Τα συνέδρια αποτελούν την ιδανική ευκαιρία για τη συγκέντρωση γνώσης, η οποία διαδίδεται συνήθως σε διαφορετικά άτομα – Και αυτή η ευκαιρία δεν πρέπει να μείνει ανεκμετάλλευτη! Για νέες ιδέες μπορείτε να προσκαλέσετε εξωτερικούς παρόχους, που μπορούν να διευρύνουν ή να ανανεώσουν τις δικές σας γνώσεις. Ωστόσο, οι υπάρχουσες νοητικές δυνατότητες της ομάδας είναι αυτές που αποτελούν τη μεγαλύτερη πηγή, η οποία μπορεί να απελευθερωθεί με τη χρήση των κατάλληλων μορφών. Όταν μεταδίδεται τη γνώση, θα πρέπει να έχετε πάντα στο μυαλό σας το πλαίσιο των συμμετεχόντων καθώς και να τους καλείτε να συμμετάσχουν ξανά και ξανά. Η ενεργή μάθηση είναι πιο διασκεδαστική και επιφέρει καλύτερα αποτελέσματα!

Η κλασική μορφή εκδήλωσης είναι η διάλεξη, γνωστή και ως κεντρική εισήγηση. Οι συμμετέχοντες διαδραματίζουν τον ρόλο του αποδέκτη, δηλ. ακούν. Όσον αφορά τα διαδικαστικά, η εν λόγω μορφή μοιάζει αρκετά με αυτή σε αναλογικό χώρο. Το περιεχόμενο είτε μεταδίδεται ζωντανά στον ψηφιακό κόσμο είτε ο εισηγητής καταλαμβάνει περισσότερο χρόνο ομιλίας σε μια κοινή αίθουσα.

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Όσον αφορά την κεντρική εισήγηση και ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας, θα πρέπει να αποφασιστεί ποια συνεδριακή αίθουσα του συνεδριακού κέντρου θα χρησιμοποιηθεί:

• Για μικρές ομάδες (<40 άτομα): Όλοι βρίσκονται σε μια αίθουσα workshop. Όλοι οι συμμετέχοντες έχουν απενεργοποιήσει τα μικρόφωνα και, αν κρίνεται απαραίτητο, και τις κάμερές τους. Είναι ορατοί μόνο οι εισηγητές. Οι συμμετέχοντες μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους μέσω του Rocket.Chat ή –εάν το επιθυμούν- χρησιμοποιώντας τη λειτουργία «Σήκωμα του χεριού», για να δείξουν ότι επιθυμούν να μιλήσουν και στη συνέχεια να συμμετάσχουν χρησιμοποιώντας τα μικρόφωνά τους και τη λειτουργία εγγραφής ήχου.

• Για μεγάλες ομάδες (>40 άτομα): Δημιουργήστε μια αίθουσα με σκηνή, στην οποία πραγματοποιείται ζωντανή αναμετάδοση. Οι συμμετέχοντες βρίσκονται μέσα σε αυτήν και μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους μέσω του Rocket.Chat και, αν κρίνεται απαραίτητο, και με τον εισηγητή. Ο εισηγητής, ωστόσο, εκπέμπει ζωντανά από μια άλλη αίθουσα workshop, η οποία δημιουργήθηκε συγκεκριμένα για τον εν λόγω σκοπό. Για να αποκτήσει ο ομιλητής πρόσβαση στη ζωντανή συνομιλία με τους συμμετέχοντες, πρέπει να εισέλθει στην αίθουσά τους από κάποια άλλη καρτέλα του προγράμματος περιήγησης ή να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή Rocket.Chat από το smartphone του/της.

