À quoi ressemble une conférence en ligne sur DINA ?

Vous n’avez encore jamais participé à une conférence sur la plateforme DINA ? Dans ce cas, ce chapitre vous donne un aperçu :

Comment créer un événement numérique avec DINA ?

Il est très facile de créer une conférence avec DINA ! La structure de base se définit en quelques minutes seulement. Si vous voulez tout apprendre de A à Z, commencez par ici. Si vous souhaitez commencer tout de suite :

Qu’est-ce qu’une salle de conférence (numérique) ?

Vous pouvez imaginer qu’une salle numérique est presque comme une salle réelle : quelque chose s’y déroule, et elle peut être équipée de plusieurs manières (type de salle). Dans le cadre de DINA, il s’agit d’événements numériques, qui peuvent varier selon le type de salle. Chaque salle dispose de sa propre page (Internet) au sein de votre conférence. Nous vous expliquons ici comment créer des salles :

Qu’entendez-vous par événements ?

Pour nous, un événement correspond à ce qui se passe dans une salle. Il peut s’agir d’une visioconférence dans une salle de type « ateliers », d’un café numérique dans une salle de type « table basse (café) » ou d’un live YouTube dans une salle de type « scène ». La salle « Lobby », quant à elle, répertorie simplement les événements de toutes les autres salles et en fait un agenda. En cliquant sur ce lien, vous découvrirez comment créer un événement :

Je n’ai encore jamais organisé un événement d’une aussi grande envergure, comment puis-je mobiliser et motiver les personnes qui y participeront ?

Nous avons consacré un chapitre entier à ce sujet, dans lequel vous trouverez différents formats et des inspirations. Jetez-y un coup d’œil !

Comment fonctionnent les visioconférences dans le centre de rencontres et formations numérique ?

Le centre de rencontres et formations numérique de DINA utilise la technologie vidéo de BigBlueButton. Nous avons réuni quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes dans ce chapitre :

Comment présenter mon événement à l’extérieur de la plateforme ?

Chaque conférence numérique créée sur DINA dispose de son microsite. Vous avez la possibilité d’y exprimer votre créativité et d’y présenter toutes les informations utiles au sujet de votre événement. De plus, les personnes intéressées peuvent s’inscrire à l’événement directement depuis le microsite.

Les personnes souhaitant participer à une conférence numérique doivent-elles créer un compte sur DINA ?

Les participantes et participants à une conférence numérique sur la plateforme DINA doivent disposer d’un compte. Toutefois, nous travaillons à proposer prochainement un accès sans compte aux événements numériques. Les personnes extérieures auront alors accès aux conférences grâce à des identifiants temporaires. Dès que la fonction sera disponible, elle s’affichera pour l’administratrice ou administrateur de la conférence.

Bienvenue dans le guide d’utilisation en ligne de la plateforme DINA. Dans les pages suivantes, vous découvrirez (presque) tout ce que DINA propose en matière d’échanges numériques !

Nous avons créé ce guide afin de faciliter les événements en ligne, qui s’appuient sur une infrastructure de qualité au sein de la plateforme DINA. Ce guide a pour but de vous familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme et de vous montrer tout ce qu’il est possible de faire. Les possibilités techniques de la plateforme DINA sont décrites en détail au chapitre « Fonctionnalités » et la FAQ en donne un aperçu.

La technologie elle-même ne suffisant pas à faire de bonnes conférences, nous vous proposons au chapitre « Formats » quelques idées pour réunir des personnes en ligne et créer un échange dynamique et enrichissant. Il va de soi que de simples textes ne suffisent pas pour maîtriser certaines compétences de modération, il faut également du courage pour essayer de nouveaux formats dans un nouvel environnement. Si les participantes et participants adoptent une approche expérimentale et acceptent d’explorer ensemble, tout est réuni pour créer un événement numérique. Pour le reste, vous apprendrez au fur et à mesure ! Les formats proposés ici sont principalement conçus pour des groupes de 40 personnes maximum. Ceci est dû d’une part à des raisons techniques, car BigBlueButton (la solution de visioconférence utilisée par DINA) atteint sa capacité de transmission avec, au plus, 40 vidéos diffusées simultanément. D’autre part, nous savons que plus le nombre de personnes participant à une réunion est élevé, plus les efforts de planification et de gestion lors de la mise en œuvre sont importants. Nous croyons aux formats interactifs qui invitent toutes les participantes et tous les participants à s’impliquer et à contribuer au bon déroulement de la conférence. Pour ce faire, il faut pouvoir compter sur une bonne modération et sur la possibilité d’un retour d’information continu en direct (que ce soit par audio ou par un chat), ce qui est de plus en plus compliqué à mettre en place à mesure que le nombre de participantes et de participants augmente. Un événement bien planifié peut se transformer rapidement en un événement complexe où il est difficile de conserver le même niveau de qualité pour plusieurs groupes. Pour ne pas surcharger l’équipe organisatrice ou les personnes participantes, nous recommandons de ne pas dépasser 40 personnes. Si vous souhaitez organiser des événements plus conséquents, faites appel à des professionnels : betterplace lab, qui a rédigé ce guide, ou encore la Stiftung Bürgermut, proposent des conseils et un accompagnement lors de la mise en œuvre (et certainement beaucoup d’autres, y compris dans votre pays).

Le guide DINA est mis à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons : Attribution — Pas d’utilisation commerciale — Partage dans les mêmes conditions 4.0 International (CC BY-NC-SA 4.0).

Rédaction : Katja Jäger et Jan-Philipp Wagner (Betterplace Lab GmbH) Angelika Wall, Jannik Knaack, Benjamin Vergien et Benjamin Holm (Stiftung DRJA)

Graphisme/Design : Björn Schmitz

Photos : Photos : Maik Lüdemann/Nashorn Filmhaus KG

Direction de la publication : STIFTUNG DRJA, MITTELWEG 117b, 20149 HAMBOURG/[email protected] (pour le partenaire)

Financement : Financé par le ministère allemand de la Famille, des Personnes âgées, des Femmes et de la Jeunesse.

Partenaires : ConAct - Centre de coordination des échanges germano-israéliens pour la Jeunesse IJAB - Agence spécialisée dans le travail de jeunesse international Office franco-allemand pour la Jeunesse Office germano-polonais pour la Jeunesse Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch Tandem - Centre de coordination germano-tchèque pour les échanges de Jeunesse

Édition : Version 1.0 20.03.2021 Ce guide est soumis à la licence CC BY-NC-SA 4.0.

La nouvelle plateforme en ligne DINA.international est le fruit d’une initiative commune des agences spécialisées et des organismes de subvention du travail international de jeunesse. L’idée est simple : en mai 2020, les deux offices de jeunesse existants, trois bureaux de coordination et l’agence spécialisée IJAB ont créé un groupe de travail afin de mieux coordonner leurs activités en matière de numérisation et de développer des activités communes.

Leur premier projet commun consiste à proposer une plateforme de vidéo et de planification de projet, qui s’appuie sur l’expérience des plateformes Projektwelt (Stiftung DRJA), TRIYOU (DPJW) ainsi que Tele-Tandem (OFAJ) et les perfectionne à la lumière de l’expérience acquise au cours de la pandémie. Cette plateforme met à disposition des salles numériques gratuitement, sans publicité et dans le respect de la protection des données personnelles. DINA.international entend ainsi soutenir efficacement les activités numériques des agences spécialisées et des organismes de subvention, ainsi que les porteurs de projets et les écoles participant à des échanges. Pour ce faire, la plateforme met toute une palette d’outils à disposition. Grâce à cette plateforme et à l’utilisation de ces différents outils, les acteurs des échanges peuvent développer davantage leur réseau et obtenir de nouvelles possibilités de coopération, à la fois entre eux et avec leur partenaire étranger (par exemple, pour analyser des méthodes et des expériences et traiter collectivement certains sujets ou rechercher des participants ou des intervenants, etc.). DINA.international est consultable depuis les pages d’accueil de diverses agences spécialisées et de financement et sera progressivement mise à la disposition de tous les acteurs des échanges.

Sur quelle technologie DINA.international se base-t-elle ? Que se cache-t-il derrière cette plateforme ? DINA.international fonctionne grâce à la boîte à outils en ligne de la coopérative berlinoise « Wechange », le logiciel Open Source « BigBlueButton » ainsi que le système de messagerie « ROCKET-CHAT ». Wechange et DINA.international proposent des espaces dédiés au travail collaboratif.

« Wechange » est un acteur du mouvement de changement écosocial qui propose ses logiciels sur des « serveurs verts », respectueux de la confidentialité des données et financés de manière transparente, c’est-à-dire sans exploitation des données. Fridays for Future et d’autres plateformes de participation citoyenne, entre autres, utilisent cette technologie pour travailler ensemble et partager leurs idées.

Nous souhaitons remercier « betterplace lab » d’avoir réalisé la première version de ce guide !

Bonne découverte et bon travail sur DINA.international !

Votre équipe DINA

Lors de conférences, les sujets peuvent être abordés selon différents points de vue et aboutir à des résultats concrets. Il est important d’assurer la documentation de ces résultats, surtout s’ils doivent être traités ultérieurement (par exemple, via un projet DINA relié à une salle de type "résultats"). Si le groupe doit prendre des notes parallèlement au processus de travail ou si la documentation doit servir de support visuel, vous pouvez utiliser un outil collaboratif, par exemple un pad DINA disponible sur la page projet, auquel les membres du groupe peuvent accéder en direct. Il est recommandé de décider avant le début d’une session de travail qui prendra note des résultats et de désigner une personne responsable. Le reste du groupe peut alors s’impliquer pleinement dans le travail. La personne qui anime la réunion doit s’assurer que tout le monde a la possibilité de s’exprimer. Selon le format, vous pouvez également demander aux personnes plus discrètes de participer à la discussion sur le chat si elles ne souhaitent pas prendre la parole devant le groupe. Faites toujours comprendre que chaque point de vue est précieux et doit être partagé !

Le format de conférence le plus classique est la présentation. Le rôle des personnes qui y assistent est simplement d’écouter. Dans son fonctionnement, ce format est très proche des conférences habituelles. Le contenu est soit diffusé en ligne, soit dans une salle dédiée où l’oratrice ou l’orateur occupe la plus grande partie du temps de parole.

Configuration de la salle et nombre de participants

Pour une présentation, vous devez décider de la salle à utiliser en fonction du nombre de personnes qui y participent :

• Pour les petits groupes (< 40 personnes) : tout le monde se trouve dans une salle d’atelier. Les micros et webcams des participantes et participants sont éteints, et seuls les orateurs ou oratrices sont visibles. Les personnes présentes peuvent communiquer au moyen du Rocket-Chat, ou, si elles le souhaitent, demander la parole grâce à la fonction « lever la main » puis intervenir en activant leur micro.

• Pour les grands groupes (> 40 personnes) : installation d’un salle de type "scène" dans lequel sera diffusée la présentation. Les participantes et participants se retrouvent dans la salle et peuvent communiquer par Rocket-Chat et, le cas échéant, avec l’oratrice ou l’orateur. Cette personne diffuse sa présentation depuis une autre salle d’atelier qui a été aménagée en conséquence. Pour qu’elle puisse également avoir accès au chat, celle-ci doit entrer dans la salle de type "scène" dans un autre onglet ou utiliser l’application Rocket-Chat sur son smartphone.

Mise en œuvre

L’oratrice ou l’orateur peut commencer sa présentation à l’aide de diapositives. Il est ensuite recommandé de procéder à un bref test technique afin de s’assurer que le son fonctionne et que les diapositives apparaissent. Les participantes et participants peuvent le confirmer sur le chat. Avant la présentation proprement dite, il est important de préciser brièvement de quelle manière les questions seront traitées. Comme c’est souvent le cas, il est conseillé d’y répondre après la présentation. Si l’oratrice ou l’orateur et les personnes qui l’écoutent sont en petit groupe dans une même salle d’atelier, il est également possible d’encourager le groupe à exprimer leur accord grâce à l’option applaudissements. Cela donne à l’oratrice ou l’orateur l’impression de ne pas parler à une salle vide ! Si vous avez choisi l’option de diffusion pour les grands groupes, il n’est pas possible d’interagir pendant la présentation. Les questions posées dans le chat sont généralement vues à la fin de la présentation, car après tout, la personne est déjà occupée à parler.

