Klasickým formátem akcí je přednáška (v angličtině označovaná také jako „keynote“). Účastníci jsou při ní v roli příjemců a poslouchají. Průběh tohoto formátu je velmi podobný jako při setkání naživo, jen v online prostředí se obsah přednášky streamuje, případně přednášející ve společné místnosti pouze dostane k prezentaci více prostoru než ostatní účastníci.
Pro účely přednášky je potřeba se podle velkosti skupiny rozhodnout, jaký typ místnosti využít:
Pro malé skupiny (méně než 40 osob): Všichni jsou společně v seminární místnosti. Všichni účastníci mají mikrofony a případně i kamery vypnuté, vidět je pouze přednášející. Účastníci spolu mohou komunikovat pomocí Rocket.Chatu nebo – pokud se tak domluvíte – se o slovo mohou hlásit pomocí symbolu ruky a následně si zapnout mikrofon a začít mluvit.
Pro velké skupiny (více než 40 osob): Založte promítací místnost, do které bude přenášen stream. Účastníci jsou v promítací místnosti a mohou spolu a případně i s přednášejícím komunikovat prostřednictvím Rocket.Chatu. Přednášející vysílá z jiné seminární místnosti, která byla pro tento účel zřízena. Aby měl přednášející přístup k chatu s účastníky, musí si jejich promítací místnost otevřít v samostatné záložce prohlížeče, nebo si aplikaci Rocket.Chat spustit na mobilním telefonu.
Přednášející může na začátku zobrazit prezentaci. Doporučujeme pak provést krátkou technickou kontrolu, abyste se ujistili, že je přednášející dobře slyšet a slidy dobře vidět – účastníci to mohou potvrdit v chatu. Před vlastní přednáškou je dobré uvést, jak to bude s dotazy – stejně jako ve skutečné místnosti se doporučuje otázky nechat na dobu po skončení přednášky. Pokud jsou přednášející a účastníci v menší skupině ve společné seminární místnosti, můžete účastníky vyzvat, aby průběžně svůj souhlas vyjadřovali symbolem aplausu. Přednášející tak nebude mít pocit, že hovoří do prázdné místnosti. Pokud jste zvolili variantu se streamováním pro velké skupiny, interakce během přednášky není možná. Otázky z chatu se obvykle řeší až po přednášce, do té doby je mluvčí stejně zaneprázdněn svým přednesem.
Přednášky jsou obvykle krátké, v online prostředí by jejich čistý čas neměl přesáhnout 15 minut. Výhodou virtuální přednášky je, že ji lze bez větších technických problémů nahrát a následně ji zpřístupnit i širšímu publiku – samozřejmě vždy po předchozí dohodě!
Ujistěte se, že je přednášející dobře vidět a slyšet (nastavení mikrofonu/videa) a že má oprávnění sdílet svou obrazovku, aby mohl pustit prezentaci.
Všichni ostatní kromě přednášejícího si vypnou mikrofony a kamery, aby se pozornost soustředila jen na mluvčího.
V případě nahrávání (po dohodě s přednášejícím): Nahrávání spusťte těšně před přednáškou a vypněte jej hned po jejím skončení, aby následující otázky a odpovědi mohly probíhat ve důvěrném prostředí.
Zejména po jednostranné přednášce by měli účastníci dostat příležitost klást otázky. Tato možnost by měla být předem ohlášena. V nastavení máte pro otázky a odpovědi následující možnosti:
Elektronický seznam řečníků: BigBlueButton umožňuje se přihlásit pomocí stavových symbolů (zvednutí ruky). Touto cestou lze vytvořit seznam řečníků, který pak moderátor akce přečte. Pokud mají účastníci zapnuté kamery, je možné pro hlášení používat i fyzický pohyb ruky (zvednout ruku před kamerou).
Upozornění: Ve velkých skupinách se video jednotlivých účastníků nezobrazuje vždy současně, moderátor proto musí dávat pozor na to, aby se dostalo na všechny.
Písemné otázky/komentáře v chatu: Zejména ve velké skupině nebo v případě, že nemají všichni k dispozici mikrofon a kameru, je možné pro otázky a komentáře využít Rocket.Chat (v menších skupinách lze dotazy klást i přímo ve videochatu). Přednášející nebo moderátor může otázku či komentář nahlas přečíst a následně na ni zareagovat.
„Popcornová“ metoda v menší skupině: Účastníky můžete vyzvat, aby si pustili mikrofony, kdykoliv je napadne nějaký komentář nebo otázka, a přednesli je (mluví tedy v nahodilém pořadí, jako když při ohřívání praská popcorn).
Technické upozornění: Pokud mají účastníci aktivně klást otázky, musí mít možnost si sami zapínat mikrofon (příp. je nutná technická podpora ze strany moderátorů).
Je otázkou preference, zda bude přednášející na otázky a komentáře reagovat ihned jednotlivě, nebo zda se nejdříve sesbírají postřehy od publika a přednášející na ně odpoví hromadně.
Při konferenci se na jednom místě soustředí ohromné množství znalostí, které jsou jinak rozptýlené v hlavách jednotlivých účastníků – tuhle příležitost je potřeba využít! Pro zajištění nových podnětných impulzů můžete pozvat externí referenty, kteří osvěží a rozšíří vlastní znalosti účastníků. Ale už v hlavách všech přítomných se skrývá obrovský potenciál, který lze pomocí toho správného formátu využít. Při sdílení znalostí je vždy důležité myslet na účastníky a neustále je vyzývat, aby se zapojovali. Aktivní učení je zábavnější a vede k lepším výsledkům!
U složitějších témat je potřeba vícero různých pohledů. Proto můžete přizvat odborníky, kteří se vzájemně mezi sebou a s účastníky podělí o své znalosti. Formát akvária s experty (v angličtině „User Experience Fishbowl“ nebo zkráceně „UX-Fishbowl“) umožňuje zapojit do diskuze i hlasy účastníků a dělá z nich aktivní spolutvůrce celé akce.
Pro tento formát je zapotřebí vytvořit místnost, ve které si může více lidí podle potřeby zapínat kameru. Formát tedy lze využít pouze pro skupiny o maximálně 40 účastnících (pro větší skupiny je tato metoda stejně nevhodná). Pokud byste chtěli zorganizovat odbornou diskuzi pro větší publikum, můžete samozřejmě udělat „normální panelovou diskuzi“, ve které budou pozvaní odborníci hovořit o daném tématu a jejich rozhovor se bude streamovat publiku v jiné místnosti. Takové řešení můžete technicky zrealizovat úplně stejně jako přednášku, pouze s tím rozdílem, že „přednášejícím“ bude celý panel odborníků.
Akvárium s experty, které vychází z analogové verze tohoto formátu vyvinutého společností Liberating Structures, má svoje specifika, umožňuje totiž účastníky průběžně rychle zapojovat interaktivním způsobem do diskuze s odborníky. Oproti klasickému akváriu, při němž se v místnosti často nechává jedna neobsazená židle, na kterou si účastníci spontánně sedají, když se chtějí zapojit do diskuze, se při této verzi střídá panelová diskuze a interakce s účastníky. Na tyto přechody by měl moderátor na začátku formátu upozornit a zároveň by měl uvést, že řečníky přeruší, pokud by se pouštěli do příliš dlouhých monologů.
Formát může na první pohled působit složitě, ale pokud jej účastníkům správně vysvětlíte, může pomoci zprostředkovat živou a autentickou diskuzi (přizvané experty je předem nutné upozornit, že se nejedná o klasickou panelovou diskuzi). Na začátku je dobré, aby moderátor jasně popsal fungování formátu, kdy ve vnitřním kruhu sedí odborníci a ve vnějším kruhu účastníci/hosté. Moderátor vždy sleduje čas, který je rozdělen na části vyhrazené pro příspěvky vnitřního a pro příspěvky vnějšího kruhu. V průběhu diskuze se jednotlivé časové úseky postupně zkracují.
Na začátku moderátor (ideálně po dohodě s pozvanými odborníky) představí otázku, ke které se vyjádří nejdříve odborníci, z nichž každý přednese krátký úvodní příspěvek. Hovoří tedy vnitřní kruh a ostatní poslouchají. Zde je důležité, aby jednotlivé příspěvky nebyly delší než 2–3 minuty, protože monology jsou pro posluchače v online prostředí obzvláště náročné.
Tip: Moderátor může ohlásit, že spustí odpočítávání času na mobilu, takže všichni uslyší, až vymezená doba uplyne.
Poté, co všichni odborníci přednesou svůj úvodní příspěvek, přichází na řadu vnější kruh. Moderátor oznámí, že všechny rozdělí do menších skupin do tzv. skupinových místností. Účastníky lze do jednotlivých místností přiřadit přetažením (funkce drag-and-drop). Důležité je účastníkům vysvětlit, že musí přijmout pozvánku do dané skupinové místnosti a že hlavní místnost zůstane dočasně nevyužitá. Odborníky by měl moderátor přesunout do zvláštní místnosti, aby tam mohli nerušeně pokračovat v diskuzi. To pro ně má přidanou hodnotu v tom, že se mohou mezi sebou bavit v důvěrném prostředí, aniž by je slyšel kdokoliv zvenčí.