Υλοποίηση

Ο εισηγητές μπορούν να δείξουν τις διαφάνειες της παρουσίασής τους κατά την έναρξη. Συστήνεται ένας σύντομος τεχνικός έλεγχος, για να βεβαιωθούν ότι ακούγονται καλά και ότι οι διαφάνειες είναι ορατές – οι συμμετέχοντες μπορούν να δώσουν feedback μέσω της ζωντανής συνομιλίας. Πριν την κανονική παρουσίαση, συστήνεται να αναφερθεί εν συντομία ο τρόπος που θα απαντηθούν οι ερωτήσεις. Όπως και στον αναλογικό χώρο, συστήνεται να απαντηθούν μετά την παρουσίαση. Εάν ο εισηγητής και οι συμμετέχοντες βρίσκονται σε μια μικρότερη ομάδα εντός της ίδιας αίθουσας workshop, μπορείτε να ενθαρρύνετε την ομάδα να εκφράσει την επιδοκιμασία της με το Σήμα Χειροκρότημα. Αυτό θα δώσει στον εισηγητή την αίσθηση ότι δεν μιλάει σε μια άδεια αίθουσα. Εάν έχετε επιλέξει το περιβάλλον της ζωντανής αναμετάδοσης για μεγάλες ομάδες, δεν είναι εφικτή η διάδραση κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. Οι ερωτήσεις στη ζωντανή συνομιλία θα απαντηθούν αφού ολοκληρωθεί η παρουσίαση. Στην τελική, ο εισηγητής είναι απασχολημένος, διότι μιλά.

Προτεινόμενες τεχνικές ρυθμίσεις για την κεντρική εισήγηση:

• Ελέγξτε ότι ο εισηγητής είναι ορατός και μπορεί να ακουστεί (ρυθμίσεις μικροφώνου/βίντεο) και διαθέτει τα δικαιώματα να μοιραστεί την οθόνη του/της, για να δείξει τις διαφάνειες.

• Όλα τα άτομα, πέρα από τον εισηγητή, βρίσκονται σε σίγαση και έχουν απενεργοποιημένες τις κάμερές τους, έτσι ώστε να είναι ο εισηγητής το επίκεντρο.

• Για την πιθανή καταγραφή (σε συνεννόηση με τον εισηγητή): Ξεκινήστε την καταγραφή της κεντρικής εισήγησης και διακόψτε την αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της, έτσι ώστε η συνεδρία των ερωταπαντήσεων να πραγματοποιηθεί σε ασφαλές περιβάλλον..

Το διαδραστικό ελάχιστο όριο: Ερωτήσεις και Απαντήσεις

Συγκεκριμένα, έπειτα από μια διάλεξη, θα πρέπει να δώσετε στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να θέσουν ερωτήματα, ανακοίνωση η οποία θα πρέπει να γίνει εκ των προτέρων. Στο περιβάλλον της πλατφόρμας DINA παρέχονται οι ακόλουθες επιλογές για την πραγματοποίηση των ερωταπαντήσεων:

• Ψηφιακή λίστα των εισηγητών: Το BigBlueButton δίνει τη δυνατότητα να σηκώσετε ψηφιακά το χέρι σας μέσω των συμβόλων κατάστασης – αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία μιας λίστας με τους εισηγητές, την οποία θα διαβάσει ο συντονιστής. Εναλλακτικά, ενδέχεται να ζητηθεί (κατά την ενεργοποίηση των βίντεο) κάποια σωματική αντίδραση (σηκώνοντας το χέρι μπροστά στην οθόνη).

• Γραπτές ερωτήσεις/σχόλια στη ζωντανή συνομιλία: Ιδιαίτερα στις μεγάλες ομάδες ή σε περίπτωση που κάποιος δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει το μικρόφωνό του/βίντεο, οι ερωτήσεις/τα σχόλια μπορούν να πραγματοποιηθούν μέσω του Rocket.Chat (για μικρότερες ομάδες, μπορεί να γίνει και άμεσα, στη ζωντανή συνομιλία με βίντεο). Ο εισηγητής ή ο συντονιστής μπορεί να διαβάσει δυνατά τα μηνύματα και να απαντήσει σε αυτά.

• Σε στυλ popcorn για μικρότερες ομάδες: Ζητείται από τους συμμετέχοντες να ενεργοποιούν τα μικρόφωνά τους αυθόρμητα σε «στυλ popcorn» και να θέτουν ερωτήματα/να σχολιάζουν μέσα στην αίθουσα.

Είναι ζήτημα στυλ ποια επιλογή θα ακολουθήσετε: Εάν δηλαδή επιθυμείτε ο εισηγητής να απαντά άμεσα στις ερωτήσεις/στα σχόλια μεμονωμένα ή αν επιθυμείτε να συλλέξετε κάποια σχόλια από το κοινό στην αρχή, τα οποία ο εισηγητής θα απαντήσει συνολικά στο τέλος.

