφιακό χώρο, τα οποία, στο πλαίσιο της πλατφόρμας DINA, βασίζονται σε υποδομές που προσανατολίζονται στις αξίες. Στόχος του εγχειριδίου χρήσης είναι να σας περιηγήσει στις λειτουργικότητες της πλατφόρμας DINA και να σας παρουσιάσει τις δυνατότητες που παρέχει. Τα τεχνικά χαρακτηριστικά της πλατφόρμας DINA περιγράφονται αναλυτικά στο Κεφάλαιο «Λειτουργικότητες». Στο Κεφάλαιο «Συχνές ερωτήσεις» θα βρείτε μια σύντομη επισκόπηση.

Ωστόσο, καθώς η τεχνολογία από μόνη της δεν διαμορφώνει ένα επιτυχές συνέδριο, στο Κεφάλαιο «Μορφές» σας παρέχουμε έμπνευση, ώστε να φέρετε σε ψηφιακή επαφή ανθρώπους, δημιουργώντας μια δυναμική και ωφέλιμη ανταλλαγή. Όπως είναι φυσικό, ένα γραπτό κείμενο δεν μπορεί να καλύψει πλήρως την πρακτική εφαρμογή κάποιων δεξιοτήτων συντονισμού. Γι’ αυτό χρειάζεται θάρρος στη δοκιμή νέων μορφών σε ένα νέο ψηφιακό περιβάλλον. Οι σημαντικότερες προϋποθέσεις για τον σχεδιασμό μιας ψηφιακής εκδήλωσης είναι η υιοθέτηση μιας προσέγγισης πειραματισμού και η παρακίνηση των συμμετεχόντων για κοινή εξερεύνηση – Τα υπόλοιπα μαθαίνονται στην πράξη! Οι μορφές, που παρατίθενται παρακάτω, σχεδιάστηκαν κυρίως για ομάδες 40 συμμετεχόντων το μέγιστο. Από τη μια, υπάρχουν τεχνικοί λόγοι για αυτό, καθώς το BIgBlueButton – η λύση τηλεδιάσκεψης, που χρησιμοποιείται στο Συνεδριακό Κέντρο DINA – διαθέτει δυνατότητα ταυτόχρονης αναμετάδοσης έως 40 βίντεο (το μέγιστο). Από την άλλη, γνωρίζουμε ότι όσο μεγαλύτερο το συνέδριο, τόσο μεγαλύτερη προσπάθεια απαιτείται όσον αφορά τον σχεδιασμό και την υποστήριξη κατά την υλοποίησή του. Πιστεύουμε ότι οι μορφές είναι διαδραστικές και ότι προσκαλούν και ενεργοποιούν όλους τους συμμετέχοντες να συμμετάσχουν και να συμβάλλουν στη διαμόρφωση του συνεδρίου. Για την επίτευξη αυτής της υπόσχεσης, απαιτείται καλός συντονισμός καθώς και η δυνατότητα παροχής συνεχούς ζωντανής ανατροφοδότησης (είτε μέσω ηχητικού μηνύματος είτε μέσω ζωντανής συνομιλίας). Αυξάνοντας τον αριθμό των συμμετεχόντων, η υλοποίηση όλων αυτών γίνεται πιο περίπλοκη. Μια καλά οργανωμένη συνεδρίαση μπορεί να καταστεί περίπλοκη, γεγονός που καθιστά ιδιαιτέρως απαιτητική τη διασφάλιση της ποιότητας για όλες τις ομάδες ατόμων. Για να μην υπερβούμε τις δυνατότητες της ομάδας υλοποίησης ή των συμμετεχόντων, συστήνουμε να μην υπερβείτε τον αριθμό των 40 συμμετεχόντων. Εάν επιθυμείτε να οργανώσετε κάποιο μεγαλύτερο «περιβάλλον», αναζητήστε επαγγελματική βοήθεια: το betterplace lab, το οποίο συνέταξε το εν λόγω εγχειρίδιο χρήσης, ή το Ίδρυμα Bürgermut (καθώς και πολλοί άλλοι – ακόμα και στη χώρα σας) παρέχουν συμβουλευτική και υποστήριξη κατά την υλοποίηση.

Το Εγχειρίδιο Χρήσης DINA διαθέτει Άδεια Creative Commons: Αναφορά Δημιουργού – Μη Εμπορική Χρήση – Παρόμοια Διανομή 4.0 Διεθνές (CC BY-NC-SA 4.0).

Σύνταξη: Katja Jäger und Jan-Philipp Wagner (Betterplace Lab GmbH) Angelika Wall, Jannik Knaack, Benjamin Vergien και Benjamin Holm (Ίδρυμα Ρωσογερμανικών Ανταλλαγών Νέων)

Γραφικά /Σχεδιασμός: Björn Schmitz

Φωτογραφίες: Φωτογραφίες: Maik Lüdemann / Nashorn Filmhaus KG

Εκδότες: ΊΔΡΥΜΑ ΡΩΣΟΓΕΡΜΑΝΙΚΩΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΩΝ ΝΕΩΝ, MITTELWEG 117b, 20149 ΑΜΒΟΥΡΓΟ /info@stiftung-drja.de (για τους εταίρους του πορτάλ)

Χρηματοδότηση: Χρηματοδοτείται από το Ομοσπονδιακό Υπουργείο Οικογένειας, Τρίτης Ηλικίας, Γυναικών και Νεολαίας

Εταίροι του πορτάλ:

ConAct – Κέντρο Συντονισμού Γερμανοϊσραηλικών Ανταλλαγών Νέων

IJAB – Ειδική Υπηρεσία Διεθνών Δραστηριοτήτων για τη Νεολαία της Ομοσπονδιακής Δημοκρατίας της Γερμανίας

Γαλλογερμανικό Ίδρυμα Νεολαίας

Πολωνικογερμανικό ίδρυμα Νεολαίας

Ίδρυμα Ρωσογερμανικών Ανταλλαγών Νέων

Tandem – Κέντρο Συντονισμού Γερμανοτσεχικών Ανταλλαγών Νέων

Έκδοση: Εκδοχή 1.0 20.03.2021

Το παρόν εγχειρίδιο χρήσης διαθέτει την άδεια CC BY-NC-SA 4.0 .

Η συνάντηση στον ψηφιακό κόσμο προσφέρει πολλές ευκαιρίες: Οι συναντήσεις, που δεν πραγματοποιούνται σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, μπορούν να υπερβούν τους περιορισμούς, μπορούν να συμπεριλάβουν πολλά άτομα ταυτόχρονα και όλο αυτό μπορεί να γίνει πολύ διασκεδαστικό!

Ωστόσο, όπως και στον αναλογικό κόσμο, η επιτυχία μιας εκδήλωσης, το περιεχόμενό της καθώς και ο παράγοντας της διασκέδασης δεν είναι δεδομένα. Υπάρχουν κάποια συγκεκριμένα τρικ στον ψηφιακό κόσμο, που απαιτούν προσοχή / δεν εξελίσσονται ενστικτωδώς:

Ποιες διαστάσεις του ψηφιακού κόσμου απαιτούν ειδική προσοχή;

• Η κοινωνική διάδραση καθ’ αυτή δεν λειτουργεί από μόνη της. Όλοι έχουμε ξαναβρεθεί σε αυτή τη θέση: Εισέρχεστε σε μια ψηφιακή συνάντηση και είτε όλοι παραμένουν το ίδιο σιωπηλοί με εσάς, όταν εισέρχονται στον εικονικό χώρο είτε μιλούν με ενθουσιασμό και εσείς δεν ξέρετε πώς να ξεκινήσετε. Στην τελική, είστε ο μοναδικός ομιλητής για μια στιγμή και αυτό ενδέχεται να σας προκαλέσει πίεση. Στον ψηφιακό κόσμο, ακόμα και η απλή κουβέντα απαιτεί μέτρο.

• Η χρονική διάρκεια συγκέντρωσης στον ψηφιακό χώρο είναι μικρότερη. Μια ολόκληρη ημέρα εκδηλώσεων με φυσική παρουσία είναι τρομερά εξαντλητική, στο ψηφιακό κόσμο όμως είναι σχεδόν αδύνατον να υλοποιηθεί. Οι ψηφιακές συναντήσεις είναι εξαντλητικές, ο εγκέφαλος αναζητά διαρκώς σήματα, που δεν διατίθενται ψηφιακά, και απουσία αυτόματων στιγμών κίνησης, όπως αλλαγή χώρου και σκηνικού, η μέρα μοιάζει τρεις φορές μεγαλύτερη. Γι’ αυτό, το πρόγραμμα στον ψηφιακό κόσμο πρέπει να συμπτυχθεί (π.χ. παραλείποντας τα αρχικά σημεία του προγράμματος) ή να παραταθεί (π.χ. να διαρκέσει περισσότερες ημέρες). Το ψηφιακό πρόγραμμα πρέπει να διαθέτει επαρκή διαλείμματα και σύντομες συζητήσεις, για να σπάσει ο πάγος και να μας υπενθυμίζουν διαρκώς ότι είμαστε άνθρωποι και όχι ρομπότ που κοιτούν την οθόνη ενός λάπτοπ.

• Η ατμόσφαιρα στον χώρο δεν μπορεί να είναι αυτομάτως εμφανής/αισθητή. Στον αναλογικό κόσμο, η ατμόσφαιρα στον χώρο είναι πολύ εύκολα εμφανής. Έχει ησυχία, φασαρία, έχουν οι άνθρωποι το κεφάλι τους πλάγια ή γνέφουν ελαφρώς; Η γλώσσα του σώματος δείχνει τα επίπεδα ενέργειας στον χώρο ανά πάσα στιγμή. Αυτή η εύστοχη ερμηνεία είναι ιδιαίτερα δύσκολη ή ακόμα και ακατόρθωτη στον ψηφιακό κόσμο, όπου δεν υφίσταται αισθητηριακή αντίληψη. Για να ανακαλύψουμε την περιρρέουσα διάθεση ή για να δημιουργήσουμε μια ευχάριστη ατμόσφαιρα, απαιτείται χρόνος, κατά τον οποίο οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να εκφραστούν ενεργά. Η ατμόσφαιρα μπορεί να ελαφρύνει με συζητήσεις που σπάνε τον πάγο, ενώ μπορούν να χρησιμοποιηθούν και χειρονομίες που θα υποδεικνύουν ότι κάποιος επιθυμεί να πάρει τον λόγο ή χρειάζεται κάποιο έκτακτο διάλειμμα.

• Μια καλά συντονισμένη εισαγωγή είναι το ήμισυ του παντός: Το ακαδημαϊκό τέταρτο, που έχει καθιερωθεί στον αναλογικό κόσμο ως μια κοινώς αποδεκτή καθυστέρηση, δεν έχει καθιερωθεί ακόμη στον ψηφιακό κόσμο. Συνήθως, οι ψηφιακές συναντήσεις ξεκινούν στην ώρα τους, οι ευκαιρίες για συζήτηση πρέπει να επισημαίνονται στο πρόγραμμα (π.χ. ως «ψηφιακό πρωινό» ή «ψηφιακό διάλειμμα για καφέ») και να συντονίζονται. Στην αρχή του επίσημου προγράμματος θα πρέπει να συμφωνηθεί ο τρόπος επικοινωνίας κατά τη διάρκεια της συνεδρίας (μέσω ζωντανών μηνυμάτων, ζητώντας άμεσα τον λόγο…;). Επιπλέον, θα πρέπει να ανακοινωθεί πόση προσωπική ελευθερία θα δοθεί στους συμμετέχοντες στην εκδήλωση: Πέρα από τη διαχείριση των διαλειμμάτων για την ικανοποίηση βιολογικών αναγκών (μπορεί να φύγει κάποιος από τη συνάντηση, για να πιει ακόμη ένα φλιτζάνι τσάι;), αυτό σημαίνει και: Οι συμμετέχοντες είναι ακροατές ή συνδημιουργοί στης συνάντησης; Εάν επιθυμείτε να ξεκινήσετε το συνέδριο με ενεργό τρόπο, συστήνουμε να ξεκινήσετε με κάποιο συμμετοχικό σημείο του προγράμματος (π.χ. αυθόρμητη δικτύωση).

Στα ακόλουθα κείμενα, θα σας παρουσιάσουμε κάποιες συγκεκριμένες μορφές, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, για να κάνετε το ψηφιακό συνέδριό σας διασκεδαστικό, γεμάτο ενέργεια και όσο το δυνατόν πιο συμμετοχικό. Οι μορφές ομαδοποιούνται ανάλογα με τον επιθυμητό στόχο του αντίστοιχου σημείου του προγράμματος: από τη μεταφορά γνώσης (Διάδοση Γνώσης) έως την κοινή επεξεργασία των αποτελεσμάτων (Συνεργασία) και τη δικτύωση (Δικτύωση), σας παρέχουν έμπνευση και καθοδήγηση για μια επιτυχή ψηφιακή εκδήλωση!

Το Café του Κόσμου είναι μια μέθοδος συζήτησης ενός θέματος σε εναλλασσόμενες ομάδες και κατά συνέπεια, κατάληξης σε νέες ιδέες. Στην αναλογική μορφή, οι συμμετέχοντες εναλλάσσονται γύρω από τραπέζια σε προκαθορισμένους χρόνους. Στην ψηφιακή μορφή, αυτό μπορεί να προσομοιωθεί με «θεματικές αίθουσες», κάθε μια από τις οποίες θα διαθέτει ένα σημειωματάριο του προγράμματος DINA για την καταγραφή της συζήτησης, επιτρέποντας στη νέα ομάδα να εκφραστεί σχετικά με αυτά που ειπώθηκαν προηγουμένως.

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Κάθε «θεματική αίθουσα» δημιουργείται για τη συζήτηση ενός θέματος/μιας άποψης (λειτουργία Ομαδικές αίθουσες) και ονομάζεται αναλόγως. Για να διασφαλίσετε τον ίσο αριθμό συμμετεχόντων στις θεματικές αίθουσες, πρέπει να ορίσετε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων – εάν μια ομάδα είναι πλήρης, το άτομο θα πρέπει να ψάξει θέση σε κάποια νέα θεματική αίθουσα. Κάποιο άτομο μπορεί να παραμένει στην ίδια θεματική αίθουσα, αλλά να μιλά διαρκώς με νέα μέλη της ομάδας!

Υλοποίηση

Αρχικά, θα πρέπει να σκεφτείτε ποια θέματα ή ποιες διαστάσεις του θέματος θα τεθούν προς συζήτηση, έτσι ώστε να αποφασίσετε τι θα συζητηθεί στις αντίστοιχες θεματικές αίθουσες. Μπορείτε να τοποθετήσετε έναν συντονιστή σε κάθε θεματική αίθουσα, ωστόσο ακόμη και οι συζητήσεις χωρίς συντονισμό μπορούν να γίνουν συναρπαστικές. Σε κάθε θεματική αίθουσα, θα πρέπει να καταγράφεται η συζήτηση σε ένα σημειωματάριο του προγράμματος DINΑ – Θα ήταν σκόπιμο να βρείτε εκ των προτέρων κάποιον για την τήρηση των πρακτικών.

Εάν η συζήτηση δεν διαθέτει συντονιστή, θα πρέπει να οριστεί εξαρχής κάποιο άτομο, πέραν του ατόμου που θα τηρεί τα πρακτικά, το οποίο θα κρατά τον χρόνο. Ειδάλλως, αυτό θα είναι αρμοδιότητα του συντονιστή.

Κάθε θεματική αίθουσα θα έχει στη διάθεσή της τουλάχιστον 15 λεπτά συζήτησης, 20 λεπτά εάν το επιτρέπει τον πρόγραμμα. Εάν συμμετάσχει κάθε συμμετέχων σε κάθε θεματική αίθουσα, θα πρέπει να δημιουργηθούν τέσσερις θεματικές αίθουσες – σε αυτή την περίπτωση η διάρκεια ανέρχεται σε 60-80 λεπτά. Πριν εισέλθουν οι συμμετέχοντες στις θεματικές αίθουσες, μπορεί να γίνει μια σύντομη εισαγωγή, έτσι ώστε να γνωρίζουν όλοι ποια θέματα/διαστάσεις θα συζητηθούν. Για να είναι εφικτή η ροή της συζήτησης – ειδικά εάν δεν υφίσταται συντονιστής – μπορείτε να σκεφτείτε εκ των προτέρων κάποιες κατευθυντήριες ερωτήσεις για κάθε θέμα/διάσταση και να τις γράψετε στο έτοιμο σημειωματάριο. Η μορφή ξεκινά με τη μετακίνηση όλων των συμμετεχόντων από την κεντρική αίθουσα σε κάποια θεματική αίθουσα, όπου και θα συζητήσουν. Στη συνέχεια, θα μεταφερθούν ξανά στην κεντρική αίθουσα και έπειτα σε κάποια νέα θεματική αίθουσα. Στο τέλος, ένας συντονιστής μπορεί να εξετάσει τα καταγεγραμμένα αποτελέσματα και να εξάγει κάποιο συμπέρασμα ή/και να καταγράψει τα επόμενα βήματα.

Η κλασική μορφή εκδήλωσης είναι η διάλεξη, γνωστή και ως κεντρική εισήγηση. Οι συμμετέχοντες διαδραματίζουν τον ρόλο του αποδέκτη, δηλ. ακούν. Όσον αφορά τα διαδικαστικά, η εν λόγω μορφή μοιάζει αρκετά με αυτή σε αναλογικό χώρο. Το περιεχόμενο είτε μεταδίδεται ζωντανά στον ψηφιακό κόσμο είτε ο εισηγητής καταλαμβάνει περισσότερο χρόνο ομιλίας σε μια κοινή αίθουσα.

