Das Zusammenkommen im Digitalen bietet viele Chancen: ortsunabhängige Treffen können Grenzen überwinden, man kann viele Menschen auf einmal teilhaben lassen und das Ganze kann auch noch richtig Spaß machen!

Dass eine Veranstaltung gelingt und inhaltlich wie vom Spaßfaktor überzeugt, ist allerdings – wie im Analogen auch – kein Selbstläufer. Jedoch gibt es im Digitalen ein paar besondere Kniffe, die Aufmerksamkeit brauchen / nicht ganz so intuitiv ablaufen können:

Was braucht im Digitalen besonderes Augenmerk?

• Soziale Interaktion klappt nicht per se von alleine. Wer kennt es nicht: man betritt ein digitales Meeting und entweder sind alle anderen genauso stumm wie man selbst beim Betreten des virtuellen Raumes, oder es wird schon aufgeregt gesprochen und so richtig weiß man keinen Einstieg zu finden. Schließlich ist man mit seinem Redebeitrag für einen Moment die Alleinunterhalter*in und das kann ganz schön viel Druck ausüben. Im Digitalen sollte also auch das lose Geplauder moderiert werden.

• Die Aufmerksamkeitsspanne ist digital geringer. Ein ganzer Veranstaltungstag ist auch im direkten Miteinander anstrengend, im Digitalen allerdings kaum möglich umzusetzen. Digitale Zusammenkünfte schlauchen, das Gehirn sucht unentwegt nach Signalen, die digital nicht kommen und ohne automatische Bewegungsmomente wie Raum- und damit Szenenwechsel wirkt ein Tag schnell dreimal so lang. Das Programm im Digitalen muss also gestaucht (z.B. durch das Weglassen initial geplanter Programmpunkte) oder gestreckt werden (z.B. auf mehrere Tage ausgedehnt). Das digitale Programm muss von ausreichend Pausen gesäumt sein und durch kleine Ice-Breaker immer wieder in Erinnerung rufen, dass wir Menschen sind, und keine Roboter, die auf Laptops starren.

• Die Stimmung im Raum ist nicht von alleine erkennbar/spürbar. Im Analogen lässt sich die Stimmung im Raum ganz gut erfassen. Ist es leise, ist es laut, halten die Menschen den Kopf schief oder nicken sie leicht: Körperliche Signale lassen uns erkennen, wo die Energie im Raum gerade steht. Diese subtile Interpretation fällt im Digitalen ohne sinnliche Wahrnehmung erheblich schwerer oder ist gar unmöglich. Um herauszufinden, wie die Stimmung gerade ist bzw. für eine gute Atmosphäre zu sorgen, braucht es Momente, in denen dies aktiv zum Ausdruck kommen kann. Ice-Breaker lockern die Atmosphäre auf und vereinbarte Handzeichen können genutzt werden, um eine Wortmeldung oder auch den Bedarf nach spontanen Pausen zu signalisieren.

• Ein gut moderierter Einstieg ist die halbe Miete: Die akademische Viertelstunde, die im Analogen Veranstaltungen mit allgemein anerkannter Verzögerung beginnen lässt, hat sich im Digitalen bislang nicht etabliert. Digitale Zusammenkünfte starten in der Regel pünktlich, Plaudermöglichkeiten sollten im Programm gekennzeichnet sein (z. B. als “digitales Frühstück” oder “digitale Kaffeepause”) und moderiert werden. Der Einstieg in das offizielle Programm sollte mit einer Vereinbarung starten, wie man über den Zeitraum miteinander kommuniziert (via Chat, über direkte Wortmeldung…?). Außerdem sollte verkündet werden, wie viel Selbstverantwortung den Teilnehmenden in der Veranstaltung zuteil wird: Neben dem Umgang mit kurzen “Biopausen” (ist kurzes Verlassen der Tagung für einen weiteren Tee jederzeit okay?) heißt das auch: Sind die Teilnehmenden Zuhörer*innen, oder Co-Gestalter*in der Tagung? Will man die Tagung aktivierend starten, ist ein Start mit einem partizipativen Programmpunkt (z B. Impromptu Networking) ratsam.

In den folgenden Texten zeigen wir Dir ganz konkret anhand von Formaten, wie Du eine digitale Tagung kurzweilig, energiegeladen und möglichst partizipativ gestalten kannst. Die Formate sind nach dem angestrebten Ziel des jeweiligen Programmpunkts sortiert: von der Wissensvermittlung (Wissen teilen) über das gemeinsame Erarbeiten von Ergebnissen (Kollaboration) bis hin zur Vernetzung (Netzwerken) geben sie Dir Inspiration und Anleitung für ein gelungenes digitales Event!

Wie kann eine digitale Tagung bei DINA aussehen?

Hast Du noch nie an einer digitalen Tagung auf der DINA Plattform teilgenommen? Dann verschaffen wir Dir in diesem Kapitel einen kleinen Überblick:

Wie beginne ich ein digitales Event mit DINA?

Eine digitale Tagung auf DINA anzulegen ist ganz einfach! Das Grundgerüst hast du in wenigen Minuten fertiggestellt. Wenn Du alles von Grund auf lernen möchtest, dann beginne doch hier. Falls Du direkt loslegen willst:

Was ist ein (digitaler) Veranstaltungsraum?

Einen digitalen Raum kannst Du dir fast wie einen analogen vorstellen: In ihm passiert etwas und er kann unterschiedlich ausgestattet sein (Raumtyp). Im Kontext von DINA sind das digitale Veranstaltungen, die je nach Raumtyp unterschiedlich sein können. Jeder Raum hat seine eigene (Web-)Seite innerhalb Deiner Tagung. Wie Du Räume anlegst, erklären wir hier:

Was versteht ihr unter Veranstaltungen?

Veranstaltungen sind für uns immer das, was in einem Raum passiert. In einem Workshopraum kann das eine Videokonferenz sein, in einem Caféraum ein digitaler Cafétisch und in einem Bühnenraum ein Youtube-Stream. Der Lobbyraum wiederum listet einfach nur die Veranstaltungen aus allen anderen Räumen und macht daraus eine Agenda. Wie Du Veranstaltungen anlegen kannst, findest Du unter diesem Link:

Ich habe noch nie ein größeres Event veranstaltet, wie kann ich Teilnehmende aktivieren und begeistern?

Dafür haben wir Dir extra ein ganzes Kapitel mit vielen verschiedenen Formaten und Inspirationen gewidmet - schau doch mal rein:

Wie funktionieren Videokonferenzen im digitalen Tagungshaus?

Das digitale Tagungshaus von DINA nutzt die Videotechnologie von BigBlueButton. Ein paar der wichtigsten Funktionen haben wir Dir in diesem Kapitel zusammengestellt:

Wie präsentiere ich mein Event nach außen?

Jede digitale Tagung auf DINA besitzt eine sogenannte Microsite. Auf ihr hast du die Möglichkeit Dich kreativ auszutoben und alle Informationen zu deinem Event bereitzustellen. Außerdem können sich Interessierte über die Microsite für das Event anmelden.

Müssen Teilnehmende einer digitalen Tagung einen Account bei DINA haben?

Aktuell brauchen Teilnehmende einer digitalen Tagung auf der DINA Plattform noch einen Nutzer*innen Account. Wir arbeiten allerdings daran, den Zugang zu digitalen Events bald auch ohne Account zu ermöglichen. Dann kann ein externer User mit einem Login und Passwort temporären Zugang zu einer Tagung erhalten. Sobald die Funktion zur Verfügung steht, wird der Admin der Tagung diese Funktion eingeblendet bekommen.

Tagungen sind eine tolle Chance, ganz viel Wissen zusammenzubringen, das üblicherweise in verschiedenen Köpfen verteilt ist – die will genutzt werden! Für frische Impulse kann man für mehr externe Inputgeber*innen einladen, die das eigene Wissen erweitern oder auffrischen. Doch gerade die bestehende Intelligenz der Runde ist eine riesen Ressource, die mit den richtigen Formaten freigesetzt wird. Wichtig beim Teilen von Wissen ist, immer den Kontext der Teilnehmenden im Blick zu halten und diese immer wieder einzuladen, sich einzubringen. Aktivierendes Lernen macht mehr Spaß und führt zu besseren Ergebnissen!

Redaktion: Katja Jäger und Jan-Philipp Wagner (Betterplace Lab GmbH) Angelika Wall, Jannik Knaack, Benjamin Vergien und Benjamin Holm (Stiftung DRJA)

Grafik /Design: Björn Schmitz

Fotos: Fotos: Maik Lüdemann / Nashorn Filmhaus KG

Herausgeber: STIFTUNG DRJA, MITTELWEG 117b, 20149 HAMBURG /info@stiftung-drja.de (für die Portalpartner)

Förderung: Gefördert durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Portalpartner: ConAct- Koordinierungszentrum Deutsch-Israelischre Jugendaustausch IJAB- Fachstelle für Internationale Jugendarbeit Deutsch-Französisches Jugendwerk Deutsch-Polnisches Jugendwerk Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch Tandem- Koordinierungszentrum Deutsch-Tschechischer Jugendaustausch

Auflage: Version 1.0 20.03.2021

Dieses Handbuch ist lizensiert unter der Lizenz.

Herzlich Willkommen im digitalen Handbuch der DINA Plattform. Auf den folgenden Seiten erfährst Du (fast) alles über die Möglichkeiten, die dir DINA für den digitalen Austausch bietet!

Wir haben dieses Handbuch erstellt, um gute Tagungen im Digitalen zu ermöglichen, die im Rahmen der DINA-Plattform auf werteorientierter Infrastruktur fußen. Das Handbuch soll Dich gut durch die Funktionalitäten der DINA-Plattform bringen und aufzeigen, was alles möglich ist. Die technischen Möglichkeiten der DINA-Plattform sind im Kapitel “” ausführlich beschrieben, die “” geben einen schnellen Überblick.

Das World Café ist eine Methode, um ein Thema in jeweils wechselnden Gruppen zu besprechen und so zu neuen Erkenntnissen zu kommen. Im analogen Format rotieren die Teilnehmenden zu festgelegten Zeitpunkten um Tische herum, im Digitalen kann man dies durch “Themenräume” nachstellen, die jeweils mit einem ausgestattet sind, sodass die Diskussion festgehalten wird und die neue Gruppe die Möglichkeit hat, das vorher Besprochene mit zu reflektieren.

Raumsetup und Gruppengröße

Für jedes zu besprechende Thema/Aspekt wird jeweils ein “Themenraum” angelegt (Funktion ) und entsprechend benannt. Damit eine etwaig gleiche Anzahl an Teilnehmenden in die Themenräume gelangt, sollte man die maximale Teilnehmer*innen-Anzahl der Räume begrenzen - wenn eine Gruppe voll ist, muss die Person sich eine neue Themenraum suchen. Falls eine Person mal am selben Themenraum verbleibt, spricht sie dort immerhin mit neuen Gesprächspartner*innen!

Durchführung

Zunächst sollte man überlegen, welche Themen oder Aspekte eines Themas zu besprechen sind, um festzulegen, was in den jeweiligen Themenräumen besprochen wird. Man kann in jedem Themenraum eine Moderation installieren, doch auch die unmoderierte Diskussion kann spannend sein. Man sollte in jedem Themenraum die Diskussion in einem DINA Projekt-Pad dokumentieren - am besten findet sich zu Beginn immer eine Person, die das Protokollieren übernimmt.

Ist die Diskussion unmoderiert, sollte zu Beginn neben einer Protokollantin auch eine Person bestimmt werden, die auf die Zeit achtet, ansonsten ist dies Aufgabe der Moderation.

Pro Themenraum sollte man mindestens 15 Minuten Diskussionszeit geben, wenn der Zeitplan es erlaubt gar 20. Soll jede*r Teilnehmer*in an jedem Themenraum teilnehmen, sollten vier Themenräume erstellt werden - dann dauert das Format 60-80 Minuten. Bevor die Teilnehmenden sich in die Themenräume begeben, kann man diese kurz vorstellen sodass sich alle bewusst sind, welche Themen/Aspekte zur Diskussion stehen. Um die Diskussion voranzubringen - gerade, wenn diese unmoderiert geschehen soll - kann man sich vorher zu jedem Thema/Aspekt ein paar Leitfragen überlegen und diese ebenfalls ins vorbereitete Pad schreiben. Das Format beginnt, indem alle Teilnehmenden sich aus dem Hauptraum in einen Themenraum begeben, dort diskutieren, danach wieder in den Hauptraum zurückgeholt werden und sich danach wieder in einen neuen Themenraum einfinden. Am Ende kann eine Moderation auf die dokumentierten Ergebnisse blicken und ein Résumé ziehen und/oder nächste Schritte festhalten.

