Jak může vypadat virtuální konference na platformě DINA?

Ještě jste se nikdy neúčastnili online konference na platformě DINA? V této kapitole jsme pro vás připravili malý přehled:

Jak založím online akci?

Vytvořit novou online akci je na platformě DINA velmi snadné! Základní rámec máte hotový za pár minut. Pokud se chcete všechno naučit od základů, začněte zde. Pokud se do toho chcete pustit rovnou, můžete zde:

Co je to (virtuální) konferenční místnost?

Virtuální místnost si můžete představit podobně jako místnost v reálném světě – něco se v ní děje a může mít různé vybavení (typ místnosti). Na platformě DINA můžete v závislosti na typu místnosti organizovat různé online události. Každá místnost má v rámci vaší konference vlastní (webovou) stránku. Jak vytvoříte místnosti, vám vysvětlíme zde:

Co jsou to události?

Událost je pro nás vždycky to, co se odehrává v dané místnosti. V seminární místnosti může probíhat videokonference, v místnosti typu kavárna se může konat virtuální setkání u kávy a v promítací místnosti můžete pouštět videa z Youtube. V lobby zase najdete přehled událostí v ostatních místnostech a celý program. Jak se takové události vytváří, se dozvíte zde:

Ještě nikdy jsem žádnou větší akci nepořádal. Jak účastníky nadchnout a přimět k aktivní účasti?

Právě těmto otázkám jsme věnovali samostatnou kapitolu s různými formáty a tipy pro inspiraci – podívejte se:

Jak fungují videokonference ve virtuálním konferenčním centru DINA?

DINA využívá videokonferenční technologii BigBlueButton. V této kapitole jsme shrnuli přehled jejích nejdůležitějších funkcí:

Jak mohu svou akci prezentovat vnějšímu světu?

Každá online konference na platformě DINA má vlastní webovou stránku, tzv. microsite. Tu si můžete upravit, jak se vám bude líbit, a dát na ni všechny informace o své akci. Kromě toho se zájemci mohou přes microsite na akci také přihlašovat.

Musí mít účastníci online konference účet na stránkách DINA?

V současné době účastníci online akcí na platformě DINA stále ještě potřebují uživatelský účet. Pracujeme však na tom, aby se událostí mohli již brzo účastnit i bez něj. Externí uživatelé pak budou dostávat přihlašovací jméno a heslo pro dočasný přístup na konferenci. Jakmile bude tato funkce k dispozici, správci konference ji vždy uvidí v možnostech.

U složitějších témat je potřeba vícero různých pohledů. Proto můžete přizvat odborníky, kteří se vzájemně mezi sebou a s účastníky podělí o své znalosti. Formát akvária s experty (v angličtině „User Experience Fishbowl“ nebo zkráceně „UX-Fishbowl“) umožňuje zapojit do diskuze i hlasy účastníků a dělá z nich aktivní spolutvůrce celé akce.

Nastavení místnosti a velikost skupiny

Pro tento formát je zapotřebí vytvořit místnost, ve které si může více lidí podle potřeby zapínat kameru. Formát tedy lze využít pouze pro skupiny o maximálně 40 účastnících (pro větší skupiny je tato metoda stejně nevhodná). Pokud byste chtěli zorganizovat odbornou diskuzi pro větší publikum, můžete samozřejmě udělat „normální panelovou diskuzi“, ve které budou pozvaní odborníci hovořit o daném tématu a jejich rozhovor se bude streamovat publiku v jiné místnosti. Takové řešení můžete technicky zrealizovat úplně stejně jako přednášku, pouze s tím rozdílem, že „přednášejícím“ bude celý panel odborníků.

Realizace

Akvárium s experty, které vychází z analogové verze tohoto formátu vyvinutého společností Liberating Structures, má svoje specifika, umožňuje totiž účastníky průběžně rychle zapojovat interaktivním způsobem do diskuze s odborníky. Oproti klasickému akváriu, při němž se v místnosti často nechává jedna neobsazená židle, na kterou si účastníci spontánně sedají, když se chtějí zapojit do diskuze, se při této verzi střídá panelová diskuze a interakce s účastníky. Na tyto přechody by měl moderátor na začátku formátu upozornit a zároveň by měl uvést, že řečníky přeruší, pokud by se pouštěli do příliš dlouhých monologů.

Formát může na první pohled působit složitě, ale pokud jej účastníkům správně vysvětlíte, může pomoci zprostředkovat živou a autentickou diskuzi (přizvané experty je předem nutné upozornit, že se nejedná o klasickou panelovou diskuzi). Na začátku je dobré, aby moderátor jasně popsal fungování formátu, kdy ve vnitřním kruhu sedí odborníci a ve vnějším kruhu účastníci/hosté. Moderátor vždy sleduje čas, který je rozdělen na části vyhrazené pro příspěvky vnitřního a pro příspěvky vnějšího kruhu. V průběhu diskuze se jednotlivé časové úseky postupně zkracují.

Na začátku moderátor (ideálně po dohodě s pozvanými odborníky) představí otázku, ke které se vyjádří nejdříve odborníci, z nichž každý přednese krátký úvodní příspěvek. Hovoří tedy vnitřní kruh a ostatní poslouchají. Zde je důležité, aby jednotlivé příspěvky nebyly delší než 2–3 minuty, protože monology jsou pro posluchače v online prostředí obzvláště náročné.

Poté, co všichni odborníci přednesou svůj úvodní příspěvek, přichází na řadu vnější kruh. Moderátor oznámí, že všechny rozdělí do menších skupin do tzv. skupinových místností. Účastníky lze do jednotlivých místností přiřadit přetažením (funkce drag-and-drop). Důležité je účastníkům vysvětlit, že musí přijmout pozvánku do dané skupinové místnosti a že hlavní místnost zůstane dočasně nevyužitá. Odborníky by měl moderátor přesunout do zvláštní místnosti, aby tam mohli nerušeně pokračovat v diskuzi. To pro ně má přidanou hodnotu v tom, že se mohou mezi sebou bavit v důvěrném prostředí, aniž by je slyšel kdokoliv zvenčí.

Moderátor by měl před začátkem práce ve skupinách vysvětlit, že v každé místnosti bude 4 až 5 osob, které povedou nemoderovanou diskuzi (velikost skupin lze upravit podle počtu účastníků, celkem je možné vytvořit maximálně 8 skupinových místností). Otázky a komentáře, které vzejdou z diskuze ve skupinách, je potřeba následně sdělit odborníkům z vnitřního kruhu. Je dobré v každé skupině určit jednu osobu, která výstupy v hlavní místnosti přednese. Pro diskuzi ve skupinách je ideální připravit několik návodných otázek: „Prodiskutujte ve skupině, co právě zaznělo v panelu. Co vás nejvíce zaujalo? Překvapilo vás něco? Co pro vás bylo nové? Na co byste se chtěli odborníků zeptat?“ Návodné otázky lze upravit podle konkrétního tématu diskuze.

Diskuze ve skupinkách by měla trvat alespoň 10, v ideálním případě pak 15 minut. Souběžně probíhá i diskuze ve vnitřním kruhu (tzn. mezi odborníky).

Po 10 nebo 15 minutách by práce ve skupinách měla skončit a všichni by se měli přesunout zpět do hlavní místnosti. Nyní moderátor vyzve jednotlivé skupiny, aby představily své otázky a komentáře, a oznámí, že všechny příspěvky z publika následně roztřídí a ve strukturované podobě shrne. Poté následuje další kolo diskuze odborníků ve vnitřním kruhu. Účastníci mohou své příspěvky postupně prezentovat nejrůznějšími způsoby – mohou se hlásit o slovo nahodile („popcornová metoda“), přihlašovat se do elektronického seznamu řečníků nebo otázky a komentáře zasílat písemně. Více se o těchto možnostech dočtete v popisu otázek a odpovědí v části přednáška. Moderátoři následně otázky a komentáře vnějšího kruhu shrnou a požádají experty ve vnitřním kruhu, aby na jednotlivé body zareagovali v rámci dalšího kola své diskuze. Reakce neprobíhají klasickým způsobem otázka–odpověď, ale odborníci se spíše společně nahlas zamýšlejí nad tím, co bylo řečeno. I zde je potřeba dbát na čas (ideální je cca 10 minut, podle živosti diskuze i o něco déle). Následně se opět formou práce ve skupinách zapojí vnější kruh. Střídání mezi vnitřním a vnějším kruhem lze provést tolikrát, kolikrát to dovolí délka celého formátu. Vnější kruh by však měl dostat alespoň dvě příležitosti diskutovat a obohatit debatu vnitřního kruhu o vlastní impulzy.

Technické tipy pro online akvárium

• Uspořádání skupinových místností pro vnitřní a vnější kruh: V době, kdy účastníci diskutují ve skupinách, by měli mít experti možnost debatovat mezi sebou v samostatné místnosti. Do konkrétních místností můžete všechny účastníky přesouvat přetažením (funkce drag & drop). Doporučujeme, aby přiřazování zajišťovala technická podpora, zatímco moderátoři budou vysvětlovat, jak má diskuze ve skupinách fungovat. Případně lze využít také funkci náhodného přiřazení. V takovém případě je ale zapotřebí experty následně přesunout tak, aby byli ve vlastní skupinové místnosti. Hlavní místnost pro jejich nerušenou diskuzi nedoporučujeme, protože zde odborníci nemají jistotu soukromí – pořád sem mají přístup moderátoři a může se sem neplánovaně připojit i někdo z účastníků.

• Návodné otázky pro zapojení vnějšího kruhu: Návodné otázky je nejvhodnější napsat do chatu hlavní místnosti, do které se účastníci mohou podívat i v době, kdy jsou ve skupinové místnosti.

• Zapojení vnějšího kruhu: Vnější kruh se zapojí opakovaně formou diskuze ve skupinách o 4 až 5 účastnících. Mějte na paměti, že celkem lze vytvořit maximálně 8 skupinových místností. V každé z nich se vždy setká nová skupina účastníků, takže byste v časovém plánu měli pokaždé počítat s minutou nebo dvěma na to, aby se účastníci mohli vzájemně krátce představit, než se pustí do diskuze o daném tématu.

Setkání v online světě nabízí mnoho příležitostí. Tím, že nezávisí na místě konání, pomáhají překonávat hranice, může se na nich sejít mnoho lidí najednou a zároveň mohou být velice zábavná!

Stejně jako u fyzických setkání ale není úplně snadné zajistit, aby se akce vydařila, účastníky bavila a zároveň nadchla svým obsahem. Při virtuálních akcích je dobré věnovat pozornost některým věcem, které by člověka možná hned nenapadly:

Čemu je při online setkáních potřeba věnovat zvláštní pozornost?

