Při vytváření konferenční místnosti můžete zvolit možnost Zobrazit chat. V takovém případě se místnost propojí s integrovanou chatovací službou Rocket.Chat, jejíž pomocí můžete komunikovat s ostatními členy platformy DINA. Pokud je chat v místnosti zapnutý, všichni účastníci jsou automaticky zařazeni do skupinové konverzace dané místnosti. Skupinový chat se zobrazuje v místnosti na pravé straně, otevřít si jej ale můžete i přes ikonu chatu na horní liště rozhraní DINA (symbol obálky v pravé části lišty).
Skupinový chat v místnosti se hodí zejména pro řešení otázek v rámci probíhající akce. Aby bylo zajištěno, že se na žádné dotazy z chatu nezapomene, je dobré určit alespoň jednu osobu, která jej bude sledovat.
TIP: Rocket.Chat je k dispozici také jako aplikace pro mobilní telefony a PC! Pro přihlášení budete potřebovat adresu serveru DINA (chat.dina.interational) a své přihlašovací údaje z této platformy.
Pokud si celou konferenci představíte jako budovu, tak v ní potřebujete jednotlivé místnosti, ve kterých se budete setkávat a realizovat svůj program. Pro malá setkání může stačit jedna jediná místnost, protože vše snadno zorganizujete. Pokud ale potřebujete, aby probíhalo více událostí souběžně, je dobré mít více (tematicky oddělených) místností, které můžete rozdělit například podle týmů nebo skupin, podle (pracovního) tématu nebo zájmů. V následujícím textu vám vysvětlíme, jak onu pomyslnou konferenční budovu naplníte místnostmi.
Místnosti samy o sobě nedisponují funkcí videa. Představují pouze nezbytný „kontext“ pro události, které se v nich mají konat. Jednotlivé události pak – v závislosti na typu místnosti – obsahují funkci videokonference.
Abyste mohli přidávat nové místnosti, přejděte na správcovskou stránku konference. Zde klikněte na záložku Správa místností. V pravém horním rohu je tlačítko Vytvořit místnost a pod ním vidíte seznam již vytvořených místností. Po kliknutí na „Vytvořit místnost“ se otevře nabídka nastavení nové místnosti. Některé pojmy jsou asi jasné na první pohled. Přesto vám ale ukážeme, co všechno lze při vytváření místnosti nastavit.
Každá místnost na vaší konferenci je specifického typu. Mohli bychom říct, že každá místnost má určité základní vybavení. Každý typ místnosti nabízí různé možnosti a výhody, které ukazuje následující tabulka:
Název je jméno místnosti, které se bude účastníkům zobrazovat v průběhu konference. Název může být popisný (např. Kavárna nebo Aula), nebo třeba metaforický (např. Indiánský stan). Vaší fantazii se meze nekladou.
Pořadové číslo místnosti určuje, v jakém pořadí se budou místnosti účastníkům odshora zobrazovat. Pokud například chcete, aby se místnosti zobrazovaly v pořadí „1. Lobby, 2. Seminární místnost, 3. Kavárna, 4. Seznam účastníků“, tak musíte těmto místnostem přiřadit odpovídající pořadová čísla.
Pokud si nejste jistí, zda nebudete později potřebovat přidat další místnosti, můžete nejdříve některá pořadová čísla přeskočit (např. 1, 2, 5, 6). Pořadové číslo 1 by měla mít místnost lobby, aby se zobrazovala vždy na prvním místě.
Popis místnosti se zobrazuje nad událostí, která v dané místnosti probíhá. Pokud je název místnosti dostatečně výstižný, můžete popis vynechat. Hodí se zejména tehdy, když chcete jednotlivé události stručně představit nebo již předem oznámit pravidla pro diskuzi.
Editor popisu funguje na bázi značkovacího jazyka Markdown. Ten na první pohled vypadá o dost složitější, než jak tomu ve skutečnosti je. Když chcete například něco naformátovat tučně, napište vždy před a za daný text jednoduše dvě hvězdičky (**vytučněný text**). Další informace o používání jazyka Markdown naleznete například zde.
Nakonec můžete nastavit, zda se má místnost účastníkům již zobrazovat a zda v ní má být k dispozici okno chatu. Obě tato nastavení můžete změnit i dodatečně po vytvoření a uložení místnosti.
Po provedení všech nastavení místnost vytvoříte kliknutím na Uložit. Nyní ji uvidíte na stránce konference.
Místnosti můžete upravovat dvěma způsoby. První možnost je přes správcovskou stránku, kde můžete upravovat všechna nastavení konference. Zde klikněte na záložku Správa místností a vyberte místnost.
