Les réunions numériques offrent despossibilités variées : elles dépassent les frontières et permettent de communiquer avec de nombreuses personnes en même temps, le tout en s’amusant !

Un événement réussi qui convainc par son contenu et son côté divertissant n’est pas toujours évident à organiser. Cependant, il existe quelques astuces pour le numérique auxquelles vous devriez prêter attention et qui ne sont pas si intuitives :

À quoi faut-il faire particulièrement attention avec le numérique ?

• Les interactions sociales ne se font pas d’elles-mêmes. Qui n’a jamais connu cette situation : vous arrivez dans une réunion numérique et soit tout le monde est aussi silencieux que vous, soit la discussion est déjà lancée et vous ne savez pas comment prendre la parole. Et ensuite, une fois que vous vous lancez, vous êtes la seule personne à parler pendant un moment, ce qui peut être intimidant. C’est pourquoi, même les bavardages informels doivent être modérés lors de réunions en ligne.

• La capacité d’attention est plus faible. Une journée de conférence est fatigante en présentiel, mais presque impossible en distanciel. Les réunions virtuelles sont épuisantes, le cerveau est constamment à la recherche de signaux qui ne se produisent pas dans ce format, et sans les moments de déplacement tels que les changements de salle ou de scène, une journée peut rapidement sembler trois fois plus longue. Le programme doit donc être condensé (par exemple en omettant des points du programme initialement prévus) ou mieux réparti (par exemple en l’étendant sur plusieurs jours). Le programme doit aussi inclure suffisamment de pauses et nous rappeler régulièrement, par le biais d’activités brise-glace, que nous sommes des êtres humains et non des robots rivés à leur ordinateur portable.

• L’ambiance de la salle est difficile à percevoir. Lors d’une réunion en présentiel, il est facile de ressentir l’atmosphère d’une salle. La réunion est-elle silencieuse, bruyante, les gens penchent-ils la tête ou la hochent-ils légèrement ? Les signaux corporels nous permettent d’évaluer l’énergie d’une salle. En distanciel, sans perception sensorielle, cette interprétation subtile est bien plus difficile, voire impossible. Pour savoir quelle est l’humeur du moment ou pour assurer une bonne ambiance, il est nécessaire de prévoir des moments où chacun peut s’exprimer activement. Les brise-glace détendent l’atmosphère et des signes de main convenus peuvent être employés pour signaler une demande de parole ou même la nécessité de faire une pause spontanée.

• Une bonne introduction fait déjà la moitié du travail. Le quart d’heure de politesse, qui permet habituellement de faire démarrer les événements avec un retard communément accepté, n’existe pas encore à distance. Les réunions numériques commencent généralement à l’heure, les possibilités de bavardages doivent être signalées dans le programme (par exemple lors d’un « petit-déjeuner numérique » ou d’une « pause-café numérique ») et être encadrées. Il est recommandé, lors de l’introduction, de se mettre d’accord sur la manière de communiquer pendant la conférence (par chat, par prise de parole ?). Il convient également d’annoncer le degré de responsabilité des participantes et participants. Outre la question des petites pauses nécessaires (peut-on quitter la réunion pour aller chercher un thé ?), il faut aussi se demander si les participantes et participants ne sont là que pour écouter, ou s’ils doivent participer activement à la réunion. Si l’on souhaite lancer la conférence de manière active, il est conseillé de commencer le programme par un sujet participatif (par exemple, l’Impromptu Networking).

Nous vous expliquons ci-après plus concrètement comment rendre une conférence numérique divertissante, dynamique et aussi participative que possible à l’aide de différents formats. Les formats sont classés en fonction de l’objectif souhaité pour chaque point du programme : de la transmission du savoir (partage de connaissances) au travail en équipe (collaboration) en passant par la mise en réseau (réseautage), ils vous fournissent l’inspiration et les conseils nécessaires pour réussir votre événement numérique !

Bienvenue dans le guide d’utilisation en ligne de la plateforme DINA. Dans les pages suivantes, vous découvrirez (presque) tout ce que DINA propose en matière d’échanges numériques !