• Sociální interakce nefunguje automaticky. Kdo by to neznal: Připojíte se k videokonferenci a ostatní jsou úplně potichu, nebo se v místnosti naopak už vášnivě debatuje a člověk úplně neví, jak se zapojit. Když pak máte přednést svůj příspěvek, soustředí se chvíli veškerá pozornost jenom na vás, což na vás může vytvořit docela velký tlak. Proto by při virtuálních setkáních měla být moderována i volná diskuze.

• V online prostředí se vydržíme soustředit kratší dobu. Celodenní akce jsou velmi náročné i v případě přímé interakce; pokud akce probíhá online, celodenní program téměř nelze zvládnout. Virtuální setkání jsou únavná, mozek neustále vyhledává signály, které v online světě nepřichází, a vzhledem k tomu, že se účastníci nepohybují mezi místnostmi a zůstávají neustále ve stejném prostředí, připadá jim den třikrát tak dlouhý. Program je proto zapotřebí zkrátit (např. vynecháním některých původně plánovaných bodů) nebo jej lépe rozložit (např. do více dnů). Zároveň musí obsahovat dostatek přestávek a pomocí krátkých „icebreakerů“ je potřeba znovu a znovu připomínat, že jsme lidé, a nikoliv pouze roboti zírající do obrazovek notebooků.

• Není snadné rozpoznat nebo vycítit náladu v místnosti. Při reálném setkání ji odhadnete poměrně snadno. Účastníci jsou potichu, nebo se naopak hlasitě baví, mají sklopené hlavy, nebo lehce přikyvují. Podle tělesných projevů poznáme, kolik mají energie. V digitálním světě jsou možnosti smyslového vnímání omezené a pozorovat tyto drobné signály je o dost těžší nebo dokonce nemožné. Abyste mohli zjistit, jakou mají účastníci náladu, a případně ji zlepšit, potřebujete příležitosti, kdy účastníci své rozpoložení aktivně projeví. K uvolnění atmosféry pomáhají například icebreakery. Můžete si také domluvit, že účastníci dají rukou znamení, když se budou chtít přihlásit o slovo nebo dát najevo, že by chtěli přestávku.

• Dobře moderovaný úvod je polovina úspěchu: Akademická čtvrthodina, která je na začátku fyzických setkání považována za přijatelné zpoždění, se v digitálním světě zatím neprosadila. Online setkání začínají zpravidla přesně načas. Příležitosti k volné diskuzi by měly být v programu předem vyznačeny (např. jako „virtuální snídaně“ nebo „online přestávka na kávu“) a měly by být moderovány. Na začátku oficiálního programu by mělo zaznít, jak se bude v průběhu akce komunikovat (prostřednictvím chatu, nebo zda se budou účastníci přímo hlásit o slovo atd.). Kromě toho by mělo být také řečeno, kolik vlastní iniciativy se od účastníků očekává. Kromě krátkých individuálních přestávek (mohu si kdykoliv v průběhu akce odskočit a uvařit čaj?) jde také o to, zda jsou účastníci jen posluchači, nebo se mají aktivně podílet na průběhu akce. Pokud chcete účastníky na začátku konference probrat, je dobré zahájit program bodem, který vyžaduje aktivní zapojení všech přítomných (např. improvizovaným networkingem).

Na následujících stránkách vám ukážeme, jak pomocí různých formátů můžete online konferenci uzpůsobit tak, aby byla zábavná, plná energie a umožnila co největší zapojení účastníků. Jednotlivé formáty jsou seřazeny podle zamýšlených cílů dané části programu – od předávání informací (sdílení znalostí) přes společné úsilí o dosažení výsledků (spolupráce) až po navazování kontaktů (networking) tady naleznete inspiraci a návody pro organizaci skvělých virtuálních setkání!

Vítejte v elektronickém manuálu platformy DINA. Na následujících stránkách se dozvíte (téměř) všechno o možnostech, které vám DINA nabízí pro online komunikaci!

Manuál jsme vytvořili, abychom vám umožnili kvalitní virtuální setkání pomocí infrastruktury, jejíž provoz je založen na dodržování jasných hodnot. Manuál by vás měl seznámit s funkcemi platformy DINA a ukázat vám, co je na ní všechno možné. Její technické možnosti jsou podrobně popsány v kapitole , rychlý přehled najdete v kapitole .

World café je způsob, jak o tématu diskutovat střídavě v různých skupinách a dobírat se tak nových poznatků. Při reálném setkání účastníci rotují v časových intervalech u jednotlivých stolů, v online prostředí mohou jednotlivé stoly nahradit „tematické místnosti“, v nichž je vždy umístěna jedna virtuální nástěnka („pad“). Díky ní se nová skupina vždy dozví, o čem se zde již diskutovalo, a může v ní zaznamenat výstupy své vlastní diskuze.

Nastavení místnosti a velikost skupiny

Pro každé diskutované téma nebo jeho část se vytvoří a odpovídajícím způsobem pojmenuje „tematická místnost“ (viz funkce skupinových místností). Aby byl v každé tematické místnosti zhruba stejný počet osob, je dobré omezit jejich maximální kapacitu. Když se místnost zaplní, účastníci si pak musí vybrat některou z těch zbývajících. I když někdo z účastníků zůstane ve stejné tematické místnosti, bude v ní pokaždé mluvit s někým jiným.

Realizace

Nejdříve je dobré zvážit, o jakých tématech (nebo jejich částech) se má v jednotlivých tematických místnostech hovořit. Diskuze může probíhat s moderací, ale zajímavá může být i nemoderovaná debata. V každé místnosti by se diskuze měla dokumentovat pomocí projektové virtuální nástěnky („padu“). Nejvhodnější je na začátku vybrat osobu, která bude zapisovat.

Pokud diskuze probíhá bez moderování, je dobré na začátku kromě zapisovatele určit také osobu, která bude sledovat čas. Případně může čas sledovat moderátor.

V každé tematické místnosti by mělo být k dispozici na diskuzi alespoň 15 minut, pokud to časový plán dovolí, tak 20 minut. Pokud chcete, aby se každý účastník zúčastnil každé tematické místnosti, je zapotřebí vytvořit čtyři místnosti. Celý formát pak trvá 60–80 minut. Před přesunem můžete jednotlivé místnosti stručně představit, aby všichni věděli, o jakých tématech (nebo jejich částech) se v nich má diskutovat. Zejména pokud má diskuze probíhat bez moderace, můžete ke každému tématu předem připravit na virtuální nástěnku několik návodných otázek, které mohou debatu rozproudit. Formát začíná přesunem všech účastníků z hlavní místnosti do tematických místností, kde diskutují. Poté se účastníci vrátí do hlavní místnosti a v dalším kole jdou opět do jiné tematické místnosti. Na konci se může moderátor podívat na zdokumentované výsledky a shrnout je a/nebo stanovit další kroky.

Nová internetová platforma DINA.international vznikla na základě společné iniciativy odborných organizací a finančních podporovatelů v oblasti evropské a mezinárodní práce s mládeží. Její myšlenku lze vysvětlit velice snadno. Dvě agentury mládeže, tři bilaterální koordinační centra a Mezinárodní služba pro mládež Spolkové republiky Německo (IJAB) v květnu 2020 založily pracovní skupinu, která měla lépe koordinovat jejich činnost v oblasti digitalizace a rozvíjet společné aktivity. Prvním společným projektem je platforma pro videokonference a projektové plánování, která vychází ze zkušeností s platformami Projektwelt (Nadace pro německo-ruskou výměnu mládeže – Stiftung DRJA), TRIYOU (Německo-polská agentura pro mládež – DPJW) a Tele-Tandem (Německo-francouzská agentura pro mládež – DFJW) a která tyto poznatky rozšířila o zkušenosti získané v průběhu pandemie koronaviru. DINA.international nabízí své virtuální prostory zdarma, bez reklam a v souladu s pravidly ochrany osobních údajů. Tím chce přispět k podpoře digitálních aktivit jak ze strany odborných organizací a finančních podporovatelů působících v oblasti práce s mládeží, tak ze strany zřizovatelů a škol. Pro tyto účely nabízí širokou paletu nástrojů, které vytváří technické předpoklady pro to, aby se jednotliví aktéři mohli snadněji propojovat a aby se zlepšily možnosti vzájemné spolupráce, a to i na mezinárodní úrovni – ať už jde o sdílení pracovních metod a zkušeností, spolupráci na různých tématech, hledání účastníků a referentů pro různé akce či cokoliv dalšího. Na platformu DINA.international odkazují stránky různých odborných organizací a finančních podporovatelů a je postupně zpřístupňována všem aktérům v oblasti výměn mládeže.

Jak DINA.international funguje? Jaké technologie využívá? DINA.international je založená na sadě webových nástrojů vytvořených berlínským družstvem Wechange a na open-source softwaru BigBlueButton. Využívá také chatovací platformu ROCKET.CHAT. Wechange – a tím pádem i DINA.international – poskytují prostor pro online spolupráci v reálném čase. Wechange je součástí hnutí za ekologické a sociální změny a svůj software provozuje na „zelených serverech“, ověřených z pohledu ochrany osobních údajů a transparentně financovaných (neprobíhá na nich tedy vyhodnocování dat). Ke spolupráci a sdílení poznatků využívají technologii Wechange mimo jiné hnutí Fridays for Future nebo různé platformy působící v oblasti občanské participace.

Rádi bychom na tomto místě poděkovali organizaci betterplace lab za vytvoření první verze tohoto manuálu!

Přejeme vám všem při používání platformy DINA.international hodně zábavy! Váš tým DINA

Kolektivní případová konzultace umožňuje danou otázku či problém („případ“) řešit pomocí znalostí a vědění celé skupiny. Každý účastník postupně dostává v rámci rychlých poradních koleček možnost požádat o pomoc a okamžitě dostane radu od dvou dalších účastníků. Takovéto konzultace s kolegy („peer-to-peer coaching“) pomáhají nacházet praktická řešení, kreativní pohledy a nové přístupy. Jde o jednoduchý a efektivní způsob, jak nabídnout coaching a podporu jednotlivcům i mimo klasické formální komunikační kanály.

Nastavení místnosti a velikost skupiny

Pro kolektivní případové konzultace by účastníci měli být ve skupinových místnostech alespoň po třech (možné jsou i skupiny po čtyřech, účastníků musí být hlavně více než dva). Pokud chcete probrat více jednotlivých případů, měla by skupina zůstat pohromadě i po výměně rolí, aby každý ve skupině mohl představit svůj „případ“ i poskytnout radu.

Realizace

Jedna osoba jakožto „předkladatel případu“ popíše svůj problém či otázku, ostatní si její případ vyslechnou a společně o něm diskutují a konzultují jej. Na konci předkladatel z jejich diskuze vyvodí závěry a zároveň dá rádcům krátkou zpětnou vazbu. Potom si úlohy vymění – předkladatel případu se stane rádcem a opačně. Díky rozdělení rolí můžete postupně probrat více případů a zažít při tom změnu perspektivy – nejdříve žádat o rady a následně být rádcem.

