Formulář, ve kterém můžete od zájemců o účast získat více informací
U větších akcí, kde neznáte všechny účastníky nebo od nich potřebujete určité informace, doporučujeme v nastavení konference aktivovat přihlašovací formulář. Ten musí zájemci vyplnit hned při přihlášení na akci přes microsite. Jakmile formulář aktivujete a nastavení uložíte, zobrazí se na správcovské stránce dvě nové záložky:
Úprava podmínek účasti
Správa přihlášek
Pod záložkou Úprava podmínek účasti naleznete nastavení podoby přihlašovacího formuláře, který zájemci o akci vyplňují při přihlášení.
Zde můžete nastavit, že přihlašování bude možné pouze v zadaném období. Do nastavení se můžete kdykoliv vrátit a toto období zkrátit nebo prodloužit.
Pro orientaci můžete stanovit maximální počet účastníků. Ten se bude zobrazovat na microsite vedle počtu již přijatých přihlášek.
Pokud se maximální počet účastníků naplní, další přihlášky nejsou automaticky zařazovány na čekací listinu. To ale můžete nastavit ručně v záložce Správa přihlášek.
Od zájemců můžete požadovat, aby popsali svou motivaci k účasti. Můžete pro ně například zformulovat otázky, na které pak v tomto textovém poli odpoví.
Zde mají účastníci možnost zadat případné zvláštní požadavky. Tato možnost je užitečná zejména pro setkání, která se konají zároveň i ve fyzické podobě. Účastníci tu například mohou uvést požadavek na vegetariánskou stravu či zajištění ubytování.
Pokud zaškrtnete toto políčko, účastníkům se zobrazí seznam všech již vytvořených událostí v seminárních místnostech, ze kterých si mohou vybrat ty, které je zajímají. Tato volba slouží jen jako informace pro organizátory, aby si mohli lépe naplánovat velikost skupin v jednotlivých workshopech.
Jako poslední můžete stanovit podmínky účasti, se kterými musí účastníci před odesláním přihlášky souhlasit.
Pod záložkou Správa přihlášek se zobrazí všechny zaslané přihlášky zájemců o konferenci a údaje, které v nich uvedli. Přihlášky můžete přijmout, odmítnout nebo přesunout na čekací listinu. Své rozhodnutí ale můžete kdykoliv změnit, takže nemusíte mít strach, že byste někoho nadobro vyřadili.
Čekací listina není žádný automaticky vytvářený seznam, spíše představuje status přihlášky. Pokud někdo odřekne a vy chcete přijmout někoho z čekací listiny, musíte ručně změnit jeho status z „Čekací listina“ na „Přijmout“.
V budoucnu by mělo být možné, účastníky přiřazovat ke konkrétním událostem v seminárních nebo diskuzních místnostech. Tato funkce však zatím nebyla spuštěna a přiřazení se zatím nijak neprojeví.
K čemu by nám byly události, konference a setkání bez komunity angažovaných účastníků, zájemců, žáků, studentů? K přípravě virtuální konference proto patří i správa a přidávání účastníků, kterým na naší platformě říkáme členové.
K online akci u nás můžete přidávat registrované uživatele platformy DINA a stejně tak můžete pozvánku poslat e-mailem externím účastníkům. Na microsite konference můžete navíc umístit jednoduchý formulář, přes který se zájemci mohou na akci sami přihlašovat.
Nejdříve bychom vám ale chtěli poskytnout přehled rolí v rámci virtuálních konferencí. Každá z nich je spojená s určitými právy, která vám dávají různé možnosti v rámci celé platformy i jednotlivých videokonferencí.
Počet správců by měl být v ideálním případě omezen na několik málo osob, aby nedocházelo k nechtěným úpravám.
Osoby přednášejících mohou určit správci při vytváření nebo úpravách konkrétních událostí. Přednášející pak mají v rámci dané videokonference (události) rozšířená moderátorská práva. Ve všech ostatních místnostech a událostech mají nadále stejná práva jako normální účastníci.
Pokud chcete někomu přidělit moderátorská práva pro více událostí, musíte z něho udělat přednášejícího pro každou událost zvlášť.
Účastníci nemají právo provádět žádné úpravy. Mohou ale vstupovat do viditelných místností a účastnit se událostí v nich probíhajících. Každá osoba, kterou na konferenci přijmete, má na začátku automaticky účastnická práva. Správci mohou z jakéhokoliv účastníka udělat správce akce nebo jej pro účely vybrané události určit jako přednášejícího.
Tlumočníci zajišťují při akci simultánní tlumočení. Vzhledem k tomu, že potřebují mít přístup k technickým funkcím, musí mít v rámci konference status správce.
Do správy účastníků se ze správcovské stránky dostanete přes záložku Členové.