Réglages techniques recommandés pour la présentation :

• Assurez-vous que l’oratrice ou l’orateur est visible et audible (réglages micro/vidéo) et qu’elle ou il dispose des droits nécessaires pour partager son écran et afficher des diapositives.

• Toutes les autres personnes présentes éteignent leur micro et leur caméra pour que l’oratrice ou l’orateur puisse se concentrer.

• En ce qui concerne un potentiel enregistrement (avec l’accord de la personne concernée) : lancez l’enregistrement pour le début de la présentation et arrêtez-le immédiatement après, afin que la session de questions/réponses qui suit puisse se dérouler en toute sécurité.

L’interaction minimum : questions/réponses (Q&A)

Il est important, surtout après une présentation, de donner la possibilité de poser des questions, et de l’annoncer à l’avance. Sur DINA, vous avez les possibilités suivantes concernant les questions/réponses :

• Liste de prises de parole : BigBlueButton permet de lever la main grâce à une icône. Cette option génère des listes de prises de parole, qui seront ensuite lues par la modératrice ou le modérateur. Au choix, vous pouvez également (lorsque les caméras sont activées) demander une réaction physique (lever la main devant l’écran).

• Questions/commentaires écrits dans le chat : en présence d’un grand groupe ou si tout le monde ne peut pas utiliser son micro/sa vidéo, il est possible de poser des questions ou de faire des commentaires par le biais du Rocket-Chat (pour les petits groupes, il est également possible d’utiliser le chat vidéo). La personne chargée de la présentation ou celle de la modération peut lire les messages à haute voix, puis y répondre.

• Style popcorn pour les plus petits groupes : demandez aux personnes présentes d’activer leur micro dès que nécessaire pour poser leur question ou faire un commentaire.

La question est de savoir si la présentatrice ou le présentateur doit répondre directement aux questions/commentaires au fur et à mesure, ou si elle ou il doit d’abord recueillir l’intégralité des commentaires et y répondre collectivement.

Les thèmes complexes exigent de prendre en compte plusieurs perspectives. Pour ce faire, vous pouvez regrouper des expertes et des experts qui pourront partager leurs connaissances. Grâce au UX-Fishbowl, les participantes et participants peuvent également faire entendre leur voix, ce qui en fait des membres actifs de ce format d’échange !

Configuration de la salle et nombre de participants

Pour ce format, vous créez une salle BigBlueButton dans laquelle plusieurs personnes peuvent activer leur vidéo selon la situation. Ce format n’est donc possible que pour des groupes de 40 personnes maximum. Si vous souhaitez organiser un échange d’experts devant un public plus conséquent, vous pouvez bien sûr organiser un panel normal où des experts invités tiennent une conversation retransmise au public dans une autre salle. D’un point de vue technique, cela revient au même que la présentation (keynote), mais avec plusieurs orateurs qui forment le panel.

Mise en œuvre

L’UX-Fishbowl, basé sur l’idée de , est un Fishbowl particulier : il offre un moyen interactif de faire participer les personnes assistant à une discussion d’experts de manière rapide et continue. Contrairement à un Fishbowl classique, où on laisse habituellement une chaise inoccupée pour que les participantes et participants s’y assoient spontanément de temps en temps pour participer à la discussion, on alterne ici entre la discussion du panel et les interactions avec les participants. Cette alternance doit être annoncée par la modération au début du format, tout comme le droit de la modération d’interrompre les monologues.

Ce format peut avoir l’air compliqué au premier abord, mais avec les bonnes instructions, il peut favoriser les échanges vivants et authentiques. Important : les experts doivent être informés à l’avance qu’il ne s’agit pas d’un panel classique. Il peut être utile de visualiser le cercle intérieur (expertes et experts) et le cercle extérieur (participantes et participants) et de les présenter au début. La modération garde un œil sur le temps. Celui-ci est partagé en temps de parole pour le cercle intérieur et pour le cercle extérieur. Les temps de parole deviennent de plus en plus courts au fil de la discussion.

La modération commence par poser une question (idéalement convenue avec le panel), à laquelle les experts répondent en premier : chaque experte ou expert formule une première idée. Le cercle intérieur parle, les autres écoutent. Il est important que le temps de parole individuel ne dépasse pas 2-3 minutes, les monologues numériques étant particulièrement fatigants !

Dès que chaque panéliste a formulé une première réponse, le cercle extérieur peut intervenir. La modération annonce que tout le monde va être réparti en petits groupes dans ce qu’on appelle des ; les personnes peuvent être réparties dans les salles à l’aide de la fonctionnalité glisser-déposer. Important : informez les participantes et participants qu’ils doivent suivre l’invitation dans la salle de groupe, la salle principale restant silencieuse pour le moment. Il est recommandé de conduire les membres du panel dans une salle séparée afin qu’ils puissent échanger entre eux sans être dérangés. Il s’agit d’un atout particulier pour les expertes et experts, car ils peuvent échanger des idées entre eux dans un espace protégé sans que personne d’autre ne les écoute.

Avant le début des sessions de groupe, la modération doit préciser que 4 ou 5 personnes (à ajuster en fonction de la taille du groupe, un maximum de 8 salles de groupe pouvant être créées) seront réunies dans une même salle pour échanger librement. Après la discussion en petits groupes, les questions et commentaires qui surgissent sont partagés avec le panel. Il peut être bon de désigner une personne par groupe pour les transmettre ensuite dans la salle principale. Il est préférable de poser quelques questions pour guider le partage du groupe, par exemple : « Dans votre petit groupe, discutez de ce qui vient d’être abordé par le panel : quel argument était particulièrement intéressant ? qu’est-ce qui vous a surpris ? qu’avez-vous entendu que vous ne saviez pas ? quelles questions aimeriez-vous poser au panel ? ». Ces questions peuvent également être adaptées au thème de la discussion.

Les échanges en petit groupe doivent durer entre 10 et 15 minutes. Pendant ce temps, le cercle intérieur (le panel) discute.

Au bout de 10 à 15 minutes, tous les groupes doivent avoir terminé et la discussion en plénière peut commencer. La modération demande alors aux petits groupes de présenter leurs questions et commentaires, qui donnent lieu à une autre discussion du cercle intérieur. La modération annonce que les commentaires seront d’abord recueillis et, après quelques interventions du public, lus par paquets avant que les membres du cercle intérieur n’entament une nouvelle série d’échanges. Les retours peuvent se faire à l’aide des différentes méthodes de questions/réponses : le style popcorn, la liste de prises de parole, ou les questions et commentaires à l’écrit. Pour en savoir plus sur ces possibilités, lisez la description des questions/réponses du chapitre de la . La modération regroupe ensuite les questions et commentaires du cercle extérieur et demande au cercle intérieur de se pencher sur de nouveaux points. Cette étape ne se fait pas sous forme de questions-réponses classiques : les membres du panel réfléchissent ensemble à haute voix à ce qui a été dit. Là aussi, il faut faire attention au temps (environ 10 minutes sont suffisantes, mais selon le rythme de la discussion, on peut les dépasser). S’ensuit une nouvelle mobilisation du cercle extérieur par le biais des salles de groupe. Vous pouvez alterner entre le cercle intérieur et le cercle extérieur aussi souvent que vous voulez, en fonction de la durée du format. Le cercle extérieur devrait se réunir au moins deux fois pour échanger et pouvoir enrichir la discussion du cercle intérieur grâce à leurs prises de parole.

Conseils techniques pour le Fishbowl numérique

• Création de cercle intérieur/cercle extérieur : Afin que les membres du panel d’experts puissent échanger entre eux pendant que le public travaille en petits groupes, vous devriez les placer dans une salle spécifique. Vous pouvez répartir toutes les personnes présentes dans les différentes salles grâce à la fonctionnalité glisser-déposer. Dans l’idéal, une équipe technique devrait se charger de la répartition pendant que la explique comment doit se passer l’échange en groupes. Vous pouvez également choisir la fonction aléatoire, qui vous permet de réorganiser les membres du panel afin qu’ils se retrouvent dans leur propre salle de groupe. Il n’est pas conseillé d’utiliser la salle principale pour le panel, car les membres n’y sont pas seuls : la personne chargée de la modération est toujours présente et des participants spontanés peuvent également se présenter.

• Questions directrices pour l’activation du cercle extérieur : Le mieux est d’écrire rapidement les questions directrices dans le de la salle principale, que les participantes et participants peuvent continuer à regarder même s’ils sont dans une salle de groupe.

• Activation du cercle extérieur : Le cercle extérieur est activé à plusieurs reprises par des discussions en petits groupes de 4 ou 5 personnes. Il est important de noter que seules 8 salles de groupe peuvent être créées. Les groupes sont constitués à nouveau à chaque fois, il faut donc toujours prévoir 1 à 2 minutes pour chaque activation, afin que les membres puissent se présenter brièvement avant de passer à la discussion thématique.

Le World Café est une méthode permettant de débattre en groupes autour d’un sujet et de parvenir à de nouvelles conclusions. Habituellement, les participantes et participants passent de table en table à intervalles réguliers. Au format numérique, il est possible de recréer cela au moyen de « salles thématiques », chacune équipée d’un pad DINA afin de noter ce qui se dit et permettre au prochain groupe de rebondir là-dessus.

Configuration de la salle et nombre de participants

Une « salle thématique » est créée pour chaque sujet/aspect à aborder (fonctionnalité salles de groupe) et nommée en conséquence. Pour que chaque salle thématique accueille à peu près le même nombre de personnes, il est conseillé de limiter leur capacité d’accueil maximum. Si une salle est complète, la personne doit chercher une salle portant sur un autre thème. Si quelqu’un reste dans la même salle, il peut échanger avec de nouvelles personnes à chaque fois !

Mise en œuvre

Dans un premier temps, vous devez réfléchir aux sujets ou aux aspects d’un même thème que vous voulez aborder afin de créer les salles thématiques. Vous pouvez prévoir une modératrice ou un modérateur par salle, mais les discussions libres peuvent également être passionnantes. Il est recommandé de noter ce qui se dit dans chaque salle sur un bloc-notes de projet DINA. L’idéal est de désigner dès le début la personne qui prendra les notes.

Si la discussion se déroule librement, il convient de désigner, outre la personne chargée de la prise de notes, celle qui gardera un œil sur le temps. Autrement, cette tâche incombe à la modération.

Chaque salle thématique doit se voir accorder au moins 15 minutes de discussion, voire 20 si le programme le permet. Si chaque participante ou participant doit participer à chaque salle, vous devez créer quatre salles. Dans ce cas, le format durera 60 à 80 minutes. Avant que les membres de la réunion ne rejoignent les différentes salles, vous pouvez rapidement les leur présenter afin qu’ils sachent quels sujets seront abordés. Afin de lancer la discussion (surtout si elle se déroule librement), il est conseillé de réfléchir à l’avance à quelques questions directrices pour chaque sujet et de les noter dans le bloc-notes mis à disposition. Au début de ce format, les participantes et participants quittent la salle principale pour rejoindre une salle thématique. Ils y discutent, puis reviennent dans la salle principale avant de rejoindre une autre salle thématique. À la fin, la personne chargée de la modération peut consulter les notes et en dresser un résumé et/ou indiquer les prochaines étapes.

Les conférences internationales nécessitent non seulement une bonne modération, mais également d’être compréhensibles en plusieurs langues. C’est pourquoi DINA propose une fonctionnalité d’interprétation, pour laquelle vous devez faire appel à des interprètes. Voici quelques conseils pour la préparation de l’interprétation :

• Connectez-vous sur un PC ou un ordinateur portable aussi puissant que possible (il est recommandé d’avoir au moins 4, voire 8 Go de mémoire vive).