Jeden případ trvá cca 25 minut a průběh lze rozdělit v zásadě do 4 kroků:

1. Předkladatel případu představí rádcům své téma. Ti si zatím nechají vypnuté mikrofony, pozorně poslouchají, případně si dělají poznámky. (5 minut)

2. Rádci kladou předkladateli doplňující otázky. (5 minut)

3. Předkladatel případu si vypne mikrofon. Rádci si vyměňují názory na případ. Předkladatel pozorně poslouchá a případně si dělá poznámky. (10 minut)

4. Předkladatel se znovu zapojí, provede shrnutí a poskytne zpětnou vazbu k tomu, co slyšel. (5 minut)

Zejména v online prostředí je důležité, abychom si znovu a znovu připomínali, že jsme lidé – a nikoliv jen dlaždice na obrazovce. Krátké cvičení na podpoření bdělosti a sebeuvědomění, které vytvoří atmosféru skupinové sounáležitosti, může s energií v místnosti udělat zázraky a navodit pocit propojení překonávající fyzické hranice. Lze ho využít jak na začátku programu, tak i k uvolnění v průběhu setkání. Pro jeho úspěch je vždy naprosto zásadní klidné a rozvážné vedení moderátora.

Nastavení místnosti a velikost skupiny

Formát se nejlépe hodí pro skupinu, kde si mohou všichni zapnout kamery – tedy do 40 účastníků ve společné seminární místnosti s videokonferencí. Během cvičení by mikrofony měly zůstat vypnuté, na konci je lze zapnout pro skupinové sdílení pocitů.

Realizace

Cvičení je potřeba vhodně uvést a účastníky na něj naladit. Vzhledem k tomu, že se jedná o meditativní formát, je dobré otevřeně zmínit, že není potřeba mít žádné vnitřní zábrany, a účastníky navnadit na objevnou cestu. Když cvičení představíte jako „malý experiment“, můžete tím vzbudit jejich zvědavost. Důležité je také zdůraznit, že nejsou potřeba žádné předchozí zkušenosti. Účastníky byste měli ujistit, že je celým cvičením povede moderátor a že chvílemi bude úplné ticho. Komu by to bylo nepříjemné, ten si může vypnout kameru. Účastníci by se měli soustředit jen sami na sebe a nechat se překvapit (a možná překvapí i sami sebe)!

Cvičení lze uvést následujícím způsobem, který lze podle potřeby upravit. „Instrukce“ by měl moderátor přednášet klidným hlasem a mezi jednotlivými kroky by mělo být vždy několik vteřin ticho.

1. Pohodlně se usaď.

2. Zhluboka dýchej. (dvakrát)

3. Vnímej, jak gravitace táhne tvoje tělo, nohy, pánev (atd.) k zemi.

4. A teď se soustřeď jen na svou hlavu. Jaké v ní máš myšlenky? (počkejte minimálně 15 vteřin)

5. Co cítíš v břiše? Rozrušení, klid, napětí, smutek, naději? (počkejte minimálně 15 vteřin)

6. Zhluboka se nadechni a vydechni a vnímej celé své tělo. (dvakrát)

7. Vrať se myšlenkami zpátky do místnosti a otevři oči.

8. Vnímej, kde jsi. Co se ti v tvém okolí líbí? Rozptyluje tě něco? (počkejte pár vteřin)

9. Teď se podívej na obrazovku na ostatní (příp. opět zapnout kamery). Podívej se, kde jsou ostatní. Kde bys chtěl(a) být ty?

10. Vstaň a postav se přímo před kameru. Natáhni ruce doprava a doleva. Rukama se teď dotýkáš ostatních.

11. Stiskni nejdřív levou ruku, pak pravou. Teď jsou obě ruce pevně stisknuté. (Tady můžete chvíli počkat, nebo účastníky vyzvat, aby pohybem rukou vytvořili vlnu.)

12. Na závěr všichni najednou stisknou obě ruce a těší se, že spolu v téhle skupině stráví den (pokud všichni souhlasili, můžete udělat snímek obrazovky a později jej sdílet).

13. Všichni se opět posadí. Pak účastníky požádejte, aby v plénu s ostatními stručně sdíleli, jak cvičení vnímali. Sdílení může proběhnout v „popcornovém“ formátu, tedy kdo chce něco říct, ten mluví. Když někdo nic sdílet nechce, tak to také nevadí. Na konci všem poděkujte, že se s vámi na tuto cestu vydali!

Při konferenci se na jednom místě soustředí ohromné množství znalostí, které jsou jinak rozptýlené v hlavách jednotlivých účastníků – tuhle příležitost je potřeba využít! Pro zajištění nových podnětných impulzů můžete pozvat externí referenty, kteří osvěží a rozšíří vlastní znalosti účastníků. Ale už v hlavách všech přítomných se skrývá obrovský potenciál, který lze pomocí toho správného formátu využít. Při sdílení znalostí je vždy důležité myslet na účastníky a neustále je vyzývat, aby se zapojovali. Aktivní učení je zábavnější a vede k lepším výsledkům!

Jak vytvořím svou první online konferenci?

Jak v rámci konference vytvořím virtuální místnosti?

Jak v místnostech vytvořím události?

Jak mohu na svou konferenci pozvat ostatní?

Jak mohu akci prezentovat navenek?

Jaké funkce nabízí videokonference na platformě DINA (BigBlueButton)?

Základní struktura

Podobu své digitální konference si můžete upravovat sami. Abyste ale měli představu, jak vypadá struktura celého konferenčního centra, uvedeme příklad. Barvy, popisky, názvy místností a událostí si můžete u svých akcí určovat dle libosti. Ovládací tlačítka, která v příkladu vidíte, se zobrazují pouze správcům konference.

1. Název a popis konference

2. Místnosti

   2.1 Aktivní místnost

3. Nastavení / správcovská stránka

4. Popis místnosti

5. Události v aktivní místnosti a možnosti

6. Okno chatu (propojeno s Rocket.Chatem – všechny zprávy, které si zde vyměníte, najdete také ve svých konverzacích v chatu DINA)

Místnost pro události s videem

Pokud kliknete na událost v seminární místnosti, diskuzní místnosti nebo kavárně otevře se zde videokonference probíhající díky softwaru BigBlueButton. Pokud jsou v tu chvíli k videokonferenci připojené další osoby s aktivní kamerou, můžete začít komunikovat pomocí zvuku a obrazu. Další informace o používání BigBlueButton naleznete zde.

1. Název události

2. Videokonference BigBlueButton

3. Otevření videokonference na nové záložce prohlížeče

4. Zvětšení náhledu videa (místnosti na levé straně zmizí, vrátit se můžete pomocí stejného tlačítka)

Zobrazení náhledu konference

K náhledu konference se dostanete dvěma způsoby:

• přes správcovskou stránku konference nebo

• přes ikonu tří vodorovných proužků v menu DINA

Ze správcovské stránky se k náhledu konference dostanete snadno přes menu konference a pak přes záložku Konference.

Náhled konference si můžete zobrazit také kdykoliv kliknutím na ikonu tří proužků v menu DINA:

Pojmy v konferenčním centru DINA

Setkání jsou přínosná teprve tehdy, pokud se při nich lidé opravdu propojí. Důvěra ve vzájemném kontaktu je základem pro dobrou spolupráci. Pokud se v rámci skupiny podaří vytvořit pocit sounáležitosti, tak to může hodně pomoci i mimo rámec dané akce. Proto je dobré si před začátkem vlastního programu konference vyhradit trochu času na neformální, ale strukturované seznámení účastníků. V průběhu akce je pak dobré zapojit i uvolněnější formáty, které využívají energii lidské interakce a připomínají, že při setkání jde také o zábavu.

Každá dobrá konference začíná u účastníků. Ti jsou její součástí a zároveň ji pomáhají utvářet. Na začátku byste měli účastníky vyzvat, aby se seznámili a vzájemně si sdělili, kde se právě pohybují jejich myšlenky a emoce. Jen takto lze vytvořit skupinový pocit a položit základ pro přímé rozhovory, otevřené rozvíjení nápadů a dosahování společných výsledků. V případě improvizovaného networkingu se účastníci náhodně rozdělí do malých skupin, ve kterých se mohou blíže seznámit.

Nastavení místnosti a velikost skupiny

Pro tento formát založte místnost s videem (tzn. například událost v seminární místnosti), ve které si účastníci mohou podle potřeby zapínat kameru. Formát tedy lze realizovat ve skupinách o maximální velikosti 40 účastníků. U větší skupiny by bylo nutné účastníky nejdříve rozdělit a představování uskutečnit ve více skupinách současně. Když se účastníci po svých spontánních rozhovorech vrátí zpět do hlavní místnosti, lze formát podle potřeby zopakovat a uskutečnit další kola seznamování.

Realizace

U improvizovaného networkingu se účastníci setkávají (dle potřeby vícekrát za sebou) v různých skupinových místnostech a volně se baví. Účastníci mohou ve skupinkách zůstat asi 5 minut – v ideálním případě po dvou. Pokud to podle počtu skupin nevychází, mohou být ve skupince i tři účastnici, případně se jako „žolík“ zúčastní někdo z organizačního týmu.

Nejlepší je účastníkům poskytnout návodnou otázku, která usnadní zahájení konverzace. Zde je několik příkladů:

• „Kdo jsi a co tě sem přivedlo?“

• „Kdo jsi a na co se dnes nejvíc těšíš?“

• „Kdo jsi a čím můžeš/chceš dnes přispět?“

Otázky by měly být naformulovány tak, aby na ně bylo snadné spontánně odpovědět. Jde totiž spíš o to navázat konverzaci než získat podrobné informace. Pokud se skupina již zná a chcete formát využít spíše k navazování kontaktů kvůli konkrétním tématům, lze připravit samozřejmě i jiné otázky jako například: „Na jakou otázku dnes doufáš, že dostaneš odpověď?“ nebo „Jakou hlavní výzvu chceš dnes diskutovat/vyřešit?“

V zájmu spravedlivého rozdělení lze konverzaci ve skupinkách rozčlenit na časové úseky: Moderátor může stanovit, že první osoba bude mít na představení 2 minuty, druhá pak také 2 minuty a následně bude k dispozici 1 minuta na společný rozhovor. Důležité je účastníkům před odchodem do skupinových místností vysvětlit, že budou diskutovat bez moderátora a rozhovor bude jen na nich. Střídání si musí dohodnout také sami. V ideálním případě jeden z nich pustí na mobilu odpočítávání času, po kterém zazní zvukový signál. Účastníkům můžete také nabídnout, aby se v případě problémů vrátili do hlavní místnosti. Tuto možnost by ale měli využít jen v krajním případě, protože cílem formátu je, aby se všichni aktivně zapojili.