Die kollektive Fallberatung erlaubt es, eine Frage-/Problemstellung (einen “Fall”) mit dem Wissen der Gruppe zu behandeln. Reihum bekommt jede*r Einzelne die Möglichkeit, in schnellen Beratungsrunden um Hilfe zu bitten und unverzüglich Rat von zwei anderen zu erhalten. Peer-to-peer Coaching hilft dabei, alltagstaugliche Lösungen, aufschlussreiche Muster und frische Ansätze zu entdecken. Dies ist ein einfacher und effektiver Weg, die Unterstützung durch Coaching für den Einzelnen über formelle Kommunikationswegen hinaus zu erweitern.

Raumsetup und Gruppengröße

Für die kollektive Fallberatung sollte man die Gruppe mindestens zu dritt in einen Gruppenraum bringen (4er-Gruppen gehen auch, in jedem Fall müssen es mehr als zwei Personen sein). Wenn mehrere Fälle behandelt werden sollen, sollte die Gruppe für den Rollenwechsel zusammenbleiben. So ist jede Person aus der Gruppe mal die Fallgeber*in und ansonsten die beratende Person.

Durchführung

Eine Person beschreibt als Fallgeber*in die Frage/das Problem, die anderen hören sich den “Fall” an und diskutieren untereinander und beraten. Zum Ende des Durchgangs zieht die Fallgeber*in ihre inhaltlichen Schlüsse und gibt auch den Beratenden ein kurzes Feedback. Dann werden die Rollen getauscht und die Fallgeber*in wird zur Berater*in, eine vorige Berater*in zur Fallgeber*in usw. Durch die Rollenzuordnung in Fallgeber*in und Beratende kann man im Wechsel mehrere Fälle thematisieren und erlebt durch den Rollentausch gleich einen Perspektivwechsel mit - mal bittet man um Beratung, mal berät man andere.

Ein Fall dauert ca. 25 Min, der Ablauf folgt einem Schema von 4 Schritten:

1. Der/die Fallgeber*in trägt das Thema den Fallberater*innen vor. Diese schalten solange ihre Mikrofone stumm, hören aufmerksam zu und machen sich ggf. Notizen. 5 Minuten

2. Die Fallberater*innen stellen Verständnisfragen, die der/die Fallgeber*in beantwortet. 5 Minuten

3. Der/die Fallgeber*in stellt das Mikrofon stumm. Die Fallberater*innen verständigen sich über ihre Gedanken zu dem Fall. Die Fallgeber*in hört aufmerksam zu und macht sich ggf. Notizen. 10 Minuten

4. Der Fallgeber schaltet sich wieder dazu, resümiert und gibt Feedback zu dem Gehörten. 5 Min

An Tagungen können Themen unter verschiedenen Gesichtspunkten behandelt und konkrete Ergebnisse erarbeitet werden. Gerade, wenn die Ergebnisse später weiter verarbeitet werden sollen ist wichtig, eine Ergebnisdokumentation sicherzustellen (z.B. über ein verknüpftes DINA Projekt in einem Ergebnisraum). Wenn die Gruppe parallel zum Arbeitsprozess mitschreiben soll oder die Dokumentation zur visuellen Unterstützung im Prozess genutzt werden soll, kann man dies z.B. auf einem kollaborativen Tool wie einem DINA Projekt-Pad tun, auf das die Teilnehmenden live zugreifen können. Am besten legt man vor Beginn einer Arbeitssession fest, wer Ergebnisse protokolliert und bestimmt eine zuständige Person. Der Rest der Gruppe kann sich dann ganz aufs Arbeiten einlassen. Die Moderatorin hält den Raum für die Gruppe und sollte dafür sorgen, dass alle Menschen zu Wort kommen - je nach Setting kann man eher ruhige Teilnehmende auch bitten, sich im Chat zu beteiligen, wenn sie nicht vor der große Gruppe sprechen wollen. Macht stets deutlich, dass jede Perspektive wertvoll ist und gehört werden sollte!

Jede gute Tagung beginnt bei den Menschen, die Teil davon sind und sie somit mitgestalten. Zu Beginn sollte man die Teilnehmenden einladen, einander kennenzulernen und sich gegenseitig zu berichten, wo sie gedanklich oder emotional gerade stehen. Denn nur so lässt sich ein Gefühl für die Gruppe entwickeln und eine Basis legen für das direkte Gespräch, das offene Ideen Entwickeln und gemeinsame Ergebnisse erarbeiten. Beim Impromptu Networking werden Teilnehmende in randomisierte Kleingruppen gewürfelt, um vertrauensvoll miteinander einzuchecken.

Raumsetup und Gruppengröße

Für dieses Format legt man einen Video-Raum an (das wäre z.B. eine in einem -Raum), in dem mehrere Menschen situativ ihre Videos anschalten können. Das Format ist also nur für eine Gruppengröße bis zu max. 40 Teilnehmende umsetzbar – für noch größere Gruppen müsste die Gruppe vorher aufgeteilt werden und in mehrere, zeitgleich stattfindende Kennenlern-Runden geschickt werden. Wenn die Gruppe vom spontanen Austausch in den Hauptraum zurückkommt, kann man das Format nach Wunsch wiederholen und weitere Austauschrunden anschließen.

Durchführung

Beim Impromptu Networking werden Teilnehmende ggf. mehrfach hintereinander in verschiedenen zusammengebracht, um in einen spontanen Austausch zu kommen. Die Teilnehmenden können für ca. 5 Minuten in den Kleingruppen bleiben – am besten zu zweit. Wenn die Gruppenzahl mal nicht aufgeht, kann man auch drei Leute zusammenbringen oder jemand aus dem Organisationsteam macht als “Joker” beim Format mit.

Am besten gibt man den Teilnehmenden eine Leitfrage an die Hand, die den Gesprächseinstieg erleichtert, hier einige Beispiele:

• “Wer bist Du und was hat Dich hierher geführt?” oder

• “Wer bist Du und worauf freust Du Dich heute am meisten?” oder

• “Wer bist Du und was kannst/möchtest Du heute beitragen?”

Die Fragen sollten dabei stets leicht und spontan zu beantworten sein, denn es geht vielmehr darum, in ein gutes Gespräch zu kommen, als inhaltliche Fortschritte zu machen. Wenn die Gruppe sich schon kennt und man das Format eher zum inhaltlichen Vernetzen nutzen möchte, kann man natürlich auch andere Fragen formulieren wie: “Auf welche Frage erhoffst Du Dir heute eine Antwort?” oder “Welche zentrale Herausforderung willst Du heute thematisieren/lösen?”

Damit die Redezeit innerhalb der Kleingruppe gleich verteilt ist, kann man den Gesprächsfluss zeitlich strukturieren: Man kann anmoderieren, dass Person 1 zuerst zwei Minuten Redezeit bekommt, und danach Person 2 zwei Minuten Redezeit erhält, und danach eine Minute gemeinsam gesprochen wird. Wichtig ist den Teilnehmenden vor dem Start der Breakout-Räume klarzumachen, dass sie gleich unmoderiert in einen kleinen Raum gewürfelt werden und dort für das gemeinsame Gespräch verantwortlich sind. Auch den Gesprächswechsel müssen die Teilnehmenden selbst organisieren, am besten - am besten stellt eine Person in der Gruppe einen Handytimer auf laut. Man kann den Teilnehmenden stets die Option geben, bei Problemen wieder in den Hauptraum zurückzukehren - dies sollte allerdings nur im Notfall geschehen, alle sollten bei diesem Format mitmachen!

Komplexe Themen erfordern mehrere Perspektiven: Dazu kann man Expertinnen zusammenbringen, die ihr Wissen miteinander und mit den Teilnehmenden teilen. Doch die UX-Fishbowl lässt auch die Stimmen der Teilnehmenden mit einfließen und macht sie zu aktiven Mitgestalter*innen dieses Austauschformtats!

Raumsetup und Gruppengröße

Für dieses Format legt man einen BigBlueButton-Raum an, in dem mehrere Menschen situativ ihre Videos anschalten können. Das Format ist also nur für Gruppengrößen bis zu max. 40 Teilnehmende umsetzbar – für noch größere Gruppen ist das Format der UX-Fishbowl ohnehin ungeeignet. Sollte man einen Expert*innen-Austausch vor einem größeren Publikum abhalten wollen, kann man natürlich ein “normales Panel” organisieren, bei dem eingeladene Expert*innen ein Gespräch führen und dieses dem Publikum in einen weiteren Raum gestreamt wird. Technisch ist dieses dann umzusetzen wie die Keynote, nur mit mehreren “Vortragenden”, die das Panel bilden.

Durchführung

Die UX-Fishbowl – angelehnt an die analoge UX-Fishowl der Liberating Structures – ist eine besondere Fishbowl: Sie bietet eine interaktive Möglichkeit, die Teilnehmenden schnell und fortlaufend in eine Expert*innen-Diskussion mit einzubeziehen. Im Gegensatz zu einer klassischen Fishbowl, bei der im analogen Raum gerne ein Stuhl unbesetzt bleibt, den die Teilnehmenden spontan besetzen können, um sich zwischenzeitlich in die Diskussion einzuklinken, wird hier zwischen Panel-Diskussion und Teilnehmenden-Interaktion gewechselt. Dieser Wechsel sollte von einer Moderation zu Beginn des Formats angekündigt werden, ebenso wie die Moderations-Freiheit, monologisierende Redebeiträge zu unterbrechen.

Das Format mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, doch mit der richtigen Anleitung – ganz wichtig: die Panelist*innen sollten vorher instruiert werden, dass dies kein klassisches Panel ist – kann das Format einen lebhaften, authentischen Austausch ermöglichen. Es hilft, sich zunächst das Bild des Innenkreises (Panelist*innen) und des Außenkreises (Teilnehmende/Gäste) zu vergegenwärtigen und dieses zu Beginn auch so anzumoderieren. Die Moderation hält stets die Zeit. Diese ist abwechselnd in Redezeit für den Innenkreis und Redezeit für den Außenkreis strukturiert. Dabei wird die Redezeit im Verlauf immer kürzer.

Zum Start gibt die Moderation eine Fragestellung in den Raum (im Idealfall mit den Panelist*innen abgesprochen), die zunächst die Panelist*innen beantworten: jede*r Panelist*in formuliert einen ersten Impuls – der Innenkreis unterhält sich, die anderen hören zu. Wichtig ist hier, dass die einzelne Redezeit 2-3 Minuten nicht übersteigen sollte – Monologe sind besonders im Digitalen anstrengend!

Hat jede*r Panelist*in ein Eingangsstatement formuliert, wird der Außenkreis aktiviert: Die Moderatorin kündigt an, nun alle in Kleingruppen in sog. Gruppenräumen zusammenzubringen, über die Funktionalität Drag-and-Drop kann man Personen Räumen zuweisen. Wichtig hier: Den Teilnehmenden kommunizieren, dass sie der Einladung in den Gruppen-Raum folgen müssen, der Hauptraum verbleibt für den Moment still. Das Panel sollte am besten von der Moderation in einen gesonderten Raum gebracht werden, damit es sich dort ungestört untereinander austauschen kann. Für die Panelist*innen liegt hierin eine besondere Qualität, denn sie können sich im geschützten Raum untereinander austauschen und niemand von außen hört zu.

Die Moderatorin sollte vor dem Start der Gruppen-Sessions klarmachen, dass ca. 4-5 Personen (ggf. nach Gruppengröße anpassen, es können max. 8 Gruppen-Räume erstellt werden) in einem Raum zusammengewürfelt werden, um sich dort unmoderiert auszutauschen. Nach der Kleingruppen-Diskussion sollen dem Panel aufkommende Fragen/Kommentare mitgeteilt werden, es kann hilfreich sein, in der Kleingruppe eine Person zu bestimmen, die diese anschließend in den Hauptraum tragen soll. Am besten gibt man für den Gruppenaustausch ein paar Leitfragen an die Hand wie: “Tauscht Euch in Eurer Kleingruppe dazu aus, was eben im Panel besprochen wurde: Welcher Punkt war besonders spannend? War was überraschend für Euch? Was war neu? Welche Fragen habt Ihr, die Ihr gleich dem Panel stellen wollt?”. Die Leitfragen kann man auch auf das Thema der Diskussion anpassen.

