Η συλλογική συμβουλευτική υπόθεσης επιτρέπει τη διαχείριση ενός ερωτήματος/ζητήματος (μιας «κατάστασης») με βάση τη γνώση της ομάδας. Κάθε άτομο έχει την ευκαιρία να βοηθήσει σε γρήγορους γύρους συμβουλευτικής και να λάβει άμεσα συμβουλές από άλλα δύο άτομα. Η καθοδήγηση peer-to-peer βοηθά τους συμμετέχοντες να αναγνωρίζουν λύσεις, εύστοχα μοτίβα και καινοτόμες προσεγγίσεις, κατάλληλες για την καθημερινή ζωή. Αυτός είναι ένας απλός και αποτελεσματικός τρόπος για την επέκταση της υποστηρικτικής καθοδήγησης των ατόμων πέρα από τους επίσημους διαύλους επικοινωνίας.
Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας
Για τη συλλογική συμβουλευτική υπόθεσης πρέπει να παρίσταται στην ομαδική αίθουσα μία ομάδα τουλάχιστον τριών ατόμων (λειτουργούν και ομάδες των 4 ατόμων, σε κάθε περίπτωση όμως πρέπει να παρίστανται περισσότερα από δύο άτομα). Εάν απαιτείται η διαχείριση αρκετών υποθέσεων, η ομάδα θα πρέπει να μείνει ενωμένη για την αλλαγή των ρόλων. Επομένως, κάθε άτομο της ομάδας είναι ο πάροχος της υπόθεσης σε μια συγκεκριμένη στιγμή και σε κάποια άλλη μετατρέπεται σε σύμβουλο.
Υλοποίηση
Κάποιο άτομο περιγράφει το ερώτημα/ζήτημα ως ο πάροχος της υπόθεσης, οι υπόλοιποι ακούν την «υπόθεση», συζητούν μεταξύ τους και παρέχουν συμβουλές. Στο τέλος της συνεδρίας, ο/η πάροχος της υπόθεσης βγάζει τα συμπεράσματά του/της και δίνει ένα σύντομο feedback στους συμβούλους. Στη συνέχεια, οι ρόλοι αλλάζουν και ο πάροχος της υπόθεσης γίνεται σύμβουλος, ενώ κάποιος προηγούμενος σύμβουλος γίνεται πάροχος της υπόθεσης και ούτω καθεξής. Αναθέτοντας τους ρόλους του παρόχου της υπόθεσης και του συμβούλου, μπορείτε να συζητήσετε αρκετές υποθέσεις με τη σειρά και να βιώσετε μια αλλαγή της οπτικής λόγω της εναλλαγής των ρόλων – τη μια στιγμή ζητάτε συμβουλές και την άλλη συμβουλεύετε τους υπόλοιπους.
Μια υπόθεση διαρκεί περίπου 25 λεπτά και η διαδικασία ακολουθεί ένα μοτίβο 4 βημάτων:
Ο πάροχος της υπόθεσης παρουσιάζει το θέμα της υπόθεσης στους συμβούλους. Οι σύμβουλοι απενεργοποιούν τα μικρόφωνά τους, ακούν προσεκτικά και κρατούν σημειώσεις, αν κρίνεται απαραίτητο. 5 λεπτά
Οι σύμβουλοι της υπόθεσης θέτουν ερωτήματα κατανόησης και ο πάροχος της υπόθεσης τα απαντά. 5 λεπτά
Ο πάροχος της υπόθεσης απενεργοποιεί το μικρόφωνο. Οι σύμβουλοι της υπόθεσης μοιράζονται τις σκέψεις τους σχετικά με την υπόθεση. Ο πάροχος της υπόθεσης ακούει προσεκτικά και κρατά σημειώσεις, αν κρίνεται απαραίτητο. 10 λεπτά
Ο πάροχος της υπόθεσης συμμετέχει ξανά, κάνει μια σύνοψη και δίνει feedback σχετικά με αυτά που άκουσε. 5 λεπτά
Είναι σημαντικό να ορίσετε εκ των προτέρων ένα άτομο που θα κρατά τον χρόνο, το οποίο θα χρησιμοποιεί κάποιο χρονόμετρο κινητού τηλεφώνου, για να βεβαιωθείτε ότι τηρούνται τα αντίστοιχα βήματα εργασίας (ιδανικά, οπτικοποιούνται σε κάποιο κοινόχρηστο έγγραφο).
Στα συνέδρια, τα ζητήματα εξετάζονται από διαφορετικές σκοπιές και εξάγονται σαφή αποτελέσματα. Εάν τα αποτελέσματα δεν υποστούν περαιτέρω επεξεργασία σε μεταγενέστερο στάδιο, είναι ιδιαιτέρως σημαντικό να διασφαλίσετε ότι τα αποτελέσματα έχουν καταγραφεί (π.χ. μέσω κάποιου συνδεδεμένου προγράμματος της DINA σε μια αίθουσα αποτελεσμάτων). Εάν η ομάδα πρέπει να κρατά σημειώσεις παράλληλα με τη διαδικασία εργασίας ή εάν η καταγραφή πρέπει να χρησιμοποιηθεί ως οπτική υποστήριξη κατά τη διαδικασία, τότε αυτό μπορεί να γίνει, π.χ. σε κάποιο συλλογικό εργαλείο, όπως κάποιο σημειωματάριο του προγράμματος DINA, στο οποίο μπορούν να έχουν ζωντανή πρόσβαση οι συμμετέχοντες. Ιδανικά, πριν από την έναρξη μιας συνεδρίας εργασίας, θα πρέπει να αποφασίσετε ποιος θα καταχωρίζει τα αποτελέσματα και να ορίσετε κάποιον υπεύθυνο. Έτσι, η υπόλοιπη ομάδα θα μπορεί να συμμετάσχει πλήρως στη διαδικασία. Η συντονίστρια «κρατά» την αίθουσα για την ομάδα, ενώ θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι έχουν όλοι την ευκαιρία να μιλήσουν. Ανάλογα με το περιβάλλον, μπορείτε να ζητήσετε από τους ιδιαίτερα σιωπηλούς συμμετέχοντες να συμμετάσχουν στη ζωντανή συνομιλία, εάν δεν επιθυμούν να μιλήσουν μπροστά σε μεγάλη ομάδα. Σε κάθε περίπτωση να θυμάστε ότι κάθε άποψη είναι πολύτιμη και πρέπει να ακουστεί!