Nous avons créé ce guide afin de faciliter les événements en ligne, qui s’appuient sur une infrastructure de qualité au sein de la plateforme DINA. Ce guide a pour but de vous familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme et de vous montrer tout ce qu’il est possible de faire. Les possibilités techniques de la plateforme DINA sont décrites en détail au chapitre « Fonctionnalités » et la FAQ en donne un aperçu.

La technologie elle-même ne suffisant pas à faire de bonnes conférences, nous vous proposons au chapitre « Formats » quelques idées pour réunir des personnes en ligne et créer un échange dynamique et enrichissant. Il va de soi que de simples textes ne suffisent pas pour maîtriser certaines compétences de modération, il faut également du courage pour essayer de nouveaux formats dans un nouvel environnement. Si les participantes et participants adoptent une approche expérimentale et acceptent d’explorer ensemble, tout est réuni pour créer un événement numérique. Pour le reste, vous apprendrez au fur et à mesure ! Les formats proposés ici sont principalement conçus pour des groupes de 40 personnes maximum. Ceci est dû d’une part à des raisons techniques, car BigBlueButton (la solution de visioconférence utilisée par DINA) atteint sa capacité de transmission avec, au plus, 40 vidéos diffusées simultanément. D’autre part, nous savons que plus le nombre de personnes participant à une réunion est élevé, plus les efforts de planification et de gestion lors de la mise en œuvre sont importants. Nous croyons aux formats interactifs qui invitent toutes les participantes et tous les participants à s’impliquer et à contribuer au bon déroulement de la conférence. Pour ce faire, il faut pouvoir compter sur une bonne modération et sur la possibilité d’un retour d’information continu en direct (que ce soit par audio ou par un chat), ce qui est de plus en plus compliqué à mettre en place à mesure que le nombre de participantes et de participants augmente. Un événement bien planifié peut se transformer rapidement en un événement complexe où il est difficile de conserver le même niveau de qualité pour plusieurs groupes. Pour ne pas surcharger l’équipe organisatrice ou les personnes participantes, nous recommandons de ne pas dépasser 40 personnes. Si vous souhaitez organiser des événements plus conséquents, faites appel à des professionnels : betterplace lab, qui a rédigé ce guide, ou encore la Stiftung Bürgermut, proposent des conseils et un accompagnement lors de la mise en œuvre (et certainement beaucoup d’autres, y compris dans votre pays).

Le guide DINA est mis à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons : Attribution — Pas d’utilisation commerciale — Partage dans les mêmes conditions 4.0 International (CC BY-NC-SA 4.0).

La nouvelle plateforme en ligne DINA.international est le fruit d’une initiative commune des agences spécialisées et des organismes de subvention du travail international de jeunesse. L’idée est simple : en mai 2020, les deux offices de jeunesse existants, trois bureaux de coordination et l’agence spécialisée IJAB ont créé un groupe de travail afin de mieux coordonner leurs activités en matière de numérisation et de développer des activités communes.

Leur premier projet commun consiste à proposer une plateforme de vidéo et de planification de projet, qui s’appuie sur l’expérience des plateformes Projektwelt (Stiftung DRJA), TRIYOU (DPJW) ainsi que Tele-Tandem (OFAJ) et les perfectionne à la lumière de l’expérience acquise au cours de la pandémie. Cette plateforme met à disposition des salles numériques gratuitement, sans publicité et dans le respect de la protection des données personnelles. DINA.international entend ainsi soutenir efficacement les activités numériques des agences spécialisées et des organismes de subvention, ainsi que les porteurs de projets et les écoles participant à des échanges. Pour ce faire, la plateforme met toute une palette d’outils à disposition. Grâce à cette plateforme et à l’utilisation de ces différents outils, les acteurs des échanges peuvent développer davantage leur réseau et obtenir de nouvelles possibilités de coopération, à la fois entre eux et avec leur partenaire étranger (par exemple, pour analyser des méthodes et des expériences et traiter collectivement certains sujets ou rechercher des participants ou des intervenants, etc.). DINA.international est consultable depuis les pages d’accueil de diverses agences spécialisées et de financement et sera progressivement mise à la disposition de tous les acteurs des échanges.

