Virtuální konferenční centrum DINA používá pro videokonference integrované open-source řešení BigBlueButton, se kterým často pracují také školy a univerzity. Výhodou open-source softwaru je zejména celkové zabezpečení a bezpečnost dat, protože kód programu je pro IT odborníky viditelný a lze jej optimalizovat. K softwaru BigBlueButton je na internetu k dispozici mnoho různých návodů s obsáhlým popisem jeho funkcí. Přesto vám na následujících stránkách představíme některé jeho prvky, které si zaslouží zvláštní pozornost.

1. Název události

2. Videokonference BigBlueButton

3. Otevřít videokonferenci na nové záložce

4. Maximalizovat náhled videa (celkový náhled videokonference zmizí a okno videa se zvětší. Stejným tlačítkem se do původního náhledu také vrátíte.)

Při plnění menších týmových úkolů, seznamování nebo interaktivních formátech je někdy praktické účastníky rozdělit na vícero samostatných videokonferencí. Na současných platformách se takovýmto odděleným místnostem často říká „breakout rooms“. BigBlueButton pro tyto účely nabízí zvláštní integrovanou funkci, která se označuje jako skupinové místnosti. Do nich lze účastníky rozdělit nahodile, nebo jejich rozdělení určit. Správci a přednášející mohou skupinové místnosti zřídit během videokonference pomocí několika málo kliknutí. Možným alternativním řešením by bylo založit místnost typu kavárna s několika virtuálními stolky a požádat účastníky, aby se k nim rozdělili. To by ale mělo tu nevýhodu, že by účastníci museli opustit probíhající videokonferenci a sami se rozdělit k jednotlivým stolkům (což je mimochodem dobrá varianta během přestávky).

Vytvoření skupinových místností

Abyste mohli skupinovou místnost vytvořit, maximalizujte si nejdříve okno videokonference (kříž se šipkami vpravo nahoře), aby se vám zobrazily všechny možnosti. Klikněte na ozubené kolečko vedle seznamu účastníků a dále na „Vytvořit skupinové místnosti“.

V následujícím menu si nastavíte počet místností (max. 8), dobu, po které se místnosti automaticky zavřou, a také to, zda účastníky do místností přiřadíte sami, budou přiřazeni náhodně, nebo si místnost budou moci sami vybrat. Kromě toho máte možnost účastníky mezi místnostmi přesouvat jednoduše přetažením myší (funkce „drag-and-drop“). Kliknutím na „Vytvořit“ místnosti otevřete, kliknutím na „Zavřít“ celý proces ukončíte.

Vstup do skupinových místností

Po vytvoření místností účastníci dostanou zprávu, že mohou vstoupit do nové místnosti. Podle toho, jaké jste zvolili nastavení, si nyní mohou místnost sami vybírat, nebo možnost výběru nemají. K přesunu ale nejsou nuceni – zprávu mohou jednoduše ignorovat kliknutím na tlačítko „Zavřít“.

Nicméně i když první výzvu odmítnou, mohou účastníci do skupinových místností vstoupit později přes postranní menu. Správci a přednášející mohou vstupovat kdykoliv do jakékoliv skupinové místnosti bez ohledu na to, do které byli přiřazeni.

Když účastník klikne na „Vstoupit do místnosti“, v novém okně prohlížeče se mu otevře nová videokonference BigBlueButton. Hlavní konference zůstane otevřená v původním okně, ale ztlumí se.

Práce ve skupinových místnostech

Ve skupinových místnostech můžete využívat většinu běžných funkcí BigBlueButton. Největší rozdíl spočívá v tom, že kdokoliv z přítomných může sám ze sebe udělat přednášejícího a tedy i sdílet obrazovku. To je praktické, protože není potřeba mít v každé místnosti správce.

Opuštění skupinové místnosti

Účastníci mohou skupinovou místnost kdykoliv opustit – stačí, aby zavřeli dané okno prohlížeče.