Το Café του Κόσμου είναι μια μέθοδος συζήτησης ενός θέματος σε εναλλασσόμενες ομάδες και κατά συνέπεια, κατάληξης σε νέες ιδέες. Στην αναλογική μορφή, οι συμμετέχοντες εναλλάσσονται γύρω από τραπέζια σε προκαθορισμένους χρόνους. Στην ψηφιακή μορφή, αυτό μπορεί να προσομοιωθεί με «θεματικές αίθουσες», κάθε μια από τις οποίες θα διαθέτει ένα σημειωματάριο του προγράμματος DINA για την καταγραφή της συζήτησης, επιτρέποντας στη νέα ομάδα να εκφραστεί σχετικά με αυτά που ειπώθηκαν προηγουμένως.
Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας
Κάθε «θεματική αίθουσα» δημιουργείται για τη συζήτηση ενός θέματος/μιας άποψης (λειτουργία Ομαδικές αίθουσες) και ονομάζεται αναλόγως. Για να διασφαλίσετε τον ίσο αριθμό συμμετεχόντων στις θεματικές αίθουσες, πρέπει να ορίσετε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων – εάν μια ομάδα είναι πλήρης, το άτομο θα πρέπει να ψάξει θέση σε κάποια νέα θεματική αίθουσα. Κάποιο άτομο μπορεί να παραμένει στην ίδια θεματική αίθουσα, αλλά να μιλά διαρκώς με νέα μέλη της ομάδας!
Προς το παρόν, το BigBlueButton δεν επιτρέπει τον τεχνικό περιορισμό του αριθμού των συμμετεχόντων στις ομαδικές αίθουσες (εάν επιτρέπεται η αυτόνομη επιλογή αίθουσας). Γι’ αυτό, κατά τον συντονισμό θα πρέπει να το ανακοινώσετε.
Υλοποίηση
Αρχικά, θα πρέπει να σκεφτείτε ποια θέματα ή ποιες διαστάσεις του θέματος θα τεθούν προς συζήτηση, έτσι ώστε να αποφασίσετε τι θα συζητηθεί στις αντίστοιχες θεματικές αίθουσες. Μπορείτε να τοποθετήσετε έναν συντονιστή σε κάθε θεματική αίθουσα, ωστόσο ακόμη και οι συζητήσεις χωρίς συντονισμό μπορούν να γίνουν συναρπαστικές. Σε κάθε θεματική αίθουσα, θα πρέπει να καταγράφεται η συζήτηση σε ένα σημειωματάριο του προγράμματος DINΑ – Θα ήταν σκόπιμο να βρείτε εκ των προτέρων κάποιον για την τήρηση των πρακτικών.
Οι σύνδεσμοι καταγραφής των αποτελεσμάτων – είτε σε ένα εκτενές σημειωματάριο του προγράμματος DINA είτε σε ξεχωριστά για κάθε διάσταση του θέματος - θα πρέπει να σταλούν εκ των προτέρων ηλεκτρονικά, έτσι ώστε να έχει ο καθένας στη διάθεσή του τον σύνδεσμο.
Εάν η συζήτηση δεν διαθέτει συντονιστή, θα πρέπει να οριστεί εξαρχής κάποιο άτομο, πέραν του ατόμου που θα τηρεί τα πρακτικά, το οποίο θα κρατά τον χρόνο. Ειδάλλως, αυτό θα είναι αρμοδιότητα του συντονιστή.
Κάθε θεματική αίθουσα θα έχει στη διάθεσή της τουλάχιστον 15 λεπτά συζήτησης, 20 λεπτά εάν το επιτρέπει τον πρόγραμμα. Εάν συμμετάσχει κάθε συμμετέχων σε κάθε θεματική αίθουσα, θα πρέπει να δημιουργηθούν τέσσερις θεματικές αίθουσες – σε αυτή την περίπτωση η διάρκεια ανέρχεται σε 60-80 λεπτά. Πριν εισέλθουν οι συμμετέχοντες στις θεματικές αίθουσες, μπορεί να γίνει μια σύντομη εισαγωγή, έτσι ώστε να γνωρίζουν όλοι ποια θέματα/διαστάσεις θα συζητηθούν. Για να είναι εφικτή η ροή της συζήτησης – ειδικά εάν δεν υφίσταται συντονιστής – μπορείτε να σκεφτείτε εκ των προτέρων κάποιες κατευθυντήριες ερωτήσεις για κάθε θέμα/διάσταση και να τις γράψετε στο έτοιμο σημειωματάριο. Η μορφή ξεκινά με τη μετακίνηση όλων των συμμετεχόντων από την κεντρική αίθουσα σε κάποια θεματική αίθουσα, όπου και θα συζητήσουν. Στη συνέχεια, θα μεταφερθούν ξανά στην κεντρική αίθουσα και έπειτα σε κάποια νέα θεματική αίθουσα. Στο τέλος, ένας συντονιστής μπορεί να εξετάσει τα καταγεγραμμένα αποτελέσματα και να εξάγει κάποιο συμπέρασμα ή/και να καταγράψει τα επόμενα βήματα.