Sur quelle technologie DINA.international se base-t-elle ? Que se cache-t-il derrière cette plateforme ? DINA.international fonctionne grâce à la boîte à outils en ligne de la coopérative berlinoise « Wechange », le logiciel Open Source « BigBlueButton » ainsi que le système de messagerie « ROCKET-CHAT ». Wechange et DINA.international proposent des espaces dédiés au travail collaboratif.

« Wechange » est un acteur du mouvement de changement écosocial qui propose ses logiciels sur des « serveurs verts », respectueux de la confidentialité des données et financés de manière transparente, c’est-à-dire sans exploitation des données. Fridays for Future et d’autres plateformes de participation citoyenne, entre autres, utilisent cette technologie pour travailler ensemble et partager leurs idées.

Nous souhaitons remercier « betterplace lab » d’avoir réalisé la première version de ce guide !

Bonne découverte et bon travail sur DINA.international !

Votre équipe DINA

Rédaction : Katja Jäger et Jan-Philipp Wagner (Betterplace Lab GmbH) Angelika Wall, Jannik Knaack, Benjamin Vergien et Benjamin Holm (Stiftung DRJA)

Graphisme/Design : Björn Schmitz

Photos : Photos : Maik Lüdemann/Nashorn Filmhaus KG

Direction de la publication : STIFTUNG DRJA, MITTELWEG 117b, 20149 HAMBOURG/info@stiftung-drja.de (pour le partenaire)

Financement : Financé par le ministère allemand de la Famille, des Personnes âgées, des Femmes et de la Jeunesse.

Partenaires : ConAct - Centre de coordination des échanges germano-israéliens pour la Jeunesse IJAB - Agence spécialisée dans le travail de jeunesse international Office franco-allemand pour la Jeunesse Office germano-polonais pour la Jeunesse Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch Tandem - Centre de coordination germano-tchèque pour les échanges de Jeunesse

À quoi ressemble une conférence en ligne sur DINA ?

Vous n’avez encore jamais participé à une conférence sur la plateforme DINA ? Dans ce cas, ce chapitre vous donne un aperçu :

Comment créer un événement numérique avec DINA ?

Qu’est-ce qu’une salle de conférence (numérique) ?

Vous pouvez imaginer qu’une salle numérique est presque comme une salle réelle : quelque chose s’y déroule, et elle peut être équipée de plusieurs manières (type de salle). Dans le cadre de DINA, il s’agit d’événements numériques, qui peuvent varier selon le type de salle. Chaque salle dispose de sa propre page (Internet) au sein de votre conférence. Nous vous expliquons ici comment créer des salles :

Qu’entendez-vous par événements ?

Pour nous, un événement correspond à ce qui se passe dans une salle. Il peut s’agir d’une visioconférence dans une salle de type « ateliers », d’un café numérique dans une salle de type « table basse (café) » ou d’un live YouTube dans une salle de type « scène ». La salle « Lobby », quant à elle, répertorie simplement les événements de toutes les autres salles et en fait un agenda. En cliquant sur ce lien, vous découvrirez comment créer un événement :

Je n’ai encore jamais organisé un événement d’une aussi grande envergure, comment puis-je mobiliser et motiver les personnes qui y participeront ?

Nous avons consacré un chapitre entier à ce sujet, dans lequel vous trouverez différents formats et des inspirations. Jetez-y un coup d’œil !

Comment fonctionnent les visioconférences dans le centre de rencontres et formations numérique ?

Le centre de rencontres et formations numérique de DINA utilise la technologie vidéo de BigBlueButton. Nous avons réuni quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes dans ce chapitre :

Comment présenter mon événement à l’extérieur de la plateforme ?