Druhá možnost je k dispozici přímo v náhledu konference. Když se jako správci nacházíte v konkrétní místnosti, můžete si přímo v ní otevřít možnosti ji upravovat a také vytvářet a upravovat události v rámci této místnosti. Kromě toho vlevo dole v náhledu konference uvidíte tlačítko Upravit místnosti, které vede ke správě místností (viz výše). Zde můžete provádět veškerá výše popsaná nastavení (kromě změny typu místnosti), která se projeví ihned po uložení.
Smazání místnosti funguje podobně jako její úprava. Na správcovské stránce klikněte na záložku „Správa místností“ a následně na rozbalovací menu dané místnosti. Zde naleznete tlačítko ke smazání.
Pokud se nacházíte v náhledu konference, vstupte do příslušné místnosti a zde pod popisem místnosti klikněte na „Smazat místnost“.
Smazáním místnosti vymažete i všechny v ní naplánované události. Tento krok je nevratný.
U vícedenních setkání se může hodit, abyste místnosti, které budete potřebovat až později, nejdříve nechali neviditelné. Pro účastníky to tak bude přehlednější a aspoň se nebudou moci nikam zatoulat.
Typ místnosti
Možnosti
Lobby
Lobby je vstupní místností pro účastníky. Mohli bychom ji označit také jako recepci nebo informační stánek. Proto se výborně hodí pro organizační pokyny a hlášení. Navíc se zde automaticky vytváří přehled všech událostí konference v podobě programu s příslušnými odkazy. Ideální je, aby každá konference měla jen jednu místnost typu lobby a ta měla pořadové číslo 1, aby se účastníkům zobrazovala jako první.
Promítací místnost
V promítací místnosti lze streamovat videa (např. z Youtube nebo Vimea). Kromě toho si můžete vpravo zobrazit chat. Do místnosti můžete rovněž pomocí vkládacího kódu („embedding code“) vložit další externě dostupné nástroje (pokud to jejich poskytovatelé umožňují). V budoucnu by sem mělo být možné streamovat i video z jiných místností. Místnost je vhodná zejména pro události, které kladou důraz na prezentaci.
Seminární místnost
Jak už název naznačuje, jedná se o místnost vhodnou na workshopy, při nichž účastníci interaktivně spolupracují. Každá událost, která se koná v seminární místnosti, disponuje vlastní videokonferencí se všemi funkcemi BigBlueButton. Události se zobrazují jako dlaždice.
Diskuzní místnost
Diskuzní místnosti umožňují stejné funkce jako seminární místnosti, ale události se nezobrazují jako dlaždice, nýbrž jako seznam.
Kavárna
Kavárna má umožňovat neformální diskuzi a posezení účastníků u virtuálních kavárenských stolků. Ke každému z nich lze také přiřadit vlastní fotku.
Výsledková místnost
Výsledková místnost není ve skutečnosti místnost, ale odkaz na projekt na platformě DINA, který je pro účely konference nově vytvořen. Projekt lze proto upravovat přímo prostřednictvím konference, aniž byste si museli v prohlížeči otevírat novou stránku. Můžete zde shromažďovat výsledky, provádět ankety, rozdělovat úkoly apod.
Seznam účastníků
Seznam účastníků také není místností v pravém slova smyslu, v náhledu konference pouze nabízí přehled účastníků. Kromě toho, že zde vidíte jména účastníků, instituce, které zastupují, a jejich země, si zde s ostatními můžete posílat zprávy prostřednictvím Rocket.Chatu (plánují se další rozšíření).
Společná tvorba a dokumentace výsledků konference
Stejně jako v případě seznamu účastníků se nejedná o místnost v pravém slova smyslu. Proto zde nemůžete vytvářet žádné události. Prostřednictvím výsledkové místnosti můžete konferenci propojit se svým (novým) projektem na platformě DINA tak, aby k němu měli všichni účastníci přístup. Díky tomu, že se zobrazuje v náhledu konference mezi ostatními místnostmi, mají účastníci přímo v rozhraní konference přístup na místo, kde mohou spolupracovat na dokumentech, nahrávat soubory na cloudové úložiště, vytvářet ankety nebo přidávat záznamy do projektového kalendáře. Tady vidíte příklad, jak to může v praxi vypadat:
Pokud pro svou akci chcete využít výsledkovou místnost, měli byste ji založit dříve, než pozvete účastníky. Přístup k propojenému projektu totiž získají pouze ti účastníci, kteří jsou přidáni poté, co bylo propojení s projektem vytvořeno.
