Επιθυμείτε να δημιουργήσετε την πρώτη σας εκδήλωση μέσω της πλατφόρμας DINA; Τότε βρίσκεστε στο κατάλληλο μέρος! Αν και στις επόμενες σελίδες θα αναφερθούμε σε συνέδρια, η εκδήλωσή σας μπορεί φυσικά να είναι μια ανταλλαγή, μια ομαδική συνάντηση, μια συνεδρίαση, μια σειρά διαλέξεων ή κάτι τελείως διαφορετικό.

Κατά κανόνα, η διαδικασία μοιάζει αρκετά με τη δημιουργία μιας ομάδας στην πλατφόρμα DINA. Συνεπώς, αν το έχετε ξανακάνει, θα αναγνωρίσετε κάποια πράγματα και εδώ.

Δημιουργώντας ένα νέο συνέδριο

Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία της δημιουργίας, κάντε κλικ στο σύμβολο συν στο πάνω δεξί τμήμα του μενού μπαρ της DINA και στη συνέχεια στο εικονίδιο «Δημιουργία συνεδρίου». Τώρα, θα μεταφερθείτε αυτόματα στη σελίδα με τις παραμέτρους συστήματος, όπου μπορείτε να κάνετε όλες τις βασικές ρυθμίσεις για την εκδήλωσή σας. Πέρα από τις βασικές ρυθμίσεις, εδώ μπορείτε να συμπληρώσετε απευθείας τον μικρότοπο του συνεδρίου. Ωστόσο, μπορείτε να το κάνετε αυτό και αργότερα (όπως και να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις του συνεδρίου).

Γενικές ρυθμίσεις

Όνομα συνεδρίου

Το όνομα του συνεδρίου είναι υποχρεωτικό και ορατό σε όλους τους συμμετέχοντες του συνεδρίου καθώς και στους υπόλοιπους μέσω του μικρότοπου. Σκεφτείτε έναν σύντομο περιεκτικό τίτλο, ο οποίος θα περιγράφει καλύτερα το συνέδριό σας.

Χρόνος έναρξης και λήξης συνεδρίου

Ο χρόνος έναρξης και λήξης του συνεδρίου σας εμφανίζεται στον μικρότοπο και αποτελεί τη βάση για τα e-mail υπενθύμισης, εάν έχετε δημιουργήσει τέτοια.

Είδος αίτησης συμμετοχής

Εδώ, θα ορίσετε εάν τα άτομα, που ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν στο συνέδριο, θα πρέπει να συμπληρώσουν κάποιο έντυπο αίτησης, το οποίο μπορείτε να σχεδιάσετε πριν το συνέδριο. Εάν δεν επιθυμείτε ξεχωριστό έντυπο αίτησης, παραβλέψτε το εν λόγω πεδίο. Επιπλέον, μπορείτε να οργανώσετε το συνέδριο, έτσι ώστε κάθε χρήστης του πορτάλ να μπορεί απλώς να εισέλθει στο συνέδριο. (Συστήνουμε να το κάνετε αυτό μόνο σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, καθώς ενδέχεται να οδηγήσει σε απρόσμενα μεγάλες ομάδες, που μπορεί να συμμετάσχουν αυθόρμητα στο συνέδριό σας)

Εμφάνιση στο πρόγραμμα ή στα ομαδικά ημερολόγια (προαιρετικό)

Εάν το συνέδριο ανήκει σε κάποια ομάδα της DINA ή σχετίζεται με συγκεκριμένες ομάδες ή προγράμματα, μπορείτε να το αναφέρετε εδώ. Τότε, το συνέδριο θα εμφανιστεί στα ημερολόγια των αντίστοιχων ομάδων και προγραμμάτων (π.χ. μπορείτε να παρουσιάσετε ένα συνέδριο, για το οποίο αναζητάτε αρκετούς συμμετέχοντες, σε κάποιο φόρουμ της DINA ή εάν η ομάδα στόχος έχει οργανωθεί μόνη της σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή πρόκειται να οργανωθεί μόνη της ανάλογα)

Περιγραφή και πληροφορίες

Η περιγραφή του συνεδρίου είναι απαραίτητη για την εξωτερική επικοινωνία, καθώς είναι το πρώτο πράγμα που θα βλέπουν οι ενδιαφερόμενοι στον μικρότοπο. Γι’ αυτό, θα πρέπει να τη σχεδιάσετε προσεκτικά και να παρέχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την εκδήλωσή σας. Ο συντάκτης της περιγραφής θα βασιστεί στη γλώσσα Markdown markup, την οποία θα χρησιμοποιεί ενστικτωδώς, αφού πρώτα μπει στο νόημα. Μπορείτε να βρείτε εδώ τις σχετικές πληροφορίες.

Στοιχεία επικοινωνίας (προαιρετικό)

Πώς μπορώ να επικοινωνήσω με τους υπευθύνους του συνεδρίου; Σε αυτό το πεδίο, μπορείτε να εισάγετε συνδέσμους καθώς και πληροφορίες, όπως διεύθυνση, τηλέφωνο, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, κ.ο.κ. Προσοχή: Μπορεί να διαβάσουν και τρίτοι τις εν λόγω πληροφορίες. Η σύνταξη Markdown μπορεί να χρησιμοποιηθεί και εδώ, π.χ. εάν επιθυμείτε να τονίσετε κάτι.

