Lors de conférences, les sujets peuvent être abordés selon différents points de vue et aboutir à des résultats concrets. Il est important d’assurer la documentation de ces résultats, surtout s’ils doivent être traités ultérieurement (par exemple, via un projet DINA relié à une salle de type "résultats"). Si le groupe doit prendre des notes parallèlement au processus de travail ou si la documentation doit servir de support visuel, vous pouvez utiliser un outil collaboratif, par exemple un pad DINA disponible sur la page projet, auquel les membres du groupe peuvent accéder en direct. Il est recommandé de décider avant le début d’une session de travail qui prendra note des résultats et de désigner une personne responsable. Le reste du groupe peut alors s’impliquer pleinement dans le travail. La personne qui anime la réunion doit s’assurer que tout le monde a la possibilité de s’exprimer. Selon le format, vous pouvez également demander aux personnes plus discrètes de participer à la discussion sur le chat si elles ne souhaitent pas prendre la parole devant le groupe. Faites toujours comprendre que chaque point de vue est précieux et doit être partagé !
Le World Café est une méthode permettant de débattre en groupes autour d’un sujet et de parvenir à de nouvelles conclusions. Habituellement, les participantes et participants passent de table en table à intervalles réguliers. Au format numérique, il est possible de recréer cela au moyen de « salles thématiques », chacune équipée d’un pad DINA afin de noter ce qui se dit et permettre au prochain groupe de rebondir là-dessus.
Une « salle thématique » est créée pour chaque sujet/aspect à aborder (fonctionnalité salles de groupe) et nommée en conséquence. Pour que chaque salle thématique accueille à peu près le même nombre de personnes, il est conseillé de limiter leur capacité d’accueil maximum. Si une salle est complète, la personne doit chercher une salle portant sur un autre thème. Si quelqu’un reste dans la même salle, il peut échanger avec de nouvelles personnes à chaque fois !
Pour l’instant, BigBlueButton ne permet pas de limiter le nombre de personnes par salle de groupe (quand il est possible de choisir soi-même sa salle). Vous devrez donc y veiller vous-même.
Dans un premier temps, vous devez réfléchir aux sujets ou aux aspects d’un même thème que vous voulez aborder afin de créer les salles thématiques. Vous pouvez prévoir une modératrice ou un modérateur par salle, mais les discussions libres peuvent également être passionnantes. Il est recommandé de noter ce qui se dit dans chaque salle sur un bloc-notes de projet DINA. L’idéal est de désigner dès le début la personne qui prendra les notes.
Les liens vers les documents dédiés à la prise de notes (soit un pad plus long pour tout le projet, soit un pad séparé pour chaque sujet) doivent être envoyés à l’avance afin que tout le monde les ait à disposition.
Si la discussion se déroule librement, il convient de désigner, outre la personne chargée de la prise de notes, celle qui gardera un œil sur le temps. Autrement, cette tâche incombe à la modération.
Chaque salle thématique doit se voir accorder au moins 15 minutes de discussion, voire 20 si le programme le permet. Si chaque participante ou participant doit participer à chaque salle, vous devez créer quatre salles. Dans ce cas, le format durera 60 à 80 minutes. Avant que les membres de la réunion ne rejoignent les différentes salles, vous pouvez rapidement les leur présenter afin qu’ils sachent quels sujets seront abordés. Afin de lancer la discussion (surtout si elle se déroule librement), il est conseillé de réfléchir à l’avance à quelques questions directrices pour chaque sujet et de les noter dans le bloc-notes mis à disposition. Au début de ce format, les participantes et participants quittent la salle principale pour rejoindre une salle thématique. Ils y discutent, puis reviennent dans la salle principale avant de rejoindre une autre salle thématique. À la fin, la personne chargée de la modération peut consulter les notes et en dresser un résumé et/ou indiquer les prochaines étapes.
L’étude de cas collective permet de traiter une question ou un problème (un « cas ») grâce aux connaissances du groupe. Chaque personne a la possibilité de demander de l’aide lors de brèves consultations et de recevoir aussitôt les conseils de deux autres personnes. Le coaching entre pairs permet de découvrir des solutions du quotidien, des modèles ingénieux et de nouvelles approches. Il s’agit d’un moyen simple et efficace d’étendre le coaching au-delà des canaux de communication formels.
Pour l’étude de cas collective, le groupe doit compter au moins trois personnes réunies dans une salle de groupe (des groupes de 4 personnes sont également possibles, 2 étant le minimum). Si plusieurs cas doivent être traités, le groupe reste ensemble lors du changement de rôle. Ainsi, chaque personne du groupe est tantôt celle qui présente le cas, tantôt celle qui donne des conseils.
Une personne décrit la question ou le problème, les autres écoutent le « cas », discutent et donnent des conseils. À la fin de la session, la première personne formule ses conclusions et donne un bref feedback aux deux autres. Les rôles sont ensuite échangés et la personne qui présentait le cas devient celle qui donne des conseils, et inversement. En attribuant ces rôles, on peut alterner entre plusieurs cas et expérimenter un changement de perspective en les inversant : tantôt on demande un conseil, tantôt on conseille les autres.
Chaque cas dure environ 25 minutes et suit un déroulement en 4 étapes :
Une personne présente le cas aux autres, qui ont pour rôle de conseiller. Pendant ce temps, ces dernières éteignent leur micro, écoutent attentivement et, si nécessaire, prennent des notes. 5 minutes
Elles posent des questions de compréhension, auxquelles la première personne répond. 5 minutes
La personne ayant présenté le cas éteint son micro. Celles qui ont écouté communiquent à présent leurs réflexions sur ce cas. La première personne écoute attentivement et, si nécessaire, prend des notes. 10 minutes
Celle-ci rallume son micro, résume et communique ses retours sur cette étude de cas. 5 minutes
Il est important de désigner à l’avance une personne chargée de surveiller le temps, qui utilisera un timer de téléphone portable pour s’assurer que les étapes de travail (idéalement visualisées dans un document partagé) sont respectées.