Un formulaire d'inscription visant à obtenir des informations complémentaires auprès des personnes souhaitant participer à la conférence.
Pour les grands événements où vous ne connaissez pas tout le monde ou avez besoin d’informations précises sur les participantes et participants, nous vous recommandons d’activer le formulaire d’inscription dans les paramètres de la conférence en choisissant l’option « demande de participation » dans le menu déroulant « Méthode de candidature ». Celui-ci doit être rempli depuis le microsite par les personnes intéressées par la conférence dès qu’elles s’y inscrivent. Lorsque vous activez le formulaire d’inscription et enregistrez les paramètres, deux nouveaux onglets apparaissent sur la page d’administration :
Modifier les conditions de participation
Gérer les demandes d’inscription
Derrière l’onglet modifier les conditions de participation se cachent les paramètres concernant le formulaire que doivent remplir les personnes intéressées lors de l’inscription à la conférence.
Si vous renseignez une période ici, les personnes intéressées ne peuvent s’inscrire à la conférence que pendant cette période. Vous pouvez revenir aux paramètres à tout moment pour raccourcir ou rallonger cette période.
Vous pouvez renseigner un nombre maximum de participantes et participants. Celui-ci sera ensuite affiché sur le microsite, à côté du nombre de personnes déjà acceptées.
Si le nombre maximum est atteint, les inscriptions suivantes ne sont pas placées automatiquement sur liste d’attente. Vous pouvez le faire manuellement sous l’onglet gérer les demandes de participation.
Vous avez la possibilité de demander un texte de motivation de la part des personnes demandant à s’inscrire. Vous pouvez par exemple utiliser le champ de texte pour poser des questions auxquelles elles devront répondre.
Ici, vous pouvez proposer des options supplémentaires à sélectionner. Cette option est surtout utile pour les conférences ayant lieu en présentiel. Par exemple, on peut indiquer ici le souhait d’une alimentation végétarienne ou le besoin d’un hébergement pour la nuit.
Si vous cochez la case permettant de choisir l’atelier, les participantes et participants verront une liste de tous les événements déjà créés dans les salles d’atelier. Ils pourront donc choisir tous ceux qui les intéressent. Cette option profite avant tout aux organisatrices et organisateurs, qui peuvent plus facilement gérer le nombre de personnes par atelier.
Enfin, vous pouvez définir les conditions de participation que toutes les personnes intéressées doivent accepter avant de pouvoir soumettre leur demande.
Sous l’onglet gérer les demandes de participation, vous trouverez toutes les demandes déjà envoyées par les personnes intéressées par la conférence. À cette étape, vous avez accès aux données individuelles des personnes intéressées. Vous pouvez accepter ou refuser les demandes ou les inscrire sur la liste d’attente. Ces décisions peuvent toutefois être annulées à tout moment, vous pouvez donc exclure quelqu’un sans risque.
La liste d’attente n’est pas une liste automatique et autonome, mais plutôt un statut. Si une personne annule, vous devez faire passer le statut d’une autre personne de « liste d’attente » à « accepter ».
À l’avenir, il devrait être possible de répartir les participantes et participants entre certains événements dans des salles d’atelier ou de discussion. Cependant, cette fonctionnalité n’est pas encore disponible et les affectations ne font (encore) aucun effet.
Utilisez des e-mails de rappel automatique pour rappeler la date de la conférence.
Vous connaissez probablement cette situation : vous vous êtes inscrit à un super événement il y a des semaines et vous vous rendez compte tout d’un coup que vous l’avez raté. Pour que cela n’arrive pas aux personnes inscrites à votre conférence, et pour augmenter le taux de participation, DINA offre la possibilité de rédiger des e-mails de rappel. Vous pouvez en préparer jusqu’à 3, et ils seront envoyés aux participantes et participants une semaine, un jour ou une heure avant le début de la conférence. Pour ce faire, vous trouverez les paramètres sous l’onglet e-mails de rappel sur la page d’administration.
Sur la capture d’écran ci-dessus, vous pouvez voir ce que l’on appelle des shortcodes (variables). Par exemple, [[nom]] est automatiquement remplacé par le nom de la conférence dans l’e-mail. Vous pouvez aussi simplement écrire le nom. Toutefois, les shortcodes sont pratiques si, par exemple, vous deviez changer le nom ou l’heure de la conférence.
Que serait un événement, une réunion, une rencontre ou une conférence sans une communauté engagée formée de personnes intéressées, de participantes et participants, d’élèves ou de membres ? La préparation d’une conférence virtuelle comprend également la gestion et l’ajout de participantes et participants, que nous appelons « membres » sur notre plateforme.
Pour une conférence virtuelle sur DINA, vous pouvez ajouter des personnes ayant déjà un compte sur la plateforme, mais aussi inviter des personnes extérieures à celle-ci grâce à leur adresse e-mail. Vous pouvez également activer un simple formulaire sur le microsite de votre conférence, qui permettra aux personnes intéressées de s’inscrire d’elles-mêmes.
Mais avant tout, nous aimerions vous donner un aperçu des différents rôles possibles lors d’une conférence virtuelle. Chaque rôle est associé à certains droits, qui confèrent différentes possibilités d’interaction avec la plateforme ou au sein des visioconférences.