Τα σύνθετα ζητήματα απαιτούν περισσότερες οπτικές: Γι’ αυτόν τον σκοπό, θα ήταν χρήσιμο να μαζευτούν ειδικοί, οι οποίοι θα μοιραστούν τις γνώσεις τους μεταξύ τους και με τους συμμετέχοντες. Ωστόσο, το UX-Fishbowl επιτρέπει και στους συμμετέχοντες να ακουστούν και να γίνουν ενεργοί συνδημιουργοί σε αυτή τη μορφή ανταλλαγής!

Δημιουργία αίθουσας και μέγεθος ομάδας

Σε αυτή τη μορφή, δημιουργείται μια αίθουσα BigBlueButton, στην οποία μπορούν αρκετά άτομα να ενεργοποιήσουν τις κάμερές τους ανάλογα με την κατάσταση. Κατά συνέπεια, η εν λόγω μορφή μπορεί να εφαρμοστεί μόνο σε ομάδες 40 συμμετεχόντων το μέγιστο – ούτως ή άλλως η μορφή UX-fishbowl είναι ακατάλληλη για μεγαλύτερες ομάδες. Εάν επιθυμείτε να διοργανώσετε κάποια ανταλλαγή ειδικών ενώπιον μεγαλύτερου κοινού, μπορείτε να οργανώσετε ένα «τυπικό πάνελ», στο οποίο οι ειδικοί, που έχετε προσκαλέσει, μπορούν να κάνουν μια συζήτηση, η οποία θα αναμεταδίδεται ζωντανά στο κοινό σε κάποια άλλη αίθουσα. Τεχνικά, η υλοποίηση μοιάζει με της κεντρικής εισήγησης, μόνο που σε αυτή την περίπτωση το πάνελ απαρτίζεται από περισσότερους «εισηγητές».

Υλοποίηση

Το UX-Fishbowl, το οποίο βασίζεται στο αναλογικό UX-Fishbowl του Liberating Structures, είναι ένα εξειδικευμένο είδος fishbowl: Παρέχει στους συμμετέχοντες τη διαδραστική δυνατότητα να συμμετάσχουν γρήγορα και διαρκώς σε μια συζήτηση ειδικών. Σε αντίθεση με το κλασικό Fishbowl, στο οποίο κάποια καρέκλα μένει συχνά κενή στον αναλογικό χώρο, και οι συμμετέχοντες μπορούν να κάτσουν αυθόρμητα, για να συμμετάσχουν στη συζήτηση, εδώ υπάρχει η δυνατότητα εναλλαγής μεταξύ της συζήτησης στο πάνελ και της διάδρασης των συμμετεχόντων. Αυτή η εναλλαγή θα πρέπει να ανακοινώνεται από κάποιον συντονιστή κατά την έναρξη, ενώ ο συντονιστής έχει και την ελευθερία να διακόπτει σε περίπτωση που κάποιος μονοπωλεί τη συζήτηση.

Αρχικά, αυτή η μορφή μπορεί να μοιάζει περίπλοκη, όμως με την κατάλληλη καθοδήγηση – και αυτό είναι πολύ σημαντικό: Τα μέλη του πάνελ θα πρέπει να ενημερωθούν εξαρχής ότι αυτό δεν είναι ένα τυπικό πάνελ – μπορεί να οδηγήσει σε μια ζωντανή και γνήσια ανταλλαγή. Φανταστείτε αρχικά τον εσωτερικό κύκλο (μέλη του πάνελ) και τον εξωτερικό κύκλο (συμμετέχοντες/καλεσμένοι) και παρουσιάστε το κατά την έναρξη. Ο συντονιστής κρατάει πάντα τον χρόνο. Ο χρόνος ομιλίας είναι δομημένος, έτσι ώστε να εναλλάσσεται μεταξύ του εσωτερικού και του εξωτερικού κύκλου. Γι’ αυτό, ο χρόνος ομιλίας θα πρέπει να γίνεται προοδευτικά πιο σύντομος κατά τη διάρκεια της συζήτησης.