Der Austausch in der Kleingruppe sollte mindestens 10, optimalerweise 15 Minuten betragen. Parallel spricht der Außenkreis (das Panel) unter sich.

Nach den 10 respektive 15 Minuten sollten alle Kleingruppen beendet werden und der Stimmenfang im Plenum startet: Die Moderation bittet nun die Kleingruppen, Fragen/Kommentare vorzutragen, auf die im Anschluss eine erneute Innenkreis-Diskussion anberaumt wird – die Moderation kündigt an, dass die Anmerkungen zunächst gesammelt und nach einigen Redebeiträgen aus dem Publikum von der Moderation geclustert verlesen werden, bevor der Innenkreis die nächste Runde des Austauschs unter den Panelist*innen startet. Der Stimmenfang kann mit den unterschiedlichen Methoden einer Q&A gelingen: Popcorn-Stil, Digitale Rednerliste, Geschriebene Fragen/Anmerkungen. Zum Nachlese dieser Möglichkeiten schau in die Beschreibung des Q&As in der Keynote. Danach fasst die Moderation die Fragen/Kommentare des Außenkreises zusammen und bittet den Innenkreis, die Punkte einer weiteren Diskussionsrunde untereinander zu besprechen. Dies erfolgt nicht im klassischen Frage-Antwort-Stil, sondern die Panelist*innen reflektieren vielmehr laut miteinander über das Gesagte – auch hier ist auf die Zeit zu achten (ca. 10 Minuten sind angebracht, je nach Energie der Diskussion auch etwas länger). Im Anschluss erfolgt eine erneute Aktivierung des Außenkreises in Form von Gruppen-Räumen. Der Wechsel zwischen Innen- und Außenkreis kann je nach gewünschter Länge des Formats beliebig oft durchgeführt werden. Minimal sollte der Außenkreis zwei Mal zum Austausch untereinander kommen und die Möglichkeit, durch die Impulse im Stimmenfang die Diskussion des Innenkreises zu bereichern.

Technik Tipps für die digitale Fishbowl

• Gestaltung der Gruppenräume Innenkreis/Außenkreis: Damit die Panelist*innen während der Publikums-Aktivierung in einem geschützten Raum unter sich sprechen können, sollten diese in einen gesonderten Raum sortiert werden. Über die Drag&Drop-Funktionalität bei der Raumerstellung lassen sie alle Teilnehmenden bestimmten Räumen zuordnen. Es ist ratsam, dies von einer Technik-Moderation durchführen zu lassen, während die Moderation den Gruppenaustausch erklärt. Wahlweise kann man auch die randomisierte Funktion wählen, in der man nachträglich die Panelist*innen so umsortiert, dass sie in einem eigenen Gruppen-Raum landen. Den Hauptraum für den ungestörten Panel-Austausch zu nutzen ist nicht ratsam, da die Panelist*innen dort nicht unter sich sind - immerhin ist die Moderator*innen noch anwesend und spontan dazukommende Teilnehmenden können ebenso auftauchen.

• Leitfragen für die Aktivierung des Außenkreises: Am besten schreibt man die Leitfragen kurz in den Chat des Hauptraums, in den die Teilnehmenden weiterhin spicken können, auch wenn sie in einem Gruppenraum sind.

• Aktivierung des Außenkreises: Der Außenkreis wird mehrmals in Form von Kleingruppen-Diskussionen á ca. 4-5 Personen aktiviert. Wichtig ist zu beachten, dass max. 8 Gruppen-Räume erstellt werden können. Die Gruppen werden hier jeweils neu zusammengestellt, sodass man für jede Gruppen-Runde stets 1-2 Minuten einplanen sollte, damit die Teilnehmenden sich kurz vorstellen können, bevor sie in die thematische Diskussion gehen.

Gerade im digitalen Raum ist es wichtig, dass wir uns als Menschen immer wieder vor Augen führen, dass wir menschlich sind – und keine kleinen Kacheln auf einem Bildschirm. Eine kurze Achtsamkeitsübung, die mit einem Gruppen-Moment endet, kann Wunder wirken für das Energielevel im Raum und das Gefühl von Verbundenheit auch über physische Grenzen hinweg. Die Embodiment-Übung kann zum Start in den Tag angeleitet werden oder im Laufe der Tagung zur Auflockerung sorgen - eine ruhige und behutsame Moderation ist stets von hoher Bedeutung für den Erfolg dieser Übung.

Raumsetup und Gruppengröße

Dieses Format eignet sich am besten für eine Gruppe, die die Videos anschalten kann – also für max. 40. Teilnehmende. Alle befinden sich in einem Workshop-Raum mit Videoveranstaltung. Die Mikros sollten während der Übung ausgeschaltet sein, zum Ende für ein Teilen in der Gruppe können sie angeschaltet werden.

Durchführung

Bevor man in die Übung startet ist es äußerst wichtig, eine gute Einladung an die Teilnehmenden auszusprechen. Weil die Übung meditativen Charakter hat, ist es wichtig, etwaig auftretende innere Widerstände explizit anzusprechen und die Teilnehmenden mitzunehmen in eine Exploration: Die Wortwahl “kleines Experiment” kann neugierig machen. Wichtig ist auch zu betonen, dass diese Übung keinerlei Vorerfahrung braucht. Man sollte den Teilnehmenden versichern, dass die Moderation sie gut durch die Übung führt - auch wenn es zwischendrin einfach mal für eine Weile still bleibt. Wer sich unwohl fühlt, darf die Videos ausmachen. Die Teilnehmenden dürfen sich nun ganz auf sich fokussieren und sich selbst überraschen (lassen)!

Die Übung kann wie folgt angeleitet werden, eigene Anpassungen sind möglich. Die “Anweisung” sollte in ruhiger Stimme vorgetragen werden und zwischen den Schritten sollte man immer einige Sekunden verstreichen lassen, in denen es einfach nur Still ist.

1. Bitte setz dich bequem hin.

2. Atme tief ein und aus. (2 Mal)

3. Spüre, wie die Gravitation Deinen Körper, Füße, Becken, etc. zum Boden zieht.

4. Nun gehe mit Deiner Aufmerksamkeit in den Kopf. Welche Gedanken regen sich? (mind. 15 Sek. warten)

5. Was nimmst Du in deinem Bauch wahr? Ist dort Aufregung, Ruhe, Angespanntheit, Trauer, Hoffnung? (mind. 15 Sek. warten)

6. Atme wieder tief ein und aus und spüre Deinen gesamten Körper. (2 Mal)

7. Kehre mit Deiner Aufmerksamkeit in Ruhe zurück in den Raum und öffne die Augen.

8. Nimm wahr, wo Du bist. Was gefällt Dir besonders in deiner Umgebung? Was lenkt Dich vielleicht ab? (einige Sek. warten)

9. Richte Deinen Blick nun auf den Bildschirm und die Videos der anderen (ggf. wieder Kamera anstellen). Schau sie Dir an, wo die anderen sind. Wo wärst Du vielleicht gerne?

10. Steh auf und stell dich mittig vor die Kamera. Strecke die Hände nach links und rechts aus. Du triffst auf die Hände der anderen.

11. Drücke erst die rechte Hand, dann die linke. Nun halten alle beide Seiten fest. (Man kann hier einen Moment verweilen, oder auch eine wellenartige Bewegung anmoderieren).

12. Zum Abschluss drücken alle noch einmal beide Seiten gleichzeitig und freuen sich, dass wir in dieser Gruppe den Tag miteinander verbringen (Bei einer Fotoerlaubnis kann man einen Screenshot machen zum späteren Teilen)

13. Alle setzen sich wieder hin. Danach die Teilnehmenden bitten, kurz im Plenum zu teilen, wie sie die Übung empfunden haben. Dies kann im entspannten Popcorn-Format geschehen: wer einen Impuls verspürt, teilt ihn mit der Gruppe. Wenn niemand etwas teilen möchte, ist das auch in ordnung, Zum Schluss: Bedanke Dich bei allen, dass sie sich auf die Reise eingelassen haben!

Die neue Internet-Plattform DINA.international geht auf eine Gemeinschaftsinitiative der Fach- und Förderstellen der Europäischen und Internationalen Jugendarbeit zurück. Die Idee ist einfach und schnell erklärt: Die zwei bestehenden Jugendwerke, drei bilaterale Koordinierungsbüros und die Fachstelle IJAB haben im Mai 2020 eine Arbeitsgruppe gegründet, um Ihre Aktivitäten im Bereich Digitalisierung besser abzustimmen und gemeinsame Aktivitäten zu entwickeln. Das erste gemeinsame Projekt ist die Bereitstellung einer Video- und Projektplanungsplattform, die auf den Erfahrungen der Plattformen Projektwelt (Stiftung DRJA), TRIYOU (DPJW) sowie Tele-Tandem (DFJW) aufbaut und diese – mit den Erfahrungen der Pandemie – weiterentwickelt. Die Plattform stellt digitale Räume kostenfrei, werbefrei und unter Beachtung des Datenschutzes zur Verfügung. Damit soll DINA.international dazu beitragen, die digitalen Aktivitäten der Fach- und Förderstellen, aber auch der Träger und Schulen im Austausch, wirksam zu unterstützen. Hierzu stellt die Plattform eine ganze Palette Instrumenten zur Verfügung. Durch die Plattform ergibt sich die Chance, dass durch die gemeinsame Nutzung der unterschiedlichen Instrumente die technische Voraussetzung gegeben ist, dass die Akteure des Austausches sich zusätzlich vernetzen und die Möglichkeiten der Kooperation untereinander und mit dem ausländischen Partner sich verbessern. Beispielsweise bei der Analyse von Methoden und Erfahrungen, bei der gemeinsamen Bearbeitung von Themen oder der Suche nach Teilnehmenden oder Referenten usw. DINA.international ist über verschiedene Landingpages der Fach- und Förderstellen erreichbar und wird schrittweise allen Akteuren des Austausches zur Verfügung gestellt.

Auf welcher Technik basiert DINA.international? Was steckt dahinter? DINA.international basiert auf einer Web-Toolbox der Berliner Genossenschaft "Wechange" und der Open-Source Software "BigBlueButton" sowie die Messenger-Chat "ROCKET-CHAT. Wechange und damit auch DINA.international stellt Räume zum kollaborativen Arbeiten zur Verfügung. "Wechange" ist ein Akteur der öko-sozialen Wandelbewegung und stellt seine Software auf "grünen Servern", datenschutzgeprüft und transparent finanziert, d.h. ohne Auswertung von Daten, zur Verfügung. Unter anderem nutzen Fridays for Future oder Plattformen der Bürgerbeteiligung die Technik, um zusammenzuarbeiten und ihre Erkenntnisse zu teilen.

Wir danken an dieser Stelle betterplace lab für die Erstellung der ersten Handbuchversion!

Wir wünschen allen viel Freude an und mit DINA.international! Euer Team DINA

Begriffe im Tagungshaus

Der Klassiker unter den Veranstaltungsformaten ist der Vortrag, gerne auch Keynote genannt. Teilnehmende sind dabei in der rezeptiven Rolle, sie hören zu. Vom Ablauf her ist dieses Format recht nah dran am analogen Setting, die Inhalte werden im Digitalen entweder gestreamt oder in einem gemeinsamen Raum erhält die vortragende Person den größten Redeanteil.

Raumsetup und Gruppengröße

Für eine Keynote sollte je nach Gruppengröße entschieden werden, welcher Veranstaltungsraum des Tagungshauses genutzt wird:

• Bei kleinen Gruppen (<40 Personen): Alle befinden sich in einem Workshop-Raum. Alle Teilnehmenden haben ihre Mikrofone und ggf. auch Kameras aus, nur die Vortragenden sind zu sehen. Teilnehmende können per Rocket-Chat miteinander kommunizieren, oder – wenn gewünscht – über die Hand heben-Funktion eine Wortmeldung ankündigen und sich dann über ihre Mikrofone über die Tonspur einschalten.

• Bei großen Gruppen (>40 Personen): Einrichtung eines Bühnenraumes, in den hineingestreamt wird. Die Teilnehmenden befinden sich in diesem Bühnenraum und können über Rocket-Chat miteinander und gff. auch mit der vortragenden Person chatten. Die vortragende Person wiederum streamt aus einem anderen Workshop-Raum, der dafür angelegt wird. Damit die vortragende Person Zugriff auf den Chat mit den Teilnehmenden hat, muss sie deren Bühnenraum in einem weiteren Browser-Tab ebenfalls betreten oder die Rocket-Chat-App per Smartphone nutzen.