• Utilisez une connexion Internet stable avec au moins 20 Mbit (si possible, préférez la connexion par câble au lieu du Wi-Fi).

• Il est recommandé d’utiliser la version la plus récente de Firefox ou de Chrome. La cabine d’interprétation ne peut pas être utilisée avec Safari pour le moment.

• Utilisez un micro-casque de bonne qualité et veillez à ce qu’il n’amplifie pas votre souffle.

• Avant la conférence, faites un test avec tous les interprètes afin de vous familiariser avec DINA et de vous préparer en conditions réelles.

• Si nécessaire, ouvrez une salle annexe en plus de la salle principale où vous traduisez, où vous allumerez vos caméras, mais garderez les microphones éteints afin de voir vos collègues et de vous conseiller mutuellement.

• Veillez à n’allumer votre micro que lorsque vous parlez et laissez le éteint le reste du temps pour éviter les bruits ambiants indésirables.

En tant que personne organisatrice d’une conférence, vous avez beaucoup de choses à planifier. Vous avez une idée, développez un concept et un programme, déterminez votre groupe cible, etc. Puisque vous voulez organiser votre conférence sur DINA, nous aimerions vous aider un minimum avec cette liste de vérification. Vous y trouverez les points importants dont vous devez vous occuper avant le début de la conférence :

• Créez votre conférence, organisez-la et si nécessaire, ajoutez un une page projet. Important : concevez soigneusement votre microsite pour rendre votre conférence attrayante et éveiller l’intérêt des personnes extérieures à la plateforme.

• Déterminez la façon dont les personnes intéressées peuvent s’inscrire à la conférence, à savoir à l’aide d’une demande simple ou plus détaillée. (Si vous avez besoin d’un formulaire d’inscription plus complexe, vous pouvez également utiliser d’autres outils, tels que pretix.eu ou d’autres fournisseurs de formulaires.)

• Faites un briefing aux participantes et participants pour qu’ils prennent rapidement leurs marques sur DINA. À ce sujet, jetez un œil à la liste de vérification pour les participantes et participants.

• Faites un briefing aux interprètes pour qu’ils prennent rapidement leurs marques sur DINA. À ce sujet, jetez un œil à la liste de vérification pour les interprètes.

• Réservez gratuitement les ressources serveur nécessaires, au plus tard une semaine avant le début de la conférence.

• Désignez une ou plusieurs personnes de votre équipe comme personne de contact pour les questions techniques, joignable par chat ou par téléphone pendant la conférence et faites-leur savoir à l’avance.

DINA.international fournit des ressources serveur suffisantes pour vos visioconférences dans le domaine des échanges internationaux de jeunes et scolaires, qui peuvent être réservées facilement à l’aide d’un formulaire. Ceci s’applique jusqu’à la publication de l’outil de réservation, avec lequel le formulaire est intégré à votre page d’administration de la conférence sur DINA.international.

Lors de la création et du test des fonctions de DINA.international, votre conférence sera en mode d’essai, c’est-à-dire que vous testerez tous les outils de la plateforme avec une petite équipe sans aucune restriction. Dès que la période de votre conférence est planifiée, vous devez réserver vos ressources de conférence au moins une semaine à l’avance. Ce n’est qu’alors que nous pourrons fournir les capacités requises pour les groupes plus importants.

Les partenaires du portail vérifieront en arrière-plan si un financement est possible pour les conférences demandées. Si cela devait changer pour une raison quelconque, nous en informerions toutes les utilisatrices et les utilisateurs de DINA.international en temps utile.

Contexte : La technologie vidéo intégrée sur https://DINA.international nécessite des capacités de serveur devant être adaptées par les gestionnaires du portail en fonction du nombre de participants et de la durée. Contrairement aux fournisseurs commerciaux, qui semblent offrir ce service « gratuitement », DINA n’exploite pas commercialement les données de ses utilisatrices et utilisateurs (par exemple, pour la publicité ou autre).

Vous connaissez probablement cette situation : vous vous êtes inscrit à un super événement il y a des semaines et vous vous rendez compte tout d’un coup que vous l’avez raté. Pour que cela n’arrive pas aux personnes inscrites à votre conférence, et pour augmenter le taux de participation, DINA offre la possibilité de rédiger des e-mails de rappel. Vous pouvez en préparer jusqu’à 3, et ils seront envoyés aux participantes et participants une semaine, un jour ou une heure avant le début de la conférence. Pour ce faire, vous trouverez les paramètres sous l’onglet e-mails de rappel sur la page d’administration.

Lors de la création d’une salle, vous pouvez choisir l’option « montrer le chat ». Si vous choisissez cette option, la salle sera connectée au logiciel de messagerie intégré de DINA, RocketChat, que vous pouvez également utiliser pour communiquer avec les membres de la plateforme DINA.international. La différence est que, utilisé dans le cadre d’une conférence, tous les membres (si la fonction de chat est activée) rejoignent automatiquement un chat de groupe spécifique à la salle. Ce chat de groupe s’affiche alors à droite dans la salle correspondante, mais peut également être affiché via le menu de la messagerie en dehors de la conférence (symbole de l’enveloppe en haut à droite dans la barre de menu DINA).

Il est particulièrement important lors de réunions en ligne de se rappeler régulièrement que nous sommes des humains, et non de simples cases sur un écran d’ordinateur. Un court exercice de pleine conscience suivi d’un moment collectif peut faire des merveilles pour redonner de l’énergie à la salle et créer un sentiment d’appartenance, malgré la distance physique. Cet exercice d’embodiment peut être réalisé pour commencer la journée ou bien comme moyen de détente pendant la conférence. Le succès de cet exercice dépend du calme et de la douceur de la personne qui l’anime.

Configuration de la salle et nombre de participants

Ce format est particulièrement adapté aux groupes pouvant allumer leur caméra, c’est-à-dire 40 personnes maximum. Tout le monde se trouve dans une avec les caméras allumées. Les micros doivent être éteints pendant l’exercice, mais peuvent être rallumés à la fin pour échanger avec le groupe.

Mise en œuvre

Avant de commencer l’exercice, il est extrêmement important de bien préparer les participantes et participants. L’exercice ayant un caractère méditatif, il est important d’exprimer ouvertement toute résistance intérieure qui pourrait se manifester et de guider les participantes et participants dans cette exploration. Le choix de mots « petite expérience » peut attiser la curiosité. Il est également important de souligner que cet exercice ne nécessite aucune expérience préalable. Assurez les personnes participantes qu’elles seront bien guidées tout au long de l’exercice, même si le silence se prolonge à certains moments. Les personnes mal à l’aise peuvent éteindre leur caméra. Les participantes et participants peuvent alors se concentrer entièrement sur eux-mêmes et se (laisser) surprendre !

L’exercice peut se dérouler comme suit (quelques modifications sont possibles) : les « instructions » doivent être données d’une voix calme, en laissant passer quelques secondes de silence entre chaque étape.

1. Asseyez-vous confortablement.

2. Inspirez et expirez profondément. (2 fois)

3. Sentez la gravité attirer votre corps, vos pieds, votre bassin, etc. vers le sol.

4. Concentrez-vous maintenant sur ce qui se passe dans votre tête. Quelles pensées vous viennent à l’esprit ? (attendre au moins 15 secondes)

5. Que ressentez-vous à l’intérieur de vous ? De l’excitation, du calme, de la tension, de la tristesse, de l’espoir ? (attendre au moins 15 secondes)

6. Inspirez et expirez à nouveau profondément et ressentez l’intégralité de votre corps. (2 fois)

7. Ramenez calmement votre attention dans la pièce et ouvrez les yeux.

8. Observez l’endroit où vous êtes. Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans votre environnement ? Qu’est-ce qui pourrait vous distraire ? (attendre quelques secondes)

9. Dirigez maintenant votre regard vers l’écran et les vidéos des autres (si nécessaire, rallumez votre caméra). Regardez où se trouvent les autres. Où aimeriez-vous être ?

10. Levez-vous et placez-vous devant votre caméra. Tendez vos mains à gauche et à droite. Vos mains touchent celles des autres personnes.

11. Serrez d’abord la main droite, puis la gauche. Serrez à présent les deux mains. (Vous pouvez rester ainsi pendant quelques instants, ou bien demander de réaliser un mouvement de vague.)

12. Pour finir, tout le monde serre à nouveau les deux mains et se réjouit de passer la journée ensemble (si vous avez l’autorisation de prendre des photos, vous pouvez faire une capture d’écran pour la partager plus tard).

13. Tout le monde se rassoit. Demandez ensuite aux membres du groupe de partager leurs impressions sur cet exercice. Vous pouvez le faire en adoptant le format informel du « popcorn » : toute personne ayant ressenti quelque chose en particulier le partage avec le groupe. Si personne ne prend la parole, ce n’est pas grave. Pour conclure, remerciez tout le monde d’avoir effectué ce voyage !

Structure de base

Vous pouvez personnaliser vous-même l’apparence de votre conférence numérique, mais nous vous donnons ici un exemple pour que vous vous fassiez une idée de la configuration du centre de conférences numérique. Vous êtes libre de choisir les couleurs ainsi que les textes descriptifs, les noms des salles et des événements. Seuls les administratrices et administrateurs de la conférence peuvent accéder aux boutons de réglage présentés dans cet exemple.

1. Titre et description de la conférence

2. Salles

   2.1 Salle active

3. Aller aux paramètres/à la page d’administration

4. Description de la salle

5. Événements se déroulant dans la salle active et réglages

6. Fenêtre de messagerie (reliée à RocketChat : tous les messages que vous échangez ici apparaîtront également dans vos conversations sur le chat DINA).

Salle avec événement vidéo

Si vous cliquez sur un événement dans une salle de type « », « » ou « », BigBlueButton s’ouvre dans cette salle. Si d’autres personnes dont la caméra est activée participent à cette visioconférence, vous pouvez communiquer avec le son et l’image. Pour plus d’informations sur l’utilisation de BigBlueButton, .

1. Nom de l’événement

2. Visioconférence BigBlueButton

3. Ouvrir la visioconférence dans un nouvel onglet

4. Agrandir la vidéo (les pièces situées à gauche sont cachées, vous pouvez annuler à l’aide du même bouton)

Il existe d’autres en plus des salles vidéo, essayez-les !😉

Afficher la « vue conférence »

Il existe deux façons d’y accéder :

• à partir de la page d’administration de la conférence ou à partir du menu à trois barres de DINA

• ou à partir du menu à trois barres de DINA

Vous pouvez facilement y accéder à partir de la page d’administration de la conférence via le menu de la conférence, puis l’onglet « Conférence ».

Vous pouvez également à tout moment utiliser le menu à trois barres de DINA pour y accéder:

Le microsite est la représentation extérieure de votre conférence et peut être consulté par toute personne ayant l’URL de la conférence. Il s’agit en quelque sorte de votre vitrine numérique. Il doit donc être informatif et donner envie de participer à la conférence ou à l’événement. De plus, les personnes intéressées peuvent s’inscrire à la conférence via le microsite, ce qui en fait également un outil de .

Édition du microsite

Les paramètres du microsite font partie des paramètres généraux de la conférence. Ainsi, vous avez peut-être déjà paramétré le microsite lors de la mais il est possible de le modifier à tout moment. Pour modifier le microsite, rendez-vous sur la page d’administration puis cliquez sur l’onglet des paramètres.

Vous souhaitez créer votre premier événement sur DINA ? Vous êtes au bon endroit ! Bien que nous parlions de conférence dans les prochaines pages, votre événement peut bien sûr être un échange, une rencontre de groupe, une réunion, un cycle de conférences ou toute autre chose.

Le processus est très similaire à la création d’un groupe sur DINA, donc si vous l’avez déjà fait, vous reconnaîtrez certaines étapes.