Ο συντονιστής θα θέσει ένα εισαγωγικό ερώτημα (ιδανικά, κατόπιν συνεννόησης με τα μέλη του πάνελ), το οποίο θα απαντηθεί αρχικά από τα μέλη του πάνελ: κάθε μέλος του πάνελ θα διατυπώσει μια πρώτη ιδέα – ο εσωτερικός κύκλος θα συζητήσει και οι υπόλοιποι θα ακούν. Είναι σημαντικό ο ατομικός χρόνος ομιλίας να μην ξεπερνά τα 2-3 λεπτά – οι μονόλογοι είναι κουραστικοί ιδιαίτερα στον ψηφιακό κόσμο!

Όταν διατυπώσει κάθε μέλος του πάνελ την αρχική του δήλωση, ενεργοποιείται ο εξωτερικός κύκλος: Ο συντονιστής ανακοινώνει ότι τώρα θα μαζευτούν όλοι σε μικρές ομάδες, στις επονομαζόμενες ομαδικές αίθουσες. Τα άτομα μπορούν να μοιραστούν σε διαφορετικές αίθουσες, χρησιμοποιώντας απλώς τη λειτουργία Μεταφορά και Απόθεση. Σημαντική σημείωση: Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι πρέπει να ακολουθήσουν την πρόσκληση στην ομαδική αίθουσα και ότι η κεντρική αίθουσα θα παραμείνει σιωπηλή προς το παρόν. Ιδανικά, ο συντονιστής θα μεταφέρει το πάνελ σε ξεχωριστή αίθουσα, έτσι ώστε να μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους χωρίς διακοπή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τα μέλη του πάνελ, διότι μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους σε έναν ασφαλή χώρο χωρίς να ακούγονται εκτός.

Πριν από την έναρξη των ομαδικών συνεδριών, ο συντονιστής θα πρέπει να διευκρινίσει ότι περ. 4-5 άτομα (αν κρίνεται απαραίτητο, προσαρμόστε ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας, μπορούν να δημιουργηθούν έως 8 ομαδικές αίθουσες το μέγιστο) θα συγκεντρωθούν σε μια αίθουσα για να ανταλλάξουν ιδέες χωρίς συντονισμό. Μετά τη συζήτηση της μικρής ομάδας, όποια ερωτήματα/σχόλια προκύψουν, θα μεταφερθούν στο πάνελ. Θα ήταν χρήσιμο να ορίσετε κάποιο άτομο από τη μικρή ομάδα, το οποίο θα μεταφέρει στη συνέχεια αυτά τα ερωτήματα/σχόλια στην κεντρική αίθουσα. Ιδανικά, μπορείτε να παρέχετε κάποιες κατευθυντήριες ερωτήσεις για την ομαδική ανταλλαγή, όπως για παράδειγμα: «Μοιραστείτε με τη μικρή σας ομάδα αυτά που συζητήθηκαν στο πάνελ: Ποιο ήταν το πιο συναρπαστικό σημείο; Σας προκάλεσε κάτι έκπληξη; Τι σας φάνηκε καινούριο; Ποια ερωτήματα θα θέλατε να θέσετε τώρα στο πάνελ; Οι κατευθυντήριες ερωτήσεις μπορούν να προσαρμοστούν στο θέμα συζήτησης.

Η ανταλλαγή στη μικρή ομάδα θα πρέπει να διαρκέσει το λιγότερο 10, και ιδανικά 15 λεπτά. Στο μεταξύ, τα μέλη του εξωτερικού κύκλου (πάνελ) θα συζητούν μεταξύ τους.