Uzavření skupinové místnosti

Skupinové místnosti se v zásadě zavírají samy po uplynutí nastaveného času. Kdykoliv je ale mohou zavřít i moderátoři kliknutím na tlačítko „Ukončit všechny skupinové místnosti“ v záložce skupinových místností.

Upozornění

DINA má podporovat mezinárodní výměny mládeže, a proto je uzpůsobená na vícejazyčné akce. To platí nejen pro její internetové stránky, ale i pro videokonferenční software BigBlueButton (BBB), který je do platformy integrován. Automatické tlumočení mluveného slova technologie ještě neumožňují, ale můžete tu velice snadno pracovat se tlumočníky. V dalším textu se dočtete, jak funkci pro tlumočení aktivovat a používat.

Důležité upozornění: Tlumočené akce na platformě DINA.international (stejně jako ve skutečném životě) vyžadují zvláštní přípravu:

Zejména s ohledem na tlumočníky doporučujeme provést předem technickou zkoušku a seznámit se s rozhraním softwaru a jeho funkcemi, abyste se vyhnuli případným problémům.

Byla by škoda, kdyby účastnici špatně slyšeli nebo něco nefungovalo jen kvůli tomu, že si tlumočníci nevyzkoušeli ovládání softwaru či používají špatný prohlížeč.

• Důrazně doporučujeme, aby tlumočníci používali sluchátka s mikrofonem (headset), abyste zamezili vzniku akustické zpětné vazby (bez headsetu stejně tlumočit nelze).

• Důrazně doporučujeme používat výkonné internetové připojení (pokud možno kabelové, a nikoliv přes wifi) s rychlostí alespoň 10 Mbit/s, ideálně však 20 Mbit/s – to je potřeba předem otestovat. Připojení přes wifi může fungovat, ale snadno dojde k rušení (např. když budou další uživatelé přes stejný router sledovat filmy apod.).

• Důrazně doporučujeme používat výkonný počítač s operační pamětí (RAM) minimálně 4 GB, ideálně však 8 GB.

• Tlumočníci by si měli rozhraní platformy DINA a její funkce předem prohlédnout a vyzkoušet.

• Tlumočníci mezi sebou obvykle chtějí mít vizuální kontakt. To lze zajistit vytvořením samostatné neveřejné místnosti, ve které si oba tlumočníci vypnou mikrofony. Případně mohou tlumočníci pro vizuální kontakt samozřejmě využít i jiné messengerové služby umožňující videohovory.

Principy funkce tlumočení

Tlumočení v softwaru BBB funguje takto:

• Moderátor (nebo tlumočník) nastaví jazyky, kterými se bude hovořit (resp. do kterých se bude tlumočit).

• Tlumočit může teoreticky kdokoliv, kdo má roli moderátora. Je pouze vždy potřeba zvolit jazyk, do kterého se má aktuálně tlumočit.

• Účastníci si mohou zvolit, jaký jazyk chtějí poslouchat. Mohou si nastavit, aby vždy slyšeli originální zvuk přímo bez tlumočení. Pokud si nastaví konkrétní jazyk, uslyší uživatele hovořící tímto jazykem vždy přímo bez tlumočení a uživatele hovořící ostatními jazyky uslyší vždy v překladu.

• Když posloucháte tlumočení, slyšíte v pozadí tlumeně i zvuk originálu.

Aktivace funkce tlumočení

Přes záložku „Jazyky“ může moderátor přidat všechny jazyky, kterými se na akci bude hovořit. Pokud se má tlumočit jen do jednoho jazyka (např. protože polovina skupiny hovoří oběma jazyky), stačí přidat tento jeden jazyk. Následně stačí kliknout na tlačítko „Zahájit tlumočení“ a vše je připraveno.

Pro tlumočníky: Jaký jazyk poslouchám?

Aby někdo mohl tlumočit, potřebuje mít v rámci videokonference práva moderátora. Ta daným osobám můžete přiřadit již při vytvoření události, ale také v průběhu setkání.