Durchführung

Die vortragende Person kann zum Start Präsentationsfolien einblenden. Zu empfehlen ist dann ein kurzer Technik-Check, bei dem sie sich rückversichert, dass sie gut zu verstehen und die Folien zu sehen sind – die Teilnehmenden können dies per Chat rückmelden. Vor dem eigentlichen Vortrag sollte kurz darauf hingewiesen werden, wie mit Fragen umgegangen wird – wie im analogen Raum auch ist empfehlenswert, diese im Anschluss an den Vortrag zu behandeln. Sind Sprecher*in und Teilnehmende in kleinerer Runde in einem gemeinsamen Workshop-Raum, kann man die Gruppe auch ermutigen, Zustimmung mit einem Applaus-Signal zu signalisieren. Das gibt der der Sprecher*in das Gefühl, nicht in den leeren Raum zu sprechen! Hat man das Streaming-Setting bei großen Gruppen gewählt, ist Interaktion während des Vortrags nicht möglich. Fragen im Chat werden in der Regel erst nach dem Vortrag gesehen, schließlich ist die Vortragende ja mit Sprechen beschäftigt.

Empfohlene technische Einstellungen für die Keynote:

• Sicherstellen, dass die vortragende Person sicht- und hörbar ist (Mikro-/Video-Einstellungen) und die Rechte besitzt, ihren Bildschirm zu teilen, um Folien einzuspielen.

• Alle anderen Personen außer der vortragende Person sind auf stumm geschaltet und machen ihre Kameras aus, damit die vortragende Person im Fokus bleibt.

• Für eine etwaige Aufzeichnung (in Absprache mit der vortragende Person): Zur Keynote das Aufzeichnen starten und direkt nach dem Input wieder stoppen, sodass die anschließende Fragerunde im geschützten Raum stattfinden kann.

Das interaktive Minimum: Fragen&Antworten (Q&A)

Gerade im Anschluss an einen frontalen Input sollte die Möglichkeit für Fragen gegeben werden, und dies auch im Vorhinein so angekündigt. Im DINA-Setup hat man folgende Möglichkeiten, das Q&A umzusetzen:

• Digitale Redeliste: BigBlueButton erlaubt das digitale Handheben über die Status-Symbole – hiermit lassen sich Redelisten erstellen, die von der Moderation verlesen wird. Wahlweise kann man (bei Aktivierung der Videos) auch eine physische Reaktion (Hand heben vor dem Bildschirm) erbitten.

• Geschriebene Fragen/Anmerkungen im Chat: gerade in einer großen Gruppe oder wenn nicht alle ihre Mikros/Videos nutzen können, bietet sich das Fragenstellen/Kommentieren über Rocket-Chat an (bei kleineren Gruppen auch direkt im Videochat). Die vortragende Person oder eine Moderation kann die Meldungen laut verlesen und dann darauf eingehen.

• Popcorn-Stil in kleinerer Runde: Man bittet die Teilnehmenden, je nach Impuls “popcornartig” ihr Mikrofon anzustellen und eine Frage/einen Kommentar in den Raum zu geben.

Eine Stilfrage ist, ob man die vortragende Person direkt einzeln auf die Fragen/Kommentare eingehen lässt, oder zunächst einige Anmerkungen aus dem Publikum sammelt und die vortragende Person gesammelt antwortet.

Die Admin Seite kannst nur Du als Administrator*in einer Tagung aufrufen und enthält alle (technischen) Einstellungsmöglichkeiten. Anfänglich ist nur die/der Ersteller*in Administrator*in einer Tagung, es können aber weitere Administrator*innen über die Mitgliederverwaltung benannt werden. Zur Admin Seite gelangst Du, indem du in der Tagungsansicht auf Tagung bearbeiten klickst. Im Folgenden eine kleine Übersicht über die verschiedene Bereiche (Reiter) der Admin Seite mit Verlinkung zu weiteren Informationen.

Tagungsmenü

Im Tagungsmenü findest du hilfreiche Links, die sich teilweise allerdings auch unterhalb des Tagungsmenüs befinden (s.u.). Am wichtigsten sind die Links zur Microsite und zur Tagungsansicht (Tagung).

Einstellungen

Im Bereich Einstellungen lassen sich grundlegende Optionen der Tagung verändern. Hierzu gehören beispielsweise der Name, die Beschreibung und das Bild/Logo der Veranstaltung. Aber auch die Microsite, welche nicht-Mitgliedern bzw. nicht-Teilnehmenden angezeigt wird und von wo sich Interessierte über ein Formular anmelden können, kann von hier aus gestaltet werden. Die Hintergrundfarbe der Tagungsumgebung lässt sich ebenfalls individuell anpassen.

Teilnahmebedingungen bearbeiten

Die Teilnahmebedingungen sind alle zusätzlichen Informationen, die von Interessierten beim Ausfüllen des Antragsformulars abgefragt werden. An dieser Stelle kannst Du wählen, welche Informationen Du benötigst.

Tagungsräume verwalten

Über den Reiter Tagungsräume verwalten lassen sich neue Räume anlegen, bereits erstellte Räume bearbeiten oder löschen und neue Veranstaltungen in den spezifischen Räumen erstellen.

Tagungsveranstaltungen verwalten

In diesem Bereich wird eine Liste der bereits geplanten Veranstaltungen angezeigt. Mit einem Klick auf eine gewünschte Veranstaltung kannst Du diese bearbeiten. Öffnet man das Aufklappmenü über den Pfeil nach unten, kann eine Veranstaltung hier auch gelöscht werden. Neue Veranstaltungen lassen sich über den Reiter "Tagungsräume verwalten" oder direkt aus der Tagungsansicht heraus hinzufügen.

Teilnahmeanträge bearbeiten

Hier findest du alle bereits eingegangenen Anträge von Tagungsinteressierten und kannst diese annehmen, ablehnen oder auf eine Warteliste setzen.

Mitglieder

Von hier aus kannst Du Teilnehmer*innen einladen, Anmeldungen annehmen oder ablehnen und weitere Administrator*innen benennen.

Erinnerungsmails

Hier kannst du Erinnerungsmails für deine Teilnehmenden einrichten, die automatisch an bestimmten Zeitpunkten vor dem Event verschickt werden.

Tagung deaktivieren

Nach dem Deaktivieren der Tagung kann sie von niemandem auf der DINA-Plattform mehr gefunden oder bearbeitet werden. Du kannst sie jedoch in Deinen Profileinstellungen reaktivieren (Mein Profil --> Deine deaktivierten Inhalte). Über diesen Link kommst du direkt zur Reaktivierungsseite.

Mehrsprachigkeit umsetzen

In der aktuellen Version von DINA.international kannst du deine Inhalte (also Raumnamen, Workshopbeschreibungen) in der Form mehrsprachig sichtbar machen, das du den Inhalt in mehreren Sprachen hintereinander im gleichen Eingabefeld eingibst. In Kürze ist ein Update geplant, welches es zusätzlich möglich macht zu definieren, welche Inhalte (Titel, Beschreibungen) in welcher Sprachversion angezeigt werden. Sobald dieses Update verfügbar ist, werden wir das auf der Plattform bekannt geben und hier beschreiben.

Verlassen

Die Microsite ist die Repräsentation Deiner Tagung nach außen und kann von jede*r mit dem Link zur Tagung aufgerufen werden - sie ist sozusagen Dein großes digitales Aushängeschild. Deshalb sollte sie vor allem informativen Charakter besitzen und das Interesse an der Tagung/Veranstaltung schüren. Außerdem können Interessierte sich über die Microsite bei der Tagung anmelden, wodurch sie gleichzeitig Teil Deines Teilnehmendenmanagements ist.

Bearbeiten der Microsite

Die Einstellungen für die Microsite sind Teil der allgemeinen Tagungseinstellungen. Deshalb hast Du die Microsite möglicherweise bereits beim Anlegen der Tagung gestaltet, allerdings kannst Du sie auch jederzeit im Nachhinein bearbeiten. Zum Bearbeiten der Microsite gelangst Du über die Admin Seite, indem Du dort auf den Reiter Einstellungen klickst.

Menschliche Zusammenkünfte werden erst dann richtig gut, wenn man ins Miteinander kommt. Ein vertrauensvoller Umgang ist die Basis von guter Zusammenarbeit, Gruppengefühl kann über eine Veranstaltung hinaus viel bewegen. Bevor man bei einer Tagung in die Inhalte einsteigt, sollte man sich etwas Zeit für ein informelles und dennoch strukturiertes Kennenlernen geben; im Verlauf der Tagung sollen auflockernde Formate daran erinnern, dass das Ganze auch Spaß macht und die Energie der zwischenmenschlichen Interaktion nutzen.

Wie erstelle ich meine erste digitale Tagung?

Wie lege ich virtuelle Räume innerhalb einer Tagung an?

Wie lege ich Veranstaltungen in den virtuellen Räumen an?

Wie lade ich andere zu meiner Tagung ein?

Wie gestalte ich meinen Auftritt nach außen?

Welche Funktionen bietet die integrierte Videokonferenz von DINA (BigBlueButton)?

Wenn Du dir die Tagung als eine Art Gebäude vorstellst, dann brauchen wir in diesem natürlich auch Räume, in denen ihr euch treffen und Veranstaltungen durchführen könnt. Bei ganz kleinen Treffen reicht vielleicht nur ein Raum, da ihr euch sowieso immer gemeinsam absprecht. Gerade wenn jedoch mehrere parallel laufen sollen, dann sind (thematisch) getrennte Bereiche sinnvoll. Es könnte zum Beispiel Räume nach Teams oder Gruppen, nach (Arbeits-)Thema oder Interessen geben. Im folgenden erklären wir Dir, wie Du dein Konferenzgebäude mit Räumen füllst.

Neue Räume hinzufügen

Raumeinstellungen

Raumtyp

Jeder Raum in Deiner Tagung hat einen bestimmten Typ. Man könnte auch sagen: eine bestimmte Grundausstattung. Jeder Raumtyp bringt somit verschiedene Möglichkeiten und Vorteile mit sich, welche die folgende Tabelle zeigt:

Titel

Der Titel ist der Raumname, welcher den Teilnehmenden während der Konferenz angezeigt wird. Dieser kann beschreibend sein, wie zum Beispiel Café oder Auditorium, oder auch metaphorisch wie Schlemmerland oder Indianerzelt lauten. Deiner Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt.

Sortiernummer

Die Sortiernummer eines Raumes bestimmt, an welcher Stelle der Raum für die Teilnehmenden, von oben nach unten gelesen, angezeigt wird. Willst Du beispielsweise, dass die Räume in der Reihenfolge: 1. Infopoint, 2. Plenum, 3. Café, 4. Teilnehmendenliste angezeigt werden, dann musst Du die Räume entsprechend nummerieren.

Beschreibung (optional)

Die Beschreibung eines Raumes erscheint über den im Raum stattfindenden Veranstaltungen. Falls der Name des Raumes bereits selbsterklärend sein sollte, kannst Du die Beschreibung auch weglassen. Sie eignet sich aber beispielsweise dazu, die einzelnen Veranstaltungen kurz vorzustellen oder bereits im Vorhinein Gesprächsregeln festzulegen.

Raum und Chat Sichtbarkeit

Zu guter Letzt kannst Du noch festlegen, ob der Raum den Teilnehmenden angezeigt werden soll und das Raum-spezifische Chatfenster zur Verfügung steht. Beide Einstellungen lassen sich auch noch nachträglich, nachdem Du den Raum erstellt und gespeichert hast, ändern.

Hast du alle Einstellungen vorgenommen, wird der Raum über den Button "sichern" erstellt. Er steht nun direkt auf der Konferenzseite zur Verfügung.

Räume bearbeiten

Räume löschen

Das Löschen eines Raumes funktioniert ähnlich wie das Bearbeiten: Von der Admin Seite aus wählst du den Reiter Konferenzräume verwalten und öffnest das Ausklappmenü des zu löschenden Raums. Dort findet sich der Button zum Löschen.

Bist du gerade in der Tagungsansicht, dann betritt einfach den zu entsprechenden Raum und wähle dort unter der Raumbeschreibung den Button "Raum löschen".

