Jede gute Tagung beginnt bei den Menschen, die Teil davon sind und sie somit mitgestalten. Zu Beginn sollte man die Teilnehmenden einladen, einander kennenzulernen und sich gegenseitig zu berichten, wo sie gedanklich oder emotional gerade stehen. Denn nur so lässt sich ein Gefühl für die Gruppe entwickeln und eine Basis legen für das direkte Gespräch, das offene Ideen Entwickeln und gemeinsame Ergebnisse erarbeiten. Beim Impromptu Networking werden Teilnehmende in randomisierte Kleingruppen gewürfelt, um vertrauensvoll miteinander einzuchecken.
Für dieses Format legt man einen Video-Raum an (das wäre z.B. eine Veranstaltung in einem Workshop-Raum), in dem mehrere Menschen situativ ihre Videos anschalten können. Das Format ist also nur für eine Gruppengröße bis zu max. 40 Teilnehmende umsetzbar – für noch größere Gruppen müsste die Gruppe vorher aufgeteilt werden und in mehrere, zeitgleich stattfindende Kennenlern-Runden geschickt werden. Wenn die Gruppe vom spontanen Austausch in den Hauptraum zurückkommt, kann man das Format nach Wunsch wiederholen und weitere Austauschrunden anschließen.
Beim Impromptu Networking werden Teilnehmende ggf. mehrfach hintereinander in verschiedenen Gruppenräumen zusammengebracht, um in einen spontanen Austausch zu kommen. Die Teilnehmenden können für ca. 5 Minuten in den Kleingruppen bleiben – am besten zu zweit. Wenn die Gruppenzahl mal nicht aufgeht, kann man auch drei Leute zusammenbringen oder jemand aus dem Organisationsteam macht als “Joker” beim Format mit.
Achtung: Beachtet, dass BigBlueButton lediglich die Erstellung von 8 Gruppenräumen parallel erlaubt; bei einer gewissen Gruppengröße müsst ihr das Format darauf anpassen. Denkbar wäre es z.B. statt Breakout-Sessions Café-Räume zu nutzen (und davon beliebig viele anzulegen)
Am besten gibt man den Teilnehmenden eine Leitfrage an die Hand, die den Gesprächseinstieg erleichtert, hier einige Beispiele:
“Wer bist Du und was hat Dich hierher geführt?” oder
“Wer bist Du und worauf freust Du Dich heute am meisten?” oder
“Wer bist Du und was kannst/möchtest Du heute beitragen?”
Die Fragen sollten dabei stets leicht und spontan zu beantworten sein, denn es geht vielmehr darum, in ein gutes Gespräch zu kommen, als inhaltliche Fortschritte zu machen. Wenn die Gruppe sich schon kennt und man das Format eher zum inhaltlichen Vernetzen nutzen möchte, kann man natürlich auch andere Fragen formulieren wie: “Auf welche Frage erhoffst Du Dir heute eine Antwort?” oder “Welche zentrale Herausforderung willst Du heute thematisieren/lösen?”
Damit die Redezeit innerhalb der Kleingruppe gleich verteilt ist, kann man den Gesprächsfluss zeitlich strukturieren: Man kann anmoderieren, dass Person 1 zuerst zwei Minuten Redezeit bekommt, und danach Person 2 zwei Minuten Redezeit erhält, und danach eine Minute gemeinsam gesprochen wird. Wichtig ist den Teilnehmenden vor dem Start der Breakout-Räume klarzumachen, dass sie gleich unmoderiert in einen kleinen Raum gewürfelt werden und dort für das gemeinsame Gespräch verantwortlich sind. Auch den Gesprächswechsel müssen die Teilnehmenden selbst organisieren, am besten - am besten stellt eine Person in der Gruppe einen Handytimer auf laut. Man kann den Teilnehmenden stets die Option geben, bei Problemen wieder in den Hauptraum zurückzukehren - dies sollte allerdings nur im Notfall geschehen, alle sollten bei diesem Format mitmachen!
Gerade im digitalen Raum ist es wichtig, dass wir uns als Menschen immer wieder vor Augen führen, dass wir menschlich sind – und keine kleinen Kacheln auf einem Bildschirm. Eine kurze Achtsamkeitsübung, die mit einem Gruppen-Moment endet, kann Wunder wirken für das Energielevel im Raum und das Gefühl von Verbundenheit auch über physische Grenzen hinweg. Die Embodiment-Übung kann zum Start in den Tag angeleitet werden oder im Laufe der Tagung zur Auflockerung sorgen - eine ruhige und behutsame Moderation ist stets von hoher Bedeutung für den Erfolg dieser Übung.
