Manchmal ist es sinnvoll, Teilnehmende (TN) für kleinere Teamaufgaben, Kennenlernrunden oder interaktive Formate in separate Videokonferenzen zu schicken. In vielen der aktuellen Konferenzlösungen werden diese separaten Videoräume Breakout-Räume genannt. Eine mögliche Herangehensweise wäre, einen Caféraum mit mehreren virtuellen Tischen einzurichten und die TN zu bitten, sich auf diese zu verteilen. Der Nachteil davon ist jedoch, dass die TN dafür die laufende Videokonferenz verlassen und sich selbstständig auf die Tische verteilen müssten (für die Pause jedoch eine tolle Möglichkeit). BigBlueButton bietet allerdings bereits eine eingebaute Breakout Funktion, welche es als Gruppenräume bezeichnet. Sie erlaubt sowohl eine zufällige, als auch eine selbstgewählte Einteilung der Teilnehmenden. Admins und Präsentierende können diese Gruppenräume während einer laufenden Videokonferenz mit wenigen Klicks einrichten.

Gruppenräume anlegen

Zum Anlegen eines Breakout-Raumes musst Du die Videokonferenz ggf. erst über das Pfeilkreuz oben rechts in der Ecke maximieren, damit Dir alle Optionen angezeigt werden. Neben der Teilnehmerübersicht öffnest du nun das Zahnradmenü und wählst "Gruppenräume erstellen".

In der folgenden Ansicht wählst du die Anzahl der Räume (bis zu 8), die Dauer bis die Räume automatisch geschlossen werden, kannst die Teilnehmenden zufällig den Räumen zuordnen oder ihnen erlauben, sich später selbst einen Raum auszusuchen. Du hast zudem die Möglichkeit, mit Drag-and-Drop (klicken, gedrückt halten und verschieben) TN zwischen den Räumen hin- herzuschieben. Ein Klick auf "Erstellen" eröffnet die Räume, durch "Schließen" wird der Vorgang abgebrochen.

Gruppenräumen beitreten

Nach dem Erstellen erhalten alle Teilnehmenden eine Nachricht, dass sie einem Raum beitreten können. Je nach Einstellung haben sie an dieser Stelle eine Wahl oder nicht. Es wird allerdings niemand gezwungen einem Raum beitreten, die Nachricht kann über den Button "Schließen" ignoriert werden.

Aber auch nach Schließen des ersten Aufrufes, können die Teilnehmenden den Räumen nachträglich über das Seitenmenü beitreten. Admins oder Präsentierende können jederzeit allen Räumen beitreten, auch wenn sie einem bestimmten Raum zugeordnet wurden.

Sobald ein Teilnehmender auf "Raum betreten" klickt, öffnet sich ein neues Browserfenster mit einer BigBlueButton Videokonferenz. Die Hauptkonferenz bleibt weiterhin im ursprünglichen Fenster geöffnet, wird jedoch stumm geschaltet.

Arbeiten in Gruppenräumen

In Gruppenräumen können die meisten der normalen BigBlueButton Funktionen genutzt werden. Der größte Unterschied ist jedoch, dass jede anwesende Person sich selbst zum Präsentierenden machen und damit den Bildschirm teilen kann. Dies ist sehr praktisch, da nicht immer ein Admin in jedem Gruppenraum sein muss.

Verlassen von Gruppenräumen

Teilnehmende können sich jederzeit entscheiden einen Gruppenraum zu verlassen. Dazu muss einfach nur das entsprechende Browserfenster geschlossen werden.

Breakout-/Gruppenräume schließen

Grundsätzlich enden Breakout-Räume automatisch nach der eingestellten Zeit. Moderator*innen können das Schließen der Räume jedoch erzwingen, indem sie den Button "Alle Gruppenräume beenden" im Reiter Gruppenräume betätigen.

Hinweise

Das digitale Tagungshaus von DINA nutzt als integrierte Videokonferenzlösung das Open-Source Programm BigBlueButton, welches häufig auch im schulischen und im Universitätskontext Anwendung findet. Der Vorteil von Open-Source liegt insbesondere in seiner (Daten-)Sicherheit, da der Programmcode für internationale IT-Experten offen einsehbar und optimierbar ist. Zu BigBlueButton gibt es im Internet bereits diverse Handbücher, die seine Funktionen umfänglich beschreiben. Nichtsdestotrotz wollen wir auf den nächsten Seiten einige Features hervorheben, die besondere Beachtung verdienen.