Créer une nouvelle conférence

Pour créer une nouvelle conférence, cliquez en haut à droite sur le symbole « plus » dans la barre du menu, puis sur la case « conférence ». Vous arrivez directement sur la page de configuration, où vous pouvez décider des réglages de base de votre conférence. En plus des réglages de base, vous pouvez également remplir le microsite de la conférence, mais vous pouvez aussi le faire plus tard (ainsi que modifier les paramètres de la conférence).

Paramètres généraux

Nom de la conférence

Le nom de la conférence est une information obligatoire qui sera visible pour tous les participants ainsi que le public grâce au microsite. Trouvez un titre court et concis qui décrit au mieux votre conférence.

Heure de début et de fin de la conférence

L’heure de début et de fin sera affichée sur le microsite et sert de base aux e-mails de rappel, si vous en avez créé.

Méthode de candidature

Ici, vous pouvez décider si les personnes intéressées par votre conférence doivent remplir un formulaire d’inscription, que vous pouvez créer par avance. Si vous ne voulez pas de formulaire d’inscription, ne choisissez pas cette option. Vous pouvez également créer votre conférence de façon à ce que toutes les personnes utilisant la plateforme puissent y accéder. (Cela pouvant mener à des groupes bien plus importants que prévu, qui pourront participer spontanément à votre conférence, nous ne le recommandons que dans certains cas.)

Annonce dans les calendriers de projet ou de groupe (optionnel)

Si la conférence fait partie d’un groupe sur DINA ou est pertinente pour certains groupes et projets, vous pouvez l’indiquer ici. La conférence apparaît ensuite dans les calendriers des groupes et des projets correspondants (par exemple, il serait concevable de diffuser une conférence pour laquelle vous attendez encore de nombreux participants sur un forum de DINA ou si le public cible de la conférence fait ou devrait faire partie d’un groupe spécifique).

Description et informations

La description de la conférence est essentielle pour la présenter au public extérieur, car c’est le premier élément que voient les personnes intéressées sur le microsite. C’est pourquoi vous devriez l’écrire avec soin et inclure toutes les informations importantes à propos de l’événement. L’éditeur de la description est basé sur le langage Markdown, qui s’utilise de manière très intuitive dès que l’on a compris comment il fonctionne. Vous trouverez plus d’informations sur le sujet ici.

Informations de contact (optionnel)

Comment peut-on joindre les responsables de la conférence ? Dans ce champ, vous pouvez ajouter des liens ainsi que des informations telles qu’une adresse, un numéro de téléphone, des réseaux sociaux, etc. Attention : ces informations seront visibles par les personnes extérieures à la conférence. Ici aussi, vous pouvez utiliser la syntaxe Markdown si vous souhaitez mettre quelque chose en évidence, par exemple.

Couleur de la réunion (optionnel)

Vous pouvez choisir la couleur primaire de la conférence très facilement, au format Hex. Vous trouverez sur Wikipédia quelques couleurs au format Hex, ou pouvez simplement chercher « color picker » sur Google et convertir la couleur de votre choix.

Icône (optionnel)

L’icône est pour ainsi dire le logo de la conférence et est visible sur le microsite et lors de la recherche.

Bannière (optionnel)

La bannière apparaît sur le microsite, au-dessus du nom du groupe. Choisissez donc une image très large, pour qu’elle ne soit pas coupée (1140 x 240 pixels).

Site Internet (optionnel)

Votre conférence dispose de son propre site Internet ou bien vous souhaitez faire référence au site Internet sur lequel votre événement est annoncé ? Dans ce cas, vous pouvez ajouter le lien ici. Il sera visible sur le microsite.

Thèmes pertinents et mots-clés (optionnel)

Ici, vous indiquez quelles thématiques sociales seront abordées pendant votre événement, afin que les personnes intéressées par ce sujet trouvent votre conférence plus facilement et qu’elles aient une idée de son contenu. Les mots-clés peuvent affiner un peu plus le sujet. Tout cela est visible sur le microsite.

Lieu ou adresse (optionnel)

Si vous souhaitez associer un lieu à la conférence (par exemple, elle est diffusée depuis Berlin), vous pouvez l’ajouter ici et il apparaîtra sur le microsite.

Projets/groupes apparentés (optionnel)

Peut-être souhaitez-vous renvoyer à des projets ou des groupes qui proposent du contenu sur le même thème. Cela sera ensuite affiché sur le microsite.

Partenaire du portail

Le partenaire est l’organisation sur DINA à laquelle votre conférence est rattachée, par exemple, si elle est soutenue par un certain bureau de coordination ou si elle s’inscrit dans un contexte bilatéral, vous indiquez le lien avec ce partenaire.

Visibilité

Vous pouvez rendre votre conférence publique ou visible seulement pour certains groupes de personnes.

Cliquez sur « Enregistrer » pour créer votre conférence. Si vous le souhaitez, vous pouvez également concevoir le microsite de la conférence à l’avance en remontant au début du formulaire et en cliquant sur l’onglet microsite. Vous pouvez aussi le faire plus tard ! Vous devez ensuite créer des salles pour votre conférence.

Pour les grands événements où vous ne connaissez pas tout le monde ou avez besoin d’informations précises sur les participantes et participants, nous vous recommandons d’activer le formulaire d’inscription dans les paramètres de la conférence en choisissant l’option « demande de participation » dans le menu déroulant « Méthode de candidature ». Celui-ci doit être rempli depuis le microsite par les personnes intéressées par la conférence dès qu’elles s’y inscrivent. Lorsque vous activez le formulaire d’inscription et enregistrez les paramètres, deux nouveaux onglets apparaissent sur la page d’administration :

• Modifier les conditions de participation

• Gérer les demandes d’inscription

Modifier les conditions de participation

Derrière l’onglet modifier les conditions de participation se cachent les paramètres concernant le formulaire que doivent remplir les personnes intéressées lors de l’inscription à la conférence.

Délai d’inscription

Si vous renseignez une période ici, les personnes intéressées ne peuvent s’inscrire à la conférence que pendant cette période. Vous pouvez revenir aux paramètres à tout moment pour raccourcir ou rallonger cette période.

Nombre maximum de participantes et participants (optionnel)

Vous pouvez renseigner un nombre maximum de participantes et participants. Celui-ci sera ensuite affiché sur le microsite, à côté du nombre de personnes déjà acceptées.

Texte de motivation pour les personnes intéressées (optionnel)

Vous avez la possibilité de demander un texte de motivation de la part des personnes demandant à s’inscrire. Vous pouvez par exemple utiliser le champ de texte pour poser des questions auxquelles elles devront répondre.

Options de participation (optionnel)

Ici, vous pouvez proposer des options supplémentaires à sélectionner. Cette option est surtout utile pour les conférences ayant lieu en présentiel. Par exemple, on peut indiquer ici le souhait d’une alimentation végétarienne ou le besoin d’un hébergement pour la nuit.

Choix de l’atelier (optionnel)

Si vous cochez la case permettant de choisir l’atelier, les participantes et participants verront une liste de tous les événements déjà créés dans les salles d’atelier. Ils pourront donc choisir tous ceux qui les intéressent. Cette option profite avant tout aux organisatrices et organisateurs, qui peuvent plus facilement gérer le nombre de personnes par atelier.

Conditions de participation

Enfin, vous pouvez définir les conditions de participation que toutes les personnes intéressées doivent accepter avant de pouvoir soumettre leur demande.

Gérer les demandes de participation

Sous l’onglet gérer les demandes de participation, vous trouverez toutes les demandes déjà envoyées par les personnes intéressées par la conférence. À cette étape, vous avez accès aux données individuelles des personnes intéressées. Vous pouvez accepter ou refuser les demandes ou les inscrire sur la liste d’attente. Ces décisions peuvent toutefois être annulées à tout moment, vous pouvez donc exclure quelqu’un sans risque.

Répartition des ateliers

À l’avenir, il devrait être possible de répartir les participantes et participants entre certains événements dans des salles d’atelier ou de discussion. Cependant, cette fonctionnalité n’est pas encore disponible et les affectations ne font (encore) aucun effet.

Il est parfois intéressant de répartir les participants dans des visioconférences distinctes pour qu’ils y travaillent en plus petits groupes, fassent connaissance ou pour des formats interactifs. Dans un grand nombre de solutions de conférence actuelles, ces salles vidéo séparées sont appelées « breakout rooms ». Une autre solution serait d’aménager une salle de café avec plusieurs tables virtuelles et de demander aux participants de se répartir sur ces tables. L’inconvénient est que les participants doivent quitter la visioconférence en cours et se répartir sur les tables par eux-mêmes (cela peut constituer une excellente option pour la pause). BigBlueButton propose une fonction spécifique, les salles de groupes. Cette fonction permet de répartir les participants de manière aléatoire, d’après des groupes préétablis ou en donnant le choix du groupe à chacun. Les admins et les présentateurs peuvent configurer ces salles de réunion privée au cours d’une visioconférence en quelques clics seulement.

Créer des salles de réunion privée

Pour créer des salles de réunion privée, vous devez tout d’abord agrandir la visioconférence via la croix fléchée en haut à droite, afin d’afficher toutes les options. Ouvrez le menu en forme d’engrenage à côté de l’aperçu des participants, et cliquez sur « créer des réunions privées ».

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez choisir le nombre de salles (jusqu’à 8), le délai de fermeture automatique des salles, répartir les participants dans les salles de manière aléatoire ou leur permettre de choisir une salle par la suite. Vous avez également la possibilité de glisser et déposer (cliquer, maintenir et déplacer) les participants dans les salles. Cliquez sur « créer » pour ouvrir les salles, et sur « fermer » pour annuler.

Rejoindre une salle de réunion privée

Une fois que les salles sont créées, tous les participants reçoivent une notification leur indiquant qu’ils peuvent rejoindre une salle. Selon les réglages choisis, ils peuvent ou non avoir le choix. Cependant, personne n’est forcé à rejoindre une salle, la notification pouvant être ignorée via le bouton « fermer ».

Même après avoir fermé la première notification, les participants peuvent rejoindre une salle par la suite grâce au menu latéral. Les admins et les présentateurs peuvent rejoindre toutes les salles à tout moment, même si une certaine salle leur a été attribuée.

Dès qu’une personne clique sur « rejoindre la salle », une nouvelle fenêtre s’ouvre dans le navigateur avec une visioconférence BigBlueButton. La conférence principale reste ouverte dans la fenêtre précédente, mais le son est désactivé.

Travailler dans une salle de groupe

La plupart des fonctions habituelles de BigBlueButton peuvent être utilisées dans les salles de réunion privée. La plus grande différence est que toutes les personnes présentes peuvent s’attribuer des droits de présentation et partager leur écran. Cela s’avère très pratique, car il n’est pas nécessaire qu’un admin soit présent dans chaque salle.

Quitter une salle de réunion privée

Les participants peuvent décider à tout moment de quitter une salle de réunion privée. Pour ce faire, il suffit de fermer la fenêtre de navigateur correspondante.

Fermer une salle de réunion privée

En principe, les salles de réunion privée prennent fin automatiquement à la fin du temps imparti. Les modérateurs peuvent toutefois forcer la fermeture de toutes les salles en cliquant sur le bouton « fermer toutes les salles de réunion privée » dans l’onglet des salles de réunion privée.

Indications

Pour que quelque chose puisse se passer dans une , vous avez bien sûr besoin d’événements. Les événements peuvent se dérouler dans plusieurs salles différentes, mais aussi dans une seule et même salle. Par exemple, plusieurs tables virtuelles peuvent être créées dans une salle « café », ou bien deux ateliers peuvent avoir lieu dans une seule salle d’atelier. Grâce à nos murs virtuels, vous ne vous dérangez pas les uns les autres, c’est promis !😉.

Les événements sont normalement reliés à une fonction vidéo. Cependant, il n’est pas possible de créer des événements dans tous les . En effet, il ne se passe pas grand-chose dans une liste de participantes et participants et dans une salle de résultats. Il est possible de créer des événements dans le lobby (par exemple si vous souhaitez programmer une pause générale), mais ils ne servent qu’à combler l’agenda et n’ont aucune fonction vidéo.

