Il est particulièrement important lors de réunions en ligne de se rappeler régulièrement que nous sommes des humains, et non de simples cases sur un écran d’ordinateur. Un court exercice de pleine conscience suivi d’un moment collectif peut faire des merveilles pour redonner de l’énergie à la salle et créer un sentiment d’appartenance, malgré la distance physique. Cet exercice d’embodiment peut être réalisé pour commencer la journée ou bien comme moyen de détente pendant la conférence. Le succès de cet exercice dépend du calme et de la douceur de la personne qui l’anime.
Ce format est particulièrement adapté aux groupes pouvant allumer leur caméra, c’est-à-dire 40 personnes maximum. Tout le monde se trouve dans une salle de type "atelier" avec les caméras allumées. Les micros doivent être éteints pendant l’exercice, mais peuvent être rallumés à la fin pour échanger avec le groupe.
Avant de commencer l’exercice, il est extrêmement important de bien préparer les participantes et participants. L’exercice ayant un caractère méditatif, il est important d’exprimer ouvertement toute résistance intérieure qui pourrait se manifester et de guider les participantes et participants dans cette exploration. Le choix de mots « petite expérience » peut attiser la curiosité. Il est également important de souligner que cet exercice ne nécessite aucune expérience préalable. Assurez les personnes participantes qu’elles seront bien guidées tout au long de l’exercice, même si le silence se prolonge à certains moments. Les personnes mal à l’aise peuvent éteindre leur caméra. Les participantes et participants peuvent alors se concentrer entièrement sur eux-mêmes et se (laisser) surprendre !
L’exercice peut se dérouler comme suit (quelques modifications sont possibles) : les « instructions » doivent être données d’une voix calme, en laissant passer quelques secondes de silence entre chaque étape.
Asseyez-vous confortablement.
Inspirez et expirez profondément. (2 fois)
Sentez la gravité attirer votre corps, vos pieds, votre bassin, etc. vers le sol.
Concentrez-vous maintenant sur ce qui se passe dans votre tête. Quelles pensées vous viennent à l’esprit ? (attendre au moins 15 secondes)
Que ressentez-vous à l’intérieur de vous ? De l’excitation, du calme, de la tension, de la tristesse, de l’espoir ? (attendre au moins 15 secondes)
Inspirez et expirez à nouveau profondément et ressentez l’intégralité de votre corps. (2 fois)
Ramenez calmement votre attention dans la pièce et ouvrez les yeux.
Observez l’endroit où vous êtes. Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans votre environnement ? Qu’est-ce qui pourrait vous distraire ? (attendre quelques secondes)
Dirigez maintenant votre regard vers l’écran et les vidéos des autres (si nécessaire, rallumez votre caméra). Regardez où se trouvent les autres. Où aimeriez-vous être ?
Levez-vous et placez-vous devant votre caméra. Tendez vos mains à gauche et à droite. Vos mains touchent celles des autres personnes.
Serrez d’abord la main droite, puis la gauche. Serrez à présent les deux mains. (Vous pouvez rester ainsi pendant quelques instants, ou bien demander de réaliser un mouvement de vague.)
Pour finir, tout le monde serre à nouveau les deux mains et se réjouit de passer la journée ensemble (si vous avez l’autorisation de prendre des photos, vous pouvez faire une capture d’écran pour la partager plus tard).
Tout le monde se rassoit. Demandez ensuite aux membres du groupe de partager leurs impressions sur cet exercice. Vous pouvez le faire en adoptant le format informel du « popcorn » : toute personne ayant ressenti quelque chose en particulier le partage avec le groupe. Si personne ne prend la parole, ce n’est pas grave. Pour conclure, remerciez tout le monde d’avoir effectué ce voyage !