Klasickým formátem akcí je přednáška (v angličtině označovaná také jako „keynote“). Účastníci jsou při ní v roli příjemců a poslouchají. Průběh tohoto formátu je velmi podobný jako při setkání naživo, jen v online prostředí se obsah přednášky streamuje, případně přednášející ve společné místnosti pouze dostane k prezentaci více prostoru než ostatní účastníci.

Nastavení místnosti a velikost skupiny

Pro účely přednášky je potřeba se podle velkosti skupiny rozhodnout, jaký typ místnosti využít:

• Pro malé skupiny (méně než 40 osob): Všichni jsou společně v seminární místnosti. Všichni účastníci mají mikrofony a případně i kamery vypnuté, vidět je pouze přednášející. Účastníci spolu mohou komunikovat pomocí Rocket.Chatu nebo – pokud se tak domluvíte – se o slovo mohou hlásit pomocí symbolu ruky a následně si zapnout mikrofon a začít mluvit.

• Pro velké skupiny (více než 40 osob): Založte promítací místnost, do které bude přenášen stream. Účastníci jsou v promítací místnosti a mohou spolu a případně i s přednášejícím komunikovat prostřednictvím Rocket.Chatu. Přednášející vysílá z jiné seminární místnosti, která byla pro tento účel zřízena. Aby měl přednášející přístup k chatu s účastníky, musí si jejich promítací místnost otevřít v samostatné záložce prohlížeče, nebo si aplikaci Rocket.Chat spustit na mobilním telefonu.

Realizace

Přednášející může na začátku zobrazit prezentaci. Doporučujeme pak provést krátkou technickou kontrolu, abyste se ujistili, že je přednášející dobře slyšet a slidy dobře vidět – účastníci to mohou potvrdit v chatu. Před vlastní přednáškou je dobré uvést, jak to bude s dotazy – stejně jako ve skutečné místnosti se doporučuje otázky nechat na dobu po skončení přednášky. Pokud jsou přednášející a účastníci v menší skupině ve společné seminární místnosti, můžete účastníky vyzvat, aby průběžně svůj souhlas vyjadřovali symbolem aplausu. Přednášející tak nebude mít pocit, že hovoří do prázdné místnosti. Pokud jste zvolili variantu se streamováním pro velké skupiny, interakce během přednášky není možná. Otázky z chatu se obvykle řeší až po přednášce, do té doby je mluvčí stejně zaneprázdněn svým přednesem.

Doporučená technická nastavení pro přednášku:

• Ujistěte se, že je přednášející dobře vidět a slyšet (nastavení mikrofonu/videa) a že má oprávnění sdílet svou obrazovku, aby mohl pustit prezentaci.

• Všichni ostatní kromě přednášejícího si vypnou mikrofony a kamery, aby se pozornost soustředila jen na mluvčího.

• V případě nahrávání (po dohodě s přednášejícím): Nahrávání spusťte těšně před přednáškou a vypněte jej hned po jejím skončení, aby následující otázky a odpovědi mohly probíhat ve důvěrném prostředí.

Interaktivní minimum: otázky a odpovědi (Q&A)

Zejména po jednostranné přednášce by měli účastníci dostat příležitost klást otázky. Tato možnost by měla být předem ohlášena. V nastavení máte pro otázky a odpovědi následující možnosti:

• Elektronický seznam řečníků: BigBlueButton umožňuje se přihlásit pomocí stavových symbolů (zvednutí ruky). Touto cestou lze vytvořit seznam řečníků, který pak moderátor akce přečte. Pokud mají účastníci zapnuté kamery, je možné pro hlášení používat i fyzický pohyb ruky (zvednout ruku před kamerou).

• Písemné otázky/komentáře v chatu: Zejména ve velké skupině nebo v případě, že nemají všichni k dispozici mikrofon a kameru, je možné pro otázky a komentáře využít Rocket.Chat (v menších skupinách lze dotazy klást i přímo ve videochatu). Přednášející nebo moderátor může otázku či komentář nahlas přečíst a následně na ni zareagovat.

• „Popcornová“ metoda v menší skupině: Účastníky můžete vyzvat, aby si pustili mikrofony, kdykoliv je napadne nějaký komentář nebo otázka, a přednesli je (mluví tedy v nahodilém pořadí, jako když při ohřívání praská popcorn).

Je otázkou preference, zda bude přednášející na otázky a komentáře reagovat ihned jednotlivě, nebo zda se nejdříve sesbírají postřehy od publika a přednášející na ně odpoví hromadně.

DINA má podporovat mezinárodní výměny mládeže, a proto je uzpůsobená na vícejazyčné akce. To platí nejen pro její internetové stránky, ale i pro videokonferenční software BigBlueButton (BBB), který je do platformy integrován. Automatické tlumočení mluveného slova technologie ještě neumožňují, ale můžete tu velice snadno pracovat se tlumočníky. V dalším textu se dočtete, jak funkci pro tlumočení aktivovat a používat.

Důležité upozornění: Tlumočené akce na platformě DINA.international (stejně jako ve skutečném životě) vyžadují zvláštní přípravu:

Zejména s ohledem na tlumočníky doporučujeme provést předem technickou zkoušku a seznámit se s rozhraním softwaru a jeho funkcemi, abyste se vyhnuli případným problémům.

Byla by škoda, kdyby účastnici špatně slyšeli nebo něco nefungovalo jen kvůli tomu, že si tlumočníci nevyzkoušeli ovládání softwaru či používají špatný prohlížeč.

• Důrazně doporučujeme, aby tlumočníci používali sluchátka s mikrofonem (headset), abyste zamezili vzniku akustické zpětné vazby (bez headsetu stejně tlumočit nelze).

• Důrazně doporučujeme používat výkonné internetové připojení (pokud možno kabelové, a nikoliv přes wifi) s rychlostí alespoň 10 Mbit/s, ideálně však 20 Mbit/s – to je potřeba předem otestovat. Připojení přes wifi může fungovat, ale snadno dojde k rušení (např. když budou další uživatelé přes stejný router sledovat filmy apod.).

• Důrazně doporučujeme používat výkonný počítač s operační pamětí (RAM) minimálně 4 GB, ideálně však 8 GB.

• Tlumočníci by si měli rozhraní platformy DINA a její funkce předem prohlédnout a vyzkoušet.

• Tlumočníci mezi sebou obvykle chtějí mít vizuální kontakt. To lze zajistit vytvořením samostatné neveřejné místnosti, ve které si oba tlumočníci vypnou mikrofony. Případně mohou tlumočníci pro vizuální kontakt samozřejmě využít i jiné messengerové služby umožňující videohovory.

Principy funkce tlumočení

Tlumočení v softwaru BBB funguje takto:

• Moderátor (nebo tlumočník) nastaví jazyky, kterými se bude hovořit (resp. do kterých se bude tlumočit).

• Tlumočit může teoreticky kdokoliv, kdo má roli moderátora. Je pouze vždy potřeba zvolit jazyk, do kterého se má aktuálně tlumočit.

• Účastníci si mohou zvolit, jaký jazyk chtějí poslouchat. Mohou si nastavit, aby vždy slyšeli originální zvuk přímo bez tlumočení. Pokud si nastaví konkrétní jazyk, uslyší uživatele hovořící tímto jazykem vždy přímo bez tlumočení a uživatele hovořící ostatními jazyky uslyší vždy v překladu.

• Když posloucháte tlumočení, slyšíte v pozadí tlumeně i zvuk originálu.

Aktivace funkce tlumočení

Přes záložku „Jazyky“ může moderátor přidat všechny jazyky, kterými se na akci bude hovořit. Pokud se má tlumočit jen do jednoho jazyka (např. protože polovina skupiny hovoří oběma jazyky), stačí přidat tento jeden jazyk. Následně stačí kliknout na tlačítko „Zahájit tlumočení“ a vše je připraveno.

Pro tlumočníky: Jaký jazyk poslouchám?

V liště pod oknem videokonference moderátoři i účastnici vidí tlačítko „Dostupné jazyky“. Zde si zvolíte, jaký jazyk chcete poslouchat. Zvolíte-li originál, uslyšíte všechny řečníky v jazyce, kterým hovoří. Jazyk si můžete zvolit až poté, co aktivujete funkci tlumočení; tlačítka jsou však viditelná i v době, kdy je funkce deaktivovaná.

Pro tlumočníky: Do jakého jazyka se tlumočí?

Tlumočníci si musí nastavit, do jakého jazyka tlumočí (tedy jakým jazykem budou právě sami hovořit). To provedou pomocí tlačítka „Tlumočit do“ umístěného úplně vpravo. Pokud si již předtím zvolili jazyk, který poslouchají, tento jazyk není pro výběr cílového jazyka k dispozici.

Tlumočníci: mluvení

Tlumočníci mají vlastní tlačítko mikrofonu, které zapínají, když právě tlumočí. Stejně jako „Tlumočit do“ je toto tlačítko fialové. Pokud je tento mikrofon zapnutý, slyší hlas tlumočníka jen ti účastníci, kteří si zvolili jazyk, do kterého tlumočník tlumočí. Normální tlačítko mikrofonu (na liště pod oknem videokonference vlevo) může tlumočník využít, když chce, aby jej slyšeli všichni účastníci v plénu, po zbytek doby by tento mikrofon měl mít neustále vypnutý (v poloze vypnuto se zobrazuje jako přeškrtnutý). Pokud tlumočník právě netlumočí, měl by mít vypnutý i tlumočnický mikrofon.

Posluchači

Posluchači to mají velmi snadné – musí si jen zvolit jazyk, který chtějí poslouchat. Stejně jako moderátoři si vyberou pomocí modrého tlačítka se symbolem zeměkoule.

Chcete vytvořit svou první akci na platformě DINA? V tom případě jste na správném místě! I když na následujících stránkách hovoříme o konferenci, může se samozřejmě jednat také o výměnu, skupinové setkání, přednáškovou řadu nebo cokoliv dalšího.

Postup je podobný jako při zakládání skupiny na stránkách DINA. Pokud jste to již dělali, některé věci vám zde budou povědomé.

Vytvoření nové konference

Začněte kliknutím na symbol „plus“ v horní liště na stránce DINA, pak zvolte dlaždici „Konference“. Tím se dostanete rovnou na stránku, kde si nastavíte všechny důležité parametry konference a kde můžete také rovnou nahrát obsah na microsite akce; oboje ale můžete udělat i později.

Obecná nastavení

Název konference

Název konference je povinný údaj, který je v rámci akce viditelný pro všechny účastníky a prostřednictvím microsite i pro kohokoliv zvenčí. Zvolte krátký a příznačný název, který vaši konferenci dobře vystihne.

Čas zahájení a ukončení konference

Čas zahájení a ukončení konference se zobrazuje na microsite a je směrodatný pro e-mailová upozornění, pokud je nastavíte.