Les administratrices et administrateurs (ou admins) ont accès à tous les paramètres de la conférence. Ils peuvent modifier son aspect visuel, créer, modifier et supprimer des salles et des événements, gérer les participantes et participants et disposent de droits de modération pour toutes les visioconférences.
Le nombre d’admins devrait idéalement être limité à quelques personnes afin d’éviter des modifications non désirées.
Les présentatrices et présentateurs peuvent être nommés par les admins lors de la création ou de la modification d’un événement. Ils disposent alors de droits de modération supplémentaires lors de la visioconférence de l’événement concerné. Pour toutes les autres salles et les autres événements, ils ont les mêmes droits que les autres membres.
Si une personne doit avoir des droits de modération pour plusieurs événements, vous devez la nommer présentatrice pour chacun des événements.
Les participantes et participants n’ont aucun droit de modification. Ils peuvent entrer dans toutes les salles et participer aux événements qui s’y déroulent. Chaque personne ajoutée à une conférence commence avec de simples droits de participante ou participant. Les admins peuvent conférer des droits d’administrateur aux participantes et participants ou les nommer présentatrice ou présentateur pour certains événements.
Les interprètes soutiennent la conférence en assurant l’interprétation simultanée. Étant donné qu’ils doivent avoir accès à la technique, ils doivent être nommés admins de la conférence.
Pour ouvrir la page de gestion des participantes et participants, cliquez sur l’onglet « membres » depuis la page d’administration.
Il existe plusieurs façons d’inviter des personnes à une conférence. Nous distinguons avant tout les cas suivants :
une personne est déjà inscrite sur la plateforme ou
souhaite participer à une conférence en tant que participante externe.
Dans le deuxième cas, il est possible de créer un compte DINA lors de l’inscription ou (nous y travaillons encore) d’obtenir un accès temporaire dans le cadre d’une conférence.
Selon votre choix entre l’activation et la désactivation du formulaire d’inscription (option intitulée « demande de participation » dans le menu) pour les participantes et participants dans les paramètres de la conférence, les options décrites ci-dessous porteront des noms différents. Nous décrivons ici le cas où le formulaire d’inscription est désactivé.
Il est très facile d’inviter des personnes déjà membres de DINA. Si vous vous trouvez déjà sur la page de gestion des participantes et participants, vous pouvez voir l’option « inviter des utilisateurs inscrits... » avec un nombre entre parenthèses. Ce nombre indique combien de membres de la plateforme ont déjà été invités et n’ont pas encore répondu à l’invitation. Vous pouvez tout simplement taper le début d’un nom dans le champ pour voir des propositions s’afficher. Vous pouvez ainsi ajouter des membres les uns après les autres. Pour finir, cliquez sur le bouton « inviter les membres » pour confirmer l’invitation.
Petit conseil : Dès que le nom souhaité s’affiche, appuyez sur entrée puis tapez directement le nom suivant. Vous pourrez ainsi saisir les noms de plusieurs personnes rapidement et les inviter en même temps.
Avec l’option « inviter des utilisateurs non-inscrits », vous pouvez inviter des participantes et des participants externes, qui devront créer un compte DINA lorsqu’ils accepteront l’invitation. Le nombre entre parenthèses indique combien de personnes externes ont été invitées et ne se sont pas encore inscrites sur DINA. Cliquez maintenant sur le bouton « inviter des personnes ».
L’étape suivante vous permet d’ajouter une ou plusieurs adresses e-mail dans le champ correspondant. Vous pouvez en saisir plusieurs en les séparant d’une virgule ou en utilisant une ligne par adresse e-mail. Ajoutez au choix un message personnalisé au mail d’invitation. Quand vous cliquez sur le bouton « inviter », toutes les personnes invitées reçoivent un e-mail avec un lien pour s’inscrire sur DINA. Après leur inscription, elles seront ajoutées directement à la conférence en tant que participantes.
Cette option n’est pas encore disponible.
Si les personnes intéressées ont rempli une « demande d’adhésion » (ou demande d’inscription) sur le microsite de la conférence, celles-ci apparaissent dans l’onglet « Demandes d’adhésion ». C’est ici qu’elles peuvent être acceptées ou refusées par une personne responsable de la conférence. Une fois la décision prise, toutes les personnes reçoivent une notification via la cloche située en haut à droite de la plateforme DINA et par e-mail (selon les réglages des notifications). Les personnes acceptées peuvent désormais accéder à la conférence.
Tous les membres déjà acceptés dans la conférence sont visibles dans l’onglet « membres actuels ». À droite des noms sur le côté gauche de la page se trouve une icône d’e-mail, qui permet d’ouvrir un (Rocket)chat avec la personne concernée sur la plateforme DINA. À côté de cette icône se trouve le rôle, qui peut indiquer admin ou membre.
Trois options s’offrent à vous lorsque vous déroulez le menu d’une personne :
Signaler un contenu offensant : si le comportement d’une personne va à l’encontre des règles de DINA, vous pouvez nous le signaler. Nous prenons ensuite les mesures appropriées.
Modifier les rôles : les options « en tant que membre » ou « en tant qu’admin » permettent de changer le rôle d’une personne pour qu’elle devienne membre (= participant) ou admin de la conférence.
Retirer : retire la personne de la conférence. Elle ne peut plus participer, tant qu’elle ne renouvelle pas sa demande d’adhésion.
