Les conférences sont l’occasion idéale de rassembler un grand nombre de connaissances qui sont généralement réparties dans plusieurs cerveaux, et de les utiliser ! Pour apporter un nouvel élan, vous pouvez inviter des intervenants extérieurs qui apporteront des connaissances supplémentaires ou rafraîchiront les vôtres. L’intelligence des personnes présentes est déjà une immense ressource, que le bon format permet de libérer. En ce qui concerne le partage de connaissances, il est important de toujours garder les participantes et participants à l’esprit et de les inviter à participer régulièrement. L’apprentissage dynamique est plus amusant et génère de meilleurs résultats !

Les réunions numériques offrent despossibilités variées : elles dépassent les frontières et permettent de communiquer avec de nombreuses personnes en même temps, le tout en s’amusant !

Un événement réussi qui convainc par son contenu et son côté divertissant n’est pas toujours évident à organiser. Cependant, il existe quelques astuces pour le numérique auxquelles vous devriez prêter attention et qui ne sont pas si intuitives :

À quoi faut-il faire particulièrement attention avec le numérique ?

• Les interactions sociales ne se font pas d’elles-mêmes. Qui n’a jamais connu cette situation : vous arrivez dans une réunion numérique et soit tout le monde est aussi silencieux que vous, soit la discussion est déjà lancée et vous ne savez pas comment prendre la parole. Et ensuite, une fois que vous vous lancez, vous êtes la seule personne à parler pendant un moment, ce qui peut être intimidant. C’est pourquoi, même les bavardages informels doivent être modérés lors de réunions en ligne.

• La capacité d’attention est plus faible. Une journée de conférence est fatigante en présentiel, mais presque impossible en distanciel. Les réunions virtuelles sont épuisantes, le cerveau est constamment à la recherche de signaux qui ne se produisent pas dans ce format, et sans les moments de déplacement tels que les changements de salle ou de scène, une journée peut rapidement sembler trois fois plus longue. Le programme doit donc être condensé (par exemple en omettant des points du programme initialement prévus) ou mieux réparti (par exemple en l’étendant sur plusieurs jours). Le programme doit aussi inclure suffisamment de pauses et nous rappeler régulièrement, par le biais d’activités brise-glace, que nous sommes des êtres humains et non des robots rivés à leur ordinateur portable.

• L’ambiance de la salle est difficile à percevoir. Lors d’une réunion en présentiel, il est facile de ressentir l’atmosphère d’une salle. La réunion est-elle silencieuse, bruyante, les gens penchent-ils la tête ou la hochent-ils légèrement ? Les signaux corporels nous permettent d’évaluer l’énergie d’une salle. En distanciel, sans perception sensorielle, cette interprétation subtile est bien plus difficile, voire impossible. Pour savoir quelle est l’humeur du moment ou pour assurer une bonne ambiance, il est nécessaire de prévoir des moments où chacun peut s’exprimer activement. Les brise-glace détendent l’atmosphère et des signes de main convenus peuvent être employés pour signaler une demande de parole ou même la nécessité de faire une pause spontanée.

• Une bonne introduction fait déjà la moitié du travail. Le quart d’heure de politesse, qui permet habituellement de faire démarrer les événements avec un retard communément accepté, n’existe pas encore à distance. Les réunions numériques commencent généralement à l’heure, les possibilités de bavardages doivent être signalées dans le programme (par exemple lors d’un « petit-déjeuner numérique » ou d’une « pause-café numérique ») et être encadrées. Il est recommandé, lors de l’introduction, de se mettre d’accord sur la manière de communiquer pendant la conférence (par chat, par prise de parole ?). Il convient également d’annoncer le degré de responsabilité des participantes et participants. Outre la question des petites pauses nécessaires (peut-on quitter la réunion pour aller chercher un thé ?), il faut aussi se demander si les participantes et participants ne sont là que pour écouter, ou s’ils doivent participer activement à la réunion. Si l’on souhaite lancer la conférence de manière active, il est conseillé de commencer le programme par un sujet participatif (par exemple, l’Impromptu Networking).

Nous vous expliquons ci-après plus concrètement comment rendre une conférence numérique divertissante, dynamique et aussi participative que possible à l’aide de différents formats. Les formats sont classés en fonction de l’objectif souhaité pour chaque point du programme : de la transmission du savoir (partage de connaissances) au travail en équipe (collaboration) en passant par la mise en réseau (réseautage), ils vous fournissent l’inspiration et les conseils nécessaires pour réussir votre événement numérique !

La nouvelle plateforme en ligne est le fruit d’une initiative commune des agences spécialisées et des organismes de subvention du travail international de jeunesse. L’idée est simple : en mai 2020, les deux offices de jeunesse existants, trois bureaux de coordination et l’agence spécialisée IJAB ont créé un groupe de travail afin de mieux coordonner leurs activités en matière de numérisation et de développer des activités communes.

