Außendarstellung / Bewerbung einer Tagung
Die Microsite ist die Repräsentation Deiner Tagung nach außen und kann von jede*r mit dem Link zur Tagung aufgerufen werden - sie ist sozusagen Dein großes digitales Aushängeschild. Deshalb sollte sie vor allem informativen Charakter besitzen und das Interesse an der Tagung/Veranstaltung schüren. Außerdem können Interessierte sich über die Microsite bei der Tagung anmelden, wodurch sie gleichzeitig Teil Deines Teilnehmendenmanagements ist.
Die Einstellungen für die Microsite sind Teil der allgemeinen Tagungseinstellungen. Deshalb hast Du die Microsite möglicherweise bereits beim Anlegen der Tagung gestaltet, allerdings kannst Du sie auch jederzeit im Nachhinein bearbeiten. Zum Bearbeiten der Microsite gelangst Du über die Admin Seite, indem Du dort auf den Reiter Einstellungen klickst.
Manche der Einstellungen hier sind genereller Natur und haben keinen Einfluss auf das Erscheinungsbild der Microsite. Am wichtigsten dafür sind das Icon, das Bannerbild, die Beschreibung und die Kontaktinformationen.
Auf dieser Seite führen wir Dich durch die ersten Schritte, wie man eine neue Tagung anlegt.
Du willst dein erstes Event über DINA anlegen? Dann bist Du hier genau richtig! Auch wenn wir auf den nächsten Seiten von Tagung sprechen, kann Dein Event natürlich auch ein Austausch, ein Gruppentreffen, eine Konferenz, eine Vortragsreihe oder etwas ganz anderes sein.
Grundsätzlich ähnelt der Prozess sehr dem einer Gruppenerstellung bei DINA, falls Du das schon einmal gemacht haben solltest, dann wirst Du hier einiges wiedererkennen.
Um den Erstellungsprozess zu starten, klicke rechts oben in der Menüleiste von DINA auf das Plus-Symbol und dann auf die Kachel Tagung erstellen. Du wirst nun direkt auf die Konfigurationsseite geleitet, wo du alle grundsätzlichen Einstellungen für Dein Event vornehmen kannst. Neben den grundlegenden Einstellungen kannst Du von hier auch direkt die Microsite der Tagung befüllen, dies ist aber auch im Nachhinein möglich (ebenfalls das Bearbeiten der Tagungseinstellungen).
Der Tagungsname ist eine verpflichtende Angabe und ist für alle Teilnehmenden innerhalb der Tagung und für Außenstehende über die Microsite sichtbar. Überlege dir einen kurzen, prägnanten Titel, der deine Tagung möglichst gut beschreibt.
Die Start- und Endzeit deiner Tagung wird auf der Microsite angezeigt und ist die Basis für Erinnerungsmails, falls Du welche angelegt haben solltest.
Hier kannst Du festlegen, ob an der Tagung interessierte ein Antragsformular ausfüllen müssen, welches du im Vorfeld gestalten kannst. Falls du kein gesondertes Antragsformular vorgeschaltet haben möchtest, dann wähle dieses Feld nicht an. Auch kannst du die Tagung so einstellen das jeder Portal-user einfach so in die Tagung hineinspazieren kann. (Da dies zu unerwartet großen Gruppen führen kann, die an deiner Tagung spontan teilnehmen können, empfehlen wir dies nur in bestimmten Fällen)
In beiden Fällen musst Du neue Mitglieder freischalten. Diese Option ändert vor allem den Antragsprozess für Interessierte.
Falls die Tagung zu einer Gruppe auf DINA gehört oder für bestimmte Gruppen oder Projekte relevant ist, dann kannst Du diese hier angeben. Die Tagung erscheint dann in den Kalendern der entsprechenden Gruppen und Projekte (z.B. wäre es denkbar eine Tagung für die die noch viele Teilnehmende suchst in einem Forum auf DINA anzeigen oder wenn die Zielgruppe sich in einer bestimmten Gruppe organisiert hat oder sich organisieren soll)
Die Beschreibung der Tagung ist essentiell für die Darstellung nach außen, da sie das Erste ist, was Interessierte davon über die Microsite zu Gesicht bekommen. Deshalb solltest Du sie mit Sorgfalt gestalten und alle notwendigen Informationen zu Deinem Event bereitstellen. Der Editor der Beschreibung basiert auf der Auszeichnungssprache Markdown, welche Du sehr intuitiv einsetzen wirst, sobald Du sie einmal verstanden hast. Informationen dazu findest du zum Beispiel hier.
Ein paar grundlegende Markdown-Regeln:
Wie kann man die Verantwortlichen der Tagung erreichen? In dieses Feld kannst Du sowohl Links, als auch Informationen wie Adresse, Telefonnummer, Social Media, etc. eintragen. Achtung: Diese Informationen können von Außenstehenden gelesen werden. Auch hier funktioniert die Markdown Syntax, falls Du beispielsweise etwas besonders hervorheben möchtest.
Du kannst die Primärfarbe deiner Tagung ganz einfach im Hex-Format angeben. Bei Wikipedia findest Du beispielsweise einige Farben im Hex-Format, alternativ kannst du bei Google einfach nach "color picker" suchen und dir Deine gewünschte Farbe umrechnen lassen.
Die Tagungsfarbe bestimmt vor allem das Erscheinungsbild der Tagungsansicht, die Admin Seite wird nicht verändert.
Das Icon ist sozusagen das Logo deiner Tagung und wird Interessierten auf der Microsite und in der Suche angezeigt.
Das Banner erscheint auf der Microsite über dem Gruppennamen. Wähle deshalb am besten ein sehr breites Format, damit nichts davon abgeschnitten wird (1140 x 240 Pixel).
Hat deine Tagung zusätzlich noch eine eigene Webseite oder möchtest du vielleicht zu einer Webseite verweisen, wo das Event angekündigt wird? Dann kannst du an dieser Stelle einen Link dorthin hinterlegen, der auf der Microsite angezeigt wird.
Hier gibst Du an, welche gesellschaftlichen Themen während deines Events eine Rolle spielen, damit Menschen, die sich für bestimmte Themen interessieren, die Tagung in der Suche besser finden können und direkt eine Vorstellung vom Inhalt bekommen. Stichworte können das Themengebiet noch einmal etwas genauer eingrenzen. Beides wird auf der Microsite angezeigt.
Falls sich zu der Tagung ein bestimmter Ort zuordnen lässt (z.B. streamst Du aus Berlin), kann er hier eingetragen werden und erscheint auf der Microsite.
Vielleicht möchtest du auf befreundete Projekte oder Gruppen verweisen, die Angebote zum selben Thema anbieten oder auch auf deine eigenen. Diese werden dann auf der Microsite angezeigt.
Der Portalpartner ist die Organisation auf DINA, zu der deine Tagung "grob" gehört z.B. wenn deine Tagung über ein bestimmtes Koordinierungsbüro unterstützt wird oder z.B. in einen bilateralen Zusammenhang gehört stellst du den Zusammenhang zu diesem Partner her.
Mache deine Tagung öffentlich sichtbar oder nur für bestimmte Personengruppen.
Ein Klick auf "Sichern" erstellt nun die Veranstaltung. Wenn Du möchtest kannst Du vorher auch noch die Microsite für die Tagung gestalten, indem Du zum Anfang des Formulars hochscrollst und den Reiter Microsite aufrufst. Dies ist allerdings auch nachträglich möglich! Als nächstes solltest Du Räume für die Tagung anlegen.