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Όσον αφορά την κεντρική εισήγηση και ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας, θα πρέπει να αποφασιστεί ποια συνεδριακή αίθουσα του συνεδριακού κέντρου θα χρησιμοποιηθεί:

• Για μικρές ομάδες (<40 άτομα): Όλοι βρίσκονται σε μια αίθουσα workshop. Όλοι οι συμμετέχοντες έχουν απενεργοποιήσει τα μικρόφωνα και, αν κρίνεται απαραίτητο, και τις κάμερές τους. Είναι ορατοί μόνο οι εισηγητές. Οι συμμετέχοντες μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους μέσω του Rocket.Chat ή –εάν το επιθυμούν- χρησιμοποιώντας τη λειτουργία «Σήκωμα του χεριού», για να δείξουν ότι επιθυμούν να μιλήσουν και στη συνέχεια να συμμετάσχουν χρησιμοποιώντας τα μικρόφωνά τους και τη λειτουργία εγγραφής ήχου.

• Για μεγάλες ομάδες (>40 άτομα): Δημιουργήστε μια αίθουσα με σκηνή, στην οποία πραγματοποιείται ζωντανή αναμετάδοση. Οι συμμετέχοντες βρίσκονται μέσα σε αυτήν και μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους μέσω του Rocket.Chat και, αν κρίνεται απαραίτητο, και με τον εισηγητή. Ο εισηγητής, ωστόσο, εκπέμπει ζωντανά από μια άλλη αίθουσα workshop, η οποία δημιουργήθηκε συγκεκριμένα για τον εν λόγω σκοπό. Για να αποκτήσει ο ομιλητής πρόσβαση στη ζωντανή συνομιλία με τους συμμετέχοντες, πρέπει να εισέλθει στην αίθουσά τους από κάποια άλλη καρτέλα του προγράμματος περιήγησης ή να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή Rocket.Chat από το smartphone του/της.

Υλοποίηση

Ο εισηγητές μπορούν να δείξουν τις διαφάνειες της παρουσίασής τους κατά την έναρξη. Συστήνεται ένας σύντομος τεχνικός έλεγχος, για να βεβαιωθούν ότι ακούγονται καλά και ότι οι διαφάνειες είναι ορατές – οι συμμετέχοντες μπορούν να δώσουν feedback μέσω της ζωντανής συνομιλίας. Πριν την κανονική παρουσίαση, συστήνεται να αναφερθεί εν συντομία ο τρόπος που θα απαντηθούν οι ερωτήσεις. Όπως και στον αναλογικό χώρο, συστήνεται να απαντηθούν μετά την παρουσίαση. Εάν ο εισηγητής και οι συμμετέχοντες βρίσκονται σε μια μικρότερη ομάδα εντός της ίδιας αίθουσας workshop, μπορείτε να ενθαρρύνετε την ομάδα να εκφράσει την επιδοκιμασία της με το Σήμα Χειροκρότημα. Αυτό θα δώσει στον εισηγητή την αίσθηση ότι δεν μιλάει σε μια άδεια αίθουσα. Εάν έχετε επιλέξει το περιβάλλον της ζωντανής αναμετάδοσης για μεγάλες ομάδες, δεν είναι εφικτή η διάδραση κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. Οι ερωτήσεις στη ζωντανή συνομιλία θα απαντηθούν αφού ολοκληρωθεί η παρουσίαση. Στην τελική, ο εισηγητής είναι απασχολημένος, διότι μιλά.

Προτεινόμενες τεχνικές ρυθμίσεις για την κεντρική εισήγηση:

• Ελέγξτε ότι ο εισηγητής είναι ορατός και μπορεί να ακουστεί (ρυθμίσεις μικροφώνου/βίντεο) και διαθέτει τα δικαιώματα να μοιραστεί την οθόνη του/της, για να δείξει τις διαφάνειες.

• Όλα τα άτομα, πέρα από τον εισηγητή, βρίσκονται σε σίγαση και έχουν απενεργοποιημένες τις κάμερές τους, έτσι ώστε να είναι ο εισηγητής το επίκεντρο.

• Για την πιθανή καταγραφή (σε συνεννόηση με τον εισηγητή): Ξεκινήστε την καταγραφή της κεντρικής εισήγησης και διακόψτε την αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της, έτσι ώστε η συνεδρία των ερωταπαντήσεων να πραγματοποιηθεί σε ασφαλές περιβάλλον..

Το διαδραστικό ελάχιστο όριο: Ερωτήσεις και Απαντήσεις

Συγκεκριμένα, έπειτα από μια διάλεξη, θα πρέπει να δώσετε στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να θέσουν ερωτήματα, ανακοίνωση η οποία θα πρέπει να γίνει εκ των προτέρων. Στο περιβάλλον της πλατφόρμας DINA παρέχονται οι ακόλουθες επιλογές για την πραγματοποίηση των ερωταπαντήσεων:

• Ψηφιακή λίστα των εισηγητών: Το BigBlueButton δίνει τη δυνατότητα να σηκώσετε ψηφιακά το χέρι σας μέσω των συμβόλων κατάστασης – αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία μιας λίστας με τους εισηγητές, την οποία θα διαβάσει ο συντονιστής. Εναλλακτικά, ενδέχεται να ζητηθεί (κατά την ενεργοποίηση των βίντεο) κάποια σωματική αντίδραση (σηκώνοντας το χέρι μπροστά στην οθόνη).

• Γραπτές ερωτήσεις/σχόλια στη ζωντανή συνομιλία: Ιδιαίτερα στις μεγάλες ομάδες ή σε περίπτωση που κάποιος δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει το μικρόφωνό του/βίντεο, οι ερωτήσεις/τα σχόλια μπορούν να πραγματοποιηθούν μέσω του Rocket.Chat (για μικρότερες ομάδες, μπορεί να γίνει και άμεσα, στη ζωντανή συνομιλία με βίντεο). Ο εισηγητής ή ο συντονιστής μπορεί να διαβάσει δυνατά τα μηνύματα και να απαντήσει σε αυτά.

• Σε στυλ popcorn για μικρότερες ομάδες: Ζητείται από τους συμμετέχοντες να ενεργοποιούν τα μικρόφωνά τους αυθόρμητα σε «στυλ popcorn» και να θέτουν ερωτήματα/να σχολιάζουν μέσα στην αίθουσα.

Είναι ζήτημα στυλ ποια επιλογή θα ακολουθήσετε: Εάν δηλαδή επιθυμείτε ο εισηγητής να απαντά άμεσα στις ερωτήσεις/στα σχόλια μεμονωμένα ή αν επιθυμείτε να συλλέξετε κάποια σχόλια από το κοινό στην αρχή, τα οποία ο εισηγητής θα απαντήσει συνολικά στο τέλος.

Ο μόνος τρόπος να είναι επιτυχείς οι ανθρώπινες συναντήσεις, είναι η γνωριμία. Η διαμόρφωση μιας σχέσης εμπιστοσύνης αποτελεί τη βάση μιας καλής συνεργασίας και το ομαδικό πνεύμα μπορεί να επεκταθεί και πέρα από το πλαίσιο μιας εκδήλωσης. Πριν μπείτε στο θέμα της συνάντησης, καλό θα ήταν να διαθέσετε λίγο χρόνο στην ανεπίσημη, αλλά δομημένη, γνωριμία. Στην πορεία της συνάντησης, θα έχετε την ευκαιρία να διαπιστώσετε ότι μέσα στους στόχους είναι και να διασκεδάσετε, αξιοποιώντας την ενέργεια της διαπροσωπικής διάδρασης.

Η νέα διαδικτυακή πλατφόρμα DINA.international είναι αποτέλεσμα της κοινής πρωτοβουλίας των εξειδικευμένων φορέων και φορέων χρηματοδότησης των ευρωπαϊκών και διεθνών δραστηριοτήτων για τη νεολαία. Η ιδέα είναι απλή και εξηγείται εύκολα: δύο υπάρχοντα ιδρύματα νεολαίας, τρία διμερή γραφεία συντονισμού και το IJAB – Ειδική Υπηρεσία Διεθνών Δραστηριοτήτων για τη Νεολαία της Ομοσπονδιακής Δημοκρατίας της Γερμανίας, ίδρυσαν μια ομάδα εργασίας τον Μάιο του 2020, για να συντονίσουν καλύτερα τις δραστηριότητές τους στον τομέα της ψηφιοποίησης και να αναπτύξουν κοινές δραστηριότητες. Το πρώτο κοινό πρόγραμμα είναι μια πλατφόρμα σχεδιασμού βίντεο και προγραμμάτων, η οποία βασίζεται στην εμπειρία των πλατφορμών Projektwelt (Ίδρυμα Ρωσογερμανικών Ανταλλαγών Νέων), TRIYOU (Πολωνικογερμανικό Ίδρυμα Νεολαίας) καθώς και Tele-Tandem (Γαλλογερμανικό Ίδρυμα Νεολαίας), και η οποία εξελίχθηκε περαιτέρω βάσει των εμπειριών της πανδημίας. Η εν λόγω πλατφόρμα προσφέρει δωρεάν ψηφιακές αίθουσες, χωρίς διαφημίσεις και σε συμμόρφωση με τη νομοθεσία σχετικά με την προστασία δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, η DINA.international θα συμβάλλει ουσιαστικά στην υποστήριξη των ψηφιακών δραστηριοτήτων των εξειδικευμένων φορέων και φορέων χρηματοδότησης καθώς και στις δραστηριότητες ανταλλαγής των φορέων και των σχολείων. Για την επίτευξη αυτού του σκοπού, η πλατφόρμα παρέχει πληθώρα εργαλείων. Με την κοινή χρήση των ποικίλων εργαλείων, η πλατφόρμα παρέχει στους παράγοντες ανταλλαγής τις τεχνικές προϋποθέσεις για την περαιτέρω δικτύωσή τους και τη βελτίωση των δυνατοτήτων συνεργασίας, είτε μεταξύ τους είτε με τους αλλοδαπούς εταίρους τους. Μεταξύ αυτών, συγκαταλέγονται η ανάλυση μεθόδων και εμπειριών, η κοινή επεξεργασία ζητημάτων ή η αναζήτηση συμμετεχόντων ή εισηγητών, κ.ο.κ. Η πρόσβαση στην DINA.international μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω ποικίλων landing pages των εξειδικευμένων φορέων και φορέων χρηματοδότησης και θα είναι σταδιακά διαθέσιμη σε όλους τους εταίρους ανταλλαγής.

Σε ποια τεχνολογία βασίζεται η DINA. International; Από πού προέρχεται; Η DINA.international βασίζεται σε μια διαδικτυακή εργαλειοθήκη της κοοπερατίβας Βερολίνου “Wechange”, στο λογισμικό ανοιχτού κώδικα “BigBlueButton” καθώς και στην πλατφόρμα ομαδικής συνομιλίας ανοιχτού κώδικα „ROCKET-CHAT“. Το Wechange και, κατ’ επέκταση, η DINA.international προσφέρουν χώρους συλλογικής εργασίας. Το „Wechange“ αποτελεί ενεργό παράγοντα του κινήματος οικολογικής-κοινωνικής αλλαγής και παρέχει το λογισμικό του σε green servers, οι οποίοι έχουν ελεγχθεί όσον αφορά την προστασία δεδομένων και χρηματοδοτούνται με διαφανείς διαδικασίες, δηλ. χωρίς να αναλύουν τα δεδομένα. Το Fridays for Future ή οι συμμετοχικές πλατφόρμες για πολίτες, είναι μεταξύ άλλων κάποιοι από τους φορείς που χρησιμοποιούν την εν λόγω τεχνολογία για τις συνεργασίες τους και για να μοιραστούν τα ευρήματά τους.

Με αυτή την αφορμή, θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε το betterplace lab για την κατάρτιση της πρώτης έκδοσης του εγχειριδίου χρήσης!

Ευχόμαστε καλή διασκέδαση σε όλους κατά τη χρήση της DINA.international! H Ομάδα της DINA

Ειδικά στον ψηφιακό χώρο, θα ήταν σημαντικό να μην ξεχνάμε ότι είμαστε άνθρωποι, και όχι εικονίδια σε μια οθόνη. Μια σύντομη άσκηση ενσυνείδησης, η οποία τελειώνει με μια ομαδική στιγμή, μπορεί να κάνει θαύματα όσον αφορά τα επίπεδα της ενέργειας στον χώρο και στο αίσθημα ψυχικής σύνδεσης, ξεπερνώντας ακόμα και τους φυσικούς περιορισμούς. Η άσκηση ενσωμάτωσης μπορεί να πραγματοποιηθεί υπό καθοδήγηση στην αρχή της ημέρας ή για να σπάσει ο πάγος κατά τη διάρκεια της συνάντησης – για την επιτυχία αυτής της άσκησης είναι απαραίτητος ο ήρεμος και ήπιος συντονισμός.

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Αυτή η μορφή είναι καταλληλότερη για ομάδες που μπορούν να ενεργοποιήσουν το βίντεο, δηλ. για 40 συμμετέχοντες το μέγιστο. Κάθε συμμετέχων βρίσκεται σε μια αίθουσα με μια . Κατά τη διάρκεια της άσκησης θα πρέπει να είναι απενεργοποιημένα τα μικρόφωνα. Οι συμμετέχοντες μπορούν να τα ενεργοποιήσουν στο τέλος, για να μοιραστούν με την ομάδα.

Υλοποίηση

Πριν από την έναρξη της άσκησης, θα ήταν πολύ σημαντικό να προσκαλέσετε ευγενικά τους συμμετέχοντες. Καθώς η άσκηση είναι εκ φύσεως διαλογιστική, θα ήταν καλό να συζητήσετε ενδελεχώς οποιαδήποτε εσωτερική αντίσταση, ενδέχεται να προκύψει, και να παρασύρετε τους συμμετέχοντες στην εξερεύνηση: χρησιμοποιώντας τη λέξη «μικρό πείραμα» μπορείτε να κεντρίσετε την περιέργειά τους. Επιπλέον, θα ήταν σημαντικό να δώσετε έμφαση στο γεγονός ότι αυτή η άσκηση δεν απαιτεί προηγούμενη εμπειρία. Θα πρέπει να διαβεβαιώσετε τους συμμετέχοντες ότι ο συντονιστής θα τους καθοδηγήσει με ασφάλεια κατά τη διάρκεια της άσκησης, ακόμα και αν στο μεταξύ προκύψει κάποια στιγμή σιωπής. Όποιος νιώθει άβολα, μπορεί να απενεργοποιήσει την κάμερα. Τώρα, οι συμμετέχοντες μπορούν να επικεντρωθούν στον εαυτό τους (και να αφεθούν) έτσι ώστε να εκπλαγούν ευχάριστα!

Η καθοδήγηση για την άσκηση είναι η ακόλουθη. Φυσικά, μπορείτε πάντα να κάνετε μικρές αναπροσαρμογές. Θα πρέπει να δίνετε «τις οδηγίες» με ήρεμη φωνή και πάντα θα πρέπει να αφήνετε λίγα δευτερόλεπτα σιωπής ανάμεσα στα βήματα.

1. Καθίστε αναπαυτικά.

2. Εισπνεύστε και εκπνεύστε βαθιά. (δύο φορές)

3. Αισθανθείτε τον τρόπο που η βαρύτητα έλκει το σώμα, τα πόδια, τη λεκάνη σας, κ.ο.κ. προς το έδαφος.

4. Τώρα, στρέψτε την προσοχή στο κεφάλι σας. Τι σκέψεις προκύπτουν; (μείνετε σε αυτό το βήμα για τουλάχιστον 15 δευτερόλεπτα)

5. Τι νιώθετε στην κοιλιά σας; Νιώθετε ενθουσιασμό, ηρεμία, ένταση, ελπίδα; (μείνετε σε αυτό το βήμα για τουλάχιστον 15 δευτερόλεπτα)

6. Εισπνεύστε και εκπνεύστε ξανά βαθιά και νιώστε όλο σας το σώμα. (δύο φορές)

7. Στρέψτε σιωπηλά την προσοχή σας στον χώρο και ανοίξτε τα μάτια.

8. Τώρα, συνειδητοποιήστε πού βρίσκεστε. Τι σας αρέσει στον περιβάλλοντα χώρο; Τι μπορεί να σας αποσπάσει την προσοχή; (αναμείνατε για λίγα δευτερόλεπτα)

9. Τώρα, κοιτάξτε την οθόνη και τα βίντεο των υπολοίπων (ενεργοποιήστε ξανά την κάμερα, αν είναι απαραίτητο). Κοιτάξτε τους ίδιους αλλά και τον χώρο στον οποίο βρίσκονται. Πού θα θέλατε να βρίσκεστε;

10. Σηκωθείτε και σταθείτε μπροστά στην κάμερα. Παρατείνετε τα χέρια σας δεξιά και αριστερά. Θα συναντήσετε τα χέρια των υπολοίπων.

11. Πιέστε πρώτα το δεξί και στη συνέχεια το αριστερό χέρι. Τώρα, όλοι κρατούν και από τις δύο πλευρές. (Εδώ, μπορείτε να κάνετε παύση για μια στιγμή ή να εισάγετε μια κυματόμορφη κίνηση).

12. Για να ολοκληρώσετε την άσκηση, πιέστε ξανά και τις δύο πλευρές και νιώστε χαρά που περνάτε την ημέρα μαζί, σε αυτή την ομάδα (εάν έχετε άδεια για να βγάλετε φωτογραφία, μπορείτε να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης και να το μοιραστείτε αργότερα).

13. Όλοι κάθονται ξανά. Στη συνέχεια, ζητήστε από όλους τους συμμετέχοντες να μοιραστούν τα αισθήματά τους για την άσκηση. Αυτό μπορεί να γίνει χαλαρά σε «στυλ popcorn»: όποιος νιώθει την ανάγκη, μπορεί να το μοιραστεί με την ομάδα. Εάν κανείς δεν θέλει να μοιραστεί κάτι, δεν υπάρχει πρόβλημα. Στο τέλος, ευχαριστήστε όλους του συμμετέχοντες που πήραν μέρος ενεργά στο ταξίδι!

Πυρήνας κάθε καλής συνάντησης είναι τα άτομα που συμμετέχουν και συμβάλλουν στη διαμόρφωσή της. Στην αρχή, θα πρέπει να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες να γνωριστούν και να παρουσιάσουν την πνευματική ή συναισθηματική τους στάση απέναντι στα πράγματα. Αυτός είναι ο μοναδικός τρόπος να αναπτυχθεί το ομαδικό αίσθημα και να τεθούν οι βάσεις για άμεση συζήτηση, ανάπτυξη ελεύθερων ιδεών και εξαγωγή κοινών αποτελεσμάτων. Στην αυθόρμητη δικτύωση, οι συμμετέχοντες εισάγονται σε μικρές τυχαίες ομάδες, έτσι ώστε να επικοινωνήσουν μεταξύ τους σε ένα πλαίσιο εμπιστοσύνης.