Moderátor by měl před začátkem práce ve skupinách vysvětlit, že v každé místnosti bude 4 až 5 osob, které povedou nemoderovanou diskuzi (velikost skupin lze upravit podle počtu účastníků, celkem je možné vytvořit maximálně 8 skupinových místností). Otázky a komentáře, které vzejdou z diskuze ve skupinách, je potřeba následně sdělit odborníkům z vnitřního kruhu. Je dobré v každé skupině určit jednu osobu, která výstupy v hlavní místnosti přednese. Pro diskuzi ve skupinách je ideální připravit několik návodných otázek: „Prodiskutujte ve skupině, co právě zaznělo v panelu. Co vás nejvíce zaujalo? Překvapilo vás něco? Co pro vás bylo nové? Na co byste se chtěli odborníků zeptat?“ Návodné otázky lze upravit podle konkrétního tématu diskuze.
Tip: K prolomení počátečního ticha mohou pomoci například pravidla jako „Začíná osoba s nejdelšími vlasy“. Zbytek diskuze už si pak skupina určitě zvládne zorganizovat sama.
Diskuze ve skupinkách by měla trvat alespoň 10, v ideálním případě pak 15 minut. Souběžně probíhá i diskuze ve vnitřním kruhu (tzn. mezi odborníky).
Po 10 nebo 15 minutách by práce ve skupinách měla skončit a všichni by se měli přesunout zpět do hlavní místnosti. Nyní moderátor vyzve jednotlivé skupiny, aby představily své otázky a komentáře, a oznámí, že všechny příspěvky z publika následně roztřídí a ve strukturované podobě shrne. Poté následuje další kolo diskuze odborníků ve vnitřním kruhu. Účastníci mohou své příspěvky postupně prezentovat nejrůznějšími způsoby – mohou se hlásit o slovo nahodile („popcornová metoda“), přihlašovat se do elektronického seznamu řečníků nebo otázky a komentáře zasílat písemně. Více se o těchto možnostech dočtete v popisu otázek a odpovědí v části přednáška. Moderátoři následně otázky a komentáře vnějšího kruhu shrnou a požádají experty ve vnitřním kruhu, aby na jednotlivé body zareagovali v rámci dalšího kola své diskuze. Reakce neprobíhají klasickým způsobem otázka–odpověď, ale odborníci se spíše společně nahlas zamýšlejí nad tím, co bylo řečeno. I zde je potřeba dbát na čas (ideální je cca 10 minut, podle živosti diskuze i o něco déle). Následně se opět formou práce ve skupinách zapojí vnější kruh. Střídání mezi vnitřním a vnějším kruhem lze provést tolikrát, kolikrát to dovolí délka celého formátu. Vnější kruh by však měl dostat alespoň dvě příležitosti diskutovat a obohatit debatu vnitřního kruhu o vlastní impulzy.
Velice dobré je také dát vnitřnímu kruhu před oficiálním koncem celého formátu možnost zformulovat závěrečné stanovisko.
Uspořádání skupinových místností pro vnitřní a vnější kruh: V době, kdy účastníci diskutují ve skupinách, by měli mít experti možnost debatovat mezi sebou v samostatné místnosti. Do konkrétních místností můžete všechny účastníky přesouvat přetažením (funkce drag & drop). Doporučujeme, aby přiřazování zajišťovala technická podpora, zatímco moderátoři budou vysvětlovat, jak má diskuze ve skupinách fungovat. Případně lze využít také funkci náhodného přiřazení. V takovém případě je ale zapotřebí experty následně přesunout tak, aby byli ve vlastní skupinové místnosti. Hlavní místnost pro jejich nerušenou diskuzi nedoporučujeme, protože zde odborníci nemají jistotu soukromí – pořád sem mají přístup moderátoři a může se sem neplánovaně připojit i někdo z účastníků.
Návodné otázky pro zapojení vnějšího kruhu: Návodné otázky je nejvhodnější napsat do chatu hlavní místnosti, do které se účastníci mohou podívat i v době, kdy jsou ve skupinové místnosti.
Zapojení vnějšího kruhu: Vnější kruh se zapojí opakovaně formou diskuze ve skupinách o 4 až 5 účastnících. Mějte na paměti, že celkem lze vytvořit maximálně 8 skupinových místností. V každé z nich se vždy setká nová skupina účastníků, takže byste v časovém plánu měli pokaždé počítat s minutou nebo dvěma na to, aby se účastníci mohli vzájemně krátce představit, než se pustí do diskuze o daném tématu.
Důležité upozornění: V době zapojení vnějšího kruhu zůstává vnitřní kruh vždy v samostatné skupinové místnosti!