Způsob přihlašování

Zde můžete nastavit, aby zájemci o akci museli vyplňovat přihlašovací formulář, jehož obsah si můžete sami předem určit. Pokud jej využít nechcete, zvolte možnost bez přihlašovacího formuláře. Konferenci můžete nastavit také tak, že se k ní bude moci bez nahlášení připojit jakýkoliv uživatel platformy. (V případě tohoto nastavení se může stát, že se akce zúčastní nečekaně velké množství zájemců. Proto jej doporučujeme jen ve vybraných případech.)

Zobrazení v projektových a skupinových kalendářích (volitelné)

Zde můžete uvést, zda konference patří na platformě DINA ke konkrétní skupině nebo je relevantní pro určité skupiny a projekty. Akce se pak zobrazí v kalendáři těchto skupin a projektů (např. když na akci hledáte ještě hodně účastníků, můžete ji zveřejnit na DINA fóru, nebo ji podle cílové skupiny propagovat v konkrétních skupinách).

Popis a informace

Popis události je nezbytný pro její prezentaci navenek, protože je to to první, co případní zájemci na microsite uvidí. Proto byste si měli popis dobře rozmyslet a uvést v něm všechny důležité informace o akci. Editor popisu funguje na bázi značkovacího jazyka Markdown. Jeho fungování pochopíte velice rychle a následně s ním můžete rovnou začít pracovat. Informace o něm najdete například zde.

Kontaktní informace (volitelné)

Jak kontaktovat organizátory konference? V tomto poli můžete uvést jak odkazy, tak informace jako adresa, telefonní číslo, sociální sítě atd. Upozorňujeme, že tyto informace budou viditelné i pro kohokoliv zvenčí. Pokud byste některé z nich chtěli zvýraznit, využijte opět Markdown.

Barva události (volitelné)

Pro svou událost můžete vybrat primární barvu, kterou zadáte v hexadecimálním formátu. Kódy některých barev najdete na Wikipedii nebo zadejte do Googlu „color picker“ a zjistěte si, jak přesně zapsat vaši požadovanou barvu.

Ikona (volitelné)

Ikona představuje jakési logo vaší akce, které se zájemcům zobrazí na microsite a ve vyhledávání.

Banner (volitelné)

Banner se na microsite zobrazí nad názvem skupiny. Proto je vhodné zvolit široký formát, aby nedošlo k oříznutí obrázku (1140 x 240 pixelů).

Webová stránka (volitelné)

Má vaše akce ještě vlastní webovou stránku? Nebo chcete odkázat na stránku, která konferenci propaguje? Zde můžete vložit odkaz, který se zobrazí na microsite.

Související témata a klíčová slova (volitelné)

Zde můžete uvést, jakých společenských témat se vaše akce týká. Lidé s určitými zájmy tak budou moci událost snadno najít a udělat si představu o jejím obsahu. Pomocí klíčových slov můžete tematickou oblast ještě více zpřesnit. Všechny tyto údaje se zobrazí na microsite.

Místo nebo adresa (volitelné)

Pokud lze k události přiřadit konkrétní místo (např. pokud streamujete z Berlína), můžete ho zde uvést a údaj se zobrazí na microsite.

Související projekty / skupiny (volitelné)

Chcete odkázat na související projekty nebo spřátelené skupiny, které se věnují stejnému tématu, nebo na své další aktivity? Co zde uvedete, se zobrazí na microsite.

Partner v rámci platformy

Váš partner je ta organizace, ke které vaše konference na platformě DINA „přibližně“ spadá. Například pokud vaši akci podporuje konkrétní koordinační centrum nebo pokud se akce týká konkrétní bilaterální spolupráce, tak touto cestou odkážete na její souvislost s daným partnerem.

Viditelnost

Zajistěte své události viditelnost pro veřejnost nebo jen pro vybrané skupiny.

Kliknutím na „Uložit“ událost vytvoříte. Pokud chcete, můžete nejdřív upravit microsite události – posuňte se nahoru na začátek formuláře a otevřete si záložku microsite. Můžete to ale udělat i dodatečně. Jako další krok byste měli vytvořit konferenční místnosti.

Microsite prezentuje vaši událost navenek a přes odkaz akce se na ni dostane kdokoliv. Je tedy vaším elektronickým vývěsním štítem, a proto by měla obsahovat všechny podstatné informace a vzbuzovat zájemu. Zájemci se navíc jejím prostřednictvím mohou na akci přihlašovat, takže je součástí vaší správy účastníků.

Úpravy microsite

Nastavení microsite je součástí obecných nastavení události. Proto je možné, že jste microsite možná už vytvořili při vytvoření konference. Upravit ji můžete ale také kdykoliv později. Ve správcovském náhledu klikněte na záložku nastavení.

Pokud si celou konferenci představíte jako budovu, tak v ní potřebujete jednotlivé místnosti, ve kterých se budete setkávat a realizovat svůj program. Pro malá setkání může stačit jedna jediná místnost, protože vše snadno zorganizujete. Pokud ale potřebujete, aby probíhalo více událostí souběžně, je dobré mít více (tematicky oddělených) místností, které můžete rozdělit například podle týmů nebo skupin, podle (pracovního) tématu nebo zájmů. V následujícím textu vám vysvětlíme, jak onu pomyslnou konferenční budovu naplníte místnostmi.

Přidávání nových místností

Abyste mohli přidávat nové místnosti, přejděte na správcovskou stránku konference. Zde klikněte na záložku Správa místností. V pravém horním rohu je tlačítko Vytvořit místnost a pod ním vidíte seznam již vytvořených místností. Po kliknutí na „Vytvořit místnost“ se otevře nabídka nastavení nové místnosti. Některé pojmy jsou asi jasné na první pohled. Přesto vám ale ukážeme, co všechno lze při vytváření místnosti nastavit.

Nastavení místnosti

Typ místnosti

Každá místnost na vaší konferenci je specifického typu. Mohli bychom říct, že každá místnost má určité základní vybavení. Každý typ místnosti nabízí různé možnosti a výhody, které ukazuje následující tabulka:

Název

Název je jméno místnosti, které se bude účastníkům zobrazovat v průběhu konference. Název může být popisný (např. Kavárna nebo Aula), nebo třeba metaforický (např. Indiánský stan). Vaší fantazii se meze nekladou.

Pořadové číslo

Pořadové číslo místnosti určuje, v jakém pořadí se budou místnosti účastníkům odshora zobrazovat. Pokud například chcete, aby se místnosti zobrazovaly v pořadí „1. Lobby, 2. Seminární místnost, 3. Kavárna, 4. Seznam účastníků“, tak musíte těmto místnostem přiřadit odpovídající pořadová čísla.

Popis (volitelné)

Popis místnosti se zobrazuje nad událostí, která v dané místnosti probíhá. Pokud je název místnosti dostatečně výstižný, můžete popis vynechat. Hodí se zejména tehdy, když chcete jednotlivé události stručně představit nebo již předem oznámit pravidla pro diskuzi.

Zobrazování místnosti a chatu

Nakonec můžete nastavit, zda se má místnost účastníkům již zobrazovat a zda v ní má být k dispozici okno chatu. Obě tato nastavení můžete změnit i dodatečně po vytvoření a uložení místnosti.

Po provedení všech nastavení místnost vytvoříte kliknutím na Uložit. Nyní ji uvidíte na stránce konference.

Upravit místnost

Místnosti můžete upravovat dvěma způsoby. První možnost je přes správcovskou stránku, kde můžete upravovat všechna nastavení konference. Zde klikněte na záložku Správa místností a vyberte místnost.

Druhá možnost je k dispozici přímo v náhledu konference. Když se jako správci nacházíte v konkrétní místnosti, můžete si přímo v ní otevřít možnosti ji upravovat a také vytvářet a upravovat události v rámci této místnosti. Kromě toho vlevo dole v náhledu konference uvidíte tlačítko Upravit místnosti, které vede ke správě místností (viz výše). Zde můžete provádět veškerá výše popsaná nastavení (kromě změny typu místnosti), která se projeví ihned po uložení.

Smazat místnost

Smazání místnosti funguje podobně jako její úprava. Na správcovské stránce klikněte na záložku „Správa místností“ a následně na rozbalovací menu dané místnosti. Zde naleznete tlačítko ke smazání.

Pokud se nacházíte v náhledu konference, vstupte do příslušné místnosti a zde pod popisem místnosti klikněte na „Smazat místnost“.

Při vytváření konferenční místnosti můžete zvolit možnost Zobrazit chat. V takovém případě se místnost propojí s integrovanou chatovací službou Rocket.Chat, jejíž pomocí můžete komunikovat s ostatními členy platformy DINA. Pokud je chat v místnosti zapnutý, všichni účastníci jsou automaticky zařazeni do skupinové konverzace dané místnosti. Skupinový chat se zobrazuje v místnosti na pravé straně, otevřít si jej ale můžete i přes ikonu chatu na horní liště rozhraní DINA (symbol obálky v pravé části lišty).

Správcovská stránka, na kterou se dostane pouze správce konference, obsahuje všechna (technická) nastavení. Po založení konference je jejím správcem jen ten, kdo ji založil. Následně lze ale prostřednictvím správy členů určit další správce. Na správcovskou stránku se dostanete tak, že v náhledu konference kliknete na „upravit konferenci“. Níže naleznete přehled různých oblastí (záložek) správcovské stránky s odkazy na další informace.

Menu konference

Rozkliknutím „Menu konference“ se zobrazí několik užitečných odkazů, další se nachází také pod tímto tlačítkem (viz níže). Nejdůležitější je odkaz na microsite a náhled konference („Konference“).

Nastavení

V části nastavení můžete měnit základní parametry konference jako např. název, popis nebo obrázek/logo události. Upravovat zde můžete i microsite, která se zobrazuje všem, kdo nejsou členy/účastníky, a na které se zájemci mohou na události přihlašovat prostřednictvím formuláře. Stejně tak si zde můžete nastavit individuální barevné pozadí konference.

Nastavení podmínek účasti

Podmínky účasti jsou všechny doplňující informace, které musí zájemci uvést v přihlašovacím formuláři. Zde si můžete nastavit, jaké informace budete požadovat.

Správa místností

Na záložce Správa místností můžete vytvořit novou místnost, již vytvořenou místnost upravit nebo smazat a ve specifických místnostech vytvářet události.

Správa událostí konference

V této části se zobrazuje seznam již naplánovaných událostí. Kliknutím na libovolnou událost ji můžete upravit. V rozbalovacím menu, které se zobrazí kliknutím na šipku, můžete událost také vymazat. Nové události lze přidávat prostřednictvím záložky „Správa místností“ nebo přímo v náhledu konference.

Správa přihlášek

Zde naleznete všechny přihlášky zájemců o akci. Můžete je přijmout, odmítnout nebo přesunout na čekací listinu.