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Στην εν λόγω μορφή, θα δημιουργήσετε μια αίθουσα βίντεο (π.χ. μια εκδήλωση σε μια αίθουσα workshop), στην οποία θα έχουν αρκετά άτομα τη δυνατότητα να ενεργοποιήσουν τις κάμερές τους, ανάλογα με την κατάσταση. Επομένως, η εν λόγω μορφή μπορεί να υλοποιηθεί μόνο για ομάδες 40 συμμετεχόντων το μέγιστο – για μεγαλύτερες ομάδες, θα πρέπει να γίνει διάσπαση εκ των προτέρων και οι συμμετέχοντες θα κατανεμηθούν σε πολλούς ταυτόχρονους γύρους γνωριμίας. Όταν επιστρέψει η ομάδα από την αυθόρμητη ανταλλαγή στην κεντρική αίθουσα, θα ήταν εφικτή η επανάληψη της εν λόγω μορφής, κατά βούληση, ενώ μπορούν να προστεθούν και επιπλέον γύροι ανταλλαγής.

Υλοποίηση

Στην αυθόρμητη δικτύωση, οι συμμετέχοντες θα συγκεντρωθούν αρκετές φορές στη σειρά σε διαφορετικές ομαδικές αίθουσες για αυθόρμητη ανταλλαγή. Οι συμμετέχοντες μπορούν να παραμείνουν σε μικρές ομάδες για περίπου 5 λεπτά – κατά προτίμηση σε ζευγάρια. Εάν ο αριθμός των ομάδων δεν αθροίζεται, τότε μπορούν να συγκεντρωθούν τρία άτομα ή μπορεί να συμμετάσχει κάποιος από την οργανωτική ομάδα ως «μπαλαντέρ».

Ιδανικά, θα πρέπει να δοθεί στους συμμετέχοντες μια κατευθυντήρια ερώτηση προς διευκόλυνση της συζήτησης. Εδώ, παρατίθενται κάποια παραδείγματα:

• «Ποιος είσαι και τι σε οδήγησε εδώ;» ή

• «Ποιος είσαι και τι περιμένεις από τη σημερινή συνάντηση;» ή

• «Ποιος είσαι και πώς μπορείς/επιθυμείς να συμβάλεις στη σημερινή συνάντηση;»

Τα ερωτήματα θα πρέπει να είναι πάντα απλά και να απαντώνται αυθόρμητα, διότι είναι πιο σημαντικό να ξεκινήσει καλά η συζήτηση παρά να γίνει πρόοδος όσον αφορά το περιεχόμενο. Εάν τα μέλη της ομάδας γνωρίζονται ήδη μεταξύ τους και επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν την εν λόγω μορφή πιο πολύ για δικτύωση προσανατολισμένη στο περιεχόμενο, μπορείτε να διατυπώσετε τα ερωτήματα ως εξής: «Σε ποιο ερώτημα θα ήθελες να βρεις απάντηση σήμερα;» ή «Ποια βασική πρόκληση θα ήθελες να συζητήσεις/επιλύσεις σήμερα;».

Μπορείτε να χρονομετρήσετε τη συζήτηση, έτσι ώστε να βεβαιωθείτε ότι έχει κατανεμηθεί ισομερώς ο χρόνος ομιλίας εντός της μικρής ομάδας: Θα μπορούσατε να ξεκινήσετε δίνοντας στο 1ο άτομο δύο λεπτά ομιλίας, στη συνέχεια 2 λεπτά στο 2ο άτομο και τέλος ένα λεπτό κοινής συζήτησης μεταξύ τους. Πριν ξεκινήσουν οι επιμέρους συνεδρίες στις αίθουσες, είναι σημαντικό να εξηγήσετε στους συμμετέχοντες ότι θα τοποθετηθούν σε μια μικρή αίθουσα χωρίς συντονιστή και ότι θα είναι δική τους η ευθύνη να συμμετάσχουν ενεργά σε μια κοινή συζήτηση. Επιπλέον, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να οργανώσουν μόνοι τους την αλλαγή συζήτησης. Κατά προτίμηση, ένα άτομο εντός της ομάδας θα ρυθμίζει το χρονόμετρο του κινητού τηλεφώνου με αυξημένη ένταση ήχου. Παράλληλα, μπορείτε να παρέχετε στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να επιστρέψουν στην κεντρική αίθουσα, σε περίπτωση που παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα. Ωστόσο, αυτό θα πρέπει να γίνει μόνο σε περίπτωση ανάγκης, διότι όλοι θα πρέπει να συμμετάσχουν σε αυτή τη μορφή!

Πώς δημιουργώ το πρώτο μου ψηφιακό συνέδριο;

Πώς δημιουργώ ψηφιακές αίθουσες σε ένα συνέδριο;

Πώς δημιουργώ εκδηλώσεις μέσα στις ψηφιακές αίθουσες;

Πώς προσκαλώ άλλους στο συνέδριό μου;

Πώς παρουσιάζω τον εαυτό μου στον έξω κόσμο;

Ποιες λειτουργίες παρέχει η ενσωματωμένη τηλεδιάσκεψη της πλατφόρμας DINA (BigBlueButton);

Πώς μοιάζει ένα ψηφιακό συνέδριο μέσω της πλατφόρμας DINA;

Έχετε ξανασυμμετάσχει σε κάποιο ψηφιακό συνέδριο μέσω της πλατφόρμας DINA; Αν όχι, τότε θα βρείτε μια σύντομη επισκόπηση σε αυτό το κεφάλαιο:

Πώς ξεκινώ μια ψηφιακή εκδήλωση μέσω της DINA;

Η δημιουργία ενός ψηφιακού συνεδρίου μέσω της DINA είναι αρκετά απλή! Το βασικό πλαίσιο είναι έτοιμο μέσα σε λίγα λεπτά. Εάν επιθυμείτε να μάθετε τα πάντα από την αρχή, ξεκινήστε εδώ. Εάν επιθυμείτε να ξεκινήσετε αμέσως:

Τι είναι η (ψηφιακή) συνεδριακή αίθουσα;

Φανταστείτε μια ψηφιακή αίθουσα που είναι σχεδόν όμοια με μια αναλογική: Ένα γεγονός πραγματοποιείται μέσα σε αυτήν, ενώ είναι εξοπλισμένη με ποικίλα αντικείμενα (είδος αίθουσας). Στο πλαίσιο της DINA, πρόκειται για ψηφιακές εκδηλώσεις που ποικίλλουν ανάλογα με το είδος της αίθουσας. Κάθε αίθουσα διαθέτει τη δική της (διαδικτυακή) σελίδα μέσα στο συνέδριό σας. Εδώ εξηγούμε τον τρόπο δημιουργίας τέτοιων αιθουσών:

Τι εννοούμε λέγοντας «εκδηλώσεις»;

Για εμάς, εκδηλώσεις είναι ό,τι πραγματοποιείται εντός μιας αίθουσας. Σε μια αίθουσα «workshop», αυτό μπορεί να είναι μια τηλεδιάσκεψη, σε μια αίθουσα «καφέ» αυτό μπορεί να είναι ένα ψηφιακό τραπέζι καφέ και σε μια αίθουσα «σκηνή» αυτό ενδέχεται να είναι μια ζωντανή αναμετάδοση στο YouTube. Η αίθουσα «αναμονής», από την άλλη, παραθέτει απλώς τις εκδηλώσεις από όλες τις άλλες αίθουσες και τις μετατρέπει σε πρόγραμμα. Στον ακόλουθο σύνδεσμο μπορείτε να μάθετε τον τρόπο δημιουργίας εκδηλώσεων:

Δεν έχω διοργανώσει ποτέ κάποια μεγάλη εκδήλωση. Πώς μπορώ να προσελκύσω και να κινητοποιήσω τους συμμετέχοντες;

Για αυτόν τον σκοπό, αφιερώσαμε ένα ολόκληρο κεφάλαιο με διάφορες μορφές και ιδέες έμπνευσης για εσάς:

Πώς λειτουργούν οι τηλεδιασκέψεις στο ψηφιακό συνεδριακό κέντρο;

Το ψηφιακό συνεδριακό κέντρο της DINA χρησιμοποιεί τεχνολογία βίντεο BigBlueButton. Σε αυτό το κεφάλαιο συλλέξαμε για εσάς κάποιες από τις σημαντικότερες λειτουργίες:

Πώς παρουσιάζω την εκδήλωσή μου στον έξω κόσμο;

Κάθε ψηφιακό συνέδριο μέσω της DINA διαθέτει έναν μικρότοπο. Αυτός είναι ο χώρος στον οποίο μπορείτε να εξαντλήσετε την έμπνευσή σας και να παρέχετε όλες τις σχετικές πληροφορίες για την εκδήλωσή σας. Επιπλέον, μέσω του μικρότοπου μπορούν να εγγραφούν οι ενδιαφερόμενοι στην εκδήλωση.

Οι συμμετέχοντες κάποιου ψηφιακού συνεδρίου πρέπει να έχουν λογαριασμό στην πλατφόρμα DINA;

Προς το παρόν, οι συμμετέχοντες κάποιου ψηφιακού συνεδρίου πρέπει να διαθέτουν λογαριασμό χρήστη στην πλατφόρμα DINA. Ωστόσο, εργαζόμαστε ώστε να είμαστε σε θέση να παρέχουμε πρόσβαση σε ψηφιακές εκδηλώσεις χωρίς λογαριασμό. Κάθε εξωτερικός χρήστης με όνομα χρήστη και κωδικό θα μπορεί να αποκτήσει προσωρινή πρόσβαση σε κάποιο συνέδριο. Όταν η εν λόγω λειτουργία είναι διαθέσιμη, θα εμφανιστεί στον διαχειριστή του συνεδρίου.

Βασική Δομή

Μπορείτε να σχεδιάσετε μόνοι σας την εμφάνιση του ψηφιακού σας συνεδρίου. Ωστόσο, για να σας δώσουμε μια ιδέα για τον τρόπο που είναι δομημένο το συνεδριακό κέντρο, σας παραθέτουμε εδώ ένα παράδειγμα. Μπορείτε να διαλέξετε τα χρώματα καθώς και τα κείμενα της περιγραφής, τα ονόματα των αιθουσών και των εκδηλώσεων για τη δική σας εκδήλωση. Τα πλήκτρα των ρυθμίσεων, που παρουσιάζονται στο εν λόγω παράδειγμα, εμφανίζονται μόνο στους διαχειριστές του συνεδρίου.

1. Τίτλος και περιγραφή του συνεδρίου

2. Αίθουσες

   2.1 Ενεργή αίθουσα

3. Μεταβείτε στη σελίδα των ρυθμίσεων / Μεταβείτε στη σελίδα διαχείρισης

4. Περιγραφή της αίθουσας

5. Εκδηλώσεις εντός της ενεργής αίθουσας και επιλογές

6. Παράθυρο Ζωντανής Συνομιλίας (συνδέεται με το Rocket.Chat – όλα τα μηνύματα που ανταλλάσσετε εδώ, μπορείτε να τα βρείτε και στις συζητήσεις σας μέσω της λειτουργίας ζωντανής συνομιλίας της DINA)

Αίθουσα με τηλε-εκδήλωση

1. Όνομα εκδήλωσης

2. Τηλεδιάσκεψη BigBlueButton

3. Ανοίξτε την τηλεδιάσκεψη σε μια νέα καρτέλα του προγράμματος περιήγησης

4. Κάντε ζουμ στην προβολή του βίντεο (οι αίθουσες στην αριστερή πλευρά είναι κρυμμένες, μπορείτε να ανακαλέσετε αυτή την ενέργεια με το ίδιο πλήκτρο).

Ανοίξτε τη θεώρηση του συνεδρίου

Υπάρχουν δύο τρόποι πρόσβασης στη θεώρηση του συνεδρίου:

• Μέσω της σελίδας διαχείρισης του συνεδρίου ή

• Μέσω του πλήκτρου hamburger (εικονίδιο με τις τρεις παράλληλες γραμμές) της πλατφόρμας DINA

Από τη σελίδα διαχείρισης του συνεδρίου, μπορείτε να αποκτήσετε εύκολα πρόσβαση στη θεώρηση του συνεδρίου μέσω του μενού του συνεδρίου και στη συνέχεια μέσω της καρτέλα «Συνέδριο».

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη θεώρηση του συνεδρίου ανά πάσα στιγμή και μέσω του πλήκτρου hamburger της πλατφόρμας DINA:

Η συλλογική συμβουλευτική υπόθεσης επιτρέπει τη διαχείριση ενός ερωτήματος/ζητήματος (μιας «κατάστασης») με βάση τη γνώση της ομάδας. Κάθε άτομο έχει την ευκαιρία να βοηθήσει σε γρήγορους γύρους συμβουλευτικής και να λάβει άμεσα συμβουλές από άλλα δύο άτομα. Η καθοδήγηση peer-to-peer βοηθά τους συμμετέχοντες να αναγνωρίζουν λύσεις, εύστοχα μοτίβα και καινοτόμες προσεγγίσεις, κατάλληλες για την καθημερινή ζωή. Αυτός είναι ένας απλός και αποτελεσματικός τρόπος για την επέκταση της υποστηρικτικής καθοδήγησης των ατόμων πέρα από τους επίσημους διαύλους επικοινωνίας.

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Για τη συλλογική συμβουλευτική υπόθεσης πρέπει να παρίσταται στην μία ομάδα τουλάχιστον τριών ατόμων (λειτουργούν και ομάδες των 4 ατόμων, σε κάθε περίπτωση όμως πρέπει να παρίστανται περισσότερα από δύο άτομα). Εάν απαιτείται η διαχείριση αρκετών υποθέσεων, η ομάδα θα πρέπει να μείνει ενωμένη για την αλλαγή των ρόλων. Επομένως, κάθε άτομο της ομάδας είναι ο πάροχος της υπόθεσης σε μια συγκεκριμένη στιγμή και σε κάποια άλλη μετατρέπεται σε σύμβουλο.

Υλοποίηση

Κάποιο άτομο περιγράφει το ερώτημα/ζήτημα ως ο πάροχος της υπόθεσης, οι υπόλοιποι ακούν την «υπόθεση», συζητούν μεταξύ τους και παρέχουν συμβουλές. Στο τέλος της συνεδρίας, ο/η πάροχος της υπόθεσης βγάζει τα συμπεράσματά του/της και δίνει ένα σύντομο feedback στους συμβούλους. Στη συνέχεια, οι ρόλοι αλλάζουν και ο πάροχος της υπόθεσης γίνεται σύμβουλος, ενώ κάποιος προηγούμενος σύμβουλος γίνεται πάροχος της υπόθεσης και ούτω καθεξής. Αναθέτοντας τους ρόλους του παρόχου της υπόθεσης και του συμβούλου, μπορείτε να συζητήσετε αρκετές υποθέσεις με τη σειρά και να βιώσετε μια αλλαγή της οπτικής λόγω της εναλλαγής των ρόλων – τη μια στιγμή ζητάτε συμβουλές και την άλλη συμβουλεύετε τους υπόλοιπους.

Μια υπόθεση διαρκεί περίπου 25 λεπτά και η διαδικασία ακολουθεί ένα μοτίβο 4 βημάτων:

1. Ο πάροχος της υπόθεσης παρουσιάζει το θέμα της υπόθεσης στους συμβούλους. Οι σύμβουλοι απενεργοποιούν τα μικρόφωνά τους, ακούν προσεκτικά και κρατούν σημειώσεις, αν κρίνεται απαραίτητο. 5 λεπτά

2. Οι σύμβουλοι της υπόθεσης θέτουν ερωτήματα κατανόησης και ο πάροχος της υπόθεσης τα απαντά. 5 λεπτά

3. Ο πάροχος της υπόθεσης απενεργοποιεί το μικρόφωνο. Οι σύμβουλοι της υπόθεσης μοιράζονται τις σκέψεις τους σχετικά με την υπόθεση. Ο πάροχος της υπόθεσης ακούει προσεκτικά και κρατά σημειώσεις, αν κρίνεται απαραίτητο. 10 λεπτά

4. Ο πάροχος της υπόθεσης συμμετέχει ξανά, κάνει μια σύνοψη και δίνει feedback σχετικά με αυτά που άκουσε. 5 λεπτά

Επιθυμείτε να δημιουργήσετε την πρώτη σας εκδήλωση μέσω της πλατφόρμας DINA; Τότε βρίσκεστε στο κατάλληλο μέρος! Αν και στις επόμενες σελίδες θα αναφερθούμε σε συνέδρια, η εκδήλωσή σας μπορεί φυσικά να είναι μια ανταλλαγή, μια ομαδική συνάντηση, μια συνεδρίαση, μια σειρά διαλέξεων ή κάτι τελείως διαφορετικό.

Κατά κανόνα, η διαδικασία μοιάζει αρκετά με τη δημιουργία μιας ομάδας στην πλατφόρμα DINA. Συνεπώς, αν το έχετε ξανακάνει, θα αναγνωρίσετε κάποια πράγματα και εδώ.

Δημιουργώντας ένα νέο συνέδριο

Γενικές ρυθμίσεις

Όνομα συνεδρίου

Το όνομα του συνεδρίου είναι υποχρεωτικό και ορατό σε όλους τους συμμετέχοντες του συνεδρίου καθώς και στους υπόλοιπους μέσω του μικρότοπου. Σκεφτείτε έναν σύντομο περιεκτικό τίτλο, ο οποίος θα περιγράφει καλύτερα το συνέδριό σας.