V liště pod oknem videokonference moderátoři i účastnici vidí tlačítko „Dostupné jazyky“. Zde si zvolíte, jaký jazyk chcete poslouchat. Zvolíte-li originál, uslyšíte všechny řečníky v jazyce, kterým hovoří. Jazyk si můžete zvolit až poté, co aktivujete funkci tlumočení; tlačítka jsou však viditelná i v době, kdy je funkce deaktivovaná.

Pro tlumočníky: Do jakého jazyka se tlumočí?

Tlumočníci si musí nastavit, do jakého jazyka tlumočí (tedy jakým jazykem budou právě sami hovořit). To provedou pomocí tlačítka „Tlumočit do“ umístěného úplně vpravo. Pokud si již předtím zvolili jazyk, který poslouchají, tento jazyk není pro výběr cílového jazyka k dispozici.

Tlumočníci: mluvení

Tlumočníci mají vlastní tlačítko mikrofonu, které zapínají, když právě tlumočí. Stejně jako „Tlumočit do“ je toto tlačítko fialové. Pokud je tento mikrofon zapnutý, slyší hlas tlumočníka jen ti účastníci, kteří si zvolili jazyk, do kterého tlumočník tlumočí. Normální tlačítko mikrofonu (na liště pod oknem videokonference vlevo) může tlumočník využít, když chce, aby jej slyšeli všichni účastníci v plénu, po zbytek doby by tento mikrofon měl mít neustále vypnutý (v poloze vypnuto se zobrazuje jako přeškrtnutý). Pokud tlumočník právě netlumočí, měl by mít vypnutý i tlumočnický mikrofon.

Posluchači

Posluchači to mají velmi snadné – musí si jen zvolit jazyk, který chtějí poslouchat. Stejně jako moderátoři si vyberou pomocí modrého tlačítka se symbolem zeměkoule.

Videozáznam

Funkce pro pořizování videozáznamu zatím není dostupná.

Uložení chatu a poznámek

BigBlueButton nabízí možnost uložení skupinového chatu i sdílených poznámek. Pro uložení společného chatu klikněte na symbol tří teček v pravém horním rohu okna chatu.

Sdílené poznámky lze stáhnout v různých formátech (např. PDF, Word, ODF či HTML) – stačí kliknout na symbol stahování.

Uložení seznamu účastníků

Jako textový soubor si můžete stáhnout také seznam aktuálně přítomných účastníků. Klikněte na ozubené kolečko vedle seznamu účastníků.

Tzv. moderátoři mají v BigBlueButton zvláštní práva, která je odlišují od běžných účastníků. Díky nim mohou spravovat videokonferenci i účastníky.

Moderátorem se můžete stát třemi způsoby:

• Všichni správci konference jsou automaticky moderátory všech jednotlivých videokonferencí.

• Při vytváření událostí mohou správci z jednotlivých účastníků učinit moderátory konkrétní události.

• V průběhu videokonference mohou moderátoři jmenovat další účastníky jako moderátory (to platí pouze pro probíhající videokonferenci).

V následujícím textu stručně vysvětlíme, jaké možnosti nastavení mají moderátoři v rámci probíhající videokonference.

Správa účastníků

V zásadě existují dva způsoby správy účastníků. První se týká vždy konkrétní osoby, druhý má vliv na všechny účastníky videokonference.

První možnost: Klikněte na účastníka v seznamu účastníků.

Otevře se vám menu, ve kterém můžete:

1. zahájit soukromý chat,

2. učinit z účastníka přednášejícího (bude moci sdílet obrazovku),

3. povýšit účastníka na moderátora (získá stejná práva jako moderátor),

4. odebrat účastníka z videokonference.

Druhá možnost: Klikněte na ozubené kolečko vedle seznamu účastníků.

V tomto menu můžete:

1. resetovat stavové symboly všech účastníků a moderátorů,

2. vypnout mikrofon všem účastníkům,

3. vypnout mikrofon všem účastníkům kromě přednášejícího,

4. stáhnout si seznam všech jmen účastníků jako textový soubor (.txt), seřazený podle křestního jména či příjmení,

5. omezit práva účastníků (viz níže, nevztahuje se na moderátory).

