Ένα έντυπο αίτησης, για να ζητήσετε περισσότερα στοιχεία από τους ενδιαφερομένους
Για μεγαλύτερες εκδηλώσεις, όπου δεν γνωρίζετε όλους τους συμμετέχοντες ή χρειάζεστε συγκεκριμένες πληροφορίες από αυτούς, συστήνουμε να ενεργοποιήσετε το έντυπο αίτησης στις ρυθμίσεις του συνεδρίου. Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να συμπληρώσουν το εν λόγω έντυπο, αφού εγγραφούν στο συνέδριο μέσω του μικρότοπου.
Αφού ενεργοποιήσετε το έντυπο της αίτησης και αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, θα εμφανιστούν στη σελίδα διαχείρισης δύο νέες καρτέλες:
• Επεξεργασία όρων συμμετοχής
• Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής (διαχείριση)
Επεξεργασία όρων συμμετοχής
Στην καρτέλα Επεξεργασία όρων συμμετοχής κρύβονται οι ρυθμίσεις σχεδιασμού του εντύπου της αίτησης, το οποίο πρέπει να συμπληρώσουν οι συμμετέχοντες του συνεδρίου κατά την εγγραφή τους.
Προθεσμία εγγραφής
Εάν εισάγετε εδώ κάποιο χρονικό διάστημα, οι ενδιαφερόμενοι θα μπορούν να εγγραφούν στο συνέδριο μόνο εντός του συγκεκριμένο διαστήματος. Μπορείτε να επιστρέψετε στις ρυθμίσεις ανά πάσα στιγμή, και να μειώσετε ή να παρατείνετε το εν λόγω διάστημα.
Μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων (προαιρετικό)
Μπορείτε να ορίσετε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων για σκοπούς καθοδήγησης. Στη συνέχεια, αυτό θα εμφανιστεί στον μικρότοπο δίπλα στον αριθμό συμμετεχόντων, που έχουν ήδη γίνει αποδεκτοί.
Εάν έχει γινεί ήδη υπέρβαση του αριθμού συμμετεχόντων, κάθε επόμενη αίτηση θα μεταφερθεί αυτομάτως σε λίστα αναμονής. Μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα στο πεδίο Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής.
Κείμενο κινήτρων για τους αιτούντες (προαιρετικό)
Μπορείτε να αιτηθείτε από τους αιτούντες ένα κείμενο κινήτρων. Το πεδίο του κειμένου μπορεί να χρησιμοποιηθεί, π.χ. για να θέσετε ερωτήματα, τα οποία θα πρέπει να απαντηθούν από τους αιτούντες.
Δυνατότητες συμμετοχής (προαιρετικό)
Εδώ, μπορείτε να παρέχετε πρόσθετες δυνατότητες επιλογής στους ενδιαφερομένους. Η εν λόγω επιλογή είναι ιδιαιτέρως χρήσιμη για τα συνέδρια που πραγματοποιούνται και με φυσική παρουσία. Εδώ, μπορείτε να εισάγετε λεπτομέρειες, όπως αίτημα για χορτοφαγικό γεύμα ή ανάγκη για διανυκτέρευση.
Επιλογή workshop (προαιρετικό)
Εάν τσεκάρετε την επιλογή του workshop, θα εμφανιστεί στους συμμετέχοντες μια λίστα με όλες τις εκδηλώσεις, που έχουν ήδη δημιουργηθεί στις αίθουσες workshop. Εκεί, μπορούν να επιλέξουν όλες αυτές που τους ενδιαφέρουν. Η εν λόγω επιλογή αφορά μόνο τους οργανωτές, έτσι ώστε να είναι σε θέση να οργανώσουν καλύτερα το μέγεθος των ομάδων κάθε workshop.
Όροι συμμετοχής
Τέλος, μπορείτε να ορίσετε τους όρους συμμετοχής, τους οποίους πρέπει να αποδεχθούν όλοι οι συμμετέχοντες πριν καταθέσουν την αίτησή τους.
Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής
Όλες οι αιτήσεις, που κατατίθενται από τους ενδιαφερόμενους, παρατίθενται στην καρτέλα «Επεξεργασία αιτήσεων συμμετοχής». Εδώ, έχετε πρόσβαση σε προσωπικά στοιχεία των αιτούντων και μπορείτε να αποδεχθείτε ή να απορρίψετε τις αιτήσεις ή να τις βάλετε σε λίστα αναμονής. Ωστόσο, μπορείτε να αναιρέσετε τις αποφάσεις σας ανά πάσα στιγμή. Επομένως, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ότι αποκλείσατε κάποιον οριστικά.