Členové (účastníci)

Na tomto místě můžete pozvat účastníky, přijmout nebo odmítnout přihlášky a případně určit další správce.

E-mailová upozornění

Zde můžete nastavit e-mailová upozornění, která budou účastníkům zasílána automaticky určitou dobu před akcí.

Deaktivace konference

Když konferenci deaktivujete, nikdo ji na platformě nenajde ani ji nebude moci upravovat. V nastavení svého profilu ji ale můžete znovu aktivovat (Můj profil --> Váš deaktivovaný obsah). Pomocí tohoto odkazu přejdete přímo na stránku opětovné aktivace.

Vícejazyčnost

V aktuální verzi platformy DINA.international můžete svůj obsah (názvy místností, popisy událostí) prezentovat ve více jazycích tak, že text do daného políčka zadáte za sebou v různých jazycích. V nejbližší budoucnosti ale plánujeme update, který umožní nadefinovat, které texty (název, popisy) se mají zobrazovat v jakém jazyce. Jakmile bude tato možnost dostupná, na platformě to oznámíme a v manuálu popíšeme, jak na to.

Odejít

Programem, který se v konferenční místnosti koná, jsou události. Ty mohou probíhat v různých místnostech, ale mohou se konat i souběžně v jedné a té samé místnosti. Například v místnosti typu kavárna může být umístěno vícero virtuálních kavárenských stolků a v jedné seminární místnosti se mohou konat dva workshopy zároveň. Vše je kvalitně virtuálně odhlučneno, takže se vzájemně rušit nebudete, slibujeme.

Události jsou obvykle spojeny s funkcí videa. Nelze je však vytvořit v úplně všech typech místností (typem místnosti je totiž i seznam účastníků a tzv. výsledková místnost, ve kterých se v podstatě nic neděje). V místnosti typu lobby události vytvářet můžete, ty ale slouží jen k vyplnění prostoru a nemají funkci videa (lze je tedy využít například pro účely pauzy v průběhu konference).

Přidávání nových událostí

Novou událost lze založit dvěma způsoby. Pokud právě zakládáte konferenci, nacházíte se pravděpodobně na správcovské stránce. Odtud přejděte na záložku Správa místností.

Tam na pravé straně uvidíte již vytvořené místnosti v pořadí podle jejich číslování. U každé položky můžete kliknutím na šipku vpravo otevřít rozbalovací menu, ve kterém máte možnost upravit či smazat stávající událost nebo vytvořit novou.

Druhá možnost je k dispozici přímo v náhledu konference. Jako správci se vám v místnosti pod popisem místnosti zobrazuje tlačítko pro přidání nové akce. Kromě toho zde můžete upravovat a mazat již vytvořené události. Níže naleznete krátký popis toho, co můžete při zakládání nových událostí nastavit. Stejně jako u místností lze všechna nastavení upravovat i dodatečně.

Nastavení události

Název

Název by měl co nevýstižněji odrážet obsah události – alespoň pokud se jedná o událost v seminární místnosti. V kavárně můžete „stolky“ samozřejmě pojmenovat libovolně. Událost se tak může jmenovat například Přednáška paní Novákové o česko-německých vztazích nebo Skupinová diskuze o demokracii v online prostředí apod. Volba je pouze na vás.

Přestávka jako událost (volitelné)

Jako událost můžete zadat i přestávku. V takovém případě je událost bez videofunkce a slouží pouze jako „vycpávka“. Nazvat ji tedy můžete například jako „polední přestávku“.

Datum a čas

Zde události přiřazujete konkrétní dobu. Podle data a času konání se události v rámci konference třídí a seskupují do záložek podle jednotlivých dnů. Aktuálně probíhající události jsou pro účastníky vždy zvýrazněné.

Popis (volitelné)

V popisu události můžete stručně shrnout její obsah. Popis se pak zobrazí v programu a také u názvu události v dané místnosti. Pro tyto účely je však vhodnější využít popis místnosti, protože v přehledu událostí je málo prostoru pro delší texty.

Přednášející / referent / moderátor (volitelné)

Událostí se často účastní jeden nebo více přednášejících a/nebo moderátorů. Ti v rámci videokonference někdy potřebují rozšířená práva – např. pro sdílení obrazovky, správu účastníků, vytváření skupinových místností („breakout rooms“) nebo spouštění anket. V nastavení události jim můžete rozšířená práva pro účely dané události udělit tak, že zadáte jejich jména do určeného pole a následně je vyberte z nabízeného menu.

Nahrání prezentace (volitelné)

DINA nabízí praktickou možnost nahrát do události již před jejím začátkem prezentaci, která se při videokonferenci zobrazí účastníkům a kterou si případně mohou i stáhnout. Podporovány jsou PDF, obrázky a formáty běžných kancelářských souborů. Přednášející a správci mohou prezentace nahrávat i v průběhu videokonference.

Jakmile vyplníte všechna povinná pole, můžete událost uložit. Tím se okamžitě zobrazí v náhledu konference v příslušné místnosti.

Úprava události

Dodatečně změnit nastavení události (např. název, čas nebo osobu přednášejícího) není vůbec žádný problém. Máte opět dvě možnosti:

Z náhledu konference vstupte do místnosti, ve které se událost koná (či konala, nebo teprve konat bude). Vpravo uvidíte malý symbol tužky, přes který se dostanete na stránku s nastaveními.

Pokud jste na správcovské stránce, klikněte na záložku „Správa událostí konference“. Stačí vybrat příslušnou událost a dostanete se na stránku s jejími nastaveními.

Smazání události

Událost můžete smazat podobným způsobem jako ji upravit. Z náhledu konference vstupte do místnosti, ve které se událost koná (či konala, nebo teprve konat bude). Vpravo uvidíte malý symbol popelnice, jehož pomocí můžete událost smazat.

Pokud jste na správcovské stránce, klikněte na záložku „Správa událostí konference“. Tady jen rozklikněte rozbalovací menu u události, kterou chcete smazat, a zobrazí se vám tlačítko pro její smazání.

K čemu by nám byly události, konference a setkání bez komunity angažovaných účastníků, zájemců, žáků, studentů? K přípravě virtuální konference proto patří i správa a přidávání účastníků, kterým na naší platformě říkáme členové.

K online akci u nás můžete přidávat registrované uživatele platformy DINA a stejně tak můžete pozvánku poslat e-mailem externím účastníkům. Na microsite konference můžete navíc umístit jednoduchý formulář, přes který se zájemci mohou na akci sami přihlašovat.

Nejdříve bychom vám ale chtěli poskytnout přehled rolí v rámci virtuálních konferencí. Každá z nich je spojená s určitými právy, která vám dávají různé možnosti v rámci celé platformy i jednotlivých videokonferencí.

Role

Pozvání účastníků

Do správy účastníků se ze správcovské stránky dostanete přes záložku Členové.

Na konferenci můžete účastníky pozvat několika způsoby. Rozlišujeme zde hlavně to, zda osoba, kterou chcete pozvat:

• je již na platformě registrována nebo

• se chce konference zúčastnit jako externí účastník.

V druhém případě lze v rámci registrace vytvořit účet na platformě DINA. Zároveň ještě pracujeme na tom, aby bylo možné udělit dočasný přístup pro účely konkrétní konference.

Pozvání uživatelů platformy

Pozvat osoby, které jsou na platformě DINA již registrované, je úplně snadné. Ve správě účastníků uvidíte možnost „Pozvat registrované uživatele“ s číslem v závorce. To uvádí, kolik uživatelů platformy již bylo pozváno, ale pozvání ještě nepřijalo. Když do zadávacího pole začněte psát jméno, zobrazí se vám konkrétní návrhy. Tak můžete postupně přidávat jednotlivé uživatele. Zadání pak musíte potvrdit tlačítkem „Pozvat uživatele“.

Pozvání externích uživatelů (s registrací na platformě DINA)

Pomocí volby „Pozvat neregistrované uživatele“ můžete pozvat externí účastníky, kteří by si měli při přijetí pozvánky rovnou vytvořit uživatelský účet na platformě DINA. Číslo v závorce ukazuje, kolik externích účastníků již bylo pozváno, ale ještě si nevytvořilo účet. Nyní klikněte na tlačítko „Pozvat účastníky“.

V následujícím rozhraní můžete do příslušného políčka zadat jednu nebo více e-mailových adres. Adresy oddělujte jednoduše čárkou, nebo je pište vždy na novou řádku. K pozvánce můžete připojit také osobní zprávu. Kliknutím na tlačítko „Pozvat“ bude všem rozeslán e-mail s odkazem na registraci na platformě DINA. Po registraci budou pozvaní automaticky přiřazeni k akci jako účastníci.

Pozvání externích uživatelů (bez registrace)

Tato možnost zatím není k dispozici.

Správa žádostí o členství

Pokud zájemci podali „Žádost o členství“ (tedy žádost o účast) přes microsite, tyto žádosti se zobrazí v záložce Žádosti o členství. Zde je správci akce mohou přijmout nebo odmítnout. Následně všichni žadatelé obdrží zprávu přes platformu DINA (zobrazí se pod symbolem zvonku vpravo na horní liště) a v případně také e-mailové upozornění, pokud jste jejich rozsílání nastavili. Přijatí účastníci mají od této chvíle přístup na akci.

Správa stávajících členů

Všichni účastníci, kteří již byli na konferenci přijati, se zobrazují pod záložkou Současní členové. U lišty se jménem člena najdete na pravé straně tlačítko se symbolem e-mailu, kterým můžete s danou osobou zahájit konverzaci prostřednictvím Rocket.Chatu. Vpravo od jména je uvedena také role, tedy správce nebo člen.

V rozbalovacím menu dané osoby se vám zobrazí tři možnosti:

• Nahlásit nevhodný obsah: Pokud někdo jedná v rozporu s pravidly platformy DINA, můžete nám to nahlásit a my přijmeme odpovídající opatření.

• Změnit roli: Pomocí možnosti „Změnit na člena“ nebo „Změnit na správce“ upravíte roli dané osoby v rámci konference.

• Odebrat: Odeberete osobu z konference, takže se nebude moci účastnit, dokud nepodá novou žádost o přijetí.