Χρόνος έναρξης και λήξης συνεδρίου

Είδος αίτησης συμμετοχής

Εδώ, θα ορίσετε εάν τα άτομα, που ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν στο συνέδριο, θα πρέπει να συμπληρώσουν κάποιο έντυπο αίτησης, το οποίο μπορείτε να σχεδιάσετε πριν το συνέδριο. Εάν δεν επιθυμείτε ξεχωριστό έντυπο αίτησης, παραβλέψτε το εν λόγω πεδίο. Επιπλέον, μπορείτε να οργανώσετε το συνέδριο, έτσι ώστε κάθε χρήστης του πορτάλ να μπορεί απλώς να εισέλθει στο συνέδριο. (Συστήνουμε να το κάνετε αυτό μόνο σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, καθώς ενδέχεται να οδηγήσει σε απρόσμενα μεγάλες ομάδες, που μπορεί να συμμετάσχουν αυθόρμητα στο συνέδριό σας)

Εμφάνιση στο πρόγραμμα ή στα ομαδικά ημερολόγια (προαιρετικό)

Εάν το συνέδριο ανήκει σε κάποια ομάδα της DINA ή σχετίζεται με συγκεκριμένες ομάδες ή προγράμματα, μπορείτε να το αναφέρετε εδώ. Τότε, το συνέδριο θα εμφανιστεί στα ημερολόγια των αντίστοιχων ομάδων και προγραμμάτων (π.χ. μπορείτε να παρουσιάσετε ένα συνέδριο, για το οποίο αναζητάτε αρκετούς συμμετέχοντες, σε κάποιο φόρουμ της DINA ή εάν η ομάδα στόχος έχει οργανωθεί μόνη της σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή πρόκειται να οργανωθεί μόνη της ανάλογα)

Περιγραφή και πληροφορίες

Στοιχεία επικοινωνίας (προαιρετικό)

Πώς μπορώ να επικοινωνήσω με τους υπευθύνους του συνεδρίου; Σε αυτό το πεδίο, μπορείτε να εισάγετε συνδέσμους καθώς και πληροφορίες, όπως διεύθυνση, τηλέφωνο, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, κ.ο.κ. Προσοχή: Μπορεί να διαβάσουν και τρίτοι τις εν λόγω πληροφορίες. Η σύνταξη Markdown μπορεί να χρησιμοποιηθεί και εδώ, π.χ. εάν επιθυμείτε να τονίσετε κάτι.

Χρώμα Συνεδρίου (προαιρετικό)

Εικονίδιο (προαιρετικό)

Το εικονίδιο είναι ένα είδος λογότυπου για το συνέδριό σας και θα εμφανίζεται στους ενδιαφερομένους στον μικρότοπο καθώς και κατά την αναζήτηση.

Εικόνα μπάνερ (προαιρετικό)

Το μπάνερ εμφανίζεται στον μικρότοπο πάνω από το όνομα της ομάδας. Γι’ αυτό, καλό θα ήταν να επιλέξετε μια πιο πλατιά μορφή, έτσι ώστε να μην κόβεται κανένα από τα δύο (1140 x 240 πίξελ).

Ιστοσελίδα (προαιρετικό)

Έχει το συνέδριό σας τη δική του ιστοσελίδα ή επιθυμείτε να παραθέσετε κάποιον σύνδεσμο για κάποια ιστοσελίδα, στην οποία θα ανακοινώνεται η εκδήλωσή σας; Τότε, μπορείτε να παραθέσετε εδώ κάποιον σύνδεσμο, ο οποίος θα εμφανίζεται στον μικρότοπο.

Σχετικά θέματα και λέξεις κλειδιά (προαιρετικό)

Εδώ, μπορείτε να αναφέρετε, ποια κοινωνικά θέματα που θα παίξουν ρόλο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσής σας, έτσι ώστε να βρουν πιο εύκολα το συνέδριο στη λειτουργία αναζήτησης τα άτομα που ενδιαφέρονται για συγκεκριμένα θέματα και να δουν άμεσα τη θεματολογία της εκδήλωσης. Οι λέξεις κλειδιά μπορούν να περιορίσουν το θεματικό πεδίο με μεγαλύτερη ακρίβεια. Και τα δύο εμφανίζονται στον μικρότοπο.

Τόπος ή διεύθυνση (προαιρετικό)

Εάν επιθυμείτε να ορίσετε κάποια συγκεκριμένη τοποθεσία για το συνέδριο (π.χ. βρίσκεστε σε ζωντανή αναμετάδοση από το Βερολίνο), μπορείτε να το εισάγετε εδώ και θα εμφανίζεται στον μικρότοπο.

Συναφή προγράμματα/ομάδες (προαιρετικό)

Μπορεί να θέλετε να αναφερθείτε σε συναφή προγράμματα ή ομάδες, που παρέχουν υπηρεσίες για το ίδιο θέμα ή για το δικό σας θέμα. Αυτά εμφανίζονται στον μικρότοπο.

Εταίροι του πορτάλ

Εταίρος του πορτάλ είναι η οργάνωση στην πλατφόρμα DINA, στην οποία ανήκει «σε μεγάλο βαθμό» το συνέδριό σας, π.χ. αν το συνέδριό σας υποστηρίζεται από κάποιο συγκεκριμένο γραφείο συντονισμού ή αποτελεί μέρος ενός διμερούς πλαισίου, παραθέστε τον σύνδεσμο του συγκεκριμένου εταίρου.

Ορατότητα

Κάντε το συνέδριό σας ορατό στο κοινό ή μόνο σε συγκεκριμένες ομάδες ατόμων.

Στα συνέδρια, τα ζητήματα εξετάζονται από διαφορετικές σκοπιές και εξάγονται σαφή αποτελέσματα. Εάν τα αποτελέσματα δεν υποστούν περαιτέρω επεξεργασία σε μεταγενέστερο στάδιο, είναι ιδιαιτέρως σημαντικό να διασφαλίσετε ότι τα αποτελέσματα έχουν καταγραφεί (π.χ. μέσω κάποιου συνδεδεμένου προγράμματος της DINA σε μια ). Εάν η ομάδα πρέπει να κρατά σημειώσεις παράλληλα με τη διαδικασία εργασίας ή εάν η καταγραφή πρέπει να χρησιμοποιηθεί ως οπτική υποστήριξη κατά τη διαδικασία, τότε αυτό μπορεί να γίνει, π.χ. σε κάποιο συλλογικό εργαλείο, όπως κάποιο σημειωματάριο του προγράμματος DINA, στο οποίο μπορούν να έχουν ζωντανή πρόσβαση οι συμμετέχοντες. Ιδανικά, πριν από την έναρξη μιας συνεδρίας εργασίας, θα πρέπει να αποφασίσετε ποιος θα καταχωρίζει τα αποτελέσματα και να ορίσετε κάποιον υπεύθυνο. Έτσι, η υπόλοιπη ομάδα θα μπορεί να συμμετάσχει πλήρως στη διαδικασία. Η συντονίστρια «κρατά» την αίθουσα για την ομάδα, ενώ θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι έχουν όλοι την ευκαιρία να μιλήσουν. Ανάλογα με το περιβάλλον, μπορείτε να ζητήσετε από τους ιδιαίτερα σιωπηλούς συμμετέχοντες να συμμετάσχουν στη ζωντανή συνομιλία, εάν δεν επιθυμούν να μιλήσουν μπροστά σε μεγάλη ομάδα. Σε κάθε περίπτωση να θυμάστε ότι κάθε άποψη είναι πολύτιμη και πρέπει να ακουστεί!

Τα σύνθετα ζητήματα απαιτούν περισσότερες οπτικές: Γι’ αυτόν τον σκοπό, θα ήταν χρήσιμο να μαζευτούν ειδικοί, οι οποίοι θα μοιραστούν τις γνώσεις τους μεταξύ τους και με τους συμμετέχοντες. Ωστόσο, το UX-Fishbowl επιτρέπει και στους συμμετέχοντες να ακουστούν και να γίνουν ενεργοί συνδημιουργοί σε αυτή τη μορφή ανταλλαγής!

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Σε αυτή τη μορφή, δημιουργείται μια αίθουσα BigBlueButton, στην οποία μπορούν αρκετά άτομα να ενεργοποιήσουν τις κάμερές τους ανάλογα με την κατάσταση. Κατά συνέπεια, η εν λόγω μορφή μπορεί να εφαρμοστεί μόνο σε ομάδες 40 συμμετεχόντων το μέγιστο – ούτως ή άλλως η μορφή UX-fishbowl είναι ακατάλληλη για μεγαλύτερες ομάδες. Εάν επιθυμείτε να διοργανώσετε κάποια ανταλλαγή ειδικών ενώπιον μεγαλύτερου κοινού, μπορείτε να οργανώσετε ένα «τυπικό πάνελ», στο οποίο οι ειδικοί, που έχετε προσκαλέσει, μπορούν να κάνουν μια συζήτηση, η οποία θα αναμεταδίδεται ζωντανά στο κοινό σε κάποια άλλη αίθουσα. Τεχνικά, η υλοποίηση μοιάζει με της κεντρικής εισήγησης, μόνο που σε αυτή την περίπτωση το πάνελ απαρτίζεται από περισσότερους «εισηγητές».

Υλοποίηση

Το UX-Fishbowl, το οποίο βασίζεται στο αναλογικό UX-Fishbowl του Liberating Structures, είναι ένα εξειδικευμένο είδος fishbowl: Παρέχει στους συμμετέχοντες τη διαδραστική δυνατότητα να συμμετάσχουν γρήγορα και διαρκώς σε μια συζήτηση ειδικών. Σε αντίθεση με το κλασικό Fishbowl, στο οποίο κάποια καρέκλα μένει συχνά κενή στον αναλογικό χώρο, και οι συμμετέχοντες μπορούν να κάτσουν αυθόρμητα, για να συμμετάσχουν στη συζήτηση, εδώ υπάρχει η δυνατότητα εναλλαγής μεταξύ της συζήτησης στο πάνελ και της διάδρασης των συμμετεχόντων. Αυτή η εναλλαγή θα πρέπει να ανακοινώνεται από κάποιον συντονιστή κατά την έναρξη, ενώ ο συντονιστής έχει και την ελευθερία να διακόπτει σε περίπτωση που κάποιος μονοπωλεί τη συζήτηση.

Αρχικά, αυτή η μορφή μπορεί να μοιάζει περίπλοκη, όμως με την κατάλληλη καθοδήγηση – και αυτό είναι πολύ σημαντικό: Τα μέλη του πάνελ θα πρέπει να ενημερωθούν εξαρχής ότι αυτό δεν είναι ένα τυπικό πάνελ – μπορεί να οδηγήσει σε μια ζωντανή και γνήσια ανταλλαγή. Φανταστείτε αρχικά τον εσωτερικό κύκλο (μέλη του πάνελ) και τον εξωτερικό κύκλο (συμμετέχοντες/καλεσμένοι) και παρουσιάστε το κατά την έναρξη. Ο συντονιστής κρατάει πάντα τον χρόνο. Ο χρόνος ομιλίας είναι δομημένος, έτσι ώστε να εναλλάσσεται μεταξύ του εσωτερικού και του εξωτερικού κύκλου. Γι’ αυτό, ο χρόνος ομιλίας θα πρέπει να γίνεται προοδευτικά πιο σύντομος κατά τη διάρκεια της συζήτησης.

Ο συντονιστής θα θέσει ένα εισαγωγικό ερώτημα (ιδανικά, κατόπιν συνεννόησης με τα μέλη του πάνελ), το οποίο θα απαντηθεί αρχικά από τα μέλη του πάνελ: κάθε μέλος του πάνελ θα διατυπώσει μια πρώτη ιδέα – ο εσωτερικός κύκλος θα συζητήσει και οι υπόλοιποι θα ακούν. Είναι σημαντικό ο ατομικός χρόνος ομιλίας να μην ξεπερνά τα 2-3 λεπτά – οι μονόλογοι είναι κουραστικοί ιδιαίτερα στον ψηφιακό κόσμο!

Όταν διατυπώσει κάθε μέλος του πάνελ την αρχική του δήλωση, ενεργοποιείται ο εξωτερικός κύκλος: Ο συντονιστής ανακοινώνει ότι τώρα θα μαζευτούν όλοι σε μικρές ομάδες, στις επονομαζόμενες ομαδικές αίθουσες. Τα άτομα μπορούν να μοιραστούν σε διαφορετικές αίθουσες, χρησιμοποιώντας απλώς τη λειτουργία Μεταφορά και Απόθεση. Σημαντική σημείωση: Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι πρέπει να ακολουθήσουν την πρόσκληση στην ομαδική αίθουσα και ότι η κεντρική αίθουσα θα παραμείνει σιωπηλή προς το παρόν. Ιδανικά, ο συντονιστής θα μεταφέρει το πάνελ σε ξεχωριστή αίθουσα, έτσι ώστε να μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους χωρίς διακοπή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τα μέλη του πάνελ, διότι μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους σε έναν ασφαλή χώρο χωρίς να ακούγονται εκτός.

Πριν από την έναρξη των ομαδικών συνεδριών, ο συντονιστής θα πρέπει να διευκρινίσει ότι περ. 4-5 άτομα (αν κρίνεται απαραίτητο, προσαρμόστε ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας, μπορούν να δημιουργηθούν έως 8 ομαδικές αίθουσες το μέγιστο) θα συγκεντρωθούν σε μια αίθουσα για να ανταλλάξουν ιδέες χωρίς συντονισμό. Μετά τη συζήτηση της μικρής ομάδας, όποια ερωτήματα/σχόλια προκύψουν, θα μεταφερθούν στο πάνελ. Θα ήταν χρήσιμο να ορίσετε κάποιο άτομο από τη μικρή ομάδα, το οποίο θα μεταφέρει στη συνέχεια αυτά τα ερωτήματα/σχόλια στην κεντρική αίθουσα. Ιδανικά, μπορείτε να παρέχετε κάποιες κατευθυντήριες ερωτήσεις για την ομαδική ανταλλαγή, όπως για παράδειγμα: «Μοιραστείτε με τη μικρή σας ομάδα αυτά που συζητήθηκαν στο πάνελ: Ποιο ήταν το πιο συναρπαστικό σημείο; Σας προκάλεσε κάτι έκπληξη; Τι σας φάνηκε καινούριο; Ποια ερωτήματα θα θέλατε να θέσετε τώρα στο πάνελ; Οι κατευθυντήριες ερωτήσεις μπορούν να προσαρμοστούν στο θέμα συζήτησης.

Η ανταλλαγή στη μικρή ομάδα θα πρέπει να διαρκέσει το λιγότερο 10, και ιδανικά 15 λεπτά. Στο μεταξύ, τα μέλη του εξωτερικού κύκλου (πάνελ) θα συζητούν μεταξύ τους.

Μετά από αυτά τα 10 ή 15 λεπτά, όλες αυτές οι μικρές ομάδες θα ολοκληρωθούν και θα ξεκινήσει η συνεδρία όλων των μελών: Ο συντονιστής θα ζητήσει από τις μικρές ομάδες να παρουσιάσουν τα ερωτήματα/σχόλια και στη συνέχεια θα ακολουθήσει ξανά συζήτηση εντός του εσωτερικού κύκλου. Ο συντονιστής θα ανακοινώσει ότι θα συλλέξει σε πρώτη φάση τα σχόλια, και μετά από κάποιες ομιλίες του κοινού, θα τα διαβάσει ομαδοποιημένα, πριν ξεκινήσει ο εσωτερικός κύκλος τον επόμενο γύρο ανταλλαγής μεταξύ των μελών του πάνελ. Η συλλογή των απόψεων του κοινού μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας τις διαφορετικές μεθόδους των συνεδριών ερωταπαντήσεων: Σε στυλ popcorn, ψηφιακή λίστα εισηγητών, γραπτές ερωτήσεις/σημειώσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εν λόγω δυνατότητες, ανατρέξτε στην περιγραφή των ερωταπαντήσεων στην Κεντρική Εισήγηση. Στη συνέχεια, ο συντονιστής θα συνοψίσει τα ερωτήματα/σχόλια του εξωτερικού κύκλου και θα ζητήσει από τον εσωτερικό κύκλο να συζητήσει τα σημεία κάποιου άλλου γύρου συζήτησης. Αυτό δεν θα πραγματοποιηθεί με την τυπική μορφή ερωταπαντήσεων, αλλά τα μέλη του πάνελ θα εξετάσουν μεταξύ τους αυτά που ειπώθηκαν – δώστε, ξανά, προσοχή στον χρόνο (αρκούν περίπου 10 λεπτά ή και λίγο περισσότερο, ανάλογα με την ενέργεια της συζήτησης). Έπειτα, θα ενεργοποιηθεί ξανά ο εξωτερικός κύκλος με τη μορφή ομαδικών αιθουσών. Η εναλλαγή μεταξύ εσωτερικού και εξωτερικού κύκλου μπορεί να πραγματοποιηθεί όσες φορές επιθυμείτε, ανάλογα με τη διάρκεια της μορφής. Ο εξωτερικός κύκλος θα πρέπει να έχει τουλάχιστον δύο ευκαιρίες για ανταλλαγή καθώς και τη δυνατότητα να εμπλουτίσει τη συζήτηση του εσωτερικού κύκλου με τις ιδέες του.

Τεχνικές συμβουλές για το ψηφιακό Fishbowl

• Σχεδιασμός των ομαδικών αιθουσών του εσωτερικού/εξωτερικού κύκλου: Τα μέλη του πάνελ θα πρέπει να μεταφερθούν σε ξεχωριστή αίθουσα, έτσι ώστε να μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους σε έναν ασφαλή χώρο κατά τη διάρκεια ενεργοποίησης του κοινού. Όταν δημιουργήσετε την αίθουσα, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Μεταφορά και Απόθεση, για να μεταφέρετε όλους τους συμμετέχοντες σε συγκεκριμένες αίθουσες. Συστήνουμε να έχετε στη διάθεσή σας κάποιον τεχνικό συντονιστή, ο οποίος θα αναλάβει την εν λόγω εργασία, ενώ ο συντονιστής θα εξηγεί την ομαδική ανταλλαγή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία τυχαίας επιλογής, για να μεταφέρετε εκ νέου τα μέλη του πάνελ στη δική τους ομαδική αίθουσα. Συστήνεται να χρησιμοποιήσετε την κεντρική αίθουσα για την απρόσκοπτη ανταλλαγή εντός του πάνελ, καθώς τα μέλη του δεν θα βρίσκονται εκεί μόνα τους – ούτως ή άλλως ο συντονιστής θα συνεχίσει να είναι παρών, και ενδέχεται να εμφανιστούν και οι συμμετέχοντες που έρχονται αυθόρμητα.