Ajouter de nouveaux événements

Il existe deux façons de créer un nouvel événement. Si vous êtes en train de créer la conférence, vous êtes probablement déjà sur la . De là, cliquez sur l’onglet « gestion des salles de conférence ». Vous y verrez la liste de vos salles créées sur la droite dans l’ordre de leur numérotation. Chaque élément peut être consulté sur la droite en cliquant sur la flèche pointant vers le bas. Dans ce menu déroulant, vous trouverez l’option « créer un événement » à côté de « modifier » et « supprimer ».

La seconde façon se fait depuis la « » directement dans la salle concernée. Si vous êtes administratrice ou administrateur, vous y verrez un bouton pour ajouter de nouveaux événements sous la description de la salle. Vous pouvez également modifier et supprimer des événements existants à partir d’ici. Dans ce qui suit, nous présentons rapidement les réglages qui peuvent être effectués lors de la création de nouveaux événements. Comme pour les salles, tous les paramètres peuvent être modifiés ultérieurement.

Paramètres de l’événement

Titre

Le titre d’un événement doit refléter le plus fidèlement possible son contenu, du moins lorsque les événements se déroulent dans des salles d’atelier. Dans une salle de café, vous pouvez bien sûr nommer les « tables » comme vous le souhaitez. Par exemple, un événement pourrait s’appeler conférence du Dr Untel sur le thème des relations germano-russes ou discussion de groupe sur la démocratie numérique, etc. Votre liberté n’a pas de limites.

Définir un événement comme une pause (optionnel)

Vous pouvez également définir un événement en tant que pause. Dans ce cas, il ne dispose pas de fonction vidéo et ne sert qu’à combler les vides. Il peut donc être judicieux de leur donner le titre de pause (déjeuner/petit-déjeuner).

Date et heure

Ici, vous attribuez une heure à votre événement. Les événements sont ensuite triés selon leur date et heure et regroupés par jour dans des onglets. Les événements en cours sont mis en évidence pour les participantes et participants.

Description (facultatif)

La description de l’événement peut résumer brièvement le contenu de votre événement. Celle-ci s’affiche ensuite dans l’agenda et à côté de l’événement dans la salle concernée. Cependant, est plus adaptée, car l’aperçu de l’événement ne laisse que peu de place aux longs textes.

Présentateurs/orateurs/modérateurs (optionnel)

Les événements impliquent souvent une ou plusieurs personne(s) chargée(s) de la présentation et de la modération. Celles-ci peuvent avoir besoin de droits supplémentaires lors d’une visioconférence, par exemple pour pouvoir partager leur écran, gérer les participantes et participants, créer des salles de groupe ou réaliser des sondages. Grâce aux options de l’événement, vous pouvez facilement attribuer des droits supplémentaires aux participantes et participants d’une conférence pour l’événement en question. Pour ce faire, saisissez le nom de la ou des personnes dans le champ et sélectionnez-les dans la liste déroulante.

Télécharger une présentation (optionnel)

DINA offre la possibilité de télécharger une présentation en amont d’un événement, qui sera diffusée aux participantes et participants de la visioconférence et pourra être téléchargée si nécessaire. Les formats PDF, les images et les fichiers Office sont acceptés. Toutefois, les présentations peuvent aussi être téléchargées par les présentatrices et présentateurs ou les administratrices et administrateurs au cours d’une visioconférence.

Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, vous pouvez enregistrer l’événement. Il apparaîtra immédiatement dans la « vue conférence » dans la salle correspondante.

Modifier un événement

Si vous souhaitez modifier ultérieurement l’un des paramètres de l’événement, par exemple le titre, l’heure ou les personnes qui interviennent, vous pouvez le faire sans problème. Il existe deux façons de le faire :

À partir de la « vue conférence », entrez dans la salle dans laquelle l’événement se déroule (ou s’est déroulé/se déroulera). Dans le coin droit de l’événement, vous verrez une petite icône en forme de crayon, qui permet d’ouvrir la page d’édition.

Si vous êtes sur la page d’administration, cliquez sur l’onglet « gestion des événements de la conférence ». Ici, il suffit de cliquer sur l’événement concerné pour ouvrir la page d’édition.

Supprimer un événement

La suppression d’un événement fonctionne de la même manière que l’édition :

À partir de la « », entrez dans la salle dans laquelle l’événement se déroule (ou s’est déroulé/devait se dérouler). Dans le coin droit de l’événement, vous verrez une petite icône en forme de poubelle, qui permet de supprimer l’événement.

Si vous êtes sur la , cliquez sur l’onglet « gestion des événements de la conférence ». Ici, il suffit de dérouler le menu à côté de l’événement à supprimer pour pouvoir accéder au bouton.

La page d’administration est uniquement accessible par l’administratrice ou administrateur d’une conférence et comprend toutes les options de réglage (techniques). Au départ, seule la personne qui crée une conférence a le statut d’administrateur, mais des administratrices et administrateurs supplémentaires peuvent être nommés via la . Vous pouvez accéder à la page d’administration en cliquant sur « modifier la conférence » depuis la « ». Vous trouverez ci-dessous un petit aperçu des différents champs (onglets) de la page d’administration avec des liens vers des informations complémentaires.

Menu de la conférence

Dans le menu, vous trouverez des liens utiles, dont certains se trouvent également en dessous du menu de la conférence (voir ci-dessous). Les liens les plus importants sont ceux renvoyant au microsite et à la « vue conférence » (conférence).

Paramètres

Vous pouvez modifier les options principales de la conférence dans l’onglet . Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la description et de l’image ou du logo de l’événement. C’est également à partir de là que vous pouvez concevoir le , qui s’adresse aux personnes extérieures et à partir duquel les personnes intéressées peuvent s’inscrire via un formulaire. La couleur de fond de l’environnement de conférence peut également être personnalisée.

Modifier les conditions de participation

Les conditions de participation correspondent à toutes les informations supplémentaires qui sont demandées aux personnes intéressées lorsqu’elles remplissent le formulaire d’inscription. C’est ici que vous pouvez choisir quelles informations demander.

Gestion des salles de conférence

L’onglet gestion des salles de conférence vous permet de , de déjà existantes, et de créer de dans des salles spécifiques.

Gestion des événements de la conférence

En cliquant sur cet onglet, vous pouvez consulter la liste des événements déjà planifiés. Vous pouvez en cliquant dessus. Si vous ouvrez le menu déroulant en cliquant sur la flèche vers le bas, vous pouvez également supprimer un événement. Vous pouvez ajouter de via l’onglet « gérer les salles de conférence » ou directement à partir de la « ».

Traiter les demandes d’inscription

Vous trouverez ici toutes les demandes d’inscription déjà reçues et pourrez les accepter, les refuser ou les placer sur une liste d’attente.

Membres

Ici, vous pouvez , accepter ou rejeter des demandes d’inscription et nommer d’autres administratrices et administrateurs.

E-mails de rappel

Ici, vous pouvez mettre en place des pour les participantes et participants, qui seront envoyés automatiquement à des moments précis avant le début de votre événement.

Désactiver la conférence

Une fois la conférence désactivée, plus personne ne peut la trouver sur la plateforme DINA, ni la modifier. Vous pouvez toutefois la réactiver depuis les paramètres de votre profil (Mon profil --> Votre contenu désactivé). pour accéder directement à la page de réactivation.

Ajouter d’autres langues

Dans la version actuelle de DINA.international, vous pouvez rendre votre contenu (par exemple, les noms des salles, les descriptions des ateliers) visible dans plusieurs langues en saisissant le contenu dans plusieurs langues dans le même champ. Une mise à jour est prévue prochainement pour permettre de définir quel contenu (titres, descriptions) est affiché dans quelle langue. Dès que cette mise à jour sera disponible, nous l’annoncerons sur la plateforme et la décrirons ici.

Quitter

Termes utilisés sur DINA 📋

Que serait un événement, une réunion, une rencontre ou une conférence sans une communauté engagée formée de personnes intéressées, de participantes et participants, d’élèves ou de membres ? La préparation d’une conférence virtuelle comprend également la gestion et l’ajout de participantes et participants, que nous appelons « membres » sur notre plateforme.

Pour une conférence virtuelle sur DINA, vous pouvez ajouter des personnes ayant déjà un compte sur la plateforme, mais aussi inviter des personnes extérieures à celle-ci grâce à leur adresse e-mail. Vous pouvez également activer un simple formulaire sur le microsite de votre conférence, qui permettra aux personnes intéressées de s’inscrire d’elles-mêmes.

Mais avant tout, nous aimerions vous donner un aperçu des différents rôles possibles lors d’une conférence virtuelle. Chaque rôle est associé à certains droits, qui confèrent différentes possibilités d’interaction avec la plateforme ou au sein des visioconférences.

Rôles

Inviter des participantes et des participants

Pour ouvrir la page de gestion des participantes et participants, cliquez sur l’onglet « membres » depuis la page d’administration.

Il existe plusieurs façons d’inviter des personnes à une conférence. Nous distinguons avant tout les cas suivants :

• une personne est déjà inscrite sur la plateforme ou

• souhaite participer à une conférence en tant que participante externe.

Dans le deuxième cas, il est possible de créer un compte DINA lors de l’inscription ou (nous y travaillons encore) d’obtenir un accès temporaire dans le cadre d’une conférence.

Inviter des utilisatrices et utilisateurs de la plateforme

Il est très facile d’inviter des personnes déjà membres de DINA. Si vous vous trouvez déjà sur la page de gestion des participantes et participants, vous pouvez voir l’option « inviter des utilisateurs inscrits... » avec un nombre entre parenthèses. Ce nombre indique combien de membres de la plateforme ont déjà été invités et n’ont pas encore répondu à l’invitation. Vous pouvez tout simplement taper le début d’un nom dans le champ pour voir des propositions s’afficher. Vous pouvez ainsi ajouter des membres les uns après les autres. Pour finir, cliquez sur le bouton « inviter les membres » pour confirmer l’invitation.

Inviter des utilisateurs et utilisatrices externes (avec inscription sur DINA)

Avec l’option « inviter des utilisateurs non-inscrits », vous pouvez inviter des participantes et des participants externes, qui devront créer un compte DINA lorsqu’ils accepteront l’invitation. Le nombre entre parenthèses indique combien de personnes externes ont été invitées et ne se sont pas encore inscrites sur DINA. Cliquez maintenant sur le bouton « inviter des personnes ».

L’étape suivante vous permet d’ajouter une ou plusieurs adresses e-mail dans le champ correspondant. Vous pouvez en saisir plusieurs en les séparant d’une virgule ou en utilisant une ligne par adresse e-mail. Ajoutez au choix un message personnalisé au mail d’invitation. Quand vous cliquez sur le bouton « inviter », toutes les personnes invitées reçoivent un e-mail avec un lien pour s’inscrire sur DINA. Après leur inscription, elles seront ajoutées directement à la conférence en tant que participantes.

Inviter des utilisatrices et utilisateurs externes (sans inscription sur DINA)

Cette option n’est pas encore disponible.

Gérer les demandes d’adhésion

Si les personnes intéressées ont rempli une « demande d’adhésion » (ou demande d’inscription) sur le microsite de la conférence, celles-ci apparaissent dans l’onglet « Demandes d’adhésion ». C’est ici qu’elles peuvent être acceptées ou refusées par une personne responsable de la conférence. Une fois la décision prise, toutes les personnes reçoivent une notification via la cloche située en haut à droite de la plateforme DINA et par e-mail (selon les réglages des notifications). Les personnes acceptées peuvent désormais accéder à la conférence.

Gérer les membres actuels

Tous les membres déjà acceptés dans la conférence sont visibles dans l’onglet « membres actuels ». À droite des noms sur le côté gauche de la page se trouve une icône d’e-mail, qui permet d’ouvrir un (Rocket)chat avec la personne concernée sur la plateforme DINA. À côté de cette icône se trouve le rôle, qui peut indiquer admin ou membre.