Na konferenci můžete účastníky pozvat několika způsoby. Rozlišujeme zde hlavně to, zda osoba, kterou chcete pozvat:
je již na platformě registrována nebo
se chce konference zúčastnit jako externí účastník.
V druhém případě lze v rámci registrace vytvořit účet na platformě DINA. Zároveň ještě pracujeme na tom, aby bylo možné udělit dočasný přístup pro účely konkrétní konference.
Pozvat osoby, které jsou na platformě DINA již registrované, je úplně snadné. Ve správě účastníků uvidíte možnost „Pozvat registrované uživatele“ s číslem v závorce. To uvádí, kolik uživatelů platformy již bylo pozváno, ale pozvání ještě nepřijalo. Když do zadávacího pole začněte psát jméno, zobrazí se vám konkrétní návrhy. Tak můžete postupně přidávat jednotlivé uživatele. Zadání pak musíte potvrdit tlačítkem „Pozvat uživatele“.
Malý tip: Jakmile se vám požadované jméno zobrazí na prvním místě, stačí stisknout enter a můžete začít zadávat další jméno. Takto můžete rychle po sobě zadat více osob a všechny pak pozvat současně.
Pomocí volby „Pozvat neregistrované uživatele“ můžete pozvat externí účastníky, kteří by si měli při přijetí pozvánky rovnou vytvořit uživatelský účet na platformě DINA. Číslo v závorce ukazuje, kolik externích účastníků již bylo pozváno, ale ještě si nevytvořilo účet. Nyní klikněte na tlačítko „Pozvat účastníky“.
V následujícím rozhraní můžete do příslušného políčka zadat jednu nebo více e-mailových adres. Adresy oddělujte jednoduše čárkou, nebo je pište vždy na novou řádku. K pozvánce můžete připojit také osobní zprávu. Kliknutím na tlačítko „Pozvat“ bude všem rozeslán e-mail s odkazem na registraci na platformě DINA. Po registraci budou pozvaní automaticky přiřazeni k akci jako účastníci.
Tato možnost zatím není k dispozici.
Pokud zájemci podali „Žádost o členství“ (tedy žádost o účast) přes microsite, tyto žádosti se zobrazí v záložce Žádosti o členství. Zde je správci akce mohou přijmout nebo odmítnout. Následně všichni žadatelé obdrží zprávu přes platformu DINA (zobrazí se pod symbolem zvonku vpravo na horní liště) a v případně také e-mailové upozornění, pokud jste jejich rozsílání nastavili. Přijatí účastníci mají od této chvíle přístup na akci.
Všichni účastníci, kteří již byli na konferenci přijati, se zobrazují pod záložkou Současní členové. U lišty se jménem člena najdete na pravé straně tlačítko se symbolem e-mailu, kterým můžete s danou osobou zahájit konverzaci prostřednictvím Rocket.Chatu. Vpravo od jména je uvedena také role, tedy správce nebo člen.
V rozbalovacím menu dané osoby se vám zobrazí tři možnosti:
Nahlásit nevhodný obsah: Pokud někdo jedná v rozporu s pravidly platformy DINA, můžete nám to nahlásit a my přijmeme odpovídající opatření.
Změnit roli: Pomocí možnosti „Změnit na člena“ nebo „Změnit na správce“ upravíte roli dané osoby v rámci konference.
Odebrat: Odeberete osobu z konference, takže se nebude moci účastnit, dokud nepodá novou žádost o přijetí.
Správci (administrátoři) mají přístup ke všem konference. Mohou měnit její podobu, vytvářet, upravovat a mazat místnosti a události, spravovat účastníky a při videokonferencích mají rozšířená práva moderátorů.
Podle toho, zda jste v nastavení konference pro účastníky aktivovali , mají níže popsané možnosti různá označení. Níže popisujeme situaci, kdy přihlašovací formulář aktivován není.
Automaticky rozesílanými e-maily můžete účastníkům akci připomenout
Pravděpodobně to také znáte: Před pár týdny jste se přihlásili na skvěle vypadající akci a pak najednou zjistíte: „Zatraceně, ona už se konala!“ Aby se tohle vašim účastníkům nestalo a abyste měli vyšší účast, nabízí DINA možnost e-mailových upozornění. Vytvořit můžete až 3 zprávy, které se účastníkům odešlou týden, den nebo hodinu před událostí. Příslušná nastavení najdete v záložce „E-mailová upozornění“ na správcovské stránce.
Na snímku obrazovky výše vidíte tzv. shortcodes (proměnné). Například místo [[name]] se v e-mailu automaticky objeví název konference. Stejně tak ale do e-mailu můžete normálně napsat název akce. Shortcodes jsou užitečné ve chvíli, kdy se třeba rozhodnete změnit název akce nebo její čas.