Toute conférence réussie commence par les personnes qui en font partie et contribuent à son déroulement. Au début, il est bienvenu d’inviter les personnes présentes à faire connaissance et à se dire comment elles se sentent mentalement ou émotionnellement. Il s’agit de la seule façon de développer un esprit de groupe et de créer une base pour le dialogue, le libre développement des idées et la création de résultats de groupe. Dans le cadre de l’Impromptu Networking, les participantes et participants sont répartis en petits groupes aléatoires pour échanger en toute confiance.
Pour ce format, créez une salle vidéo (par exemple, un événement dans une salle d’atelier), dans laquelle les personnes peuvent allumer leur caméra au gré des situations. Ce format n’est donc possible que pour les groupes de 40 personnes maximum. Pour des groupes plus conséquents, le groupe doit être divisé au préalable et réparti dans plusieurs salles en même temps pour faire connaissance. Lorsque le groupe revient dans la salle principale après ces échanges spontanés, vous pouvez répéter ce format si vous le souhaitez et enchaîner plusieurs échanges de groupe.
Dans le cadre de l’Impromptu Networking, les membres du groupe peuvent être réunis plusieurs fois de suite dans différentes salles de groupe pour échanger de manière spontanée. Ils peuvent rester en groupe pour 5 minutes environ, idéalement à deux. Si le nombre de personnes ne correspond pas, il est possible de se réunir par trois ou qu’un membre de l’équipe organisatrice serve de « joker » pour ce format.
Attention : Gardez à l’esprit que BigBlueButton n’autorise la création que de 8 salles de groupe en même temps, vous devrez donc adapter le format en conséquence à partir d’un certain nombre de personnes. Par exemple, vous pouvez utiliser des salles de café au lieu de salles de groupe (et en créer autant que vous le souhaitez).
La meilleure solution est de proposer aux personnes participantes une question directrice pour lancer la conversation, dont voici quelques exemples :
« Qui êtes-vous et pourquoi êtes-vous ici ? ou bien
« Qui êtes-vous et qu’attendez-vous le plus de cette journée ? » ou
« Qui êtes-vous et que pouvez/aimeriez-vous apporter à cette journée ? ».
Il faut toujours pouvoir répondre facilement et spontanément à ces questions, car il s’agit plus d’entamer une véritable conversation que de se concentrer sur le contenu. Si les membres du groupe se connaissent déjà et que vous préférez utiliser ce format pour une mise en réseau autour du contenu, vous pouvez bien sûr formuler d’autres questions, par exemple : « À quelle question espérez-vous trouver une réponse aujourd’hui ? » ou « Quel défi majeur souhaitez-vous aborder/résoudre aujourd’hui ? ».
Pour vous assurer que le temps de parole est réparti équitablement au sein du petit groupe, vous pouvez structurer la conversation en termes de temps : vous pouvez décider que la personne 1 a deux minutes pour parler en premier, la personne 2 a ensuite deux minutes pour s’exprimer, puis elles discutent ensemble pendant une minute. Avant la répartition dans les différentes salles, il est important de bien expliquer aux participantes et participants qu’ils vont être placés dans une petite salle sans modération et qu’ils seront responsables de mener leur conversation. Les deux personnes doivent veiller elles-mêmes à respecter les temps de parole (idéalement, l’une d’elles fait sonner un timer de téléphone). Vous pouvez laisser la possibilité de retourner dans la salle principale en cas de problème, mais cela ne doit être fait qu’en cas d’urgence, tout le monde doit participer à ce format !
Découverte de l'autre, échanges informels
Les rencontres humaines ne deviennent vraiment intéressantes que lorsqu’elles se déroulent dans la convivialité. Une collaboration efficace repose sur une relation empreinte de confiance ; le sentiment d’appartenance à un groupe peut permettre de réaliser beaucoup de choses, même au-delà d’un événement. Avant de rentrer dans le vif du sujet, prévoyez un peu de temps pour faire connaissance de manière informelle, mais structurée. Au cours de la réunion, des formats plus légers viendront rappeler le côté ludique de la rencontre et exploiter l’énergie de l’interaction sociale.