Leur premier projet commun consiste à proposer une plateforme de vidéo et de planification de projet, qui s’appuie sur l’expérience des plateformes Projektwelt (, (DPJW) ainsi que (OFAJ) et les perfectionne à la lumière de l’expérience acquise au cours de la pandémie. Cette plateforme met à disposition des salles numériques gratuitement, sans publicité et dans le respect de la protection des données personnelles. entend ainsi soutenir efficacement les activités numériques des agences spécialisées et des organismes de subvention, ainsi que les porteurs de projets et les écoles participant à des échanges. Pour ce faire, la plateforme met toute une palette d’outils à disposition. Grâce à cette plateforme et à l’utilisation de ces différents outils, les acteurs des échanges peuvent développer davantage leur réseau et obtenir de nouvelles possibilités de coopération, à la fois entre eux et avec leur partenaire étranger (par exemple, pour analyser des méthodes et des expériences et traiter collectivement certains sujets ou rechercher des participants ou des intervenants, etc.). est consultable depuis les pages d’accueil de diverses agences spécialisées et de financement et sera progressivement mise à la disposition de tous les acteurs des échanges.

Sur quelle technologie se base-t-elle ? Que se cache-t-il derrière cette plateforme ? fonctionne grâce à la boîte à outils en ligne de la coopérative berlinoise « Wechange », le logiciel Open Source « BigBlueButton » ainsi que le système de messagerie « ROCKET-CHAT ». Wechange et proposent des espaces dédiés au travail collaboratif.

« Wechange » est un acteur du mouvement de changement écosocial qui propose ses logiciels sur des « serveurs verts », respectueux de la confidentialité des données et financés de manière transparente, c’est-à-dire sans exploitation des données. Fridays for Future et d’autres plateformes de participation citoyenne, entre autres, utilisent cette technologie pour travailler ensemble et partager leurs idées.

Bonne découverte et bon travail sur DINA.international !

Votre équipe DINA

À quoi ressemble une conférence en ligne sur DINA ?

Vous n’avez encore jamais participé à une conférence sur la plateforme DINA ? Dans ce cas, ce chapitre vous donne un aperçu :

Comment créer un événement numérique avec DINA ?

Qu’est-ce qu’une salle de conférence (numérique) ?

Vous pouvez imaginer qu’une salle numérique est presque comme une salle réelle : quelque chose s’y déroule, et elle peut être équipée de plusieurs manières (type de salle). Dans le cadre de DINA, il s’agit d’événements numériques, qui peuvent varier selon le type de salle. Chaque salle dispose de sa propre page (Internet) au sein de votre conférence. Nous vous expliquons ici comment créer des salles :

Qu’entendez-vous par événements ?

Pour nous, un événement correspond à ce qui se passe dans une salle. Il peut s’agir d’une visioconférence dans une salle de type « ateliers », d’un café numérique dans une salle de type « table basse (café) » ou d’un live YouTube dans une salle de type « scène ». La salle « Lobby », quant à elle, répertorie simplement les événements de toutes les autres salles et en fait un agenda. En cliquant sur ce lien, vous découvrirez comment créer un événement :

Je n’ai encore jamais organisé un événement d’une aussi grande envergure, comment puis-je mobiliser et motiver les personnes qui y participeront ?

Nous avons consacré un chapitre entier à ce sujet, dans lequel vous trouverez différents formats et des inspirations. Jetez-y un coup d’œil !

Comment fonctionnent les visioconférences dans le centre de rencontres et formations numérique ?

Le centre de rencontres et formations numérique de DINA utilise la technologie vidéo de BigBlueButton. Nous avons réuni quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes dans ce chapitre :

Comment présenter mon événement à l’extérieur de la plateforme ?

Chaque conférence numérique créée sur DINA dispose de son microsite. Vous avez la possibilité d’y exprimer votre créativité et d’y présenter toutes les informations utiles au sujet de votre événement. De plus, les personnes intéressées peuvent s’inscrire à l’événement directement depuis le microsite.

Les personnes souhaitant participer à une conférence numérique doivent-elles créer un compte sur DINA ?

Les participantes et participants à une conférence numérique sur la plateforme DINA doivent disposer d’un compte. Toutefois, nous travaillons à proposer prochainement un accès sans compte aux événements numériques. Les personnes extérieures auront alors accès aux conférences grâce à des identifiants temporaires. Dès que la fonction sera disponible, elle s’affichera pour l’administratrice ou administrateur de la conférence.

Bienvenue dans le guide d’utilisation en ligne de la plateforme DINA. Dans les pages suivantes, vous découvrirez (presque) tout ce que DINA propose en matière d’échanges numériques !

Nous avons créé ce guide afin de faciliter les événements en ligne, qui s’appuient sur une infrastructure de qualité au sein de la plateforme DINA. Ce guide a pour but de vous familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme et de vous montrer tout ce qu’il est possible de faire. Les possibilités techniques de la plateforme DINA sont décrites en détail au chapitre et la en donne un aperçu.

Le World Café est une méthode permettant de débattre en groupes autour d’un sujet et de parvenir à de nouvelles conclusions. Habituellement, les participantes et participants passent de table en table à intervalles réguliers. Au format numérique, il est possible de recréer cela au moyen de « salles thématiques », chacune équipée d’un afin de noter ce qui se dit et permettre au prochain groupe de rebondir là-dessus.