Stejně jako v případě seznamu účastníků se nejedná o místnost v pravém slova smyslu. Proto zde nemůžete vytvářet žádné události. Prostřednictvím výsledkové místnosti můžete konferenci propojit se svým (novým) projektem na platformě DINA tak, aby k němu měli všichni účastníci přístup. Díky tomu, že se zobrazuje v náhledu konference mezi ostatními místnostmi, mají účastníci přímo v rozhraní konference přístup na místo, kde mohou spolupracovat na dokumentech, nahrávat soubory na cloudové úložiště, vytvářet ankety nebo přidávat záznamy do projektového kalendáře. Tady vidíte příklad, jak to může v praxi vypadat:

Redakce: Katja Jäger a Jan-Philipp Wagner (Betterplace Lab GmbH) Angelika Wall, Jannik Knaack, Benjamin Vergien a Benjamin Holm (Stiftung DRJA)

Grafika/design: Björn Schmitz

Fotky: Fotky: Maik Lüdemann / Nashorn Filmhaus KG

Vydavatel: STIFTUNG DRJA, MITTELWEG 117b, 20149 HAMBURG / info@stiftung-drja.de (za partnery zajišťující platformu)

Finanční podpora: Podporu poskytlo Spolkové ministerstvo pro rodinu, seniory, ženy a mládež

Partneři zajišťující platformu: ConAct – Koordinační centrum izraelsko-německých výměn mládeže (Koordinierungszentrum Deutsch-Israelischer Jugendaustausch) IJAB – Mezinárodní služba pro mládež Spolkové republiky Německo (Fachstelle für Internationale Jugendarbeit) Německo-francouzská agentura pro mládež (Deutsch-Französisches Jugendwerk) Německo-polská agentura pro mládež (Deutsch-Polnisches Jugendwerk) Nadace pro německo-ruskou výměnu mládeže (Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH) Koordinační centrum česko-německých výměn mládeže Tandem

Vydání: verze 1.0 20. 3. 2021

Na tento manuál se vztahuje licence CC BY-NC-SA 4.0 .

Pravděpodobně to také znáte: Před pár týdny jste se přihlásili na skvěle vypadající akci a pak najednou zjistíte: „Zatraceně, ona už se konala!“ Aby se tohle vašim účastníkům nestalo a abyste měli vyšší účast, nabízí DINA možnost e-mailových upozornění. Vytvořit můžete až 3 zprávy, které se účastníkům odešlou týden, den nebo hodinu před událostí. Příslušná nastavení najdete v záložce „E-mailová upozornění“ na .

Základem každé videokonference je interakce účastníků. Proto je stejně jako při osobním setkání důležité, aby měli dostatek příležitostí pro vyjádření svých názorů. BigBlueButton nabízí řadu nástrojů, které mohou při správném použití interaktivní komunikaci podpořit.

Chat

Na BigBlueButton existují dva typy chatu – veřejný (skupinový) a soukromý chat.

Veřejný chat je k dispozici od začátku videokonference, je viditelný pro všechny a všichni se do něj mohou zapojit. Je vhodný zejména pro obecné otázky nebo pro rozesílání informací všem účastníkům.

Soukromý chat se otevře, když v seznamu účastníků kliknete na konkrétní osobu a zvolíte možnost Zahájit soukromý chat. Soukromé zprávy jsou viditelné jen pro dané dvě osoby, proto se hodí například pro rychlou domluvu mezi moderátory.

Stavové symboly

Stavové symboly lze použít k neverbálnímu vyjádření emocí nebo ke komunikaci s ostatními účastníky videokonference. Stav změníte kliknutím na své vlastní jméno na záložce „Účastníci“ a následně na „Stav“. Místo obrázku se pak všem zobrazí zvolený stavový symbol.

Sdílené poznámky

Sdílené poznámky vidí a mohou upravovat všichni účastníci, stejně jako tomu je u veřejného chatu. Rozdíl je v tom, že u jednotlivých poznámek není uveden jejich autor a že je zde k dispozici jednoduchý html editor. Díky tomu lze poznámky lépe třídit a formátovat. Sdílené poznámky se hodí zejména pro společný zápis nebo zaznamenávání myšlenek a nápadů.

Ankety

Pro účely hlasování a jednoduchých kvízů nabízí BigBlueButton funkci ankety, ve které můžete vždy položit pouze jednu otázku, na kterou účastníci vyberou jednu z možných odpovědí. K dispozici je několik předdefinovaných anket, můžete si ale vytvořit i vlastní s maximálně 5 odpověďmi, které si sami naformulujete. Po zveřejnění anketa končí a výsledky se zobrazí všem účastníkům.

Virtuální konferenční centrum DINA používá pro videokonference integrované open-source řešení BigBlueButton, se kterým často pracují také školy a univerzity. Výhodou open-source softwaru je zejména celkové zabezpečení a bezpečnost dat, protože kód programu je pro IT odborníky viditelný a lze jej optimalizovat. K softwaru BigBlueButton je na internetu k dispozici mnoho různých návodů s obsáhlým popisem jeho funkcí. Přesto vám na následujících stránkách představíme některé jeho prvky, které si zaslouží zvláštní pozornost.

1. Název události

2. Videokonference BigBlueButton

3. Otevřít videokonferenci na nové záložce

4. Maximalizovat náhled videa (celkový náhled videokonference zmizí a okno videa se zvětší. Stejným tlačítkem se do původního náhledu také vrátíte.)

Tzv. moderátoři mají v BigBlueButton zvláštní práva, která je odlišují od běžných účastníků. Díky nim mohou spravovat videokonferenci i účastníky.

Moderátorem se můžete stát třemi způsoby:

• Všichni správci konference jsou automaticky moderátory všech jednotlivých videokonferencí.

• Při mohou správci z jednotlivých účastníků učinit moderátory konkrétní události.

• V průběhu videokonference mohou moderátoři jmenovat další účastníky jako moderátory (to platí pouze pro probíhající videokonferenci).

V následujícím textu stručně vysvětlíme, jaké možnosti nastavení mají moderátoři v rámci probíhající videokonference.

Správa účastníků

V zásadě existují dva způsoby správy účastníků. První se týká vždy konkrétní osoby, druhý má vliv na všechny účastníky videokonference.

První možnost: Klikněte na účastníka v seznamu účastníků.

Otevře se vám menu, ve kterém můžete:

1. zahájit soukromý chat,

2. učinit z účastníka přednášejícího (bude moci sdílet obrazovku),

3. povýšit účastníka na moderátora (získá stejná práva jako moderátor),

4. odebrat účastníka z videokonference.

Druhá možnost: Klikněte na ozubené kolečko vedle seznamu účastníků.

V tomto menu můžete:

1. resetovat stavové symboly všech účastníků a moderátorů,

2. vypnout mikrofon všem účastníkům,

3. vypnout mikrofon všem účastníkům kromě přednášejícího,

4. stáhnout si seznam všech jmen účastníků jako textový soubor (.txt), seřazený podle křestního jména či příjmení,

5. omezit práva účastníků (viz níže, nevztahuje se na moderátory).

Správa videokonference

Kliknutím na symbol tří teček v pravém horním rohu se dostanete k obecným nastavením videokonference včetně jejího ukončení (ukončení nemá trvalý účinek, konference se totiž znovu zahájí, jakmile do ní někdo vstoupí).

V obecných nastaveních konference BigBlueButton najdete především volby, které vám usnadní moderování a interakci. Doporučujeme, abyste v případě větších skupin nebo diskuzí s otázkami povolili alespoň vyskakovací upozornění na nové zprávy v chatu a na příchod nových účastníků. Zajistí vám to lepší přehled a usnadní organizaci.

V záložce Úspora datového přenosu máte možnost deaktivovat používání webkamer a sdílení obrazovky v rámci celé konference. Za normálních okolností není potřeba tato nastavení měnit, může ale pomoci při problémech s rychlostí připojení.

Přednášející / práva sdílet obrazovku

Kromě běžných účastníků a moderátorů rozlišuje BigBlueButton také roli přednášejícího. Prezentovat může současně vždy jen jedna osoba. Kdo toto právo aktuálně má, poznáte podle modrého symbolu projektoru u dané osoby v seznamu účastníků. Moderátoři mohou právo prezentovat přiřadit sami sobě kliknutím na symbol plus v okně videokonference. Mohou ho přiřadit i běžným účastníkům, a sice tak, že danou osobu vyberou v seznamu účastníků.

Videozáznam

Funkce pro pořizování videozáznamu zatím není dostupná.

Uložení chatu a poznámek

BigBlueButton nabízí možnost uložení skupinového chatu i sdílených poznámek. Pro uložení společného chatu klikněte na symbol tří teček v pravém horním rohu okna chatu.

Sdílené poznámky lze stáhnout v různých formátech (např. PDF, Word, ODF či HTML) – stačí kliknout na symbol stahování.

Uložení seznamu účastníků

Jako textový soubor si můžete stáhnout také seznam aktuálně přítomných účastníků. Klikněte na ozubené kolečko vedle seznamu účastníků.

U větších akcí, kde neznáte všechny účastníky nebo od nich potřebujete určité informace, doporučujeme v aktivovat přihlašovací formulář. Ten musí zájemci vyplnit hned při přihlášení na akci přes microsite. Jakmile formulář aktivujete a nastavení uložíte, zobrazí se na správcovské stránce dvě nové záložky:

• Úprava podmínek účasti

• Správa přihlášek

Úprava podmínek účasti

Pod záložkou Úprava podmínek účasti naleznete nastavení podoby přihlašovacího formuláře, který zájemci o akci vyplňují při přihlášení.

Lhůta pro přihlášení

Zde můžete nastavit, že přihlašování bude možné pouze v zadaném období. Do nastavení se můžete kdykoliv vrátit a toto období zkrátit nebo prodloužit.

Maximální počet účastníků (volitelné)

Pro orientaci můžete stanovit maximální počet účastníků. Ten se bude zobrazovat na microsite vedle počtu již přijatých přihlášek.

Motivační text zájemců o účast (volitelné)

Od zájemců můžete požadovat, aby popsali svou motivaci k účasti. Můžete pro ně například zformulovat otázky, na které pak v tomto textovém poli odpoví.

Požadavky účastníků (volitelné)

Zde mají účastníci možnost zadat případné zvláštní požadavky. Tato možnost je užitečná zejména pro setkání, která se konají zároveň i ve fyzické podobě. Účastníci tu například mohou uvést požadavek na vegetariánskou stravu či zajištění ubytování.

Výběr workshopu (volitelné)

Pokud zaškrtnete toto políčko, účastníkům se zobrazí seznam všech již vytvořených událostí v seminárních místnostech, ze kterých si mohou vybrat ty, které je zajímají. Tato volba slouží jen jako informace pro organizátory, aby si mohli lépe naplánovat velikost skupin v jednotlivých workshopech.

Podmínky účasti

Jako poslední můžete stanovit podmínky účasti, se kterými musí účastníci před odesláním přihlášky souhlasit.

Správa přihlášek

Pod záložkou Správa přihlášek se zobrazí všechny zaslané přihlášky zájemců o konferenci a údaje, které v nich uvedli. Přihlášky můžete přijmout, odmítnout nebo přesunout na čekací listinu. Své rozhodnutí ale můžete kdykoliv změnit, takže nemusíte mít strach, že byste někoho nadobro vyřadili.