Η λίστα αναμονής δεν είναι αυτόματη αυτοδιαχειριζόμενη λίστα, στην ουσία αποτελεί μια κατάσταση. Εάν κάποιος ακυρώσει, μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση κάποιου άλλου ατόμου από «Λίστα αναμονής» σε «Αποδοχή».
Αναθέσεις workshop
Στο μέλλον, θα είναι εφικτό να αναθέσετε συμμετέχοντες σε συγκεκριμένες εκδηλώσεις σε αίθουσες workshop ή συζήτησης. Ωστόσο, η εν λόγω λειτουργία δεν είναι ακόμη διαθέσιμη και οι αναθέσεις δεν έχουν δείξει (ακόμη) τα αποτελέσματά τους.
Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες το συνέδριο μέσω αυτοματοποιημένων e-mail υπενθύμισης
Μάλλον, το έχετε ξαναζήσει: Έχετε εγγραφεί σε μια ενδιαφέρουσα εκδήλωση πριν από εβδομάδες και ξαφνικά συνειδητοποιείτε: «Να πάρει η ευχή! Το έχασα!». Για να το αποφύγετε και να αυξήσετε το ποσοστό συμμετοχής, η πλατφόρμα DINA σας επιτρέπει να συντάξετε αυτοματοποιημένα e-mail υπενθύμισης. Μπορείτε να συντάξετε εκ των προτέρων έως και 3 e-mail υπενθύμισης, που αποστέλλονται στους συμμετέχοντες μία εβδομάδα, μία ημέρα ή μία ώρα πριν από την εκδήλωση. Στην καρτέλα E-mail Υπενθύμισης, στο , μπορείτε να βρείτε τις σχετικές ρυθμίσεις.
Στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης μπορείτε να δείτε τις λεγόμενες «έτοιμες φράσεις» (μεταβλητές). Το [[όνομα]], π.χ., αντικαθίσταται αυτόματα από τον όνομα του συνεδρίου στο e-mail. Ωστόσο, μπορείτε απλώς να γράψετε το όνομα. Αλλά οι «έτοιμες φράσεις» είναι πρακτικές, εάν αλλάξετε το όνομα του συνεδρίου ή την ώρα.
Τι θα ήταν μια εκδήλωση, συνάντηση, συγκέντρωση ή ένα συνέδριο χωρίς μια κινητοποιημένη κοινότητα ενδιαφερομένων, συμμετεχόντων, μαθητών ή μελών; Η προετοιμασία ενός ψηφιακού συνεδρίου περιλαμβάνει και τη διαχείριση και προσθήκη συμμετεχόντων, οι οποίοι ονομάζονται μέλη, εντός της πλατφόρμας μας.
Μπορείτε να προσθέσετε εγγεγραμμένους χρήστες της πλατφόρμας σε κάποιο ψηφιακό συνέδριο στην πλατφόρμα DINA καθώς και να προσκαλέσετε εξωτερικούς συμμετέχοντες με τις διευθύνσεις e-mail τους. Επιπλέον, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα απλό έντυπο στον μικρότοπο του συνεδρίου, για να δώσετε στους ενδιαφερόμενους τη δυνατότητα να εγγραφούν μόνοι τους.
Ωστόσο, θα θέλαμε αρχικά να σας παρουσιάσουμε μια επισκόπηση σχετικά με τους διαφορετικούς ρόλους που υπάρχουν σε ένα ψηφιακό συνέδριο. Κάθε ρόλος σχετίζεται με συγκεκριμένα δικαιώματα, τα οποία παρέχουν διαφορετικές δυνατότητες διάδρασης με την πλατφόρμα ή εντός των τηλεδιασκέψεων.
Ρόλοι
Οι διαχειριστές διαθέτουν πρόσβαση σε όλες τις ρυθμίσεις του συνεδρίου. Μπορούν να τροποποιήσουν την οπτική εικόνα εμφάνισης του συνεδρίου, να δημιουργήσουν, να επεξεργαστούν ή να διαγράψουν αίθουσες και εκδηλώσεις, να διαχειριστούν τους συμμετέχοντες, ενώ παράλληλα διαθέτουν και διευρυμένα δικαιώματα συντονισμού σε όλες τις τηλεδιασκέψεις.