• Κατευθυντήριες ερωτήσεις για την ενεργοποίηση του εξωτερικού κύκλου: Ο καλύτερος τρόπος είναι να γράψετε εν συντομία τις κατευθυντήριες ερωτήσεις στη ζωντανή συνομιλία της κεντρικής αίθουσας, έτσι ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να τις βλέπουν οι συμμετέχοντες, ακόμα και όταν θα βρίσκονται σε κάποια ομαδική αίθουσα.

• Ενεργοποίηση του εξωτερικού κύκλου: Ο εξωτερικός κύκλος ενεργοποιείται αρκετές φορές με τη μορφή συζητήσεων σε μικρές ομάδες των 4-5 ατόμων περ. Θα πρέπει να λάβετε υπόψιν ότι μπορείτε να δημιουργήσετε 8 ομαδικές αίθουσες το μέγιστο. Οι ομάδες ανασυντίθενται κάθε φορά, επομένως θα πρέπει να υπολογίζετε 1-2 λεπτά για κάθε γύρο, έτσι ώστε να έχουν οι συμμετέχοντες τη δυνατότητα να συστηθούν εν συντομία, πριν ξεκινήσουν να συζητούν κάποιο ζήτημα.

Ο μικρότοπος αποτελεί την εξωτερική παρουσίαση του συνεδρίου σας. Σε αυτόν, έχει πρόσβαση όποιος διαθέτει κάποιον σύνδεσμο για το συνέδριο – θα έλεγε κανείς ότι είναι ο μεγάλος ψηφιακός πίνακας ανακοινώσεών σας. Γι’ αυτό, θα πρέπει να έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και να εξάπτει το ενδιαφέρον για το συνέδριο/εκδήλωση. Επιπλέον, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να εγγραφούν στο συνέδριο μέσω του μικρότοπου, ο οποίος παράλληλα αποτελεί και τμήμα της διαχείρισης των συμμετεχόντων.

Επεξεργασία του μικρότοπου

Οι ρυθμίσεις του μικρότοπου αποτελούν τμήμα των γενικών ρυθμίσεων του συνεδρίου. Ενδέχεται να έχετε σχεδιάσει ήδη τον μικρότοπο, όταν δημιουργήσετε το συνέδριο. Ωστόσο, έχετε τη δυνατότητα να το επεξεργαστείτε εκ των υστέρων ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τον μικρότοπο μέσω της σελίδας διαχείρισης, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις.

Οι εκδηλώσεις είναι απαραίτητες, έτσι ώστε να πραγματοποιηθεί κάτι στις αίθουσες εκδηλώσεων. Οι εκδηλώσεις μπορούν να λάβουν χώρα σε διαφορετικές αίθουσες, αλλά και σε μία και μοναδική αίθουσα παράλληλα. Για παράδειγμα, σε μια αίθουσα café μπορούν να υπάρχουν πολλά ψηφιακά τραπέζια café ή σε μια αίθουσα workshop μπορούν να λάβουν χώρα δύο workshop ταυτοχρόνως. Δεν θα ενοχληθεί κανείς χάρη στο ψηφιακό φράγμα ήχου, που διαθέτουμε. Το υποσχόμαστε!.

Οι εκδηλώσεις συνδέονται συνήθως με μια λειτουργία βίντεο. Ωστόσο, δεν είναι εφικτή η δημιουργία εκδηλώσεων σε κάθε είδος αίθουσας εκδηλώσεων. Άλλωστε δεν συμβαίνουν πολλά στη λίστα των συμμετεχόντων και στο πρόγραμμα αποτελεσμάτων. Μπορούν να δημιουργηθούν εκδηλώσεις στο λόμπι, αλλά χρησιμοποιούνται μόνο για να γεμίσουν τα κενά στο πρόγραμμα και δεν διαθέτουν λειτουργία βίντεο, π.χ. εάν επιθυμείτε να προγραμματίσετε κάποιο γενικό διάλειμμα.

Προσθήκη νέων εκδηλώσεων

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε μια νέα εκδήλωση. Εάν βρίσκεστε στη διαδικασία δημιουργίας του συνεδρίου, είναι πιθανό να βρίσκεστε ήδη στη σελίδα διαχείρισης. Από εδώ, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου». Εκεί, στα δεξιά θα δείτε μια λίστα των αιθουσών, που έχετε δημιουργήσει, με τη σειρά αρίθμησής τους. Κάθε καταχώριση αναπτύσσεται προς τα δεξιά, κάνοντας κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω. Σε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού, θα βρείτε την επιλογή δημιουργίας μιας νέας εκδήλωσης, δίπλα στην «Επεξεργασία» και τη «Διαγραφή».

Η δεύτερη επιλογή είναι διαθέσιμη στη θεώρηση του συνεδρίου. Εάν είστε διαχειριστής κάποιας αίθουσας εκδηλώσεων, εμφανίζεται ένα πλήκτρο για την προσθήκη νέων εκδηλώσεων κάτω από την περιγραφή της αίθουσας. Εδώ, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε υπάρχουσες εκδηλώσεις. Στη συνέχεια, θα περιγράψουμε εν συντομία ποιες ρυθμίσεις μπορούν να γίνουν κατά την προσθήκη νέων εκδηλώσεων. Όσον αφορά τις αίθουσες, μπορείτε να τροποποιήσετε όλες τις ρυθμίσεις αργότερα.

Ρυθμίσεις Εκδήλωσης

Τίτλος

Ο τίτλος της εκδήλωσης πρέπει να αντικατοπτρίζει το περιεχόμενό της – τουλάχιστον όσον αφορά τις εκδηλώσεις στις αίθουσες workshop. Σε μια αίθουσα café, φυσικά, μπορείτε να δώσετε στα «τραπέζια» όποιο όνομα επιθυμείτε. Για παράδειγμα, μια εκδήλωση μπορεί να έχει το όνομα Μια διάλεξη του Dr Smith πάνω στο θέμα Γερμανορωσικές σχέσεις ή Ομαδική συζήτηση για την ψηφιακή δημοκρατία, κ.ο.κ. Δεν υπάρχουν περιορισμοί.

Δημιουργία μιας εκδήλωσης ως διάλειμμα (προαιρετικό)

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εκδήλωση ως διάλειμμα. Σε αυτή την περίπτωση, δεν υπάρχει λειτουργία βίντεο και σκοπός της είναι να γεμίζει τα κενά. Επιπλέον, θα ήταν χρήσιμο να την ονομάσετε διάλειμμα (για μεσημεριανό/πρωινό).

Ημερομηνία και ώρα

Εδώ, θα ορίσετε την ώρα της εκδήλωσης. Στη συνέχεια, οι εκδηλώσεις θα ταξινομηθούν στο συνεδριακό κέντρο ανάλογα με την ημερομηνία και την ώρα και θα ομαδοποιηθούν σε καρτέλες κατά ημέρα. Οι εκδηλώσεις, που πραγματοποιούνται τώρα, επισημαίνονται για τους συμμετέχοντες.

Περιγραφή (προαιρετικό)

Η περιγραφή της εκδήλωσης μπορεί να συνοψίζει το περιεχόμενο της εκδήλωσης. Στη συνέχεια, αυτό θα εμφανιστεί στο πρόγραμμα και δίπλα στην εκδήλωση στην αντίστοιχη αίθουσα. Ωστόσο, η περιγραφή της αίθουσας είναι καταλληλότερη γι’ αυτόν τον σκοπό, καθώς υπάρχει λίγος χώρος για πιο εκτενή κείμενα στην επισκόπηση της εκδήλωσης.

Παρουσιαστές / Εισηγητές / Συντονιστές (προαιρετικό)

Συχνά, οι εκδηλώσεις διαθέτουν έναν ή περισσότερους εισηγητές ή συντονιστές. Επομένως, κάτω από συγκεκριμένες συνθήκες, ενδέχεται να χρειαστούν διευρυμένα δικαιώματα σε κάποια τηλεδιάσκεψη, για να κάνουν π.χ. κοινή χρήση της οθόνης τους, να διαχειριστούν τους συμμετέχοντες, να δημιουργήσουν επιμέρους αίθουσες ή να ξεκινήσουν δημοσκοπήσεις. Μέσω των επιλογών της εκδήλωσης μπορείτε εύκολα να χορηγήσετε στους συμμετέχοντες διευρυμένα δικαιώματα για την αντίστοιχη εκδήλωση. Αυτό μπορείτε να το κάνετε, εισάγοντας το όνομα του/των ατόμου/ατόμων στο πεδίο εισαγωγής και επιλέγοντάς τους από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Μεταφόρτωση παρουσιάσεων (προαιρετικό)

Η πλατφόρμα DINA παρέχει μια πρακτική επιλογή μεταφόρτωσης μιας παρουσίασης πριν από κάποια εκδήλωση, η οποία θα εμφανίζεται στους συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη και την οποία μπορούν να κατεβάσουν, εάν το επιθυμούν. Αρχεία pdf, εικόνων και office αποτελούν αποδεκτές μορφές αρχείων. Ωστόσο, οι παρουσιαστές ή οι διαχειριστές μπορούν να μεταφορτώσουν τις παρουσιάσεις και κατά τη διάρκεια κάποιας τρέχουσας τηλεδιάσκεψης.

Αφού συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα πεδία, μπορείτε να αποθηκεύσετε την εκδήλωση. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί απευθείας στη θεώρηση του συνεδρίου στην αντίστοιχη αίθουσα.

Επεξεργασία εκδηλώσεων

Εάν επιθυμείτε να τροποποιήσετε κάποιες ρυθμίσεις της εκδήλωσης σε μεταγενέστερο στάδιο, π.χ. τον τίτλο, την ώρα ή τους παρουσιαστές, μπορείτε να το κάνετε χωρίς προβλήματα. Υπάρχουν δύο τρόποι:

Από τη θεώρηση του συνεδρίου, μπορείτε να εισέλθετε στην αίθουσα που πραγματοποιείται (ή πραγματοποιήθηκε ή θα πραγματοποιηθεί) η εκδήλωση. Στη δεξιά γωνία της εκδήλωσης θα δείτε το εικονίδιο ενός μικρού μολυβιού, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ανοίξετε τη σελίδα επεξεργασίας.

Εάν βρίσκεστε στη σελίδα διαχείρισης, μπορείτε να μεταβείτε αρχικά στην καρτέλα «Διαχείριση Εκδηλώσεων Συνεδρίου». Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι ένα κλικ στη σχετική εκδήλωση, για να ανοίξετε τη σελίδα επεξεργασίας.

Διαγραφή εκδηλώσεων

Η διαγραφή κάποιας εκδήλωσης είναι όμοια με την επεξεργασία:

Από τη θεώρηση του συνεδρίου, μπορείτε να εισέλθετε στην αίθουσα που πραγματοποιείται (ή πραγματοποιήθηκε ή θα πραγματοποιηθεί) η εκδήλωση. Στη δεξιά γωνία της εκδήλωσης θα δείτε το εικονίδιο ενός μικρού κάδου ανακύκλωσης, τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαγράψετε την εκδήλωση.

Εάν βρίσκεστε στη σελίδα διαχείρισης, μπορείτε να μεταβείτε αρχικά στην καρτέλα «Διαχείριση Εκδηλώσεων Συνεδρίου». Εδώ, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην εκδήλωση, που επιθυμείτε να διαγράψετε, έτσι ώστε να δείτε το πλήκτρο.

Κατά τη δημιουργία μιας αίθουσας εκδηλώσεων, μπορείτε να διαλέξετε την επιλογή «Εμφάνιση Ζωντανής Συνομιλίας». Έτσι, η αίθουσα θα συνδεθεί με το λογισμικό ζωντανής συνομιλίας Rocket.Chat, το οποίο είναι ενσωματωμένο στην πλατφόρμα DINA, και μέσω του οποίου μπορείτε να επικοινωνήσετε με μεμονωμένα μέλη της πλατφόρμας DINA.international. H διαφορά κατά τη χρήση του εντός ενός συνεδρίου είναι ότι όλοι οι συμμετέχοντες του συνεδρίου – εάν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία ζωντανής συνομιλίας – μπορούν να συμμετάσχουν αυτόματα στην ομαδική ζωντανή συνομιλία κάποιας συγκεκριμένης αίθουσας. Στη συνέχεια, η ομαδική ζωντανή συνομιλία εμφανίζεται για τους συμμετέχοντες στα δεξιά της αντίστοιχης αίθουσας, αλλά μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση και μέσω του μενού κανονικών μηνυμάτων εκτός του συνεδρίου (το εικονίδιο αλληλογραφίας στο πάνω δεξί τμήμα της γραμμής μενού της DINA).

Φανταστείτε το συνέδριο σαν κάποιου είδους κτήριο. Όπως είναι φυσικό, χρειαζόμαστε μέσα σε αυτό αίθουσες, στις οποίες θα μπορείτε να διοργανώσετε τις συναντήσεις και τις εκδηλώσεις σας. Δεδομένου ότι ο συντονισμός θα είναι σε κάθε περίπτωση κοινός, ίσως είναι αρκετή μόνο μία αίθουσα για πολύ μικρές συναντήσεις. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο να έχετε ξεχωριστούς (θεματικά) τομείς, ειδικά στην περίπτωση που θέλετε να διοργανώσετε παράλληλα πολλές εκδηλώσεις. Για παράδειγμα, οι αίθουσες θα μπορούσαν να χωριστούν σύμφωνα με τις ομάδες, με τα θέματα (εργασίας) ή τα ενδιαφέροντα. Στη συνέχεια, θα εξηγήσουμε τον τρόπο που μπορείτε να γεμίσετε το συνεδριακό κτήριο με αίθουσες.

Προσθήκη νέων αιθουσών

Για να προσθέσετε νέες αίθουσες, θα πρέπει να μεταβείτε αρχικά στη σελίδα διαχείρισης του συνεδρίου. Από εδώ, κάντε κλικ στην καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου». Στη δεξιά γωνία, θα βρείτε το πλήκτρο «Δημιουργία αίθουσας» και μια λίστα με τις αίθουσες που έχουν ήδη δημιουργηθεί. Όταν κάνετε κλικ στη «Δημιουργία αίθουσας», θα ανοίξει το μενού επιλογών για την νέα αίθουσα. Κάποιοι από τους όρους που θα συναντήσετε ενδέχεται να μην απαιτούν επεξήγηση. Παρ’ όλα αυτά, θα σας εξηγήσουμε εν συντομία παρακάτω ποιες ρυθμίσεις μπορείτε να κάνετε, όταν δημιουργείτε μια αίθουσα.

Ρυθμίσεις αίθουσας

Είδος αίθουσας

Κάθε αίθουσα εντός του συνεδρίου σας έχει μια συγκεκριμένη μορφή. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι διαθέτει έναν συγκεκριμένο εξοπλισμό. Γι’ αυτό, κάθε είδος αίθουσας παρέχει διαφορετικές δυνατότητες και πλεονεκτήματα, όπως φαίνεται και στον ακόλουθο πίνακα:

Τίτλος

Ο τίτλος είναι το όνομα της αίθουσας, που εμφανίζεται στους συμμετέχοντες κατά τα διάρκεια του συνεδρίου. Μπορεί να είναι περιγραφικός, όπως Café ή Αμφιθέατρο, ή μεταφορικός, όπως Η Χώρα της Πανδαισίας ή Ινδιάνικο Τίπι. Εδώ, δεν υπάρχουν όρια στη φαντασία σας.

Αριθμός ταξινόμησης

Ο αριθμός ταξινόμησης μιας αίθουσας καθορίζει σε ποια θέση εμφανίζεται η αίθουσα για τους συμμετέχοντες, από πάνω προς τα κάτω. Για παράδειγμα, εάν επιθυμείτε να εμφανίζονται οι αίθουσες με την ακόλουθη σειρά: 1. Σημείο πληροφόρησης, 2. Ολομέλεια, 3. Café, 4. Λίστα συμμετεχόντων, θα πρέπει να αριθμήσετε τις αίθουσες αναλόγως.

Περιγραφή (προαιρετικό)

Η περιγραφή μιας αίθουσας εμφανίζεται πάνω από τις εκδηλώσεις, που λαμβάνουν χώρα στην αίθουσα. Εάν το όνομα της αίθουσας δεν χρειάζεται περαιτέρω εξηγήσεις, μπορείτε να παραλείψετε την περιγραφή. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο, για παράδειγμα, να παρουσιάσετε εν συντομία τις μεμονωμένες εκδηλώσεις ή να ορίσετε εκ των προτέρων τους κανόνες της συζήτησης.

Ορατότητα της αίθουσας και της ζωντανής συνομιλίας

Επιτέλους, μπορείτε να ορίσετε εάν η αίθουσα θα είναι ορατή στους συμμετέχοντες και εάν θα είναι διαθέσιμο το παράθυρο της ζωντανής συνομιλίας της αίθουσας. Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις και των δύο και αφού δημιουργήσετε και αποθηκεύσετε την αίθουσα.

Αφού κάνετε όλες τις ρυθμίσεις, η αίθουσα δημιουργείται κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Αποθήκευση», το οποίο είναι διαθέσιμο τώρα στη σελίδα του συνεδρίου.