Trois options s’offrent à vous lorsque vous déroulez le menu d’une personne :

• Signaler un contenu offensant : si le comportement d’une personne va à l’encontre des règles de DINA, vous pouvez nous le signaler. Nous prenons ensuite les mesures appropriées.

• Modifier les rôles : les options « en tant que membre » ou « en tant qu’admin » permettent de changer le rôle d’une personne pour qu’elle devienne membre (= participant) ou admin de la conférence.

• Retirer : retire la personne de la conférence. Elle ne peut plus participer, tant qu’elle ne renouvelle pas sa demande d’adhésion.

Si vous imaginez votre conférence comme une sorte de bâtiment, vous avez naturellement besoin de salles dans lesquelles se retrouver et organiser des événements. Une seule salle peut suffire pour les très petites réunions. En revanche, si plusieurs événements doivent se dérouler en même temps, il est utile de disposer de salles séparées (par thèmes). Par exemple, les salles pourraient être organisées en fonction des équipes ou des groupes, en fonction des thèmes (de travail) ou des intérêts. Nous vous expliquons dans ce qui suit comment remplir votre bâtiment de salles.

Ajouter de nouvelles salles

Pour ajouter de nouvelles salles, rendez-vous sur la page d’administration de la conférence. Cliquez ensuite sur l’onglet « gestion des salles de conférence ». En haut à droite, vous trouverez le bouton « créer une salle » ainsi que la liste des salles déjà créées. Après avoir cliqué sur « créer une salle », un menu s’ouvre avec les options pour créer votre nouvelle salle. Certains des termes utilisés peuvent être explicites, mais nous allons tout de même vous présenter rapidement les réglages qui peuvent être effectués lors de la création d’une salle.

Paramètres de la salle

Type de salle

Pour chaque salle de la conférence il faut choisir un type de salle. On pourrait même parler d’une certaine configuration de base. Chaque type de salle apporte donc des possibilités et des avantages différents, qui sont présentés dans le tableau suivant :

Titre

Le titre est le nom de la salle que voient les participantes et participants pendant la conférence. Celui-ci peut être descriptif, comme « café » ou « auditorium », ou bien métaphorique comme « pays des gourmets » ou « tipi ». Votre imagination est votre seule limite.

Numéro (menu index de tri)

Le numéro d’une salle détermine sa position dans l’affichage aux participantes et participants, lu de haut en bas. Par exemple, si vous voulez que les salles soient affichées dans cet ordre : 1. Point d’information 2. Séance plénière 3. Café 4. Liste des participantes et participants, vous devez les numéroter en conséquence.

Description (facultatif)

La description d’une salle apparaît au-dessus des événements qui s’y déroulent. Si le nom de la salle est déjà explicite, vous pouvez omettre la description. Il est cependant utile, par exemple, de présenter brièvement les différents événements ou de définir à l’avance les règles de discussion.

Visibilité de la salle et du chat

Enfin, vous pouvez choisir si la salle doit être affichée aux participantes et participants et si vous souhaitez que la fenêtre de chat de la salle soit disponible. Ces deux paramètres peuvent être modifiés ultérieurement, après avoir créé et enregistré la pièce.

Une fois que vous aurez effectué tous les réglages, cliquez sur « enregistrer » pour créer la salle. Elle est immédiatement disponible sur la page de la conférence.

Modifier les salles

Il existe deux façons de modifier des salles existantes. La première est de vous rendre sur la page d’administration où vous pouvez modifier tous les paramètres de la conférence. Cliquez ensuite sur l’onglet « gestion des salles de réunion » et sélectionnez la salle de votre choix.

La seconde se fait directement depuis le tableau de bord de la conférence. Les administratrices et administrateurs peuvent, s’ils sont dans une salle, la modifier directement à partir de celle-ci ou créer/éditer de nouveaux événements dans cette salle. Sinon, le bouton « modifier les salles » situé tout en bas à gauche du tableau de bord de la conférence permet d’accéder à l’administration des salles (voir ci-dessus). Lors de la modification d’une salle, tous les paramètres décrits ci-dessus, à l’exception du type de salle, peuvent être modifiés et sont visibles immédiatement après la sauvegarde.

Supprimer les salles

La suppression d’une salle fonctionne comme la modification : sur la page d’administration, cliquez sur l’onglet « gérer les salles de conférence » et ouvrez le menu déroulant de la salle que vous souhaitez supprimer. Vous y trouverez le bouton de suppression.

Si vous êtes actuellement dans la « vue conférence », il suffit d’entrer dans la salle à supprimer et de cliquer sur le bouton « supprimer la salle » sous la description de la salle.

L’étude de cas collective permet de traiter une question ou un problème (un « cas ») grâce aux connaissances du groupe. Chaque personne a la possibilité de demander de l’aide lors de brèves consultations et de recevoir aussitôt les conseils de deux autres personnes. Le coaching entre pairs permet de découvrir des solutions du quotidien, des modèles ingénieux et de nouvelles approches. Il s’agit d’un moyen simple et efficace d’étendre le coaching au-delà des canaux de communication formels.

Configuration de la salle et nombre de participants

Pour l’étude de cas collective, le groupe doit compter au moins trois personnes réunies dans une salle de groupe (des groupes de 4 personnes sont également possibles, 2 étant le minimum). Si plusieurs cas doivent être traités, le groupe reste ensemble lors du changement de rôle. Ainsi, chaque personne du groupe est tantôt celle qui présente le cas, tantôt celle qui donne des conseils.

Mise en œuvre

Une personne décrit la question ou le problème, les autres écoutent le « cas », discutent et donnent des conseils. À la fin de la session, la première personne formule ses conclusions et donne un bref feedback aux deux autres. Les rôles sont ensuite échangés et la personne qui présentait le cas devient celle qui donne des conseils, et inversement. En attribuant ces rôles, on peut alterner entre plusieurs cas et expérimenter un changement de perspective en les inversant : tantôt on demande un conseil, tantôt on conseille les autres.

Chaque cas dure environ 25 minutes et suit un déroulement en 4 étapes :

1. Une personne présente le cas aux autres, qui ont pour rôle de conseiller. Pendant ce temps, ces dernières éteignent leur micro, écoutent attentivement et, si nécessaire, prennent des notes. 5 minutes

2. Elles posent des questions de compréhension, auxquelles la première personne répond. 5 minutes

3. La personne ayant présenté le cas éteint son micro. Celles qui ont écouté communiquent à présent leurs réflexions sur ce cas. La première personne écoute attentivement et, si nécessaire, prend des notes. 10 minutes

4. Celle-ci rallume son micro, résume et communique ses retours sur cette étude de cas. 5 minutes

Les réunions numériques offrent despossibilités variées : elles dépassent les frontières et permettent de communiquer avec de nombreuses personnes en même temps, le tout en s’amusant !

Un événement réussi qui convainc par son contenu et son côté divertissant n’est pas toujours évident à organiser. Cependant, il existe quelques astuces pour le numérique auxquelles vous devriez prêter attention et qui ne sont pas si intuitives :

À quoi faut-il faire particulièrement attention avec le numérique ?

• Les interactions sociales ne se font pas d’elles-mêmes. Qui n’a jamais connu cette situation : vous arrivez dans une réunion numérique et soit tout le monde est aussi silencieux que vous, soit la discussion est déjà lancée et vous ne savez pas comment prendre la parole. Et ensuite, une fois que vous vous lancez, vous êtes la seule personne à parler pendant un moment, ce qui peut être intimidant. C’est pourquoi, même les bavardages informels doivent être modérés lors de réunions en ligne.

• La capacité d’attention est plus faible. Une journée de conférence est fatigante en présentiel, mais presque impossible en distanciel. Les réunions virtuelles sont épuisantes, le cerveau est constamment à la recherche de signaux qui ne se produisent pas dans ce format, et sans les moments de déplacement tels que les changements de salle ou de scène, une journée peut rapidement sembler trois fois plus longue. Le programme doit donc être condensé (par exemple en omettant des points du programme initialement prévus) ou mieux réparti (par exemple en l’étendant sur plusieurs jours). Le programme doit aussi inclure suffisamment de pauses et nous rappeler régulièrement, par le biais d’activités brise-glace, que nous sommes des êtres humains et non des robots rivés à leur ordinateur portable.

• L’ambiance de la salle est difficile à percevoir. Lors d’une réunion en présentiel, il est facile de ressentir l’atmosphère d’une salle. La réunion est-elle silencieuse, bruyante, les gens penchent-ils la tête ou la hochent-ils légèrement ? Les signaux corporels nous permettent d’évaluer l’énergie d’une salle. En distanciel, sans perception sensorielle, cette interprétation subtile est bien plus difficile, voire impossible. Pour savoir quelle est l’humeur du moment ou pour assurer une bonne ambiance, il est nécessaire de prévoir des moments où chacun peut s’exprimer activement. Les brise-glace détendent l’atmosphère et des signes de main convenus peuvent être employés pour signaler une demande de parole ou même la nécessité de faire une pause spontanée.

• Une bonne introduction fait déjà la moitié du travail. Le quart d’heure de politesse, qui permet habituellement de faire démarrer les événements avec un retard communément accepté, n’existe pas encore à distance. Les réunions numériques commencent généralement à l’heure, les possibilités de bavardages doivent être signalées dans le programme (par exemple lors d’un « petit-déjeuner numérique » ou d’une « pause-café numérique ») et être encadrées. Il est recommandé, lors de l’introduction, de se mettre d’accord sur la manière de communiquer pendant la conférence (par chat, par prise de parole ?). Il convient également d’annoncer le degré de responsabilité des participantes et participants. Outre la question des petites pauses nécessaires (peut-on quitter la réunion pour aller chercher un thé ?), il faut aussi se demander si les participantes et participants ne sont là que pour écouter, ou s’ils doivent participer activement à la réunion. Si l’on souhaite lancer la conférence de manière active, il est conseillé de commencer le programme par un sujet participatif (par exemple, l’Impromptu Networking).

Nous vous expliquons ci-après plus concrètement comment rendre une conférence numérique divertissante, dynamique et aussi participative que possible à l’aide de différents formats. Les formats sont classés en fonction de l’objectif souhaité pour chaque point du programme : de la transmission du savoir (partage de connaissances) au travail en équipe (collaboration) en passant par la mise en réseau (réseautage), ils vous fournissent l’inspiration et les conseils nécessaires pour réussir votre événement numérique !

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Quelles fonctionnalités la solution de visioconférence intégrée de DINA propose-t-elle (BigBlueButton) ?

Les rencontres humaines ne deviennent vraiment intéressantes que lorsqu’elles se déroulent dans la convivialité. Une collaboration efficace repose sur une relation empreinte de confiance ; le sentiment d’appartenance à un groupe peut permettre de réaliser beaucoup de choses, même au-delà d’un événement. Avant de rentrer dans le vif du sujet, prévoyez un peu de temps pour faire connaissance de manière informelle, mais structurée. Au cours de la réunion, des formats plus légers viendront rappeler le côté ludique de la rencontre et exploiter l’énergie de l’interaction sociale.

Le centre de conférence numérique de DINA utilise le programme Open Source BigBlueButton comme solution de visioconférence intégrée. Celui-ci est souvent utilisé dans les écoles et les universités. L’avantage de l’Open Source réside notamment dans sa sécurité (des données), puisque le code du programme peut être ouvertement consulté et optimisé par des experts informatiques du monde entier. Il existe déjà plusieurs manuels sur Internet qui décrivent en détail les fonctions de BigBlueButton. Néanmoins, nous voulons mettre en avant dans les pages suivantes certaines caractéristiques qui méritent un intérêt particulier.

1. Nom de l’événement

2. Visioconférence BigBlueButton

3. Ouvrir la visioconférence dans un nouvel onglet

4. Agrandir la vidéo (masque le reste de la conférence et agrandit la fenêtre de la vidéo. Peut être annulé en cliquant sur le même bouton).