Správa videokonference

Kliknutím na symbol tří teček v pravém horním rohu se dostanete k obecným nastavením videokonference včetně jejího ukončení (ukončení nemá trvalý účinek, konference se totiž znovu zahájí, jakmile do ní někdo vstoupí).

V obecných nastaveních konference BigBlueButton najdete především volby, které vám usnadní moderování a interakci. Doporučujeme, abyste v případě větších skupin nebo diskuzí s otázkami povolili alespoň vyskakovací upozornění na nové zprávy v chatu a na příchod nových účastníků. Zajistí vám to lepší přehled a usnadní organizaci.

V záložce Úspora datového přenosu máte možnost deaktivovat používání webkamer a sdílení obrazovky v rámci celé konference. Za normálních okolností není potřeba tato nastavení měnit, může ale pomoci při problémech s rychlostí připojení.

Přednášející / práva sdílet obrazovku

Kromě běžných účastníků a moderátorů rozlišuje BigBlueButton také roli přednášejícího. Prezentovat může současně vždy jen jedna osoba. Kdo toto právo aktuálně má, poznáte podle modrého symbolu projektoru u dané osoby v seznamu účastníků. Moderátoři mohou právo prezentovat přiřadit sami sobě kliknutím na symbol plus v okně videokonference. Mohou ho přiřadit i běžným účastníkům, a sice tak, že danou osobu vyberou v seznamu účastníků.

Přednášející může sdílet obrazovku i vytvářet a vyhodnocovat ankety.

Základem každé videokonference je interakce účastníků. Proto je stejně jako při osobním setkání důležité, aby měli dostatek příležitostí pro vyjádření svých názorů. BigBlueButton nabízí řadu nástrojů, které mohou při správném použití interaktivní komunikaci podpořit.

Chat

Na BigBlueButton existují dva typy chatu – veřejný (skupinový) a soukromý chat.

Veřejný chat je k dispozici od začátku videokonference, je viditelný pro všechny a všichni se do něj mohou zapojit. Je vhodný zejména pro obecné otázky nebo pro rozesílání informací všem účastníkům.

Soukromý chat se otevře, když v seznamu účastníků kliknete na konkrétní osobu a zvolíte možnost Zahájit soukromý chat. Soukromé zprávy jsou viditelné jen pro dané dvě osoby, proto se hodí například pro rychlou domluvu mezi moderátory.

Stavové symboly

Stavové symboly lze použít k neverbálnímu vyjádření emocí nebo ke komunikaci s ostatními účastníky videokonference. Stav změníte kliknutím na své vlastní jméno na záložce „Účastníci“ a následně na „Stav“. Místo obrázku se pak všem zobrazí zvolený stavový symbol.

Sdílené poznámky

Sdílené poznámky vidí a mohou upravovat všichni účastníci, stejně jako tomu je u veřejného chatu. Rozdíl je v tom, že u jednotlivých poznámek není uveden jejich autor a že je zde k dispozici jednoduchý html editor. Díky tomu lze poznámky lépe třídit a formátovat. Sdílené poznámky se hodí zejména pro společný zápis nebo zaznamenávání myšlenek a nápadů.

Ankety

Pro účely hlasování a jednoduchých kvízů nabízí BigBlueButton funkci ankety, ve které můžete vždy položit pouze jednu otázku, na kterou účastníci vyberou jednu z možných odpovědí. K dispozici je několik předdefinovaných anket, můžete si ale vytvořit i vlastní s maximálně 5 odpověďmi, které si sami naformulujete. Po zveřejnění anketa končí a výsledky se zobrazí všem účastníkům.

Streamovací modul se teprve připravuje. V budoucnu vám ale umožní video z videokonference pořádané pomocí softwaru BigBlueButton přenášet i mimo naši platformu (např. na Youtube, Facebook nebo i do ostatních místností v rámci konferenčního centra DINA).