Configuration de la salle et nombre de participants

Une « salle thématique » est créée pour chaque sujet/aspect à aborder (fonctionnalité ) et nommée en conséquence. Pour que chaque salle thématique accueille à peu près le même nombre de personnes, il est conseillé de limiter leur capacité d’accueil maximum. Si une salle est complète, la personne doit chercher une salle portant sur un autre thème. Si quelqu’un reste dans la même salle, il peut échanger avec de nouvelles personnes à chaque fois !

Mise en œuvre

Dans un premier temps, vous devez réfléchir aux sujets ou aux aspects d’un même thème que vous voulez aborder afin de créer les salles thématiques. Vous pouvez prévoir une modératrice ou un modérateur par salle, mais les discussions libres peuvent également être passionnantes. Il est recommandé de noter ce qui se dit dans chaque salle sur un bloc-notes de projet DINA. L’idéal est de désigner dès le début la personne qui prendra les notes.

Si la discussion se déroule librement, il convient de désigner, outre la personne chargée de la prise de notes, celle qui gardera un œil sur le temps. Autrement, cette tâche incombe à la modération.

Chaque salle thématique doit se voir accorder au moins 15 minutes de discussion, voire 20 si le programme le permet. Si chaque participante ou participant doit participer à chaque salle, vous devez créer quatre salles. Dans ce cas, le format durera 60 à 80 minutes. Avant que les membres de la réunion ne rejoignent les différentes salles, vous pouvez rapidement les leur présenter afin qu’ils sachent quels sujets seront abordés. Afin de lancer la discussion (surtout si elle se déroule librement), il est conseillé de réfléchir à l’avance à quelques questions directrices pour chaque sujet et de les noter dans le bloc-notes mis à disposition. Au début de ce format, les participantes et participants quittent la salle principale pour rejoindre une salle thématique. Ils y discutent, puis reviennent dans la salle principale avant de rejoindre une autre salle thématique. À la fin, la personne chargée de la modération peut consulter les notes et en dresser un résumé et/ou indiquer les prochaines étapes.

Rédaction : Katja Jäger et Jan-Philipp Wagner (Betterplace Lab GmbH) Angelika Wall, Jannik Knaack, Benjamin Vergien et Benjamin Holm (Stiftung DRJA)

Graphisme/Design : Björn Schmitz

Photos : Photos : Maik Lüdemann/Nashorn Filmhaus KG

Direction de la publication : STIFTUNG DRJA, MITTELWEG 117b, 20149 HAMBOURG/info@stiftung-drja.de (pour le partenaire)

Financement : Financé par le ministère allemand de la Famille, des Personnes âgées, des Femmes et de la Jeunesse.

Partenaires : ConAct - Centre de coordination des échanges germano-israéliens pour la Jeunesse IJAB - Agence spécialisée dans le travail de jeunesse international Office franco-allemand pour la Jeunesse Office germano-polonais pour la Jeunesse Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch Tandem - Centre de coordination germano-tchèque pour les échanges de Jeunesse

Édition : Version 1.0 20.03.2021 Ce guide est soumis à la licence CC BY-NC-SA 4.0.

Les rencontres humaines ne deviennent vraiment intéressantes que lorsqu’elles se déroulent dans la convivialité. Une collaboration efficace repose sur une relation empreinte de confiance ; le sentiment d’appartenance à un groupe peut permettre de réaliser beaucoup de choses, même au-delà d’un événement. Avant de rentrer dans le vif du sujet, prévoyez un peu de temps pour faire connaissance de manière informelle, mais structurée. Au cours de la réunion, des formats plus légers viendront rappeler le côté ludique de la rencontre et exploiter l’énergie de l’interaction sociale.

Comment créer ma première conférence en ligne ?

Comment créer des salles virtuelles au sein de ma conférence ?

Comment créer des événements dans les salles virtuelles ?

Comment inviter des personnes à ma conférence ?

Comment présenter mon événement à l’extérieur de la plateforme ?

Quelles fonctionnalités la solution de visioconférence intégrée de DINA propose-t-elle (BigBlueButton) ?

Lors de conférences, les sujets peuvent être abordés selon différents points de vue et aboutir à des résultats concrets. Il est important d’assurer la documentation de ces résultats, surtout s’ils doivent être traités ultérieurement (par exemple, via un projet DINA relié à une salle de type "résultats"). Si le groupe doit prendre des notes parallèlement au processus de travail ou si la documentation doit servir de support visuel, vous pouvez utiliser un outil collaboratif, par exemple un pad DINA disponible sur la page projet, auquel les membres du groupe peuvent accéder en direct. Il est recommandé de décider avant le début d’une session de travail qui prendra note des résultats et de désigner une personne responsable. Le reste du groupe peut alors s’impliquer pleinement dans le travail. La personne qui anime la réunion doit s’assurer que tout le monde a la possibilité de s’exprimer. Selon le format, vous pouvez également demander aux personnes plus discrètes de participer à la discussion sur le chat si elles ne souhaitent pas prendre la parole devant le groupe. Faites toujours comprendre que chaque point de vue est précieux et doit être partagé !

Termes utilisés sur DINA