Grundsätzlicher Aufbau

Du kannst das Aussehen deiner digitalen Tagung selbst gestalten, aber damit du eine Vorstellung davon bekommst, wie das Tagungshaus aufgebaut ist, geben wir Dir hier ein Beispiel. Sowohl die Farben, als auch die Beschreibungstexte, Raum- und Veranstaltungsnamen kannst Du bei Deinem eigenen Event frei bestimmen. Die Einstellungsbuttons, die in diesem Beispiel zu sehen sind, werden nur Administrator*innen der Tagung angezeigt.

1. Titel und Beschreibung der Tagung

2. Räume

   2.1 Aktiver Raum

3. Zu den Einstellen / Zur Admin Seite

4. Beschreibung des Raumes

5. Veranstaltungen innerhalb des aktiven Raumes und Optionen

6. Chatfenster (Verknüpft mit RocketChat - alle Nachrichten, die Du hier austauschst, finden sich auch in Deinen Konversationen über die DINA Chatfunktion wieder)

Raum mit Videoveranstaltung

1. Veranstaltungsname

2. BigBlueButton Videokonferenz

3. Öffnen der Videokonferenz in neuem Browser-Tab

4. Vergrößern der Video-Ansicht (Räume auf der Linken Seite werden ausgeblendet, kann über denselben Button rückgängig gemacht werden)

Tagungsansicht aufrufen

Es gibt zwei Wege zur Tagungsansicht zu gelangen:

• über die Admin Seite der Tagung oder

• über das 3-Balken-Menü von DINA

Von der Admin-Seite der Tagung gelangst du einfach über das Tagungsmenü und dann über den Reiter "Tagung" zur Tagungsansicht.

Jederzeit kannst du auch das 3-Balken-Menü von DINA verwenden, um die Tagungsansicht aufzurufen:

Beim eines Veranstaltungsraumes kannst Du die Option "Chat anzeigen" auswählen. Wenn Du dies tust, dann wird der Raum mit der in DINA integrierten Chat-Software RocketChat verbunden, über die Du auch mit einzelnen Mitgliedern der DINA.international Plattform kommunizieren kannst. Der Unterschied bei der Nutzung innerhalb einer Tagung ist, dass alle Teilnehmenden der Tagung - falls die Chatfunktion eines Raumes eingeschaltet ist - automatisch einem raumspezifischen Gruppenchat beitreten. Dieser Gruppenchat wird ihnen dann rechts im entsprechenden Raum angezeigt, lässt sich aber auch über das normale Nachrichtenmenü außerhalb der Tagung abrufen (Brief-Symbol rechts oben in der DINA Menüleiste).

Das Streaming Modul ist noch in Vorbereitung, soll aber später ermöglichen, aus einer BigBlueButton Videokonferenz nach außen zu übertragen (z.B. zu Youtube oder Facebook, aber auch in andere Räume innerhalb des DINA-Tagungshauses).

Bei größeren Veranstaltungen, bei der Du nicht alle Teilnehmenden kennst oder du bestimmte Informationen von den Teilnehmenden benötigst, empfehlen wir Dir, das Antragsformular in den Tagungseinstellungen freizuschalten. Dieses müssen Tagungsinteressierte ausfüllen, sobald sie sich über die Microsite für die Tagung anmelden. Sobald Du das Antragsformular aktiviert und die Einstellungen gespeichert hast, erscheinen auf der Admin Seite zwei neue Reiter:

• Teilnahmebedingungen bearbeiten

• Teilnahmeanträge bearbeiten (verwalten)

Teilnahmebedingungen bearbeiten

Hinter dem Reiter Teilnahmebedingungen bearbeiten verstecken sich die Einstellungen zum Erscheinungsbild des Antragsformulars, welches Tagungsinteressierte bei Anmeldung ausfüllen müssen.

Anmeldefrist

Wenn Du hier einen Zeitraum angibst, dann können sich Interessierte nur innerhalb dieses Zeitraums für die Tagung anmelden. Du kannst jederzeit zu den Einstellungen zurückkehren und den Zeitraum verkürzen oder verlängern.

Maximale Anzahl von Teilnehmenden (optional)

Du kannst als Orientierung die maximale Anzahl an Teilnehmenden bekanntgeben. Diese wird dann auf der Microsite neben der Anzahl der bereits akzeptierten Teilnehmenden angezeigt.

Motivationstext für Antragsteller*innen (optional)

Du hast die Möglichkeit, einen Motivationstext von Antragsteller*innen zu verlangen. Das Textfeld kannst Du beispielsweise dafür verwenden, um Fragen an die Antragstellenden zu formulieren, die diese dann beantworten sollen.

Möglichkeiten zur Teilnahme (optional)

Hier lassen sich zusätzliche Optionen anbieten, welche Interessierte anwählen können. Diese Option ist vor allem für Tagungen sinnvoll, die zusätzlich auch in Präsenz stattfinden. Es können hier beispielsweise Angaben wie der Wunsch nach vegetarischem Essen oder die Notwendigkeit einer Übernachtungsmöglichkeit gemacht werden.

Workshopauswahl (optional)

Setzt Du das Häkchen bei Workshopauswahl, dann wird den Teilnehmenden eine Liste aller bereits angelegten Veranstaltungen in Workshopräumen angezeigt. Sie können dann alle anwählen, für die sie sich interessieren. Diese Option ist nur für Organisator*innen von belang, damit die Gruppengröße der Workshops besser geplant werden kann.

Teilnahmebedingungen

Als Letztes kannst du noch Teilnahmebedingungen festlegen, denen alle Teilnehmenden zustimmen müssen, bevor sie ihren Antrag abschicken können.

Teilnahmeanträge bearbeiten

Unter dem Reiter Teilnahmeanträge bearbeiten laufen alle bereits abgeschickten Anträge von Tagungsinteressierten auf. An dieser Stelle hast Du Einsicht in die individuellen Angaben der Antragstellenden und kannst die Anträge annehmen, ablehnen oder auf die Warteliste setzen. Die Entscheidungen können jedoch jederzeit rückgängig gemacht werden, sodass Du keine Sorge haben musst, jemanden endgültig auszuschließen.

Workshop-Zuweisungen

Es soll in der Zukunft möglich sein, Teilnehmende bestimmten Veranstaltungen in Workshop oder Diskussionsräumen zuzuweisen. Diese Funktion ist allerdings noch nicht implementiert und die Zuweisungen zeigen (noch) keinen Effekt.

Was wäre eine Veranstaltung, Tagung, Treffen, oder Konferenz ohne eine engagierte Community aus Interessierten, Teilnehmenden, Schüler*innen oder Mitgliedern? Zur Vorbereitung einer virtuellen Tagung gehört deshalb auch das Verwalten und Hinzufügen von Teilnehmenden, die wir auf unserer Plattform Mitglieder nennen.

Zu einer virtuellen Tagung auf DINA kannst Du sowohl bereits registrierte Nutzer*innen der Plattform hinzufügen, als auch externe Teilnehmende mit ihren E-Mail Adressen einladen. Über die Microsite der Tagung lässt sich zudem ein einfaches Formular freischalten, über das sich interessierte Menschen selbst anmelden können.

Zunächst möchten wir Dir aber einen Überblick über die verschiedenen Rollen auf einer virtuellen Tagung geben. Jede Rolle ist mit bestimmten Rechten verbunden, die ihr verschiedene Möglichkeiten der Interaktion mit der Plattform oder innerhalb von Videokonferenzen geben.

Rollen

Teilnehmende einladen

Um das Teilnehmendenmanagement aufzurufen navigiere bitte zunächst von der Admin Seite zum Reiter "Mitglieder".

Es gibt mehrere Methoden, Personen zu einer Tagung einzuladen. Wir unterscheiden hier vor allem, ob:

• jemand bereits auf der Plattform angemeldet ist oder

• als Externe*r an einer Tagung teilnehmen will

In letztem Fall ist es einerseits möglich, im Zuge der Anmeldung einen DINA Account anlegen zu lassen oder - daran arbeiten wir noch - ausschließlich einen temporären Zugang im Rahmen einer Tagung zu vergeben.

Einladen von Plattform Nutzer*innen

Das Einladen von Personen, die bereits auf DINA aktiv sind, ist besonders einfach. Sofern Du dich bereits im Teilnehmendenmanagement befindest, siehst Du hier die Option "Registrierte Benutzer*innen einladen..." mit einer Zahl in Klammern. Diese Zahl sagt aus, wie viele Plattformbenutzer*innen bereits eingeladen wurden und ihre Einladung noch nicht angenommen haben. In das Eingabefeld kannst Du nun einfach den Anfang eines Namens eintippen und erhältst bereits Vorschläge. So lassen sich nach und nach Nutzer*innen hinzufügen. Die Eingabe musst Du schließlich noch über den Button "Benutzer*innen einladen" bestätigen.

Einladen von externen Nutzer*innen (mit Registrierung bei DINA)

Über die Option "Nicht registrierte Benutzer*innen einladen" kannst Du externe Teilnehmende einladen, die sich bei Annahme der Einladung direkt einen DINA Account anlegen sollen. Die Zahl in Klammern sagt aus, wie viele Externe bereits eingeladen wurden und sich noch nicht bei DINA registriert haben. Klicke nun auf den Button "Leute einladen".

In der folgenden Ansicht kannst Du eine oder mehrere E-Mail Adressen in das entsprechende Feld einfügen. Mehrere trennst Du einfach mit einem Komma oder verwendest jeweils eine eigene Zeile. Füge der Einladungsmail optional noch eine persönliche Nachricht hinzu. Nachdem Du mit dem Button "Einladen" bestätigt hast, bekommen alle eingeladenen Personen eine E-Mail mit einem Link, um sich bei DINA zu registrieren. Nach der Registrierung werden sie direkt der Tagung als Teilnehmende hinzugefügt.

Einladung von externen Nutzer*innen (ohne DINA Registrierung)

Diese Option ist noch nicht implementiert.

Mitgliedsanträge verwalten

Haben Interessierte einen "Mitgliedsantrag" bzw. synonym einen Aufnahmeantrag über die Microsite der Tagung gestellt, dann erscheinen sie unter dem Reiter "Mitglieder Anträge". Hier können sie von eine*r Tagungsadministrator*in angenommen oder abgelehnt werden. Nach der Entscheidung erhalten alle Personen eine Benachrichtigung über die Glocke oben rechts der DINA Plattform und - bei entsprechenden Benachrichtigungseinstellungen - auch per Email. Angenommene Teilnehmende können jetzt die Tagung betreten.

Aktuelle Mitglieder verwalten

Unter dem Reiter "Aktuelle Mitglieder" werden Dir alle bereits angenommenen Teilnehmenden der Tagung angezeigt. Neben dem Namen auf der linken Seite findet sich rechts ein E-Mail Symbol, welches einen (Rocket-)Chat mit der betreffenden Person über die DINA Plattform eröffnet. Neben dem E-Mail Symbol steht die Rolle, diese kann entweder Admin oder Mitglied lauten.

Öffnest Du das Aufklappmenü einer Person, dann hast du drei Optionen:

• Einen anstößigen Inhalt melden: Hat sich jemand gegen die Regeln von DINA verhalten, dann kannst Du ihn/sie uns melden. Wir ergreifen dann angemessene Maßnahmen.

• Rolle ändern: Mit "Als Mitglied" oder "Als Admin" änderst Du die Rolle der Person zum Mitglied oder Admin der Tagung.

• Entfernen: Entfernt die Person aus der Tagung. Sie kann dann nicht mehr teilnehmen, solange sie keinen neuen Aufnahmeantrag stellt.

Wahrscheinlich kennst Du das auch: Du hast dich vor Wochen bei einem coolen Event angemeldet und dann stellst Du fest: "Mist, ich habs verpasst!". Um Deine Teilnehmenden davor zu bewahren und die Anwesenheitsquote zu erhöhen, bietet Dir DINA die Möglichkeit, automatische Erinnerungsmails zu formulieren. Du kannst bis zu 3 Erinnerungsmails vorformulieren, die eine Woche, einen Tag oder eine Stunde vorher an die Teilnehmenden verschickt werden. Du findest die Einstellungen dazu unter dem Reiter Erinnerungsmails im Admin Bereich.