Επεξεργασία αιθουσών

Υπάρχουν δύο τρόποι να επεξεργαστείτε τις ήδη υπάρχουσες αίθουσες. Ο πρώτος είναι μέσω της σελίδας διαχείρισης, από όπου μπορείτε να αναπροσαρμόσετε όλες τις ρυθμίσεις του συνεδρίου. Εκεί, κάντε κλικ στην καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου» και επιλέξτε την επιθυμητή αίθουσα.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη δεύτερη επιλογή απευθείας από τη θεώρηση του συνεδρίου: οι διαχειριστές μπορούν να ανοίξουν απευθείας από εκεί την επεξεργασία της αίθουσας, με την προϋπόθεση ότι βρίσκονται στη συγκεκριμένη αίθουσα, και μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ή να επεξεργαστούν τις νέες εκδηλώσεις στην εν λόγω αίθουσα. Επιπλέον, στο κάτω αριστερό τμήμα της θεώρησης του συνεδρίου μπορείτε να βρείτε το πλήκτρο «Επεξεργασία αιθουσών», το οποίο οδηγεί στη διαχείριση της αίθουσας (βλέπε πάνω). Στην επεξεργασία αιθουσών, μπορείτε να τροποποιήσετε όλες τις ρυθμίσεις, που περιγράφονται παραπάνω, εκτός από το είδος της αίθουσας. Οι εν λόγω ρυθμίσεις είναι ορατές αμέσως μετά την αποθήκευση.

Διαγραφή αιθουσών

Η διαγραφή μιας αίθουσας γίνεται με παρόμοιο τρόπο με την επεξεργασία της: Από τη σελίδα διαχείρισης, μπορείτε να επιλέξετε την καρτέλα «Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου» και να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού της αίθουσας, για να την διαγράψετε. Εκεί, θα βρείτε το πλήκτρο Διαγραφή.

Εάν βρίσκεστε στη θεώρηση του συνεδρίου, μπορείτε απλώς να εισέλθετε στην αίθουσα και να επιλέξετε το πλήκτρο «Διαγραφή αίθουσας» κάτω από την περιγραφή της αίθουσας.

Για μεγαλύτερες εκδηλώσεις, όπου δεν γνωρίζετε όλους τους συμμετέχοντες ή χρειάζεστε συγκεκριμένες πληροφορίες από αυτούς, συστήνουμε να ενεργοποιήσετε το έντυπο αίτησης στις . Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να συμπληρώσουν το εν λόγω έντυπο, αφού εγγραφούν στο συνέδριο μέσω του μικρότοπου.

Αφού ενεργοποιήσετε το έντυπο της αίτησης και αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, θα εμφανιστούν στη σελίδα διαχείρισης δύο νέες καρτέλες:

• Επεξεργασία όρων συμμετοχής

• Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής (διαχείριση)

Επεξεργασία όρων συμμετοχής

Στην καρτέλα Επεξεργασία όρων συμμετοχής κρύβονται οι ρυθμίσεις σχεδιασμού του εντύπου της αίτησης, το οποίο πρέπει να συμπληρώσουν οι συμμετέχοντες του συνεδρίου κατά την εγγραφή τους.

Προθεσμία εγγραφής

Εάν εισάγετε εδώ κάποιο χρονικό διάστημα, οι ενδιαφερόμενοι θα μπορούν να εγγραφούν στο συνέδριο μόνο εντός του συγκεκριμένο διαστήματος. Μπορείτε να επιστρέψετε στις ρυθμίσεις ανά πάσα στιγμή, και να μειώσετε ή να παρατείνετε το εν λόγω διάστημα.

Μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων (προαιρετικό)

Μπορείτε να ορίσετε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων για σκοπούς καθοδήγησης. Στη συνέχεια, αυτό θα εμφανιστεί στον μικρότοπο δίπλα στον αριθμό συμμετεχόντων, που έχουν ήδη γίνει αποδεκτοί.

Κείμενο κινήτρων για τους αιτούντες (προαιρετικό)

Μπορείτε να αιτηθείτε από τους αιτούντες ένα κείμενο κινήτρων. Το πεδίο του κειμένου μπορεί να χρησιμοποιηθεί, π.χ. για να θέσετε ερωτήματα, τα οποία θα πρέπει να απαντηθούν από τους αιτούντες.

Δυνατότητες συμμετοχής (προαιρετικό)

Εδώ, μπορείτε να παρέχετε πρόσθετες δυνατότητες επιλογής στους ενδιαφερομένους. Η εν λόγω επιλογή είναι ιδιαιτέρως χρήσιμη για τα συνέδρια που πραγματοποιούνται και με φυσική παρουσία. Εδώ, μπορείτε να εισάγετε λεπτομέρειες, όπως αίτημα για χορτοφαγικό γεύμα ή ανάγκη για διανυκτέρευση.

Επιλογή workshop (προαιρετικό)

Εάν τσεκάρετε την επιλογή του workshop, θα εμφανιστεί στους συμμετέχοντες μια λίστα με όλες τις εκδηλώσεις, που έχουν ήδη δημιουργηθεί στις αίθουσες workshop. Εκεί, μπορούν να επιλέξουν όλες αυτές που τους ενδιαφέρουν. Η εν λόγω επιλογή αφορά μόνο τους οργανωτές, έτσι ώστε να είναι σε θέση να οργανώσουν καλύτερα το μέγεθος των ομάδων κάθε workshop.

Όροι συμμετοχής

Τέλος, μπορείτε να ορίσετε τους όρους συμμετοχής, τους οποίους πρέπει να αποδεχθούν όλοι οι συμμετέχοντες πριν καταθέσουν την αίτησή τους.

Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής

Όλες οι αιτήσεις, που κατατίθενται από τους ενδιαφερόμενους, παρατίθενται στην καρτέλα «Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής». Εδώ, έχετε πρόσβαση σε προσωπικά στοιχεία των αιτούντων και μπορείτε να αποδεχθείτε ή να απορρίψετε τις αιτήσεις ή να τις βάλετε σε λίστα αναμονής. Ωστόσο, μπορείτε να αναιρέσετε τις αποφάσεις σας ανά πάσα στιγμή. Επομένως, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ότι αποκλείσατε κάποιον οριστικά.

Αναθέσεις workshop

Στο μέλλον, θα είναι εφικτό να αναθέσετε συμμετέχοντες σε συγκεκριμένες εκδηλώσεις σε αίθουσες workshop ή συζήτησης. Ωστόσο, η εν λόγω λειτουργία δεν είναι ακόμη διαθέσιμη και οι αναθέσεις δεν έχουν δείξει (ακόμη) τα αποτελέσματά τους.

Μάλλον, το έχετε ξαναζήσει: Έχετε εγγραφεί σε μια ενδιαφέρουσα εκδήλωση πριν από εβδομάδες και ξαφνικά συνειδητοποιείτε: «Να πάρει η ευχή! Το έχασα!». Για να το αποφύγετε και να αυξήσετε το ποσοστό συμμετοχής, η πλατφόρμα DINA σας επιτρέπει να συντάξετε αυτοματοποιημένα e-mail υπενθύμισης. Μπορείτε να συντάξετε εκ των προτέρων έως και 3 e-mail υπενθύμισης, που αποστέλλονται στους συμμετέχοντες μία εβδομάδα, μία ημέρα ή μία ώρα πριν από την εκδήλωση. Στην καρτέλα E-mail Υπενθύμισης, στο , μπορείτε να βρείτε τις σχετικές ρυθμίσεις.

Στη σελίδα διαχείρισης διαθέτετε μόνο εσείς πρόσβαση, ως διαχειριστής κάποιου συνεδρίου, και περιλαμβάνει όλες τις (τεχνικές) δυνατότητες ρύθμισης. Αρχικά, διαχειριστής είναι μόνο ο δημιουργός του συνεδρίου, ωστόσο μπορούν να οριστούν και άλλοι διαχειριστές μέσω της . Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη σελίδα διαχείρισης, κάνοντας κλικ στην Επεξεργασία του συνεδρίου στη . Ακολουθεί μια σύντομη επισκόπηση των διαφορετικών τομέων (καρτελών) της σελίδας διαχείρισης μαζί με συνδέσμους για περαιτέρω πληροφορίες.

Μενού Συνεδρίου

Στο μενού του συνεδρίου θα βρείτε χρήσιμους συνδέσμους, κάποιους από τους οποίους θα τους βρείτε και κάτω από το μενού του συνεδρίου (βλέπε παρακάτω). Οι πιο σημαντικοί σύνδεσμοι είναι αυτοί που οδηγούν στον μικρότοπο και στη θεώρηση του συνεδρίου (συνέδριο).

Ρυθμίσεις

Επεξεργασία των όρων συμμετοχής

Οι όροι συμμετοχής περιλαμβάνουν όλες τις συμπληρωματικές πληροφορίες που πρέπει να παρέχουν οι ενδιαφερόμενοι όταν συμπληρώνουν το έντυπο συμμετοχής. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να επιλέξετε ποιες πληροφορίες χρειάζεστε.

Διαχείριση αιθουσών συνεδρίου

Διαχείριση εκδηλώσεων συνεδρίου

Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής

Εδώ, θα βρείτε όλες τις αιτήσεις, που έχουν αποσταλεί από τους ενδιαφερομένους και μπορείτε να εγκρίνετε, να απορρίψετε ή να τους τοποθετήσετε σε λίστα αναμονής.

Μέλη

E-mail υπενθύμισης

Απενεργοποίηση συνεδρίου

Εφαρμογή πολυγλωσσίας

Στην τρέχουσα έκδοση της DINA.international, μπορείτε να διαμορφώσετε το περιεχόμενό σας (δηλ. ονόματα αιθουσών, περιγραφές workshop) σε αρκετές γλώσσες, εισάγοντας το περιεχόμενο σε αρκετές γλώσσες διαδοχικά στο ίδιο πεδίο καταχώρισης. Σύντομα θα πραγματοποιηθεί αναβάθμιση, η οποία θα σας επιτρέπει να ορίσετε ποιο περιεχόμενο (τίτλοι, περιγραφές) θα εμφανίζεται σε ποια γλωσσική εκδοχή. Μόλις είναι διαθέσιμη η αναβάθμιση, θα το ανακοινώσουμε στην πλατφόρμα και θα παραθέσουμε εδώ την περιγραφή.

Αποχώρηση από το συνέδριο

Το ψηφιακό συνεδριακό κέντρο της πλατφόρμας DINA χρησιμοποιεί το πρόγραμμα ανοιχτού κώδικα BigBlueButton ως ενσωματωμένη λύση τηλεδιάσκεψης, που χρησιμοποιείται συχνά και στο περιβάλλον του σχολείου και του πανεπιστημίου. Το πλεονέκτημα του ανοιχτού κώδικα βασίζεται κυρίως στην ασφάλεια (των δεδομένων), καθώς ο κώδικας του προγράμματος ελέγχεται ελεύθερα και βελτιστοποιείται από διεθνείς ειδικούς της τεχνολογίας πληροφοριών. Στο διαδίκτυο διατίθεται πληθώρα εγχειριδίων χρήσης για το BigBlueButton, τα οποία περιγράφουν λεπτομερώς τις λειτουργίες του. Παρ’ όλα αυτά, στις ακόλουθες σελίδες θα θέλαμε να επισημάνουμε κάποια χαρακτηριστικά τα οποία απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή.

1. Όνομα εκδήλωσης

2. Τηλεδιάσκεψη BigBlueButton

3. Άνοιγμα της τηλεδιάσκεψης σε νέα καρτέλα

4. Μεγιστοποίηση του βίντεο (αποκρύπτει την υπόλοιπη θεώρηση του συνεδρίου και μεγιστοποιεί το παράθυρο του βίντεο. Μπορεί να αναιρεθεί, πιέζοντας το ίδιο πλήκτρο.)

Όροι που χρησιμοποιούνται στο συνεδριακό κέντρο

Η αίθουσα αποτελεσμάτων, όπως και η αίθουσα συμμετεχόντων, δεν είναι μια πραγματική αίθουσα. Αυτό συμβαίνει γιατί εδώ δεν μπορείτε να δημιουργήσετε εκδηλώσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αίθουσα αποτελεσμάτων, για να συνδέσετε κάποιο (νέο) πρόγραμμα στην πλατφόρμα DINA με το συνέδριό σας, έτσι ώστε να έχουν όλοι οι συμμετέχοντες πρόσβαση. Καθώς εμφανίζεται στη , όπως οι υπόλοιπες αίθουσες, οι συμμετέχοντες μπορούν να επεξεργαστούν συλλογικά τα έγγραφα, να μεταφορτώσουν αρχεία στο cloud, να δημιουργήσουν δημοσκοπήσεις ή να γεμίσουν το ημερολόγιο του προγράμματος απευθείας από το περιβάλλον του συνεδρίου. Εδώ, παρατίθεται ένα σύντομο παράδειγμα για το πώς μοιάζει ένα ενσωματωμένο πρόγραμμα στο περιβάλλον του συνεδρίου:

Η πλατφόρμα DINA.international προσφέρει επαρκείς πόρους διακομιστή για τις συναντήσεις/τηλεδιασκέψεις σας στον τομέα των διεθνών ανταλλαγών νέων και μαθητών, τους οποίους μπορείτε να κάνετε κράτηση απλά με ένα έντυπο. Αυτό θα εφαρμόζεται μέχρι τη δημοσίευση της μηχανής κρατήσεων, ενός εργαλείου με το οποίο το έντυπο θα ενσωματώνεται στη σελίδα διαχείρισης του συνεδρίου εντός της DINA.international.

Κατά τη δημιουργία και τον δοκιμαστικό έλεγχο των λειτουργιών της DINA.international, το συνέδριό σας θα βρίσκεται σε δοκιμαστική λειτουργία, δηλ. εσείς και μια μικρή ομάδα θα δοκιμάσετε όλα τα εργαλεία της πλατφόρμας χωρίς περιορισμό. Αφού οριστεί το χρονικό διάστημα του συνεδρίου σας, θα πρέπει να κάνετε κράτηση των πόρων του συνεδρίου τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από την έναρξη του συνεδρίου. Μόνο τότε θα είμαστε σε θέση να σας παρέχουμε τις απαιτούμενες δυνατότητες για μεγαλύτερες ομάδες.

Στη συνέχεια, οι εταίροι του προγράμματος θα ελέγξουν, στο παρασκήνιο, σε ποιο βαθμό μπορεί να είναι διαθέσιμη η χρηματοδότηση για τα εν λόγω συνέδρια. Εάν αυτό αλλάξει για κάποιο λόγο, θα ενημερώσουμε εγκαίρως όλους τους χρήστες της DINA.international.

Υπόβαθρο: Η τεχνολογία βίντεο, που είναι ενσωματωμένη στην http:/ DINA.international, απαιτεί δυνατότητες χωρητικότητας διακομιστή, οι οποίες διαβαθμίζονται από τους χειριστές του πορτάλ ανάλογα με τον αριθμό των συμμετεχόντων και τη χρονική διάρκεια. Αντίθετα από τους εμπορικούς παρόχους, που παρέχουν την εν λόγω υπηρεσία «δωρεάν», η πλατφόρμα DINA δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα των χρηστών για εμπορικούς σκοπούς (π.χ. για διαφημιστικούς ή συναφείς σκοπούς).

Η λειτουργία ζωντανής αναμετάδοσης είναι υπό κατασκευή. Ωστόσο, στο μέλλον θα δίνει τη δυνατότητα εξωτερικής αναμετάδοσης από μια τηλεδιάσκεψη BigBlueButton (π.χ. στο YouTube ή στο Facebook, αλλά και σε άλλες αίθουσες εντός του συνεδριακού κέντρου της πλατφόρμας DINA).

Τι θα ήταν μια εκδήλωση, συνάντηση, συγκέντρωση ή ένα συνέδριο χωρίς μια κινητοποιημένη κοινότητα ενδιαφερομένων, συμμετεχόντων, μαθητών ή μελών; Η προετοιμασία ενός ψηφιακού συνεδρίου περιλαμβάνει και τη διαχείριση και προσθήκη συμμετεχόντων, οι οποίοι ονομάζονται μέλη, εντός της πλατφόρμας μας.

Μπορείτε να προσθέσετε εγγεγραμμένους χρήστες της πλατφόρμας σε κάποιο ψηφιακό συνέδριο στην πλατφόρμα DINA καθώς και να προσκαλέσετε εξωτερικούς συμμετέχοντες με τις διευθύνσεις e-mail τους. Επιπλέον, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα απλό έντυπο στον μικρότοπο του συνεδρίου, για να δώσετε στους ενδιαφερόμενους τη δυνατότητα να εγγραφούν μόνοι τους.

Ωστόσο, θα θέλαμε αρχικά να σας παρουσιάσουμε μια επισκόπηση σχετικά με τους διαφορετικούς ρόλους που υπάρχουν σε ένα ψηφιακό συνέδριο. Κάθε ρόλος σχετίζεται με συγκεκριμένα δικαιώματα, τα οποία παρέχουν διαφορετικές δυνατότητες διάδρασης με την πλατφόρμα ή εντός των τηλεδιασκέψεων.

Ρόλοι

Πρόσκληση συμμετεχόντων

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη διαχείριση των συμμετεχόντων, περιηγηθείτε αρχικά από τη σελίδα διαχείρισης στην καρτέλα «Μέλη».

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να προσκαλέσετε κάποιον σε μια συνάντηση. Κατά κύριο λόγο, διακρίνονται σε δύο:

• Κάποιος είναι ήδη εγγεγραμμένος στην πλατφόρμα ή

• Επιθυμεί να συμμετάσχει σε κάποιο συνέδριο ως εξωτερικός συμμετέχων.

Στην τελευταία περίπτωση, μπορείτε από τη μία να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό στην πλατφόρμα DINA κατά τη διάρκεια της εγγραφής, ή – αυτή η επιλογή δεν είναι ακόμη διαθέσιμη – να χορηγήσετε μόνο προσωρινή πρόσβαση στο περιεχόμενο κάποιου συνεδρίου.

Πρόσκληση των χρηστών της πλατφόρμας

Η πρόσκληση των ατόμων, που είναι ήδη ενεργά στην πλατφόρμα DINA, είναι πολύ εύκολη. Εάν βρίσκεστε ήδη στη διαχείριση συμμετεχόντων, θα δείτε την επιλογή «Πρόσκληση εγγεγραμμένων χρηστών…» με έναν αριθμό σε παρενθέσεις. Αυτός ο αριθμός δείχνει τον αριθμό των χρηστών της πλατφόρμας που έχουν προσκληθεί ήδη και δεν έχουν αποδεχθεί ακόμη την πρόσκληση. Εδώ, μπορείτε να πληκτρολογήσετε την αρχή ενός ονόματος στο πεδίο εισαγωγής και θα εμφανιστούν αμέσως τα προτεινόμενα ονόματα. Αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε σταδιακά χρήστες. Τέλος, πρέπει να επιβεβαιώσετε την καταχώρισή σας, κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Πρόσκληση χρηστών».