Ιδανικά, ο αριθμός των διαχειριστών θα πρέπει να περιορίζεται σε μικρό αριθμό ατόμων προς αποφυγή ανεπιθύμητων αλλαγών.
Οι διαχειριστές ορίζουν τους παρουσιαστές κατά τη δημιουργία ή την επεξεργασία μιας συγκεκριμένης εκδήλωσης. Τότε, αποκτούν διευρυμένα δικαιώματα συντονισμού στην τηλεδιάσκεψη της επιλεγμένης εκδήλωσης. Σε όλες τις υπόλοιπες αιθουσες και εκδηλώσεις διαθέτουν μόνο κανονικά δικαιώματα συμμετοχής.
Εάν κάποιο άτομο αποκτήσει δικαιώματα συντονισμού σε περισσότερες εκδηλώσεις, θα πρέπει να τον/την ορίσετε παρουσιαστή/παρουσιάστρια σε κάθε εκδήλωση.
Οι συμμετέχοντες δεν διαθέτουν δικαιώματα επεξεργασίας. Μπορούν να εισέλθουν σε όλες τις αίθουσες (όπως φαίνεται) και να συμμετάσχουν στις εκδηλώσεις, που πραγματοποιούνται εκεί. Κάθε άτομο, που προστίθεται σε κάποια συνεδρία, ξεκινά με δικαιώματα συμμετοχής. Οι διαχειριστές μπορούν να αναβαθμίσουν τους συμμετέχοντες σε διαχειριστές ή να τους ορίσουν ως παρουσιαστές σε επιλεγμένες εκδηλώσεις.
Οι διερμηνείς υποστηρίζουν το συνέδριο με ταυτόχρονη διερμηνεία. Καθώς χρειάζονται πρόσβαση στην τεχνολογία, θα πρέπει να οριστούν διαχειριστές του συνεδρίου.
Πρόσκληση συμμετεχόντων
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη διαχείριση των συμμετεχόντων, περιηγηθείτε αρχικά από τη σελίδα διαχείρισης στην καρτέλα «Μέλη».
Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να προσκαλέσετε κάποιον σε μια συνάντηση. Κατά κύριο λόγο, διακρίνονται σε δύο:
• Κάποιος είναι ήδη εγγεγραμμένος στην πλατφόρμα ή
• Επιθυμεί να συμμετάσχει σε κάποιο συνέδριο ως εξωτερικός συμμετέχων.
Στην τελευταία περίπτωση, μπορείτε από τη μία να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό στην πλατφόρμα DINA κατά τη διάρκεια της εγγραφής, ή – αυτή η επιλογή δεν είναι ακόμη διαθέσιμη – να χορηγήσετε μόνο προσωρινή πρόσβαση στο περιεχόμενο κάποιου συνεδρίου.
Ανάλογα με το αν έχετε ενεργοποιήσει ή απενεργοποιήσει το έντυπο αίτησης για τους συμμετέχοντες στις ρυθμίσεις του συνεδρίου, οι ακόλουθες επιλογές θα έχουν διαφορετικά ονόματα. Εδώ, περιγράφουμε την περίπτωση απενεργοποίησης του εντύπου αίτησης.
Πρόσκληση των χρηστών της πλατφόρμας
Η πρόσκληση των ατόμων, που είναι ήδη ενεργά στην πλατφόρμα DINA, είναι πολύ εύκολη. Εάν βρίσκεστε ήδη στη διαχείριση συμμετεχόντων, θα δείτε την επιλογή «Πρόσκληση εγγεγραμμένων χρηστών…» με έναν αριθμό σε παρενθέσεις. Αυτός ο αριθμός δείχνει τον αριθμό των χρηστών της πλατφόρμας που έχουν προσκληθεί ήδη και δεν έχουν αποδεχθεί ακόμη την πρόσκληση. Εδώ, μπορείτε να πληκτρολογήσετε την αρχή ενός ονόματος στο πεδίο εισαγωγής και θα εμφανιστούν αμέσως τα προτεινόμενα ονόματα. Αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε σταδιακά χρήστες. Τέλος, πρέπει να επιβεβαιώσετε την καταχώρισή σας, κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Πρόσκληση χρηστών».
Μικρή υπόδειξη: Μόλις εμφανιστεί το σωστό όνομα στην πρώτη θέση, μπορείτε να πιέσετε Enter και να εισάγετε απευθείας το επόμενο όνομα. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να εισάγετε γρήγορα και να προσκαλέσετε ταυτόχρονα πολλά άτομα το ένα μετά το άλλο.
