Каждая качественная конференция начинается с людей, которые являются ее участниками и, таким образом, ее архитекторами. В начале конференции рекомендуется пригласить участников познакомиться и рассказать друг другу о том, чем они в данный момент живут. Это необходимо для того, чтобы почувствовать группу, чтобы заложить основу для открытого разговора, генерирования идей и совместных результатов. В формате ImpromptuNetworking участники распределяются на рандомизированные небольшие группы для доверительного начала работы.
Для этого формата создается видеопомещение (например, мероприятие в семинарском помещении), в котором несколько участников могут ситуативно включать свои видеокамеры. Поэтому данный формат возможен только для групп численностью до 40 участников; если участников больше, то тогда группу необходимо разбить и отправить на несколько одновременных раундов знакомства. Когда группа возвращается со спонтанного общения в основное помещение, формат можно повторить и дополнить дальнейшими раундами общения.
В формате ImpromptuNetworking участники могут собираться несколько раз подряд в разных групповых помещениях для спонтанного общения. Участники могут находиться в малых группах около 5 минут – желательно парами. Если количество групп не складывается, то тогда можно собрать три человека – или кто-то из организационной команды может принять участие в формате в качестве «джокера».
Внимание: BigBlueButton позволяет параллельно создавать только восемь групповых помещений; в случае определенного размера группы необходимо адаптировать формат, в каковых целях, например, вместо брейкаут-сессий можно использовать помещения-кафетерии (создавая их в любом количестве).
Рекомендуется начать с направляющего вопроса в адрес участников, чтобы завязать разговор, например:
«Кто ты и что привело тебя сюда?» или
«Кто ты и чего интересного ты ожидаешь от сегодняшнего дня?» или
«Кто ты и что ты можешь/хочешь сделать сегодня?»
Такие вопросы всегда должны предусматривать простые и спонтанные ответы, потому что их цель – обеспечение хорошего диалога, но не контентного прогресса. Если в группе все уже знают друг друга и формат должен скорее использоваться для контентного нетворкинга, то тогда можно сформулировать другие вопросы, например: «На какой вопрос ты надеешься получить сегодня ответ?» или «Какую ключевую проблему ты хочешь сегодня тематизировать/решить?».
Чтобы время для выступлений внутри малой группы было распределено равномерно, рекомендуется структурировать поток беседы по времени: модератор может объявить, что сначала участнику № 1 отводится две минуты на выступление, потом участнику № 2 тоже две минуты, а затем они в течение одной минуты общаются друг с другом. Участникам перед стартом работы в брейкаут-помещениях необходимо разъяснить, что их сейчас рандомизированно распределят по малым помещениям без модератора, где они сами будут отвечать за диалог между собой. Участники должны сами организовать смену диалога, в этих целях рекомендуется, чтобы один из участников группы установил таймер мобильного телефона на звук. В случае проблем участники всегда должны иметь возможность вернуться в основное помещение, но только, если налицо действительно экстренная ситуация; в этом формате должны участвовать все!
Результативные встречи невозможны без открытого диалога. Доверительные отношения образуют основу качественного сотрудничества, чувство группы может генерировать результаты далеко за пределами конкретного мероприятия. Перед тем как приступить к контентной работе в рамках конференции, рекомендуется предусмотреть некоторое время для неформального, но структурированного знакомства; по ходу конференции следует использовать разминочные форматы, которые должны напоминать участникам о том, что работа доставляет удовольствие, что в ее интересах должна использоваться энергия межчеловеческой интеракции.
Особенно в цифровом пространстве важно, чтобы мы постоянно помнили о том, что мы – люди, но не маленькие плитки на экране. Краткое упражнение на внимательность, которое заканчивается групповым моментом, способно творить чудеса в части уровня энергии в помещении и чувства взаимосвязанности, преодолевающего даже физические границы. Упражнение на embodiment может проводиться для старта дня или использоваться для разминки по ходу конференции; для успеха упражнения необходимо спокойное и аккуратное модерирование.
Этот формат лучше всего подходит для группы, которая может включать видеокамеры, то есть максимально для 40 участников. Все они находятся в семинарском помещении с видеоконференцией. Во время упражнения микрофоны следует выключить, в конце упражнения их можно опять включить для разбивки группы.
Прежде чем приступить к упражнению, крайне важно адресовать участникам положительный посыл. Так как упражнение носит медитативный характер, необходимо четко тематизировать потенциальное внутреннее сопротивление и взять участников с собой в экспедицию: словосочетание «маленький эксперимент» может пробудить любопытство. Не менее важно подчеркнуть, что это упражнение не требует какого-либо предшествующего опыта. Участников следует заверить в том, что модератор хорошо проведет их через это упражнение, даже если временами все просто будут молчать. Если кто-то будет чувствовать себя дискомфортно, то тогда он может выключить видеокамеру. Сейчас участники могут полностью сосредоточиться на себе и ждать сюрпризов!
Упражнением можно управлять следующим образом; возможны собственные варианты. «Указания» рекомендуется произносить спокойным, ровным голосом, между отдельными шагами необходимо делать паузы продолжительностью в несколько секунд, во время которых просто царит тишина.
Пожалуйста, сядь поудобней
Сделай глубокий вдох и выдох. (2 раза)
Почувствуй, как сила тяжести тянет вниз твое тело, ноги, таз и т. д.
Теперь перенеси свое внимание в голову. Какие мысли у тебя возникают? (Подождать не менее 15 секунд)
Что ты чувствуешь в своем животе? Волнение, покой, напряжение, грусть, надежду? (Подождать не менее 15 секунд)
Еще раз сделай глубокий вдох и выдох и почувствуй все свое тело. (2 раза)
Спокойно перенеси свое внимание в помещение и открой глаза.
Посмотри, где ты находишься. Что тебе больше всего нравится в твоем окружении? Что может тебя отвлечь? (Подождать несколько секунд)
Теперь направь свой взгляд на экран и видеоизображения других участников (включи камеру, если необходимо). Посмотри, где находятся остальные участники. Где бы ты хотел сейчас быть?
Поднимись и встань перед камерой. Протяни руки влево и вправо. Ты касаешься рук других участников.
Сначала пожми правую руку, затем левую. Теперь все держатся за обе стороны. (Здесь можно сделать паузу или попросить участников произвести волнообразное движение).
В заключение все участники снова пожимают обе стороны одновременно и радуются тому, что мы проведем день вместе в этой группе (если есть согласие на фотосъемку, можно сделать скриншот, чтобы потом поделиться им).
Все снова присаживаются. Затем необходимо попросить участников коротко рассказать в пленуме о чувствах, которые у них вызвало упражнение. Это можно сделать в расслабленном формате «попкорн»: тот, кто ощущает какой-либо импульс, делится им с группой. Если никто ничем не хочет делиться, то это тоже нормально. В заключение поблагодари всех, кто принял участие в этой экспедиции!