1. Veranstaltungsname

2. BigBlueButton Videokonferenz

3. Videokonferenz in neuem Tab öffnen

4. Videoansicht maximieren (blendet die restliche Tagungsansicht aus und vergrößert das Videofenster. Kann über denselben Button rückgängig gemacht werden)

Eine Videokonferenz lebt von der Interaktion aller Teilnehmenden. Deshalb ist es wichtig, genau wie bei einem Treffen in Präsenz, dass es Möglichkeiten des Ausdrucks und der Kommunikation gibt. BigBlueButton bietet dafür einige Tools, die, richtig eingesetzt, zu einem interaktiven Austausch beitragen können.

Chat

Es gibt zwei Arten des Chats bei BigBlueButton, den öffentlichen und den privaten Chat.

Der öffentliche Chat steht bereits zum Anfang der Videokonferenz zur Verfügung und kann von allen Teilnehmenden gesehen und genutzt werden. Er eignet sich vor allem dazu allgemeine Fragen zu stellen oder Informationen an alle Teilnehmenden zu senden.

Der private Chat öffnet sich erst nach dem Klick auf einen Teilnehmenden in der Teilnehmerliste und dem Anwählen der Option privaten Chat starten. Die privaten Chats können nur von den beiden beteiligten Parteien gelesen werden und eignen sich insbesondere für schnelle Absprachen z.B. unter Moderator*innen.

Status-Symbole

Über Status-Symbole lassen sich verschiedene Emotionen non-verbal zum Ausdruck bringen oder auch mit den anderen Personen in der Videokonferenz kommunizieren. Der Status wird gewechselt, indem man auf den eigenen Namen im Reiter Teilnehmer klickt und dort auf Status setzen. Das Bildchen wird dann für alle sichtbar durch den entsprechenden Status ersetzt.

Geteilte Notizen

Die geteilten Notizen können wie der öffentliche Chat von allen Teilnehmenden gesehen und bearbeitet werden. Der Unterschied besteht darin, dass die Beiträge nicht bestimmten Personen zugeordnet werden können und ein simpler HTML-Editor zur Verfügung steht. Dadurch können die Notizen besser geordnet und stilistisch verändert werden. Die geteilten Notizen eignen sich gut für ein gemeinsames Protokoll oder für das Festhalten von Gedanken und Ideen.

Umfragen

Für einfache Abstimmungen oder simple Quizze stellt BigBlueButton eine Umfrage-Funktion zur Verfügung. Allerdings kann hier immer nur eine (Single-Choice) Frage gleichzeitig gestellt werden. Es stehen bereits einige vordefinierte Umfragen zur Auswahl, eine benutzerdefinierte Umfrage mit bis zu 5 selbst gewählten Antworten ist jedoch auch möglich. Nach dem Veröffentlichen endet die Umfrage und alle Teilnehmenden können die Ergebnisse einsehen.

Video aufzeichnen

Aktuell ist die Aufzeichnungsfunktion noch nicht implementiert.

Chat und Notizen sichern

BigBlueButton bietet die Möglichkeit sowohl den öffentlichen Chat, als auch die geteilten Notizen zu sichern. Im öffentlichen Chat geht dies über das 3-Punkt-Menü in der rechten oberen Ecke des Chatfensters.

Die geteilten Notizen hingegen lassen sich über das Download-Symbol in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Word, ODF, HTML) herunterladen.

Teilnehmendenliste sichern

Auch die (aktuell anwesenden) Teilnehmenden lassen sich in einer Text-Datei herunterladen. Dies ist einfach über das Zahnradmenü neben der Teilnehmerliste möglich.

DINA soll den internationalen Jugendaustausch fördern und ist deshalb für die Nutzung in mehreren Sprachen ausgelegt. Aber nicht nur die Plattform an sich unterstützt mehrere Sprachen, sondern auch die eingebaute Videokonferenzlösung BigBlueButton (BBB). Zwar ist die Technologie noch nicht weit genug, um eine automatische Dolmetschung von gesprochener Sprache zu ermöglichen, Du kannst jedoch sehr einfach mit eigenen Dolmetscher*innen arbeiten. Im folgenden Abschnitt erfährst du, wie dieses Feature funktioniert und wie Du es aktivierst.

Wichtig vorab: Für eine gedolmetschte Tagung erscheint es uns wichtig darauf hinzuweisen, dass eine solche auf DINA.international (wie auch im echten Leben) besonderer Vorbereitungen bedarf: Gerade im Hinblick auf die Dolmetschenden empfehlen wir eine vorherige Überprüfung und ein Kennenlernen der Funktionen und Software-Oberfläche, um Störungen zu vermeiden. Auch kann man von einer höhreren Frustration ausgehen, wenn Teilnehmende z.B. den Ton nicht hören können oder etwas nicht klappt, weil falsche Browser im Einsatz sind oder die Bedienung nicht ausprobiert wurde...