Les conférences sont l’occasion idéale de rassembler un grand nombre de connaissances qui sont généralement réparties dans plusieurs cerveaux, et de les utiliser ! Pour apporter un nouvel élan, vous pouvez inviter des intervenants extérieurs qui apporteront des connaissances supplémentaires ou rafraîchiront les vôtres. L’intelligence des personnes présentes est déjà une immense ressource, que le bon format permet de libérer. En ce qui concerne le partage de connaissances, il est important de toujours garder les participantes et participants à l’esprit et de les inviter à participer régulièrement. L’apprentissage dynamique est plus amusant et génère de meilleurs résultats !

Une visioconférence dépend des interactions de tous les participants et participantes. C’est pourquoi il est important, tout comme pour les rencontres en présentiel, que des possibilités d’expression et de communication soient proposées. Pour ce faire, BigBlueButton propose quelques outils qui, si utilisés correctement, contribuent à rendre vos échanges interactifs.

Chat

BigBlueButton propose deux types de chats : une discussion publique et une discussion privée.

La discussion publique est à disposition dès le début de la visioconférence et peut être utilisée par toutes les personnes présentes. Elle sert avant tout à poser des questions d’ordre général ou à envoyer des informations aux participantes et participants.

La discussion privée ne s’ouvre qu’après avoir cliqué sur un participant dans la liste des participants et choisi l’option démarrer une discussion privée. Les discussions privées peuvent être lues par les deux personnes concernées et s’utilisent surtout pour de rapides concertations, par exemple entre personnes chargées de la modération.

Icônes

Les icônes peuvent être utilisées pour exprimer diverses émotions de manière non verbale ou pour communiquer avec les autres personnes participant à la conférence. Chacun peut changer son statut en cliquant sur son nom dans l’onglet des participantes et participants, puis sur « définir le statut ». Tout le monde pourra ensuite voir le statut changer et la petite image s’afficher.

Notes partagées

Les notes partagées sont visibles et peuvent être modifiées par tous les participants dans la discussion publique. La différence est que les contributions ne peuvent pas être attribuées à des personnes spécifiques et qu’un éditeur HTML est proposé. Cela permet de mieux organiser les notes et d’en modifier la mise en page. Les notes partagées sont idéales pour un compte-rendu commun ou pour conserver des pensées et des idées.

Sondages

Pour les votes ou les quiz simples, BigBlueButton propose une fonction de sondage. Cependant, une seule question (single-choice) peut être posée à la fois. Il existe déjà des sondages prédéfinis entre lesquels choisir, mais vous pouvez également créer un sondage personnalisé comportant jusqu’à 5 réponses choisies par l’utilisateur. Après sa publication, le sondage se termine et tous les participants peuvent consulter les résultats.

Les modératrices et modérateurs ont des droits spéciaux au sein de BigBlueButton qui les distinguent des autres personnes. Avec ces options, vous avez la possibilité de gérer la visioconférence ainsi que les personnes participantes.

Il existe trois manières d’obtenir des droits de modération sur BBB :

• Tous les admins d’une conférence sont automatiquement modérateurs et modératrices de toutes les visioconférences.

• Les admins peuvent, lorsqu’ils , donner le statut de modérateur à certaines personnes pour cet événement en particulier.

• Au cours d’une visioconférence, les modératrices et modérateurs peuvent attribuer des droits de modération à d’autres personnes (qui ne sont valables que pour la visioconférence en cours).

Dans ce qui suit, nous vous expliquons de quelles options disposent les modératrices et modérateurs d’une visioconférence.

Gestion des participantes et participants

Il existe principalement deux options pour gérer les participantes et participants. La première concerne une personne en particulier, tandis que la deuxième agit sur l’ensemble des participantes et participants à la conférence.

Première possibilité : Cliquez sur une personne de la liste de participantes et participants.

Un menu s’ouvre, vous permettant les actions suivantes :

1. Ouvrir une conversation privée,

2. Donner des droits de présentation à la personne (celle-ci peut partager son écran),

3. Donner des droits de modération à la personne (celle-ci obtient les mêmes droits que les modératrices et modérateurs),

4. Retirer la personne de la visioconférence.

Deuxième possibilité : Ouvrir le menu en forme d’engrenage à côté de la liste des participantes et participants.

Ici, vous pouvez :

1. Réinitialiser les icônes de statut de toutes les participantes et participants et modératrices et modérateurs,

2. Couper le micro de toutes les participantes et participants,

3. Couper le micro de toutes les participantes et participants sauf celui de la présentatrice ou du présentateur,

4. Télécharger tous les noms dans un fichier texte (.txt) (triés par nom et prénom),

5. Restreindre les droits des participantes et participants (voir ci-dessous, ne s’applique pas aux modératrices et modérateurs).

Gestion de la visioconférence

Le menu à 3 points en haut à droite vous permet d’effectuer des réglages généraux et de mettre fin à la conférence (ceci ne dure pas sur DINA, car elle est relancée dès que quelqu’un veut se joindre à la conférence).

Les paramètres généraux d’une conférence BigBlueButton vous permettent de faciliter la modération et l’interaction. Pour les groupes plus conséquents ou les sessions de questions-réponses, nous recommandons d’activer les notifications pop-up pour les nouveaux messages dans la conversation et lorsque de nouvelles personnes se joignent au groupe. Ainsi, vous gardez une trace de ce qui se passe et pouvez gérer le groupe plus facilement.

Dans l’onglet Économies de données, il est également possible de désactiver les webcams et le partage d’écran pour toute la conférence. En temps normal, ces paramètres ne devraient pas être modifiés, mais ils peuvent être utiles en cas de difficultés de connexion.

Présentatrice ou présentateur : droits de partage d’écran

BigBlueButton distingue les participantes et participants normaux des modératrices et modérateurs, ainsi que de la présentatrice ou du présentateur. Une seule personne peut faire une présentation à la fois. La personne disposant actuellement du droit est indiquée par une petite icône de projecteur bleu dans la liste des participantes et participants. Les modératrices et modérateurs peuvent s’attribuer le droit de présentation en cliquant sur le symbole « + » en bas à gauche de la fenêtre vidéo. Ils peuvent également accorder ce droit aux participantes et participants en cliquant sur le nom de la personne correspondante dans la liste.

La présentatrice ou le présentateur peut partager son écran, mais aussi créer et analyser des .

Pour pouvoir streamer les événements de vos réunions, vous aurez besoin d’un logiciel de streaming, comme par exemple YouTube, Vimeo, Twitch, MyVideo, etc., et d’une réunion en cours sur DINA. Attention, le streaming n’est disponible que pour les réunions « Premium ». Pour plus d’informations sur les conférences Premium et sur la manière passer une conférence en premium, vous pouvez consulter la page suivante :

Mise en place et utilisation

Pour pouvoir être streamé, votre événement a besoin de quelques réglages particuliers.

Tout en bas, sur la fonction « créer et modifier », vous trouverez le champ « streamer cet événement » (Stream this event), que vous pouvez ouvrir.

Tous les champs disponibles ici doivent être remplis pour le streaming.

D'abord, vous activez la fonction en cochant la case « Activer le streaming de cet événement BBB ». En l'activant, vous permettez à un ‘robot de streaming DINA’ de rejoindre votre événement. Ce robot a pour fonction de diffuser votre événement. Pour qu'il sache où livrer les données, nous lui donnons les informations nécessaires avec les deux champs suivants.

Nous obtenons ces informations auprès des plateformes sur lesquelles nous voulons diffuser le streaming. Prenons l'exemple de YouTube. Après vous être connecté à votre chaîne YouTube, vous pouvez cliquer en haut à droite sur l'icône avec la caméra et le ‘+’, puis continuer en cliquant sur « Démarrer le livestream » (Passer au direct).

YouTube propose ici quelques réglages. Pour le moment nous ne modifions rien, mais nous copions l'URL du stream avec le bouton ’Copier’ et l'insérons dans les paramètres de notre événement sous « URL stream (optionnel) ». De la même manière, nous copions la ‘clé de streaming’ de YouTube et l'insérons dans DINA sous « Clé de streaming (optionnel) ».

Sauvegardez maintenant l'événement et retournez-y avant qu'il ne commence. Très important : si votre événement commence par exemple à 10h00, vous devez commencer à préparer le streaming avant 10h00. Jusqu’à présent, il s'agit d'une exigence du robot que nous essayerons de l’améliorer à l’avenir. Vous pouvez tout simplement décaler l'heure de début de votre événement de quelques minutes plus tard (de préférence 15 à 30 minutes). Avant le début de l'événement, le robot de streaming DINA rejoint l'événement ; peu après, vous verrez sur votre chaîne YouTube que le streaming commence automatiquement. Ceci devrait prendre 5 à 10 minutes. Si le robot de streaming n'a pas rejoint l'événement après ce délai, c'est qu’une erreur est survenue.

Vous êtes maintenant prêt à diffuser votre événement en streaming. N'oubliez pas de faire basculer votre stream de « privé » à « public » sur la plateforme de visionnage et de partager le lien avec vos spectatrices et spectateurs.

Remarques

Lors de l’organisation d’un événement en streaming, veuillez prévoir un peu plus de temps pour la préparation. Cette fonctionnalité n’en est qu’à ses premiers pas et elle doit encore être optimisée pour garantir le confort d’utilisation.

Les participantes et participants qui ne suivent l’événement que par le stream ne peuvent pas participer activement à la réunion (par exemple pas d’accès au chat BBB ni possibilité de prendre la parole). Toutefois, les plateformes tierces utilisées proposent souvent des chats et autres fonctionnalités que vous pouvez garder à l’esprit comme outils.

La fonction streaming pour élargir le public

Supposons que votre événement ait beaucoup de spectatrices et spectateurs, mais peu d’intervenantes et intervenants. Si vous souhaitez tout de même avoir une visioconférence stable, vous pouvez utiliser la fonction streaming pour externaliser les spectatrices et spectateurs. Pour que ces derniers n’aient pas à aller sur un site internet tiers, il est aussi possible d’insérer le stream directement au sein de la réunion.

Cela vous sert notamment si vous créez dans votre réunion une nouvelle . La plupart des plateformes de livestream propose des ‘codes d’intégration’ qui permettent directement au sein de la salle de type « scène ». De cette manière, les participantes et participants n’ont pas à quitter la réunion et le sentiment d’avoir un véritable agenda digital est préservé.

Enregistrer les visios et les contenus des conférences

Pour pouvoir enregistrer les événements de votre réunion, vous aurez besoin d'une réunion avec une salle BBB. Attention, l'enregistrement n'est disponible que pour les réunions « Premium ». Pour plus d’informations sur les conférences Premium et sur la manière d’upgrade une conférence, vous pouvez consultez la page suivante : https://dina.international/cms/hinweis-tagungsressourcen/?lang=fr

Peut-être avez-vous déjà remarqué le message d'information concernant l’autorisation d'enregistrement pendant vos réunions Premium ?

Dans les paramètres de l'événement, vous trouverez la section « Options de visioconférence BBB ». C'est là que se trouve le paramètre pour activer la fonction d'enregistrement. Actuellement, notre réglage par défaut est « Autoriser l'enregistrement », mais vous pouvez en fait choisir d’autoriser ou d’interdire l'enregistrement.

Pour démarrer l'enregistrement pendant une conférence, il suffit d'appuyer sur le bouton « Commencer l'enregistrement » en haut dans votre espace BBB.

Vous pouvez voir qu’un enregistrement est en cours grâce à la présence de l’icône d'enregistrement (en rouge) et l'affichage du temps. Vous pouvez mettre votre enregistrement en pause en appuyant à nouveau sur le symbole rouge d'enregistrement et le reprendre plus tard. Ainsi, il est possible de facilement couper l’enregistrement pour certains points de programme, comme par exemple pour les pauses.

