World café je způsob, jak o tématu diskutovat střídavě v různých skupinách a dobírat se tak nových poznatků. Při reálném setkání účastníci rotují v časových intervalech u jednotlivých stolů, v online prostředí mohou jednotlivé stoly nahradit „tematické místnosti“, v nichž je vždy umístěna jedna virtuální nástěnka („pad“). Díky ní se nová skupina vždy dozví, o čem se zde již diskutovalo, a může v ní zaznamenat výstupy své vlastní diskuze.
Pro každé diskutované téma nebo jeho část se vytvoří a odpovídajícím způsobem pojmenuje „tematická místnost“ (viz funkce skupinových místností). Aby byl v každé tematické místnosti zhruba stejný počet osob, je dobré omezit jejich maximální kapacitu. Když se místnost zaplní, účastníci si pak musí vybrat některou z těch zbývajících. I když někdo z účastníků zůstane ve stejné tematické místnosti, bude v ní pokaždé mluvit s někým jiným.
BigBlueButton v současné době neumožňuje skupinové místnosti po dosažení maximálního počtu automaticky pro další zájemce uzamknout. Proto je zapotřebí, aby omezení počtu sdělil moderátor ústně.
Nejdříve je dobré zvážit, o jakých tématech (nebo jejich částech) se má v jednotlivých tematických místnostech hovořit. Diskuze může probíhat s moderací, ale zajímavá může být i nemoderovaná debata. V každé místnosti by se diskuze měla dokumentovat pomocí projektové virtuální nástěnky („padu“). Nejvhodnější je na začátku vybrat osobu, která bude zapisovat.
Odkaz na dokumentaci výsledků (buď formou obsáhlejší projektové virtuální nástěnky, nebo samostatné nástěnky ke každému dílčímu tématu) byste měli pokud možno rozeslat elektronicky předem, aby jej všichni měli k dispozici.
Pokud diskuze probíhá bez moderování, je dobré na začátku kromě zapisovatele určit také osobu, která bude sledovat čas. Případně může čas sledovat moderátor.
V každé tematické místnosti by mělo být k dispozici na diskuzi alespoň 15 minut, pokud to časový plán dovolí, tak 20 minut. Pokud chcete, aby se každý účastník zúčastnil každé tematické místnosti, je zapotřebí vytvořit čtyři místnosti. Celý formát pak trvá 60–80 minut. Před přesunem můžete jednotlivé místnosti stručně představit, aby všichni věděli, o jakých tématech (nebo jejich částech) se v nich má diskutovat. Zejména pokud má diskuze probíhat bez moderace, můžete ke každému tématu předem připravit na virtuální nástěnku několik návodných otázek, které mohou debatu rozproudit. Formát začíná přesunem všech účastníků z hlavní místnosti do tematických místností, kde diskutují. Poté se účastníci vrátí do hlavní místnosti a v dalším kole jdou opět do jiné tematické místnosti. Na konci se může moderátor podívat na zdokumentované výsledky a shrnout je a/nebo stanovit další kroky.
Konference umožňují zabývat se tématy z různých perspektiv a dobrat se konkrétních výsledků. Zejména pokud mají být tyto výsledky následně dále zpracovávány, je důležité zajistit jejich dokumentaci (např. prostřednictvím propojeného projektu DINA ve výsledkové místnosti). Pokud si má skupina průběžně dělat poznámky o postupu práce nebo pokud chcete takovouto dokumentaci využít k vizualizaci celého procesu, můžete pracovat například s virtuální nástěnkou (takzvaným „padem“), ke které mají přístup všichni účastníci současně. Nejlepší je před začátkem práce určit konkrétní osobu, která bude výsledky zapisovat. Zbytek skupiny se pak může soustředit pouze na práci. Moderátor se stará o místnost a zajišťuje, aby se všichni dostali ke slovu. Podle situace může méně průbojné účastníky, kteří nechtějí mluvit před velkou skupinou lidí, vyzvat, aby se zapojili prostřednictvím chatu. Neustále dávejte najevo, že každý názor je cenný a je potřeba si jej vyslechnout!
Kolektivní případová konzultace umožňuje danou otázku či problém („případ“) řešit pomocí znalostí a vědění celé skupiny. Každý účastník postupně dostává v rámci rychlých poradních koleček možnost požádat o pomoc a okamžitě dostane radu od dvou dalších účastníků. Takovéto konzultace s kolegy („peer-to-peer coaching“) pomáhají nacházet praktická řešení, kreativní pohledy a nové přístupy. Jde o jednoduchý a efektivní způsob, jak nabídnout coaching a podporu jednotlivcům i mimo klasické formální komunikační kanály.
Pro kolektivní případové konzultace by účastníci měli být ve skupinových místnostech alespoň po třech (možné jsou i skupiny po čtyřech, účastníků musí být hlavně více než dva). Pokud chcete probrat více jednotlivých případů, měla by skupina zůstat pohromadě i po výměně rolí, aby každý ve skupině mohl představit svůj „případ“ i poskytnout radu.
Jedna osoba jakožto „předkladatel případu“ popíše svůj problém či otázku, ostatní si její případ vyslechnou a společně o něm diskutují a konzultují jej. Na konci předkladatel z jejich diskuze vyvodí závěry a zároveň dá rádcům krátkou zpětnou vazbu. Potom si úlohy vymění – předkladatel případu se stane rádcem a opačně. Díky rozdělení rolí můžete postupně probrat více případů a zažít při tom změnu perspektivy – nejdříve žádat o rady a následně být rádcem.
Jeden případ trvá cca 25 minut a průběh lze rozdělit v zásadě do 4 kroků:
Předkladatel případu představí rádcům své téma. Ti si zatím nechají vypnuté mikrofony, pozorně poslouchají, případně si dělají poznámky. (5 minut)
Rádci kladou předkladateli doplňující otázky. (5 minut)
Předkladatel případu si vypne mikrofon. Rádci si vyměňují názory na případ. Předkladatel pozorně poslouchá a případně si dělá poznámky. (10 minut)
Předkladatel se znovu zapojí, provede shrnutí a poskytne zpětnou vazbu k tomu, co slyšel. (5 minut)
Důležité je předem určit osobu časoměřiče, který bude na mobilu sledovat dobu určenou pro jednotlivé fáze (v ideálním případě kroky vizualizujete ve sdíleném dokumentu).