• Es wird dringend empfohlen, dass die Dolmetschenden ein Headset tragen, um Rückkopplungen zu vermeiden (ohne geht es eigentlich nicht)

• Es wird dringend empfohlen, dass sowohl die Internetleitung (möglichst per Kabel und ohne WLAN) leistungsfähig ist (mind. 10Mbit, besser 20 MBit - dies ist vorher zu testen). Ein Zugang per WLAN kann funktionieren- ist aber störanfällig z.B. durch Nachbarn, die Filme anschauen)

• Es wird dringend empfohlen einen leistungsfähigen Computer zu nutzen mit mind. 4 GB, besser 8GB RAM-Speicher

• Die Dolmetschenden sollten das Konferenzsetting auf DINA besichtigt haben und die Funktionen getestet haben.

• Oft wünschen sich Dolmetschende einen Blickkontakt mit ihreR Kollegin/. Dies ist durch einen (versteckten, gesonderten) Videoraum möglich, der beidseitig stumm geschaltet wird Alternativ ist dieser Kanal naürlich auch auf anderen Messenger-Diensten, VIdeokanälen möglich

Prinzip der Dolmetschen-Funktion

Das Dolmetschen bei BBB funktioniert so:

• Ein*e Moderator*in (oder die Dolmetschenden selbst) stellt die gesprochenen (bzw. die gedolmetschten) Sprachen ein.

• Jede*r Moderator*in kann theoretisch in DINA dolmetschen. Dafür muss nur die zu Ziel-Sprache ausgewählt werden, in die die Dolmetschung erfolgen soll

• Die Teilnehmenden können auswählen, welche Sprache sie hören wollen. Sie können auch den Originalton ohne Dolmetschung wählen (wenn eine Sprache ausgewählt wird hört man den gedolmetschten Ton oder den Originalton in der ausgewählten Sprache)

• Wenn ein*e Dolmetscher*in spricht, wird der Originalton leiser geschaltet.

Dolmetschung aktivieren

Moderator*innen können über den Reiter Sprachen alle gesprochenen Sprachen der Videokonferenz hinzufügen. Falls nur eine Sprache gedolmetscht werden muss (weil z.B. die Hälfte der Gruppe beide Sprachen spricht), dann reicht auch diese. Nachdem dies geschehen ist, muss nur noch der Button "Beginne Übersetzung" angewählt werden und alles ist vorbereitet.

Für Dolmetscher*innen: Welche Sprache höre ich?

Um als Dolmetscher*in tätig zu werden, braucht die entsprechende Person Moderator*innen Rechte in der BBB Videokonferenz. Diese können bereits bei der Erstellung einer Veranstaltung vergeben werden oder aber auch während des laufenden Meetings.

In der Optionsleiste unter den Videos sehen alle Moderator*innen, wie auch die Teilnehmenden, den Button "verfügbare Sprachen". Hier wählt man aus, welche Sprache gehört werden soll. Wird Original angewählt, dann wird der Originalton mit allen Sprachen wiedergegeben. Die Sprachen stehen erst zur Auswahl, nachdem die Dolmetschung aktiviert wurde, die Buttons sind auch bei deaktivierter Funktion sichtbar.

Für Dolmetscher*innen: In welche Sprache soll gedolmetscht werden?

Nun müssen die Dolmetscher*innen noch auswählen, in welche Sprache sie dolmetschen wollen, also in welcher Sprache sie selbst sprechen werden. Dies läuft über den Button "Sprache übersetzen" ganz rechts. Wurde vorher schon die gehörte Sprache festgelegt, steht sie in diesem Menü dann nicht mehr zur Verfügung, ebenso anders herum.

Dolmetscher*innen: Sprechen

Für Dolmetscher*innen gibt es einen eigenen Mikrofon-Button, den sie nur verwenden, wenn sie gerade dolmetschen. Dieser ist, genau wie der "Sprache übersetzen" Button, lila eingefärbt. Wenn dieses Mikrofon aktiviert ist, hören nur die Teilnehmenden, welche die entsprechende Sprache ausgewählt haben, die Stimme der Dolmetscher*in. Das normale Mikrofon kann verwendet werden, um von allen im Plenum gehört zu werden und sollte ansonsten immer stumm geschaltet sein (stumm = durchgestrichen). Auch das Dolmetschermikrofon sollte bei nicht-Benutzung stumm geschaltet werden.