Πρόσκληση εξωτερικών χρηστών (με εγγραφή στην πλατφόρμα DINA)
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή «Πρόσκληση μη εγγεγραμμένων χρηστών», για να προσκαλέσετε εξωτερικούς χρήστες, οι οποίοι θα πρέπει να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό στην πλατφόρμα DINA αμέσως μόλις αποδεχθούν την πρόσκληση. Ο αριθμός εντός των παρενθέσεων υποδεικνύει τον αριθμό των εξωτερικών συμμετεχόντων που έχουν ήδη προσκληθεί και δεν έχουν εγγραφεί ακόμη στην πλατφόρμα DINA. Τώρα, κάντε κλικ στο πλήκτρο «Πρόσκληση ατόμων».
Στην ακόλουθη επισκόπηση μπορείτε να εισάγετε μία ή περισσότερες διευθύνσεις e-mail στο αντίστοιχο πεδίο. Διαχωρίστε τις διευθύνσεις με κόμμα ή χρησιμοποιήστε διαφορετική σειρά για την κάθε μια. Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να προσθέσετε κάποιο προσωπικό μήνυμα στο e-mail-πρόσκληση. Αφού επιβεβαιώσετε πατώντας το πλήκτρο «Πρόσκληση», όλοι οι προσκεκλημένοι θα λάβουν ένα e-mail με έναν σύνδεσμο, για να εγγραφούν στην πλατφόρμα DINA. Μετά την εγγραφή, θα προστεθούν αυτόματα στο συνέδριο ως συμμετέχοντες.
Πρόσκληση εξωτερικών χρηστών (χωρίς εγγραφή στην πλατφόρμα DINA)
Προς το παρόν, η εν λόγω επιλογή δεν είναι διαθέσιμη.
Διαχείριση αιτήσεων μελών
Εάν κάποιος ενδιαφερόμενος έχει καταθέσει «αίτηση συμμετοχής» ή, αλλιώς, αίτηση εγγραφής μέσω του μικρότοπου του συνεδρίου, αυτή θα εμφανιστεί στην καρτέλα «Αιτήσεις μελών». Οι διαχειριστές του συνεδρίου μπορούν να αποδεχτούν ή να απορρίψουν τις αιτήσεις. Αφού αποφασίσουν, όλοι οι ενδιαφερόμενοι θα λάβουν μια ειδοποίηση στο πάνω δεξί τμήμα της πλατφόρμας DINA, μέσω του εικονιδίου «Κουδούνι», καθώς και μέσω e-mail, με τις κατάλληλες ρυθμίσεις ειδοποίησης. Οι συμμετέχοντες, που έγιναν αποδεκτοί, μπορούν να εισέλθουν τώρα στο συνέδριο.
Διαχείριση τρεχόντων μελών
Η καρτέλα «Τρέχοντα μέλη» δείχνει όλους τους συμμετέχοντες του συνεδρίου, που έχουν γίνει ήδη δεκτοί. Δίπλα στο όνομα στην αριστερή πλευρά, θα βρείτε στα δεξιά το σύμβολο του e-mail, το οποίο ανοίγει μια ζωντανή συνομιλία (Rocket) με το εν λόγω άτομο μέσω της πλατφόρμας DINA. Δίπλα στο εικονίδιο του e-mail, θα δείτε τον ρόλο, που μπορεί να είναι είτε Διαχειριστής είτε Μέλος.
Εάν ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού ενός ατόμου, έχετε τρεις επιλογές:
• Αναφορά ανάρμοστου περιεχομένου: Εάν η συμπεριφορά κάποιου/κάποιας αντιτίθεται στους κανονισμούς της DINA, μπορείτε να τον/την αναφέρετε σε εμάς. Εμείς, στη συνέχεια, θα λάβουμε τα κατάλληλα μέτρα.
• Αλλαγή ρόλου: Με το πλήκτρο «Ως Μέλος» ή «Ως Διαχειριστής» μπορείτε να αλλάξετε τον ρόλο κάποιου ατόμου σε μέλος ή σε διαχειριστή του συνεδρίου.
• Αφαίρεση: Αφαιρεί κάποιο άτομο από το συνέδριο. Τα εν λόγω άτομα δεν θα είναι σε θέση να συμμετάσχουν μέχρι να καταθέσουν εκ νέου αίτηση συμμετοχής