Χρώμα Συνεδρίου (προαιρετικό)

Μπορείτε να ορίσετε εύκολα το βασικό χρώμα του συνεδρίου σας σε μορφή Hex. Για παράδειγμα, μπορείτε να βρείτε κάποια χρώματα στη μορφή Hex στη Wikipedia. Εναλλακτικά, μπορείτε απλώς να αναζητήσετε στο Google το εργαλείο επιλογής χρωμάτων (colour picker) και να μετατρέψετε το χρώμα που έχετε επιλέξει.

Εικονίδιο (προαιρετικό)

Το εικονίδιο είναι ένα είδος λογότυπου για το συνέδριό σας και θα εμφανίζεται στους ενδιαφερομένους στον μικρότοπο καθώς και κατά την αναζήτηση.

Εικόνα μπάνερ (προαιρετικό)

Το μπάνερ εμφανίζεται στον μικρότοπο πάνω από το όνομα της ομάδας. Γι’ αυτό, καλό θα ήταν να επιλέξετε μια πιο πλατιά μορφή, έτσι ώστε να μην κόβεται κανένα από τα δύο (1140 x 240 πίξελ).

Ιστοσελίδα (προαιρετικό)

Έχει το συνέδριό σας τη δική του ιστοσελίδα ή επιθυμείτε να παραθέσετε κάποιον σύνδεσμο για κάποια ιστοσελίδα, στην οποία θα ανακοινώνεται η εκδήλωσή σας; Τότε, μπορείτε να παραθέσετε εδώ κάποιον σύνδεσμο, ο οποίος θα εμφανίζεται στον μικρότοπο.

Σχετικά θέματα και λέξεις κλειδιά (προαιρετικό)

Εδώ, μπορείτε να αναφέρετε, ποια κοινωνικά θέματα που θα παίξουν ρόλο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσής σας, έτσι ώστε να βρουν πιο εύκολα το συνέδριο στη λειτουργία αναζήτησης τα άτομα που ενδιαφέρονται για συγκεκριμένα θέματα και να δουν άμεσα τη θεματολογία της εκδήλωσης. Οι λέξεις κλειδιά μπορούν να περιορίσουν το θεματικό πεδίο με μεγαλύτερη ακρίβεια. Και τα δύο εμφανίζονται στον μικρότοπο.

Τόπος ή διεύθυνση (προαιρετικό)

Εάν επιθυμείτε να ορίσετε κάποια συγκεκριμένη τοποθεσία για το συνέδριο (π.χ. βρίσκεστε σε ζωντανή αναμετάδοση από το Βερολίνο), μπορείτε να το εισάγετε εδώ και θα εμφανίζεται στον μικρότοπο.

Συναφή προγράμματα/ομάδες (προαιρετικό)

Μπορεί να θέλετε να αναφερθείτε σε συναφή προγράμματα ή ομάδες, που παρέχουν υπηρεσίες για το ίδιο θέμα ή για το δικό σας θέμα. Αυτά εμφανίζονται στον μικρότοπο.

Εταίροι του πορτάλ

Εταίρος του πορτάλ είναι η οργάνωση στην πλατφόρμα DINA, στην οποία ανήκει «σε μεγάλο βαθμό» το συνέδριό σας, π.χ. αν το συνέδριό σας υποστηρίζεται από κάποιο συγκεκριμένο γραφείο συντονισμού ή αποτελεί μέρος ενός διμερούς πλαισίου, παραθέστε τον σύνδεσμο του συγκεκριμένου εταίρου.

Ορατότητα

Κάντε το συνέδριό σας ορατό στο κοινό ή μόνο σε συγκεκριμένες ομάδες ατόμων.

Κάντε κλικ στην «Αποθήκευση», για να δημιουργήσετε την εκδήλωση. Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να δημιουργήσετε και κάποιον μικρότοπο για το συνέδριο, κυλώντας προς το πάνω τμήμα της φόρμας και κάνοντας κλικ στην καρτέλα Μικρότοπος. Ωστόσο, αυτό μπορείτε να το κάνετε και εκ των υστέρων. Στη συνέχεια, θα πρέπει να δημιουργήσετε αίθουσες για το συνέδριο.

Ο μικρότοπος αποτελεί την εξωτερική παρουσίαση του συνεδρίου σας. Σε αυτόν, έχει πρόσβαση όποιος διαθέτει κάποιον σύνδεσμο για το συνέδριο – θα έλεγε κανείς ότι είναι ο μεγάλος ψηφιακός πίνακας ανακοινώσεών σας. Γι’ αυτό, θα πρέπει να έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και να εξάπτει το ενδιαφέρον για το συνέδριο/εκδήλωση. Επιπλέον, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να εγγραφούν στο συνέδριο μέσω του μικρότοπου, ο οποίος παράλληλα αποτελεί και τμήμα της διαχείρισης των συμμετεχόντων.

Επεξεργασία του μικρότοπου

Οι ρυθμίσεις του μικρότοπου αποτελούν τμήμα των γενικών ρυθμίσεων του συνεδρίου. Ενδέχεται να έχετε σχεδιάσει ήδη τον μικρότοπο, όταν δημιουργήσετε το συνέδριο. Ωστόσο, έχετε τη δυνατότητα να το επεξεργαστείτε εκ των υστέρων ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τον μικρότοπο μέσω της σελίδας διαχείρισης, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις.