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Les fonctionnalités principales de BigBlueButton
Le centre de conférence numérique de DINA utilise le programme Open Source BigBlueButton comme solution de visioconférence intégrée. Celui-ci est souvent utilisé dans les écoles et les universités. L’avantage de l’Open Source réside notamment dans sa sécurité (des données), puisque le code du programme peut être ouvertement consulté et optimisé par des experts informatiques du monde entier. Il existe déjà plusieurs manuels sur Internet qui décrivent en détail les fonctions de BigBlueButton. Néanmoins, nous voulons mettre en avant dans les pages suivantes certaines caractéristiques qui méritent un intérêt particulier.
BigBlueButton fonctionne mieux avec Chrome et Firefox. Si vous rencontrez des problèmes avec d’autres navigateurs, essayez l’un de ces deux-là.
Les technologies Internet étant en constante évolution, il est préférable de toujours utiliser la dernière version des navigateurs : si vous rencontrez des problèmes, mettez à jour votre navigateur !
Nom de l’événement
Visioconférence BigBlueButton
Ouvrir la visioconférence dans un nouvel onglet
Agrandir la vidéo (masque le reste de la conférence et agrandit la fenêtre de la vidéo. Peut être annulé en cliquant sur le même bouton).
Que doivent savoir les modératrices et les modérateurs ?
Les modératrices et modérateurs ont des droits spéciaux au sein de BigBlueButton qui les distinguent des autres personnes. Avec ces options, vous avez la possibilité de gérer la visioconférence ainsi que les personnes participantes.
Il existe trois manières d’obtenir des droits de modération sur BBB :
Tous les admins d’une conférence sont automatiquement modérateurs et modératrices de toutes les visioconférences.
Les admins peuvent, lorsqu’ils créent un événement, donner le statut de modérateur à certaines personnes pour cet événement en particulier.
Au cours d’une visioconférence, les modératrices et modérateurs peuvent attribuer des droits de modération à d’autres personnes (qui ne sont valables que pour la visioconférence en cours).
Dans ce qui suit, nous vous expliquons de quelles options disposent les modératrices et modérateurs d’une visioconférence.
Il existe principalement deux options pour gérer les participantes et participants. La première concerne une personne en particulier, tandis que la deuxième agit sur l’ensemble des participantes et participants à la conférence.
Première possibilité : Cliquez sur une personne de la liste de participantes et participants.
Un menu s’ouvre, vous permettant les actions suivantes :
Ouvrir une conversation privée,
Donner des droits de présentation à la personne (celle-ci peut partager son écran),
Donner des droits de modération à la personne (celle-ci obtient les mêmes droits que les modératrices et modérateurs),
Retirer la personne de la visioconférence.
Deuxième possibilité : Ouvrir le menu en forme d’engrenage à côté de la liste des participantes et participants.
Ici, vous pouvez :
Réinitialiser les icônes de statut de toutes les participantes et participants et modératrices et modérateurs,
Couper le micro de toutes les participantes et participants,
Couper le micro de toutes les participantes et participants sauf celui de la présentatrice ou du présentateur,
Télécharger tous les noms dans un fichier texte (.txt) (triés par nom et prénom),
Restreindre les droits des participantes et participants (voir ci-dessous, ne s’applique pas aux modératrices et modérateurs).
Le menu à 3 points en haut à droite vous permet d’effectuer des réglages généraux et de mettre fin à la conférence (ceci ne dure pas sur DINA, car elle est relancée dès que quelqu’un veut se joindre à la conférence).
Les paramètres généraux d’une conférence BigBlueButton vous permettent de faciliter la modération et l’interaction. Pour les groupes plus conséquents ou les sessions de questions-réponses, nous recommandons d’activer les notifications pop-up pour les nouveaux messages dans la conversation et lorsque de nouvelles personnes se joignent au groupe. Ainsi, vous gardez une trace de ce qui se passe et pouvez gérer le groupe plus facilement.
Dans l’onglet Économies de données, il est également possible de désactiver les webcams et le partage d’écran pour toute la conférence. En temps normal, ces paramètres ne devraient pas être modifiés, mais ils peuvent être utiles en cas de difficultés de connexion.
Il est également possible de désactiver les webcams et le partage d’écran uniquement pour les participantes et participants, et non pour les modératrices et modérateurs via le menu restreindre les droits des participants (voir ci-dessus).
BigBlueButton distingue les participantes et participants normaux des modératrices et modérateurs, ainsi que de la présentatrice ou du présentateur. Une seule personne peut faire une présentation à la fois. La personne disposant actuellement du droit est indiquée par une petite icône de projecteur bleu dans la liste des participantes et participants. Les modératrices et modérateurs peuvent s’attribuer le droit de présentation en cliquant sur le symbole « + » en bas à gauche de la fenêtre vidéo. Ils peuvent également accorder ce droit aux participantes et participants en cliquant sur le nom de la personne correspondante dans la liste.
La présentatrice ou le présentateur peut partager son écran, mais aussi créer et analyser des sondages.
Comment créer une salle de groupes ?
Il est parfois intéressant de répartir les participants dans des visioconférences distinctes pour qu’ils y travaillent en plus petits groupes, fassent connaissance ou pour des formats interactifs. Dans un grand nombre de solutions de conférence actuelles, ces salles vidéo séparées sont appelées « breakout rooms ». Une autre solution serait d’aménager une salle de café avec plusieurs tables virtuelles et de demander aux participants de se répartir sur ces tables. L’inconvénient est que les participants doivent quitter la visioconférence en cours et se répartir sur les tables par eux-mêmes (cela peut constituer une excellente option pour la pause). BigBlueButton propose une fonction spécifique, les salles de groupes. Cette fonction permet de répartir les participants de manière aléatoire, d’après des groupes préétablis ou en donnant le choix du groupe à chacun. Les admins et les présentateurs peuvent configurer ces salles de réunion privée au cours d’une visioconférence en quelques clics seulement.
Pour créer des salles de réunion privée, vous devez tout d’abord agrandir la visioconférence via la croix fléchée en haut à droite, afin d’afficher toutes les options. Ouvrez le menu en forme d’engrenage à côté de l’aperçu des participants, et cliquez sur « créer des réunions privées ».
Dans la fenêtre suivante, vous pouvez choisir le nombre de salles (jusqu’à 8), le délai de fermeture automatique des salles, répartir les participants dans les salles de manière aléatoire ou leur permettre de choisir une salle par la suite. Vous avez également la possibilité de glisser et déposer (cliquer, maintenir et déplacer) les participants dans les salles. Cliquez sur « créer » pour ouvrir les salles, et sur « fermer » pour annuler.
La répartition aléatoire répartit tous les participants de manière égale dans les salles disponibles. Par défaut, les modérateurs ne sont pas répartis automatiquement. Ils doivent être déplacés manuellement si nécessaire.
Une fois que les salles sont créées, tous les participants reçoivent une notification leur indiquant qu’ils peuvent rejoindre une salle. Selon les réglages choisis, ils peuvent ou non avoir le choix. Cependant, personne n’est forcé à rejoindre une salle, la notification pouvant être ignorée via le bouton « fermer ».
Même après avoir fermé la première notification, les participants peuvent rejoindre une salle par la suite grâce au menu latéral. Les admins et les présentateurs peuvent rejoindre toutes les salles à tout moment, même si une certaine salle leur a été attribuée.
Dès qu’une personne clique sur « rejoindre la salle », une nouvelle fenêtre s’ouvre dans le navigateur avec une visioconférence BigBlueButton. La conférence principale reste ouverte dans la fenêtre précédente, mais le son est désactivé.
La fenêtre de la visioconférence principale ne doit pas être fermée, car elle contient également les salles de conférence de DINA. Si vous la fermez, vous devez rouvrir DINA. En revanche, les salles de groupe peuvent être fermées à tout moment (voir ci-dessous).
La plupart des fonctions habituelles de BigBlueButton peuvent être utilisées dans les salles de réunion privée. La plus grande différence est que toutes les personnes présentes peuvent s’attribuer des droits de présentation et partager leur écran. Cela s’avère très pratique, car il n’est pas nécessaire qu’un admin soit présent dans chaque salle.
Les participants peuvent décider à tout moment de quitter une salle de réunion privée. Pour ce faire, il suffit de fermer la fenêtre de navigateur correspondante.
De même, les participants peuvent rejoindre leur salle après avoir fermé la fenêtre du navigateur via l’onglet salles de réunion privée.
En principe, les salles de réunion privée prennent fin automatiquement à la fin du temps imparti. Les modérateurs peuvent toutefois forcer la fermeture de toutes les salles en cliquant sur le bouton « fermer toutes les salles de réunion privée » dans l’onglet des salles de réunion privée.
La durée des salles ne peut pas être modifiée ultérieurement.
Le chat et les notes des salles de réunion privée ne sont pas automatiquement transférés dans la salle principale, ni l’inverse.
Les salles de réunion privée ne peuvent pas être enregistrées.
Tous les participants d’une salle de réunion privée sont automatiquement modérateurs, la première personne à rejoindre la salle devenant présentatrice (c’est-à-dire qu’elle peut partager son écran). Si nécessaire, les participants doivent se transférer le rôle de présentateur entre eux.
Il n’est pas possible de préparer les salles de réunion privée dès le début d’une visioconférence, car celles-ci s’ouvrent dès qu’elles sont créées. Toutefois, le processus de création est simple et facile et peut être effectué par une personne chargée de la technique.
Enregistrement des visioconférences et sauvegarde des discussions et des notes
Pour pouvoir enregistrer les événements de votre réunion, vous aurez besoin d'une réunion avec une salle BBB. Attention, l'enregistrement n'est disponible que pour les réunions « Premium ». Pour plus d’informations sur les conférences Premium et sur la manière d’upgrade une conférence, vous pouvez consultez la page suivante :
Peut-être avez-vous déjà remarqué le message d'information concernant l’autorisation d'enregistrement pendant vos réunions Premium ?
Dans les paramètres de l'événement, vous trouverez la section « Options de visioconférence BBB ». C'est là que se trouve le paramètre pour activer la fonction d'enregistrement. Actuellement, notre réglage par défaut est « Autoriser l'enregistrement », mais vous pouvez en fait choisir d’autoriser ou d’interdire l'enregistrement.
Pour démarrer l'enregistrement pendant une conférence, il suffit d'appuyer sur le bouton « Commencer l'enregistrement » en haut dans votre espace BBB.
Vous pouvez voir qu’un enregistrement est en cours grâce à la présence de l’icône d'enregistrement (en rouge) et l'affichage du temps. Vous pouvez mettre votre enregistrement en pause en appuyant à nouveau sur le symbole rouge d'enregistrement et le reprendre plus tard. Ainsi, il est possible de facilement couper l’enregistrement pour certains points de programme, comme par exemple pour les pauses.
Les enregistrements se sauvegardent d'eux-mêmes. Il y a toutefois deux possibilités pour cela : soit la totalité des participantes et participants ont quitté la conférence, soit vous avez mis fin à la conférence (via le menu, cliquer sur l’icône des trois points puis « Mettre fin à la réunion »). La sauvegarde peut prendre quelques minutes ; vous ne retrouverez donc pas forcément votre enregistrement immédiatement après la fin de la conférence.
Où trouver vos enregistrements sauvegardés ? – Pour cela, vous devez vous rendre dans la barre de navigation (à gauche de votre réunion) et cliquer sur « Gérer la conférence » afin d’accéder à vos paramètres.
Vous y trouverez l'onglet « Réunions enregistrées » (Recorded Mettings), dans lequel vous pourrez gérer vos enregistrements sauvegardés. Ici, vous pourrez supprimer vos enregistrements ou bien cliquer sur le nom de l'enregistrement pour visionner la vidéo.
Vous pouvez naviguer dans l'enregistrement, ajuster la vitesse de lecture, lire le chat passé et les notes partagées.
BigBlueButton propose de sauvegarder à la fois la discussion publique et les notes partagées. Pour sauvegarder la discussion publique, cliquez sur le menu à 3 points en haut à droite de la fenêtre de la discussion.
Les notes partagées, quant à elles, peuvent être téléchargées sous différents formats (par exemple PDF, Word, ODF, HTML) via l’icône de téléchargement.
Les noms des personnes actuellement présentes peuvent également être téléchargés sous forme de fichier texte. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le menu en forme d’engrenage situé à côté de la liste des participants.
Solution pour les conférences internes, les grands groupes et la diffusion sur d’autres plateformes
Pour pouvoir streamer les événements de vos réunions, vous aurez besoin d’un logiciel de streaming, comme par exemple YouTube, Vimeo, Twitch, MyVideo, etc., et d’une réunion en cours sur DINA. Attention, le streaming n’est disponible que pour les réunions « Premium ». Pour plus d’informations sur les conférences Premium et sur la manière passer une conférence en premium, vous pouvez consulter la page suivante :
Pour pouvoir être streamé, votre événement a besoin de quelques réglages particuliers.
Tout en bas, sur la fonction « créer et modifier », vous trouverez le champ « streamer cet événement » (Stream this event), que vous pouvez ouvrir.
Tous les champs disponibles ici doivent être remplis pour le streaming.
D'abord, vous activez la fonction en cochant la case « Activer le streaming de cet événement BBB ». En l'activant, vous permettez à un ‘robot de streaming DINA’ de rejoindre votre événement. Ce robot a pour fonction de diffuser votre événement. Pour qu'il sache où livrer les données, nous lui donnons les informations nécessaires avec les deux champs suivants.
Nous obtenons ces informations auprès des plateformes sur lesquelles nous voulons diffuser le streaming. Prenons l'exemple de YouTube. Après vous être connecté à votre chaîne YouTube, vous pouvez cliquer en haut à droite sur l'icône avec la caméra et le ‘+’, puis continuer en cliquant sur « Démarrer le livestream » (Passer au direct).
YouTube propose ici quelques réglages. Pour le moment nous ne modifions rien, mais nous copions l'URL du stream avec le bouton ’Copier’ et l'insérons dans les paramètres de notre événement sous « URL stream (optionnel) ». De la même manière, nous copions la ‘clé de streaming’ de YouTube et l'insérons dans DINA sous « Clé de streaming (optionnel) ».
Sauvegardez maintenant l'événement et retournez-y avant qu'il ne commence. Très important : si votre événement commence par exemple à 10h00, vous devez commencer à préparer le streaming avant 10h00. Jusqu’à présent, il s'agit d'une exigence du robot que nous essayerons de l’améliorer à l’avenir. Vous pouvez tout simplement décaler l'heure de début de votre événement de quelques minutes plus tard (de préférence 15 à 30 minutes). Avant le début de l'événement, le robot de streaming DINA rejoint l'événement ; peu après, vous verrez sur votre chaîne YouTube que le streaming commence automatiquement. Ceci devrait prendre 5 à 10 minutes. Si le robot de streaming n'a pas rejoint l'événement après ce délai, c'est qu’une erreur est survenue.
Vous êtes maintenant prêt à diffuser votre événement en streaming. N'oubliez pas de faire basculer votre stream de « privé » à « public » sur la plateforme de visionnage et de partager le lien avec vos spectatrices et spectateurs.
Lors de l’organisation d’un événement en streaming, veuillez prévoir un peu plus de temps pour la préparation. Cette fonctionnalité n’en est qu’à ses premiers pas et elle doit encore être optimisée pour garantir le confort d’utilisation.
Les participantes et participants qui ne suivent l’événement que par le stream ne peuvent pas participer activement à la réunion (par exemple pas d’accès au chat BBB ni possibilité de prendre la parole). Toutefois, les plateformes tierces utilisées proposent souvent des chats et autres fonctionnalités que vous pouvez garder à l’esprit comme outils.
Supposons que votre événement ait beaucoup de spectatrices et spectateurs, mais peu d’intervenantes et intervenants. Si vous souhaitez tout de même avoir une visioconférence stable, vous pouvez utiliser la fonction streaming pour externaliser les spectatrices et spectateurs. Pour que ces derniers n’aient pas à aller sur un site internet tiers, il est aussi possible d’insérer le stream directement au sein de la réunion.
Cela vous sert notamment si vous créez dans votre réunion une nouvelle . La plupart des plateformes de livestream propose des ‘codes d’intégration’ qui permettent directement au sein de la salle de type « scène ». De cette manière, les participantes et participants n’ont pas à quitter la réunion et le sentiment d’avoir un véritable agenda digital est préservé.
Configuration de la fonction d'interprétation de BigBlueButton
Le but de DINA est de promouvoir les échanges de jeunes au niveau international. La plateforme est donc conçue pour être utilisée en plusieurs langues. En plus de la plateforme elle-même, la solution de visioconférence intégrée BigBlueButton (BBB) prend également en charge plusieurs langues. Bien que la technologie ne soit pas encore assez avancée pour permettre l’interprétation automatique du discours, vous pouvez facilement travailler avec vos propres interprètes. Nous vous expliquons dans ce qui suit comment cette option fonctionne et comment l’activer.
Important : Il nous semble important de rappeler les préparatifs nécessaires à l’interprétation d’une conférence sur DINA.international (et dans la vie réelle) : Nous recommandons particulièrement aux interprètes d’effectuer un test préalable et de se familiariser avec les fonctions et l’interface du logiciel afin d’éviter tout problème. Nous pouvons imaginer le niveau de frustration des participants si, par exemple, ils n’entendent pas le son et si quelque chose ne fonctionne pas à cause de l’utilisation du mauvais navigateur, ou parce que la fonction n’a pas été testée...
Il est vivement conseillé aux interprètes de porter un casque pour éviter les problèmes d’écho (en pratique, il n’est pas possible de se passer de casque).
Il est fortement recommandé que la connexion Internet (de préférence par câble et non Wi-Fi) soit puissante (au moins 10 Mbit, au mieux 20 Mbit, ceci doit être testé au préalable). L’accès en Wi-Fi peut fonctionner, mais est sensible aux interférences, par exemple des voisins qui regardent un film.
Il est conseillé d’utiliser un ordinateur puissant avec au moins 4 Go, voire 8 Go de mémoire vive.
Les interprètes doivent avoir pris connaissance de la configuration de la conférence sur DINA et testé les fonctions.
Les interprètes souhaitent souvent avoir un contact visuel avec leurs collègues, ce qui est possible grâce à une salle vidéo (cachée, séparée), dont le son est coupé des deux côtés. Bien sûr, les interprètes peuvent rester en contact grâce à d’autres services de messagerie ou de vidéo.
L’interprétation sur BBB fonctionne comme suit :
Une modératrice ou un modérateur (ou encore l’interprète) renseigne la langue parlée (c’est-à-dire celle qui est interprétée).
Chaque modératrice ou modérateur peut théoriquement interpréter sur DINA. Pour ce faire, il suffit de choisir la langue cible dans laquelle doit se faire l’interprétation.
Les participantes peuvent choisir quelle langue ils souhaitent entendre. Ils peuvent également choisir le son original sans interprétation (lorsqu’une personne sélectionne une langue, elle entend l’interprétation ou le son original dans la langue choisie).
Lorsqu’un interprète parle, le volume du son original est réduit.
Les modératrices et modérateurs peuvent ajouter toutes les langues de la visioconférence dans l’onglet « langues ». Si une seule langue doit être traduite (par exemple, parce que la moitié du groupe parle les deux langues), celle-ci suffit. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « commencer la traduction » et tout est prêt.
Pour agir en tant qu’interprète, la personne concernée a besoin de droits de modération dans les visioconférences BBB. Ces droits peuvent être accordés dès la création d’un événement, mais également au cours de celui-ci.
Dans la liste d’options en dessous des vidéos, toutes les personnes présentes voient le bouton « langues disponibles ». C’est ici que vous choisissez quelle langue vous souhaitez entendre. Si vous choisissez la langue originale, le son original est diffusé dans toutes les langues. Le choix des langues n’est disponible que si l’interprétation a été activée, mais les boutons sont visibles même lorsqu’elle n’a pas été activée.
Si la visioconférence ne comprend que quelques langues, rien n’empêche les interprètes d’entendre le son original. En revanche, s’ils ont besoin de l’interprétation, ils doivent choisir la langue.