Manchmal ist es sinnvoll, Teilnehmende (TN) für kleinere Teamaufgaben, Kennenlernrunden oder interaktive Formate in separate Videokonferenzen zu schicken. In vielen der aktuellen Konferenzlösungen werden diese separaten Videoräume Breakout-Räume genannt. Eine mögliche Herangehensweise wäre, einen Caféraum mit mehreren virtuellen Tischen einzurichten und die TN zu bitten, sich auf diese zu verteilen. Der Nachteil davon ist jedoch, dass die TN dafür die laufende Videokonferenz verlassen und sich selbstständig auf die Tische verteilen müssten (für die Pause jedoch eine tolle Möglichkeit). BigBlueButton bietet allerdings bereits eine eingebaute Breakout Funktion, welche es als Gruppenräume bezeichnet. Sie erlaubt sowohl eine zufällige, als auch eine selbstgewählte Einteilung der Teilnehmenden. Admins und Präsentierende können diese Gruppenräume während einer laufenden Videokonferenz mit wenigen Klicks einrichten.

Gruppenräume anlegen

Zum Anlegen eines Breakout-Raumes musst Du die Videokonferenz ggf. erst über das Pfeilkreuz oben rechts in der Ecke maximieren, damit Dir alle Optionen angezeigt werden. Neben der Teilnehmerübersicht öffnest du nun das Zahnradmenü und wählst "Gruppenräume erstellen".

In der folgenden Ansicht wählst du die Anzahl der Räume (bis zu 8), die Dauer bis die Räume automatisch geschlossen werden, kannst die Teilnehmenden zufällig den Räumen zuordnen oder ihnen erlauben, sich später selbst einen Raum auszusuchen. Du hast zudem die Möglichkeit, mit Drag-and-Drop (klicken, gedrückt halten und verschieben) TN zwischen den Räumen hin- herzuschieben. Ein Klick auf "Erstellen" eröffnet die Räume, durch "Schließen" wird der Vorgang abgebrochen.

Gruppenräumen beitreten

Nach dem Erstellen erhalten alle Teilnehmenden eine Nachricht, dass sie einem Raum beitreten können. Je nach Einstellung haben sie an dieser Stelle eine Wahl oder nicht. Es wird allerdings niemand gezwungen einem Raum beitreten, die Nachricht kann über den Button "Schließen" ignoriert werden.

Aber auch nach Schließen des ersten Aufrufes, können die Teilnehmenden den Räumen nachträglich über das Seitenmenü beitreten. Admins oder Präsentierende können jederzeit allen Räumen beitreten, auch wenn sie einem bestimmten Raum zugeordnet wurden.

Sobald ein Teilnehmender auf "Raum betreten" klickt, öffnet sich ein neues Browserfenster mit einer BigBlueButton Videokonferenz. Die Hauptkonferenz bleibt weiterhin im ursprünglichen Fenster geöffnet, wird jedoch stumm geschaltet.

Arbeiten in Gruppenräumen

In Gruppenräumen können die meisten der normalen BigBlueButton Funktionen genutzt werden. Der größte Unterschied ist jedoch, dass jede anwesende Person sich selbst zum Präsentierenden machen und damit den Bildschirm teilen kann. Dies ist sehr praktisch, da nicht immer ein Admin in jedem Gruppenraum sein muss.

Verlassen von Gruppenräumen

Teilnehmende können sich jederzeit entscheiden einen Gruppenraum zu verlassen. Dazu muss einfach nur das entsprechende Browserfenster geschlossen werden.

Breakout-/Gruppenräume schließen

Grundsätzlich enden Breakout-Räume automatisch nach der eingestellten Zeit. Moderator*innen können das Schließen der Räume jedoch erzwingen, indem sie den Button "Alle Gruppenräume beenden" im Reiter Gruppenräume betätigen.

Hinweise

Du willst dein erstes Event über DINA anlegen? Dann bist Du hier genau richtig! Auch wenn wir auf den nächsten Seiten von Tagung sprechen, kann Dein Event natürlich auch ein Austausch, ein Gruppentreffen, eine Konferenz, eine Vortragsreihe oder etwas ganz anderes sein.

Grundsätzlich ähnelt der Prozess sehr dem einer Gruppenerstellung bei DINA, falls Du das schon einmal gemacht haben solltest, dann wirst Du hier einiges wiedererkennen.

Eine neue Tagung anlegen

Um den Erstellungsprozess zu starten, klicke rechts oben in der Menüleiste von DINA auf das Plus-Symbol und dann auf die Kachel Tagung erstellen. Du wirst nun direkt auf die Konfigurationsseite geleitet, wo du alle grundsätzlichen Einstellungen für Dein Event vornehmen kannst. Neben den grundlegenden Einstellungen kannst Du von hier auch direkt die Microsite der Tagung befüllen, dies ist aber auch im Nachhinein möglich (ebenfalls das Bearbeiten der Tagungseinstellungen).

Allgemeine Einstellungen

Tagungsname

Der Tagungsname ist eine verpflichtende Angabe und ist für alle Teilnehmenden innerhalb der Tagung und für Außenstehende über die Microsite sichtbar. Überlege dir einen kurzen, prägnanten Titel, der deine Tagung möglichst gut beschreibt.

Tagung Start- und Endzeit

Die Start- und Endzeit deiner Tagung wird auf der Microsite angezeigt und ist die Basis für Erinnerungsmails, falls Du welche angelegt haben solltest.

Art des Teilnahmeantrags

Hier kannst Du festlegen, ob an der Tagung interessierte ein Antragsformular ausfüllen müssen, welches du im Vorfeld gestalten kannst. Falls du kein gesondertes Antragsformular vorgeschaltet haben möchtest, dann wähle dieses Feld nicht an. Auch kannst du die Tagung so einstellen das jeder Portal-user einfach so in die Tagung hineinspazieren kann. (Da dies zu unerwartet großen Gruppen führen kann, die an deiner Tagung spontan teilnehmen können, empfehlen wir dies nur in bestimmten Fällen)

Anzeige in Projekt oder Gruppenkalendern (optional)

Falls die Tagung zu einer Gruppe auf DINA gehört oder für bestimmte Gruppen oder Projekte relevant ist, dann kannst Du diese hier angeben. Die Tagung erscheint dann in den Kalendern der entsprechenden Gruppen und Projekte (z.B. wäre es denkbar eine Tagung für die die noch viele Teilnehmende suchst in einem Forum auf DINA anzeigen oder wenn die Zielgruppe sich in einer bestimmten Gruppe organisiert hat oder sich organisieren soll)

Beschreibung und Infos

Die Beschreibung der Tagung ist essentiell für die Darstellung nach außen, da sie das Erste ist, was Interessierte davon über die Microsite zu Gesicht bekommen. Deshalb solltest Du sie mit Sorgfalt gestalten und alle notwendigen Informationen zu Deinem Event bereitstellen. Der Editor der Beschreibung basiert auf der Auszeichnungssprache Markdown, welche Du sehr intuitiv einsetzen wirst, sobald Du sie einmal verstanden hast. Informationen dazu findest du zum Beispiel hier.

Kontaktinfos (optional)

Wie kann man die Verantwortlichen der Tagung erreichen? In dieses Feld kannst Du sowohl Links, als auch Informationen wie Adresse, Telefonnummer, Social Media, etc. eintragen. Achtung: Diese Informationen können von Außenstehenden gelesen werden. Auch hier funktioniert die Markdown Syntax, falls Du beispielsweise etwas besonders hervorheben möchtest.

Tagungsfarbe (optional)

Du kannst die Primärfarbe deiner Tagung ganz einfach im Hex-Format angeben. Bei Wikipedia findest Du beispielsweise einige Farben im Hex-Format, alternativ kannst du bei Google einfach nach "color picker" suchen und dir Deine gewünschte Farbe umrechnen lassen.

Icon (optional)

Das Icon ist sozusagen das Logo deiner Tagung und wird Interessierten auf der Microsite und in der Suche angezeigt.

Bannerbild (optional)

Das Banner erscheint auf der Microsite über dem Gruppennamen. Wähle deshalb am besten ein sehr breites Format, damit nichts davon abgeschnitten wird (1140 x 240 Pixel).

Webseite (optional)

Hat deine Tagung zusätzlich noch eine eigene Webseite oder möchtest du vielleicht zu einer Webseite verweisen, wo das Event angekündigt wird? Dann kannst du an dieser Stelle einen Link dorthin hinterlegen, der auf der Microsite angezeigt wird.

Relevante Themen und Stichworte (optional)

Hier gibst Du an, welche gesellschaftlichen Themen während deines Events eine Rolle spielen, damit Menschen, die sich für bestimmte Themen interessieren, die Tagung in der Suche besser finden können und direkt eine Vorstellung vom Inhalt bekommen. Stichworte können das Themengebiet noch einmal etwas genauer eingrenzen. Beides wird auf der Microsite angezeigt.

Ort oder Adresse (optional)

Falls sich zu der Tagung ein bestimmter Ort zuordnen lässt (z.B. streamst Du aus Berlin), kann er hier eingetragen werden und erscheint auf der Microsite.

Verwandte Projekte/Gruppen (optional)

Vielleicht möchtest du auf befreundete Projekte oder Gruppen verweisen, die Angebote zum selben Thema anbieten oder auch auf deine eigenen. Diese werden dann auf der Microsite angezeigt.

Portalpartner

Der Portalpartner ist die Organisation auf DINA, zu der deine Tagung "grob" gehört z.B. wenn deine Tagung über ein bestimmtes Koordinierungsbüro unterstützt wird oder z.B. in einen bilateralen Zusammenhang gehört stellst du den Zusammenhang zu diesem Partner her.

Sichtbarkeit

Mache deine Tagung öffentlich sichtbar oder nur für bestimmte Personengruppen.

Ein Klick auf "Sichern" erstellt nun die Veranstaltung. Wenn Du möchtest kannst Du vorher auch noch die Microsite für die Tagung gestalten, indem Du zum Anfang des Formulars hochscrollst und den Reiter Microsite aufrufst. Dies ist allerdings auch nachträglich möglich! Als nächstes solltest Du Räume für die Tagung anlegen.

Video aufzeichnen

Aktuell ist die Aufzeichnungsfunktion noch nicht implementiert.

Chat und Notizen sichern

BigBlueButton bietet die Möglichkeit sowohl den öffentlichen Chat, als auch die geteilten Notizen zu sichern. Im öffentlichen Chat geht dies über das 3-Punkt-Menü in der rechten oberen Ecke des Chatfensters.

Die geteilten Notizen hingegen lassen sich über das Download-Symbol in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Word, ODF, HTML) herunterladen.

Teilnehmendenliste sichern

Auch die (aktuell anwesenden) Teilnehmenden lassen sich in einer Text-Datei herunterladen. Dies ist einfach über das Zahnradmenü neben der Teilnehmerliste möglich.

Der Ergebnisraum ist, genau wie der Teilnehmer-Raum, eigentlich gar kein Raum. Deshalb kannst Du hier entsprechend keine Veranstaltungen anlegen. Über den Ergebnisraum kannst du ein (neues) Projekt auf DINA mit deiner Tagung verknüpfen, sodass alle Teilnehmenden darauf Zugriff haben. Da er wie andere Räume in der angezeigt wird, können Teilnehmende direkt aus der Tagungsumgebung heraus kollaborativ an Dokumenten arbeiten, Dateien in die Cloud hochladen, Umfragen anlegen oder den Projektkalender befüllen. Hier ein kleines Beispiel, wie ein eingebundenes Projekt in der Tagungsumgebung aussehen kann:

Sogenannte Moderator*innen haben in BigBlueButton Sonderrechte, die sie von den normalen Teilnehmenden abheben. Mit diesen Optionen haben sie die Möglichkeit, die Videokonferenz und auch die Teilnehmenden zu verwalten.

Im digitalen Tagungshaus gibt es drei Möglichkeiten zur BBB-Moderator*in zu werden/sein:

• Alle Administrator*innen einer Tagung sind automatisch Moderator*innen in sämtlichen Videokonferenzen

• Admins können beim einzelne Teilnehmende zu Moderator*innen der spezifischen Veranstaltung ernennen.

• Während einer laufenden Videokonferenz können Moderator*innen andere Teilnehmende zu Moderator*innen ernennen (dies gilt dann nur für die laufende Videokonferenz).

Im folgenden erklären wir kurz, welche (Einstellungs-)Möglichkeiten Moderator*innen in einer laufenden Videokonferenz besitzen.

Teilnehmende verwalten

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten Teilnehmende zu verwalten, wobei sich die erste auf eine bestimmte Person bezieht und die zweite Auswirkungen auf alle Teilnehmenden der Videokonferenz hat.

Erste Möglichkeit: Auf einen Teilnehmenden in der Teilnehmerliste klicken.