Chaque conférence numérique créée sur DINA dispose de son microsite. Vous avez la possibilité d’y exprimer votre créativité et d’y présenter toutes les informations utiles au sujet de votre événement. De plus, les personnes intéressées peuvent s’inscrire à l’événement directement depuis le microsite.

Les personnes souhaitant participer à une conférence numérique doivent-elles créer un compte sur DINA ?

Les participantes et participants à une conférence numérique sur la plateforme DINA doivent disposer d’un compte. Toutefois, nous travaillons à proposer prochainement un accès sans compte aux événements numériques. Les personnes extérieures auront alors accès aux conférences grâce à des identifiants temporaires. Dès que la fonction sera disponible, elle s’affichera pour l’administratrice ou administrateur de la conférence.

Le format de conférence le plus classique est la présentation. Le rôle des personnes qui y assistent est simplement d’écouter. Dans son fonctionnement, ce format est très proche des conférences habituelles. Le contenu est soit diffusé en ligne, soit dans une salle dédiée où l’oratrice ou l’orateur occupe la plus grande partie du temps de parole.

Configuration de la salle et nombre de participants

Pour une présentation, vous devez décider de la salle à utiliser en fonction du nombre de personnes qui y participent :

Mise en œuvre

Réglages techniques recommandés pour la présentation :

• Toutes les autres personnes présentes éteignent leur micro et leur caméra pour que l’oratrice ou l’orateur puisse se concentrer.

L’interaction minimum : questions/réponses (Q&A)

Il est important, surtout après une présentation, de donner la possibilité de poser des questions, et de l’annoncer à l’avance. Sur DINA, vous avez les possibilités suivantes concernant les questions/réponses :

• Questions/commentaires écrits dans le chat : en présence d’un grand groupe ou si tout le monde ne peut pas utiliser son micro/sa vidéo, il est possible de poser des questions ou de faire des commentaires par le biais du Rocket-Chat (pour les petits groupes, il est également possible d’utiliser le chat vidéo). La personne chargée de la présentation ou celle de la modération peut lire les messages à haute voix, puis y répondre.

• Style popcorn pour les plus petits groupes : demandez aux personnes présentes d’activer leur micro dès que nécessaire pour poser leur question ou faire un commentaire.

La question est de savoir si la présentatrice ou le présentateur doit répondre directement aux questions/commentaires au fur et à mesure, ou si elle ou il doit d’abord recueillir l’intégralité des commentaires et y répondre collectivement.

Configuration de la salle et nombre de participants

Mise en œuvre

Dans un premier temps, vous devez réfléchir aux sujets ou aux aspects d’un même thème que vous voulez aborder afin de créer les salles thématiques. Vous pouvez prévoir une modératrice ou un modérateur par salle, mais les discussions libres peuvent également être passionnantes. Il est recommandé de noter ce qui se dit dans chaque salle sur un bloc-notes de projet DINA. L’idéal est de désigner dès le début la personne qui prendra les notes.

Si la discussion se déroule librement, il convient de désigner, outre la personne chargée de la prise de notes, celle qui gardera un œil sur le temps. Autrement, cette tâche incombe à la modération.

Chaque salle thématique doit se voir accorder au moins 15 minutes de discussion, voire 20 si le programme le permet. Si chaque participante ou participant doit participer à chaque salle, vous devez créer quatre salles. Dans ce cas, le format durera 60 à 80 minutes. Avant que les membres de la réunion ne rejoignent les différentes salles, vous pouvez rapidement les leur présenter afin qu’ils sachent quels sujets seront abordés. Afin de lancer la discussion (surtout si elle se déroule librement), il est conseillé de réfléchir à l’avance à quelques questions directrices pour chaque sujet et de les noter dans le bloc-notes mis à disposition. Au début de ce format, les participantes et participants quittent la salle principale pour rejoindre une salle thématique. Ils y discutent, puis reviennent dans la salle principale avant de rejoindre une autre salle thématique. À la fin, la personne chargée de la modération peut consulter les notes et en dresser un résumé et/ou indiquer les prochaines étapes.