Les enregistrements se sauvegardent d'eux-mêmes. Il y a toutefois deux possibilités pour cela : soit la totalité des participantes et participants ont quitté la conférence, soit vous avez mis fin à la conférence (via le menu, cliquer sur l’icône des trois points puis « Mettre fin à la réunion »). La sauvegarde peut prendre quelques minutes ; vous ne retrouverez donc pas forcément votre enregistrement immédiatement après la fin de la conférence.

Où trouver vos enregistrements sauvegardés ? – Pour cela, vous devez vous rendre dans la barre de navigation (à gauche de votre réunion) et cliquer sur « Gérer la conférence » afin d’accéder à vos paramètres.

Vous y trouverez l'onglet « Réunions enregistrées » (Recorded Mettings), dans lequel vous pourrez gérer vos enregistrements sauvegardés. Ici, vous pourrez supprimer vos enregistrements ou bien cliquer sur le nom de l'enregistrement pour visionner la vidéo.

Vous pouvez naviguer dans l'enregistrement, ajuster la vitesse de lecture, lire le chat passé et les notes partagées.

Sauvegarder le chat et les notes

BigBlueButton propose de sauvegarder à la fois la discussion publique et les notes partagées. Pour sauvegarder la discussion publique, cliquez sur le menu à 3 points en haut à droite de la fenêtre de la discussion.

Les notes partagées, quant à elles, peuvent être téléchargées sous différents formats (par exemple PDF, Word, ODF, HTML) via l’icône de téléchargement.

Sauvegarder la liste de participantes et participants

Les noms des personnes actuellement présentes peuvent également être téléchargés sous forme de fichier texte. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le menu en forme d’engrenage situé à côté de la liste des participants.

Toute conférence réussie commence par les personnes qui en font partie et contribuent à son déroulement. Au début, il est bienvenu d’inviter les personnes présentes à faire connaissance et à se dire comment elles se sentent mentalement ou émotionnellement. Il s’agit de la seule façon de développer un esprit de groupe et de créer une base pour le dialogue, le libre développement des idées et la création de résultats de groupe. Dans le cadre de l’Impromptu Networking, les participantes et participants sont répartis en petits groupes aléatoires pour échanger en toute confiance.

Configuration de la salle et nombre de participants

Pour ce format, créez une salle vidéo (par exemple, un événement dans une salle d’atelier), dans laquelle les personnes peuvent allumer leur caméra au gré des situations. Ce format n’est donc possible que pour les groupes de 40 personnes maximum. Pour des groupes plus conséquents, le groupe doit être divisé au préalable et réparti dans plusieurs salles en même temps pour faire connaissance. Lorsque le groupe revient dans la salle principale après ces échanges spontanés, vous pouvez répéter ce format si vous le souhaitez et enchaîner plusieurs échanges de groupe.

Mise en œuvre

Dans le cadre de l’Impromptu Networking, les membres du groupe peuvent être réunis plusieurs fois de suite dans différentes salles de groupe pour échanger de manière spontanée. Ils peuvent rester en groupe pour 5 minutes environ, idéalement à deux. Si le nombre de personnes ne correspond pas, il est possible de se réunir par trois ou qu’un membre de l’équipe organisatrice serve de « joker » pour ce format.

La meilleure solution est de proposer aux personnes participantes une question directrice pour lancer la conversation, dont voici quelques exemples :

• « Qui êtes-vous et pourquoi êtes-vous ici ? ou bien

• « Qui êtes-vous et qu’attendez-vous le plus de cette journée ? » ou

• « Qui êtes-vous et que pouvez/aimeriez-vous apporter à cette journée ? ».

Il faut toujours pouvoir répondre facilement et spontanément à ces questions, car il s’agit plus d’entamer une véritable conversation que de se concentrer sur le contenu. Si les membres du groupe se connaissent déjà et que vous préférez utiliser ce format pour une mise en réseau autour du contenu, vous pouvez bien sûr formuler d’autres questions, par exemple : « À quelle question espérez-vous trouver une réponse aujourd’hui ? » ou « Quel défi majeur souhaitez-vous aborder/résoudre aujourd’hui ? ».

Pour vous assurer que le temps de parole est réparti équitablement au sein du petit groupe, vous pouvez structurer la conversation en termes de temps : vous pouvez décider que la personne 1 a deux minutes pour parler en premier, la personne 2 a ensuite deux minutes pour s’exprimer, puis elles discutent ensemble pendant une minute. Avant la répartition dans les différentes salles, il est important de bien expliquer aux participantes et participants qu’ils vont être placés dans une petite salle sans modération et qu’ils seront responsables de mener leur conversation. Les deux personnes doivent veiller elles-mêmes à respecter les temps de parole (idéalement, l’une d’elles fait sonner un timer de téléphone). Vous pouvez laisser la possibilité de retourner dans la salle principale en cas de problème, mais cela ne doit être fait qu’en cas d’urgence, tout le monde doit participer à ce format !

Voici quelques conseils utiles qui vous permettront de réunir les meilleures conditions pour participer à une conférence sur DINA :

• Connectez-vous (si possible) sur un PC ou un ordinateur portable (pas de smartphone ou de tablette).

• Utilisez une connexion Internet stable (si possible, préférez la connexion au réseau local par câble au lieu du Wi-Fi).

• Pour le moment, DINA.international fonctionne mieux avec les navigateurs Firefox et Chrome. En revanche, Safari pose de plus en plus de problèmes (pour l’instant, Safari ne fonctionne pas avec la fonction d’interprétariat). Utilisez la dernière version disponible de ces navigateurs.

• Utilisez des écouteurs ou de préférence un micro-casque pour obtenir la meilleure qualité audio et éviter les effets d’écho.

• Inscrivez-vous rapidement pour vous familiariser avec la plateforme et ses fonctionnalités. Il est fortement recommandé d’effectuer un test préalable, surtout si vous utilisez DINA depuis votre ordinateur de travail et que vous n’avez pas la possibilité d’ajuster les paramètres de l’ordinateur et du navigateur.

• La plateforme requiert votre consentement pour pouvoir utiliser vos sorties audio et votre caméra. Selon les paramètres de votre navigateur, il est possible que cette fenêtre s’ouvre en arrière-plan. Par conséquent, si vous n’arrivez pas à partager votre son ou votre vidéo, vérifiez si la fenêtre s’est ouverte en arrière-plan.

• Effectuez le test technique au début de la conférence (s’il est proposé) afin d’identifier et de résoudre les éventuels problèmes liés à l’utilisation de DINA.international le plus tôt possible.

Tout comme la salle de type « participants », la salle « résultats » n’est pas vraiment une salle. Vous ne pouvez donc pas y créer d’événements. Vous pouvez utiliser la salle des résultats pour intégrer un (nouveau) projet sur DINA lié à votre conférence afin que tout le monde y ait accès. Étant donné qu’il apparaît depuis la « vue conférence » comme les autres salles, les participantes et participants peuvent travailler en collaboration sur des documents, télécharger des fichiers dans le cloud, créer des sondages ou remplir le calendrier du projet directement depuis l’environnement de la conférence. Voici un petit exemple de ce à quoi peut ressembler un projet intégré dans l’environnement de la conférence :

Le but de DINA est de promouvoir les échanges de jeunes au niveau international. La plateforme est donc conçue pour être utilisée en plusieurs langues. En plus de la plateforme elle-même, la solution de visioconférence intégrée BigBlueButton (BBB) prend également en charge plusieurs langues. Bien que la technologie ne soit pas encore assez avancée pour permettre l’interprétation automatique du discours, vous pouvez facilement travailler avec vos propres interprètes. Nous vous expliquons dans ce qui suit comment cette option fonctionne et comment l’activer.

Important : Il nous semble important de rappeler les préparatifs nécessaires à l’interprétation d’une conférence sur DINA.international (et dans la vie réelle) : Nous recommandons particulièrement aux interprètes d’effectuer un test préalable et de se familiariser avec les fonctions et l’interface du logiciel afin d’éviter tout problème. Nous pouvons imaginer le niveau de frustration des participants si, par exemple, ils n’entendent pas le son et si quelque chose ne fonctionne pas à cause de l’utilisation du mauvais navigateur, ou parce que la fonction n’a pas été testée...

• Il est vivement conseillé aux interprètes de porter un casque pour éviter les problèmes d’écho (en pratique, il n’est pas possible de se passer de casque).

• Il est fortement recommandé que la connexion Internet (de préférence par câble et non Wi-Fi) soit puissante (au moins 10 Mbit, au mieux 20 Mbit, ceci doit être testé au préalable). L’accès en Wi-Fi peut fonctionner, mais est sensible aux interférences, par exemple des voisins qui regardent un film.

• Il est conseillé d’utiliser un ordinateur puissant avec au moins 4 Go, voire 8 Go de mémoire vive.

• Les interprètes doivent avoir pris connaissance de la configuration de la conférence sur DINA et testé les fonctions.

• Les interprètes souhaitent souvent avoir un contact visuel avec leurs collègues, ce qui est possible grâce à une salle vidéo (cachée, séparée), dont le son est coupé des deux côtés. Bien sûr, les interprètes peuvent rester en contact grâce à d’autres services de messagerie ou de vidéo.

Fonctionnement de l’option d’interprétation

L’interprétation sur BBB fonctionne comme suit :

• Une modératrice ou un modérateur (ou encore l’interprète) renseigne la langue parlée (c’est-à-dire celle qui est interprétée).

• Chaque modératrice ou modérateur peut théoriquement interpréter sur DINA. Pour ce faire, il suffit de choisir la langue cible dans laquelle doit se faire l’interprétation.

• Les participantes peuvent choisir quelle langue ils souhaitent entendre. Ils peuvent également choisir le son original sans interprétation (lorsqu’une personne sélectionne une langue, elle entend l’interprétation ou le son original dans la langue choisie).

• Lorsqu’un interprète parle, le volume du son original est réduit.

Activer l’option d’interprétation

Les modératrices et modérateurs peuvent ajouter toutes les langues de la visioconférence dans l’onglet « langues ». Si une seule langue doit être traduite (par exemple, parce que la moitié du groupe parle les deux langues), celle-ci suffit. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « commencer la traduction » et tout est prêt.

Pour les interprètes : quelle langue est parlée ?

Pour agir en tant qu’interprète, la personne concernée a besoin de droits de modération dans les visioconférences BBB. Ces droits peuvent être accordés dès la création d’un événement, mais également au cours de celui-ci.

Dans la liste d’options en dessous des vidéos, toutes les personnes présentes voient le bouton « langues disponibles ». C’est ici que vous choisissez quelle langue vous souhaitez entendre. Si vous choisissez la langue originale, le son original est diffusé dans toutes les langues. Le choix des langues n’est disponible que si l’interprétation a été activée, mais les boutons sont visibles même lorsqu’elle n’a pas été activée.

Pour les interprètes : dans quelle langue faut-il interpréter ?

Les interprètes doivent désormais choisir la langue dans laquelle ils veulent interpréter, c’est-à-dire la langue dans laquelle ils vont s’exprimer. Cela se fait via le bouton « traduire une langue », tout à droite. Si la langue entendue a déjà été renseignée, elle n’est pas disponible dans ce menu, et inversement.

Interprètes : parler

Les interprètes ont leur propre bouton de micro, qu’ils utilisent uniquement lorsqu’ils interprètent. Ce bouton est de couleur violette, tout comme le bouton « traduire une langue ». Lorsque ce microphone est activé, seuls les participants ayant sélectionné la langue correspondante entendront la voix de l’interprète. Le microphone normal peut être utilisé pour être entendu par tous les participants et doit sinon toujours être coupé (coupé = barré). Le micro de l’interprète doit lui aussi être coupé lorsqu’il n’est pas utilisé.

Auditrices et auditeurs

Pour les auditrices et auditeurs, rien de plus simple : il leur suffit de choisir la langue qu’ils veulent entendre. Pour ce faire, ils doivent cliquer sur le bouton bleu en forme de globe, comme les modératrices et modérateurs.