Les interprètes doivent désormais choisir la langue dans laquelle ils veulent interpréter, c’est-à-dire la langue dans laquelle ils vont s’exprimer. Cela se fait via le bouton « traduire une langue », tout à droite. Si la langue entendue a déjà été renseignée, elle n’est pas disponible dans ce menu, et inversement.
Les interprètes ont leur propre bouton de micro, qu’ils utilisent uniquement lorsqu’ils interprètent. Ce bouton est de couleur violette, tout comme le bouton « traduire une langue ». Lorsque ce microphone est activé, seuls les participants ayant sélectionné la langue correspondante entendront la voix de l’interprète. Le microphone normal peut être utilisé pour être entendu par tous les participants et doit sinon toujours être coupé (coupé = barré). Le micro de l’interprète doit lui aussi être coupé lorsqu’il n’est pas utilisé.
Pour les auditrices et auditeurs, rien de plus simple : il leur suffit de choisir la langue qu’ils veulent entendre. Pour ce faire, ils doivent cliquer sur le bouton bleu en forme de globe, comme les modératrices et modérateurs.
Les auditrices et auditeurs qui comprennent toutes les langues disponibles peuvent simplement sélectionner le son original. Le son original est prédéfini en l’absence de choix.
Plus vous ajoutez de langues, plus le réseau d’interprètes se complique. Avec trois langues, vous avez théoriquement besoin de 6 interprètes : (ab, ba, ac, c a, b c, c b).
Comment interagir au sein d’une conférence BigBlueButton ?
Une visioconférence dépend des interactions de tous les participants et participantes. C’est pourquoi il est important, tout comme pour les rencontres en présentiel, que des possibilités d’expression et de communication soient proposées. Pour ce faire, BigBlueButton propose quelques outils qui, si utilisés correctement, contribuent à rendre vos échanges interactifs.
BigBlueButton propose deux types de chats : une discussion publique et une discussion privée.
La discussion publique est à disposition dès le début de la visioconférence et peut être utilisée par toutes les personnes présentes. Elle sert avant tout à poser des questions d’ordre général ou à envoyer des informations aux participantes et participants.
La discussion privée ne s’ouvre qu’après avoir cliqué sur un participant dans la liste des participants et choisi l’option démarrer une discussion privée. Les discussions privées peuvent être lues par les deux personnes concernées et s’utilisent surtout pour de rapides concertations, par exemple entre personnes chargées de la modération.
La discussion publique peut être téléchargée sous forme de fichier texte via le menu à 3 points en haut à droite de la fenêtre.
Les icônes peuvent être utilisées pour exprimer diverses émotions de manière non verbale ou pour communiquer avec les autres personnes participant à la conférence. Chacun peut changer son statut en cliquant sur son nom dans l’onglet des participantes et participants, puis sur « définir le statut ». Tout le monde pourra ensuite voir le statut changer et la petite image s’afficher.
Les autres personnes participant à la conférence ne sont pas alertées du changement de statut par un signal sonore. Par exemple, si quelqu’un lève la main, il faudra qu’une modératrice ou un modérateur s’en aperçoive.
Les notes partagées sont visibles et peuvent être modifiées par tous les participants dans la discussion publique. La différence est que les contributions ne peuvent pas être attribuées à des personnes spécifiques et qu’un éditeur HTML est proposé. Cela permet de mieux organiser les notes et d’en modifier la mise en page. Les notes partagées sont idéales pour un compte-rendu commun ou pour conserver des pensées et des idées.
Comme la discussion publique, les notes partagées peuvent être téléchargées dans différents formats (HTML, texte, PDF, Word, ODF) via l’icône de téléchargement.
Pour les votes ou les quiz simples, BigBlueButton propose une fonction de sondage. Cependant, une seule question (single-choice) peut être posée à la fois. Il existe déjà des sondages prédéfinis entre lesquels choisir, mais vous pouvez également créer un sondage personnalisé comportant jusqu’à 5 réponses choisies par l’utilisateur. Après sa publication, le sondage se termine et tous les participants peuvent consulter les résultats.
Seul le présentateur actuel peut créer des sondages. Les modératrices et modérateurs qui ne sont pas présentateurs peuvent le devenir facilement en cliquant sur le symbole plus. Toutefois, cela met fin à la présentation de la personne qui était présentatrice.