Dieses Format eignet sich am besten für eine Gruppe, die die Videos anschalten kann – also für max. 40. Teilnehmende. Alle befinden sich in einem Workshop-Raum mit Videoveranstaltung. Die Mikros sollten während der Übung ausgeschaltet sein, zum Ende für ein Teilen in der Gruppe können sie angeschaltet werden.
Bevor man in die Übung startet ist es äußerst wichtig, eine gute Einladung an die Teilnehmenden auszusprechen. Weil die Übung meditativen Charakter hat, ist es wichtig, etwaig auftretende innere Widerstände explizit anzusprechen und die Teilnehmenden mitzunehmen in eine Exploration: Die Wortwahl “kleines Experiment” kann neugierig machen. Wichtig ist auch zu betonen, dass diese Übung keinerlei Vorerfahrung braucht. Man sollte den Teilnehmenden versichern, dass die Moderation sie gut durch die Übung führt - auch wenn es zwischendrin einfach mal für eine Weile still bleibt. Wer sich unwohl fühlt, darf die Videos ausmachen. Die Teilnehmenden dürfen sich nun ganz auf sich fokussieren und sich selbst überraschen (lassen)!
Die Übung kann wie folgt angeleitet werden, eigene Anpassungen sind möglich. Die “Anweisung” sollte in ruhiger Stimme vorgetragen werden und zwischen den Schritten sollte man immer einige Sekunden verstreichen lassen, in denen es einfach nur Still ist.
1. Bitte setz dich bequem hin.
2. Atme tief ein und aus. (2 Mal)
3. Spüre, wie die Gravitation Deinen Körper, Füße, Becken, etc. zum Boden zieht.
4. Nun gehe mit Deiner Aufmerksamkeit in den Kopf. Welche Gedanken regen sich? (mind. 15 Sek. warten)
5. Was nimmst Du in deinem Bauch wahr? Ist dort Aufregung, Ruhe, Angespanntheit, Trauer, Hoffnung? (mind. 15 Sek. warten)
6. Atme wieder tief ein und aus und spüre Deinen gesamten Körper. (2 Mal)
7. Kehre mit Deiner Aufmerksamkeit in Ruhe zurück in den Raum und öffne die Augen.
8. Nimm wahr, wo Du bist. Was gefällt Dir besonders in deiner Umgebung? Was lenkt Dich vielleicht ab? (einige Sek. warten)
9. Richte Deinen Blick nun auf den Bildschirm und die Videos der anderen (ggf. wieder Kamera anstellen). Schau sie Dir an, wo die anderen sind. Wo wärst Du vielleicht gerne?
10. Steh auf und stell dich mittig vor die Kamera. Strecke die Hände nach links und rechts aus. Du triffst auf die Hände der anderen.
11. Drücke erst die rechte Hand, dann die linke. Nun halten alle beide Seiten fest. (Man kann hier einen Moment verweilen, oder auch eine wellenartige Bewegung anmoderieren).
12. Zum Abschluss drücken alle noch einmal beide Seiten gleichzeitig und freuen sich, dass wir in dieser Gruppe den Tag miteinander verbringen (Bei einer Fotoerlaubnis kann man einen Screenshot machen zum späteren Teilen)
13. Alle setzen sich wieder hin. Danach die Teilnehmenden bitten, kurz im Plenum zu teilen, wie sie die Übung empfunden haben. Dies kann im entspannten Popcorn-Format geschehen: wer einen Impuls verspürt, teilt ihn mit der Gruppe. Wenn niemand etwas teilen möchte, ist das auch in ordnung, Zum Schluss: Bedanke Dich bei allen, dass sie sich auf die Reise eingelassen haben!
Kennenlernen, informeller Austausch
Menschliche Zusammenkünfte werden erst dann richtig gut, wenn man ins Miteinander kommt. Ein vertrauensvoller Umgang ist die Basis von guter Zusammenarbeit, Gruppengefühl kann über eine Veranstaltung hinaus viel bewegen. Bevor man bei einer Tagung in die Inhalte einsteigt, sollte man sich etwas Zeit für ein informelles und dennoch strukturiertes Kennenlernen geben; im Verlauf der Tagung sollen auflockernde Formate daran erinnern, dass das Ganze auch Spaß macht und die Energie der zwischenmenschlichen Interaktion nutzen.