Přiřazování účastníků k událostem

V budoucnu by mělo být možné, účastníky přiřazovat ke konkrétním událostem v seminárních nebo diskuzních místnostech. Tato funkce však zatím nebyla spuštěna a přiřazení se zatím nijak neprojeví.

Při plnění menších týmových úkolů, seznamování nebo interaktivních formátech je někdy praktické účastníky rozdělit na vícero samostatných videokonferencí. Na současných platformách se takovýmto odděleným místnostem často říká „breakout rooms“. BigBlueButton pro tyto účely nabízí zvláštní integrovanou funkci, která se označuje jako skupinové místnosti. Do nich lze účastníky rozdělit nahodile, nebo jejich rozdělení určit. Správci a přednášející mohou skupinové místnosti zřídit během videokonference pomocí několika málo kliknutí. Možným alternativním řešením by bylo založit místnost typu s několika virtuálními stolky a požádat účastníky, aby se k nim rozdělili. To by ale mělo tu nevýhodu, že by účastníci museli opustit probíhající videokonferenci a sami se rozdělit k jednotlivým stolkům (což je mimochodem dobrá varianta během přestávky).

Vytvoření skupinových místností

Abyste mohli skupinovou místnost vytvořit, maximalizujte si nejdříve okno videokonference (kříž se šipkami vpravo nahoře), aby se vám zobrazily všechny možnosti. Klikněte na ozubené kolečko vedle seznamu účastníků a dále na „Vytvořit skupinové místnosti“.

V následujícím menu si nastavíte počet místností (max. 8), dobu, po které se místnosti automaticky zavřou, a také to, zda účastníky do místností přiřadíte sami, budou přiřazeni náhodně, nebo si místnost budou moci sami vybrat. Kromě toho máte možnost účastníky mezi místnostmi přesouvat jednoduše přetažením myší (funkce „drag-and-drop“). Kliknutím na „Vytvořit“ místnosti otevřete, kliknutím na „Zavřít“ celý proces ukončíte.

Vstup do skupinových místností

Po vytvoření místností účastníci dostanou zprávu, že mohou vstoupit do nové místnosti. Podle toho, jaké jste zvolili nastavení, si nyní mohou místnost sami vybírat, nebo možnost výběru nemají. K přesunu ale nejsou nuceni – zprávu mohou jednoduše ignorovat kliknutím na tlačítko „Zavřít“.

Nicméně i když první výzvu odmítnou, mohou účastníci do skupinových místností vstoupit později přes postranní menu. Správci a přednášející mohou vstupovat kdykoliv do jakékoliv skupinové místnosti bez ohledu na to, do které byli přiřazeni.

Když účastník klikne na „Vstoupit do místnosti“, v novém okně prohlížeče se mu otevře nová videokonference BigBlueButton. Hlavní konference zůstane otevřená v původním okně, ale ztlumí se.

Práce ve skupinových místnostech

Ve skupinových místnostech můžete využívat většinu běžných funkcí BigBlueButton. Největší rozdíl spočívá v tom, že kdokoliv z přítomných může sám ze sebe udělat přednášejícího a tedy i sdílet obrazovku. To je praktické, protože není potřeba mít v každé místnosti správce.

Opuštění skupinové místnosti

Účastníci mohou skupinovou místnost kdykoliv opustit – stačí, aby zavřeli dané okno prohlížeče.

Uzavření skupinové místnosti

Skupinové místnosti se v zásadě zavírají samy po uplynutí nastaveného času. Kdykoliv je ale mohou zavřít i moderátoři kliknutím na tlačítko „Ukončit všechny skupinové místnosti“ v záložce skupinových místností.

Upozornění

Konference umožňují zabývat se tématy z různých perspektiv a dobrat se konkrétních výsledků. Zejména pokud mají být tyto výsledky následně dále zpracovávány, je důležité zajistit jejich dokumentaci (např. prostřednictvím propojeného projektu DINA ve ). Pokud si má skupina průběžně dělat poznámky o postupu práce nebo pokud chcete takovouto dokumentaci využít k vizualizaci celého procesu, můžete pracovat například s virtuální nástěnkou (takzvaným „padem“), ke které mají přístup všichni účastníci současně. Nejlepší je před začátkem práce určit konkrétní osobu, která bude výsledky zapisovat. Zbytek skupiny se pak může soustředit pouze na práci. Moderátor se stará o místnost a zajišťuje, aby se všichni dostali ke slovu. Podle situace může méně průbojné účastníky, kteří nechtějí mluvit před velkou skupinou lidí, vyzvat, aby se zapojili prostřednictvím chatu. Neustále dávejte najevo, že každý názor je cenný a je potřeba si jej vyslechnout!

Zde naleznete několik užitečných tipů, abyste byli co nejlépe připraveni na bezproblémovou účast na konferenci na platformě DINA:

• Připojte se pokud možno z počítače nebo notebooku, nikoliv pomocí chytrého telefonu nebo tabletu.

• Zajistěte si stabilní internetové připojení (pokud možno kabelové připojení namísto wifi).

• DINA.international v současné době funguje nejlépe v prohlížečích Firefox a Chrome. V prohlížeči Safari se často objevují problémy (tlumočená setkání Safari v současné době nepodporuje vůbec). Doporučujeme mít vždy staženou nejaktuálnější verzi programu.

• Abyste zvuk slyšeli v co nejvyšší kvalitě a vyhnuli se ozvěnám a nepříjemným zvukovým efektům, používejte sluchátka nebo v ideálním případě sluchátka s mikrofonem (headset).

• Přihlaste se včas, abyste se mohli s platformou a jejími funkcemi seznámit. Vše si předem otestujte zejména v případě, že se připojujete například z pracovního počítače, kde máte omezené možnosti měnit nastavení počítače i prohlížeče.

• Platforma pro připojení zvuku a videa vyžaduje váš souhlas. V závislosti na nastavení prohlížeče se okno požadující váš souhlas může otevřít na pozadí. Pokud se vám přenos zvuku a obrazu nedaří spustit, zkontrolujte se, zda jste dané okno nepřehlédli.

• Pokud se na začátku konference koná technická zkouška, využijte ji k tomu, abyste včas objevili případné problémy s používáním platformy DINA.international a vyřešili je.

DINA.international disponuje dostatečnými serverovými kapacitami pro vaše setkání a videokonference v oblasti školních výměn a výměn mládeže. Rezervovat si je můžete jednoduše pomocí formuláře. Tak to bude fungovat do doby, než bude implementován rezervační automat, který bude součástí správcovské stránky vaší konference na platformě DINA.international.

Když vytváříte novou akci a testujete funkce platformy DINA.international, je vše ve zkušebním režimu. To znamená, že si v malé skupině zkoušíte bez jakýchkoliv omezení všechny její nástroje. Jakmile ale pro svou konferenci máte pevně naplánovaný termín, musíte si nejpozději týden před jejím začátkem rezervovat příslušné konferenční kapacity – jen tak vám totiž můžeme zaručit dostatečnou technickou podporu pro akce s větším počtem účastníků.

Partneři provozující platformu ověří, zda a do jaké míry lze zajistit požadované zdroje. Pokud by se na tomto postupu něco změnilo, budeme o tom všechny uživatele platformy DINA.international včas informovat.

Vysvětlení: Technika zajišťující videokonference na platformě DINA.international vyžaduje určitou serverovou kapacitu, kterou provozovatelé portálu musí upravovat podle počtu účastníků a délky trvání akcí. Na rozdíl od komerčních poskytovatelů, kteří tyto služby poskytují zdánlivě „zdarma“, nevyužívá DINA data svých uživatelů pro komerční účely (např. pro reklamu apod.).

Při mezinárodních setkáních nezáleží jen na dobrých moderátorech, ale také na tom, aby jim bylo ve všech jazycích konference dobře rozumět. Proto DINA nabízí funkci pro tlumočení (které ale samozřejmě musí zajistit živí tlumočníci). Zde uvádíme pár užitečných tipů pro přípravu tlumočníků:

• Připojte se na výkonném počítači nebo notebooku (doporučuje se RAM minimálně 4 GB, ideálně však 8 GB).

• Zajistěte si stabilní internetové připojení s přenosovou rychlostí minimálně 20 Mbit/s (pokud možno kabelové připojení namísto wifi).

• Používejte ideálně prohlížeč Firefox nebo Chrome s poslední dostupnou aktualizací. Prohlížeč Safari bohužel v současné době využívání naší virtuální tlumočnické kabiny nepodporuje.

• Používejte kvalitní sluchátka s mikrofonem.

• Před konferencí absolvujte společně se všemi tlumočníky technickou zkoušku, abyste se s platformou seznámili a tlumočení naostro vyzkoušeli.

• Vedle hlavní místnosti, ve které tlumočíte, si vytvořte další místnost, ve které budete mít zapnuté kamery, ale vypnuté mikrofony. Díky tomu se vzájemně uvidíte a můžete si dávat znamení.

• Během celé konference dbejte na to, abyste měli mikrofon zapnutý pouze tehdy, když tlumočíte. Po zbytek doby jej mějte vypnutý, abyste se vyhnuli zbytečným rušivým zvukům.

Jako organizátoři konference musíte naplánovat mnoho věcí – svůj nápad na akci musíte rozpracovat, připravit koncept a program, stanovit si cílovou skupinu… A protože svoji akci chcete realizovat na platformě DINA, chtěli bychom vám práci aspoň trochu ulehčit. Proto vám nabízíme tento kontrolní seznam s důležitými úkoly, které je před konferencí potřeba splnit:

• Vytvořte konferenci, podle potřeb upravte její nastavení a případně ji propojte s návazným projektem. Důležité je upravit microsite tak, aby vaše akce působila lákavě a vzbuzovala zájem o váš projekt.

• Stanovte si, jak se mají zájemci na akci přihlašovat – jestli pomocí jednoduché přihlášky nebo podrobnějšího formuláře. Pokud byste potřebovali složitější přihlašovací rozhraní, můžete samozřejmě využít další nástroje jako např. pretix.eu nebo jiné poskytovatele online formulářů.

• Seznamte účastníky s platformou DINA, aby se v ní co nejrychleji zorientovali. Viz také kontrolní seznam pro účastníky.

• Seznamte tlumočníky s platformou DINA, aby se v ní co nejrychleji zorientovali. Viz také kontrolní seznam pro tlumočníky.

• Nejpozději týden před akcí si zdarma rezervujte potřebnou serverovou kapacitu.

• Určete jednoho nebo více členů týmu jako kontaktní osobu pro technické otázky, která bude během konference k dispozici přes chat nebo telefon, a tuto osobu na její úkoly předem připravte.

Streamovací modul se teprve připravuje. V budoucnu vám ale umožní video z videokonference pořádané pomocí softwaru BigBlueButton přenášet i mimo naši platformu (např. na Youtube, Facebook nebo i do ostatních místností v rámci konferenčního centra DINA).