Zejména v online prostředí je důležité, abychom si znovu a znovu připomínali, že jsme lidé – a nikoliv jen dlaždice na obrazovce. Krátké cvičení na podpoření bdělosti a sebeuvědomění, které vytvoří atmosféru skupinové sounáležitosti, může s energií v místnosti udělat zázraky a navodit pocit propojení překonávající fyzické hranice. Lze ho využít jak na začátku programu, tak i k uvolnění v průběhu setkání. Pro jeho úspěch je vždy naprosto zásadní klidné a rozvážné vedení moderátora.
Formát se nejlépe hodí pro skupinu, kde si mohou všichni zapnout kamery – tedy do 40 účastníků ve společné seminární místnosti s videokonferencí. Během cvičení by mikrofony měly zůstat vypnuté, na konci je lze zapnout pro skupinové sdílení pocitů.
Cvičení je potřeba vhodně uvést a účastníky na něj naladit. Vzhledem k tomu, že se jedná o meditativní formát, je dobré otevřeně zmínit, že není potřeba mít žádné vnitřní zábrany, a účastníky navnadit na objevnou cestu. Když cvičení představíte jako „malý experiment“, můžete tím vzbudit jejich zvědavost. Důležité je také zdůraznit, že nejsou potřeba žádné předchozí zkušenosti. Účastníky byste měli ujistit, že je celým cvičením povede moderátor a že chvílemi bude úplné ticho. Komu by to bylo nepříjemné, ten si může vypnout kameru. Účastníci by se měli soustředit jen sami na sebe a nechat se překvapit (a možná překvapí i sami sebe)!
Cvičení lze uvést následujícím způsobem, který lze podle potřeby upravit. „Instrukce“ by měl moderátor přednášet klidným hlasem a mezi jednotlivými kroky by mělo být vždy několik vteřin ticho.
1. Pohodlně se usaď.
2. Zhluboka dýchej. (dvakrát)
3. Vnímej, jak gravitace táhne tvoje tělo, nohy, pánev (atd.) k zemi.
4. A teď se soustřeď jen na svou hlavu. Jaké v ní máš myšlenky? (počkejte minimálně 15 vteřin)
5. Co cítíš v břiše? Rozrušení, klid, napětí, smutek, naději? (počkejte minimálně 15 vteřin)
6. Zhluboka se nadechni a vydechni a vnímej celé své tělo. (dvakrát)
7. Vrať se myšlenkami zpátky do místnosti a otevři oči.
8. Vnímej, kde jsi. Co se ti v tvém okolí líbí? Rozptyluje tě něco? (počkejte pár vteřin)
9. Teď se podívej na obrazovku na ostatní (příp. opět zapnout kamery). Podívej se, kde jsou ostatní. Kde bys chtěl(a) být ty?
10. Vstaň a postav se přímo před kameru. Natáhni ruce doprava a doleva. Rukama se teď dotýkáš ostatních.
11. Stiskni nejdřív levou ruku, pak pravou. Teď jsou obě ruce pevně stisknuté. (Tady můžete chvíli počkat, nebo účastníky vyzvat, aby pohybem rukou vytvořili vlnu.)
12. Na závěr všichni najednou stisknou obě ruce a těší se, že spolu v téhle skupině stráví den (pokud všichni souhlasili, můžete udělat snímek obrazovky a později jej sdílet).
13. Všichni se opět posadí. Pak účastníky požádejte, aby v plénu s ostatními stručně sdíleli, jak cvičení vnímali. Sdílení může proběhnout v „popcornovém“ formátu, tedy kdo chce něco říct, ten mluví. Když někdo nic sdílet nechce, tak to také nevadí. Na konci všem poděkujte, že se s vámi na tuto cestu vydali!
Každá dobrá konference začíná u účastníků. Ti jsou její součástí a zároveň ji pomáhají utvářet. Na začátku byste měli účastníky vyzvat, aby se seznámili a vzájemně si sdělili, kde se právě pohybují jejich myšlenky a emoce. Jen takto lze vytvořit skupinový pocit a položit základ pro přímé rozhovory, otevřené rozvíjení nápadů a dosahování společných výsledků. V případě improvizovaného networkingu se účastníci náhodně rozdělí do malých skupin, ve kterých se mohou blíže seznámit.
Pro tento formát založte místnost s videem (tzn. například událost v seminární místnosti), ve které si účastníci mohou podle potřeby zapínat kameru. Formát tedy lze realizovat ve skupinách o maximální velikosti 40 účastníků. U větší skupiny by bylo nutné účastníky nejdříve rozdělit a představování uskutečnit ve více skupinách současně. Když se účastníci po svých spontánních rozhovorech vrátí zpět do hlavní místnosti, lze formát podle potřeby zopakovat a uskutečnit další kola seznamování.
U improvizovaného networkingu se účastníci setkávají (dle potřeby vícekrát za sebou) v různých skupinových místnostech a volně se baví. Účastníci mohou ve skupinkách zůstat asi 5 minut – v ideálním případě po dvou. Pokud to podle počtu skupin nevychází, mohou být ve skupince i tři účastnici, případně se jako „žolík“ zúčastní někdo z organizačního týmu.
Nezapomeňte ale, že BigBlueButton umožňuje vytvořit pouze 8 skupinových místností současně. Od určitého počtu účastníků musíte tedy formát tomuto omezení přizpůsobit. Místo skupinových místností můžete například využít místnosti typu kavárna, kterých lze založit neomezený počet.
Nejlepší je účastníkům poskytnout návodnou otázku, která usnadní zahájení konverzace. Zde je několik příkladů:
„Kdo jsi a co tě sem přivedlo?“
„Kdo jsi a na co se dnes nejvíc těšíš?“
„Kdo jsi a čím můžeš/chceš dnes přispět?“
Otázky by měly být naformulovány tak, aby na ně bylo snadné spontánně odpovědět. Jde totiž spíš o to navázat konverzaci než získat podrobné informace. Pokud se skupina již zná a chcete formát využít spíše k navazování kontaktů kvůli konkrétním tématům, lze připravit samozřejmě i jiné otázky jako například: „Na jakou otázku dnes doufáš, že dostaneš odpověď?“ nebo „Jakou hlavní výzvu chceš dnes diskutovat/vyřešit?“
V zájmu spravedlivého rozdělení lze konverzaci ve skupinkách rozčlenit na časové úseky: Moderátor může stanovit, že první osoba bude mít na představení 2 minuty, druhá pak také 2 minuty a následně bude k dispozici 1 minuta na společný rozhovor. Důležité je účastníkům před odchodem do skupinových místností vysvětlit, že budou diskutovat bez moderátora a rozhovor bude jen na nich. Střídání si musí dohodnout také sami. V ideálním případě jeden z nich pustí na mobilu odpočítávání času, po kterém zazní zvukový signál. Účastníkům můžete také nabídnout, aby se v případě problémů vrátili do hlavní místnosti. Tuto možnost by ale měli využít jen v krajním případě, protože cílem formátu je, aby se všichni aktivně zapojili.
Seznamování a neformální diskuze
Setkání jsou přínosná teprve tehdy, pokud se při nich lidé opravdu propojí. Důvěra ve vzájemném kontaktu je základem pro dobrou spolupráci. Pokud se v rámci skupiny podaří vytvořit pocit sounáležitosti, tak to může hodně pomoci i mimo rámec dané akce. Proto je dobré si před začátkem vlastního programu konference vyhradit trochu času na neformální, ale strukturované seznámení účastníků. V průběhu akce je pak dobré zapojit i uvolněnější formáty, které využívají energii lidské interakce a připomínají, že při setkání jde také o zábavu.