Es öffnet sich ein Menü, indem man:

1. Einen privaten Chat starten,

2. Den Teilnehmenden zum Präsentierenden machen (TN darf Bildschirm teilen),

3. Den Teilnehmenden zur Moderator*in befördern (TN erhält die gleichen Rechte wie die Moderator*in),

4. Den Teilnehmenden aus der Videokonferenz entfernen kann.

Zweite Möglichkeit: Das Zahnradmenü neben der Teilnehmerliste öffnen.

Hier lassen sich:

1. Die Status-Symbole aller Teilnehmenden und Moderator*innen zurücksetzen,

2. Alle Teilnehmenden stumm schalten,

3. Alle Teilnehmenden außer des Präsentierenden stumm schalten,

4. Alle Namen der Teilnehmenden als Textdatei (.txt) herunterladen (sortiert sowohl nach Vor- und Nachname),

5. Die Rechte der Teilnehmenden einschränken (s.u., gilt nicht für Moderator*innen).

Videokonferenz verwalten

Über das 3-Punkt-Menü oben rechts in der Ecke lassen sich generelle Einstellungen für die Videokonferenz vornehmen und die Konferenz beenden (dies hat bei DINA jedoch keinen nachhaltigen Effekt, da sie erneut gestartet wird, sobald jemand beitreten möchte).

In den globalen Einstellungen der BigBlueButton Konferenz finden sich vor allem Erleichterungen für die Moderation und Interaktion. Wir empfehlen, dass bei größeren Gruppen oder Fragerunden zumindest die Pup-up Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten im Chat und bei Beitritt von Teilnehmenden eingeschaltet werden. Dies bewahrt den Überblick und hilft bei der Betreuung der Gruppe.

Im Reiter Datensparmodus gibt es außerdem noch die Möglichkeit Webcams und das Freigeben des Bildschirms für die gesamte Konferenz zu deaktivieren. Im Normalfall sollten diese Einstellungen unberührt bleiben, können aber bei Verbindungsschwierigkeiten von Nutzen sein.

Präsentator*in / Rechte zur Bildschirmfreigabe

BigBlueButton unterscheidet neben normalen Teilnehmenden und Moderator*innen auch noch den/die Präsentator*in. Es kann immer nur eine Person gleichzeitig präsentieren. Wer gerade das Recht aktuell besitzt, zeigt sich an einem kleinen blauen Projektor-Symbol im Bild der Person in der Teilnehmerliste. Moderator*innen können sich selbst das Präsentator-Recht zuweisen, indem sie auf das Plus-Symbol im Videofenster klicken. Normalen Teilnehmenden können sie dieses Recht ebenfalls zuteilen, indem sie den Namen der entsprechenden Person in der Teilnehmerliste anwählen.

Als Organisierende einer Tagung müsst ihr so einiges planen – ihr habt eine Idee, entwickelt ein Konzept und ein Programm, legt eure Zielgruppe fest und und und… Da ihr eure Tagung auf DINA durchführen wollt, möchten wir euch zumindest an dieser Stelle ein wenig entlasten und geben euch dazu diese Checkliste an die Hand. Hier findet ihr wichtige Punkte, die ihr vor Beginn eurer Tagung erledigt haben solltet:

• Lege deine Tagung an, gestalte sie und füge ggf. ein Ergebnisprojekt hinzu. Wichtig: Pflege deine Microsite, um deine Tagung attraktiv für die Teilnehmenden zu gestalten oder nach Außen Interesse für euer Projekt zu wecken.

• Lege fest, wie die Teilnehmenden sich bei deiner Tagung anmelden können – mit einfachem oder ausführlichem Teilnahme-Antrag. (Benötigst du eine komplexere Anmeldemaske kannst du natürlich auch andere Tools (wie z.B. pretix.eu oder einen anderen Formularanbieter) nutzen.

• Gib deinen Teilnehmenden ein Briefing, damit sie sich schnell auf DINA zurecht finden. Siehe dazu die Checkliste Teilnehmende.

• Gib deinen Dolmetschenden ein Briefing, damit sie sich schnell auf DINA zurecht finden. Siehe dazu die Checkliste Dolmetschende.

• Buche spätestens eine Woche vor Beginn deiner Tagung kostenfrei die notwendigen Server-Kapazitäten.

• Lege eine oder mehrere Personen aus deinem Team als technischen Ansprechpartner*in fest, die während der Tagung per Chat oder Telefon erreichbar ist und informiere sie*ihn entsprechend vorher.

Um erfolgreich an einer Tagung auf DINA teilzunehmen, geben wir hier ein paar hilfreiche Hinweise, damit ihr die besten Voraussetzungen für eine reibungslose Teilnahme habt:

• Wählt euch (wenn möglich) mit PC oder Laptop ein (nicht mit Smartphone oder Tablet).

• Nutzt eine stabile Internetverbindung (wenn möglich eher die LAN-Verbindung über Kabel anstelle von WLAN).

• Aktuell funktioniert DINA.international am besten mit den Browsern Firefox und Chrome, mit Safari hingegen treten vermehrt Probleme bei der Nutzung auf (Wenn eine Tagung gedolmetscht wird, funktioniert Safari zur Zeit nicht). Es empfiehlt sich die jeweils aktuelle Version zu nutzen.

• Nutzt Kopfhörer oder am besten direkt ein Headset, um die beste Audioqualität zu haben und Rückkopplungen zu vermeiden.

• Registriert euch frühzeitig, um die Plattform und ihre Funktionen kennen zu lernen. Insbesondere wenn du DINA von deinen Arbeitsplatz aus benutzt, und deine Möglichkeit eingeschränkt sind, Einstellungen am Computer und Browser durchzuführen, ist ein frühzeitiger Test sehr empfehlenswert.

• Die Plattform benötigt für die Nutzung von Audioausgaben und Kamera eine Zustimmung. Je nach Browser-Einstellungen öffnet sich das Fenster im Hintergrund. Schaut also nach, ob sich das Fenster im Hintergrund geöffnet hat, wenn ihr euren Ton oder euer Video nicht freigeben könnt.

• Nutzt den Technik-Check am Anfang einer Tagung – sofern angeboten – , um etwaige Probleme bei der Nutzung von DINA.international früh zu erkennen und zu beheben.

Für eure Tagungen/Videokonferenzen im internationalen Jugend- und Schulaustausch stellt DINA.international ausreichend Serverressourcen zur Verfügung, die mit einem Formular problemlos gebucht werden können. Dies gilt solange bis der Buchungsautomat, ein Tool mit dem das Formular in eurer Admin-ansicht der Tagung auf DINA.international eingebunden ist, veröffentlicht wird.

Beim Anlegen und Testen der Funktionen von DINA.international befindet sich eure Tagung im Probemodus, das heißt, ihr testet mit einem kleinen Team alle Tools der Plattform uneingeschränkt. Sobald der Zeitraum eurer Tagung konkret geplant ist, müsst ihr bis spätestens eine Woche vor Beginn eure Tagungsressourcen buchen. Nur dann können wir die benötigten Kapazitäten für größere Gruppen bereitstellen.

Die Portalpartner werden im Hintergrund prüfen, inwieweit eine Finanzierung für die angefragten Tagungen möglich ist. Sollte sich aus irgendeinem Grund daran etwas ändern, werden wir alle Nutzer*innen von DINA.international frühzeitig informieren

Hintergrund: Die auf https://DINA.international eingebundene Video-Technik benötigt Serverkapazitäten, die je nach Teilnehmendenzahl und Dauer von den Portalbetreibern skaliert werden muss. Anders als kommerzielle Anbieter, die diese Leistung scheinbar „kostenlos“ bereitstellen, werden auf DINA keinerlei Daten der Nutzer*innen kommerziell genutzt (z.B. für Werbung oder dergleichen).

Eine Videokonferenz lebt von der Interaktion aller Teilnehmenden. Deshalb ist es wichtig, genau wie bei einem Treffen in Präsenz, dass es Möglichkeiten des Ausdrucks und der Kommunikation gibt. BigBlueButton bietet dafür einige Tools, die, richtig eingesetzt, zu einem interaktiven Austausch beitragen können.

Chat

Es gibt zwei Arten des Chats bei BigBlueButton, den öffentlichen und den privaten Chat.

Der öffentliche Chat steht bereits zum Anfang der Videokonferenz zur Verfügung und kann von allen Teilnehmenden gesehen und genutzt werden. Er eignet sich vor allem dazu allgemeine Fragen zu stellen oder Informationen an alle Teilnehmenden zu senden.

Der private Chat öffnet sich erst nach dem Klick auf einen Teilnehmenden in der Teilnehmerliste und dem Anwählen der Option privaten Chat starten. Die privaten Chats können nur von den beiden beteiligten Parteien gelesen werden und eignen sich insbesondere für schnelle Absprachen z.B. unter Moderator*innen.

Status-Symbole

Über Status-Symbole lassen sich verschiedene Emotionen non-verbal zum Ausdruck bringen oder auch mit den anderen Personen in der Videokonferenz kommunizieren. Der Status wird gewechselt, indem man auf den eigenen Namen im Reiter Teilnehmer klickt und dort auf Status setzen. Das Bildchen wird dann für alle sichtbar durch den entsprechenden Status ersetzt.

Geteilte Notizen

Die geteilten Notizen können wie der öffentliche Chat von allen Teilnehmenden gesehen und bearbeitet werden. Der Unterschied besteht darin, dass die Beiträge nicht bestimmten Personen zugeordnet werden können und ein simpler HTML-Editor zur Verfügung steht. Dadurch können die Notizen besser geordnet und stilistisch verändert werden. Die geteilten Notizen eignen sich gut für ein gemeinsames Protokoll oder für das Festhalten von Gedanken und Ideen.

Umfragen

Für einfache Abstimmungen oder simple Quizze stellt BigBlueButton eine Umfrage-Funktion zur Verfügung. Allerdings kann hier immer nur eine (Single-Choice) Frage gleichzeitig gestellt werden. Es stehen bereits einige vordefinierte Umfragen zur Auswahl, eine benutzerdefinierte Umfrage mit bis zu 5 selbst gewählten Antworten ist jedoch auch möglich. Nach dem Veröffentlichen endet die Umfrage und alle Teilnehmenden können die Ergebnisse einsehen.

Damit in einem Veranstaltungsraum auch etwas stattfinden kann, braucht es Veranstaltungen. Veranstaltungen können in verschiedenen Räumen, aber auch in ein und demselben Raum parallel passieren. Zum Beispiel können in einem Café-Raum mehrere virtuelle Cafétische stehen oder in einem Workshopraum zwei Workshops gleichzeitig stattfinden. Durch unsere virtuelle Schallmauern stört ihr euch gegenseitig nicht, versprochen.

Veranstaltungen sind normalerweise mit einer Videofunktion verbunden. Allerdings lassen sich nicht in jedem Raumtyp Veranstaltungen erstellen, schließlich passiert auf der Teilnehmerliste und im Ergebnisprojekt nicht allzu viel. In der Lobby lassen sich zwar Veranstaltungen erstellen, allerdings dienen diese nur als Lückenfüller für die Agenda und haben keine Videofunktion, z.B. wenn Du eine allgemeine Pause einplanen möchtest.

Neue Veranstaltungen hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Veranstaltung zu erstellen. Bist Du gerade dabei, die Tagung grundsätzlich anzulegen, dann befindest Du dich wahrscheinlich bereits auf der Admin Seite. Von hier navigierst Du zum Reiter "Tagungsräume verwalten". Dort siehst du rechts die Liste deiner erstellten Räume in der Reihenfolge ihrer Nummerierung. Jeder Eintrag lässt sich rechts durch den Pfeil nach unten aufklappen. In diesem Aufklappmenü findest du nun, neben "Bearbeiten" und "Löschen", die Option zum Anlegen einer neuen Veranstaltung.

Die zweite Möglichkeit ergibt sich aus der Tagungsansicht. Befindest Du dich als Admin in einem Veranstaltungsraum, dann wird dir unter der Raumbeschreibung ein Button zum Hinzufügen von neuen Veranstaltungen angezeigt. Außerdem kannst du von hier auch bestehende Veranstaltungen bearbeiten und löschen. Im Folgenden beschreiben wir kurz, welche Einstellungen beim Hinzufügen von neuen Veranstaltungen vorgenommen werden können. Genau wie bei Räumen können sämtliche Einstellungen nachträglich verändert werden.