Πρόσκληση εξωτερικών χρηστών (με εγγραφή στην πλατφόρμα DINA)

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή «Πρόσκληση μη εγγεγραμμένων χρηστών», για να προσκαλέσετε εξωτερικούς χρήστες, οι οποίοι θα πρέπει να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό στην πλατφόρμα DINA αμέσως μόλις αποδεχθούν την πρόσκληση. Ο αριθμός εντός των παρενθέσεων υποδεικνύει τον αριθμό των εξωτερικών συμμετεχόντων που έχουν ήδη προσκληθεί και δεν έχουν εγγραφεί ακόμη στην πλατφόρμα DINA. Τώρα, κάντε κλικ στο πλήκτρο «Πρόσκληση ατόμων».

Στην ακόλουθη επισκόπηση μπορείτε να εισάγετε μία ή περισσότερες διευθύνσεις e-mail στο αντίστοιχο πεδίο. Διαχωρίστε τις διευθύνσεις με κόμμα ή χρησιμοποιήστε διαφορετική σειρά για την κάθε μια. Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να προσθέσετε κάποιο προσωπικό μήνυμα στο e-mail-πρόσκληση. Αφού επιβεβαιώσετε πατώντας το πλήκτρο «Πρόσκληση», όλοι οι προσκεκλημένοι θα λάβουν ένα e-mail με έναν σύνδεσμο, για να εγγραφούν στην πλατφόρμα DINA. Μετά την εγγραφή, θα προστεθούν αυτόματα στο συνέδριο ως συμμετέχοντες.

Πρόσκληση εξωτερικών χρηστών (χωρίς εγγραφή στην πλατφόρμα DINA)

Προς το παρόν, η εν λόγω επιλογή δεν είναι διαθέσιμη.

Διαχείριση αιτήσεων μελών

Εάν κάποιος ενδιαφερόμενος έχει καταθέσει «αίτηση συμμετοχής» ή, αλλιώς, αίτηση εγγραφής μέσω του μικρότοπου του συνεδρίου, αυτή θα εμφανιστεί στην καρτέλα «Αιτήσεις μελών». Οι διαχειριστές του συνεδρίου μπορούν να αποδεχτούν ή να απορρίψουν τις αιτήσεις. Αφού αποφασίσουν, όλοι οι ενδιαφερόμενοι θα λάβουν μια ειδοποίηση στο πάνω δεξί τμήμα της πλατφόρμας DINA, μέσω του εικονιδίου «Κουδούνι», καθώς και μέσω e-mail, με τις κατάλληλες ρυθμίσεις ειδοποίησης. Οι συμμετέχοντες, που έγιναν αποδεκτοί, μπορούν να εισέλθουν τώρα στο συνέδριο.

Διαχείριση τρεχόντων μελών

Η καρτέλα «Τρέχοντα μέλη» δείχνει όλους τους συμμετέχοντες του συνεδρίου, που έχουν γίνει ήδη δεκτοί. Δίπλα στο όνομα στην αριστερή πλευρά, θα βρείτε στα δεξιά το σύμβολο του e-mail, το οποίο ανοίγει μια ζωντανή συνομιλία (Rocket) με το εν λόγω άτομο μέσω της πλατφόρμας DINA. Δίπλα στο εικονίδιο του e-mail, θα δείτε τον ρόλο, που μπορεί να είναι είτε Διαχειριστής είτε Μέλος.

Εάν ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού ενός ατόμου, έχετε τρεις επιλογές:

• Αναφορά ανάρμοστου περιεχομένου: Εάν η συμπεριφορά κάποιου/κάποιας αντιτίθεται στους κανονισμούς της DINA, μπορείτε να τον/την αναφέρετε σε εμάς. Εμείς, στη συνέχεια, θα λάβουμε τα κατάλληλα μέτρα.

• Αλλαγή ρόλου: Με το πλήκτρο «Ως Μέλος» ή «Ως Διαχειριστής» μπορείτε να αλλάξετε τον ρόλο κάποιου ατόμου σε μέλος ή σε διαχειριστή του συνεδρίου.

• Αφαίρεση: Αφαιρεί κάποιο άτομο από το συνέδριο. Τα εν λόγω άτομα δεν θα είναι σε θέση να συμμετάσχουν μέχρι να καταθέσουν εκ νέου αίτηση συμμετοχής

Βιντεοσκόπηση

Η λειτουργία βιντεοσκόπησης δεν είναι διαθέσιμη ακόμα.

Αποθήκευση της ζωντανής συνομιλίας και των σημειώσεων

Το BigBlueButton παρέχει τη δυνατότητα αποθήκευσης της δημόσιας συνομιλίας καθώς και των κοινοποιημένων σημειώσεων. Στη δημόσια συνομιλία, αυτό πραγματοποιείται μέσω του μενού 3 σημείων στην πάνω δεξιά γωνία του παραθύρου συνομιλίας.

Από την άλλη, μπορείτε να κατεβάσετε τις κοινοποιημένες σημειώσεις σε διάφορες μορφές (π.χ. PDF, Word, ODF, HTML) μέσω του εικονιδίου μεταφόρτωσης.

Αποθήκευση της λίστα συμμετεχόντων

Μπορείτε να κατεβάσετε σε αρχείο κειμένου και τη λίστα των παρόντων συμμετεχόντων. Αυτό γίνεται εύκολα μέσω του μενού γρανάζι δίπλα στη λίστα συμμετεχόντων.

Μια τηλεδιάσκεψη εξαρτάται από τη διάδραση όλων των συμμετεχόντων. Όπως και στις συναντήσεις, που απαιτούν φυσική παρουσία, έτσι κι εδώ, είναι σημαντικό να έχουν οι συμμετέχοντες τη δυνατότητα έκφρασης και επικοινωνίας. Το BigBlueButton προσφέρει μια σειρά εργαλείων, τα οποία, αν χρησιμοποιηθούν σωστά, μπορούν να συμβάλλουν στη διαδραστική ανταλλαγή.

Ζωντανή συνομιλία

Το BigBlueButton προσφέρει δύο είδη ζωντανής συνομιλίας: τη δημόσια και την ιδιωτική.

Η δημόσια ζωντανή συνομιλία είναι διαθέσιμη κατά την έναρξη της τηλεδιάσκεψης και μπορούν να την δουν όλοι οι συμμετέχοντες. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για γενικές ερωτήσεις ή για την αποστολή πληροφοριών σε όλους τους συμμετέχοντες.

Η ιδιωτική ζωντανή συνομιλία ανοίγει μόνο κάνοντας κλικ πάνω σε κάποιον συμμετέχοντα από τη λίστα συμμετεχόντων και επιλέγοντας την επιλογή Έναρξη ιδιωτικής συνομιλίας. Στις ιδιωτικές συνομιλίες έχουν πρόσβαση μόνο τα δύο εμπλεκόμενα μέρη και ενδείκνυνται κυρίως για γρήγορες συνεννοήσεις, π.χ. μεταξύ των συντονιστών.

Σύμβολα κατάστασης

Τα σύμβολα κατάστασης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη μη λεκτική έκφραση των διαφορετικών συναισθημάτων ή για την επικοινωνία με τα υπόλοιπα άτομα κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης. Η κατάσταση μεταβάλλεται κάνοντας κλικ στο προσωπικό όνομα στην καρτέλα Συμμετέχοντες και στη συνέχεια στη Ρύθμιση κατάστασης. Στη συνέχεια, η φωτογραφία αντικαθίσταται από την αντίστοιχη κατάσταση, η οποία είναι ορατή σε όλους.

Κοινοποιημένες σημειώσεις

Ακριβώς όπως και στη δημόσια συνομιλία, έτσι κι εδώ, όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να δουν και να επεξεργαστούν τις κοινοποιημένες σημειώσεις. Η διαφορά είναι ότι οι αναρτήσεις δεν αποδίδονται σε συγκεκριμένα άτομα και ότι διατίθεται ένα απλό πρόγραμμα επεξεργασίας HTML. Αυτό καθιστά ευκολότερη την οργάνωση των σημειώσεων και την αλλαγή του στυλ. Οι κοινοποιημένες σημειώσεις είναι κατάλληλες για την τήρηση κοινών πρακτικών καθώς και για την καταγραφή συναισθημάτων και ιδεών.

Δημοσκοπήσεις

Για απλές ψηφοφορίες ή απλά παιχνίδια ερωτήσεων, το BigBlueButton διαθέτει μια λειτουργία δημοσκόπησης. Ωστόσο, μπορεί να τεθεί μόνο ένα ερώτημα (κλειστού τύπου) τη φορά. Υπάρχουν ήδη κάποιες προκαθορισμένες δημοσκοπήσεις, αλλά μπορούν να δημιουργηθούν και δημοσκοπήσεις που απευθύνονται στους συγκεκριμένους χρήστες με έως και 5 απαντήσεις, που μπορείτε να επιλέξετε εσείς οι ίδιοι. Μετά την κοινοποίηση, η δημοσκόπηση λήγει και όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να δουν τα αποτελέσματα.

Σκοπός της πλατφόρμας DINA είναι η υποστήριξη των διεθνών ανταλλαγών νέων και γι’ αυτό έχει σχεδιαστεί για χρήση σε πολλές γλώσσες. Όχι μόνο η ίδια η πλατφόρμα αλλά και η ενσωματωμένη λύση τηλεδιάσκεψης BigBlueButton (BBB) υποστηρίζουν πολλές γλώσσες. Αν και η τεχνολογία δεν είναι ακόμη τόσο προηγμένη για να υποστηρίζει την αυτόματη διερμηνεία της ομιλούμενης γλώσσας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους δικούς σας διερμηνείς. Στο ακόλουθο απόσπασμα, θα σας ενημερώσουμε για τον τρόπο λειτουργίας και ενεργοποίησης αυτού του χαρακτηριστικού.

Σημαντική σημείωση πριν ξεκινήσετε: Για την πραγματοποίηση ενός συνεδρίου με διερμηνεία, θα θέλαμε να σας επισημάνουμε ότι τέτοια συνέδρια στην πλατφόρμα DINA.international (όπως και στην πραγματική ζωή) απαιτούν συγκεκριμένες προετοιμασίες: Ειδικά όσον αφορά τους διερμηνείς, συστήνουμε να εξετάσουν και να γνωρίσουν τις λειτουργίες και το περιβάλλον του λογισμικού εκ των προτέρων προς αποφυγή διακοπών. Επιπλέον, θα είναι πολύ κουραστικό, αν οι συμμετέχοντες δεν μπορούν να ακούσουν τον ήχο ή εάν κάτι δεν λειτουργεί, επειδή χρησιμοποιούνται τα λάθος προγράμματα περιήγησης ή δεν έχουν δοκιμάσει τον τρόπο χρήσης του συστήματος…

• Συστήνουμε στους διερμηνείς να φορούν ένα σετ ακουστικών με μικρόφωνο προς αποφυγή του μικροφωνισμού (χωρίς σετ ακουστικών με μικρόφωνο δεν είναι εφικτό).

• Συστήνουμε τη χρήση ισχυρής (τουλάχιστον 10 Mbit, καλύτερα όμως 20 Mbit – θα πρέπει να το ελέγξετε εκ των προτέρων) σύνδεσης στο διαδίκτυο (κατά προτίμηση μέσω καλωδίου και όχι ασύρματης σύνδεσης). Η πρόσβαση μέσω ασύρματης σύνδεσης μπορεί να λειτουργήσει, είναι όμως επιρρεπής σε παρεμβολές, π.χ. οι γείτονες βλέπουν ταινίες).

• Συστήνουμε τη χρήση ενός ισχυρού υπολογιστή με τουλάχιστον 4 GB, ιδανικά 8 GB, μνήμη RAM.

• Οι διερμηνείς θα πρέπει να έχουν περιηγηθεί στο περιβάλλον του συνεδρίου στην πλατφόρμα DINA και να έχουν δοκιμάσει τις λειτουργίες.

• Συχνά οι διερμηνείς επιθυμούν να έχουν οπτική επαφή με τους συναδέλφους τους. Αυτό είναι εφικτό με τη χρήση μιας (κρυφής, ξεχωριστής) αίθουσας βίντεο, στην οποία έχει απενεργοποιηθεί ο ήχος και στις δύο πλευρές. Εναλλακτικά, αυτό το κανάλι μπορεί να χρησιμοποιηθεί για άλλες υπηρεσίες μηνυμάτων και κανάλια βίντεο.

Βασική αρχή της λειτουργίας διερμηνείας

Η διερμηνεία στο ΒΒΒ λειτουργεί ως εξής:

• Ένας συντονιστής (ή και οι ίδιοι οι διερμηνείς) ρυθμίζει τις ομιλούμενες γλώσσες (ή τις γλώσσες στις οποίες γίνεται η διερμηνεία).

• Θεωρητικά, κάθε συντονιστής μπορεί να κάνει διερμηνεία στην πλατφόρμα DINA. Το μόνο που χρειάζεται είναι να επιλέξει τη γλώσσα στόχο στην οποία θα πραγματοποιηθεί η διερμηνεία.

• Οι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν ποια γλώσσα επιθυμούν να ακούν. Μπορούν επίσης να επιλέξουν την πρωτότυπη γλώσσα χωρίς διερμηνεία (όταν επιλέγεται μια γλώσσα, τότε ακούγεται είτε η διερμηνεία είτε η πρωτότυπη γλώσσα στην επιλεχθείσα γλώσσα).

• Όταν μιλά κάποιος διερμηνέας, χαμηλώνεται η ένταση της πρωτότυπης γλώσσας.

Ενεργοποίηση διερμηνείας

Οι συντονιστές μπορούν να προσθέσουν όλες τις ομιλούμενες γλώσσες στην τηλεδιάσκεψη μέσω της καρτέλας Γλώσσες. Εάν η διερμηνεία πρέπει να πραγματοποιηθεί μόνο σε μία γλώσσα (π.χ. επειδή η μισή ομάδα μιλά και τις δύο γλώσσες), τότε αρκεί αυτό. Αφού γίνει αυτό, κάντε απλώς κλικ στο πλήκτρο «Έναρξη μετάφρασης» και όλα είναι έτοιμα.

Για τους διερμηνείς: Ποια γλώσσα ακούω;

Για να μπορέσει να εργαστεί ο διερμηνέας, χρειάζεται δικαιώματα συντονιστή στην τηλεδιάσκεψη ΒΒΒ. Αυτά μπορούν να του χορηγηθούν κατά τη δημιουργία της εκδήλωσης ή και κατά την διάρκεια της τρέχουσας συνάντησης.

Στην μπάρα των επιλογών, κάτω από τα βίντεο, όλοι οι συντονιστές αλλά και οι συμμετέχοντες βλέπουν το πλήκτρο «διαθέσιμες γλώσσες». Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε ποιες γλώσσες επιθυμείτε να ακούτε. Εάν επιλέξετε την Πρωτότυπη γλώσσα, αποδίδεται ο πρωτότυπος ήχος με όλες τις γλώσσες. Οι γλώσσες είναι διαθέσιμες προς επιλογή μόνο μετά την ενεργοποίηση της διερμηνείας. Τα πλήκτρα είναι ορατά ακόμη και όταν έχει απενεργοποιηθεί η λειτουργία.

Για τους διερμηνείς: Σε ποια γλώσσα θέλετε να κάνετε τη διερμηνεία;

Τώρα, οι διερμηνείς πρέπει να επιλέξουν τη γλώσσα στην οποία θα κάνουν τη διερμηνεία, δηλ. τη γλώσσα στην οποία θα μιλήσουν. Αυτό πραγματοποιείται μέσω του πλήκτρου «Μετάφραση γλώσσας» τέρμα δεξιά. Εάν έχει επιλεγεί ήδη η γλώσσα, η οποία ακούγεται, τότε δεν διατίθεται η επιλογή σε αυτό το μενού, ή το αντίστροφο.

Διερμηνείς: Ομιλία

Οι διερμηνείς διαθέτουν το δικό τους πλήκτρο μικροφώνου, το οποίο χρησιμοποιούν μόνο όταν κάνουν διερμηνεία. Το εν λόγω πλήκτρο είναι μοβ, όπως το πλήκτρο «Μετάφραση γλώσσας». Όταν ενεργοποιείται αυτό το μικρόφωνο, θα ακούν τη φωνή του διερμηνέα μόνο οι συμμετέχοντες που έχουν επιλέξει την αντίστοιχη γλώσσα. Το κανονικό μικρόφωνο μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για να ακούγεται από όλους στην ολομέλεια, διαφορετικά θα πρέπει να μένει πάντα απενεργοποιημένο (απενεργοποίηση ήχου=διαγραφή). Το μικρόφωνο του διερμηνέα θα πρέπει να είναι πάντα απενεργοποιημένο, όταν δεν χρησιμοποιείται.

Ακροατές

Για τους ακροατές είναι πολύ απλό: το μόνο που πρέπει να κάνουν είναι να επιλέξουν τη γλώσσα που επιθυμούν να ακούν. Αυτό μπορούν να το κάνουν μέσω του πλήκτρου μπλε υδρόγειος σφαίρα. Το ίδιο ισχύει και για τους συντονιστές.

Οι επονομαζόμενοι συντονιστές διαθέτουν συγκεκριμένα δικαιώματα στο BigBlueButton, τα οποία τους διαχωρίζουν από τους κανονικούς συμμετέχοντες. Με τις εν λόγω επιλογές έχουν τη δυνατότητα να διαχειριστούν την τηλεδιάσκεψη καθώς και τους συμμετέχοντες.

Στο ψηφιακό συνεδριακό κέντρο υπάρχουν τρεις τρόποι για να γίνετε/είστε συντονιστής στο BBB:

• Σε όλες τις τηλεδιασκέψεις όλοι οι διαχειριστές μιας συνάντησης είναι αυτόματα και συντονιστές.