Μετά από αυτά τα 10 ή 15 λεπτά, όλες αυτές οι μικρές ομάδες θα ολοκληρωθούν και θα ξεκινήσει η συνεδρία όλων των μελών: Ο συντονιστής θα ζητήσει από τις μικρές ομάδες να παρουσιάσουν τα ερωτήματα/σχόλια και στη συνέχεια θα ακολουθήσει ξανά συζήτηση εντός του εσωτερικού κύκλου. Ο συντονιστής θα ανακοινώσει ότι θα συλλέξει σε πρώτη φάση τα σχόλια, και μετά από κάποιες ομιλίες του κοινού, θα τα διαβάσει ομαδοποιημένα, πριν ξεκινήσει ο εσωτερικός κύκλος τον επόμενο γύρο ανταλλαγής μεταξύ των μελών του πάνελ. Η συλλογή των απόψεων του κοινού μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας τις διαφορετικές μεθόδους των συνεδριών ερωταπαντήσεων: Σε στυλ popcorn, ψηφιακή λίστα εισηγητών, γραπτές ερωτήσεις/σημειώσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εν λόγω δυνατότητες, ανατρέξτε στην περιγραφή των ερωταπαντήσεων στην Κεντρική Εισήγηση. Στη συνέχεια, ο συντονιστής θα συνοψίσει τα ερωτήματα/σχόλια του εξωτερικού κύκλου και θα ζητήσει από τον εσωτερικό κύκλο να συζητήσει τα σημεία κάποιου άλλου γύρου συζήτησης. Αυτό δεν θα πραγματοποιηθεί με την τυπική μορφή ερωταπαντήσεων, αλλά τα μέλη του πάνελ θα εξετάσουν μεταξύ τους αυτά που ειπώθηκαν – δώστε, ξανά, προσοχή στον χρόνο (αρκούν περίπου 10 λεπτά ή και λίγο περισσότερο, ανάλογα με την ενέργεια της συζήτησης). Έπειτα, θα ενεργοποιηθεί ξανά ο εξωτερικός κύκλος με τη μορφή ομαδικών αιθουσών. Η εναλλαγή μεταξύ εσωτερικού και εξωτερικού κύκλου μπορεί να πραγματοποιηθεί όσες φορές επιθυμείτε, ανάλογα με τη διάρκεια της μορφής. Ο εξωτερικός κύκλος θα πρέπει να έχει τουλάχιστον δύο ευκαιρίες για ανταλλαγή καθώς και τη δυνατότητα να εμπλουτίσει τη συζήτηση του εσωτερικού κύκλου με τις ιδέες του.

Τεχνικές συμβουλές για το ψηφιακό Fishbowl

• Σχεδιασμός των ομαδικών αιθουσών του εσωτερικού/εξωτερικού κύκλου: Τα μέλη του πάνελ θα πρέπει να μεταφερθούν σε ξεχωριστή αίθουσα, έτσι ώστε να μπορούν να συζητήσουν μεταξύ τους σε έναν ασφαλή χώρο κατά τη διάρκεια ενεργοποίησης του κοινού. Όταν δημιουργήσετε την αίθουσα, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Μεταφορά και Απόθεση, για να μεταφέρετε όλους τους συμμετέχοντες σε συγκεκριμένες αίθουσες. Συστήνουμε να έχετε στη διάθεσή σας κάποιον τεχνικό συντονιστή, ο οποίος θα αναλάβει την εν λόγω εργασία, ενώ ο συντονιστής θα εξηγεί την ομαδική ανταλλαγή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία τυχαίας επιλογής, για να μεταφέρετε εκ νέου τα μέλη του πάνελ στη δική τους ομαδική αίθουσα. Συστήνεται να χρησιμοποιήσετε την κεντρική αίθουσα για την απρόσκοπτη ανταλλαγή εντός του πάνελ, καθώς τα μέλη του δεν θα βρίσκονται εκεί μόνα τους – ούτως ή άλλως ο συντονιστής θα συνεχίσει να είναι παρών, και ενδέχεται να εμφανιστούν και οι συμμετέχοντες που έρχονται αυθόρμητα.

• Κατευθυντήριες ερωτήσεις για την ενεργοποίηση του εξωτερικού κύκλου: Ο καλύτερος τρόπος είναι να γράψετε εν συντομία τις κατευθυντήριες ερωτήσεις στη ζωντανή συνομιλία της κεντρικής αίθουσας, έτσι ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να τις βλέπουν οι συμμετέχοντες, ακόμα και όταν θα βρίσκονται σε κάποια ομαδική αίθουσα.

• Ενεργοποίηση του εξωτερικού κύκλου: Ο εξωτερικός κύκλος ενεργοποιείται αρκετές φορές με τη μορφή συζητήσεων σε μικρές ομάδες των 4-5 ατόμων περ. Θα πρέπει να λάβετε υπόψιν ότι μπορείτε να δημιουργήσετε 8 ομαδικές αίθουσες το μέγιστο. Οι ομάδες ανασυντίθενται κάθε φορά, επομένως θα πρέπει να υπολογίζετε 1-2 λεπτά για κάθε γύρο, έτσι ώστε να έχουν οι συμμετέχοντες τη δυνατότητα να συστηθούν εν συντομία, πριν ξεκινήσουν να συζητούν κάποιο ζήτημα.