Veranstaltungseinstellungen

Titel

Der Titel einer Veranstaltung sollte möglichst aussagekräftig ihren Inhalt widerspiegeln - zumindest wenn es sich um Veranstaltungen in Workshopräumen handelt. In einem Caféraum kannst Du die "Tische" natürlich ganz frei benennen. So könnte eine Veranstaltung zum Beispiel Vortrag von Dr. Musterfrau zum Thema deutsch-russische Beziehungen heißen oder auch Gruppendiskussion über digitale Demokratie, etc. Deiner Freiheit sind keine Grenzen gesetzt.

Veranstaltung als Pause festlegen (optional)

Du kannst die Veranstaltung auch als Pause festlegen. In diesem Fall hat sie keine Videofunktion und dient nur als Lückenfüller. Es ergibt Sinn, sie dann entsprechend als (Mittags-/Frühstücks-)Pause zu betiteln.

Datum und Uhrzeit

Hier weist Du der Veranstaltung einen Zeitpunkt zu. Je nach Datum und Zeit werden die Veranstaltungen dann im Tagungshaus sortiert und tageweise in Reitern zusammengefasst. Aktuell stattfindende Veranstaltung werden für die Teilnehmenden hervorgehoben.

Beschreibung (optional)

In der Veranstaltungsbeschreibung kann kurz der Inhalt der Veranstaltung zusammengefasst werden. Diese wird dann in der Agenda und neben der Veranstaltung im entsprechenden Raum angezeigt. Besser eignet sich hierfür jedoch die Raumbeschreibung, da in der Veranstaltungsübersicht wenig Platz für längere Texte vorhanden ist.

Präsentierende / Referent*innen / Moderator*innen (optional)

Bei Veranstaltungen gibt es häufig einen oder mehrere Präsentierende bzw. Moderator*innen. Diese brauchen unter Umständen erweiterte Rechte in einer Videokonferenz, z.B. um ihren Bildschirm teilen zu können, Teilnehmende zu verwalten, Breakout Rooms zu erstellen oder Umfragen zu starten. Über die Veranstaltungsoptionen kannst Du sehr leicht Teilnehmende einer Tagung mit erweiterten Rechten für die entsprechende Veranstaltung ausstatten. Gib dafür den Namen der Person(en) in das Eingabefeld und wähle sie aus der Dropdown-Liste aus.

Präsentation hochladen (optional)

DINA bietet die praktische Option, bereits im Vorfeld einer Veranstaltung eine Präsentation hochzuladen, welche den Teilnehmenden in der Videokonferenz angezeigt wird und auch auf Wunsch heruntergeladen werden kann. Als Formate werden PDF, Bilder und Office Dateien akzeptiert. Präsentationen können allerdings auch während einer laufenden Videokonferenz von Präsentierenden oder Administrator*innen hochgeladen werden.

Hast du alle verpflichtenden Felder ausgefüllt, kannst du die Veranstaltung abspeichern. Sie wird sofort in der Tagungsansicht im entsprechenden Raum angezeigt.

Veranstaltung bearbeiten

Willst Du nachträglich eine der Veranstaltungseinstellungen, z.B. den Titel, die Uhrzeit oder die präsentierende(n) Personen(n) ändern, dann ist dies problemlos möglich. Es gibt dazu wieder zwei Wege:

Aus der Tagungsansicht heraus betrittst Du den entsprechenden Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet (oder auch stattgefunden hat bzw. wird). In der rechten Ecke der Veranstaltung siehst Du ein kleines Stift-Symbol, über das sich die Bearbeitungsseite öffnen lässt.

Bist Du auf der Admin Seite, dann navigiere zunächst zum Reiter "Tagungsveranstaltungen verwalten". Hier reicht es, auf die entsprechende Veranstaltung zu klicken, um die Bearbeitungsseite aufzurufen.

Veranstaltung löschen

Das Löschen einer Veranstaltung läuft ähnlich wie die Bearbeitung:

Aus der Tagungsansicht heraus betrittst Du den entsprechenden Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet (oder auch stattgefunden hat bzw. wird). In der rechten Ecke der Veranstaltung siehst Du ein kleines Mülleimer-Symbol, über das sich die Veranstaltung löschen lässt.

Bist Du auf der Admin Seite, dann navigiere zunächst zum Reiter "Tagungsveranstaltungen verwalten". Hier musst du nur noch das Aufklappmenü neben der zu löschenden Veranstaltung öffnen, um den Button zu sehen.

Bei internationalen Tagungen kommt es nicht nur auf eine gute Moderation an, sondern auch, dass diese in den verschiedenen Sprachen zu verstehen ist. Dazu bietet DINA eine Dolmetsch-Funktion, die natürlich mit Dolmetschenden besetzt sein muss. Hier geben wir ein paar hilfreiche Tipps zur Vorbereitung der Dolmetschenden:

• Wählt euch mit einem möglichst leistungsstarken PC oder Laptop (Empfohlen wird mind. 4 besser 8GB Ram-Speicher) ein.

• Nutzt eine stabile Internetverbindung mit mind. 20 Mbit (wenn möglich eher die LAN-Verbindung über Kabel anstelle von WLAN).

• Nutzt am besten die Browser Firefox oder Chrome, jeweils mit der aktuellen Version. Mit Safari kann die Dolmetschkabine zur Zeit nicht genutzt werden.

• Nutzt ein hochwertiges Headset. Achtet darauf, dass das Mikrofon nicht auf euren Atem ausgerichtet ist.

• Macht vor der Tagung einen Test mit allen Dolmetschenden um die Umgebung auf DINA kennen zu lernen und den Ernstfall zu proben.

• Eröffnet ggf. neben dem Hauptraum, in dem ihr übersetzt, einen Nebenraum, wo ihr eure Kameras anstellt, die Mikrofone aber aus habt, damit ihr eure Kolleg*innen sehen könnt und euch Tipps gebt.

• Achtet während der laufenden Tagung darauf, dass ihr nur dann das Mikrofon anstellt, wenn ihr sprecht und euch ansonsten konsequent stumm schaltet, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden.

Das digitale Tagungshaus von DINA nutzt als integrierte Videokonferenzlösung das Open-Source Programm BigBlueButton, welches häufig auch im schulischen und im Universitätskontext Anwendung findet. Der Vorteil von Open-Source liegt insbesondere in seiner (Daten-)Sicherheit, da der Programmcode für internationale IT-Experten offen einsehbar und optimierbar ist. Zu BigBlueButton gibt es im Internet bereits diverse Handbücher, die seine Funktionen umfänglich beschreiben. Nichtsdestotrotz wollen wir auf den nächsten Seiten einige Features hervorheben, die besondere Beachtung verdienen.

1. Veranstaltungsname

2. BigBlueButton Videokonferenz

3. Videokonferenz in neuem Tab öffnen

4. Videoansicht maximieren (blendet die restliche Tagungsansicht aus und vergrößert das Videofenster. Kann über denselben Button rückgängig gemacht werden)

DINA soll den internationalen Jugendaustausch fördern und ist deshalb für die Nutzung in mehreren Sprachen ausgelegt. Aber nicht nur die Plattform an sich unterstützt mehrere Sprachen, sondern auch die eingebaute Videokonferenzlösung BigBlueButton (BBB). Zwar ist die Technologie noch nicht weit genug, um eine automatische Dolmetschung von gesprochener Sprache zu ermöglichen, Du kannst jedoch sehr einfach mit eigenen Dolmetscher*innen arbeiten. Im folgenden Abschnitt erfährst du, wie dieses Feature funktioniert und wie Du es aktivierst.

Wichtig vorab: Für eine gedolmetschte Tagung erscheint es uns wichtig darauf hinzuweisen, dass eine solche auf DINA.international (wie auch im echten Leben) besonderer Vorbereitungen bedarf: Gerade im Hinblick auf die Dolmetschenden empfehlen wir eine vorherige Überprüfung und ein Kennenlernen der Funktionen und Software-Oberfläche, um Störungen zu vermeiden. Auch kann man von einer höhreren Frustration ausgehen, wenn Teilnehmende z.B. den Ton nicht hören können oder etwas nicht klappt, weil falsche Browser im Einsatz sind oder die Bedienung nicht ausprobiert wurde...

• Es wird dringend empfohlen, dass die Dolmetschenden ein Headset tragen, um Rückkopplungen zu vermeiden (ohne geht es eigentlich nicht)

• Es wird dringend empfohlen, dass sowohl die Internetleitung (möglichst per Kabel und ohne WLAN) leistungsfähig ist (mind. 10Mbit, besser 20 MBit - dies ist vorher zu testen). Ein Zugang per WLAN kann funktionieren- ist aber störanfällig z.B. durch Nachbarn, die Filme anschauen)

• Es wird dringend empfohlen einen leistungsfähigen Computer zu nutzen mit mind. 4 GB, besser 8GB RAM-Speicher

• Die Dolmetschenden sollten das Konferenzsetting auf DINA besichtigt haben und die Funktionen getestet haben.

• Oft wünschen sich Dolmetschende einen Blickkontakt mit ihreR Kollegin/. Dies ist durch einen (versteckten, gesonderten) Videoraum möglich, der beidseitig stumm geschaltet wird Alternativ ist dieser Kanal naürlich auch auf anderen Messenger-Diensten, VIdeokanälen möglich

Prinzip der Dolmetschen-Funktion

Das Dolmetschen bei BBB funktioniert so:

• Ein*e Moderator*in (oder die Dolmetschenden selbst) stellt die gesprochenen (bzw. die gedolmetschten) Sprachen ein.

• Jede*r Moderator*in kann theoretisch in DINA dolmetschen. Dafür muss nur die zu Ziel-Sprache ausgewählt werden, in die die Dolmetschung erfolgen soll

• Die Teilnehmenden können auswählen, welche Sprache sie hören wollen. Sie können auch den Originalton ohne Dolmetschung wählen (wenn eine Sprache ausgewählt wird hört man den gedolmetschten Ton oder den Originalton in der ausgewählten Sprache)

• Wenn ein*e Dolmetscher*in spricht, wird der Originalton leiser geschaltet.

Dolmetschung aktivieren

Moderator*innen können über den Reiter Sprachen alle gesprochenen Sprachen der Videokonferenz hinzufügen. Falls nur eine Sprache gedolmetscht werden muss (weil z.B. die Hälfte der Gruppe beide Sprachen spricht), dann reicht auch diese. Nachdem dies geschehen ist, muss nur noch der Button "Beginne Übersetzung" angewählt werden und alles ist vorbereitet.

Für Dolmetscher*innen: Welche Sprache höre ich?

Um als Dolmetscher*in tätig zu werden, braucht die entsprechende Person Moderator*innen Rechte in der BBB Videokonferenz. Diese können bereits bei der Erstellung einer Veranstaltung vergeben werden oder aber auch während des laufenden Meetings.

In der Optionsleiste unter den Videos sehen alle Moderator*innen, wie auch die Teilnehmenden, den Button "verfügbare Sprachen". Hier wählt man aus, welche Sprache gehört werden soll. Wird Original angewählt, dann wird der Originalton mit allen Sprachen wiedergegeben. Die Sprachen stehen erst zur Auswahl, nachdem die Dolmetschung aktiviert wurde, die Buttons sind auch bei deaktivierter Funktion sichtbar.

Für Dolmetscher*innen: In welche Sprache soll gedolmetscht werden?

Nun müssen die Dolmetscher*innen noch auswählen, in welche Sprache sie dolmetschen wollen, also in welcher Sprache sie selbst sprechen werden. Dies läuft über den Button "Sprache übersetzen" ganz rechts. Wurde vorher schon die gehörte Sprache festgelegt, steht sie in diesem Menü dann nicht mehr zur Verfügung, ebenso anders herum.

Dolmetscher*innen: Sprechen

Für Dolmetscher*innen gibt es einen eigenen Mikrofon-Button, den sie nur verwenden, wenn sie gerade dolmetschen. Dieser ist, genau wie der "Sprache übersetzen" Button, lila eingefärbt. Wenn dieses Mikrofon aktiviert ist, hören nur die Teilnehmenden, welche die entsprechende Sprache ausgewählt haben, die Stimme der Dolmetscher*in. Das normale Mikrofon kann verwendet werden, um von allen im Plenum gehört zu werden und sollte ansonsten immer stumm geschaltet sein (stumm = durchgestrichen). Auch das Dolmetschermikrofon sollte bei nicht-Benutzung stumm geschaltet werden.

Zuhörer*innen

Zuhörer*innen haben es denkbar einfach: Sie müssen nur die Sprache auswählen, die sie gerne hören wollen. Dies geht, genau wie bei Moderator*innen, über den blauen Welt-Button.