• Οι διαχειριστές μπορούν να ορίσουν μεμονωμένα άτομα ως συντονιστές μιας συγκεκριμένης εκδήλωσης, όταν .

• Κατά τη διάρκεια της τρέχουσας τηλεδιάσκεψης, οι συντονιστές μπορούν να ορίσουν άλλους συμμετέχοντες ως συντονιστές (αυτό εφαρμόζεται μόνο στη συγκεκριμένη τρέχουσα τηλεδιάσκεψη).

Στη συνέχεια, θα εξηγήσουμε επιγραμματικά ποιες επιλογές (ρυθμίσεων) διαθέτουν οι συντονιστές κατά τη διάρκεια της τρέχουσας τηλεδιάσκεψης.

Διαχείριση συμμετεχόντων

Υπάρχουν, κατά βάση, δύο τρόποι διαχείρισης των συμμετεχόντων. Ο πρώτος σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο άτομο, ενώ ο δεύτερος επηρεάζει όλους τους συμμετέχοντες της τηλεδιάσκεψης.

Πρώτη επιλογή: Κάντε κλικ πάνω σε κάποιον συμμετέχοντα στη λίστα συμμετεχόντων.

Εκεί, ανοίγει ένα μενού μέσω του οποίου μπορείτε:

1. να ξεκινήσετε μια προσωπική συνομιλία,

2. να μετατρέψετε τον συμμετέχοντα σε παρουσιαστή (ο συμμετέχων επιτρέπεται να κάνει κοινή χρήση της οθόνης,

3. να αναβαθμίσετε τον συμμετέχοντα σε συντονιστή (ο συμμετέχων διατηρεί τα ίδια δικαιώματα με τον συντονιστή),

4. να αφαιρέσετε τον συμμετέχοντα από την τηλεδιάσκεψη.

Δεύτερη επιλογή: Ανοίγετε το μενού γρανάζι δίπλα στη λίστα συμμετεχόντων.

Εδώ, μπορείτε να κάνετε τα ακόλουθα:

1. Να επαναρυθμίσετε τα εικονίδια κατάστασης όλων των συμμετεχόντων και των συντονιστών

2. Να απενεργοποιήσετε τον ήχο όλων των συμμετεχόντων

3. Να απενεργοποιήσετε τον ήχο όλων των συμμετεχόντων εκτός από του παρουσιαστή

4. Να κατεβάσετε όλα τα ονόματα των συμμετεχόντων ως αρχείο κειμένου (.txt) (ταξινομημένα κατά κύριο όνομα και επώνυμο)

5. Να περιορίσετε τα δικαιώματα των συμμετεχόντων (βλέπε παρακάτω, δεν εφαρμόζεται για τους συντονιστές).

Διαχείριση τηλεδιάσκεψης

Το μενού 3 σημείων στην πάνω δεξιά γωνία μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για να κάνετε γενικές ρυθμίσεις για την τηλεδιάσκεψη καθώς και για να λήξετε το συνέδριο (αυτή η λειτουργία δεν έχει μόνιμα αποτελέσματα στην πλατφόρμα DINA, αλλά μπορεί να υποστεί επανεκκίνηση κάθε φορά που κάποιος θέλει να συμμετάσχει).

Στις καθολικές ρυθμίσεις του συνεδρίου BigBlueButton θα βρείτε τα χαρακτηριστικά που θα διευκολύνουν τον συντονισμό και τη διάδραση. Για τις μεγάλες ομάδες ή για τις συνεδρίες ερωταπαντήσεων, συστήνουμε να ενεργοποιήσετε τουλάχιστον τις αναδυόμενες ειδοποιήσεις, έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε νέα μηνύματα στη ζωντανή συνομιλία, καθώς και όταν εισέρχονται οι συμμετέχοντες. Αυτό θα σας βοηθήσει να έχετε τον έλεγχο του τι συμβαίνει και θα συμβάλλει στην επίβλεψη της ομάδας.

Στην καρτέλα Λειτουργία αποθήκευσης δεδομένων μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις κάμερες και την κοινή χρήση οθόνης για όλο το συνέδριο. Κανονικά, δεν θα πρέπει να τροποποιούνται οι εν λόγω ρυθμίσεις, ωστόσο αυτό θα μπορούσε να αποδειχθεί χρήσιμο σε περίπτωση δυσκολιών σύνδεσης.

Παρουσιαστής / Δικαιώματα κοινής χρήσης οθόνης

Το BigBlueButton διαχωρίζει τους απλούς συμμετέχοντες από τους συντονιστές καθώς και από τους παρουσιαστές. Κάθε φορά μπορεί να παρουσιάζει μόνο ένα άτομο. Όποιος έχει κάθε φορά αυτό το δικαίωμα, θα εμφανίζεται ένας μικρός μπλε προτζέκτορας στη φωτογραφία του ατόμου στη λίστα συμμετεχόντων. Οι συντονιστές μπορούν να χορηγήσουν το δικαίωμα παρουσίασης, κάνοντας κλικ στο σύμβολο συν στο παράθυρο του βίντεο. Επιπροσθέτως, μπορούν να χορηγήσουν το εν λόγω δικαίωμα και σε απλούς συμμετέχοντες, επιλέγοντας το όνομα του αντίστοιχου ατόμου στη λίστα συμμετεχόντων.

Μερικές φορές, θα ήταν χρήσιμο να «στείλετε» τους συμμετέχοντες σε ξεχωριστές τηλεδιασκέψεις, όταν πρόκειται για καθήκοντα μικρότερων ομάδων, για συνεδρίες γνωριμίας ή για διαδραστικές μορφές. Σε κάποιες τρέχουσες μορφές συνεδριάσεων, αυτές οι ξεχωριστές αίθουσες βίντεο ονομάζονται επιμέρους αίθουσες. Μια εφικτή προσέγγιση θα ήταν να δημιουργήσετε μια με πολλά ψηφιακά τραπέζια και να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να διασκορπιστούν σε αυτά. Ωστόσο, το μειονέκτημα της εν λόγω προσέγγισης είναι ότι οι συμμετέχοντες θα πρέπει να αποχωρήσουν από την τρέχουσα τηλεδιάσκεψη και να διασκορπιστούν μόνοι τους στα τραπέζια (ιδανική λύση για διάλειμμα). Παρ’ όλα αυτά, το BigBlueButton προσφέρει ήδη μια επιμέρους ενσωματωμένη λειτουργία, η οποία ονομάζεται Ομαδικές αίθουσες. Η εν λόγω λειτουργία δίνει τη δυνατότητα τυχαίας αλλά και αυτοεπιλεχθείσας ομαδοποίησης των συμμετεχόντων. Οι διαχειριστές και οι παρουσιαστές μπορούν να δημιουργήσουν τις εν λόγω ομαδικές αίθουσες κατά τη διάρκεια της τρέχουσας τηλεδιάσκεψης μόνο με μερικά κλικ.

Δημιουργία ομαδικών αιθουσών

Για να δημιουργήσετε μια επιμέρους αίθουσα, ίσως χρειαστεί να μεγιστοποιήσετε την τηλεδιάσκεψη κάνοντας κλικ στον σταυρό με τα τέσσερα βέλη στις άκρες του, στην πάνω δεξιά γωνία, έτσι ώστε να εμφανιστούν όλες οι επιλογές. Ανοίξτε το μενού γρανάζι δίπλα στην επισκόπηση των συμμετεχόντων και επιλέξτε «Δημιουργία ομαδικών αιθουσών».

Στην ακόλουθη επισκόπηση, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό των αιθουσών (έως 8), το χρονικό διάστημα με τη λήξη του οποίου θα κλείσουν αυτόματα, να μεταφέρετε τυχαία συμμετέχοντες στις αίθουσες ή αργότερα να τους επιτρέψετε να επιλέξουν μόνοι τους αίθουσα. Επιπλέον, μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε (κάντε κλικ, κρατήστε και μετακινήστε) τους συμμετέχοντες μεταξύ των αιθουσών. Κάνοντας κλικ στη «Δημιουργία» ανοίγουν οι αίθουσες, ενώ κάνοντας κλικ στο «Κλείσιμο» ακυρώνεται η διαδικασία.

Συμμετοχή σε ομαδικές αίθουσες

Μετά τη δημιουργία των ομαδικών αιθουσών, όλοι οι συμμετέχοντες θα λάβουν ένα μήνυμα ότι μπορούν να συμμετάσχουν σε κάποια αίθουσα. Ανάλογα με τη ρύθμιση, σε αυτό το σημείο ενδέχεται είτε να έχουν είτε να μην έχουν το δικαίωμα επιλογής. Ωστόσο, κανείς δεν υποχρεούται να συμμετάσχει σε μια αίθουσα. Μπορείτε να αγνοήσετε το μήνυμα κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Κλείσιμο».

Ακόμα και αν κλείσουν την πρώτη ειδοποίηση, οι συμμετέχοντες μπορούν να συμμετάσχουν και εκ των υστέρων στις αίθουσες μέσω του πλαϊνού μενού. Οι διαχειριστές ή οι παρουσιαστές μπορούν να συμμετάσχουν σε όλες τις αίθουσες ανά πάσα στιγμή, ακόμη και αν έχουν τοποθετηθεί σε μια συγκεκριμένη αίθουσα.

Μόλις κάποιος συμμετέχων κάνει κλικ στην «Συμμετοχή στην αίθουσα», θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο περιήγησης με την τηλεδιάσκεψη BigBlueButton. Το κεντρικό συνέδριο παραμένει ανοιχτό στο αρχικό παράθυρο, αλλά έχει απενεργοποιηθεί ο ήχος του.

Εργασίες στις ομαδικές αίθουσες

Οι περισσότερες από τις τυπικές λειτουργίες του BigBlueButton μπορούν να χρησιμοποιηθούν και στις ομαδικές αίθουσες. Η μεγαλύτερη διαφορά, ωστόσο, είναι ότι κάθε άτομο, που βρίσκεται εκεί, μπορεί να μετατραπεί από μόνος του σε παρουσιαστή και να κάνει κοινή χρήση της οθόνης του. Αυτό είναι πολύ πρακτικό, γιατί δεν χρειάζεται να βρίσκεται πάντα κάποιος διαχειριστής σε κάθε ομαδική αίθουσα.

Αποχώρηση από τις ομαδικές αίθουσες

Οι συμμετέχοντες μπορούν να αποφασίσουν ανά πάσα στιγμή να αποχωρήσουν από κάποια ομαδική αίθουσα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να κλείσουν το αντίστοιχο παράθυρο περιήγησης.

Κλείσιμο επιμέρους αιθουσών / ομαδικών αιθουσών

Κατά βάση, οι επιμέρους αίθουσες ολοκληρώνονται αυτομάτως μετά τον προκαθορισμένο χρόνο. Ωστόσο, οι συντονιστές μπορούν να κλείσουν τις αίθουσες πιέζοντας το πλήκτρο «Λήξη όλων των ομαδικών αιθουσών» στην καρτέλα Ομαδικές αίθουσες.

Συμβουλές

Ως διοργανωτές του συνεδρίου πρέπει να οργανώσετε αρκετά πράγματα – έχετε μια ιδέα, πρέπει να αναπτύξετε ένα σχέδιο και ένα πρόγραμμα, να αποφασίσετε την ομάδα στόχο και πολλά ακόμη… Εφόσον επιθυμείτε να πραγματοποιήσετε το συνέδριό σας στην πλατφόρμα DINA, θα θέλαμε να μειώσουμε τον φόρτο εργασίας σας, τουλάχιστον σε αυτό το σημείο, και γι’ αυτό σας παρέχουμε την ακόλουθη λίστα ελέγχου. Στη συνέχεια, θα βρείτε κάποια σημαντικά σημεία που θα πρέπει να διευθετήσετε πριν από την έναρξη του συνεδρίου σας:

• Δημιουργήστε το συνέδριό σας, σχεδιάστε το και προσθέστε ένα πρόγραμμα αποτελεσμάτων, αν είναι απαραίτητο. Σημαντική σημείωση: Δημιουργήστε έναν , που θα κάνει το συνέδριό σας ενδιαφέρον για τους συμμετέχοντες ή για να προσελκύσετε εξωτερικό ενδιαφέρον για το πρόγραμμά σας.

• Αποφασίστε τον τρόπο που θα οι συμμετέχοντες στο συνέδριό σας – με ένα απλό ή λεπτομερές έντυπο αίτησης. (Εάν επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιο πιο περίπλοκο έντυπο εγγραφής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλα εργαλεία (όπως το pretix.eu ή κάποιον άλλο πάροχο εντύπου).

• Ενημερώστε τους συμμετέχοντές σας, έτσι ώστε να μπορούν να περιηγηθούν γρήγορα στην πλατφόρμα DINA. Για περισσότερες πληροφορίες, βλέπε τη .

• Ενημερώστε τους διερμηνείς, ώστε να μπορούν να περιηγηθούν γρήγορα στην πλατφόρμα DINA. Για περισσότερες πληροφορίες, βλέπε τη .

• Κάντε κράτηση δωρεάν την απαιτούμενη τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από την έναρξη του συνεδρίου σας.

• Ορίστε ένα ή περισσότερα άτομα από την ομάδα σας ως άτομο/-α επικοινωνίας για τεχνικά ζητήματα, το οποίο/-α θα είναι διαθέσιμο/-α μέσω ζωντανής συνομιλίας ή τηλεφώνου κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, και ενημερώστε τον/τους εκ των προτέρων αναλόγως.

Στα διεθνή συνέδρια, δεν παίζει ρόλο μόνο ο σωστός συντονισμός, αλλά και να γίνονται κατανοητά σε διαφορετικές γλώσσες. Γι’ αυτόν τον λόγο, η πλατφόρμα DINA προσφέρει μια λειτουργία διερμηνείας, επομένως ο ρόλος των διερμηνέων είναι απαραίτητος. Στη συνέχεια, ακολουθούν κάποιες χρήσιμες συμβουλές προετοιμασίας για τους διερμηνείς:

• Χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικό υπολογιστή ή λάπτοπ υψηλής απόδοσης (συστήνουμε τουλάχιστον 4, ιδανικά 8 GB RAM).

• Χρησιμοποιήστε σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο με τουλάχιστον 20 Mbit (εάν είναι εφικτό, χρησιμοποιήστε τη σύνδεση τοπικού δικτύου μέσω καλωδίου αντί για ασύρματη σύνδεση).

• Συστήνουμε να χρησιμοποιήσετε την τελευταία έκδοση του Firefox ή Chrome. Προς το παρόν, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Safari για τον θάλαμο διερμηνείας.

• Χρησιμοποιήστε ένα σετ ακουστικών με μικρόφωνο υψηλής ποιότητας. Φροντίστε να μην προσανατολίζονται τα ακουστικά προς την κατεύθυνση της αναπνοής σας.

• Πριν από το συνέδριο, κάντε έναν δοκιμαστικό έλεγχο με όλους τους διερμηνείς, έτσι ώστε να εξοικειωθούν με το περιβάλλον της DINA και με καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.

• Εάν είναι απαραίτητο, ανοίξτε μια δευτερεύουσα αίθουσα, παράλληλα με τη βασική, όπου θα ενεργοποιήσετε τις κάμερές σας, ωστόσο τα μικρόφωνα θα παραμείνουν απενεργοποιημένα, για να δείτε τους συναδέλφους σας και να ανταλλάξετε συμβουλές.

• Βεβαιωθείτε ότι κατά τη διάρκεια του συνεδρίου το μικρόφωνό σας είναι ενεργοποιημένο μόνο όταν μιλάτε και την υπόλοιπη ώρα παραμένει απενεργοποιημένο, προς αποφυγή των παρασκηνιακών θορύβων.

Για να συμμετάσχετε επιτυχώς σε μια συνάντηση στην πλατφόρμα DINA, σας παραθέτουμε κάποιες χρήσιμες συμβουλές, για να διασφαλίσουμε τις καλύτερες συνθήκες για την ομαλή συμμετοχή σας:

• Χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικό υπολογιστή (εάν είναι εφικτό) (όχι smartphone ή τάμπλετ).

• Χρησιμοποιήστε σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο (εάν είναι εφικτό, χρησιμοποιήστε τη σύνδεση τοπικού δικτύου μέσω καλωδίου αντί για ασύρματη σύνδεση).

• Επί του παρόντος, η πλατφόρμα DINA.international λειτουργεί καλύτερα με τα προγράμματα περιήγησης Firefox και Chrome. Αντίθετα, το Safari αντιμετωπίζει προβλήματα (εάν το συνέδριο διαθέτει διερμηνεία, το Safari δεν λειτουργεί προς το παρόν). Συστήνουμε να χρησιμοποιήσετε την τελευταία έκδοση.

• Χρησιμοποιήστε ακουστικά ή κατά προτίμηση ένα σετ ακουστικών με μικρόφωνο για καλύτερη ποιότητα ήχου και για να αποφύγετε τον μικροφωνισμό.

• Εγγραφείτε εκ των προτέρων, έτσι ώστε να περιηγηθείτε στην πλατφόρμα και τις λειτουργίες της. Ειδικά, εάν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα DINA από τον χώρο εργασίας σας και η δυνατότητά σας να κάνετε ρυθμίσεις στον υπολογιστή και το πρόγραμμα περιήγησης είναι περιορισμένες, συστήνουμε να κάνετε ένα δοκιμαστικό έλεγχο νωρίτερα.

• Η πλατφόρμα απαιτεί συναίνεση για τη χρήση της εξόδου ήχου και κάμερας. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησής σας, ενδέχεται να ανοίξει το αντίστοιχο παράθυρο στο παρασκήνιο. Επομένως, ελέγξτε εάν έχει ανοίξει το παράθυρο στο παρασκήνιο, εάν δεν μπορείτε να μοιραστείτε τον ήχο ή το βίντεό σας.

• Χρησιμοποιήστε τον τεχνικό έλεγχο στην αρχή της συνάντησης – εάν είναι διαθέσιμος – έτσι ώστε να εντοπίσετε και να επιλύσετε εγκαίρως πιθανά προβλήματα κατά τη χρήση της DINA.international.