Zuhörer*innen

Zuhörer*innen haben es denkbar einfach: Sie müssen nur die Sprache auswählen, die sie gerne hören wollen. Dies geht, genau wie bei Moderator*innen, über den blauen Welt-Button.

Sogenannte Moderator*innen haben in BigBlueButton Sonderrechte, die sie von den normalen Teilnehmenden abheben. Mit diesen Optionen haben sie die Möglichkeit, die Videokonferenz und auch die Teilnehmenden zu verwalten.

Im digitalen Tagungshaus gibt es drei Möglichkeiten zur BBB-Moderator*in zu werden/sein:

• Alle Administrator*innen einer Tagung sind automatisch Moderator*innen in sämtlichen Videokonferenzen

• Admins können beim Erstellen von Veranstaltungen einzelne Teilnehmende zu Moderator*innen der spezifischen Veranstaltung ernennen.

• Während einer laufenden Videokonferenz können Moderator*innen andere Teilnehmende zu Moderator*innen ernennen (dies gilt dann nur für die laufende Videokonferenz).

Im folgenden erklären wir kurz, welche (Einstellungs-)Möglichkeiten Moderator*innen in einer laufenden Videokonferenz besitzen.

Teilnehmende verwalten

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten Teilnehmende zu verwalten, wobei sich die erste auf eine bestimmte Person bezieht und die zweite Auswirkungen auf alle Teilnehmenden der Videokonferenz hat.

Erste Möglichkeit: Auf einen Teilnehmenden in der Teilnehmerliste klicken.

Es öffnet sich ein Menü, indem man:

1. Einen privaten Chat starten,

2. Den Teilnehmenden zum Präsentierenden machen (TN darf Bildschirm teilen),

3. Den Teilnehmenden zur Moderator*in befördern (TN erhält die gleichen Rechte wie die Moderator*in),

4. Den Teilnehmenden aus der Videokonferenz entfernen kann.

Zweite Möglichkeit: Das Zahnradmenü neben der Teilnehmerliste öffnen.

Hier lassen sich:

1. Die Status-Symbole aller Teilnehmenden und Moderator*innen zurücksetzen,

2. Alle Teilnehmenden stumm schalten,

3. Alle Teilnehmenden außer des Präsentierenden stumm schalten,

4. Alle Namen der Teilnehmenden als Textdatei (.txt) herunterladen (sortiert sowohl nach Vor- und Nachname),

5. Die Rechte der Teilnehmenden einschränken (s.u., gilt nicht für Moderator*innen).

Videokonferenz verwalten

Über das 3-Punkt-Menü oben rechts in der Ecke lassen sich generelle Einstellungen für die Videokonferenz vornehmen und die Konferenz beenden (dies hat bei DINA jedoch keinen nachhaltigen Effekt, da sie erneut gestartet wird, sobald jemand beitreten möchte).

In den globalen Einstellungen der BigBlueButton Konferenz finden sich vor allem Erleichterungen für die Moderation und Interaktion. Wir empfehlen, dass bei größeren Gruppen oder Fragerunden zumindest die Pup-up Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten im Chat und bei Beitritt von Teilnehmenden eingeschaltet werden. Dies bewahrt den Überblick und hilft bei der Betreuung der Gruppe.

Im Reiter Datensparmodus gibt es außerdem noch die Möglichkeit Webcams und das Freigeben des Bildschirms für die gesamte Konferenz zu deaktivieren. Im Normalfall sollten diese Einstellungen unberührt bleiben, können aber bei Verbindungsschwierigkeiten von Nutzen sein.

Präsentator*in / Rechte zur Bildschirmfreigabe

BigBlueButton unterscheidet neben normalen Teilnehmenden und Moderator*innen auch noch den/die Präsentator*in. Es kann immer nur eine Person gleichzeitig präsentieren. Wer gerade das Recht aktuell besitzt, zeigt sich an einem kleinen blauen Projektor-Symbol im Bild der Person in der Teilnehmerliste. Moderator*innen können sich selbst das Präsentator-Recht zuweisen, indem sie auf das Plus-Symbol im Videofenster klicken. Normalen Teilnehmenden können sie dieses Recht ebenfalls zuteilen, indem sie den Namen der entsprechenden Person in der Teilnehmerliste anwählen.

Der/Die Präsentator*in darf zum einen den Bildschirm teilen und zum anderen Umfragen anlegen und auswerten.

Das Streaming Modul ist noch in Vorbereitung, soll aber später ermöglichen, aus einer BigBlueButton Videokonferenz nach außen zu übertragen (z.B. zu Youtube oder Facebook, aber auch in andere Räume innerhalb des DINA-Tagungshauses).